Cosa fare e cosa evitare quando si parla in pubblico da volontario. Come creare un database multiuso per le attività di volontariato

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1 Livello Base Comunicazione Introduzione al corso Modulo 1 Parlare in pubblico Cosa fare e cosa evitare quando si parla in pubblico da volontario Modulo 2 Comunicazione verso l esterno L ABC della comunicazione esterna per i volontari Modulo 3 Nozioni base di tecnologia informatica per la comunicazione Come creare un database multiuso per le attività di volontariato

2 Introduzione al corso In questo corso acquisirai le abilità comunicative di base per migliorare le tue attività di volontariato e le tue performance nei discorsi pubblici e nella gestione delle relazioni di una entità non-profit conl esterno. Imparerai anche a creare un efficace database multiuso per ottimizzare gli sforzi della tua organizzazione in termini di obiettivi comunicativi. Modulo 1 Parlare in pubblico Cosa fare e cosa evitare quando si parla in pubblico da volontario Ralph Waldo Emerson ha detto: La parola è potere, la parola deve persuadere, convertire, obbligare. La capacità di parlare bene in pubblico è qualcosa che possiamo imparare. Esattamente come abbiamo imparato ad andare in bicicletta. L agitazione è naturale e non solo è prevedibile, ma del tutto necessaria, come persino i più grandi oratori della storia attesteranno. L agitazione, o le farfalle nello stomaco, sono l effetto secondario dell adrenalina, della quale si ha bisogno per pronunciare il proprio discorso con passione.

3 La chiave per conquistare le vostre paure e controllare l agitazione non risiede in famosi trucchetti come immaginare il vostro pubblico nudo (tecnica di Winston Churchill) o la goccia di whisky prima di alzarvi in piedi (ancora una volta Churchill). Le migliori opzioni sono invece: Essere preparati ed essere padroni dell argomento: Nulla aiuta a sconfiggere l agitazione quanto la certezza che dell argomento trattato ne sapete più voi che il vostro pubblico. Non cercate di fare troppo in un unico discorso o presentazione. Stabilite pochi (meno di cinque) punti principali che volete che la gente ricordi. Ripeteteli spesso. Ribaditeli in modi differenti. Usate storie ed esempi che il pubblico ricorderà. Se usate numeri o statistiche, interpretateli in modo che portino a delle considerazioni o raccontino una storia. Valutate la possibilità di distribuire all uditorio degli opuscoli da conservare. Conoscetese stessi. Se non vi sentite a vostro agio quando parlate in pubblico, non provate a cominciare pronunciando un discorso di fronte a un centinaio di persone. Partite gradualmente e sfidatevi uno scalino alla volta, parlando di fronte a piccoli gruppi; parlando in occasione di incontri più vasti; facendo piccole presentazioni in pubblico e infine tenendo un discorso. Abituatevi a gruppi di persone che abbiano voglia di ascoltare cosa avete da dire. Usate sempre un linguaggio che vi faccia sentire a vostro agio e parlate di cose che conoscete. Indossate abiti comodi e dall aspetto professionale. Conoscete il proprio materiale. Fate pratica con il vostro discorso e rivedetelo se necessario. Se non avete familiarità con il materiale di cui disponete o non vi sentite a vostro agio, l agitazione aumenterà. Organizzate il vostro discorso secondo una sequenza logica, per esempio seguendo una linea temporale. Parlate in modo chiaro e ad alta voce. Usate frasi semplici e passaggi chiari, evitate digressioni e sinonimi e riducete l uso di pronomi che possano confondere il vostro uditorio. Parlate lentamente e cautamente e usate le pause. Conoscete i propri obiettivi. Cosa volete ottenere con il vostro discorso? Fornire informazioni? Far cambiare idea alle persone? Farle agire? Abbiate le idee chiare sui vostri obiettivi e date forma al vostro discorso in base a quanto volete ottenere. Di norma è consigliabile limitarsi a pochi e immediati obiettivi: non cercate di strafare.

4 Conoscere la stanza. Acquisite familiarità con il luogo nel quale parlerete. Arrivatevi in anticipo, camminate nei pressi dell area in cui parlerete e fate pratica con il microfono o qualsiasi altro supporto visivo. Conoscere il contesto. Differenti contesti richiedono differenti stili linguistici: informale o formale, breve o approfondito, divertente o appassionato. Adattate il vostro messaggio alla situazione.inoltre siate certi di sapere di quanto tempo disponete per parlare e pianificate un discorso che impieghi il 25% in meno (i discorsi si protraggono sempre). Discorsi diversi hanno obiettivi diversi, quindi dovreste dar forma al vostro messaggio seguendo strategie differenti. Conoscere l uditorio e stabilire una connessione con esso. Salutate qualcuno del pubblico al suo arrivo. È più semplice parlare ad un gruppo di amici che ad un gruppo di sconosciuti. Usate un linguaggio, degli esempi e delle storie che abbiano un senso per i vostri ascoltatori. Supponete che il vostro uditorio sia un gruppo di intelligenti e rispettabili persone di buon senso. Usate argomentazioni ragionevoli ed esempi appassionati per stabilire una connessione tanto con i loro cuori quanto con le loro teste. Siate positivi. Evitate tattiche negative quali vergogna, critiche, rabbia o paura: queste, normalmente, si ritorcono contro l oratore. Scoprite che livello di esperienza hanno con l argomento trattato, in modo da non parlar loro con arroganza o affrontare argomenti per loro troppo difficili. E mettete il vostro argomento in relazione con ciò a cui tengono, in modo da provare che merita il loro interesse. Quando parlate, lo state facendo a delle persone: quindi stabilite con loro una connessione. Siate amichevoli. Usate il contatto oculare, un linguaggio del corpo rassicurante e una gestualità che mantenga la loro attenzione su di voi. Usate delle pause durante il vostro discorso, in modo da consentire all uditorio e a voi stessi di respirare per un istante. Lavorare partendo dal proprio marchio personale. (Provate l esercizio) Il vostro discorso dovrebbe soprattutto rappresentare voi, in quanto autorià e in quanto persone. Non copiate la gestualità da un libro o da un altro oratore, siate semplicemente naturali. Usate supporti visivi pertinenti all argomento trattato. I ricercatori hanno scoperto che, nella condivisione della conoscenza puramente verbale, dopo tre giorni viene trattenuto solo il 10% del messaggio, ma questa percentuale sale al 65% quando durante un discorso si utilizzano supporti visivi. Questi aiuteranno il vostro uditorio a ricordare il messaggio più a lungo, vale a dire che ricorderanno anche voi più a lungo, il che si traduce in maggiore possibilità di promozione e in migliori opportunità future per voi.

5 Visualizzarsi durante il proprio discorso: Immaginatevi mentre parlate, con voce forte, chiara e sicura. Se visualizzate un immagine di successo, voi avrete successo. Concentrarsi sul messaggio non sul mezzo. Distogliete la vostra attenzione dalle vostre ansie e focalizzatela dall esterno sul messaggio e sul pubblico. La vostra agitazione scomparirà. Focalizzarsi sull uditorio, non su se stessi: Parlate molto più del Voi, uditorio che dell io. Iniziate con un genuino contatto oculare con più individui tra il pubblico (uno alla volta durante il vostro discorso), piuttosto che mantenere gli occhi bassi, fissi sul vostro elaborato, o gettarli indistintamente fra il pubblico senza stabilire una connessione con qualcuno in particolare. Ricordatevi che il pubblico vuole che riusciate in quel che fate e vi ascolterà ben disposto. Neppure un pubblico ostile al vostro messaggio vuole che teniate un cattivo discorso o presentazione. Non vuole che falliate. Il pubblico vi vuole interessanti, stimolanti, divertenti ed istruttivi. È dalla vostra parte! Si tratta di un elemento paradossale della psicologia umana che lavora a vostro beneficio. Visualizzate il pubblico che applaude: aumenterà la vostra sicurezza. Non attirate l attenzione sulla vostra agitazione parlandone o avvolgendovi le braccia intorno al corpo in un gesto di protezione, perché ciò può solo peggiorare le cose. Anche se non vi sentite sicuri, fingete di esserlo. Non chiedere scusa. Se menzionate la vostra agitazione o chiedete scusa per qualche problema che pensate di aver avuto durante il vostro discorso, potreste richiamare l attenzione del pubblico su qualcosa che non aveva notato in precedenza. Aprire la postura e le braccia: il vostro pubblico si rilasserà vedendovi sicuri, motivandovi e facendovi sentire meglio. Ogni gesto della mano dovrebbe essere parte di un movimento completo del corpo che parte dalla spalla mai dal gomito. I gesti incerti e un po fiacchi appaiono artificiosi. Rilassatersi e sorridere. Attenuate la tensione facendo esercizio. Iniziate rivolgendovi all uditorio: guadagnerete tempo e calmerete i nervi. Fate una pausa, sorridete e contate fino a tre prima di dire qualsiasi cosa. Fate questi semplici esercizi in attesa di tenere il vostro discorso. Stringete i pugni per 3-5 secondi, poi rilasciate. Notate quanto, rilasciando le mani, le spalle e la mandibola si

6 rilassino. Ripetete per tre volte. Prima dell introduzione respirate profondamente, inspirando lentamente ed espirando completamente. Fatelo per tre volte. Trasformare l agitazione in energia positiva. Utilizzate la vostra energia nervosa e trasformatela in entusiasmo. Acquisire esperienza e pratica. L esperienza costruisce la sicurezza, che è la chiave per un discorso efficace. Non avete mai imparato a fare qualcosa di difficile senza associarlo alla pratica e lo stesso vale per i discorsi in pubblico. Fate pratica parlando con frequenza in piccoli gruppi o incontri. Esercitarsi più volte con il proprio discorso o presentazione prima di tenerli. Fate pratica con il vostro gruppo, i vostri amici o la famiglia e di fronte allo specchio. Spesso è complicato, ma null altro potrà costruire le vostre abilità e la vostra sicurezza. Provate ad alta voce con tutti gli strumenti che avete in mente di usare. Rivedete qualcosa, se necessario. Lavorate per controllare l uso di riempitivi (ehm, cioè, ecc). Fate esercizio, poi una pausa e respirate. Esercitatevi con un timer e calcolate del tempo extra per situazioni inaspettate. Pensare agli aspetti positivi della propria esperienza e a ciò che si potrebbe migliorare. Se possibile, registrate il vostro discorso. Riesaminate la registrazione per scoprire i vostri punti deboli e di forza nel parlare. Modulo 2 Comunicazione verso l esterno L ABC della comunicazione con organizzazioni esterne per volontari Quando studiamo le regole della comunicazione sentiamo gente parlare di mittenti, riceventi, messaggi e stili comunicativi, ma a volte ci si dimentica delle persone. In realtà è impossibile per le esseri umani non comunicare. Noi comunichiamo sempre qualcosa, attraverso la voce e il silenzio, l azione o l inerzia. Infatti la comunicazione con i media esterni genera l effetto palla di neve.

7 Quando iniziamo a far rotolare la palla siamo consapevoli del fatto che stiamo dando inizio a qualcosa, ma è difficile prevederne le conseguenze. Il nostro scopo di base, nella comunicazione, è quello di creare cooperazione e sostegno per divulgare le nostre attività. Ecco perché la comunicazione con l esterno è vitale per le nostre attività di volontariato e dovrebbe basarsi su interessi comuni. Possiamo definire la comunicazione esterna come il processo di pianificazione ed esecuzione dell ideazione di un attività (prodotto, servizio, idea), portato avanti cercando delle strategie per promuoverne la disseminazione e creando sinergie che soddisfino gli obiettivi della nostra organizzazione e dei destinatari della suddetta attività, che saranno coinvolti nell intero processo. La comunicazione esterna si occupa, dunque, di quattro aspetti complementari: L idea o azione: Cosa vogliamo comunicare? Il valore: Quanto è importante quest idea per la nostra associazione e per coloro a cui si rivolge? Perché è importante comunicare quell idea o azione? Il mezzo: Come diffonderemo l informazione e raggiungeremo il nostro pubblico d arrivo? Quali canali e sistemi dobbiamo usare? Come abbiamo raggiunto altre persone? Lo scambio: Come stabiliamo il legame tra il nostro pubblico e il prodotto che offriamo? Come possono i nostri interlocutori utilizzarlo? L uditorio è costituito da partecipanti, clienti, destinatari, beneficiari? È compatibile con ciò che volevamo? Quando avviene lo scambio, ha luogo la comunicazione esterna. È solo aprendo la nostra orgnizzazione verso l esterno che ci rendiamo conto del livello di accettazione del nostro messaggio, di quali siano i risultati e di come reagiscano le persone alla nostra idea. Dobbiamo dire agli altri cosa abbiamo, abbiamo bisogno di vendere i nostri servizi e offrire una certa immagine, abbiamo bisogno di coinvolgere le persone e ampliare i nostri partenariati.

8 Vi sono alcuni aspetti che dobbiamo tenere in conto nel comunicare con l esterno, ovvero: in quale contesto agisce la mia organizzazione, cosa diciamo agli altri, come lo diciamo, cosa vogliamo ottenere con il nostro messaggio, a chi stiamo parlando, cosa tratterranno davvero, quali sono i risultati di questo scambio comunicativo, come reagiamo a quei risultati. Un analisi di tutte le implicazioni che derivano da questi aspetti suggerisce che la comunicazione potrebbe diventare un rischio che deve essere affrontato. Talvolta limitiamo la comunicazione all interno dei nostri gruppi e inavvertitamente smettiamo di crescere, probabilmente per il timore che le cose possano sfuggirci di mano. È quando ci apriamo alla comunicazione che le cose iniziano ad accadere È quindi importante che, pur accettandone i rischi, si parta da un concetto neutro di comunicazione, in cui la chiave sta nella conoscenza e comprensione di ciò che ci circonda. Di seguito riportiamo alcune linee guide che potrebbero esservi utili per una efficace comunicazione verso l esterno: Conoscere la propria missione e visione e i propri obiettivi. È l unico modo per condividere il vostro messaggio con gli altri. Se non siete certi delle vostre priorità e dei vostri obiettivi è davvero difficile far sapere agli altri cosa fate. C è differenza fra campagna di sensibilizzazione e raccolta fondi, non potete utilizzare la stessa canzone per diffondere le vostre attività. Siate consapevoli di ciò che volete comunicare e dello scopo della vostra comunicazione. Le strategie e i metodi da utilizzare varieranno di volta in volta. Adattarsi al pubblico di arrivo. Lo scopo è di avere una chiara visione dei vostri interlocutori ed è da lì che dovete sviluppare la vostra strategia. Dovete sforzarvi (perché è ciò che vi sta a cuore) di trovare un linguaggio comune e semplice che risponda ai loro interessi, facendoli avvicinare ai vostri. Il vostro principale obiettivo nella comunicazione è la partecipazione. Complementarietà. Se ciò che vi interessa è la comunicazione con altre entità, non potete partire dall idea che voi siete il centro della vostra comunità e che gli altri debbano supportarvi, perché potreste generare un rifiuto, più che simpatia. L idea di fondo è che tutti abbiamo delle esigenze,

9 quindi esprimete il vostro bisogno di creare sinergie che sfocino in un partenariato e la vostra volontà di collaborare e ascoltare. La comunicazione dovrebbe basarsi sulla reciprocità. Anche la vostra entità riceve da organizzazioni esterne informazioni e richieste alle quale dovete rispondere, in modo da assicurarvi che riceverete lo stesso trattamento quando chiederete loro informazioni o collaborazione in attività di disseminazione. Essere da esempio è un elemento chiave per stabilire rapporti positivi con i media esterni. Quindi: ricordate di dedicare tempo e risorse al contatto e alla comunicazione con gli altri. Stabilire rapporti cooperativi. Come organizzazione non-profit avrete probabilmente già intavolato dei rapporti con i mezzi di comunicazione locali. Costruire questi rapporti in anticipo renderà più semplice la divulgazione del vostro messaggio. Dovreste avere una lista sempre aggiornata dei contatti media, includendo il loro nome completo, l organizzazione che si occupa delle notizie, numeri telefonici e di fax e indirizzo . Ciò vi consentirà di chiamare rapidamente l editore del vostro giornale locale o il direttore di un programma radiofonico del posto quando ve ne sarà bisogno. Il contatto umano è essenziale. Potete anche inviare lettere o , ma sarà completamente inutile se ciò non sarà accompagnato e supportato da rapporti interpersonali. Adattare i messaggi alle diverse tipologie di media. L informazione dovrebbe essere divulgata in modo differente a seconda dei mezzi di comunicazione che utilizziamo, ad esempio radio, comunicati stampa o televisione. Vogliamo raggiungere il maggior numero possibile di destinatari, di conseguenza nella comunicazione è necesario combinare i messaggi con strategie scritte, visive, orali, ecc. Comprendere i media. I mezzi di comunicazione riporteranno ciò che loro considerano notizia, non necesariamente quello che voi segnalerete come importante. Inoltre, parte integrante del lavoro di un giornalista è la ricerca di più prospettive, fonti e opinioni di una notizia. Non aspettatevi che i giornalisti vi facciano dei favori, come ad esempio riportare esattamente ciò che voi chiedete loro di scrivere, persino se a legarvi è un rapporto di amicizia. Rendete la missione e la storia della vostra organizzazione degna di nota. Dobbiamo tradurre le nostre attività in notizia, per renderle interessanti agli occhi dei media.

10 Rispettare i mezzi di comunicazione. Riservate ai giornalisti, agli editori, ai direttori dei media e a qualsiasi altro manager di organizzazione lo stesso rispetto con il quale vi aspettate di essere trattati. Fategli sapere (e capire) che volete aiutarli a raggiungere il loro obiettivo, che è quello di informare il pubblico. Non cercate di dire ai giornalisti e agli editori come fare il proprio lavoro. Non prestate più attenzione ai mezzi di comunicazione nazionali e internazionali che a quelli locali. Conoscere le scadenze dei media e fornir loro informazioni in tempo. Il notiziario delle 4 del pomeriggio inizierà alle 4 del pomeriggio, che voi siate pronti per l intervista o no. E i media hanno il compito di riportare qualcosa. Quindi è fondamentale che l equipe responsabile delle attività di comunicazione all interno della vostra organizzazione risponda alle domande dei giornalisti in tempo. Potete aiutare questi ultimi fornendo loro informazioni circa il background della vostra organizzazione. Il processo comunicativo filerà senza intoppi se la gran parte delle informazioni da fornire ai mezzi di comunicazione verrà scritta e spiegata con chiarezza prima di un particolare evento. Essere reattivi, dinamici e disposti allo scambio. Questo è un compito per l intera organizzazione, il che implica un atteggiamento di constante disponibilità. Se la vostra organizzazione è aperta agli altri, sarà più facile costruire sinergie. Quindi siate aperti mentalmente. Assicuratevi, inoltre, che tutti i membri della vostra organizzazione e del suo staff abbiano una copia di tutto il materiale da voi inviato, in modo da poter rispondere a delle domande, se necessario. Selezionare le informazioni e seguirne gli sviluppi futuri. La vostra priorità deve essere quella di organizzare le informazioni di maggior rilievo: dovete separare il superfluo dall essenziale. Andate dritti al punto, altrimenti le persone potrebbero annegare fra pagine, registrazioni e ritagli di giornale. Ancora una volta il criterio alla base di questa selezione dovrebbe essere strettamente collegato alla vostra missione e attività, all identità della vostra organizzazione. I comunicati stampa dovrebbero essere non più lunghi di una o due pagine e fornire quelle informazioni generali sufficienti a delineare la situazione. Un comunicato stampa dovrebbe prima di tutto definire in modo chiaro il vostro messaggio principale, seguito poi da informazioni di supporto. Inviate il vostro avviso o comunicato stampa a tutti i media pertinenti per fax o (o entrambi, se necessario a garantirne l avvenuta ricezione). Individuate anticipo le persone a cui volete inviare gli avvisi e i comunicati stampa. Indirizzate direttamente a loro i fax e le e chiedete di parlare con loro nel seguire gli sviluppi

11 futuri. Siate pronti a inviare nuovamente avvisi e comunicati a coloro che dicono di non averli mai ricevuti. Modulo 3 Nozioni base di Tecnologia informatica per la Comunicazione. Come creare un data-base multiuso per le attività di volontariato L è diventata uno strumento essenziale per molte organizzazioni non-profit che hanno bisogno di raggiungere donatori e sostenitori dando un taglio alle spese. Considerato il costo crescente delle newsletter in formato cartaceo e di altri materiali correlati, l rappresenta un veicolo di comunicazione efficace che, allo stesso tempo, consente di ridurre i costi e di proteggere l ambiente. In aggiunta all ingente spesa di stampa iniziale, molte organizzazioni non-profit registrano un ulteriore perdita quando il loro materiale cartaceo diventa datato e viene di conseguenza scartato. Le offrono la possibilità di inviare newsletter digitali mirate, appelli per raccolte fondi e altri aggiornamenti direttamente alla casella postale di uno specifico sostenitore. Ciò consente di eliminare ampiamente le spese di stampa, i problemi relativi all immagazzinamento fisico dei materiali e il loro invecchiamento. Ma avrete bisogno di un buon database multiuso per raggiungere i vostri obiettivi comunicativi. Nella vostra quotidiana attività di volontari vi interfacciate con moltissime persone e buoni contatti che potrebbero risultare utili per le vostre attività future, quindi assicuratevi di salvarli e schedarli in modo sistematico, dal momento che ciascuno di essi può essere utilizzato per ragioni differenti (beneficiari, decisori politici/legislatori, sponsor, mezzi di comunicazione)! Un database può essere tante cose, ma la maggior parte delle persone lo utilizza con funzione di rubrica (lista contatti) includendo nomi, cognomi, indirizzi , numeri telefonici e altre informazioni di rilievo su volontari, beneficiari o contatti d affari. Microsoft Excel è l deale per creare un database di questo tipo, anche se tecnicamente si tratta di un foglio di calcolo elettronico. Iniziate digitando le intestazioni nella prima riga, ad esempio Nome, Cognome e via dicendo.

12 Usate File > Salva con Nome per nominare il foglio di lavoro e sarete pronti per compilare le varie colonne sotto le intestazioni con i dati di cui disponete. Uno dei primi passaggi per creare un database efficace alla luce degli obiettivi del volontariato è ottenere il nome dell organizzatore di un evento o di persone in esso coinvolto, dell organizzazione o media e ove disponibile qualsiasi altra informazione che potrebbe risultare utile in futuro. Potete anche raccogliere contatti dal vostro sito web o canale Facebook, da social network, blog, forum, mailing list, elenchi di destinatari di newsletter o di firmatari di specifiche liste, raccolte fondi o qualsiasi altro evento da voi organizzato. Anche il Web è una buona fonte di informazioni e dati, anche se normalmente richiede uno sforzo ulteriore in termini di consolidamento dei contatti, reso possibile chiamando direttamente e stabilendo un rapporto interpersonale con un referente, al fine di costruire utili sinergie. Evitate di comprare al buio liste di indirizzi . Raccogliere contattiinformazioni in occasione di eventi comunitari e in risposta a richieste di newsletter vi assicura che la vostra corrispondenza arrivi nelle caselle di posta di chi è interessato alla vostra organizzazione. Comprare liste di indirizzi può solo fornire contatti di persone di cui non sapete nulla ed un numero di indirizzi abbandonati da vari venditori. Il vostro database dovrebbe essere diviso per tipologie di contatti classificati secondo apposite categorie, in modo da permettervi di selezionare solo quelli di cui avete bisogno, di volta in volta. Assicuratevi di personalizzare i contatti aggiungendo quelli di un referente, il suo ruolo nell organizzazione e il campo in cui opera quest ultima, perché potreste avere bisogno di controllare se hanno effettivamente ricevuto le informazioni inviate o se sono interessati a collaborare con voi ed è sempre bello stabilire questo tipo di contatto chiamando le persone per nome. Assicuratevi di tenere sempre aggiornate le informazioni di cui disponete, dal momento che i risultati della vostra organizzazione dipendono dalla eficacia e validità dei vostri contatti. In tal senso è consigliabile inviare periódicamente una newsletter, in modo da verificare se i contatti sono ancora validi. Riassumendo: il vostro database dovrebbe contenere le seguenti informazioni: Nome, Cognome, indirizzo , numero telefonico (casa e lavoro), numero di cellulare, indirizzo, città, codice di avviamento postale, stato, paese, disponibilità relativa a possibili

13 contatti/collaborazioni, organizzazione (NB: un organizzazione potrebbe usare un consulente, avere più di un indirizzo fisico, avere più di un referente; in tal caso avrà più di una tipologia ad essa associato), ruolo nell organizzazione, area d interesse, tipo di contatto (volontari, media, beneficiari, decisori politici/legislatori, istituzioni, donatori, clienti, fornitori, sostenitori ), priorità (si tratta principalmente di un aspetto interno, ma vi fornisce una classifica dei contatti più efficaci), sviluppi (questo può essere un campo da marcare con un sì o un no o semplicemente aperto) e consenso (se il vostro contatto vi ha fornito il consenso per la privacy). Prima o poi sarebbe consigliabile ordinare (alfabeticamente) le informazioni, probabilmente per Cognome. Cliccate sul pulsante per ordinare alfabeticamente in corrispondenza di Cognome per evidenziare la colonna. Poi cliccate su Dati>Ordina. Vi si chiederà se volete estendere la selezione per sincronizzare anche le altre colonne. Cliccate su Sì e poi selezionate Il mio Intervallo dati contiene una riga di intestazione" ovvero Intervallo criteri: Inserire qui l'intervallo di celle contenente i dati per il filtraggio. Inoltre, potreste essere utile filtrare i contatti per tipologia, area di interesse, stato, città o addirittura priorità, per essere sicuri che in tal modo il vostro database filtrato si adatti nel miglior modo possibile al vostro scopo.

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