Maria Serena BENEDETTI. La Biblioteca del Ministero dell Interno

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1 La Biblioteca del Ministero dell Interno

2 CULTURA La Biblioteca del Ministero dell Interno fu istituita nel 1859 a Torino con fondi librari relativi alla Casa Savoia ed al Consiglio del Commercio, ampliati successivamente da cospicue raccolte di legislazione degli stati italiani pre-unitari dal 1600 all 800 e di vari stati europei. Dopo il trasferimento della capitale a Roma fu collocata nel 1872 in questa città: a quegli anni risalgono i lavori di riordino e catalogazione e la redazione del primo catalogo a schede. Nel progetto del Palazzo del Viminale del 1913 l architetto Manfredi aveva situato la biblioteca all interno del Palazzo degli Uffici, sede delle Direzioni componenti l Amministrazione: Sanità, Personale, Direzione delle Carceri, Pubblica Sicurezza, ecc. E in questo Palazzo ha sede tutt ora, dopo alterne vicende e scelte operative che hanno condizionato nel corso dei decenni la sua attività in rapporto alle esigenze dell Amministrazione ed hanno orientato la composizione del patrimonio librario conservato, che ha subito politiche diversificate di accrescimento e, purtroppo, anche di cessione di ampie collezioni, considerevoli per contenuto documentario e qualità editoriale. Basti citare a questo proposito i trasferimenti, motivati da carenza di spazio, che sono stati attuati a più riprese negli anni settanta a favore dell Archivio Centrale dello Stato e hanno riguardato raccolte di materiali librari a contenuto prevalentemente storico e umanistico. Queste cessioni hanno privato la Biblioteca di interessanti fondi librari contenenti anche incunaboli e manoscritti, una ricca emeroteca, testi relativi all igiene ed alla sanità pubblica, raccolte di periodici dell ottocento e parte della biblioteca di Nino Bixio; l entità di queste cessioni, secondo quanto è stato possibile ricostruire, ammonta ad oltre unità bibliografiche, parte delle quali, come detto, presentano non comune valore documentario e patrimoniale. Nonostante queste perdite e alcune dispersioni verificatesi dopo la seconda Guerra mondiale, la Biblioteca possiede allo stato attuale un patrimonio di oltre volumi distribuiti principalmente nella sede centrale di Palazzo Viminale, dove sono conservate le sezioni più consultate di diritto, sociologia, economia, storia, le raccolte dei periodici, delle Gazzette Ufficiali e parte della grande raccolta cartacea degli atti parlamentari dal 1848 (atti del Parlamento Subalpino). 370

3 Nella sede distaccata di Via Balbo sono conservati i fondi librari relativi alla geografia, all araldica, alla letteratura italiana e straniera, e ad altre materie umanistiche. Il valore totale del patrimonio librario ora esistente è stato calcolato nella cifra di 4 miliardi e 500 milioni con un complesso lavoro durato alcuni anni e guidato dai Bibliotecari: le operazioni di ricognizione e stima di tutte le sezioni in cui si articola il patrimonio sono state completate nel 1994 e sono state effettuate applicando rigorosi parametri di valutazione. Presso la sede di Via Balbo è situato anche il laboratorio di Legatoria nel quale vengono effettuati i lavori di rilegatura necessari alla corretta tenuta di alcuni materiali bibliografici come periodici, Gazzette Ufficiali, atti parlamentari appartenenti a questa Biblioteca, alle Direzioni dell Amministrazione ed alla Biblioteca della Scuola Superiore dell Amministrazione dell Interno con cui è stato da tempo concordato lo svolgimento di questo servizio. La parte più pregevole e significativa del patrimonio della Biblioteca è rappresentata dai volumi antichi, costituiti da libri stampati in Italia e in Europa dal 1500 al Particolarmente interessanti e rare sono le raccolte formate da centinaia di volumi relativi alle legislazioni italiane dal 1600 all unità e dalle legislazioni degli Stati europei, soprattutto di Austria, Germania e Francia; tra i volumi del 1600 le collezioni delle decisioni della Sacra Rota; fra le centinaia di volumi del 1700 spicca l Encyclopédie di Diderot nell edizione italiana del I libri e i periodici del 1800 sono molte migliaia e presentano contenuti che spaziano dal diritto alla sociologia, alla storia, all araldica, alla criminologia e all organizzazione delle carceri, alla sanità, alla geografia: tra i fondi di quest ultimo settore sono conservate carte geografiche e topografiche non facilmente reperibili in altre biblioteche. La Biblioteca sotto un profilo ordinamentale opera nell ambito dell Ufficio Studi e Affari Legislativi all interno della Direzione Generale per gli Affari Generali e del Personale. Negli ultimi anni essa, rispondendo attivamente alle necessità dell utenza che è in gran parte formata da funzionari e dipendenti dell Amministrazione, sta realizzando servizi principalmente orientati a supportare lo svolgimento delle attività amministrative, assumendo quindi sempre più i caratteri fun- 371

4 CULTURA zionali di una biblioteca specializzata in ambito giuridico. Nel contempo si sta attuando una concreta apertura anche ad utenti provenienti da ambienti e settori professionali esterni alle Amministrazioni: università, settori della ricerca, della pubblicistica, studi legali e notarili che sono ormai rappresentati (secondo i rilevamenti annuali) da centinaia di frequentatori quali docenti e ricercatori di università non solo romane, studenti laureandi, studiosi, giornalisti, liberi professionisti di studi legali e commerciali. La Biblioteca nel corso dell anno 1997 ha erogato servizi a circa frequentatori, la cui presenza è stata riscontrata sulla base dei dati contenuti nel registro di ingresso. La realizzazione di attività di gestione (registrazioni patrimoniali, catalogazione...) e di servizi bibliotecari realmente rispondenti alle richieste formulate da un utenza composita e specializzata, non può prescindere dall utilizzo di supporti informatici e da specifiche metodologie di trattamento dei dati bibliografici che consentano il massimo contenimento sia dei tempi di descrizione del materiale documentario, che di quelli di individuazione e accesso ai documenti collocati: questo è un servizio primario che tutte le biblioteche pur nelle diversità di funzioni espletate, svolgono per i frequentatori. La tipologia delle raccolte della singola biblioteca, le esigenze del funzionamento dell amministrazione o istituzione in cui la biblioteca è inserita, la quantità e qualità delle richieste formulate dai frequentatori, producono riferimenti fondamentali sulla base dei quali il bibliotecario formula le proposte di cambiamento o evoluzione dell organizzazione del lavoro e dei metodi gestionali utilizzati, allo scopo di fornire servizi utili ed efficienti. La storia importante di questa Biblioteca, la ricchezza delle raccolte di cui è dotata, e le potenzialità che esse presentano, non espresse appieno nel passato, sono elementi che hanno sollecitato l adozione di tecnologie informatiche applicate ai lavori interni e ai servizi resi al pubblico. L attuale Direzione della Biblioteca anche consegnataria dei beni librari ha proposto e poi avviato, con l autorizzazione e il sostegno dei Direttori Generali, l adesione della Biblioteca al Servizio Bibliotecario Nazionale. S.B.N. è la rete italiana interbibliotecaria che è stata promossa e organizza- 372

5 ta fino dagli anni settanta dal Ministero per i Beni Culturali e Ambientali: attualmente è costituita da circa 800 Biblioteche situate su tutto il territorio nazionale. S.B.N. è una rete di tipo stellare ed è articolata in 38 poli, aggregazioni di biblioteche simili per qualità di fondi e tipi di servizi forniti. Le biblioteche cooperano tra loro gestendo alcune attività fondamentali, e servizi che ogni biblioteca o centro di documentazione sceglie di svolgere coerentemente con gli orientamenti operativi del polo di appartenenza, perseguendo nella propria struttura la realizzazione di obiettivi specifici. Tra le attività più significative che la Biblioteca del Ministero sta realizzando o avvierà a breve termine, si evidenziano: la catalogazione partecipata del patrimonio librario svolta con indirizzi comuni decisi dalle biblioteche aderenti al polo; la condivisione di informazioni bibliografiche utili al più veloce reperimento dei documenti conservati; lo scambio di riproduzioni del materiale documentario; l invio di utenti all una o all altra biblioteca che possiede il documento richiesto; il prestito interno all Amministrazione e il prestito interbibliotecario. La Biblioteca dell Interno, per le somiglianze esistenti con altre biblioteche riguardo i fondi librari posseduti e le finalità dei servizi da espletare a sostegno delle attività amministrative di carattere giuridico, è entrata a far parte del Polo giuridico - ROMA, insieme alla Biblioteca Centrale Giuridica del Ministero di Grazia e Giustizia, alla Biblioteca del Consiglio di Stato, alla Biblioteca del CED - Corte di Cassazione. I 38 Poli componenti la Rete convergono, con le loro basi di dati contenenti le descrizioni bibliografiche dei materiali librari della singola biblioteca, sull Indice di S.B.N., che è il grande elaboratore e nodo centrale della rete, situato presso la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma 1. 1 L Indice è gestito dall Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane (I.C.C.U.) del Ministero dei Beni Culturali e Ambientali. È formato da varie basi di dati tra le quali: Libro Moderno, che è la principale per la quantità dei dati bibliografici inseriti e la velocità che ne caratterizza la continua crescita: secondo i dati ufficialmente comunicati dall I.C.C.U. nel febbraio 1998, presenta una consistenza di titoli e di indicazioni di autori. L Indice ospita anche altre basi di dati tra le quali: quella del Libro Antico contenente notizie riferite a pubblicazioni dall origine della stampa al 1830; quella dei Manoscritti con 800 descrizioni presenti; quella di DOBIS contenente notizie bibliografiche relative alle Biblioteche dotate di questo software, ad esempio le Biblioteche della Camera dei Deputati, dell Istituto Superiore di Sanità, dell E.N.E.A. 373

6 CULTURA L Indice contiene il catalogo collettivo in linea delle biblioteche italiane, costituito in anni di lavoro da tutte le biblioteche aderenti alla rete, che hanno inviato i propri dati descrittivi sulla base dati centrale. Ogni biblioteca per realizzare la catalogazione del materiale documentario può utilizzare le descrizioni bibliografiche già presenti in rete, catturandole dall Indice, o inserendole qualora non siano state immesse. Per questa Biblioteca l ingresso in S.B.N. ha significato una decisiva evoluzione metodologica e organizzativa soprattutto per la gestione dei lavori di catalogazione, per i quali sono state applicate le procedure del software attivo sul Polo. Il risultato più significativo è stato fino ad ora ottenuto nel corso del I semestre dell anno 1996: durante questo periodo è stata effettuata la catalogazione del quadruplo dei documenti rispetto allo stesso semestre dell anno precedente, quando i sistemi utilizzati non erano su base informatica. Attualmente il numero dei documenti appartenenti alla Biblioteca del Ministero dell Interno catalogati in rete e i cui dati specifici di appartenenza (i numeri di inventario e di collocazione relativi ai documenti sono visibili sul catalogo del Polo), supera le unità 2. Dalla consultazione dell Indice inoltre è possibile visionare in quali biblioteche si trovino collocati i documenti richiesti dagli utenti: è così possibile fornire ai frequentatori un rapido servizio di informazione bibliografica su base telematica. È in programma tra le attività da svolgere in cooperazione con le biblioteche del Polo, la stesura di un regolamento per il servizio di prestito interbibliotecario che consenta anche alla Biblioteca dell Interno di rendere disponibili i documenti contenuti nelle proprie raccolte anche presso altre biblioteche, dove utenti ne facciano richiesta. Attualmente l unica biblioteca del Polo che sta attuando il servizio di prestito interbibliotecario è la Biblioteca Centrale Giuridica, che ha reso disponibili più volte i propri testi affinchè potessero essere consultati da Funzionari di questa Amministrazione. L avvio delle attività del Servizio Bibliotecario Nazionale ha comportato 2 Oltre ai dati inviati sulla Rete, l S.B.N. viene attuato presso questa Biblioteca stampando tramite computer le migliaia di schede catalografiche relative ai vari documenti catalogati che vengono poi controllate dal Bibliotecario, corrette e immesse nello schedario. Anche in questa attività il contenimento dei tempi di lavoro è straordinario e conferma, insieme al risultato della gestione dei dati catalografici, la validità della scelta effettuata aderendo alla rete. 374

7 molto impegno anche da parte del personale della Biblioteca che, per poter utilizzare le nuove procedure, ha frequentato un corso di formazione professionale tenuto nei primi mesi del Riguardo la gestione di altre attività quali le registrazioni patrimoniali e la catalogazione dei periodici per le quali si impone la necessità dell uso di supporti informatici, la Direzione della Biblioteca dell Interno ha deciso, anche in base alle esperienze già consolidate di altre biblioteche, di non utilizzare il software di S.B.N. che non risulta ben adattabile alle esigenze di descrizione e di reperimento dei materiali. In particolare per la gestione dei periodici è stata già proposta l adozione di SEBINA, pacchetto applicativo di S.B.N. adottato da moltissime biblioteche in Italia in quanto più duttile rispetto al software di partenza del Servizio Bibliotecario Nazionale. L utilizzo di Sebina presuppone comunque l esistenza del collegamento con S.B.N.: le informazioni catalografiche già presenti su Polo devono essere convertite in un apposito formato per poter essere utilizzate per la gestione dei vari servizi. L adozione di questo pacchetto applicativo appare anche in sintonia con le scelte già operate presso la Biblioteca Centrale Giuridica che offre alcuni servizi con le procedure di Sebina; si prospettano quindi nuove opportunità di collaborazione e comunicazione con la Biblioteca Centrale Giuridica, che è la biblioteca trainante del polo. Riguardo le attività di registrazione patrimoniale è stata invece accordata dal Ministero del Tesoro (con circolare n. 94 del 22 dicembre 1997) l opportunità di elaborare un software specifico che consenta le corrette descrizioni dei beni librari. Anche in questo ambito è stata avviata una cooperazione tra bibliotecari e consegnatari delle biblioteche delle amministrazioni che sono impegnati nel perseguimento di obiettivi comuni di descrizione del patrimonio. Dall esperienza fino ad oggi effettuata, è auspicabile che alla Biblioteca del Ministero dell Interno siano destinate più risorse finanziarie, per la prosecuzione e l evoluzione dell automazione applicata ai vari settori di lavoro interno e di servizio fornito ai frequentatori. Il servizio che verrà prossimamente avviato sarà quello del prestito interno per i dipendenti dell Amministrazione, sempre utilizzando le funzioni del Servizio Bibliotecario Nazionale. 375

8 CULTURA Il problema delle risorse finanziarie è evidente e non riguarda solo l automazione delle attività e dei servizi che è stata avviata da poco più di due anni (prima erano attivi per gli utenti solo i collegamenti con le banche dati giuridiche della Suprema Corte di Cassazione e della Camera dei Deputati). Esso infatti condiziona, unita alla insufficienza di spazi, anche la politica annuale di acquisti di materiale librario, che costituiscono per ogni biblioteca e centro di documentazione uno dei fattori essenziali di vitalità delle raccolte e di utilità per la consultazione da parte degli utenti. È pertanto necessario che in un futuro possa essere incrementato lo stanziamento per le esigenze di forniture di materiali documentari per la Biblioteca, così come avviene per altre biblioteche delle Amministrazioni centrali dello Stato. Si potrebbe del resto anche con l aiuto della Scuola Superiore dell Amministrazione dell Interno intervenire per il restauro di parte del patrimonio librario antico compromesso dall usura del tempo e dalla mancanza di interventi. Siffatte operazioni di restauro consentirebbero peraltro di allestire una mostra dei più interessanti volumi presso la stessa sede della Scuola. Resta ancora da evidenziare che, per dare concreta attuazione a prospettive di cooperazione tra le biblioteche delle Amministrazioni dello Stato, dotate di patrimoni librari pregevoli e ancora troppo poco conosciuti, e di una produzione di documenti non convenzionali denominati letteratura grigia in termine biblioteconomico, è stato costituito con l autorizzazione dell Associazione Italiana Biblioteche nel luglio 1997 un gruppo di lavoro formato da direttori delle biblioteche delle Amministrazioni dello Stato. Questo gruppo di lavoro si prefigge di individuare la produzione di letteratura grigia delle Amministrazioni dello Stato e di effettuare la descrizione di questi documenti, redigendo un catalogo della documentazione di fonte amministrativa. Questo catalogo sarà disponibile su banca dati e su supporto cartaceo e potrà essere consultato anche da utenti esterni alle Amministrazioni. I lavori per la redazione di questo catalogo purtroppo sono condizionati dalle obiettive difficoltà derivanti dalle carenze di personale. Comunque la catalogazione della produzione di questa Amministrazione è già stata in buona parte effettuata, escludendo quella parte di documenti che presentino carattere di riservatezza. 376

9 Si è già fatto cenno altrove alla notevole quantità di frequentatori che hanno avuto accesso alla Biblioteca del Ministero durante l anno Il numero non tiene conto delle richieste che quotidianamente pervengono numerose presso gli uffici della Biblioteca e riguardano informazioni bibliografiche o reperimento di materiali documentari o atti dell amministrazione: queste richieste spesso provengono anche da Prefetture e Questure di altre città italiane. Fra i servizi forniti agli utenti si pone in evidenza quello di prestito e di consultazione di testi e periodici per il quale le richieste quantificate dalle registrazioni effettuate risultano quasi Anche il servizio di ricerche effettuato tramite le banche dati della Suprema Corte di Cassazione e della Camera dei Deputati dagli operatori della Biblioteca sono state molto numerose, circa Il funzionamento della Biblioteca dell Interno è allo stato attuale condizionato da una struttura e da una distribuzione di locali non più adeguate alle esigenze dei tempi. Si è così in attesa dell avvio dei lavori di ristrutturazione globale di essa; interventi radicali e di ampliamento consentiranno in futuro una disponibilità adeguata, per i frequentatori, di locali razionalmente predisposti e soprattutto di una vera ed accogliente sala lettura: all interno di essa saranno a disposizione computers per ricerche bibliografiche, per la navigazione in Internet e per la consultazione su supporti microfilmati di parte del patrimonio anche antico. L auspicio è che ciò possa avvenire al più presto. 377