FileMaker Pro 10. Esercitazioni

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1 FileMaker Pro 10 Esercitazioni

2 FileMaker, Inc., tutti i diritti riservati. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California FileMaker, il logo della cartella dei file, Bento e il logo Bento sono marchi registrati di FileMaker, Inc., registrati negli Stati Uniti e in altri Paesi. Mac e il logo Mac sono marchi di proprietà di Apple Inc. registrati negli Stati Uniti e altri Paesi. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. La documentazione di FileMaker è protetta da copyright. Non è permesso fare copie o distribuire questa documentazione senza previa autorizzazione scritta di FileMaker. È possibile utilizzare la presente documentazione soltanto unitamente a una copia del software FileMaker concessa in licenza. Tutte le persone, le società, gli indirizzi e gli URL elencati negli esempi sono fittizi e ogni riferimento a persone, società, indirizzi o URL esistenti è puramente casuale. Gli autori sono elencati nei documenti Riconoscimenti forniti insieme con questo software. I prodotti di terze parti e gli URL sono citati unicamente a scopo informativo e non costituiscono obbligo o raccomandazione. FileMaker, Inc. non si assume alcuna responsabilità nei confronti delle prestazioni di questi prodotti. Per ulteriori informazioni, visitate il nostro sito Web all'indirizzo Edizione: 01

3 Sommario Lezione 1 Nozioni di base di FileMaker Pro Uso dell'esercitazione 7 Posizione dei file di esempio 8 Concetti sui database 8 Descrizione di database 8 Scopo di un database 8 Organizzazione di un database 8 Come vengono visualizzati i dati dei campi? 8 Nozioni base di FileMaker Pro 9 Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro 9 Per ulteriori informazioni 9 Lezione 2 Uso delle informazioni Apertura di un database e spostamento tra i record 11 Visualizzazione di informazioni in modi diversi 12 Visualizzazione di un formato diverso 12 Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle 14 Barra degli strumenti di stato e barra formato 15 Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti di stato 15 Personalizzazione della barra degli strumenti di stato 15 Salvataggio di una copia del file Esempi 16 Per ulteriori informazioni 16 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo 17 Ricerca di record basata sui criteri di più campi 18 Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo 19 Cercare i record che corrispondono a una serie di criteri nello stesso campo 19 Restrizione della ricerca 20 Salvataggio di una richiesta di ricerca per un successivo impiego 21 Record trovati con una ricerca salvata 21 Ordinamento dei record individuati 22 Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista 23 Per ulteriori informazioni 23

4 4 Esercitazioni di FileMaker Pro Lezione 4 Creazione di un database e immissione di record Creazione di un database semplice e definizione dei campi 25 Informazioni sulla definizione dei campi 25 Creazione di un database 25 Immissione di dati nel database 26 Creazione del primo record 26 Creazione di un altro record 27 Copia dei dati mediante trascinamento 27 Modifica dei dati di un record 28 Eliminare un record 28 Inserire un file in un campo Contenitore 28 Per ulteriori informazioni 29 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Informazioni su formati e tabelle 31 Informazioni sulla personalizzazione dei formati 31 Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo 31 Selezione e ridimensionamento di un campo 31 Spostamento di un campo 32 Aggiunta di un campo 33 Aggiunta di un pannello a schede 35 Visualizzazione di un numero come valuta 36 Aggiunta di un colore ad un pannello a schede 36 Modifica delle dimensioni e del colore del testo 37 Aggiunta di elementi grafici al formato 37 Per ulteriori informazioni 38 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Creazione di un elenco a colonne 39 Creazione di etichette postali 40 Informazioni sui formati etichetta 40 Creazione di un formato etichetta 40 Creazione di una lettera 42 Informazioni sui formati lettera 42 Creazione di un formato vuoto di una pagina 42 Personalizzazione della lettera con il nome della società 44 Aggiungere la formula di chiusura 44 Per ulteriori informazioni 45

5 Sommario 5 Lezione 7 Semplificazione dell'immissione dei dati Immissione di dati utilizzando le liste valori 47 Definizione di una lista valori 47 Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti opzione 48 Creazione di valori con un campo di calcolo 49 Creazione di un campo di calcolo 49 Test del calcolo 51 Immissione automatica di un numero di serie 51 Creazione di un campo per i numeri di serie 51 Per ulteriori informazioni 52 Lezione 8 Automazione di attività con pulsanti e script Esecuzione di un'attività utilizzando un pulsante 53 Creazione del pulsante 53 Esecuzione di una serie di attività con uno script 54 Informazioni sugli script 54 Creazione di uno script per l'anteprima del formato Etichette 54 Assegnazione di uno script a un pulsante 55 Cambio nome del pulsante 55 Testare il pulsante 55 Per ulteriori informazioni 56 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Creazione di un resoconto con dati raggruppati 57 Informazioni sui resoconti a riassunto parziale 57 Creazione di un resoconto a riassunto parziale 57 Creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali 61 Creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali 62 Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF 65 Per ulteriori informazioni 66 Lezione 10 Creazione di database relazionali Visualizzazione del record correlato di un file 67 Definizione di una relazione per un'altra tabella 67 Visualizzazione dei dati di un record correlato 68 Visualizzazione di un elenco di record correlati 69 Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti 69 Aggiungere i campi nel portale 70 Per ulteriori informazioni 70

6 6 Esercitazioni di FileMaker Pro Lezione 11 Condivisione e scambio dei dati Condivisione dei dati 71 Abilitazione della condivisione in rete di FileMaker 71 Apertura di un file remoto 73 Scambio di dati 74 Salvataggio e invio dei dati 74 Formati di file supportati per l'importazione/esportazione 74 Importazione dei dati 74 Importazione dei dati nel file Esempi 75 Per ulteriori informazioni 76 Lezione 12 Protezione dei dati in FileMaker Pro Creazione di account e password 77 Account 77 Creazione di un set di privilegi 78 Set di privilegi 78 Creazione di un set di privilegi personalizzato 79 Per ulteriori informazioni 80 Lezione 13 Come garantire la sicurezza dei dati Esecuzione del backup del database 81 Quando eseguire il backup 82 Per ulteriori informazioni 82

7 Lezione 1 Nozioni di base di FileMaker Pro Benvenuti all'esercitazione di FileMaker Pro. Questa esercitazione descrive le modalità di gestione delle informazioni in FileMaker Pro. Verrà illustrato l'uso di FileMaker Pro per le seguenti operazioni: 1 individuazione e ordinamento delle informazioni 1 creazione e immissione di record in un database semplice 1 creazione di etichette postali 1 creazione di calcoli, pulsanti e script 1 creazione ed esecuzione di resoconti 1 creazione delle relazioni tra tabelle del database di FileMaker Pro 1 spiegazione del modo in cui i file possono essere condivisi con altri utenti in rete o su Internet 1 protezione delle informazioni del database assegnando account utenti e set di privilegi ed effettuando il back up del database L'esercitazione dura circa quattro ore e può essere eseguita in una sola sessione oppure in diverse sessioni di durata più breve. Uso dell'esercitazione Queste lezioni si basano sul database dei soci di un'agenzia di viaggi fittizia detta Associazione viaggi aziendali. I soci possono compiere viaggi d'affari risparmiando sui costi di viaggio e le spese dell'associazione sono compensate dalle quote di iscrizione annuale. FileMaker Pro viene usato per tenere traccia dei nomi, degli indirizzi e dello stato di appartenenza dei soci, nonché per creare etichette e lettere per contattarli. Si consiglia di completare le lezioni in sequenza, in quanto le ultime presumono la conoscenza dei concetti introdotti nelle lezioni precedenti. Il file Esempi utilizzato si evolve man mano che vengono effettuate le lezioni. In questa esercitazione si presume che l'utente abbia una buona conoscenza del sistema operativo in uso nel computer. Per il completamento dell'esercitazione, sono necessarie operazioni come l'apertura di file, l'individuazione di cartelle e altre attività che richiedono una certa familiarità con il sistema operativo del computer. Poiché il miglior metodo di apprendimento delle funzioni di FileMaker Pro consiste nell'usare l'applicazione, in ogni lezione si richiede di eseguire un'attività pratica che permette di passare da un menu all'altro, di spostarsi tra le schermate e di capire gradatamente i concetti. Il file incluso in questa esercitazione serve a illustrare le funzioni di FileMaker Pro e, come tale, potrebbe non essere adatto come modello per ulteriori sviluppi. Per inviare il feedback su questa guida, visitare il sito documentation_feedback.html.

8 8 Esercitazioni di FileMaker Pro Posizione dei file di esempio Il file Esempi contiene i dati dell'associazione Viaggi Aziendali e fornisce un modello per esercitarsi nella creazione degli elementi del database descritti in ogni lezione. Se si ha la necessità di ricominciare, si consiglia di sostituire il file Esempi esistente con una nuova copia. Se è stato installato il file Esempi, questo si trova in: FileMaker Pro 10/Italiano Extra/Esercitazioni oppure FileMaker Pro 10 Advanced/Italiano Extra/Esercitazioni È possibile inoltre scaricare il file Esempi dal sito Web FileMaker all'indirizzo: Concetti sui database Descrizione di database Per database si intende un metodo di organizzazione e di analisi delle informazioni. È probabile che di recente siano stati usati diversi database senza rendersene conto. Un'agenda, un elenco di parti o la propria rubrica sono database. Scopo di un database I vantaggi derivanti dalla memorizzazione delle informazioni in un file di database sono molteplici. Un database non è solo un contenitore di informazioni, ma consente di organizzare e analizzare le informazioni in vari modi. Ad esempio, con un database è possibile raggruppare le informazioni per creare resoconti, ordinare i dati per creare etichette postali, tenere un inventario oppure trovare una determinata fattura. I database computerizzati offrono ulteriori vantaggi rispetto a quelli cartacei: velocità, affidabilità, precisione e la possibilità di automatizzare numerose operazioni ripetitive. Organizzazione di un database Un file di database è organizzato in una o più tabelle. Le tabelle memorizzano i record. Ogni record è costituito da un insieme di campi. Supponiamo di avere una rubrica sotto forma di file di database di FileMaker Pro. Ciascun elenco della rubrica costituisce un record in una tabella Rubrica. Ogni record contiene informazioni quali nome, indirizzo, città, e così via. Tutte queste informazioni (nome, indirizzo e città) sono memorizzate in un campo a parte. Come vengono visualizzati i dati dei campi? FileMaker Pro visualizza i campi nei formati. Ogni formato si basa su una sola tabella, e visualizza i record di tale tabella. Supponiamo che il database abbia una tabella Attività oltre alla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Rubrica visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Rubrica. Un formato che si basa sulla tabella Attività visualizza i campi e i record che provengono dalla tabella Attività.

9 Lezione 1 Nozioni di base di FileMaker Pro 9 Nozioni base di FileMaker Pro FileMaker Pro è un'applicazione per piattaforme diverse. È possibile aprire i file di FileMaker Pro creati in Mac su un computer in cui è installato Windows e viceversa. A differenza della maggior parte dei programmi di elaborazione testi o di fogli di calcolo, FileMaker Pro salva automaticamente il lavoro. Di conseguenza, è importante considerare attentamente le azioni da eseguire quando si apportano determinate modifiche nei file, soprattutto se si eliminano dei record. Una volta eliminati i record, infatti, questi vengono completamente rimossi dal database. Come si vedrà nella Lezione 13, è importante creare regolarmente una copia di backup dei propri file. Le copie di backup consentono di risparmiare molte ore di lavoro nel caso in cui i file vengano perduti o danneggiati oppure in caso di eliminazione involontaria dei record. Informazioni sulle modalità di FileMaker Pro In FileMaker Pro sono disponibili quattro modi. 1 Utilizzare il modo Usa per immettere i dati e visualizzare i record. 1 Utilizzare il modo Trova per individuare velocemente un record o un gruppo di record. 1 Utilizzare il modo Formato scheda per specificare come verranno visualizzate o stampate le informazioni. 1 Utilizzare il modo Anteprima per visualizzare un'anteprima delle pagine per stamparle. Una volta aperto un database, è possibile passare da un modo all'altro usando il menu Visualizza (pulsanti nella barra degli strumenti di stato e nella barra formato) o il menu a tendina del modo visualizzato nella parte inferiore della finestra dell'applicazione. Per passare da un modo all'altro utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti di stato e della barra formato Per ulteriori informazioni Per passare da un modo all'altro, utilizzare il menu a tendina Per ulteriori informazioni su concetti fondamentali di FileMaker Pro, vedere i capitoli 1 e 2 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro. Si possono trovare informazioni esaustive concernenti le procedure e i concetti nella Guida di FileMaker Pro. Per accedere alla Guida di FileMaker Pro, selezionare il menu Aiuto>FileMaker Pro Guida. Per accedere al Centro risorse sul Web di FileMaker, selezionare il menu Aiuto > Centro risorse.

10 10 Esercitazioni di FileMaker Pro

11 Lezione 2 Uso delle informazioni La visualizzazione, l'immissione o la modifica di dati si effettua nel modo Usa. Questo è il metodo più semplice per interagire con il database. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 apertura di un database che contiene già alcuni dati 1 spostamento da un record a un altro 1 visualizzazione di informazioni in modi diversi cambiando formato 1 analisi delle differenze tra Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella 1 barra degli strumenti di stato 1 salvataggio di una copia del database Apertura di un database e spostamento tra i record Per aprire il database di esempio: 1. Aprire la cartella Esercitazioni sul disco rigido. Per la posizione della cartella Esercitazioni, vedere capitolo 1, Posizione dei file di esempio. 2. Aprire Esempi.fp7. 3. Avvertenza: 1 Il database è nel modo Usa. Per impostazione predefinita, all'apertura di un database FileMaker Pro è nel modo Usa. 1 La barra degli strumenti di stato indica che nel database di esempio vi sono 29 record. Viene visualizzato il primo record. Record visualizzato correntemente Numero di record totali Icona del libro Cursore Il menu a tendina del modo indica il modo corrente

12 12 Esercitazioni di FileMaker Pro 4. Fare clic sulla pagina destra dell'icona del libro per avanzare di un record alla volta e fare clic sulla pagina sinistra per indietreggiare di un record alla volta. 5. Trascinare il dispositivo di scorrimento a destra e rilasciarlo per avanzare di un certo numero di record in un solo passo. Trascinare il dispositivo di scorrimento a sinistra e rilasciarlo per tornare indietro di un certo numero di record. Per andare ad un record specifico nel database, è inoltre possibile fare clic sul numero di record corrente, digitare il numero di record desiderato e quindi premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). Suggerimento Il menu Record fornisce anche i comandi per spostarsi tra i record. Nel menu Record selezionare > Vai al record e quindi Successivo, Precedente o Vai a. Visualizzazione di informazioni in modi diversi Sebbene le informazioni vengano immesse una sola volta in FileMaker Pro, è possibile utilizzarle in vari modi. I vari formati consentono di visualizzare alcuni campi o tutti i campi. Poiché non è necessario visualizzare tutti i campi in ciascun formato, l'uso di formati diversi rappresenta un metodo efficace per gestire o stampare soltanto le informazioni necessarie per l'esecuzione di una determinata attività. Steve Williams 789 Ninth Avenue New York, NY Gentile Sig.ra Sophie, Elenco dei numeri Juanita Alvarez Michelle Cannon Andre Common Marie Durand Jean Durand William Johnson John Lee Patrick Murphy Le Nguyen Kentaro Ogawa Mary Smith Mario Rossi Sophie Tang Steve Williams Betty Wilson Grazie per aver scelto la nostra società per prenotare una crociera. Nutriamo grande stima per la Sua attività e siamo lieti di poterle essere utili. Per ulteriori informazioni sulle prenotazioni, La invitiamo a contattarci, saremo felici di soddisfare le Sue richieste. Distinti saluti John Lee È possibile disporre i dati in modo diverso con vari formati Visualizzazione di un formato diverso Per vedere alcuni formati, utilizzare il file appena aperto. 1. Fare clic sul menu a tendina dei formati nella barra formato. Viene visualizzato un elenco dei formati disponibili nel file. Formato menu a tendina 2. Notare il segno di spunta vicino al formato d'immissione dati, e cioè il formato corrente. Il formato Immissione dati mostra tutti i campi della tabella.

13 Lezione 2 Uso delle informazioni 13 Campi 3. Scegliere il formato Lista associazioni dal menu a tendina Formato. Questo formato mostra ogni record su una riga di un elenco a colonne. Notare che il formato Lista associazioni contiene solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati. Poiché il numero di campi presenti in questo formato è inferiore, alcuni dati non sono visualizzati. I dati, tuttavia, non sono stati rimossi dal database. Il formato Lista associazioni visualizza solo quattro dei campi presenti nel formato Immissione dati 4. Aprire il menu a tendina dei formati e tornare al formato Immissione dati. I dati non sono stati persi.

14 14 Esercitazioni di FileMaker Pro Visualizzazione dei formati come moduli, liste e tabelle È possibile visualizzare i formati in tre modi diversi: come modulo, come lista e come tabella. 1 Il modulo visualizza il formato corrente riportando un record alla volta. 1 Visualizza come lista visualizza il formato corrente come una lista, riportando un record sotto l'altro. 1 La tabella mostra più record alla volta all'interno di una griglia. Generalmente è possibile cambiare formato (Visualizza come modulo, Visualizza come lista e Visualizza come tabella) quando il database si trova nel modo Usa. Visualizza come modulo Visualizza come lista Visualizza come tabella Il formato Lista associazioni visualizzato come modulo, poi come lista e infine come tabella Passare dalla visualizzazione come modulo, come lista e come tabella di uno stesso formato per vedere le differenze. 1. Nel file Esempi passare al formato Lista associazioni. Sono visualizzati molti record in forma di lista. 2. Fare clic su Visualizza come modulo nella barra formato. Appare un solo record visualizzato nello stesso formato. La modifica riguarda soltanto l'opzione di visualizzazione. 3. Fare clic su Visualizza come tabella nella barra formato. La funzione Visualizza come tabella consente di visualizzare più record alla volta all'interno di una griglia. 4. Fare clic su Visualizza come lista nella barra formato per tornare a Visualizza come lista.

15 Lezione 2 Uso delle informazioni 15 Barra degli strumenti di stato e barra formato La barra degli strumenti di stato nella parte superiore della finestra FileMaker Pro consente di accedere rapidamente ai comandi di menu di FileMaker Pro utilizzati più di frequente. I pulsanti predefiniti sulla barra degli strumenti variano a seconda del modo. È possibile aggiungere e rimuovere i pulsanti per personalizzare la barra degli strumenti di stato. La barra formato sotto la barra degli strumenti di stato consente di passare rapidamente da un formato all'altro e da una visualizzazione all'altra. Gli altri comandi sulla barra formato variano a seconda del modo. Barra degli strumenti di stato Barra formato Barra degli strumenti di stato e barra formato nel modo Usa Funzioni dei pulsanti della barra degli strumenti di stato 1 Spostare il puntatore sui pulsanti della barra degli strumenti di stato. Per ogni pulsante viene visualizzato un testo con la descrizione della funzione. Personalizzazione della barra degli strumenti di stato È possibile utilizzare la barra degli strumenti di stato così come si presenta oppure aggiungere/rimuovere i pulsanti. Per aggiungere un pulsante alla barra degli strumenti di stato: 1. Fare clic sul menu Visualizza > Personalizza barra degli strumenti di stato. 2. Mac OS: Passare al punto 3. Windows: Nella finestra di dialogo selezionare la scheda Comandi. 3. Trascinare Stampa dalla lista comandi (Windows) o dalla finestra di dialogo (Mac OS) nella barra degli strumenti di stato. Per rimuovere un pulsante dalla barra degli strumenti di stato: 1 Trascinare il pulsante Ordina dalla barra degli strumenti di stato alla finestra di dialogo. Per ripristinare la barra degli strumenti in modo che visualizzi solo i pulsanti predefiniti: 1. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Nella scheda Barre degli strumenti, selezionare Barra degli strumenti di stato, fare clic su Reimposta e poi su OK. 1 Mac OS: Trascinare il pulsante predefinito dalla finestra di dialogo alla barra degli strumenti di stato. Il pulsante Stampa viene rimosso e il pulsante Ordina viene ripristinato. 2. Terminata l'operazione, fare clic su Chiudi (Windows) o Fine (Mac OS) nella finestra di dialogo.

16 16 Esercitazioni di FileMaker Pro Salvataggio di una copia del file Esempi La copia del file Esempi verrà utilizzata nelle lezioni successive. Per salvare una copia del file Esempi: 1. Selezionare il menu File > Salva copia con nome. 2. Selezionare la cartella Esercitazioni come posizione per la copia. Come nome file viene inserito automaticamente Copia_esempi.fp7. 3. Fare clic su Salva. 4. Chiudere il file Esempi originale selezionando il menu File > Chiudi. 5. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione è stato aperto un database, sono stati usati i record, si è passati tra i formati, si sono apprese le differenze tra le visualizzazioni come modulo, come lista e come tabella e sono state descritte la barra degli strumenti di stato e la barra formato. È stata inoltre creata la copia di un database contenente dei dati. Per ulteriori informazioni su FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l'utente di FileMaker Pro.

17 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Il database è una raccolta di record. A volte si utilizzeranno tutti i record del database (ad esempio per inviare il catalogo annuale a tutti i clienti inseriti nel database). Ma spesso si lavorerà con un sottogruppo del database (ad esempio, le persone che provengono da una determinata città oppure i record che rientrano in un determinato intervallo di date). In FileMaker Pro, il processo di individuazione di record corrispondenti a criteri particolari è detto ricerca di record. Una volta individuati i record desiderati, è possibile disporli in modo diverso eseguendone l'ordinamento. L'ordinamento dei record può essere crescente o decrescente. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 ricerca di record corrispondenti ai criteri di un solo campo o di più campi 1 ricerca di criteri corrispondenti a un intervallo di dati 1 restrizione delle ricerche con l'omissione di record 1 salvataggio e modifica di una richiesta di ricerca e utilizzo di una nuova richiesta per individuare vari record 1 ordinamento dei record in ordine ascendente (da A a Z) e aggiunta di un nuovo record nel nuovo ordine Nota Prima di iniziare questa lezione, verificare di avere a disposizione il file Copia_esempi.fp7. Per informazioni su come accedere alla cartella Esecitazioni e fare una copia di Esempi.fp7, vedere la lezione 2. Ricerca di record basata sui criteri di un singolo campo Nel database dell'abbonamento, individuare tutti i soci di New York. 1. Aprire la cartella Esercitazioni sul disco rigido. 2. Aprire Copia_esempi.fp7. Suggerimento È possibile selezionare il menu File > Apri recente e selezionare un file dalla lista per aprire rapidamente il file di esempio per questa esercitazione. 3. Notare che il database è nel Modo Usa e che il formato attivo è Immissione dati. Il primo record si riferisce ad un membro della città di New York. 4. Fare clic con il pulsante destro del mouse (Windows) o fare clic tenendo premuto Controllo (Mac OS) sul campo Città.

18 18 Esercitazioni di FileMaker Pro 5. Dal menu di scelta rapida selezionare Trova Record Corrispondenti. Scegliere questa voce dal menu di scelta rapida La richiesta di ricerca restituisce i record di quattro soci che vivono a New York. Questo è il Gruppo trovato. Il grafico a torta nella barra degli strumenti di stato mostra il gruppo trovato come una porzione di tutti i record presenti nel database. Numero di record nel gruppo trovato Numero totale di record presenti nel database 6. Fare clic sull'icona del libro per visualizzare ciascuno dei quattro record del gruppo trovato. Ricerca di record basata sui criteri di più campi È possibile ricercare i record corrispondenti a più criteri, ad esempio i membri americani che sono anche nuovi soci. Questo tipo di ricerca viene comunemente detta ricerca AND. Per eseguire una ricerca AND in FileMaker Pro, specificare ciascun criterio di ricerca direttamente nel campo appropriato nel modo Trova. Per ricercare tutti i membri che vivono negli Stati Uniti e che sono nuovi soci: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti di stato. FileMaker Pro passa al modo Trova. Nel modo Trova, creare una richiesta di ricerca utilizzano i campi constrassegnati con l'icona. Specificare i criteri di ricerca direttamente nei campi della richiesta. 2. Digitare Stati Uniti nel campo Paese. 3. Digitare Nuovo nel campo Abbonamento. 4. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti di stato. La richiesta di ricerca restituisce un gruppo di due record relativi a due soci che vivono negli Stati Uniti. 5. Per vedere tutti i record del database, fare clic su Mostra tutto nella barra di strumenti di stato. Nota Non è necessario fare clic su Mostra tutto prima di eseguire un'altra ricerca dato che FileMaker Pro, per impostazione predefinita, ricerca i record in tutto il database.

19 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record 19 Ricerca di record corrispondenti a più criteri nello stesso campo A volte è necessario cercare record corrispondenti a più criteri di uno stesso campo. Ad esempio nel caso della ricerca di tutti i soci di New York o Londra. Questo tipo di ricerca è detta comunemente ricerca OR, perché il gruppo trovato sarà costituito dai record corrispondenti a uno dei criteri di ricerca. Per eseguire una ricerca OR in FileMaker Pro, è necessario utilizzare più richieste di ricerca. 1 Digitare il primo criterio di ricerca nel campo appropriato della prima richiesta. 1 Creare una seconda richiesta di ricerca e specificare il secondo criterio nello stesso campo. Facendo clic sul pulsante Trova, FileMaker Pro richiama tutti i record corrispondenti a uno dei criteri specificati. Per individuare tutti i membri che vivono a New York o a Londra: 1. Fare clic su Trova nella barra degli strumenti di stato. 2. Digitare New York nel campo Città. 3. Fare clic su Nuova Richiesta nella barra degli strumenti di stato. Notare che la barra degli strumenti di stato indica che, al momento, vi sono due richieste di ricerca. Numero di richieste di ricerca 4. Digitare Londra nel campo Città di questa seconda richiesta. 5. Fare clic su Esegui la ricerca nella barra degli strumenti di stato. La ricerca restituisce un gruppo di sei record relativi a sei soci che vivono a New York o Londra. Cercare i record che corrispondono a una serie di criteri nello stesso campo È possibile che a volte si desideri ricercare record corrispondenti a un intervallo di criteri di uno stesso campo. Ad esempio per la ricerca di tutti i record che rientrano in un determinato periodo mensile o per l'individuazione di tutte le fatture di vendita con numerazione compresa tra 500 e Per eseguire questo tipo di ricerca in FileMaker Pro, usare uno speciale simbolo di intervallo nella richiesta per specificare il limite inferiore o superiore dei criteri di ricerca. Per individuare i soci che hanno pagato le quote di iscrizione tra il 01/01/2009 e il 30/06/2009: 1. Fare clic su Trova. 2. Digitare 01/01/2009 nel campo Data pagamento. Nota data visualizzato e inserito può quindi variare da quello delle esercitazioni.

20 20 Esercitazioni di FileMaker Pro 3. Nella barra formato, fare clic su Operatori e selezionare dalla lista... intervallo. Selezionare l'intervallo Suggerimento In alternativa, è possibile digitare un operatore del menu direttamente in un campo di ricerca. La richiesta di ricerca ora dovrebbe riportare 01/01/ nel campo Data pagamento. 4. Immediatamente dopo i puntini di sospensione (...), digitare 30/06/ Fare clic su Esegui la ricerca oppure premere Invio o Return. La ricerca restituisce sei record relativi a sei soci che hanno pagato le quote di iscrizione nei primi sei mesi del Restrizione della ricerca A volte può essere necessario ricercare dei record corrispondenti a determinati criteri escludendo, contemporaneamente, altri criteri (ad esempio per ricercare tutti i record aggiunti in un determinato anno tranne quelli relativi a un determinato mese, oppure per ricercare tutti i clienti che risiedono negli Stati Uniti eccetto coloro che vivono nella città di New York). È possibile eseguire questi tipi di ricerca utilizzando una combinazione di più richieste e omettendo alcuni record. Poiché FileMaker Pro elabora le richieste di ricerca nell'ordine in cui sono state create, è possibile creare ricerche molto specifiche e strutturate. L'omissione di record durante una ricerca non li elimina dal database. Per trovare i record dei soci che hanno versato la quota di iscrizione nel 2009, ad eccezione dei soci che hanno effettuato il pagamento a marzo: 1. Fare clic su Trova. 2. Digitare 2009 nel campo Data Pagamento. 3. Fare clic su Nuova Richiesta. Notare che la barra degli strumenti di stato indica che si tratta della seconda richiesta di ricerca in questo database.

21 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Fare clic su Ometti nella barra formato per fare in modo che FileMaker Pro non comprenda determinati record nel gruppo trovato che rispondono ai criteri di questa seconda richiesta di ricerca. 5. Digitare 01/03/2009 nel campo Data pagamento. 6. Fare clic su Operatori e selezionare dalla lista...intervallo. 7. Dopo i puntini di sospensione, digitare 31/03/2009 nel campo Data pagamento. 8. Fare clic su Esegui la ricerca. Fare clic su Ometti La ricerca restituisce 11 record per 11 soci che hanno versato la quota di iscrizione nel 2009, ad eccezione dei soci che hanno effettuato il pagamento a marzo. Salvataggio di una richiesta di ricerca per un successivo impiego Se si crea una richiesta di ricerca complessa da utilizzare ripetutamente, è possibile salvarla come Ricerca salvata. La richiesta di ricerca può essere poi eseguita facilmente e rapidamente nel modo Usa o nel modo Trova. Per salvare l'ultima richiesta di ricerca: 1. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Fare clic sulla freccia Giù a destra del pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente. 1 Mac OS: Fare clic su e tenere premuto il pulsante Trova e selezionare Salva ricerca corrente. L'ultima richiesta di ricerca viene visualizzate nella finestra di dialogo Specifica opzioni per la ricerca salvata. La richiesta di ricerca corrente viene visualizzata qui 2. Per il nome, digitare Abbonamenti 2009 pagati (eccetto marzo), e fare clic su Salva. Record trovati con una ricerca salvata Per eseguire la richiesta di ricerca salvata: 1. Nel modo Usa, fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti di stato. Il grafico a torta nella barra degli strumenti di stato mostra, anche in questo caso, il numero totale di record del file di esempio.

22 22 Esercitazioni di FileMaker Pro 2. Eseguire una delle seguenti operazioni: 1 Windows: Fare clic sulla freccia Giù a destra del pulsante Trovae in Ricerche salvate, selezionare Abbonamenti 2009 pagati (eccetto marzo). 1 Mac OS: Fare clic e tenere premuto il pulsante Trova e in Ricerche salvate selezionare Abbonamenti 2009 pagati (eccetto marzo). Anche in questo caso, vengono visualizzati solo 11 record che soddisfano i criteri specificati nella ricerca salvata. Ordinamento dei record individuati Una volta individuato un gruppo di record con cui lavorare, è anche possibile ordinarli. Ad esempio, si può richiedere di visualizzare i record in ordine alfabetico o in ordine cronologico, dal più nuovo al meno recente. Per l'ordinamento alfabetico dei record secondo i cognomi dei soci: 1. Nella barra formato, fare clic sul menu a tendina dei formati e selezionare Lista associazioni. Selezionare Lista associazioni Viene visualizzato il formato Lista associazioni. 2. Questo formato semplificherà la visualizzazione dei risultati dell'ordinamento. La barra nera a sinistra del record Mary Smith indica che si tratta del record corrente nel gruppo trovato. 3. Fare clic su Ordina nella barra degli strumenti di stato. Si apre la finestra di dialogo Ordina i record. 4. Se appaiono dei campi nella colonna Criteri di ordinamento, nella parte destra della finestra di dialogo, fare clic su Canc tutti. 5. Nella lista di campi disponibili a sinistra, selezionare Cognome e fare clic su Sposta. Se si seleziona un campo, i pulsanti di direzione dell'ordinamento diventano attivi Notare che il simbolo di direzione dell'ordinamento a destra del campo Cognome si ingrandisce da sinistra a destra. Ciò significa che se il database viene ordinato in base a questo campo, i dati saranno in Ordine crescente (da A a Z).

23 Lezione 3 Ricerca e ordinamento di record Fare clic su Ordina. I nomi della Lista associazioni ora sono visualizzati in ordine alfabetico in base al cognome. Notare che il record corrente è ancora Mary Smith e che questo record si è spostato nella sua posizione ordinata nella lista. Aggiunta di un nuovo record in Visualizza come lista Dopo aver ordinato un gruppo trovato, FileMaker Pro visualizza i nuovi record aggiunti nella posizione corretta di ordinamento in cui i record sono stati salvati nel database. Per aggiungere un record e vedere che sia ordinato automaticamente: 1. Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti di stato. Nel formato Lista associazioni si vede un record vuoto. Nota A seconda della dimensione della finestra FileMaker Pro può essere necessario scorrere verso il basso per vedere il nuovo record. 2. In Nome, digitare Connel; in Cognome, digitare Jordan, in Società, digitare DEF Ltd.; in Abbonamento, digitare Nuovo. 3. Per salvare il nuovo record nel database, fare clic all'esterno del campo Abbonamento. El nuovo record corrente viene ordinato alfabeticamente nella lista in base al cognome. 4. Selezionare il menu Record > Annulla l'ordinamento. Notare che i record ritornano nell'ordine in cui erano prima che il gruppo trovato venisse ordinato e il nuovo record appare al fondo della lista. Questo è l'ordine in cui i record vengono memorizzati nel database. 5. Selezionare il record Connel Jordan (se non è stato ancora selezionato). 6. Fare clic su Elimina il record nella barra degli strumenti di stato, quindi fare clic su Elimina per rimuovere questo record dal file di esempio. 7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati ricercati dei record in base a vari criteri, si è visto come restringere le ricerche omettendo record specifici e salvare richieste di ricerca. Inoltre, è stato ordinato il risultato del gruppo trovato finale ed è stato aggiunto un nuovo record nell'ordine. Per ulteriori informazioni sulla ricerca e sull'ordinamento di record in FileMaker Pro, vedere il capitolo 2 della Guida per l'utente di FileMaker Pro.

24 24 Esercitazioni di FileMaker Pro

25 Lezione 4 Creazione di un database e immissione di record Nelle lezioni precedenti, si è visto come utilizzare un database semplice con i dati esistenti. Adesso si tratterà la creazione di un proprio file e l'aggiunta di record. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creazione di un database semplice 1 definizione di campi per vari tipi di dati 1 creazione di record 1 immissione di dati 1 modifica di dati 1 eliminare record 1 inserimento dei dati in un campo Contenitore Creazione di un database semplice e definizione dei campi Informazioni sulla definizione dei campi Viene creato un campo per ogni categoria di informazioni desiderata, ad esempio Nome o Città. Per individuare, ordinare, calcolare e visualizzare correttamente i dati, il tipo di campo deve corrispondere al tipo di dati che contiene (testo, numero, data, ecc.). Ad esempio, non è possibile ricercare valori di testo in un campo di tipo numerico. Gli altri tipi di campo saranno trattati nelle lezioni successive. Creazione di un database 1. Scegliere il menu File > Nuovo database. 2. Se non si desidera visualizzare la schermata di avvio rapido FileMaker, andare al passo 3. Se appare la schermata di avvio rapido FileMaker, fare clic su Crea (se non è già selezionato), quindi selezionare Crea un database vuotoe fare clic su OK. 3. Andare alla cartella Esercitazioni e selezionarla come posizione per questo file. 4. In Nome file, digitare MioFile.fp7 e fare clic su Salva. Si apre la finestra di dialogo Gestisci Database. FileMaker Pro crea una tabella nel database vuoto con lo stesso nome del file. A questo punto, nella tabella vengono creati i campi per la memorizzazione delle informazioni. 5. Per creare il primo campo, digitare Nome nella casella Nome di campo. Notare che il tipo campo è Testo.

26 26 Esercitazioni di FileMaker Pro Assegnazione di un nome a un campo Specifica del tipo di campo 6. Fare clic su Crea. 7. Nella casella Nome campo digitare Cognome, quindi fare clic su Crea. 8. Digitare Quota pagata nella casella Nome di campo, selezionare Numero dalla lista Tipo, quindi fare clic su Crea. 9. Digitare Data pagamento nella casella Nome di campo, selezionare Data dalla lista Tipo, quindi fare clic su Crea. 10. Nella casella Nome Campo digitare Contenitore, selezionare dalla lista Tipo Contenitore, quindi fare clic su Crea. 11. Fare clic su OK. Vengono mostrati i campi vuoti per in record nuovo, senza dati. Le Etichette dei campi identificano i campi. Il file è pronto per l'immissione di dati. Qui vengono inseriti i dati Etichette dei campi Immissione di dati nel database A questo punto è possibile iniziare l'inserimento dei dati in MioFile. Creazione del primo record 1. Se le caselle dei campi non sono visibili, premere Tab per iniziare l'immissione dei dati. 2. Digitare Jane nel campo Nome.

27 Lezione 4 Creazione di un database e immissione di record Premere Tab per spostarsi nel campo successivo. Nota FileMaker Pro salva automaticamente le modifiche durante il lavoro. 4. Digitare Doe nel campo Cognome. 5. Digitare 25 in Quota pagata. La formattazione dei campi numerici per la visualizzazione della valuta sarà trattata nella lezione successiva. 6. Digitare 11/11/2009 in Data pagamento. Lasciare per il momento il campo Contenitore vuoto. 7. Il record completo dovrebbe essere simile al seguente: Creazione di un altro record 1. Fare clic su Nuovo record. 2. Come si è fatto per Jane Doe, immettere i dati di John Smith, che ha pagato75 Euro in data 2/2/2009. Il database contiene due record. Fare clic sull'icona libro nella barra degli strumenti di stato per passare da un record all'altro. Copia dei dati mediante trascinamento 1. Fare clic su Visualizza come lista nella barra formato. 2. Selezionare Nuovo record e inserire un Nome e un Cognome. 3. Selezionare il testo nel campo Quota pagata nel record Trascinare il testo selezionato nel campo Quota pagata nel record 3 e rilasciare il mouse. Nota Se non si riesce a trascinare il testo, è possibile che il trascinamento non sia stato attivato in FileMaker Pro. Per attivare il trascinamento, selezionare il menu Modifica > Preferenze (Windows) o il menu FileMaker Pro > Preferenze (Mac OS). In Generale, selezionare Consenti trascinamento della selezione, fare clic su OK e ripetere i passi 3 e Ripetere i passi 3 e 4 per il campo Data pagamento. 6. Fare clic su Visualizza come modulo.

28 28 Esercitazioni di FileMaker Pro Modifica dei dati di un record Si supponga di accorgersi che Jane Doe ha pagato 75 e non 25 euro. Si può facilmente correggere l'immissione. 1. Andare al primo record. 2. Selezionare la quantità in Quota pagata. 3. Digitare il nuovo importo, 75. Il testo nel campo Quota pagata viene selezionato 4. Per salvare la modifica fare clic su un'area vuota fuori dal campo. Eliminare un record 1. Andare al terzo record creato. 2. Fare clic su Elimina il record. 3. Fare clic su Elimina nella finestra di dialogo di conferma. Nella barra degli strumenti di stato si noterà che nel database rimangono solo due record. Inserire un file in un campo Contenitore Un campo Contenitore può memorizzare immagini, file QuickTime, suoni e qualsiasi altro tipo di file che si desidera conservare in un database. 1. Andare al primo record. 2. Selezionare il campo Contenitore. 3. Selezionare il menu Inserisci > File. 4. Selezionare il file logo.gif collocato nella cartella Esercitazioni.

29 Lezione 4 Creazione di un database e immissione di record Fare clic su Apri. Il nome file e l'icona GIF sono visualizzati nel campo Contenitore Quando si inserisce un file, FileMaker Pro mostra l'icona e il nome del file nel campo Contenitore, ma non l'effettivo contenuto. 6. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni È stato creato un database semplice, sono stati definiti i campi e si è visto come aggiungere, modificare e cancellare i record e come copiare i dati tra i record. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 3 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sull'inserimento dei dati in vari tipi di campo e con vari metodi, vedere Lezione 7. Per ulteriori informazioni, vedere i capitoli 2 e 5 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro.

30 30 Esercitazioni di FileMaker Pro

31 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati È possibile personalizzare l'aspetto dei propri dati aggiungendo elementi grafici e altri effetti. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 effetti dei formati sulla visualizzazione dei dati 1 aggiunta, ridimensionamento e spostamento di campi 1 aggiunta di un pannello a schede e modifica del colore 1 visualizzazione di valori di un campo numerico come valuta 1 modifica delle dimensioni, dello stile e del colore del testo 1 aggiunta di elementi grafici 1 altri metodi di personalizzazione di un formato Informazioni su formati e tabelle Ogni formato si basa su una sola tabella, e da questa visualizza i record. Se il file contiene una sola tabella, tutti i formati nel file sono basati su tale tabella. Se il file contiene più di una tabella, è necessario scegliere quale tabella verrà utilizzata dal formato al momento della creazione del formato stesso, sebbene sia possibile modificarlo successivamente, se necessario. La tabella che viene scelta come base per il formato è importante perché determina i campi e i record utilizzabili su tale formato. I campi e i record che non sono memorizzati nella tabella corrente possono ancora essere utilizzati, ma bisogna accedervi tramite le relazioni. Per ulteriori informazioni sulle relazioni, vedere la Lezione 10, "Creazione di database relazionali." Informazioni sulla personalizzazione dei formati Progettazione dei formati nel Modo Formato scheda. In un formato, è possibile includere qualsiasi combinazione di campi, testo e grafica. È possibile modificare il carattere e il colore dei campi e del testo, come anche il modo in cui vengono visualizzati i dati nei campi Numero o Data. Ad esempio è possibile impostare un campo Numero per comprendere l'indicazione della valuta o un campo Data per comprendere il giorno della settimana con mese, giorno e anno. Le modifiche apportate nel modo Formato scheda hanno effetto soltanto sull'aspetto dei dati. I dati stessi rimangono invariati. Ridimensionamento, spostamento e aggiunta di un campo Selezione e ridimensionamento di un campo 1. Aprire Copia_esempi.fp7 nella cartella Esercitazioni. 2. Scegliere Immissione dati dal menu a tendina dei formati nella barra formato.

32 32 Esercitazioni di FileMaker Pro 3. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. La barra degli strumenti di stato visualizza gli strumenti utilizzati per progettare i formati. Se gli strumenti formato non vengono visualizzati, ridimensionare la finestra FileMaker Pro in modo da allargarla. Numero di formati in questo file Strumenti formato Mostra o nascondi la palette Organizza, Allinea, Info oggetto e barra di formattazione 4. Spostare il puntatore sulla barra degli strumenti di stato e sulla barra formato per prendere dimestichezza con gli strumenti formato. 5. Fare clic sul campo Nome per selezionarlo. Fare clic sul campo per selezionarlo 6. Trascinare a sinistra il quadratino dell'angolo inferiore destro del campo per ridurre il campo, ma consentire una lunghezza sufficiente a visualizzare il nome più lungo previsto nel file. 7. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per vedere i risultati nel modo Usa. 8. Nel modo Usa, utilizzare il libro nella barra degli strumenti di stato per scorrere tra i record. Se il campo non visualizza interamente tutti i nomi, tornare al modo Formato scheda e ingrandire il campo. 9. Ripetere i passi da 3 a 8 per Cognome. Spostamento di un campo 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Fare clic all'interno del campo Cognome e trascinarlo accanto al campo Nome. Nei passi successivi questi campi vengono allineati. Fare clic e trascinare il quadratino per cambiare dimensioni Suggerimento Se si sposta accidentalmente il campo o il pannello a schede sbagliato, selezionare il menu Modifica > Annulla Sposta per annullare la modifica. 3. Mentre il campo Cognome è ancora selezionato, premere Maiusc e fare clic sul campo Nome per aggiungerlo alla selezione. A questo punto sono selezionati sia il campo Nome che il campo Cognome.

33 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Selezionare il menu Organizza > Allinea > Bordi superiori. Il campo Cognome si sposta fino ad allinearsi con la parte superiore del campo Nome. Suggerimento È possibile fare clic sul nella barra formato per visualizzare la palette Allinea, che consente di avere accesso rapido ai comandi di allineamento. 5. Trascinare l'etichetta del campo Cognome sopra il campo Cognome. 6. Trascinare l'etichetta del campo Nome sopra il campo Nome. 7. Utilizzando il comando Allinea e i tasti freccia sulla tastiera, provare ad allineare le etichette dei campi tra loro e con i relativi campi. Suggerimento Se si commettono errori nella progettazione dei formati, basta fare clic su Ripristina nella barra formato per annullare le modifiche non salvate e ricominciare da capo. Al termine dell'operazione, il formato deve avere un aspetto simile a quello riportato di seguito. 8. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra formato per vedere i risultati nel modo Usa. Aggiunta di un campo Una volta definito un campo in una tabella, è possibile visualizzarlo su qualsiasi formato della tabella. Nel database di esempio, vi sono campi definiti che non appaiono su questo formato. Ora viene aggiunto uno di tali campi. Nota È anche possibile inserire nei propri formati campi di altre tabelle, come spiegato nella lezione Fare clic su Modifica il formato. 2. Fare clic sullo strumento Campo nella barra degli strumenti di stato e trascinare il nuovo campo sotto il campo Data pagamento. Strumento Campo

34 34 Esercitazioni di FileMaker Pro 3. Nella finestra di dialogo Specifica il campo, selezionare Membro dal, selezionare Crea etichetta, quindi fare clic su OK. Sul formato compare il campo Membro dal. Ridimensionare il nuovo campo trascinando un quadratino destro in modo che il campo abbia la stessa dimensione del campo Data pagamento. 4. Selezionare e poi trascinare l'etichetta del campo Membro dal per posizionarla a sinistra del campo Membro dal. Notare che il formato dell'etichetta del campo Membro dal non corrisponde alle altre etichette presenti sul formato. È possibile utilizzare lo strumento Copia formato per copiare il formato di un'etichetta e applicarlo ad un'altra. 5. Selezionare l'etichetta campo Data pagamento. 6. Selezionare lo strumento Copia formato nella barra degli strumenti di stato. Accanto al puntatore appare un pennello sul formato. 7. Fare clic sull'etichetta del campo Membro dal., che indica che è possibile copiare e incollare i formati Il formato cambia per corrispondere a quello dell'etichetta del campo Data pagamento. 8. Se necessario, ridimensionare l'etichetta del campo Membro dal in modo da poterla vedere tutta. 9. Selezionare il campo Membro dal e trascinarlo utilizzando i tasti freccia oppure utilizzare gli strumenti di allineamento o la palette Allinea per allinearlo al campo Data pagamento. 10. Selezionare l'etichetta del campo Membro dal e ripetere il passo Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per controllare il nuovo campo e la nuova etichetta nel modo Usa. 12. Fare clic su Nuovo record nella barra degli strumenti di stato. Nel nuovo record appare la data corrente inserita nel campo Membro dal. La data corrente viene inserita nel campo Membro dal di ogni nuovo record successivo. 13. Fare clic su Elimina il record, quindi fare clic su Elimina per rimuovere il record vuoto dal file.

35 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati 35 Aggiunta di un pannello a schede 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Selezionare la scheda Informazioni di contatto per selezionare il pannello a schede. 3. Selezionare il menu Formattazione > Impostazione controllo struttura a schede. 4. Nella finestra di dialogo Impostazione controllo struttura a schede, inserire Informazioni di abbonamento per Nome scheda. 5. Fare clic su Crea, quindi su OK. Intorno a tutto il pannello appaiono dei quadratini Appare un nuovo pannello a schede a destra della scheda Informazioni di contatto. 6. Nel pannello a schede Informazioni di contatto, partendo dall'esterno, effettuare il trascinamento intorno ai campi Società, Abbonamento Tipo, Quota pagata, Data pagamento e Membro dal e alle relative etichette per selezionarli. 7. Selezionare il menu Modifica > Taglia. 8. Selezionare il pannello a schede Informazioni di abbonamento. 9. Selezionare il menu Modifica > Incolla Oggetto/i di formato (Windows) o Incolla (Mac OS).

36 36 Esercitazioni di FileMaker Pro 10. Tenendo i campi e le etichette selezionati, trascinarli accanto alla parte superiore del pannello a schede. 11. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra degli strumenti di stato per vedere i risultati nel modo Usa. Visualizzazione di un numero come valuta È possibile visualizzare un numero come valuta, anche se nel campo si digita soltanto il numero. La formattazione ha effetto soltanto sulla visualizzazione dei dati, ma non modifica i dati stessi. 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Nel pannello a schede Info abbonamento selezionare il campo Quota pagata. 3. Scegliere il menu Formattazione > Numero. 4. Selezionare le opzioni come indicato nella seguente finestra di dialogo Formattazione numero. 5. Fare clic su OK. 6. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per vedere i dati formattati. Nota È possibile che si debba fare clic sulla scheda Info abbonamento o passare ad un altro record per visualizzare i dati formattati nel campo Quota pagata. Aggiunta di un colore ad un pannello a schede Il colore del pannello a schede Info abbonamento viene modificato per adattarsi a quello dell'intestazione su questo formato. 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Selezionare la scheda Info abbonamento per selezionare questo pannello. 3. Fare clic con il tasto destro del mouse (Windows) o su Controllo (Mac OS) sulla scheda Info abbonamento, selezionare Colore di riempimento e poi Altro colore.

37 Lezione 5 Personalizzazione dei dati visualizzati Nella finestra di dialogo Colore, inserire il valore 238 per rosso, verde e blu e fare clic su OK. Nota In Mac OS può essere necessario fare clic sull'icona dei cursori dalla lista per inserire i valori. e selezionare Cursori RGB Il colore del pannello a schede Info abbonamento ora corrisponde a quello dell'intestazione. Modifica delle dimensioni e del colore del testo 1. Nel modo Formato scheda selezionare lo strumento Selezione nella barra degli strumenti di stato. 2. Fare clic sull'intestazione Associazione viaggi aziendali per selezionare il blocco di testo. 3. Scegliere il menu Formattazione > Testo. Si apre la finestra di dialogo Formattazione testo. 4. Selezionare Personalizzato dalla lista Dimensione, digitare 25 e fare clic su OK. 5. Per Colore selezionare blu e per Stile selezionare Corsivo. Per lo stile selezionare Corsivo Per la dimensione, tipo 25 Selezionare blu 6. Fare clic su OK. Aggiunta di elementi grafici al formato Poi, viene aggiunto un logo accanto al nome dell'associazione. 1. Fare clic a sinistra del testo Associazione viaggi aziendali, dove si desidera posizionare il logo del club. Sullo schermo non si vedrà alcuna modifica. 2. Scegliere il menu Inserisci > Immagine. 3. Aprire la cartella Esercitazioni. 4. Verificare che appaiano tutti i tipi di file e selezionare logo.gif. 5. Fare clic su Apri. 6. Se necessario, trascinare il logo o il blocco di testo per spostarlo.

38 38 Esercitazioni di FileMaker Pro 7. Fare clic su Salva formato e poi fare clic su Esci dal formato per vedere il formato finito. 8. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come migliorare l'aspetto dei propri dati utilizzando i pannelli a schede, la grafica, la personalizzazione del testo, la formattazione dei campi e il posizionamento creativo degli oggetti all'interno dei formati. Esistono molti altri metodi di personalizzazione dell'aspetto dei campi e dei formati. Ad esempio, una volta creato un formato, è possibile: 1 aggiungere effetti come il rilievo o motivi agli oggetti 1 utilizzare linee o caselle per evidenziare o separare le informazioni 1 aggiungere barre di scorrimento ai singoli campi 1 cambiare il colore dello sfondo o dei campi Quando si crea un nuovo formato, è possibile applicare il colore e lo stile utilizzando un tema. Per ulteriori informazioni su tali miglioramenti, vedere la Guida di FileMaker Pro.

39 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere È possibile creare formati in modo semplice per visualizzare e stampare le informazioni in svariati modi. In questa lezione si creerà: 1 un elenco dei propri record 1 etichette postali 1 una lettera Creazione di un elenco a colonne Un elenco a colonne mostra più record contemporaneamente. Ogni riga è un record. Ciascuna colonna contiene una categoria di dati come il cognome o il numero di telefono. 1. Aprire Copia_esempi.fp7. 2. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 3. Fare clic su Nuovo formato/resoconto nella barra degli strumenti di stato. 4. Per Nome formato digitare Lista dei soci. 5. Selezionare Lista/Resoconto per il nuovo tipo di resoconto e fare clic su Avanti. 6. Selezionare Resoconto/lista a colonne, se non è già selezionato, e fare clic su Avanti. 7. Fare doppio clic su ciascuno dei seguenti campi nell'ordine in cui si desidera che appaiano nell'elenco: 1 Cognome 1 Nome 1 Società 1 Abbonamento Questi campi si spostano nella lista Campi del formato. 8. Fare clic su Avanti.

40 40 Esercitazioni di FileMaker Pro 9. Fare clic su Cognome e poi su Sposta per fare in modo che FileMaker Pro ordini i record alfabeticamente per cognome. 10. Fare clic su Avanti. 11. Selezionare Standard dalla lista dei Temi di formato e fare clic su Avanti. 12. Fare clic su Avanti su ognuno dei due pannelli restanti per accettare le impostazioni predefinite. 13. Fare clic su Fine. I dati in tutti i record per i campi Cognome, Nome, Societàe e Abbonamento appaiono nel formato Lista dei soci. Il formato completato viene visualizzato in Visualizza come lista nel modo Usa. Notare che il formato appena creato viene visualizzato nel menu a tendina Formato nella barra formato. Creazione di etichette postali Informazioni sui formati etichetta I formati di etichetta utilizzano i campi di fusione. I campi di fusione si espandono o si contraggono per adattarsi alle dimensioni dei dati che contengono; non occupano spazio se un campo è vuoto. I campi di fusione servono solo alla visualizzazione e alla stampa. Non è possibile inserire dati nei campi di fusione. Creazione di un formato etichetta In questa sezione viene utilizzato l'assistente Nuovo formato/resoconto per: 1 creare un formato etichetta 1 selezionare i campi da includere nelle etichette Creazione del formato etichetta 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 3. Per Nome formato, digitare Etichette. 4. Selezionare Etichette come nuovo tipo di formato. 5. Fare clic su Avanti. 6. Scegliere Avery 5160 dalla lista Usa le misure definite per, se non è già stato selezionato. 7. Fare clic su Avanti.

41 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere 41 Scegliere i campi che appariranno sulle etichette 1. Fare doppio clic su Nome nella lista. Nell'area Contenuto etichetta viene visualizzato <<Nome>>. Le parentesi angolari intorno al nome del campo indicano che questo è un campo di fusione e i dati (in questo caso il nome nel record) verranno visualizzati nell'etichetta al posto del testo del segnaposto "Nome." Notare che il punto di inserimento nella casella di testo Contenuto etichetta lampeggia. 2. Dopo <<Nome>> digitare uno spazio. 3. Fare doppio clic su Cognome nella lista. 4. Dopo <<Cognome>>, premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). In questo modo il punto di inserimento si sposta alla riga successiva. 5. Fare doppio clic su Indirizzo 1 nella lista, quindi premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). 6. Fare doppio clic su Indirizzo 2 nella lista, quindi premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). 7. Fare doppio clic su Città nella lista. 8. Digitare una virgola seguita da uno spazio. 9. Fare doppio clic su Paese nella lista. I contenuti dell'etichetta devono essere così disposti: 10. Fare clic su Avanti. 11. Selezionare Visualizza nel modo Formato scheda. 12. Fare clic su Fine.

42 42 Esercitazioni di FileMaker Pro 13. Dopo aver visualizzato il formato etichetta, scegliere il menu Visualizza > Modo Anteprima. Appare una pagina di etichette così come verranno stampate. Notare che non tutti i record hanno lo stesso numero di righe di testo. I record con gli indirizzi di quattro righe visualizzano tutte le righe. Nei record che richiedono solo tre righe, la quarta riga viene omessa e quindi le etichette non contengono righe vuote. 14. Terminata l'operazione, osservare il formato dell'etichetta e fare clic su Esci dall'anteprima nella barra formato per tornare al modo Formato scheda. Creazione di una lettera Informazioni sui formati lettera Una lettera in FileMaker Pro è semplicemente un formato contenente del testo. In questa lettera vengono inseriti campi di fusione in modo che le informazioni appropriate della società vengano visualizzate nell'indirizzo e nella parte introduttiva e quelle relative al nome della società nel corpo della lettera. Viene inserito un grafico che rappresenta il logo dell'associazione di viaggiatori. Creazione di un formato vuoto di una pagina Si dovrebbe essere ancora nel modo Formato scheda. 1. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 2. Per Formato Nome, digitare Lettera di benvenuto. 3. Selezionare Formato Vuoto per il nuovo tipo di formato. 4. Fare clic su Fine. Dato che in questa lettera non vengono utilizzate l'intestazione o il piè di pagina, a questo punto vengono eliminati. 5. Sul formato, fare clic sulla scheda Intestazione, quindi premere Backspace (Windows) o Elimina (Mac OS). 6. Fare clic sulla scheda Piè di pagina, premere Backspace (Windows) o Elimina (Mac OS). 7. Trascinare la scheda Corpo in basso di circa 30 cm. Quando si rilascia il pulsante del mouse, appare il bordo della pagina. Se non si vede il bordo della pagina, abbassare ulteriormente la scheda Corpo. Scheda Corpo Bordo della pagina

43 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Trascinare la scheda Corpo spostandola sopra il bordo della pagina. La linea del bordo della pagina sparisce. Il trascinamento della scheda Corpo sopra il bordo della pagina fa sì che la lettera si limiti ad una sola pagina. 9. Utilizzare la barra di scorrimento nella parte inferiore dello schermo per spostarsi a destra fino a visualizzare una spessa linea tratteggiata lungo il lato destro. si tratta del bordo destro della pagina. La lettera si trova all'interno di questi bordi. 10. Scorrere completamente a sinistra. 11. Scorrere verso l'alto fino alla parte superiore del formato. Creare il blocco di testo Si creerà un blocco di testo con un margine di circa 5 cm su ogni lato. 1. Selezionare lo strumento Testo nella barra degli strumenti di stato. 2. Trascinare un rettangolo che inizi a circa 5 cm dal lato superiore sinistro del formato e termini a circa 5 cm dal lato inferiore destro, come indicato dalle linee del bordo della pagina. Quando si rilascia il mouse, il punto di inserimento lampeggia nella parte superiore sinistra del riquadro. La lettera viene scritta all'interno del riquadro. Aggiunta dell'indirizzo 1. Scegliere il menu Inserisci > Campo di fusione. 2. Selezionare Nome nell'elenco e fare clic su OK. 3. Digitare uno spazio. 4. Scegliere il menu Inserisci > Campo di fusione. 5. Selezionare Cognome nell'elenco e fare clic su OK. 6. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS). 7. Aggiungere i campi di fusione per l'indirizzo, la città e il Paese, con gli spazi, le nuove righe e la punteggiatura appropriati. Digitare la lettera 1. Premere Invio (Windows) o Return (Mac OS) due volte per creare due interruzioni di riga alla fine dell'indirizzo. 2. Iniziare la formula introduttiva: digitare Egregio e uno spazio. 3. Inserire i campi di fusione per il nome e il cognome, divisi da uno spazio. Nelle proprie lettere, è possibile utilizzare più campi (ad esempio un campo con il titolo) per una formula di apertura più elegante. 4. Digitare una virgola e due interruzioni di riga.

44 44 Esercitazioni di FileMaker Pro 5. Digitare la lettera: L'Associazione viaggi aziendali è lieta di accogliere Lei e la sua Società nella propria organizzazione. Siamo impazienti di sviluppare le relazioni commerciali con Lei e Le auguriamo tanti viaggi piacevoli con noi! Se una parola viene scritta in modo errato, viene sottolineata con una linea rossa tratteggiata. Per disattivare il controllo ortografico in tempo reale in questo file, selezionare il menu File > Opzioni file. Nella finestra di dialogo Opzioni file, fare clic sulla scheda Ortografia. Deselezionare Indica le parole sospette con una sottolineatura speciale. Deselezionare questa casella di controllo per disattivare la sottolineatura delle parole scritte in modo errato. Se un campo contiene parole (come ad esempio dei nomi) che il controllo ortografico può segnalare come non corrette, è possibile disattivare il controllo ortografico in determinati campi. Personalizzazione della lettera con il nome della società 1. Fare clic dopo la parola Società nel primo paragrafo. 2. Digitare una virgola e uno spazio. 3. Inserire un campo di fusione per il nome della società del socio. 4. Digitare un'altra virgola. Aggiungere la formula di chiusura 1. Fare clic alla fine del testo e inserire due interruzioni di riga. 2. Digitare Cordiali saluti, quindi inserire quattro interruzioni di riga. 3. Digitare Giovanni Bianchi e una virgola. 4. Inserire una riga vuota, quindi digitare Presidente. 5. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra formato per vedere la lettera personalizzata, pronta per la stampa, per ogni record del database. Nota Il record che appare nella finestra può variare da quello riportato sotto per via delle prove che possono essere state fatte nel file di esempio.

45 Lezione 6 Creazione di elenchi, etichette postali e lettere Sfogliare alcuni record per vedere l'aggiornamento dei campi di fusione. Per informazioni su come aggiungere un logo all'intestazione di una lettera, vedere Aggiunta di elementi grafici al formatoh a pagina Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati creati i formati per liste, etichette e lettere. È possibile utilizzare FileMaker Pro per creare tutti i formati necessari per organizzare le informazioni nel modo desiderato. Per ulteriori informazioni sulla creazione di formati, vedere la Lezione 9 e il capitolo 3 della Guida per l'utente di FileMaker Pro. Per le informazioni sulla disattivazione del controllo ortografico in determinati campi di un file, vedere la Guida di FileMaker Pro.

46 46 Esercitazioni di FileMaker Pro

47 Lezione 7 Semplificazione dell'immissione dei dati È possibile semplificare il metodo d'immissione dei dati in FileMaker Pro e migliorarne la precisione utilizzando liste valori, campi di calcolo e l'immissione automatica dei dati. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 semplificazione dell'immissione di dati con le liste valori 1 scrittura e test di una formula di calcolo 1 uso delle opzioni di immissione automatica di un campo per l'inserimento automatico dei dati Immissione di dati utilizzando le liste valori Le liste valori consentono di scegliere il valore desiderato da un elenco a scorrimento, da un menu a tendina, dalle caselle di controllo o dai pulsanti opzione. Queste liste possono contenere valori predefiniti o essere costruite dinamicamente in base ai valori di un campo particolare e rappresentano un metodo efficace per l'immissione di valori di uso frequente nel database. Definizione di una lista valori 1. Aprire Copia_esempi.fp7. 2. Selezionare Immissione dati dal menu a tendina Formato se non è già selezionato. 3. Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori. 4. Fare clic su Nuovo. Una lista valori con valori predefiniti, visualizzati come pulsanti opzione 5. Assegnare un nome alla nuova lista valori digitando Abbonamento. 6. Fare clic nella casella di testo Usa valori personalizzati e inserire i valori per questa lista, Nuovo e Rinnovo, digitando ciascun valore nella propria riga.

48 48 Esercitazioni di FileMaker Pro 7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica lista valori. 8. Fare clic su OK per terminare. Assegnazione di una lista valori a un campo e visualizzazione dei valori come pulsanti opzione 1. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 2. Selezionare la scheda Info abbonamento, se non è già visualizzata. 3. Selezionare il campo Abbonamento. 4. Scegliere il menu Formattazione > Campo/controllo> Impostazione. 5. Per Visualizza come, selezionare Gruppo pulsanti di opzione. 6. Per Visualizza i valori del campo, scegliere Abbonamento. Questa è la lista valori definita nella sezione precedente. Selezionare Gruppo pulsanti di opzione Selezionare la lista valori Abbonamento 7. Fare clic su OK. Nel modo Formato scheda i pulsanti di opzione dovrebbero essere visibili. Il campo Abbonamento formattato con i pulsanti di opzione 8. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa, quindi controllare la lista valori e i pulsanti facendovi clic su sopra.

49 Lezione 7 Semplificazione dell'immissione dei dati 49 Creazione di valori con un campo di calcolo Se si desidera che FileMaker Pro esegua dei calcoli, ad esempio per stabilire l'importo delle imposte dovute o della quota da pagare, utilizzare un campo di calcolo. I campi di calcolo sono uno dei tipi di campo di FileMaker Pro. FileMaker Pro può eseguire operazioni semplici e complesse. La formula di calcolo utilizza i valori del record corrente o dei record correlati. La formula può utilizzare i valori di tutti i tipi di campo. È possibile utilizzare i calcoli per restituire valori di testo (ad esempio combinando i campi Nome e Cognome in un unico campo che riporti il nome completo), date, ore, indicatori data e ora e il contenuto dei campi contenitore. Creazione di un campo di calcolo I membri dell'associazione viaggi aziendali pagano una quota annuale. I nuovi soci pagano una quota di Euro 200, mentre la quota per il rinnovo dell'abbonamento è di Euro 100. Il calcolo seguente riporta una quota di rinnovo in base al tipo di abbonamento. Esistono vari metodi per la formulazione di un calcolo, ciascuno dei quali fornisce risultati corretti. Il metodo seguente utilizza un'istruzione If per confrontare i dati immessi nel campo Abbonamento con uno dei tipi di abbonamento. Il calcolo restituisce uno di due risultati. 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Selezionare il pannello a schede Info abbonamento per portarlo in primo piano. 3. Fare clic su Gestisci nella barra degli strumenti di stato, quindi selezionare Database. 4. Nella finestra di dialogo Gestisci database, fare clic sulla scheda Campi, se non è già selezionata. 5. Per Nome di campo digitare Quota rinnovo. 6. Per Tipo, selezionare Calcolo per rendere il campo in questione un campo di calcolo. 7. Fare clic su Crea. Appare la finestra di dialogo Specifica il calcolo. Selezionare Calcolo

50 50 Esercitazioni di FileMaker Pro 8. Scorrere l'elenco di funzioni nell'angolo in alto a destra della casella di dialogo Specifica il calcolo fino ad individuare If (test ; risultatouno ; risultatodue). Fare doppio clic su questa funzione in modo che appaia nella grande casella di testo riportata di seguito. Questa funzione ha tre parti: un test, un risultato se l'esito del test è Vero (risultato uno) e un altro risultato se l'esito del test è Falso (risultato due). I segnaposto test, risultatouno, e risultatodue dovranno essere sostituiti con gli effettivi componenti del calcolo. Elenco dei campi Lista funzioni Sostituire questi segnaposti con il calcolo 9. Selezionare il segnaposto test e digitare quanto segue esattamente come appare qui: Abbonamento = "Rinnovo" 10. Selezionare il segnaposto risultatouno e digitare Selezionare il segnaposto risultatodue e digitare 200. Verificare il tipo di dati che dovranno essere ottenuti dal calcolo 12. Assicurarsi che il risultato del calcolo sia impostato su Numero. Il calcolo completo 13. Fare clic su OK. Se si riceve un messaggio di errore, verificare che tutti gli spazi e i segni di punteggiatura siano identici a quelli della formula illustrata qui sopra. 14. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci database. Il campo Quota rinnovo appare nella parte inferiore del formato, sotto il pannello a schede Info abbonamento. A seconda delle dimensioni dello schermo, può essere necessario scorrere verso il basso per visualizzare il campo. 15. Selezionare il campo Quota rinnovo con la sua etichetta e trascinarlo sotto il campo Membro dal. 16. Notare che il formato dell'etichetta Quota rinnovo non corrisponde al formato delle altre etichette del database di esempio.

51 Lezione 7 Semplificazione dell'immissione dei dati Selezionare l'etichetta Quota rinnovo. 18. Scegliere il menu Formattazione > Testo. 19. Selezionare 12 per Dimensione, Normale per Stile e grigio scuro per il colore. 20. Fare clic su OK. Suggerimento È anche possibile utilizzare lo strumento Copia formato nella barra degli strumenti di stato per copiare e incollare rapidamente il formato degli oggetti del formato. A questo punto la formula di calcolo è completa. Dopo l'immissione dei dati nel campo Abbonamento, FileMaker Pro confronterà il campo alla parola di cui si sta eseguendo il test, "Rinnovo" Il test è Vero se i dati corrispondono alla parola; in tal caso si otterrà il primo risultato del calcolo, 100. Se la parola non corrisponde, il test è Falso e si otterrà il secondo risultato. Test del calcolo Per vedere se il calcolo funziona, salvare e uscire dal formato e passare alla scheda Info abbonamento, poi provare a cambiare il valore del campo Abbonamento da Nuovo a Rinnovo. Notare che il risultato del campo Quota rinnovo cambia se cambia il tipo di abbonamento. Immissione automatica di un numero di serie FileMaker Pro permette l'inserimento automatico di alcuni tipi di dati (ad esempio numeri incrementali) durante la creazione di un nuovo record. Creazione di un campo per i numeri di serie 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > Database. 3. Nella finestra di dialogo Gestisci Database, fare clic sulla scheda Campi se non è già stata selezionata. 4. Per Nome di campo, digitare l'id socio. 5. Selezionare Numero come tipo di campo. 6. Fare clic su Crea. 7. Fare clic su Opzioni.

52 52 Esercitazioni di FileMaker Pro 8. Selezionare Numero di serienella scheda Immissione automatica. Per questo esercizio non è necessario modificare l'opzione Genera o le quantità di Valore successivo o Incremento. Selezionare il numero di serie 9. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Il nuovo campo appare nella parte inferiore del formato (anche in questo caso, per visualizzare tutto il campo scorrere verso il basso). 10. Trascinare il campo e la relativa etichetta sulla scheda Info abbonamento e poi utilizzare lo strumento Copia formato per riformattare l'etichetta in modo che corrisponda alle altre etichette presenti sul formato. 11. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa. Selezionare il pannello a schede Info abbonamento. 12. Provare l'opzione di inserimento di un nuovo campo facendo più volte clic su Nuovo record nella barra degli strumenti. Ogni volta che si crea un nuovo record, il valore del campo ID socio viene incrementato di uno. 13. Eliminare dal database eventuali record creati. 14. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come semplificare l'immissione dei dati definendo e formattando le liste valori, i campi di calcolo e i numeri di serie immessi automaticamente. Per ulteriori informazioni sui campi calcolo e sulle opzioni di immissione automatica nei campi, così come per la definizione e la formattazione delle liste valori, vedere la Guida di FileMaker Pro.

53 Lezione 8 Automazione di attività con pulsanti e script FileMaker Pro consente di automatizzare molte attività di database con pulsanti e script. Queste funzioni efficaci consentono di risparmiare molto tempo eseguendo una serie di azioni con un semplice clic. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creazione e uso di un pulsante per l'esecuzione di un'attività 1 creazione ed esecuzione di uno script semplice per l'esecuzione di una attività a più fasi 1 uso di un pulsante per l'esecuzione di uno script Esecuzione di un'attività utilizzando un pulsante Un pulsante è un oggetto di un formato, sul quale è possibile fare clic per l'esecuzione di molti comandi di FileMaker Pro. È possibile utilizzare un pulsante per passare da un formato all'altro nel database. Creazione del pulsante 1. Aprire Copia_esempi.fp7. 2. Selezionare Immissione dati dal menu a tendina nella barra formato se non è già selezionato. 3. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 4. Selezionare lo strumento Pulsante. 5. Trascinare il pulsante sulla parte superiore del formato. Mettere qui il pulsante 6. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti selezionare il comando Vai al formato dalla lista. 7. Nell'area Opzioni selezionare il formato Lista associazioni. 8. Selezionare Pulsante rotondo per lo stile del pulsante. Specificare il formato Lista associazioni Selezionare Pulsante rotondo

54 54 Esercitazioni di FileMaker Pro 9. Fare clic su OK. 10. Notare che il punto d'inserimento si trova al centro del pulsante. Digitare Vai a Lista associazioni nel pulsante per identificarlo. 11. Fare clic fuori dal pulsante. Per spostare il pulsante, selezionarlo e trascinarlo nella posizione desiderata, come qualsiasi altro elemento del formato. Per provare il pulsante, fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa e fare clic sul pulsante. Il pulsante consentirà di passare al formato Lista associazioni. Esecuzione di una serie di attività con uno script Come si è appena visto, è possibile utilizzare un pulsante per eseguire un unico comando. Per fare in modo che FileMaker Pro esegua una sequenza di comandi, utilizzare uno script. Informazioni sugli script Uno script consente di costruire una serie di istruzioni da far eseguire a FileMaker Pro. Come i pulsanti, gli script permettono di automatizzare la maggior parte dei comandi dei menu di FileMaker Pro e di attivare alcuni comandi non trovati nella struttura dei menu di FileMaker Pro. Gli script semplici possono eseguire una sola attività, mentre gli script complessi possono combinare elementi (come il controllo e la risposta dell'utente) con tecniche di programmazione (come il branching e il looping) per la creazione di serie di istruzioni potenti e dinamiche. Creazione di uno script per l'anteprima del formato Etichette 1. Selezionare il menu Script > Gestisci script. 2. Fare clic su per creare un nuovo script. 3. Nella casella di testo Nome script, digitare Anteprima del formato Etichette. 4. Selezionare l'istruzione di script Vai al formato e fare clic sul pulsante Sposta. (È possibile anche selezionare e spostare le istruzioni di script facendo doppio clic su di esse). 5. Nell'area Opzioni istruzione script selezionare il formato Etichette in Specifica. 6. Dall'elenco a sinistra, scorrere verso il basso, selezionare l'istruzione Passa al modo Anteprima e spostarla nel proprio script. Lo script finito 7. Chiudere la finestra di dialogo Modifica script, fare clic su Salva, quindi chiudere la finestra di dialogo Gestisci script. 8. Per eseguire lo script appena creato: Nel modo Usa, selezionare il menu Script > Anteprima del formato Etichette. FileMaker Pro visualizza il formato Etichette e passa al modo Anteprima.

55 Lezione 8 Automazione di attività con pulsanti e script 55 Assegnazione di uno script a un pulsante Sebbene i pulsanti siano generalmente più comodi per gli utenti, gli script sono una funzione più efficace che consente di combinare molti comandi di menu in un'unica azione eseguibile. L'uso di un pulsante per eseguire uno script offre il meglio delle due funzioni. Per assegnare lo script appena creato a un pulsante: 1. Scegliere Immissione dati dal menu a tendina dei formati nella barra formato. 2. Fare clic su Esci dall'anteprima e poi su Modifica il formato nella barra formato. 3. Fare doppio clic sul pulsante creato nella parte precedente della lezione. 4. Nella finestra di dialogo Impostazione pulsanti, selezionare l'istruzione di script Esegui script all'inizio dell'elenco a sinistra. Selezionar e Esegui script 5. Nell'area Opzioni, per Script corrente fare clic su Specifica. Selezionare Anteprima del formato Etichette dall'elenco degli script disponibili, e fare clic su OK. 6. Lasciare invariate le rimanenti impostazioni predefinite e fare clic su OK. Cambio nome del pulsante 1. Selezionare lo strumento Testo nella barra degli strumenti di stato. 2. Fare clic sul pulsante una volta. Il punto di inserimento del testo apparirà all'interno del pulsante. 3. Digitare Anteprima del formato Etichette per cambiare nome al pulsante. Potrebbe essere necessario ridimensionare questo pulsante dopo averlo rinominato. Testare il pulsante 1. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato per passare al modo Usa e poi provare il pulsante facendovi clic sopra. Se si fa clic sul pulsante, si esegue lo script che visualizza il formato Etichette e passa al Modo Anteprima. 2. Chiudere il file Copia_esempi.fp7 selezionando il menu File > Chiudi.

56 56 Esercitazioni di FileMaker Pro 3. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati creati pulsanti e script e le due funzioni sono state utilizzate insieme. Per ulteriori informazioni sulla creazione di pulsanti e di script, vedere la Guida di FileMaker Pro.

57 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Il processo di reperimento e organizzazione dei dati di un database è definito creazione di resoconti. I resoconti riassunto presentano solo il totale dei dati; non suddividono le informazioni in gruppi più piccoli. I resoconti a riassunto parziale, detti anche resoconti con dati raggruppati, categorizzano le informazioni in base a uno o più campi particolari, permettendo di raggruppare gerarchicamente le informazioni. Dalle informazioni di riassunto parziale è possibile ricavare subtotali, medie o conteggi. In questa lezione si svolgeranno le seguenti operazioni: 1 creazione di un resoconto con dati raggruppati 1 creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali e visualizzazione dinamica dell'aggiornamento dei valori riassunto quando viene aggiunto un record 1 salvataggio di un resoconto come file PDF e invio come allegato di una Creazione di un resoconto con dati raggruppati Informazioni sui resoconti a riassunto parziale Per funzionare correttamente, un resoconto con dati raggruppati richiede vari elementi. I resoconti a riassunto parziale includono: 1 un riassunto parziale nel formato resoconto per ciascun livello di dettaglio in base al quale si intende suddividere i dati. L'assistente Nuovo formato/resoconto crea automaticamente queste parti. 1 uno o più campi in base ai quali raggruppare i record. Questi campi sono detti anche campi di separazione. 1 i record disposti in base ai campi di separazione, nell'ordine di apparizione dei riassunti parziali nel formato resoconto. Creazione di un resoconto a riassunto parziale Per creare il Resoconto Abbonamento: 1. Aprire Copia_esempi.fp7. 2. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 3. Fare clic su Nuovo formato/resoconto nella barra degli strumenti di stato. 4. In Nome formato digitare Resoconto Abbonamento.

58 58 Esercitazioni di FileMaker Pro 5. Selezionare Lista/Resoconto per il nuovo tipo di resoconto. 6. Fare clic su Avanti. 7. Selezionare Resoconto con dati raggruppati. 8. Fare clic su Avanti. Selezione dei campi utilizzati in questo resoconto 1. Selezionare il primo campo da utilizzare in questo resoconto, Abbonamento, e spostarlo nell'elenco dei Campi del formato. 2. Selezionare e spostare il campo Cognome.

59 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Selezionare e spostare il campo Nome. 4. Fare clic su Avanti. 5. Spostare il campo Abbonamento nell'elenco delle Categorie del resoconto per organizzare i record in base al tipo di abbonamento. Il campo Abbonamento è detto anche campo di separazione perché si sta utilizzando il contenuto del campo per separare i record in categorie per il resoconto. 6. Fare clic su Avanti.

60 60 Esercitazioni di FileMaker Pro 7. Spostare il campo Cognome nell'elenco Criterio. Questa operazione ordina alfabeticamente i record di ciascun gruppo di abbonamenti in base al Cognome dei soci. Notare che il campo di separazione Abbonamento appare automaticamente all'inizio dell'elenco Criterio per consentire a FileMaker Pro di raggruppare i record in base a questa categoria prima di ordinare i dati. 8. Fare clic su Avanti. Selezionare un tema e creare l'intestazione e il piè di pagina 1. Selezionare il tema Standard per impostare la dimensione del testo, il colore e lo stile del resoconto finito e fare clic su Avanti. 2. Passare all'elenco Superiore al centro nell'area d'intestazione e selezionare Testo personalizzato grande. 3. Digitare Resoconto Abbonamento nell'intestazione del resoconto, e fare clic su OK. 4. Passare all'elenco Inferiore al centro e selezionare Numero di pagina per numerare le pagine nel piè di pagina del resoconto. 5. Fare clic su Avanti. Creazione di uno script per ripetere l'esecuzione del resoconto 1. Fare clic su Crea uno script. 2. Lasciare invariato Nome dello script e fare clic su Avanti.

61 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti Fare clic su Passare al modo Usa per visualizzare e modificare i record se non è già selezionato. 4. Fare clic su Fine. Il modo Visualizza come lista nel modo Usa permette di visualizzare sulla schermata i dati riassunti. I soci sono raggruppati in base al tipo di abbonamento e ordinati alfabeticamente per cognome all'interno di ciascuna categoria. Nota Le prove effettuate nelle lezioni precedenti possono far sì che il resoconto finito non abbia lo stesso aspetto di quello della figura. Questo resoconto raggruppa i dati in base al campo Abbonamento, detto anche Campo di separazione Segnaposto per numero di pagina. Nel modo Anteprima viene indicato il numero di pagine effettivo e quando il resoconto viene stampato. Creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali Nel precedente esercizio, è stato creato un resoconto che raggruppava i dati nelle categorie in base ai valori di campo comuni. In questo esercizio, verrà creato un resoconto simile che comprende anche i subtotali per ogni categoria e un totale complessivo per l'intero resoconto. Il resoconto a riassunto parziale creato: 1 raggruppa i soci in base al tipo di abbonamento 1 crea i subtotali delle quote raccolte per ciascun tipo di abbonamento 1 fornisce il totale complessivo delle quote Un resoconto con dati raggruppati e totali richiede gli stessi elementi di un resoconto con dati raggruppati: un riassunto parziale per ciascuna categoria nel formato resoconto, un campo o più campi secondo i quali raggruppare i record e un ordinamento del database secondo questi campi. Sono necessari altri due elementi: 1 una sezione di formato con il riassunto complessivo 1 uno o più campi riassunto per la visualizzazione dei totali, delle medie e dei conteggi

62 62 Esercitazioni di FileMaker Pro Creazione di un resoconto con dati raggruppati e totali Per creare il Resoconto Quote di abbonamento: 1. Fare clic su Modifica il formato. 2. Fare clic su Nuovo formato/resoconto. 3. In Nome formato, digitare Resoconto Quote di abbonamento. 4. Selezionare Lista/Resoconto per il nuovo tipo di resoconto e fare clic su Avanti. 5. Selezionare Resoconto con dati raggruppati, poi selezionare Includi subtotali e Includi totali complessivi. 6. Fare clic su Avanti. Selezione dei campi utilizzati in questo resoconto 1. Selezionare il primo campo da utilizzare in questo resoconto, Abbonamento, e spostarlo nell'elenco dei Campi del formato. 2. Selezionare e spostare il campo Cognome. 3. Selezionare e spostare il campo Nome. 4. Selezionare e spostare il campo Quota pagata e fare clic su Avanti. 5. Se si desidera organizzare i record per Abbonamento, spostare questo campo nell'elenco delle Categorie del resoconto, quindi fare clic su Avanti. 6. Spostare il campo Cognome nell'elenco Criterio per ordinare alfabeticamente i record di ciascun gruppo di abbonamenti in base al cognome dei soci. 7. Fare clic su Avanti. Specificare i subtotali e il totale complessivo Un campo Riassunto è uno dei tipi di campo che è possibile specificare durante la definizione dei campi. I campi riassunto consentono di eseguire calcoli utilizzando tutti i record del gruppo trovato. In genere, per eseguire il totale di vari record, è necessario utilizzare un campo Riassunto.

63 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 63 Nel resoconto Quote di abbonamento, si desidera visualizzare i subtotali delle quote pagate per ciascun tipo di abbonamento, Nuovo e Rinnovo, e vedere il totale complessivo di entrambi i gruppi alla fine del resoconto. A tale fine, è necessario specificare i campi Riassunto per i subtotali e per il totale complessivo nell'assistente Nuovo formato/resoconto. Il campo Riassunto che si utilizzerà è Totale quote, già definito nel file Esempi. Il campo Totale quote riporta i totali delle quote immesse nel campo Quota pagata. 1. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Totale quote dall'elenco di campi disponibili, fare clic su OK. 2. In Categoria da riassumere per, utilizzare il valore predefinito di Abbonamento. 3. Per Posizione subtotale, utilizzare il valore predefinito di Sotto gruppo di record. 4. Fare clic su Aggiungi Subtotale per aggiungere il campo Totale quote come subtotale. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare un subtotale delle quote di abbonamento pagate sotto la categoria di ciascun tipo di abbonamento. 5. Fare clic su Avanti. 6. Per Campo Riassunto, fare clic su Specifica e selezionare Totale quote dall'elenco di campi disponibili, quindi fare clic su OK. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare il campo Totale quote nel Totale complessivo. 7. Fare clic su Aggiungi Totale complessivoper aggiungere il campo Totale quote come totale complessivo alla fine del resoconto. Questa operazione indica a FileMaker Pro di creare un totale complessivo delle quote di abbonamento. 8. Fare clic su Avanti.

64 64 Esercitazioni di FileMaker Pro Selezionare un tema e creare l'intestazione e il piè di pagina 1. Selezionare il tema Standard per impostare le dimensioni, il colore e lo stile del testo del resoconto finito. 2. Fare clic su Avanti. 3. Passare alla lista Superiore al centro e selezionare Testo personalizzato grande. 4. Digitare Resoconto Quote di abbonamento nell' intestazione del resoconto e fare clic suok. 5. Passare all'elenco Inferiore al centro e selezionare Numero di pagina per numerare le pagine nel piè di pagina del resoconto. 6. Fare clic su Avanti. Creazione di uno script per ripetere l'esecuzione del resoconto 1. Fare clic su Crea uno script. 2. Lasciare invariato Nome dello script e fare clic su Avanti. 3. Fare clic su Visualizza il resoconto in modo Usa per visualizzare e modificare i record se non è già selezionato. 4. Fare clic su Fine. Il modo Visualizza come lista nel modo Usa permette di visualizzare sulla schermata i dati riassunti. Dalle quote ottenute per ciascun tipo di abbonamento si ricavano i subtotali sotto il nome dei soci, e alla fine del resoconto viene riportato il totale complessivo di tutte le quote. Nota Le prove effettuate nelle lezioni precedenti possono far sì che il resoconto finito non abbia lo stesso aspetto di quello riportato di seguito. Subtotali Totale complessivo

65 Lezione 9 Creazione ed esecuzione di resoconti 65 Eliminare un record per vedere i valori riassunto aggiornati Se si lavora in Visualizza come lista o Visualizza come tabella nel modo Usa, FileMaker Pro aggiorna automaticamente i valori riassunto quando i valori dei dati vengono aggiunti o modificati. Per eliminare un record e visualizzare in modo dinamico l'aggiornamento dei valori riassunto: 1. Selezionare il record Gerard LeFranc. Selezionare il record Gerard LeFranc 2. Fare clic su Elimina il record e poi su Elimina. Il subtotale per i nuovi membri e il totale complessivo visualizzano i valori aggiornati. Salvataggio e invio di un resoconto come file PDF Dopo avete eseguito un resoconto, è possibile salvarlo come file PDF e inviarlo come allegato di una Selezionare il menu File > Salva/Invia record come > PDF. 2. Selezionare la cartella Esercitazioni come posizione per il file. 3. In Nome file (Windows) o Salva con nome (Mac OS), digitare Resoconto quote di abbonamento. 4. In Salva, selezionare Record esaminati. 5. Selezionare Crea con un file come allegato.

66 66 Esercitazioni di FileMaker Pro 6. Fare clic su Salva. FileMaker Pro crea il file PDF e lo trasferisce al programma di posta elettronica. Il file PDF viene visualizzato come allegato di un messaggio che, dopo aver inserito l'indirizzo, può essere inviato. Suggerimento È possibile fare doppio clic sull'allegato del file nella finestra di posta elettronica per vedere il resoconto come file PDF. 7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni In questa lezione sono stati generati dei resoconti con dati raggruppati e resoconti con dati raggruppati e totali. È stato aggiunto anche un record al database per vedere l'aggiornamento automatico dei valori subtotali ed è stato salvato un resoconto come file PDF per poter essere inviato via come allegato. Per ulteriori informazioni sulla creazione di resoconti, vedere la Guida di FileMaker Pro.

67 Lezione 10 Creazione di database relazionali I database relazionali semplificano la visualizzazione dei dati correlati e ottimizzano l'immissione dei dati. È possibile immettere i dati una volta sola, quindi visualizzarli e utilizzarli in tabelle o in file correlati. In questa lezione si tratteranno i seguenti temi: 1 studio del funzionamento dei database relazionali 1 definizione di una relazione 1 visualizzazione dei dati di un record correlato 1 visualizzazione di un elenco di record correlati Il file d'esempio in questa lezione utilizza due tabelle: 1 una tabella Soci con i record dei singoli soci dell'associazione viaggi aziendali 1 una tabella Società per le aziende in cui lavorano questi soci. Ogni azienda ha molti soci. Visualizzazione del record correlato di un file Definizione di una relazione per un'altra tabella 1. Aprire Copia_esempi.fp7. Il file contiene le tabelle, ma non la struttura relazionale. A questo punto viene creata la struttura. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > database. 3. Fare clic sulla scheda Relazioni. Viene visualizzato il grafico delle relazioni. Il grafico delle relazioni mostra tutte le tabelle nel file corrente. Quando si lavora con le tabelle nel grafico delle relazioni, le si utilizza per organizzare la visualizzazione nei dati. Ogni ricorrenza della tabella nel grafico rappresenta una diversa visualizzazione dei dati. Quando si crea una relazione tra due tabelle, si rendono accessibili i dati memorizzati in una tabella all'altra tabella, secondo i campi di confronto e i criteri stabiliti per la relazione. 4. Nella tabella Soci, fare clic sul campo Società e trascinare una riga sul campo Società nella tabella Società. Il campo Società è il campo di confronto.

68 68 Esercitazioni di FileMaker Pro 5. Rilasciare il tasto del mouse. Appare la relazione appena creata. La relazione si basa sui dati corrispondenti nel campo Società in entrambe le tabelle. I record sono correlati quando i dati nel campo Società in una tabella corrispondono ai dati nel campo Società nell'altra tabella. 6. Fare clic su OK per salvare questa relazione. Visualizzazione dei dati di un record correlato Quando è stata definita la relazione, è possibile modificare un formato per visualizzare i dati utilizzando tale relazione. In questo caso si vuole visualizzare l'indirizzo della società. 1. Scegliere il formato Informazioni account aziendale dal menu a tendina Formato. 2. Fare clic su Modifica il formato nella barra formato. 3. Utilizzando lo strumento Campo nella barra degli strumenti di stato, trascinare un campo sul formato. Appare la finestra di dialogo Specifica i campi che mostra un elenco dei campi di questa tabella. 4. Fare clic sulla Tabella corrente ("Soci") e selezionare la tabella Società dall'elenco. Viene visualizzata una lista di campi nella tabella Società correlata. I due punti (::) prima di ogni nome campo indicano che si tratta di campi correlati e non di campi definiti nella tabella Soci nella quale si sta lavorando. Questi campi correlati visualizzano i dati della tabella correlata. 5. Fare clic su ::Indirizzo. 6. Selezionare Crea etichetta (se non è già stata selezionato), quindi fare clic su OK. 7. Ripetere i passi 3-6 per ::Città e ::Paese. 8. Se necessario, spostare i campi e ridimensionarli per visualizzare tutti i dati in essi contenuti. I campi dovrebbero essere simili ai seguenti: 9. Fare clic su Salva formato e poi su Esci dal formato nella barra formato per tornare al modo Usa e fare clic sul libro nella barra degli strumenti di stato per scorrere tra i record e visualizzare gli indirizzi delle società della tabella Società nel formato Informazioni account aziendale che si basa sulla tabella Soci.

69 Lezione 10 Creazione di database relazionali 69 Visualizzazione di un elenco di record correlati Le relazioni sono bidirezionali. la relazione creata tra la tabella Soci e la tabella Società visualizza i dati (indirizzi delle Società) dalla tabella Società. a questo punto verrà utilizzata la stessa relazione per visualizzare i dati (nomi dei soci) della tabella Soci. Creazione di un portale per la visualizzazione dei record corrispondenti È possibile aggiungere un portale su un formato per visualizzare i dati dei campi correlati. 1. Scegliere il formato Società dal menu a tendina Formato. È sempre necessario definire una relazione prima di poter visualizzare i dati dei record correlati. Ora viene utilizzata la relazione della tabella Soci che è stata definita precedentemente in questa lezione, ma la relazione deve essere modificata per consentire la creazione di record correlati. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > database, e fare clic sulla scheda Relazioni, se non è già stata selezionata. 3. Nel grafico delle relazioni, fare doppio clic sull'operatore relazionale per visualizzare la finestra di dialogo Modifica relazione. 4. Nella parte inferiore della finestra di dialogo Soci, selezionare Consenti la creazione di record in questa tabella tramite questa relazione. Questo consente di aggiungere un nome all'elenco. Selezionare questa casella di controllo 5. Fare clic su OK, quindi fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Gestisci Database. 6. Utilizzare il libro o il cursore nella barra degli strumenti di stato per spostarsi al primo record della società (Società ABC). 7. Fare clic su Modifica il formato. 8. Selezionare lo strumento Portale nella barra degli strumenti di stato e creare una casella sul formato che contenga l'elenco dei nomi. 9. Nella finestra di dialogo Impostazione portale, selezionare la tabella Soci in Mostra i record correlati di. 10. Selezionare Mostra la barra di scorrimento verticale. 11. Per la Riga inizia lelasciare il valore 1. Cambiare il valore del Numero di righe a Fare clic su OK.

70 70 Esercitazioni di FileMaker Pro Aggiungere i campi nel portale 1. Nella finestra di dialogo Aggiungi campi al portale, selezionare il campo ::Nome e spostarlo nell'elenco Campi inclusi. 2. Selezionare e spostare il campo ::Cognome. 3. Fare clic su OK. 4. Utilizzare lo strumento Testo nella barra degli strumenti di stato e creare le etichette per i campi Nome e Cognome da porre sopra i rispettivi campi sul portale. Al termine, il portale dovrebbe essere simile al seguente. 5. Fare clic su Salva formato e poi fare clic su Esci dal formato per visualizzare la lista dei soci di ogni società. Fare clic qui per immettere un nuovo membro di questa società Si visualizza una lista di soci della tabella correlata 6. Provare la nuova struttura: digitare il nome di un nuovo socio della Società ABC, quindi passare al formato Immissione dati e verificare se appare come ultimo record. Quando si è aggiunto il nuovo socio, la relazione ha creato automaticamente un record nella tabella Soci. La Società ABC viene immessa automaticamente nel campo di confronto poiché il nome è stato aggiunto al portale del record della Società ABC. 7. Una volta terminata la lezione, chiudere il file scegliendo il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come utilizzare e creare relazioni semplici. Questa esercitazione tratta soltanto le nozioni di base, ma occorre considerare molti altri punti importanti durante lo sviluppo di un sistema di database relazionale. Leggere il capitolo 4 della Guida per l'utente di FileMaker Pro e le informazioni della Guida di FileMaker Pro prima di utilizzare le relazioni nei propri file.

71 Lezione 11 Condivisione e scambio dei dati È possibile condividere i dati in rete utilizzando FileMaker Pro, FileMaker Server o tramite Internet mediante la Pubblicazione Web Immediata. È anche possibile condividere i dati importandoli in FileMaker Pro da altre applicazioni oppure esportandoli dai file FileMaker Pro in altre applicazioni. In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti: 1 Abilitazione della condivisione di rete dei file FileMaker Pro 1 modalità di importazione dei dati in un file FileMaker Pro Condivisione dei dati Condivisione in rete di FileMaker I database di FileMaker Pro possono essere condivisi in rete, consentendo così a diversi utenti di FileMaker Pro (fino a 9) di accedere contemporaneamente allo stesso file del database e di utilizzarlo. Se è necessario condividere in rete i file con più di nove utenti simultaneamente, si può utilizzare FileMaker Server che fornisce maggiori prestazioni di rete e consente l'accesso al file fino a 250 utenti contemporaneamente. Pubblicazione Web Immediata È possibile pubblicare i formati di FileMaker Pro come pagine Web, e permettere quindi a qualsiasi utente di accedere ai database FileMaker Pro con un browser Web in un'intranet (o Internet). Importazione ed esportazione dei dati È possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre applicazioni importando ed esportando dati in/da altri formati file. Ad esempio, è possibile importare i dati che si trovano in un altro database o in un foglio elettronico, o esportare i dati dell'indirizzo per creare lettere personalizzate con un programma di elaborazione testi. Quando i dati vengono importati o esportati, vengono copiati nel file di destinazione e non condivisi tra le applicazioni. Abilitazione della condivisione in rete di FileMaker Se il computer è collegato a una rete, lo stesso file di database può essere utilizzato contemporaneamente da più utenti di FileMaker Pro. Importante Il contratto di licenza di FileMaker Pro esige il pagamento di una licenza per ogni computer su cui è installata l'applicazione FileMaker Pro. Ciascuna licenza software non può essere condivisa o utilizzata simultaneamente su diversi computer. L'utente che per primo apre un file condiviso, diventa l'host. Tutti gli utenti che aprono un file condiviso successivamente all'host vengono definiti client.

72 72 Esercitazioni di FileMaker Pro L'host apre il file I client aprono le connessioni al file condiviso Quando si apre un file condiviso, l'host e i client hanno accesso alle stesse informazioni e tutte le modifiche apportate al file vengono visualizzate nella finestra di ciascun utente. Le modifiche apportate da ciascun utente ai dati, agli script e ai formati vengono salvate nel file condiviso. Il file condiviso viene salvato nel disco rigido in cui si trova. Gli ordini di ordinamento, le richieste di ricerca, gli ordini di importazione e di esportazione dei campi e le impostazioni di stampa sono specifici per ciascun utente. Per consentire la condivisione in rete di FileMaker: 1. Aprire Copia_esempi.fp7. Nota Per attivare o modificare uno stato di condivisione di un file, è necessario aprirlo con un account che possieda Gestisci privilegi estesi come privilegi di accesso. Per informazioni su account, password e set di privilegi, vedere Lezione Selezionare il menu File > Condivisione> Rete FileMaker. 3. In corrispondenza della voce Condivisione in rete nella finestra di dialogo Impostazioni di rete FileMaker, fare clic su Attivata. Nella casella Indirizzo TCP/IP, viene visualizzato l'indirizzo TCP/IP del sistema. Fare clic per abilitare la condivisione in rete Selezionare il livello dell'accesso di rete di Copia_esempi.fp7 4. Notare che Copia_esempi.fp7 è selezionato.

73 Lezione 11 Condivisione e scambio dei dati Selezionare Tutti gli utenti per l'accesso al file di rete. 6. Fare clic su OK. Nota Windows: È possibile che venga inviato un avviso di protezione dal sistema operativo quando si attiva la condivisione di rete in FileMaker Pro. Copia_esempi ora è ospitato sul computer. È necessario tenere questo file aperto per renderlo disponibile agli utenti in rete. Apertura di un file remoto Un file è considerato remoto quando è memorizzato su un computer collegato in rete diverso dal computer utilizzato. Dopo che un host apre un file condiviso in FileMaker Pro, fino a nove utenti possono aprire il file remoto come client. Per aprire un file remoto: 1. Scegliere il menu File > Apri remoto. 2. In Visualizza, selezionare Host locali per visualizzare la lista di host. Nota Se il computer non è collegato in rete o se al momento non vi sono file FileMaker Pro ospitati, nella finestra di dialogo Apri file remoto non è elencato nessun file. Selezionare per visualizzare una lista di host Per limitare la lista, digitare alcune lettere del file che si sta ricercando Selezionare il file da aprire Selezionare il computer che sta ospitando il file da aprire Oppure digitare il percorso rete del file da aprire 3. Selezionare l'host e poi il file. 4. Fare clic su Apri. A seconda del modo in cui la condivisione del file è stata impostata sul computer host, potrebbe essere richiesto di inserire un nome account, una password e un nome di dominio (solo Windows) per aprire il file remoto. 5. Chiudere eventuali file remoti aperti.

74 74 Esercitazioni di FileMaker Pro Scambio di dati È possibile scambiare informazioni tra FileMaker Pro e altre applicazioni importando ed esportando dati. È possibile: 1 importare dati in un file FileMaker Pro esistente, o in una nuova tabella, o in una tabella esistente 1 condividere e importare i dati da origini dati ODBC 1 convertire dati da altre applicazioni a nuovi file di FileMaker Pro 1 esportare dati da utilizzare in altre applicazioni Salvataggio e invio dei dati È possibile salvare i dati FileMaker Pro come file Microsoft Excel o file PDF, per consegnare i propri dati agli utenti che non hanno FileMaker Pro. FileMaker Pro permette di spedire via il file Excel o PDF quando lo si salva. È inoltre possibile creare script per salvare/inviare record come Excel o PDF. FileMaker Pro può inviare messaggi a uno o più destinatari. È possibile inserire manualmente i destinatari, l'oggetto del messaggio, ecc., ed è possibile utilizzare i valori dei campi o dei calcoli. Per inviare le è anche possibile creare degli script. Formati di file supportati per l'importazione/esportazione La maggior parte delle applicazioni salva i dati nel proprio formato di file; la maggior parte di esse può anche scambiare le informazioni utilizzando formati intermedi. Ad esempio, FileMaker Pro può importare e/o esportare file in Microsoft Excel, testo separato da tabulatori (tab), valori separati da virgola (csv) e XML, e altri formati. Se si esegue uno scambio di dati con un altro programma, consultare la documentazione fornita con il programma per definire un formato di file intermedio comune supportato sia da FileMaker Pro sia dall'altro programma. Nota La maggior parte dei formati dei file non importa né esporta la formattazione (font, dimensioni, stile, colore, ecc). Importazione dei dati Vi sono molti modi per importare i dati in un file esistente. È possibile: 1 aggiungere nuovi record a una tabella esistente 1 creare una nuova tabella dai dati importati 1 aggiornare record esistenti in una tabella esistente 1 aggiornare record corrispondenti in una tabella esistente Importante Le opzioni di importazione per aggiornare i record esistenti e aggiornare i record corrispondenti sovrascrivono i dati preesistenti durante il processo di importazione e non possono essere annullate. Per proteggere i dati, selezionare il menu File > Salva copia con nome per fare una copia di backup del file prima di eseguire un'importazione con aggiornamento dei record. Il file da cui vengono importati i record è il file di origine. Il file in cui vengono importati i record è il file di destinazione.

75 Lezione 11 Condivisione e scambio dei dati 75 Importazione dei dati nel file Esempi 1. Nel file Copia_esempi.fp7, selezionare Immisione dati dal menu a tendina Formato, se non è già visualizzato. 2. Selezionare il menu File > Importa Record > File. 3. In Tipo file (Windows) o Mostra (Mac OS), selezionare Tutti i file (Windows) o Tutti (Mac OS), quindi scegliere MioFile.fp7. MioFile.fp7 è il file che è stato creato nella lezione 4. Questo è il file di origine. 4. Fare clic su Apri. Si apre la finestra di dialogo Specifica l'ordine di importazione. 5. In Destinazione, selezionare Tabella corrente ("Soci"). 6. In Tipo di importazione selezionare Aggiungi nuovi record. 7. Assicurarsi che il campo Nome in Campi di origine sia sulla stessa riga del campo Nome in Campi di destinazione. È possibile spostare i campi di destinazione verso l'alto e verso il basso utilizzando il dispositivo di scorrimento. Posizionare il puntatore sulla doppia freccia per attivare il cursore. 8. Ripetere il passo 7 per Cognome. 9. Assicurarsi che venga visualizzata tra i campi Nome e i campi Cognome. Se non compare tra campi corrispondenti, fare clic su per cambiare l'impostazione. I campi restanti devono avere di destinazione. in mezzo. I dati di questi campi non vengono importati nel file File di origine da cui importare Le frecce indicano che i dati verranno importati nei campi a destra File di destinazione in cui importare Campi del file di origine Campi nel file di destinazione Tipo di importazione 10. Fare clic su Importa. 11. Nella finestra di dialogo Opzioni di importazione fare clic su Importa.

76 76 Esercitazioni di FileMaker Pro 12. Rivedere le informazioni nella finestra di dialogo Riassunto importazione e fare clic su OK. I record di MioFile.fp7 che contengono i dati relativi al nome e al cognome vengono aggiunti a Copia_esempi.fp7. Il gruppo trovato corrente contiene i record appena importati. Sfogliare i nuovi record per verificare i dati importati. Fare clic su Mostra tutto nella barra degli strumenti di stato per vedere tutti i record del file. 13. Una volta terminata la lezione, chiudere il file Esempi selezionando il menu File > Chiudi. Per ulteriori informazioni Si è visto come attivare la condivisione dei file utilizzando FileMaker Pro e come importare i dati in un file FileMaker Pro. Per ulteriori informazioni sulla condivisione e sull'importazione dei dati in FileMaker Pro, vedere il capitolo 5 nella Guida per l'utente di FileMaker Pro e nella Guida di FileMaker Pro. Per le informazioni sulla pubblicazioni dei database sul Web, consultare la Guida di Pubblicazione Web Immediata di FileMaker.

77 Lezione 12 Protezione dei dati in FileMaker Pro Sebbene il sistema operativo comprenda funzioni di sicurezza per i file, è consigliabile utilizzare gli account e i privilegi di FileMaker Pro per proteggere i dati. In FileMaker Pro, quando vengono protetti i file, si può limitare il numero di utenti che possono accedere al file definendo account e password. Il nome account e la password inseriti dagli utenti determinano il set di privilegi utilizzato. Questi set di privilegi limitano le operazioni che gli utenti possono effettuare nel file. In questa lezione si tratteranno i seguenti argomenti: 1 modo in cui account, password e set di privilegi operano congiuntamente per proteggere i dati 1 modo in cui vengono creati account, password e set di privilegi Creazione di account e password Account Gli Account autenticano gli utenti che tentano di aprire un file protetto. Un account comprende un nome account e, di solito, una password. È possibile impostare account per singoli utenti o creare account condivisi tra gruppi di utenti, come ad esempio l'account "Marketing". Gli account condivisi sono utili quando si desidera mantenere un numero ristretto di account e non c'è l'esigenza di gestire ogni singolo accesso al file di database. Tuttavia, è più sicuro creare molti account, rispetto ad avere più utenti che condividono un solo account. A differenza dei nomi, per le password non viene fatta distinzione tra maiuscole e le minuscole. Alla creazione di un database, vengono creati due account predefiniti (Admin e Ospite) e sono messi a disposizione tre set di privilegi predefiniti (Accesso completo, Solo immissione dati e Accesso di sola lettura). All'account Admin non è assegnata una password, ma un set di privilegi Accesso completo, che consente l'accesso a qualsiasi elemento di un file. All'account Ospite, che consente agli utenti di aprire un file senza fornire un nome utente, non è assegnata una password, ma solo priviligi di sola lettura. Account predefiniti Account personalizzati Le password e i privilegi di accesso per account predefiniti possono essere modificati. Per creare un account e una password: 1. Aprire Copia_esempi.fp7. 2. Selezionare il menu File > Gestisci > Account e privilegi. 3. Fare clic su Nuovo nella scheda Account. 4. Per Autenticazione mediante scegliere FileMaker.

78 78 Esercitazioni di FileMaker Pro 5. In Nome account, digitare Le Nguyen. 6. In Password, digitare lnguyen. Nota Per motivi di sicurezza il testo della password non viene mai visualizzato in FileMaker Pro. Annotarsi sempre le password inserite durante l'impostazione degli account e fornire le password ai relativi utenti. Memorizzare le password in un luogo sicuro, nel caso vengano dimenticate, in modo che non possano essere rubate. 7. Selezionare Modificare la password all'accesso successivo. Nella maggior parte dei casi, un account condiviso tra vari utenti non richiede una nuova password al primo accesso. Al contrario è necessario specificare una password e fornirla all'utente che ne ha bisogno. Inoltre, il set di privilegi per account condivisi non deve consentire di modificare la password poiché potrebbe capitare che un utente modifichi la password bloccando tutti gli altri utenti che condividono lo stesso account. 8. In Stato account, selezionare Attivo. 9. In Set di privilegi, scegliere [Accesso di sola lettura]. 10. In Descrizione digitare Agente servizio clienti. Indicare le impostazioni per questo account 11. Fare clic su OK. Il nuovo account viene elencato con gli account predefiniti Ospite e Admin. 12. Fare clic su OK. Viene visualizzato un messaggio d'avviso che informa che l'account Admin nel file Esempi non è protetto da password. È necessario confermare questa impostazione per fare in modo che FileMaker Pro permetta di continuare. 13. Fare clic su Consenti per chiudere il messaggio di avviso. Si apre la finestra di dialogo Conferma accesso completo. 14. Digitare Admin per Account Accesso completo, lasciare Password vuoto e fare clic su OK. Nota Per ragioni di sicurezza, proteggere sempre mediante password l'account Admin nei file creati. Creazione di un set di privilegi Set di privilegi I Set di privilegi indicano un livello di accesso ad un file di database. Inoltre, FileMaker Pro permette di creare set di privilegi estesi che determinano le opzioni di condivisione per i file.

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