VERBALE DI RIUNIONE DEL COLLEGIO SINDACALE CON INCARICO CONGIUNTO DEL CONTROLLO CONTABILE

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1 VERBALE DI RIUNIONE DEL COLLEGIO SINDACALE CON INCARICO CONGIUNTO DEL CONTROLLO CONTABILE Il giorno del mese di dell anno, alle ore presso la sede legale della. in, alla via, si sono riuniti, a seguito di convocazione del presidente, i sottoscritti sindaci effettivi della società, signori: Presidente; Sindaco effettivo Sindaco effettivo. allo scopo di procedere alle verifiche disposte dall articolo 2409ter, primo comma, lettera a) del Codice Civile, tenuto conto delle informazioni e comunicazioni pervenute dagli amministratori al Collegio sindacale. Assiste alla verifica il, il quale pone a disposizione del Collegio la documentazione contabile. Nell ambito dei doveri previsti dall art c.c. ed a seguito dell attività svolta nel succitato periodo, si rileva quanto segue: 1. Nel corso del periodo dal alla data odierna si sono svolte le seguenti assemblee dei Soci: 2. Nel corso del periodo dal alla data odierna si sono svolte le seguenti riunioni del Consiglio di Amministrazione: 1

2 Gli Amministratori hanno riferito sull attività svolta dalla società, informandoci sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, sulle operazioni di maggior rilievo. Controllo di legge/amministrativo Il Collegio prende atto che la società ha provveduto ad adeguare lo statuto a quanto previsto dal Decreto legislativo n. 6 del 17 gennaio 2003, pubblicato sulla G.U. n.17 del 22 gennaio 2003, giusto verbale di assemblea straordinaria dei soci del, a rogito notaio Francesco Amendolare repertorio nr. - raccolta nr., depositato presso il Registro delle Imprese di Bari in data, protocollo nr.. A tale proposito i sindaci, preso atto del disposto dell ultimo comma dell art del codice civile, così come modificato dall art. 5 del capo III delle disposizioni correttive del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 6, secondo il quale se l atto costitutivo non dispone diversamente, il controllo contabile è esercitato dal collegio sindacale, procedono, anche al controllo contabile. Non viene effettuata la verifica della conformità delle deliberazioni degli organi societari e degli altri atti compiuti, alle norme di legge ed alle disposizioni dello statuto, in quanto nel periodo in osservazione non vi sono state adunanze assembleari o del consiglio di amministrazione, né sono state effettuate operazioni sul capitale. Il Collegio Sindacale, ai sensi dell articolo 2403bis, secondo comma, del Codice Civile, in data odierna chiede al notizie sull andamento delle operazioni sociali e sugli specifici affari posti in essere nel trimestre 2

3 oggetto della presente verifica dalla Cooperativa, che sono state attuate nel rispetto dell oggetto sociale e delle norme di legge vigenti. Siamo stati informati che non sono avvenuti fatti di rilievo che possono avere un effetto significativo sulla situazione contabile; né abbiamo rilevato che siano stati posti in essere atti e deliberazioni palesemente pregiudizievoli. In considerazione della struttura organizzativa della Cooperativa, siamo stati informati che non sono state introdotte modifiche rilevanti sull assetto organizzativo generale. Sono state considerate le caratteristiche del sistema di controllo interno ed in particolare del sistema amministrativocontabile che si sono rivelate sostanzialmente adeguate rispetto alle dimensioni e alle caratteristiche produttive aziendali. Controllo contabile In attuazione di quanto previsto dall art.2409ter, primo comma, lettera a) c.c., presso la sede sociale in Santeramo in Colle alla Via Cocevoline sono state eseguite le verifiche di nostra competenza inerenti alla regolare tenuta della contabilità sociale ed alla corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili. Tali verifiche sono state svolte in ottemperanza all esercizio del controllo contabile del bilancio al. 3

4 Valutazione del sistema di controllo interno Sono state considerate le caratteristiche del sistema di controllo interno ed in particolare del sistema amministrativo-contabile e siamo stati informati che non sono state introdotte modifiche rilevanti al sistema di controllo interno ed in particolare all organizzazione della funzione contabile e alle procedure contabili amministrative. Il Collegio focalizza la propria attenzione sulla procedura di inventario fisico dei beni ed ha accertato che: - esso viene effettuato presso la sede sociale nei mesi di e ; - vi è un responsabile, sig. ; - la predisposizione per il raffronto immediato dei risultati con i dati contabili è effettuato da ; - vi sono le verifiche di cut-off(esatta competenza operazioni a cavallo dell esercizio) per merci in entrata, uscita e transito, restituzione, trasferimenti fra reparti e località. - vi sono procedure per l isolamento contraddistinto delle merci ricevute successivamente all inizio dell inventario; - vi sono procedure per l isolamento delle merci da spedire da considerare già uscite in quanto è stata prediposta il documento di trasporto e saranno fatturate entro l esercizio; - vi sono procedure per le merci obsolete o a lento rigiro; - le merci sono adeguatamente custodite; - le merci sono logisticamente disposte; - il magazziniere ha il controllo totale delle merci; 4

5 La sistematicità e formalizzazione delle procedure di inventario fisico dei beni fa ritenere che esso è svolto con un elevato grado di affidabilità. Controllo corretta tenuta dei Libri sociali e registri obbligatori Viene accertata l esistenza dei sotto elencati libri e registri obbligatori, selezionati a campione, che risultano vidimati e/o aggiornati come segue: Libro giornale stampato fino a pag. /200 con ultima registrazione riportata: per ; Libro verbali assemblea dei soci vidimato il e scritturato fino a pag. con assemblea del ; Libro soci vidimato il ed utilizzato fino a pag. ; Libro verbali C.d.A. vidimato il e stampato fino a pag.. Controllo Contabilità generale Vengono verificate le registrazioni contabili relative al periodo dal alla data odierna ed il Collegio sindacale si sofferma su varie operazioni scelte a campione anche tenendo conto della loro rilevanza per importo o natura, procedendo al controllo dei documenti giustificativi e riscontrando quanto segue: Viene controllata la contabilizzazione dei costi mensili del personale dipendente, procedendo alla verifica a campione delle scritture contabili relative al mese di 200. Il riscontro non rileva anomalie di registrazione. 5

6 Controllo cassa Il Collegio procede alla ricostruzione del saldo contabile della cassa mediante l aggiornamento, alla data odierna, del saldo evidenziato dalla relativa scheda con i successivi movimenti del libro di prima nota. L importo così ottenuto risulta uguale alla consistenza effettiva di cassa, in contanti ed in assegni, materialmente accertata nella verifica effettuata dal Collegio. Il Collegio prende atto dell esistenza di casse distinte, l una riferita a e l altra a. Da un controllo diretto effettuato a terminale si rileva che alla data odierna l importo della cassa risulta essere di, formatasi come segue: Saldo al : Totale incassi al : Totale uscite al : Saldo al : I Sindaci procedono pure ad un controllo a campione dei vari documenti di spesa a supporto delle uscite di cassa. Il saldo cassa alla data odierna risulta essere di, composto da: n. banconote da, n. banconote da, 6

7 Controllo banche Nell ambito della programmazione dell attività di verifica, il Collegio procede all esame dei sottoelencati conti correnti bancari, verificandone i saldi alla data del, attraverso la riconciliazione tra saldi contabili e saldi risultanti dagli estratti conto alla data del pervenuti alla società; da tale attività è risultato quanto segue: Il saldo degli estratti conto, alla data della riconciliazione, riporta lo stesso importo e pertanto vi è una concordanza tra quanto registrato in contabilità ed i dati esposti dalla banca. In relazione ai conti correnti esaminati, la perfetta concordanza tra scritture contabili e i dati provenienti dall esterno, sono indici di una buona affidabilità delle informazioni contabili fornite dall azienda. Tali informazioni, ad avviso del Collegio, sono di indubbia importanza per un primo sommario giudizio sulla situazione finanziaria complessiva della Cooperativa. Controlli della situazione finanziaria Vengono esaminati gli elementi rilevanti ai fini di un giudizio della situazione finanziaria, e vengono formulate le seguenti osservazioni: Situazione crediti e debiti 7

8 Il Collegio, ai fini di un controllo della situazione finanziaria e patrimoniale della Cooperativa, verifica l andamento dei crediti e dei debiti attraverso l esame delle situazioni contabili provvisorie infrannuali al ed al. Nel complesso la situazione finanziaria risulta come segue: 30.(provv.) 30.(provv.) Crediti a breve Clienti Altri crediti Debiti a breve Fornitori Banche Altri debiti (cfr. allegato nr. ) La situazione finanziaria globale mostra un arretramento nel corso del periodo osservato; in particolare, si inverte il trend positivo di riduzione dell indebitamento a breve termine che aveva caratterizzato il trimestre dell anno, con un innalzamento dell esposizione verso i fornitori di oltre il %, resta, invece, pressoché costante l indebitamento verso le banche. Allo stesso modo si innalza il livello delle posizioni creditorie di breve termine che ammontano ad oltre di, in salita di oltre il % rispetto al. Nel complesso la situazione finanziaria dell azienda denota una forte rigidità della stessa, data la preponderante incidenza di indebitamento 8

9 a breve termine che paralizza il normale svolgimento delle attività di gestione. Situazione di mercato L andamento del fatturato della Cooperativa non mostra ancora segnali di ripresa, soprattutto sul fronte del mercato, sul quale le vendite sembrano praticamente. Il fatturato, infatti, è passato da di del mese di a di, con una contrazione del %. (cfr. allegato nr. 3) Situazione economica Dall analisi della situazione contabile provvisoria, si evince che nel periodo - le vendite si attestano intorno ad un valore di di, con una incidenza media degli acquisti sul fatturato pari a circa %; il costo del personale, invece, in termini percentuali mostra un miglioramento rispetto all ultima situazione analizzata al, passando da un incidenza media del % del fatturato al % alla data del. Ciò denota che la gestione della Cooperativa sembra proiettata verso una riduzione dei costi, soprattutto della manodopera, che le consentirebbe di recuperare qualche punto percentuale di competitività; il risultato di esercizio di periodo alla data del mostra una sostanziale stabilità, 9

10 passando da una perdita rilevata al di ad una di alla data del. Controllo Liquidazioni iva I dati relativi alle liquidazioni IVA mensili della Cooperativa sono i seguenti: 200_: saldo a per. Il Collegio sindacale ha poi eseguito un controllo a campione delle annotazioni delle fatture nei registri IVA acquisti e vendite. Controllo delle dichiarazioni fiscali Non vengono verificate le dichiarazioni fiscali, in quanto nel periodo non vi sono state particolari scadenze di natura tributaria per la Cooperativa. Controllo della regolarità dei versamenti previdenziali e fiscali a) Versamenti previdenziali Così come già segnalato nella verifica precedente, il Collegio prende atto che l ultimo F24 con i contributi Inps dei dipendenti versato per l intero importo di è relativo al mese di 200_ e risulta versato in data su delega della B.ca ; b) Versamenti fiscali 10

11 Il Collegio ha, quindi, proceduto all esame, a campione, delle schede dei percepenti redditi assoggettati a ritenuta alla fonte (specificare la natura dei redditi). Dalle analisi svolte sono emerse le seguenti eccezioni: l ultimo versamento delle ritenute fiscali sulle retribuzioni, con i cod , è stato effettuato in data per il mese di per. Conclusioni Dalle sopradescritte verifiche svolte ai sensi del comma 1, lett. a), dell art.2409-bis del Codice Civile con riferimento all esercizio 200 sono stati rilevati: Alle ore la verifica del collegio sindacale viene conclusa(o sospesa per essere ripresa) previa stesura e sottoscrizione del presente verbale. Santeramo in Colle, Il Collegio Sindacale 11