REGOLAMENTO SULLA TENUTA DEGLI ARCHIVI STORICO, DI DEPOSITO E CORRENTE
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- Gianpiero Giuliani
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1 AZIENDA SANITARIA LOCALE n. 4 CHIAVARESE Via G.B. Ghio 9 Chiavari REGOLAMENTO SULLA TENUTA DEGLI ARCHIVI STORICO, DI DEPOSITO E CORRENTE E M A S S I M A R I O DI CONSERVAZIONE E SCARTO DOCUMENTI ALLOCATI NEGLI ARCHIVI DI DEPOSITO D.P.R. 18 aprile 1994, n. 344 D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42
2 INDICE Art. 1 Archivio degli atti Art. 2 Classificazione dei documenti. Titolario di classificazione Art. 3 Massimario di conservazione e scarto Art. 4 Gestione degli archivi Art. 5 Versamento nell archivio storico e di deposito Art. 6 Scarto del materiale cartaceo Art. 7 Tipologie di atti e tempi di conservazione Allegati All. A Massimario di conservazione All. B Titolario di classificazione All. C Schema di richiesta deposito in archivio All. D Scheda documenti contenuti nelle scatole All. E Schema di richiesta scarto
3 Art. 1 ARCHIVIO DEGLI ATTI L archivio è l insieme degli atti che formano la memoria dell Ente. Sono da considerarsi atti tutti i documenti, in originale, prodotti o acquisiti dall Azienda e/o dai suoi danti causa, come strumento e risultato delle sue attività e funzioni, con esclusione delle copie utilizzate dagli uffici che possono essere alienate senza formalità nel momento in cui non risultino più utili ai fini per i quali erano state conservate. Gli atti, i cui rapporti ed effetti siano stati formalmente definiti o risultino estinti, devono essere conservati: a) nell Archivio Generale storico, organizzato in sezioni separate: tutti gli atti di amministrazione dell Ente relativi a pratiche esaurite da oltre 40 anni e, in genere, tutti gli atti a conservazione illimitata; b) nell Archivio Generale di deposito: tutti gli atti la cui conservazione è limitata ad un tempo inferiore ai 40 anni e la cui funzione sia compiuta alla data di scadenza del termine minimo di conservazione, relativi a pratiche di cui è terminata la trattazione e che richiedono un accesso poco frequente; c) nell Archivio Corrente di servizio (presso ciascuna Struttura Complessa o Semplice): tutti gli atti emessi o ricevuti da ciascuna Struttura, sempre che ne sia attestata la stretta utilità per l attività istituzionale, relativi alla trattazione di affari in corso. Art. 2 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE La classificazione di un documento consiste nell attribuire al documento un titolo, una categoria, una classe, un numero di fascicolo. Il documento è classificato dopo la protocollazione. Il titolario di classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi e sanitari secondo la funzione esercitata, in titoli, categorie, classi e fascicoli, permettendo di organizzare in modo omogeneo i documenti che si riferiscono agli stessi affari o agli stessi procedimenti amministrativi. I titoli, le categorie e le classi sono stabiliti dal titolario allegato al presente regolamento (All. B) e sono modificabili, nel numero e nell oggetto, esclusivamente con deliberazione del Direttore Generale da adottarsi all inizio di ogni anno solare, e da inviare successivamente alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio. Ogni classe è articolata in fascicoli, in numero variabile dipendente dal numero degli affari o dei procedimenti istruiti all interno della stessa. I fascicoli sono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli.
4 Art. 3 MASSIMARIO DI CONSERVAZIONE E SCARTO Il massimario di conservazione e scarto dei documenti è l elenco dei documenti prodotti e ricevuti dalla A.S.L. con i relativi tempi di conservazione. Il massimario di conservazione e scarto è modificabile solo con deliberazione del Direttore Generale, previo parere favorevole della Soprintendenza Archivistica competente per territorio. Art. 4 GESTIONE DELL ARCHIVIO La gestione dell Archivio Generale (storico e di deposito) è affidata alla S.C. Affari Generali e Legali Settore Gestione del Protocollo Archivi Storici e di Deposito. La gestione dell archivio delle cartelle cliniche e degli atti a contenuto clinico emessi e ricevuti dal Presidio Ospedaliero viene affidata al dirigente medico dello stesso nell ambito degli spazi dedicati, individuati dall Azienda. La gestione degli archivi correnti viene affidata ai singoli responsabili delle Strutture depositarie. L accesso all Archivio Generale (storico e di deposito) è consentito esclusivamente previo accordo con gli addetti agli archivi individuati dal responsabile della S.C. Affari Generali e Legali. Art. 5 VERSAMENTO NELL ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO Al fine del versamento nell archivio generale (storico e di deposito), entro e non oltre il 31 marzo di ciascun anno, le Strutture depositarie verificano la necessità di conservazione dei documenti detenuti e la disponibilità di spazi presso i locali di competenza. Quindi, ricorrendone le motivazioni, compilano dettagliata distinta degli atti che non hanno più rilievo per l attività di servizio e per la quale non siano ancora decorsi i termini minimi di conservazione, utilizzando l'apposito modulo allegato C al presente regolamento In particolare, nella distinta devono essere indicati:
5 - la tipologia degli atti; - gli anni di riferimento; - la quantità del materiale, espressa in faldoni o scatole. Le Strutture Aziendali inviano, esclusivamente in formato elettronico, il modulo di richiesta deposito documenti in archivio, compilato in ogni parte di competenza, agli indirizzi di posta elettronica del personale addetto della S.C. Affari Generali e Legali. La S.C. Affari Generali e Legali, dopo aver verificato i termini minimi di conservazione delle varie tipologie documentali, appone autorizzazione e provvede ad inoltrare lo schema di deposito atti, sempre e solo in formato elettronico, al Servizio richiedente ed al Settore Logistico Alberghiero presso la S.C. Gestione Risorse. Il Settore Logistico Alberghiero, direttamente o tramite ditta incaricata del trasporto, verifica la corrispondenza della documentazione da conferire in archivio con quella effettivamente ritirata presso la Struttura richiedente. Per la movimentazione e l'archiviazione dei documenti, la Struttura richiedente dovrà utilizzare esclusivamente le scatole - tipo messe a disposizione dal Settore Logistico Alberghiero, recanti prestampato di scheda (Allegato D), che dovrà essere compilato in ogni sua parte. In ogni caso, sulle scatole deve sempre essere riportata l indicazione della documentazione contenuta ed il relativo anno di scarto, trascrivendo quello indicato dalla S.C. Affari Generali e Legali sulla distinta. Le scatole, ben chiuse e complete di tutte le indicazioni previste dallo schema prestampato, saranno ritirate dal personale incaricato della movimentazione presso le Strutture e trasferite all'archivio di deposito. L'utilizzo di contenitori diversi o l'incompleta compilazione dello schema prestampato comporteranno il mancato ritiro del materiale. Art. 6 SCARTO DEL MATERIALE CARTACEO A) Materiale cartaceo giacente nell archivio di deposito Al fine dello scarto, al compimento di ogni anno solare, il personale addetto agli archivi verifica, sulla base delle distinte del materiale conferito dalle Strutture, la scadenza del termine minimo di conservazione delle varie tipologie di atti in giacenza. Provvede quindi a contattare i responsabili delle S.C. competenti per il necessario nulla osta allo scarto. Qualora i responsabili ritengano che, benché decorsi i termini, il materiale rivesta ancora utilità per lo svolgimento dell attività istituzionale, devono inoltrare una richiesta di proroga del termine di conservazione, recante le seguenti indicazioni: - individuazione dettagliata del materiale da conservare; - ulteriore termine di conservazione, espresso con data finale di scadenza; - motivazioni dell ulteriore conservazione.
6 B) Materiale cartaceo giacente nell archivio corrente Al fine dello scarto, entro e non oltre il 31 marzo di ogni anno, le Strutture inviano, esclusivamente in formato elettronico, alla S.C. Affari Generali e Legali una distinta della documentazione che non ha più rilievo in relazione all attività di servizio, per la quale siano decorsi (al 31 dicembre dell anno precedente) i termini minimi di conservazione, secondo il modulo All. E, da compilarsi nelle parti di competenza, indicando le tipologie di atti, la quantità del materiale da avviare allo scarto e gli anni di riferimento. La S.C. Affari Generali e Legali predispone l atto dirigenziale di scarto e lo trasmette alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria per acquisire il necessario nulla-osta. Una volta ottenuta l autorizzazione allo scarto, il materiale viene eliminato secondo le indicazioni fornite dalla Soprintendenza medesima; in mancanza di disposizioni, il Settore Logistico Alberghiero, direttamente o tramite ditta incaricata, provvede ad effettuare le operazioni di distruzione della carta (incenerimento, triturazione ecc.), compilando, a conclusione della pratica, un verbale di avvenuta distruzione, indicando le quantità distrutte, che viene trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria. Art. 7 TIPOLOGIE DI ATTI E TEMPI DI CONSERVAZIONE (MASSIMARIO DI CONSERVAZIONE) Si espone nelle pagine seguenti la tipologia degli atti rilevanti prodotti dalle singole Strutture Complesse dell Azienda, con evidenza del periodo minimo di conservazione delle varie categorie di documentazione. Per i documenti a conservazione illimitata non si esclude il ricorso alle procedure di archiviazione ottica sostitutiva o altra procedura informatica consentita dalla legge e debitamente autorizzata dalle competenti autorità.
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