Sommario. Azienda in America Modulo 4 Lezione 5. I documenti indispensabili per fare contento il fisco

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1 Tutti i documenti digitali di questo corso (PDF, MP3, QuickTime, MPEG, eccetera) sono firmati con firma digitale e marcatura temporale ufficiali e sono di proprietà dell'autore. Qualsiasi tentativo di copia o duplicazione anche parziale sarà perseguito legalmente. Sommario Azienda in America Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco Alla fine di questa lezione saprete come: Gestire in vostro contabile e commercialista sapendo cosa chiedere e cosa pretendere. Condurre le transazioni di lavoro in modo compatibile con i requisiti contabili e fiscali. Impostare e seguire una strategia fiscale che vi faccia risparmiare tempo e denaro. Definzioni chiave: Bookkeeping (contabilità): la registrazione sistematica delle transazioni economiche di un'azienda. Single-entry bookkeeping (contabilità a partita singola): adatta solo per piccole società che svolgono attività di servizio. Ogni transazione viene registrata una volta sola e il profitto è dato semplicemente dalla differenza tra le ricevute di versamento (entrate) e le ricevute di spesa (uscite). Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 1/7

2 Double-entry bookkeeping (contabilità a partita doppia): un sistema contabile che registra ogni transazione due volte, sia come credito che come debito. I crediti rappresentano le fonti di finanziamento per l'azienda, i debiti rappresentano invece l'impiego di tali finanziamenti. Usata per aziende medie e grandi e per aziende che abbiano beni (asset) in aggiunta alle semplici entrate e uscite. Recordkeeping (registrazione delle transazioni): l'inserimento dei singoli incassi e delle singole spese nei libri contabili di una società. Gross receipts (fatturato): il totale delle entrate della società. Deductions (detrazioni): spese sostenute per l'attività aziendale che possono essere detratte dal fatturato per ottenere l'utile netto. La vostra società deve tenere aggiornati i seguenti documenti: Balance sheet (stato patrimoniale): almeno una volta l'anno meglio se trimestrale o mensile. Income Statement (conto economico): annuale, trimestrale o mensile. Bank reconciliation (riconciliazione bancaria): annuale, trimestrale o mensile. Estratti conto bancari (mensili). Estratti conto Pay Pal (del periodo). Registrazioni contabili. Ricevute delle spese. Diario dei viaggi e degli incontri con i clienti. Descrizione del sistema contabile. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 2/7

3 La legge non richiede di mantenere documenti contabili in una forma particolare, ma richiede la presenza di registrazioni contabili complete per ogni azienda. L'impostazione dei libri contabili va fatta all'inizio dell'attività dell'azienda, basandosi sul tipo di anno fiscale scelto (solitamente quello solare). Bisogna selezionare il tipo di contabilità: partita singola o partita doppia. La selezione non è necessaria quando si usa software per la gestione della contabilità. E' possibile tenere tutte le registrazioni in elettronico a condizione di stilare un documento che descriva: Quali programmi state utilizzando Le procedure seguite nell'uso di ciascun programma. I controlli per accertarsi che l'elaborazione dei dati sia corretta I sistemi per impedire l'aggiunta, l'alterazione o la cancellazione non autorizzata di registrazioni contabili. I documenti originali importanti (contratti, atti di proprietà) dovrebbero essere tenuti in una cassaforte oppure in un cassettiera con chiusura a chiave e possibilmente protetta dal fuoco. I documenti societari e contabili in originale (verbali di assemblea, copia delle dichiarazioni dei redditi, eccetera) possono essere tenuti in un raccoglitore, divisi per argomento e periodo temporale. I file elettronici che contengono le copie delle ricevute, delle fatture, della contabilità e di tutti i documenti dovrebbero essere tenuti in copia multipla (backup) in località diverse. La perdita delle ricevute può comportare la perdita delle detrazioni e multe in caso di revisione (audit) da parte dell'irs. Eseguire scansioni regolari delle ricevute e dei documenti cartacei così da avere copie elettroniche multiple il più possibilmente aggiornate. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 3/7

4 L'IRS consente di utilizzare un Electronic Imaging System per l'archiviazione dei documenti. L'elaborazione e il backup dei documenti e dei dati avverrà su dischi magnetici (hard disk) e si produrranno periodicamente copie permanenti su CD o su DVD. Detrazioni tipicamente ammesse: Spese per l'automobile o altri veicoli aziendali (rapportate all'effettivo uso aziendale). Utenze (utilities): telefono, luce, connessione a Internet, eccetera. Materiali di consumo (supplies): cancelleria, materiali da costruzione. Servizi legali e professionali: commercialista, avvocato, consulenti. Assicurazione (insurance): qualsiasi polizza utile per l'attività aziendale. Deprezzamento (depreciation): la svalutazione nel valore di un bene tangibile che viene usato dalla società e il cui costo viene detratto gradualmente per la durata della sua vita utile stimata. Tasse: immobiliari, locali e tasse pagate per i dipendenti, eccetera. Pubblicità (advertising): le varie forme di promozione possibili per l'azienda. Riparazioni (repairs): dei veicoli o delle attrezzature della società. Affitto (rent): di proprietà o di attrezzature usate per il business. Viaggi (travel): i costi per viaggi di lavoro. In caso di viaggio è necessario tenere: Spese di viaggio (travel expenses): biglietti treno-aereo-bus, benzina, pedaggio autostradale, parcheggio Alloggio (lodging): hotel o qualsiasi altro alloggio documentabile Pasti (meals): spese per i tre pasti giornalieri secondo i limiti previsiti Spese accessorie (incidental): costi telefonici, taxi, eccetera. Dovete tenere traccia della data di partenza e di ritorno, dei giorni effettivamente spesi per Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 4/7

5 lavoro durante il viaggio, di chi avete incontrato e per quale motivo. L'estratto conto della carta di credito può essere usato per documentare le spese di viaggio, a condizione di usare la carta aziendale. Regola generale sulle detrazioni: devono essere ordinarie e necessarie per la conduzione del business. Ordinarie: che sono comuni nell'attività di business considerata e compaiono anche nell'attività di altre aziende simili. Necessarie: contribuiscono effettivamente allo sviluppo del business e sono appropriate per il tipo di business svolto. La maggior parte delle spese ammesse possono essere detratte al 100%, il che vuole dire che per ogni dollaro di spesa risparmiate 35 centesimi di tasse se la vostra aliquota è del 35%. Crediti e detrazioni Alcune spese possono essere detratte nella forma di credito fiscale. Per ogni dollaro di spesa si risparmia un dollaro di tassa. Alcune detrazioni sono chiaramente identificate e codificate: Affitti e noleggi Compensi ai dipendenti Copertura sanitaria Costi pubblicitari Costi degli autoveicoli Crediti insoluti Furto o perdita (per smarrimento o distruzione) Manutenzione, riparazione e miglioramento energetico delle proprietà e delle attrezzature Piani pensionistici Spese di avviamento del primo anno Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 5/7

6 Spese di viaggio e d'intrattenimento Spese per l'ufficio Tasse e interessi Altre detrazioni sono disponibili secondo il criterio di ordinarie e necessarie Abbonamenti e quote d'iscrizione Assicurazioni Commissioni Costi bancari e costi per l'uso della carta di credito Costi di formazione Donazioni a istituti caritatevoli Lavoro dato a terzi (outsourcing) Licenze e permessi Materiali di consumo e di produzione Pagamenti a direttori o appaltatori Penalità, multe e danni Spese di trasloco Spese per la ricerca del lavoro Uniformi e abbigliamento Gli investitori esteri dispongono di crediti così da evitare la doppia tassazione. Roberto Mazzoni Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 6/7

7 Questa pubblicazione ha l obiettivo di fornire informazioni accurate e autorevoli sull argomento trattato basandosi sulle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli esempi forniti hanno uno scopo unicamente illustrativo e la pubblicazione viene distribuita con l intesa che né l editore né l autore sono impegnati nel fornire servizi legali, contabili, fiscali o qualsiasi altro tipo di servizio professionale e non si assumono alcuna responsabilità sull uso che ne verrà fatto. Se vi serve assistenza legale, fiscale o qualsiasi altro tipo di assistenza da parte di un esperto, dovrete procurarvi i servizi di un professionista competente. Qualsiasi consiglio di natura fiscale incluso in questa pubblicazione scritta oppure elettronica (incluso qualsiasi file video oppure audio che vi sia collegato) non è stato creato con l intenzione di essere usato, e non può essere usato dal contribuente, al fine di evitare qualsiasi tipo di sanzione che possa essere imposta sul contribuente da qualsiasi autorità o agenzia fiscale governativa. This publication is intended to provide accurate and authoritative information with regard to the subject matter covered based upon information available at the time of publication. Examples given are for illustrative purpose only and the publication is distributed with the understanding that neither the publisher nor the author is engaged in rendering legal, accounting, tax or other professional services and assume no liability whatsoever in connection with its use. If legal, tax or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Any tax advice included in this written or electronic publication (including any video or audio files connected with it) was not intended or written to be used, and it cannot be used by the taxpayer, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed on the taxpayer by any governmental taxing authority or agency. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 7/7