VIRTUAL MAIL. Guida rapida di utilizzo

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1 VIRTUAL MAIL Guida rapida di utilizzo

2 Sommario 1. INTRODUZIONE ACCESSO AL SERVIZIO... 4 Requisiti di sistema PROFILO... 5 Menu Principale... 5 Pagina Iniziale... 5 Dati Personali LISTE DESTINATARI... 8 Elenco liste... 8 Creazione di una lista di destinatari in modo manuale... 9 Creazione di una lista di destinatari importando un file CSV MESSAGGI Nuova Campagna Nuova Campagna Utilizzando un Template Grafico Nuova Campagna Utilizzando un Template Standard Come preparare una newsletter Come inviare una newsletter Cartelle Messaggi STATISTICHE

3 1. INTRODUZIONE Virtual Mail è la piattaforma ideale per creare newsletter e gestire campagne promozionali di marketing o informative, in modo estremamente facile e veloce grazie alla sua semplicità di utilizzo; consente infatti di iniziare ad operare in pochi minuti, ed è uno strumento altamente affidabile: l ideale per costruire, agilmente ed efficacemente una relazione duratura con la proprio clientela. Il servizio è basato interamente sul web, quindi non si dovrà installare alcun software sul proprio PC: è sufficiente un browser ed una connessione ad internet. L elenco dei destinatari, inoltre, può essere modificato in qualsiasi momento, manualmente oppure importando file contenenti gli indirizzi, ad esempio esportati dal proprio CRM o da un file di Excel o altro. Il processo di creazione delle newsletter è rapido, semplice ed intuitivo, grazie ad un editor integrato, con cui è possibile gestire in maniera autonoma e personalizzata la propria newsletter. Sono inoltre disponibili alcuni template di base. Con le statistiche personalizzate si possono ottenere in breve tempo risultati concreti, verificando costantemente l andamento della propria campagna grazie alla grande varietà di statistiche che vengono messe a disposizione. In questo modo si può tenere sotto controllo il comportamento, il gradimento e l interesse dei propri utenti. Le statistiche possono essere anche scaricate in formato PDF o in formato Excel per approfondirne l analisi. Di seguito verranno brevemente spiegate le funzionalità principali del servizio. 3

4 2. ACCESSO AL SERVIZIO ACCESSO AL SERVIZIO Requisiti di sistema Per accedere al servizio è necessario collegarsi all indirizzo Per poter usufruire del servizio, è necessario solamente un browser (MS Internet Explorer 5.0 o superiore, Firefox, Opera, etc.). Per poter sfruttare tutte le potenzialità dell applicativo è necessaria una risoluzione 800x600 pixel o superiore. Inoltre per poter visualizzare i documenti in formato PDF è necessario utilizzare Adobe Acrobat Reader (scaricabile gratuitamente dal sito Per iniziare ad utilizzare il servizio è necessario inserire il nome utente e la password, forniti in fase di registrazione (Figura 1). Nel caso non si possedessero queste informazioni è possibile richiederle a colui che ha effettuato la registrazione, oppure in caso di smarrimento della password è possibile richiederla cliccando sulla funzione apposita e compilando il breve form di richiesta. Figura 1 4

5 3. PROFILO Menu Principale Inserendo i propri dati di accesso si potrà effettivamente iniziare ad utilizzare il servizio. Su ogni pagina alla sinistra sarà visualizzato un menù, dal quale si potrà facilmente utilizzare l applicativo. Il menu (in gergo chiamato albero) contiene l elenco di tutte le operazioni che si possono effettuare sul sito, riconoscibili cibili facilmente anche per le icone che ne permettono una facile memorizzazione (Figura 2). Figura 2 Pagina Iniziale La prima pagina visualizzata dopo il login è chiamata pagina iniziale, (Figura 3) nella quale saranno mostrate le informazioni riguardanti l ultimo invio effettuato, la situazione dell abbonamento, le statistiche di invio e l elenco delle ultime newsletter inviate. Questa pagina è facilmente raggiungibile in qualsiasi momento e si trova Sotto la voce profilo Nella prima tabella ci sono i dati dell ultima newsletter inviata, con la data di invio, il titolo assegnato (vedi cap.4) e l oggetto, oltre ad un grafico a torta che rende molto intuitiva la verifica ica delle che sono state effettivamente visualizzate e quelle che non lo sono state. 5

6 Figura 3 Virtual Mail La soluzione definitiva per la gestione delle tue newsletter Nella seconda parte della pagina, invece è possibile visualizzare una serie di dati generali, quali il numero di newsletter inviate a partire dalla data di attivazione del servizio, e quelle del mese corrente. Inoltre è presente il numero delle liste di destinatari inserite (vedi cap.3), il totale dei destinatari e il numero massimo di indirizzi caricabili nel database. Infine è presente la sezione Crediti che riepiloga il numero di effettivamente inviate 1, il numero di ancora inviabili prima di dover effettuare una ricarica del credito. Dati Personali La seconda voce del menu profilo è Dati Personali (Figura 4). Da qui è possibile effettuare operazioni di manutenzione relative al proprio profilo; nello specifico è possibile verificare i propri dati personali (indirizzo e dati di accesso); modificare la password di accesso; inserire un nuovo mittente; Figura 4 Per modificare la proprio password è necessario fare click sul bottone Modifica Password, e si aprirà un modulo nel quale si richiede di inserire la password attuale, la nuova password e confermarla. Se si opta per questa opzione è consigliabile annotarsi i nuovi dati, utilizzabili dal prossimo accesso. La seconda tabella, invece, contiene l elenco dei mittenti abilitati all invio, con il relativo stato e le opzioni. Se nello stato compare l icona significa che l utente è abilitato all invio, io, mentre le l icona è l utente non può ancora inviare campagne, poiché non è stato verificato l indirizzo . 1 Il numero di effettivamente inviate può non corrispondere al numero di destinatari, infatti è possibile che per alcuni destinatari la mail non venga recapitata ad esempio perché l indirizzo risulta non valido o errato, e ovviamente questi non n verranno scalati dal credito residuo. 6

7 Inoltre per ogni utente inserito è possibile l eliminazione, semplicemente facendo click sull icona, tranne che per l utente principale (quello con il quale vi siete registrati) che infatti sarà bloccato e visualizzato con l icona. Per aggiungere un nuovo mittente è sufficiente cliccare sul bottone Aggiungi Mittente, e in modo del tutto simile a quello della modifica della password, comparirà un modulo che richiede di inserire il nome visualizzato e l indirizzo . Facendo click sul pulsante Aggiungi, il nuovo mittente verrà salvato, ma per poter iniziare a inviare newsletter, l indirizzo dovrà essere verificato. Infatti l applicativo provvederà ad inviare una ad ogni nuovo mittente, e basterà seguire le istruzioni per effettuare la verifica. Basterà così effettuare il log-out out e poi il login (oppure effettuare il refresh della pagina con F5) per poter iniziare ad utilizzare il nuovo indirizzo. 7

8 4. LISTE DESTINATARI LISTE DESTINATARI La seconda sezione del menu principale è dedicata ai destinatari. Da qui si possono gestire le liste dei destinatari per le proprie newsletter. Elenco liste Selezionando la prima voce, è possibile visualizzare tutte le liste di destinatari inserite. Per ogni lista sono riportati il nome, la data di Creazione e il numero di destinatari che essa contiene; oltre a delle eventuali note. (Figura 5). Figura 5 Inoltre per ogni lista di destinatari è possibile effettuare due operazioni : l esportazione o l eliminazione. Per eliminare la lista è sufficiente fare click sull icona, mentre se si clicca sull icona verrà in automatico generato un file di scambio (CSV) contenente tutti i destinatari presenti con i relativi dati. è inoltre possibile effettuare operazioni di manutenzione sulle liste, facendo click sul nome della lista. Così facendo si aprirà una pagina riepilogativa che conterrà oltre ai dettagli della lista tutti i destinatari presenti, non la possibilità di eliminare o inserire un destinatario. Direttamente dall elenco, inoltre, è possibile creare una nuova lista di destinatari facendo click sul pulsante Crea Lista. A questo punto verrà visualizzata una pagina (Figura 6) che permette di selezionare il modo di creazione della lista. Figura 6 8

9 Creazione di una lista di destinatari in modo manuale La seconda sezione della voce Liste Destinatari è Inserimento Manuale. Da qui si potrà creare una nuova lista semplicemente scegliendone il nome, e cliccando su Continua. Nella pagina successiva sarà così possibile aggiungere i destinatari ad uno ad uno compilando il modulo di inserimento manualmente (Figura 7). Figura 7 Creazione di una lista di destinatari importando un file CSV Infine la terza sezione è Importa e permette di caricare un file di scambio (CSV 2 ). Per fare questo è necessario scegliere il nome da dare alla lista e selezionare e il file da importare tramite il bottone Sfoglia. Nella schermata successiva (Figura 8) verrà visualizzato il nome del file e della lista e verranno indicati i campi trovati nel file e sarà possibile associare queste voci ai dati necessari al funzionamento dell applicativo. In pochi secondi e in maniera completamente automatica verranno aggiunti tutti i destinatari nel database. Figura 8 Per effettuare correttamente l importazione è necessario attendersi a due semplici regole: 1. Il separatore deve essere il punto e virgola (;) Questa regola è fondamentale, poiché altrimenti i valori non verranno importati se si utilizza un altro separatore. Questo è stato fatto per semplificare l importazione-esportazione esportazione e mantenere la compatibilità con Microsoft Excel, che altrimenti non visualizzerebbe correttamente i valori. 2 CSV è l acronimo di Comma Separated Values,, cioè Valori Separati da Virgola. Questo tipo di file non è nient altro che un file di testo che contiene i dati da importare separati da un delimitatore definito. 9

10 2. La prima riga deve contenere le intestazioni dei campi: ovvero nella prima riga del file devono esserci i valori delle corrispondenti colonne, di modo da rendere più semplice il riconoscimento automatico all applicativo dei dati presenti nel vostro elenco (Figura 9). Questa regola non è imposta, ovvero anche senza le intestazioni nella prima colonna, il file verrà comunque interpretato, ma sarà più lenta l elaborazione e leggermente più complicata l associazione nome-valore da parte dell utente. Figura 9 10

11 5. MESSAGGI In questa è possibile creare una nuova scegliendo la struttura grafica che si preferisce, oppure completare un già iniziata, utilizzarne una scritta in precedenza oppure riutilizzarne una già inviata. Nuova Campagna In questa sezione è possibile creare una nuova campagna di , partendo da zero e/o utilizzando i template già messi a disposizione dall applicazione 3. Per creare una nuova è necessario selezionare l opzione Nuova Campagna dalla sezione Messaggi del menu. A questo punto verrà proposto di selezionare il tipo di template che si desidera utilizzare. La scelta dovrà essere fatta tra template grafici e template standard (Figura 10). Figura 10 Nuova Campagna Utilizzando un Template Grafico Se la scelta ricade sull utilizzo di un template grafico sarà possibile selezionare tra molte newsletter già precompilate, e in pochissimi passaggi si avrà una newsletter con un design accattivante già pronta. Per fare ciò basterà fare click con il mouse sull icona del template che si preferisce (Figura 11) e in automatico verrà visualizzata una pagina contenente un editor con un interfaccia simile ai più comuni software per la redazione di testi ed immagini, e basterà modificare le immagini e i testi per ottenere un ottimo risultato. 3 I template sono in continuo aggiornamento, quindi potrebbe essere che quelli rappresentati in questa guida non corrispondano a quelli realmente presenti nell applicazione 11

12 Figura 11 Nuova Campagna Utilizzando un Template Standard Se invece si è deciso di utilizzare un template standard verrà visualizzata una pagina (Figura 12) che contiene alcuni standard di newsletter, e selezionando quello desiderato sarà possibile modificare il corpo della mail a proprio piacimento con l editor di testi integrato. Figura 12 Come preparare una newsletter Una volta selezionato il tipo di template che si desidera utilizzare l applicazione richiederà di inserire un titolo (Figura 13) che permetta di identificare nei passaggi successivi - e soprattutto una volta inviata la Figura 13 12

13 newsletter. Per il titolo della newsletter non ci sono limitazioni, è possibile inserire qualsiasi nome, anche inserendo dei doppioni, ma è tuttavia consigliato l inserimento di un nome univoco e che rimandi immediatamente alla newsletter in questione. Una volta deciso il nome, basterà cliccare sul pulsante Avanti e in pochissimi secondi verrà visualizzato l editor di testo di cui si accennava in precedenza. All interno di questo sarà in automatico caricato il template che avete selezionato e che potrete modificare in pochi passi (Figura 14). Figura 14 Editare un testo è semplicissimo, è necessario seleziona il testo o la parte di esso che si desidera modificare e rimpiazzarlo con quello nuovo, come si farebbe in un normale gestore di testi (MS Word, OpenOffice ) impostando il carattere che di desidera, scegliendo fra gli stili messi a disposizione o direttamente dal menu Font, impostandone la dimensione ed eventualmente il colore e lo sfondo e le impostazioni del titolo e del paragrafo. Come ogni buon editor che si rispetti sono disponibili varie funzionalità aggiuntive che andiamo brevemente ad elencare: la ricerca, la sostituzione, la possibilità di selezionare tutto il testo, la possibilità di rimuovere la formattazione, l elenco numerato, l elenco puntato, la possibilità di aumentare o diminuire il rientro del testo e oltre ai classici pulsanti per allineare il testo a sinistra, al centro, a destra e giustificato. 13

14 Altre due funzioni fondamentali sono la possibilità di inserire/modificare un collegamento e la possibilità di inserire/modificare un immagine. Per aggiungere un collegamento è necessario selezionare il pulsante. Figura 15 A questo punto si aprirà una finestra pop up 4 (Figura 15) che richiederà il tipo di collegamento (URL- , etc) e in automatico proporrà il tipo di protocollo associato. È anche possibile inserire un file come link ma a questo punto sarà necessario (come succede per le immagini e spiegato successivamente) cercarlo sul server e se non presente caricarlo con una semplice procedura. Una volta selezionato il link basterà fare click sul pulsante OK per inserirlo nella newsletter 5. Per rimuovere un link, sarà possibile seguire due strade : se si desidera dera eliminarlo lasciando invariato il testo o l immagine si potrà fare click sul pulsante, oppure per eliminare anche il testo/immagine di riferimento basterà selezionarlo con il mouse e premere il tasto CANC dalla tastiera. Ancora più importante è la gestione delle immagini. Selezionando il pulsante apparirà una finestra (Figura 16) che permetterà di interagire con il server per cercare o caricare un immagine. Tipicamente è necessario fare click sul pulsante Cerca sul Server per poter selezionare l immagine che si desidera visualizzare. Una volta eseguita questa operazione si aprirà una nuova finestra pop up (Figura 17) che permetterà la visualizzazione di tutte le immagini precedentemente caricate sul server, le quali saranno selezionabili ed inseribili direttamente nella newsletter. Figura 16 4 Per poter utilizzare le funzionalità di link e di gestione delle immagini è necessario che sia permessa l apertura delle finestre di popup 5 Se si seleziona un file, questo non verrà fisicamente inviato per ma verrà lasciato sul server e il destinatario se vorrà scaricare il file effettuerà il download direttamente dal server dell applicazione. 14

15 In caso si debba caricare una nuova immagine sarà possibile farlo, selezionando il tasto Sfoglia A questo punto sarà necessario cercare sul proprio PC l immagine che si desidera inserire nella e alla fine premere il bottone Upload in basso a destra della Figura 17. Figura 17 Se tutto è avvenuto correttamente sarà possibile selezionare l immagine che si è appena caricate tra l elenco delle immagini disponibili, che verrà in automatico inserito nella finestra di anteprima della Figura 16. Inoltre è anche possibile, nel caso sia presente una tabella, modificare le opzioni di quest ultima come ad esempio unire o separare due o più celle, eliminare o inserire righe o colonne, facendo click con il tasto destro del mouse sulla tabella da modificare come riportato in figura 18, e selezionando l operazione che si desidera effettuare. Figura 18 15

16 Come inviare una newsletter una newsletter Una volta che si è conclusa la fase di redazione della è possibile selezionare una delle quattro opzioni nel menù accanto all editor (Figura 19) Se si seleziona il pulsante Anteprima sarà possibile visualizzare una preview della newsletter ed eventualmente inviarla immediatamente. Infatti scegliendo questa opzioni verrà visualizzata una pagina che riproporrà il corpo della mail così come verrà visualizzato all interno del client di posta dei destinatari, dei quali sarà direttamente possibile selezionarne la lista di riferimento, oltre agli altri campi da inserire in modo obbligatorio come l oggetto e il mittente della newsletter (Figura 20). Compilati questi campi si potrà decidere se procedere re con l invio oppure tornare alla fase di modifica. Se si desidera inviare immediatamente la newsletter è necessario fare click sul pulsante Invia Ora. Figura 19 Figura 20 Se invece di decide di selezionare dal menu l opzione Invia Test verrà presentata una schermata simile alla precedente, ma non sarà possibile selezionare i destinatari, poiché il destinatario del test sarà lo stesso mittente. Selezionando Invia Test la mail verrà recapitata direttamente nella propria casella, mentre anche da qui sarà possibile direttamente tornare alla modifica del layout della newsletter. Un altra opzione molto utile è la possibilità di pianificare l invio di una o più newsletter. Per fare questo è necessario selezionare Pianifica dal menu precedente e come al solito verrà visualizzato l anteprima della mail il mittente, i destinatari, l oggetto e la possibilità di selezionare data e ora di invio (Figura 21). 16

17 Figura 21 Ovviamente è necessario specificare una data ed un ora che siano successive a quelle in cui si sta preparando la newsletter, altrimenti l applicativo non permetterà di inviare la newsletter. Per selezionare la data è necessario fare click sul pulsante che permetterà l apertura di un calendario, dal quale sarà facilmente selezionabile la data. Per l orario, invece, basterà scegliere dal primo menu a discesa l ora e dal secondo i minuti (che sono intervallati di cinque in cinque). Infine è possibile scegliere se salvare la pianificazione oppure tornare alla pagina di modifica della . L ultima opzione è quella che permette di salvare la mail come bozza e poterla riutilizzare in un futuro. Per fare questo basta selezionare il pulsante Salva. Per ognuna delle opzioni qui elencate, comunque, un messaggio avviserà dell esito positivo o negativo e degli eventuali errori riscontrati in fase di creazione / invio. 17

18 Cartelle Messaggi La seconda voce del menu Messaggi è Bozze. Selezionando questa opzione è possibile visualizzare tutte le che sono state create, ma lasciate (volontariamente o no) incomplete (Figura 22) Figura 22 Come le istruzioni a video segnalano, è possibile continuare con la creazione della newsletter, ripartendo dal punto in cui si è deciso di salvare, semplicemente facendo click sul titolo. Quest ultimo è anche modificabile, semplicemente facendo click sull icona La terza voce del menu è Campagne Inviate e permette la visualizzazione di tutte le newsletter che sono state effettivamente inviate (Figura 23). Questa sezione è puramente statistica e serve solo ad elencare tutte le newsletter che sono state finalizzate. Figura 23 La quarta voce del menu è Riutilizza Mail e permette la visualizzazione di tutte le inviate, permettendone però la possibilità di visualizzare un anteprima ed eventualmente di riutilizzare la mail, inviandola così oppure modificandola nuovamente. Per fare cioè basta fare click sul titolo della newsletter ed in automatico si aprirà una finestra (Figura 24) che farà vedere la newsletter così com è arrivata ai destinatari e ne permetterà il riutilizzo. Se si propenderà per il riciclo della mail l applicazione chiederà di inserire un nuovo nome per la campagna e ritornerà all editor Figura 24 18

19 sopra descritto inserendo in automatico la newsletter selezionata. La quinta e la sesta voce sono molto simili: entrambe mostrano le newsletter salvate e non modificabili, ma pronte per l invio. Nel primo caso si tratta delle campagne pianificate, cioè quelle newsletter che sono state completate ma si è deciso di inviarle in futuro, già programmandone data e ora. Queste in automatico alla data e ora indicata inizieranno l iter di invio. L ultima voce contiene invece la posta in uscita, cioè le newsletter che nel preciso istante in cui si sta visualizzando la pagina sono in invio (Figura 25). Una newsletter può rimanere anche molto a lungo in posta inviata, a seconda del numero dei destinatari presenti nella lista. Una volta completato l invio, automaticamente la newsletter passerà nella posta inviata. Figura 25 19

20 6. STATISTICHE L ultima voce del menu principale permette la visualizzazione delle statistiche. Qui saranno elencate tutte le newsletter inviate con un grafico che permetterà la visualizzazione del rapporto fra il numero di inviate e il numero di quelle lette, ripartito per newsletter. Facendo click sul titolo di una newsletter è possibile visualizzare le statistiche precise per ogni newsletter (Figura 26). Per ognuna di esse è possibile visualizzare il titolo, l oggetto, le date di creazione ed invio, la lista dei destinatari ed il relativo numero; il numero delle effettivamente inviate, quelle effettivamente visualizzate (più di una volta per destinatario e quelle visualizzate una sola volta per destinatario) e il numero delle che non sono state inviate a causa di errori (indirizzo errato, casella non esistente, etc) Inoltre saranno presenti due grafici che illustreranno il rapporto fra le inviate e quelle non inviate, ed il rapporto fra le inviate e quelle effettivamente visualizzate dai destinatari. Inoltre sarà possibile salvare la pagina in questione come PDF, oppure esportare l elenco delle visualizzazioni in formato CSV. Figura 26 Infine verrà proposto l elenco dei destinatari che hanno effettivamente visualizzato l corredati di relativa data e ora di apertura. 20