EMPLOYEE SELF-SERVICE DATI ANGRAFICI E MODULISTICA MANUALE UTENTE

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1 EMPLOYEE SELF-SERVICE DATI ANGRAFICI E MODULISTICA MANUALE UTENTE Data ultimo aggiornamento 25/05/2016 1

2 Indice 1. Premessa Accesso al Sistema Home page Employee Self-Service Dati anagrafici Aggiornamento e appoggio bancario Aggiornamento stato civile, indirizzi e familiari Invio documenti per assunzione Date di chiusura dati anagrafici Modulistica Manualistica Uscita dal Sistema

3 1. Premessa Scopo di questo documento è descrivere le integrazioni alle funzionalità accessibili tramite il Portale FIP ON LINE, Employee Self-Service (ESS). 2. Accesso al Sistema Per l accesso al Sistema si rimanda a quanto già previsto nel Manuale Utente FIP ON-LINE. 3. Home page Employee Self-Service 3

4 Le funzionalità disponibili sono: Dati anagrafici, in cui è possibile: o o o modificare il proprio indirizzo e/o inserire un recapito telefonico (Comunicazione), inserire e/o modificare l iban (Appoggio Bancario), visualizzare il calendario con le date entro cui devono essere eseguite le variazioni anagrafiche al fine di essere recepite dall elaborazione della busta paga. Modulistica, in cui sono disponibili i moduli da inviare on-line relativamente a: o reclami in busta paga, o richiesta di certificati, o richiesta giorni di festività soppressa, o altri moduli PDF 4

5 4. Dati anagrafici In questa sezione è possibile accedere ed operare autonomamente alla modifica di alcuni dati personali. 4.1 Aggiornamento e appoggio bancario Comunicazione o indirizzo mail, utilizzato per le comunicazioni ESS, o recapito telefonico Appoggio bancario Per variare i dati relativi alle coordinate bancarie. Comunicazione In questa schermata si visualizza l indirizzo mail attualmente utilizzato per le comunicazioni ESS ed il recapito telefonico. 5

6 Per inserire un nuovo indirizzo bisogna cliccare sull icona di riferimento: creare Il Sistema propone una schermata in cui è possibile indicare il nuovo indirizzo e selezionare la validità del nuovo record, che può essere la data della richiesta o una data successiva. Non sono ammessi inserimenti con data pregressa rispetto a quella della richiesta, con riferimento ai quali il Sistema genera un messaggio bloccante, simile a quello riportato. 6

7 Dopo l inserimento dei dati, cliccare l icona per salvare e ritornare nella schermata iniziale, altrimenti interrompere. Se si clicca l icona aggiornamento in cui è ancora possibile modificare i dati. si resta nella pagina di Al termine dell aggiornamento il Sistema genera il seguente messaggio: Se è stato inserito un record con validità futura la visualizzazione dei dati riporta sia il dato attuale che quello futuro con le indicazioni delle validità, come riportato nell esempio Per inserire un recapito telefonico cliccare l icona di riferimento Creare recapito telefonico, inserire il proprio recapito 7

8 e selezionare la validità del nuovo record, che può essere la data della richiesta o una data successiva. Seguire le stesse indicazioni fornite per l aggiornamento dell indirizzo mail. Appoggio bancario. In questa schermata si visualizzano i dati relativi all appoggio bancario attualmente valido ed eventualmente quelli inseriti con decorrenza futura. Per inserire le nuove coordinate bancarie utilizzare l icona Appoggio bancario principale specificando la data di inizio validità e inserendo il campo IBAN. 8

9 4.2 Aggiornamento stato civile, indirizzi e familiari In questa sezione, è possibile inviare una richiesta di aggiornamento dei seguenti dati: Stato civile Indirizzi Familiari La schermata si presenta strutturata in tre folder, ciascuno dedicato alla tipologia di informazione anagrafica. 9

10 In ogni folder sono riportati i Dati Attuali, in cui sono visualizzate le informazioni attualmente inserite. Nella parte Dati da modificare dovranno invece essere inserite tutte le informazioni che si intendono aggiornare. 10

11 Stato Civile Per l aggiornamento del proprio stato civile, bisogna: selezionare il nuovo stato civile dall apposito elenco, indicare la Data di inizio validità relativa al nuovo stato Civile, specificare il tipo di certificato che si vuole allegare, selezionandolo tra quelli proposti, indicare il percorso del file relativo a tale documento, che deve necessariamente essere in formato pdf. Inserire eventuali note nel campo dedicato (Note) e procedere all inoltro della richiesta di aggiornamento cliccando. Solo dopo la verifica della compatibilità tra le le informazioni inserite e il documento allegato da parte del personale preposto, i dati anagrafici saranno aggiornati nel sistema Sap. In caso di rifiuto causa difformità delle informazioni inviate, i dati non saranno aggiornati. In entrambi i casi, al dipendente sarà inviata, all indirizzo specificato nella sezione Comunicazione, una di notifica con l esito della richiesta. 11

12 Nella parte bassa della schermata è disponibile la sezione Storico aggiornamento dati, che contiene il riepilogo di tutte le richieste inviate con indicazione dello stato della richiesta (Inviata, Approvata, Rifiutata). Per visualizzare il documento allegato nella richiesta, selezionare la riga e cliccare il tasto Visualizza file. Per le sole richieste inviate e possibile procedere alla cancellazione, nel caso in cui si riscontrasse un errore nelle informazioni inserite o nell allegato. Non è possibile cancellare richieste già approvate o rifiutate. Per procedere alla cancellazione bisogna selezionare la richiesta e cliccare il tasto Il Sistema richiederà una conferma della cancellazione come quella di seguito riportata Scegliere SI per confermare la cancellazione della richiesta e procedere all invio di una nuova richiesta con le informazioni corrette. 12

13 Indirizzi Le informazioni anagrafiche relative agli indirizzi attuali (residenza e domicilio) sono riportate, nella sezione Dati attuali, come segue: Per richiedere un aggiornamento, indicare nella sezione Dati da modificare, il tipo di indirizzo, scegliendo tra le due opzioni disponibili: Domicilio Residenza. Specificare l inizio validità, data a partire dalla quale è attiva la nuova residenza/domicilio, e digitare tutte le ulteriori informazioni richieste. Allegare il certificato di residenza o un autocertificazione in caso di variazione del solo domicilio. Inserire eventuali note nel campo dedicato (Note) e procedere all inoltro della richiesta di aggiornamento cliccando. 13

14 Nella parte bassa della schermata è disponibile la sezione Storico aggiornamento dati, che contiene il riepilogo di tutte le richieste inviate con indicazione dello stato della richiesta (Inviata, Approvata, Rifiutata). Per visualizzare il documento allegato nella richiesta, selezionare la riga e cliccare il tasto Visualizza file. Per le sole richieste inviate e possibile procedere alla cancellazione, nel caso in cui si riscontrasse un errore nelle informazioni inserite o nell allegato. Per procedere alla cancellazione bisogna selezionare la richiesta e cliccare il tasto Il Sistema richiederà una conferma della cancellazione, come quella di seguito riportata: Scegliere SI per confermare la cancellazione della richiesta e procedere all invio di una nuova richiesta con le informazioni corrette. 14

15 Familiari Le attuali informazioni anagrafiche, relative alla composizione del proprio nucleo familiare, sono riportate, come segue, nella sezione dei Dati attuali: Nella sezione Dati da Modificare possono essere inoltrate richieste di aggiornamento relative a Coniuge Figli Specificare la data inizio validità, data a partire dalla quale si è coniugati e data di nascita dei figli. Digitare tutte le ulteriori informazioni richieste e allegare lo Stato di famiglia. Inserire eventuali note nel campo dedicato (Note) e procedere all inoltro della richiesta di aggiornamento cliccando. 15

16 Nella parte bassa della schermata è disponibile la sezione Storico aggiornamento dati, che contiene il riepilogo di tutte le richieste inviate, con indicazione dello stato della richiesta (Inviata, Approvata, Rifiutata). Per visualizzare il documento allegato nella richiesta, selezionare la riga e cliccare il tasto Visualizza file. Per le sole richieste inviate e possibile procedere alla cancellazione, nel caso in cui si riscontrasse un errore nelle informazioni inserite o nell allegato. Per procedere alla cancellazione bisogna selezionare la richiesta e cliccare il tasto Il Sistema richiederà una conferma della cancellazione come quella di seguito riportata Scegliere SI per confermare la cancellazione della richiesta e procedere all invio di una nuova richiesta con le informazioni corrette. 16

17 4.3 Invio documenti per assunzione In questa sezione è possibile inviare, nei trenta giorni successivi all assunzione, tutti documenti richiesti Selezionare un tipo documento per volta dall elenco proposto e specificare il percorso di riferimento del documento che si vuole inviare, utilizzando l apposito tasto. Compilare eventualmente il campo note con ulteriori informazioni e utilizzare per completare l operazione. Nella parte Storico invio certificati sono visibili tutti i documenti inviati, con indicazione della data di invio e del tipo certificato inviato. 17

18 Possibili messaggi di errore: se per errore si selezionano due o più tipologie di documento apparirà il seguente messaggio bloccante: Se, pur selezionando una sola tipologia di documento, non si indica il file relativo al documento da inviare, apparirà il seguente messaggio bloccante: Se il formato del documento che si sta inviando non è quello richiesto, apparirà il seguente messaggio bloccante: 4.4 Date di chiusura dati anagrafici In questa stessa sezione è possibile visualizzare il calendario delle Date di chiusura dati anagrafici che riporta le date e gli orari, a partire dal mese corrente, entro cui devono risultare pervenute tutte le modifiche dei dati anagrafici, al fine di essere recepite dalla elaborazione della busta paga di riferimento. 18

19 Dall ora di chiusura indicata in tabella e fino alle 24:00 della stessa giornata non devono essere effettuate modifiche. In particolare, se la modifica delle coordinate bancarie/modalità di pagamento non risulta inserita nei tempi indicati, avrà effetto solo a partire dal mese successivo e dunque l accredito delle competenze del mese avverrebbe sulle coordinate precedenti. 5. Modulistica Da questa sezione è possibile procedere all invio di: reclami in busta paga, richiesta di certificazioni, richiesta di recupero di festività soppresse, moduli PDF. Reclamo busta paga 19

20 Per inoltrare un reclamo in busta paga, selezionare la relativa funzione dalla voce Modulistica. Il sistema ripropone automaticamente e recapito telefonico valido alla data della richiesta, bisogna procedere alla valorizzazione di tutte le caselle corrispondenti agli elementi di riferimento del reclamo: Giorno Mese/anno Numero ore o giorni Descrizione (fare riferimento alla descrizione riportata sulla busta paga) Note Eseguiti tutti gli inserimenti, cliccare l icona. Il reclamo inserito sarà automaticamente inoltrato via mail all indirizzo quando appare il messaggio. Nella sezione Storico reclami saranno visualizzabili tutte le richieste inviate. 20

21 Richiesta di certificati Per inoltrare una richiesta di certificato, specificare la tipologia desiderata marcando la relativa descrizione, inserire eventualmente delle note di accompagnamento alla richiesta e cliccare l icona:. In questo modo, viene inviata automaticamente una all indirizzo Le modalità di consegna del certificato richiesto restano quelle attuali. L elenco di tutte le richieste inviate sarà sempre disponibile nella parte: Storico richieste certificati. 21

22 Moduli PDF Da questa sezione è possibile richiamare un link in cui è disponibile Modulistica aziendale in formato PDF, da poter scaricare sul proprio PC. 6. Manualistica In questa sezione sono disponibili i Manuali Utente e demo animate relative alle specifiche funzionalità previste dal Sistema, che ne spiegano le modalità operative. 22

23 7. Uscita dal Sistema Per uscire dal Sistema utilizzare il tasto di LOGOFF in alto a destra l uscita come di seguito riportato e completare 23

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