Comunità ALL OPERA. Come realizzare progetti efficaci

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1 Comunità ALL OPERA Come realizzare progetti efficaci

2 Missione del Rotary La missione del Rotary International, un organizzazione mondiale di Rotary club, è di adoperarsi a servizio degli altri, promuovere l integrità e avanzare la comprensione, la buona volontà e la pace nel mondo attraverso una rete di professionisti, imprenditori e persone di spicco della comunità.

3 Indice Introduzione 1 Svolgimento delle valutazioni comunitarie 3 Scelta del progetto 5 Pianificazione del progetto 7 Collaborazione con i partner 9 Finanziamento di un Progetto 11 Gestione delle attività progettuali 13 Valutazione del progetto 15 Lista di spunta del progetto 17

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5 INTRODUZIONE I Rotariani si adoperano in progetti d azione a sostegno delle comunità di tutto il mondo. Essi costituiscono una una rete globale di persone motivate che si impegnano con entusiasmo nelle cause sociali al fine di migliorare la qualità della vita nelle comunità. In quanto membri attivi delle loro comunità, i Rotariani sono spesso a conoscenza di bisogni, priorità e costumi a livello locale, oltre alle risorse necessarie per la realizzazione di progetti d azione efficaci. Tali progetti, tuttavia, richiedono ben più della semplice comprensione delle problematiche a livello comunitario. La loro efficacia dipende dalla capacità del club di valutare i bisogni comunitari, pianificare progetti in grado di soddisfare tali bisogni e gestire le risorse disponibili. Come posso usare questa guida? La presente guida è stata sviluppata per fornire ai club gli strumenti necessari per programmare, realizzare e valutare in maniera efficace i progetti d azione. I metodi qui descritti sono stati scelti tra le tecniche comunemente usate dai club e dagli esperti di sviluppo sociale di tutto il mondo. Tali metodi potranno essere modificati dai club per adattarli alle diverse esigenze locali. Utilizzata insieme alle pubblicazione Strumenti di valutazione comunitaria, questa guida aiuterà i club a realizzare progetti d azione più efficaci. Ulteriori informazioni e risorse, incluse tutte le pubblicazioni menzionate in questa guida, sono disponibili sul sito Come realizzare progetti efficaci 1

6 Un linguaggio in comune Il modo in cui le persone comprendono concetti quali comunità, sessi e servizio sono profondamente connessi alla loro lingua, cultura, istruzione e bagaglio di esperienze. Onde evitare confusione, ecco alcune definizioni di termini chiave presenti in questa guida: risorsa Qualsiasi cosa che contribuisce al successo di un progetto d azione, quale la conoscenza individuale, la competenza, connessioni personali e istituzioni nell ambito della comunità. comunità Gruppo di persone che hanno qualcosa in comune. Le comunità sono a volte definite da cose molto tangibili, come una specifica area geografica o di governo, e alle volte da usi e costumi sociali o tradizioni. sessi Concetto sociale e definizione influenzata dalla cultura che distingue l assunzione di ruoli, condotta e rapporti tra uomini e donne e ragazzi e ragazze. stakeholder del progetto Parti interessate. Individui, gruppi o organizzazioni che sponsorizzano un progetto o che potrebbero essere influenzati dalla sua realizzazione. servizio In senso lato, qualsiasi azione di una o più persone a beneficio di un altra persona o gruppo di persone. Il Rotary dispone di cinque Vie d azione: Azione interna che si concentra sul rafforzamento dell affiatamento e mira ad assicurare l efficiente funzionamento del club. Azione professionale che incoraggia i Rotariani a servire gli altri attraverso la loro professione e a praticare elevati standard etici. Azione d interesse pubblico che si occupa dei progetti e delle iniziative avviati dal club per migliorare le condizioni di vita della comunità che lo circonda. Azione internazionale che ingloba le azioni intraprese per allargare la portata delle attività umanitarie del Rotary nel mondo e per promuovere la comprensione e la pace tra i popoli. Azione Nuove Generazioni che riconosce il cambiamento positivo attuato dai ragazzi e dai giovani attraverso le attività di sviluppo delle doti di leadership, progetti d azione e programmi di scambio. Cosa è incluso nella guida? La guida ripercorre per intero il ciclo di un progetto d azione: dalla scelta, alla programmazione, alla realizzazione, per finire con la valutazione della sua efficacia. La guida contiene, inoltre, informazioni su alcune delle risorse che il RI mette a disposizione dei club. La Lista di spunta del progetto, alla fine della guida, contiene un elenco dei punti chiave relativi a ciascuna fase del ciclo di un progetto efficace che serve a rivedere i concetti chiave appresi e ad assicurare che i club abbiano un punto di riferimento per le migliori prassi da adottare in vista dell avvio di nuovi progetti. Caratteristiche di un progetto d azione efficace Un progetto d azione efficace non offre soltanto una soluzione temporanea a dei problemi specifici. I progetti d azione del Rotary maggiormente efficaci Fanno fronte a problematiche reali Migliorano le condizioni di vita di una comunità Utilizzano le capacità dei beneficiari del progetto Riconoscono l importanza e la necessità dei contributi di tutti i partecipanti Sono basati su una valutazione realistica delle risorse disponibili Sono dotati di obiettivi specifici e risultati misurabili Sviluppano rapporti di collaborazione Rafforzano le comunità e i loro membri sostenibilità La capacità di un progetto o programma di poter operare da solo senza supporto o intervento esterno. La sostenibilità viene usata spesso per misurare l efficacia di un progetto a lungo termine. 2 Comunità all opera

7 Svolgimento della valutazione comunitaria La valutazione dei punti di forza e dei punti deboli della comunità rappresenta il primo importante passo nella pianificazione di un progetto d azione efficace. Analizzando con attenzione le problematiche comunitarie, il club potrebbe scoprire nuove opportunità per progetti e prevenire la duplicazione di risorse già esistenti. Per eseguire una valutazione comunitaria efficace, e allo stesso tempo a basso costo, occorre utilizzare una combinazione di tecniche formali e informali. Esempi di valutazioni formali sono i sondaggi online, le interviste telefoniche e il ricorso a gruppi di studio gestiti da aziende di consulenza specializzate. Le valutazioni informali possono consistere in semplici discussioni con i membri della comunità, la lettura di quotidiani locali, o il dibattito sulle problematiche locali durante riunioni pubbliche. A prescindere dal tipo di strumento di valutazione da utilizzare, è importante ricordare che una valutazione comunitaria efficace deve essere sistematica, coinvolgere un ampio gruppo di membri della comunità e impegnare i partecipanti in modo significativo. Finalità della valutazione e stakeholder La finalità della valutazione comunitaria consiste nell aiutare a capire meglio la dinamica della propria comunità e fornire le informazioni necessarie per prendere decisioni che contribuiranno al suo sviluppo a lungo termine. Prima di procedere con la valutazione, occorre considerare cosa si desidera imparare di preciso sulla propria comunità. Una valutazione efficace permetterà di scoprire cose sconosciute in precedenza. Devono far parte della valutazione un ampia gamma di stakeholder della comunità, soprattutto gruppi a cui spesso non si fa attenzione, come donne, giovani, anziani e minoranze etniche e religiose. L inclusione di un ampio gruppo di persone sulle quali il progetto potrebbe avere un impatto è un modo importante per attrarre potenziali soci di diversa estrazione sociale e rivelare potenziali risorse e problemi che altrimenti non sarebbero stati presi in considerazione. Tipi di risorse Una comunità dispone di quattro diversi tipi di risorse: Risorse umane Una valutazione comunitaria efficace riconosce il fatto che ogni individuo possiede capacità, conoscenze ed esperienze uniche che possono contribuire al successo del progetto, a volte anche in maniera inaspettata. Spesso, il successo di un progetto dipende proprio dalla sua capacità di coinvolgere i membri della comunità. Organizazzioni Le organizzazioni, formali e non, rappresentano una risorsa fondamentale per i progetti di servizio a livello comunitario. Le organizzazioni formali ad esempio uffici governativi, organizzazioni non governative e no profit, scuole e imprese hanno normalmente accesso a risorse finanziarie, conoscenze tecniche e informazioni, che potrebbero essere utilizzate durante la fase di realizzazione del progetto. I gruppi informali ad esempio società sportive, associazioni di quartiere, cooperative femminili, gruppi di amici che si incontrano a scadenze regolari hanno spesso minore visibilità, ma possono svolgere un ruolo cruciale a sostegno dei progetti d azione. Infrastrutture Includono edifici, parchi, sistemi di trasporto pubblici, strutture sanitarie e per la gestione dell acqua, biblioteche, teatri e sale riunioni, che potrebbero essere utilizzate nell ambito del progetto. Conoscere le infrastrutture di cui una comunità già dispone può essere utile per individuare nuovi progetti in grado di migliorarle. Risorse di club Le diverse competenze e capacità professionali dei soci costituiscono una risorsa chiave dei Rotary club. Un analisi accurata delle risorse umane e finanziarie del club consentirà di stabilire il tipo di progetti che sarà in grado di gestire in maniera efficace. I club che dispongono di consistenti risorse finanziarie non dovranno, ad esempio, concentrarsi eccessivamente sulle iniziative di raccolta fondi, mentre altri club potrebbero invece optare per iniziative di volontariato meno impegnative dal punto di vista finanziario. Inoltre, la reputazione del club a livello comunitario può rappresentare un altra importante risorsa. Come realizzare progetti efficaci 3

8 Un approccio positivo alla valutazione comunitaria Uno dei pericoli della valutazione comunitaria è la tendenza a guardare solo ai problemi o lacune della comunità. Questo approccio impedisce di identificare risorse e soluzioni all interno della comunità e conduce spesso alla realizzazione di progetti che dipendono in larga parte da assistenza esterna. Un approccio più positivo alla valutazione comunitaria consentirà invece di identificare le risorse per sostenere il progetto. È quindi importante porsi le seguenti domande: Quali sono le principali qualità della comunità? Per quale motivo tali qualità sono le migliori? Quali progetti hanno avuto successo in passato? Per quale motivo tali progetti hanno avuto successo? L individuazione dei successi raggiunti in passato dalla comunità infonde fiducia e stimola i membri della comunità a partecipare con entusiasmo a nuovi progetti e iniziative. Analisi e presentazione dei risultati Una volta completata la valutazione comunitaria, i suoi risultati dovranno essere presentati. Un attenta analisi della valutazione comunitaria può aiutare il club a decidere quale progetto realizzare e se esso potrà essere efficace. Strumenti della valutazione comunitaria I seguenti strumenti, particolarmente efficaci e a basso costo, che i club potranno utilizzare per la valutazione comunitaria. Una descrizione dettagliata di tali strumenti è disponibile all interno della pubblicazione Strumenti per la valutazione comunitaria. Sondaggio Inventario delle risorse Mappatura Programma delle attività quotidiane Calendario stagionale Circolo comunitario Gruppi d interesse Pannello di discussione Processo di valutazione La maggior parte delle valutazioni comunitarie segue un ciclo simile. 1. Nominare una commissione responsabile della valutazione (la commissione sarà responsabile di tutte le fasi successive del processo). 2. Definire lo scopo e gli obiettivi della valutazione. 3. Decidere quali strumenti di valutazione utilizzare in base alle risorse a disposizione del club. 4. Identificare gli stakeholder a livello comunitario (educatori, funzionari governativi, rappresentanti delle forze dell ordine, assistenti sociali, responsabili di organizzazioni civiche e studenti) da includere nella valutazione. Assicurarsi di includere anche i gruppi spesso lasciati ai margini della comunità. 5. Stabilire un calendario con scadenze precise per il completamento e l analisi della valutazione e per la presentazione dei risultati al club e agli stakeholder interessati. 6. Realizzare la valutazione. 7. Esaminare i risultati della valutazione. Identificare le problematiche principali e quelle già affrontate da altri club e organizzazioni. Esistono problematiche che rientrano in entrambe le categorie. Esistono duplicati? A questo punto, sarebbe utile analizzare i risultati dell analisi con un ristretto gruppo di leader a livello comunitario. 8. Preparare una breve relazione sui risultati ottenuti, e presentare i risultati della valutazione al club e agli stakeholder che sono coinvolti. 4 Comunità all opera

9 SCELTA DEL PROGETTO Dopo aver effettuato l analisi della situazione comunitaria, il club deve procedere alla scelta del progetto d azione. Questa scelta si base su una serie di diversi fattori quali: esigenze comunitarie, risorse disponibili e interessi di servizio del club emersi dalla valutazione. La scelta di un progetto può risultare alquanto difficile. L approccio adottato nella scelta dei progetti d azione varia da club a club. Alcuni club prendono questa decisione soltanto dopo aver ottenuto il consenso dei soci, altri preferiscono discutere la questione e giungere a una decisione attraverso una votazione, mentre altri ancora affidano questa responsabilità alla Commissione per progetti d azione. Nonostante queste differenze, vi sono alcuni aspetti che tutti i club dovrebbero valutare attentamente prima di scegliere il progetto da realizzare. Considerare le aree d intervento del Rotary Il Rotary International e la Fondazione Rotary hanno adottato sei aree d intervento che rappresentano le priorità dell organizzazione: Pace e prevenzione/risoluzione dei conflitti Prevenzione e cura delle malattie Acqua e strutture igienico-sanitarie Salute materna e infantile Alfabetizzazione e educazione di base Sviluppo economico e comunitario Esistono innumerevoli modi in cui i Rotary club possono rispondere a queste aree sia a livello locale che internazionale. Per alcune idee, consultare la pubblicazione Aree d intervento del Rotary (965-IT). Come realizzare progetti efficaci 5

10 Sostegno e coinvolgimento della comunità Il sostegno e il coinvolgimento della comunità nel progetto producono diversi benefici: incrementano le probabilità di successo dell iniziativa, migliorano l accesso alle risorse comunitarie, sviluppano nuove capacità all interno della comunità e promuovono l amicizia e la comprensione internazionale. Prendendo in considerazione la valutazione comunitaria nella selezione del progetto può aiutare ad assicurare che il progetto sia in grado di rispondere ai bisogni della comunità e ottenga il sostegno dei suoi membri. Occorre ricordare che un progetto di successo richiede il contributo di tutti coloro che sono coinvolti. Esperienze ed interessi del club I club devono riflettere attentamente sul tipo di progetti realizzati con successo in passato. I soci desiderano svolgere un ruolo attivo nella realizzazione dei progetti, o sono più portati a raccogliere fondi e a contribuire con le loro donazioni? Occorre porsi queste domande per aiutare un club a capire meglio quali sono i suoi punti forti a riguardo delle attività di servizi e selezionare un progetto che faccia leva sulle capacità individuate. Le esperienze di servizio precedenti, tuttavia, non devono condizionare la scelta dei progetti. La scelta di progetti che si adattano agli interessi in evoluzione di un club consentirà di mantenere vivo l interesse dei soci e di conseguenza assicurare il loro coinvolgimento nella reallizzazione dei progetti, garantendone il successo. Tempo, risorse e durata del progetto Il tempo e le risorse che un club può dedicare ai progetti d azione sono limitati. Per questo è importante essere realisti in relazione a quanto un club può realizzare o meno. Il successo di un progetto non è sempre determinate dalla sua durata. I club devono considerare con attenzione la durata del progetto. I progetti di maggiore durata richiedono anche maggiore pianificazione e partecipazione da parte dei soci: è quindi essenziale stabilire quanto tempo i soci sono disposti a dedicare al progetto. La definizione di obiettivi realistici aiuterà a garantire l efficace realizzazione del progetto. Aiuto e soccorsi per disastri naturali I Rotariani hanno una lunga storia al loro attivo nel prestare soccorso alle vittime di calamità naturali. Attraverso le iniziative di club e distretti del posto, i Rotariani offrono il loro contributo per i fondi di aiuto umanitario; inviano cibo, vestiario e medicine; collaborano con le organizzazioni locali che prestano opere di soccorso; offrono regolare assistenza per i progetti di ricostruzione a lungo termine. Per fornire soccorsi immediati, i club sono incoraggiati a collaborare con agenzie internazionali specializzate e competenti che sono preparate a fornire aiuti in maniera rapida ed efficace. Sostenibilità Un progetto sostenibile è in grado di sviluppare, all interno della comunità, le capacità per risolvere determinate problematiche autonomamente, senza dover dipendere da assistenza esterna. Al momento di scegliere un progetto, è quindi importante riflettere con attenzione sul suo impatto a breve e lungo termine. La costruzione di un pozzo e una pompa idrica, ad esempio, può risolvere il problema di approvvigionamento idrico per un quartiere nell immediato, ma se la comunità non sarà in grado di effettuare la necessaria manutenzione sul pozzo e sulla pompa il problema si ripresenterà in futuro. Lo stesso vale per un progetto comunitario di abbellimento ambientale. Un club potrebbe realizzare uno spazio verde, provvedere alla pulizia delle strade o rimuovere i graffiti in un quartiere degradato, ma se i residenti locali non vengono coinvolti nel progetto, i rifiuti ed i graffiti ben presto ricompariranno. Un progetto sostenibile prende in considerazione questi aspetti ed è in grado di fornire soluzioni a lungo termine a questo tipo di problemi. 6 Comunità all opera

11 PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO Dopo aver scelto un progetto, è ora di pensare alla sua pianificazione. Un buon piano progettuale permetterà di gestire le risorse in maniera efficace, prevedere potenziali problemi e valutare la riuscita del progetto. Commissione progetti d azione La Commissione progetti d azione è una delle cinque commissioni permanenti consigliate nella pubblicazione Piano direttivo di club: Sviluppo di un club dinamico (245-IT). La commissione è responsabile del monitoraggio dei progetti d azione di club (dalla loro concezione fino al loro completamento) e ha il compito di incoraggiare i soci a ricercare nuove opportunità di servizio. L attività della commissione può essere strettamente collegata a quelle delle commissioni di pianificazione strategica, di sviluppo e conservazione dell effettivo, di raccolta fondi e dell immagine pubblica. Per maggiori informazioni sulla commissione, fare riferimento al Manuale della commissione di club per i progetti (226D-IT). Definizione di obiettivi efficaci Uno dei compiti più importanti della commissione progetti riguarda la definizione degli obiettivi e scopo del progetto. Lo scopo viene delineato attraverso una descrizione generale di ciò che si intende realizzare col progetto, mentre gli obiettivi sono traguardi specifici basati sullo scopo. Gli obiettivi sono importanti per la pianificazione di un progetto, la definizione dello scopo e per misurare i suoi successi. Obiettivi efficaci Condivisi Rappresentano le aspirazioni di tutti coloro che sono coinvolti Ambiziosi Tali da mirare a superare i risultati conseguiti in passato dal club Realizzabili Basati su una realistica valutazione dei materiali, risorse e tempo a disposizione Misurabili Con un traguardo chiaro e concreto da perseguire Limitati nel tempo Con scadenza o periodo specifici per il loro completamento Esempi Il piano del nostro club mirante a lanciare un banco alimentare per la comunità è derivato da una riunione degli stackholder della comunità, che includeva rappresentanti di aziende locali, enti di beneficenza, associazioni civiche e famiglie a basso reddito che trarranno beneficio da questo servizio. In passato, il nostro club ha organizzato eventi di raccolta alimentare stagionali durante le principali festività. Abbiamo intenzione di incrementare i nostri sforzi per rendere questo banco alimentare permanente e aperto tutto l anno. Abbiamo assicurato il sostegno degli sponsor del progetto le aziende locali che vi aiuteranno a fornire il cibo e locali e individuato i beneficiari enti di beneficenza locali e centri sociali in grado di distribuire il cibo ai bisognosi. I nostri soci, che collaborano con il nostro club Interact, club Rotaract e Gruppo Rotariano Comunitario, provvederanno a prestare volontariato. Una volta operativo, il banco alimentare fornirà 10 chili di alimenti non deperibili a 100 famiglie alla settimana. Il banco alimentare sarà pienamente operativo entro 12 mesi, momento in cui ci sarà l avvicendamento dell amministrazione ad una organizzazione di beneficenza locale. I nostri soci continueranno a sostenere il banco alimentare a tempo indeterminato attraverso il patrocinio, la raccolta fondi e il volontariato. Come realizzare progetti efficaci 7

12 Sviluppo di un piano d azione Una volta definiti gli obiettivi, create un piano d azione un piano semplice e facile da capire che documenti ogni compito necessario per realizzare gli obiettivi del progetto. Tale piano dovrebbe includere: Compiti specifici Responsabilità individuali Risorse Bilancio Durata e scadenze del progetto Risultati anticipati dei compiti previsti Oltre allo sviluppo di un piano d azione, è possibile incaricare una persona o nominare una sottocommissione che verifichi i progressi raggiunti e sostenga, incoraggi e riconosca tutti gli individui coinvolti nella realizzazione del progetto. Preparazione del bilancio La preparazione di un bilancio di previsione realistico diminuirà i rischi legati a costi imprevisti sostenuti durante la realizzazione del progetto. Il bilancio di previsione deve essere basato sul piano d azione precedentemente elaborato. Quali sono le spese per ciascun compito e quali sono le entrate che si prevede di avere? Alcuni degli aspetti da includere nel bilancio riguardano: Spese Stampa di materiale promozionale Spese postali Trasporto dei volontari Bevande per i volontari Materiale e cancelleria Entrate Donazioni di beni e servizi Fondi raccolti per il progetto Sovvenzioni Trasparenza e responsabilità Un bilancio correttamente realizzato consente anche di ottenere maggiore sostegno a livello comunitario, evitare l utilizzo incorretto dei fondi, valutare i successi ottenuti dal progetto e pianificare future iniziative. Numerosi donatori privati, organizzazioni e fondazioni che mettono a disposizione sovvenzioni per progetti d azione richiedono attualmente bilanci di previsione dettagliati prima di concedere i fondi per un progetto. Tenete in considerazione i seguenti suggerimenti durante lo sviluppo di un sistema di contabilità trasparente per il progetto: Effettuare una ricerca su norme e leggi locali applicabili al progetto. Preparare una dichiarazione scritta sulle responsabilità legate alla gestione finanziaria. Aprire un conto corrente bancario per i fondi a sostegno del progetto. Conservare le ricevute fiscali di tutte le spese sostenute per il progetto e fornire tali ricevute a chi abbia donato fondi o materiale. Effettuare regolarmente un confronto tra le ricevute e il conto bancario. Sviluppare un sistema di revisione contabile indipendente dell aspetto finanziario del progetto utilizzando un agenzia di revisione contabile. Preparare relazioni scritte sulle entrate e le uscite del progetto da presentare a tutti coloro che sono coinvolti nell iniziativa. Responsabilità civile contro terzi Il vostro club dispone di un piano per affrontare incidenti o emergenze? Dispone di una protezione legale? Durante la fase di programmazione di un progetto è importante tenere in considerazione i potenziali rischi legati alla realizzazione di un progetto e adottare le misure necessarie per proteggere il club e le persone coinvolte nel progetto da incidenti e situazioni di emergenza. Consultare funzionari di polizia, vigili del fuoco, personale paramedico e altri esperti locali in questioni d emergenza e sviluppare con la loro collaborazione un piano dettagliato su come comportarsi in caso di incidente, infortunio di un volontario o danni a una proprietà. Assicurarsi che nel luogo in cui viene realizzato il progetto sia sempre disponibile un telefono cellulare e un kit di pronto soccorso. Raccogliere i dati delle persone da contattare in caso di emergenza per tutti i partecipanti al progetto. Richiedere una consulenza legale su quali misure sia necessario adottare per proteggersi da cause civili legate a un progetto o a un attività condotta dal club. Se la legislazione locale lo permette, registrate il club o il progetto se questo fosse di dimensioni e portata significative come persona giuridica per aggiungere un ulteriore livello di protezione contro possibili cause civili. Gli articoli per la costituzione del club o dell attività di club come persona giuridica devono essere conformi allo statuto e al regolamento del RI e devono includere una dichiarazione specifica a riguardo. Inviate tali articoli al RI attraverso il vostro rappresentante di Supporto per Club e Distretti che potrà fornirvi maggiori informazioni sull operazione. 8 Comunità all opera

13 COLLABORARE CON I PARTNER La collaborazione con altri gruppi o organizzazioni sia all interno che fuori del Rotary può rendere i progetti di un club maggiormente efficaci. L uso delle risorse esistenti della comunità ed il coinvolgimento di gruppi o aziende della comunità trasmette il senso di responsabilità ad un grande gruppo di membri ed accresce la possibilità di realizzare cambiamenti reali e significativi. Per informazioni e consigli sulle collaborazioni con altre organizzazioni, fare riferimento alla pagina web www. rotary.org/it/collaborate. Per informazioni su come collaborare con i giovani, vedere An Introduction to New Generations Service (735-EN). Gruppi d azione rotariana I Gruppi d azione rotariana realizzano, di persona, progetti internazionali mirati ad avanzare lo Scopo del Rotary. Essi sono gruppi autonomi internazionali organizzati da Rotariani impegnati, dai loro coniugi e da Rotaractiani che posseggono le capacità e la passione per un particolare tipo di servizio. Per maggiori informazioni visitare Gruppi rotariani comunitari I Gruppi rotariani comunitari (GROC) sono gruppi i cui membri non fanno parte di un Rotary club ma condividono i valori del Rotary e l impegno al servizio. Sotto la guida e il sostegno del loro Rotary club sponsor, i GROC pianificano ed implementano progetti che affrontano problematiche che affliggono le loro comunità quali la salute, l alfabetizzazione, la sicurezza, il lavoro e l ambiente. Essi, inoltre, aiutano a sostenere gli sforzi dei Rotary club che mirano a servire gli altri. Per maggiori informazioni visitare Come realizzare progetti efficaci 9

14 Altri Rotary club Allacciare rapporti di collaborazione con potenziali club partner: Pianificare uno Scambio d amicizia del Rotary una visita reciproca tra il proprio club e quello di un Paese estero. Creare un gemellaggio di club con un club all estero. Partecipare ad una fiera di progetti per trovare un partner per un progetto internazionale. Dipartimento del Servizio Rotary Il vostro club ha bisogno di trovare un club, distretto o altra entità del Rotary per collaborare ad un progetto d azione? Contattare il Rotary Service Department via alll indirizzo per scoprire quali sono le ultime risorse disponibili per aiutarvi a mettervi in contatto con potenziali partner. Per maggiori informazioni, visitare la pagina web www. rotary.org/it/makeconnections. Organizzazioni esterne Prima di collaborare ad progetto con un organizzazione esterna, occore accertarsi della reputazione e compatibilità dell organizzazione con gli obiettivi del progetto. Chiedersi le seguenti domande: Qual è la missione dell organizzazione? I valori della missione rispecchiano i valori del vostro club? Qual è la storia dell organizzazione? Qual è la sua reputazione nella comunità? L organizzazione dispone di resoconti finanziari? L organizzazione è disposta a collaborare con il vostro club e condividere le attività di pubbliche relazioni? Quali sono i tipi di opportunità di servizio che i soci del club possono espletare in seno al rapporto di collaborazione con l organizzazione? 10 Comunità all opera

15 FINANZIAMENTO DI UN PROGETTO Buone idée e entusiasmo sono certamente importanti per un progetto, ma l elemento veramente indispensabile è rappresentato dalle risorse finanziarie senza le quali il progetto sarebbe totalmente inefficace. La raccolta di fondi richiede un piano specifico basato sugli obiettivi che il club intende raggiungere attraverso il progetto e su come il club intende utilizzare i fondi ricevuti. Spesso è possibile finanziare per intero un progetto con i fondi raccolti attraverso eventi di beneficenza quali aste, cene, esposizione e vendita di prodotti artigianali, vendita di prodotti alimentari e eventi sportivi. Altre volte, invece, sarà necessario ricorrere a fondi di finanziamento esterne come i seguenti: Singoli donatori Aziende Fondazioni (inclusa la Fondazione Rotary) Organizzazioni non governative e no profit Agenzie governative Altri Rotary club Sviluppo di un piano d azione per la raccolta fondi Lo sviluppo di un piano d azione è essenziale per garantire l efficacia della campagna di raccolta fondi. La commissione progetti d azione deve coordinare le attività di raccolta fondi insieme al tesoriere e alla commissione Fondazione Rotary del club. Valutate quale tipo di evento per la raccolta di fondi possa essere maggiormente efficace nella vostra comunità e sviluppate un messaggio chiaro e conciso in grado di trasmettere gli obiettivi del vostro progetto ai potenziali donatori. Di seguito troverete le varie fasi di un piano per la raccolta fondi: 1. Determinare la quantità di fondi necessaria. 2. Preparare un bilancio preventivo. 3. Individuare le risorse disponibili. 4. Occuparsi degli aspetti logistici dell evento. 5. Organizzare i volontari. 6. Pubblicizzare l evento. 7. Implementare la raccolta fondi. 8. Gestire i fondi in modo professionale. 9. Riconoscere i volontari e i donatori (se culturalmente appropriato). 10. Condividere i risultati della raccolta fondi con la comunità attraverso i media del posto. 11. Valutare l iniziativa insieme alla commissione organizzativa raccolta fondi, il presidente e altri dirigenti di club. 12. Assicurate la continuità di gestione per eventi simili riesaminando i dati e le informazioni relative all iniziativa con i dirigenti entranti o il tesoriere di club. Collaborazione con i donatori Effettuate la ricerca di donatori in anticipo per aiutare a determinare l ammontare che il vostro club può ragionevolmente richiedere. Basate la richiesta su previe informazioni raccolte aumenta le probabilità di ricevere una donazione per l ammontare richiesto o che sia aggira a quella somma. I donatori sono meno inclini a rispondere alle richieste vaghe o arbitrarie. Rivolgete un appello ai donatori in base ai benefici che si desiderano realizzare e non sui bisogni. Molti donatori danno il loro contributo per la soddisfazione di fare la differenza, per cui occorre descrivere in termini quantificabili i risultati che si otterranno col loro investimento, specificando chiaramente chi trarrà beneficio dalla loro generosità e come. Assicuratevi di sviluppare un sistema di rilevamento dei progetti per le donazioni ed i regali. Questi record sono utili per prevedere i contributi dei donatori ai progetti futuri, e possono aiutare il club ad evitare di avanzare richieste troppo spesso agli stessi gruppi o individui. È essenziale mantenere i donatori costantemente informati sull utilizzo dei fondi da loro donati, sia per questioni di trasparenza e responsabilità, sia per il fatto che i donatori vogliono sempre essere al corrente del modo in cui i fondi da loro messi a disposizioni vengono utilizzati. È importante inoltre informare i donatori dei progressi compiuti dal progetto e invitarli a partecipare a eventi e celebrazioni legati all iniziativa. Come realizzare progetti efficaci 11

16 Ricordatevi, inoltre, di ringraziare i donatori per il loro contributo consegnando loro un riconoscimento appropriato. Per donazioni minori è sufficiente un biglietto di ringraziamento; per donazioni più congrue i club possono decidere di ringraziare in altri modi. Singoli donatori Siate ambiziosi nel richiedere contributi a donatori individuali. Non abbiate timore di chiedere un contributo consistente ma realistico. Informate il donatore sul totale dei fondi necessari per realizzare il progetto e sul ruolo del donatore in questa iniziativa. Siate sempre cortesi nell avanzare la vostra richiesta e formulatela in modo da lasciare al donatore la facoltà di decidere se il contributo richiesto sia eccessivo o meno. Ricordatevi inoltre di chiedere ai donatori se l impresa per la quale lavorano partecipi a un programma di sovvenzioni paritarie per donazioni effettuate dai propri impiegati. Aziende Consultate biblioteche ed archivi pubblici per vedere la storia di una particolare azienda e trovare la persona di contatto appropriata. Adattate il messaggio del club alle diverse imprese, ponendo l accento sui benefici derivanti dalla sponsorizzazione del progetto (in particolare in termini di immagine). Le aziende dispongono normalmente di bilanci più elevati per il marketing anziché per la beneficenza, per cui è molto probabile che un azienda faccia ricorso proprio a questi fondi se riuscirete a convincerla del potenziale ritorno di immagine derivante dalla sponsorizzazione. Se l azienda fosse interessata all attività svolta dal vostro club, ma non abbia intenzione di sponsorizzare il progetto, proponete delle soluzioni alternative (donazioni in termini di manodopera, materiali ed attrezzatura). Anche questo tipo di donazioni produce infatti un ottimo ritorno di immagine per il donatore a costi chiaramente inferiori rispetto a quelli necessari per ottenere lo stesso risultato attraverso una campagna promozionale. Fondazioni Consultate gli archivi pubblici per trovare finanziamenti disponibili da fondazioni. Per verificare la disponibilità di finanziamenti da parte di fondazioni fate riferimento alle informazioni disponibili presso le biblioteche. Una volta identificata una potenziale fonte di finanziamento, nominate un referente all interno del club per i rapporti con tale organizzazione. La maggior parte delle fondazioni richiede di presentare una domanda di finanziamento. La presentazione è molto importante e le domande incomplete o contenenti errori hanno meno probabilità di ottenere un finanziamento. Finanziamento attraverso la Fondazione Rotary La Fondazione Rotary offre vari pacchetti di sovvenzione per aiutare a finanziare le iniziative di club e distretto. Per saperne di più su queste opportunità, rivolgetevi al Presidente della Commissione distrettuale per la Fondazione Rotary. Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT) contiene una breve panoramica delle sovvenzioni disponibili e le relative risorse. Se la vostra richiesta di finanziamento venisse approvata, inviate una lettera di ringraziamento chiedendo informazioni sui rapporti richiesti (è infatti probabile che la fondazione voglia essere informata sui progressi compiuti dal progetto). Nel caso la vostra richiesta fosse negata, invece, cercate di scoprirne la ragione. Cercate inoltre di sapere se il club potrebbe essere preso in considerazione per progetti futuri. In caso affermativo, utilizzate il tempo a vostra disposizione per cercare di sviluppare un buon rapporto con la fondazione. Organizzazioni non governative e non profit In generale, vale quanto detto in precedenza per le fondazioni e le aziende. Le organizzazioni non profit, tuttavia, cercano di sviluppare nuove capacità a livello comunitario attraverso la fornitura di assistenza tecnica, la formazione e le donazioni di materiale. Se un organizzazione non profit non concedesse sovvenzioni a un altra organizzazione, cercate di sapere se fosse disponibile a fornire altro tipo di assistenza. In molti casi, l esperienza di un organizzazione non profit è più utile per il successo di un progetto delle donazioni finanziarie. Agenzie governative Molte amministrazioni locali, regionali e nazionali offrono finanziamenti per una serie di programmi. Per maggiori informazioni sulle risorse disponibili, contattate gli uffici dell amministrazione presenti nella vostra comunità. Molti Paesi dispongono di fondi di sviluppo internazionali per il finanziamento di progetti all estero. I requisiti per ottenere tali fondi sono generalmente molto specifici e alle organizzazioni interessate a ottenere tali finanziamenti viene richiesto di compilare una domanda estremamente dettagliata, simile a quella presentata per richiedere un finanziamento a una fondazione. 12 Comunità all opera

17 GESTIONE DELLE ATTIVITÀ PROGETTUALI Dal momento che i dettagli dell implementazione variano abbastanza da progetto a progetto, si consiglia di seguire le seguenti migliori prassi per ottenere progetti più efficaci. Beni donati I beni donati possono avere un impatto notevole su un progetto comunitario. Ma ricordatevi che i progetti devono mirare a rispondere ai bisogni (domanda) e non essere spinti dall offerta. Quando il vostro club identifica i bisogni di specifici beni donati, occorre guardare prima alla comunità locale. L acquisto di beni del posto può essere meno costoso per quelli a cui si devono aggiungere le spese di spedizione, ed aiuta anche a sostenere l economia locale. Se si decide di accettare i beni da un partner internazionale, assicuratevi che tutte le parti comprendano e siano pronte a pagare i dazi doganali, osservare i requisiti procedurali e sostenere le spese di spedizione. Collaborazione con i volontari Invitate i volontari ad aiutare il club a collaborare ai progetti d azione. Quando i volontari sono attivamente impegnati e interessati, i risultati del progetto saranno senz altro più efficaci e sostenibili. Assicuratevi di mantenere i partecipanti motivati per tutta la durata del progetto e non solo all inizio. Un esperienza positiva incoraggia spesso i volontari a partecipare ai progetti futuri, e può contribuire ad attrarre nuovi soci al club. Suggerimenti per stimolare i volontari Assegnate ai volontari incarichi che utilizzino al meglio le loro capacità, i loro interessi e le loro esperienze. Far comprendere ai volontari l impatto che il successo del progetto avrà sulla comunità. Sottolineate l importanza delle attività svolte da ogni volontario. Come realizzare progetti efficaci 13

18 Delegate le responsabilità. Create un gruppo efficace. Una delle migliori strategie per stimolare i partecipanti durante l intera durata del progetto è quella di rendere tutte le attività svolte divertenti ed energizzanti. È utile, a questo scopo, nominare un coordinatore dei volontari del progetto come punto di riferimento per tutti i volontari che abbiano dubbi o necessitino di chiarimenti. Suggerimenti per i coordinatori dei volontari del progetto Svolgere parte del lavoro in anticipo. Svolgere parte del vostro incarico prima dell inizio del progetto (ad esempio, preparare un elenco delle attività legate al progetto e chiedere ai partecipanti di scegliere un attività a cui dedicarsi prima della realizzazione) vi consentirà di garantire che ogni fase del progetto possa contare sul sostegno dei volontari. Preparare i volontari. Informare i volontari sul tipo di contributo che ci si aspetta da una determinata attività, aiuterà i volontari a prepararsi al loro incarico. Preparatevi per ogni evenienza. Non tutto può essere predetto, per questo è sempre utile avere un piano di contingenza. Ad esempio, se un progetto fosse realizzato all aperto, programmate un piano di riserva in caso il tempo non sia buono. Se un attività legata al progetto deve essere completamente cancellata, assicuratevi di informare i volontari. Ricordatevi inoltre che possono sempre verificarsi degli imprevisti o degli incidenti. Assicuratevi quindi del fatto che i volontari sappiano chi contattare e come comportarsi in caso di incidente o se necessitassero di assistenza medica. Incoraggiate la riflessione. Un modo per rendere il volontariato maggiormente significativo è quello di riflettere sul contributo offerto una volta terminata l attività assegnata. Invitate i volontari a riflettere su quanto fatto (attraverso una discussione, invitandoli a tenere un diario o chiedendo loro di compilare un apposito modulo). Offrite un riconoscimento per il lavoro dei volontari. Esprimere apprezzamento nei confronti dei volontari per il contributo offerto può essere utile per convincere i volontari a partecipare a iniziative future. Alla conclusione del progetto, sarebbe utile consegnare ai volontari dei riconoscimenti per il servizio svolto. Mantenere i contatti con i volontari. Alla conclusione del lavoro, fornire aggiornamenti periodici ai volontari sul progetto al quale hanno lavorato, e far sapere loro quali sono le nuove opportunità di volontariato. Comunicazione regolare La comunicazione è un elemento chiave per mantenere i soci del club e tutti i partecipanti al progetto motivati per l intera durata dell iniziativa. Tutti gli individui coinvolti devono essere informati sui progressi raggiunti dal progetto. A questo scopo è possibile utilizzare i seguenti strumenti: Aggiornamenti durante le riunioni di club Celebrazioni per il raggiungimento di traguardi importanti Riconoscimenti per i volontari Visite da parte delle organizzazioni partner Eventi di club organizzati sul luogo del progetto Pubbliche relazioni Per garantire il successo del progetto del vostro club, occorre avere il sostegno della comunità locale. Con lo sviluppo di un piano di pubbliche relazioni, è possibile condividere il messaggio del progetto ed ottenere tale supporto, migliorando così l immagine generale del Rotary nell ambito della comunità. Vedere Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN), e visitare il sito web per: Trovare informazioni su come scrivere un comunicato stampa efficace Apprendere consigli su come collaborare con i media Scaricare le pubblicità del Rotary ed altro contenuto multimediale Scaricare immagini Connettersi alle pagine di social networking del Rotary International Uso dei Marchi Rotary L uso del nome Rotary, l emblema del Rotary e di altri marchi RI (indicati collettivamente come Marchi Rotary) nel progetto pubblicitario è un ottimo modo per promuovere la missione del Rotary. Assicuratevi che i materiali promozionali identificano chiaramente il club o distretto che ha pianificato e realizzato il progetto. Prima di creare i materiali promozionali, esaminate le linee guida del RI per l uso corretto dei Marchi Rotary nella RI Visual Identity Guide (547-EN). Inviate le vostre domande al rappresentante di Supporto per Club e Distretti. 14 Comunità all opera

19 VALUTAZIONE DEL PROGETTO La valutazione svolge un ruolo importante nel garantire l efficacia a lungo termine di progetti d azione e la chiusura dei progetti completati. Imparando dall esperienza, è necessario conoscere che cosa ha funzionato e cosa no e se sono stati realizzati gli obiettivi del progetto. Il processo di valutazione non deve richiedere eccessive risorse e non dev essere troppo impegnativo in termini di tempo, grazie al lavoro effettuato in fase di programmazione e con la definizione di obiettivi misurabili. Per completare la valutazione sarà sufficiente raccogliere i dati relativi a ciascuno degli obiettivi del progetto e stabilire se tali obiettivi siano stati raggiunti. Scelta del metodo di valutazione Prendete in considerazione i seguenti aspetti Scopo della valutazione Pubblico (soci del club, sponsor, media, ecc.) Informazioni necessarie Fonti d informazioni Miglior modo per raccogliere le informazioni Scadenza per il completamento della valutazione Risorse disponibili per la raccolta di informazioni Metodo da utilizzare per la presentazione dei risultati Come realizzare progetti efficaci 15

20 I progetti possono essere valutati in diversi modi. Alcuni dei metodi più comuni sono elencati qui di seguito. Analisi dei dati Questo metodo si basa su un confronto fra i dati statistici prima e dopo il progetto. Ad esempio, un progetto di alfabetizzazione per adulti potrebbe includere una prova sostenuta dagli studenti all inizio e alla conclusione del corso utile a determinare i progressi compiuti dagli studenti. Sondaggio Nel caso si abbia a che fare con risultati difficilmente quantificabili, un sondaggio potrebbe essere utile per registrare eventuali cambiamenti. Ad esempio, è possibile effettuare un sondaggio per verificare il livello di conoscenza a livello comunitario dei problemi legati all AIDS prima e dopo aver realizzato una campagna di sensibilizzazione sul tema. Caso studio Il caso studio registra gli effetti di un progetto su un numero limitato di individui. La creazione di un Gruppo Rotariano Comunitario (GROC), ad esempio, può avere un notevole impatto su un gruppo ristretto di individui all interno della comunità. Uno studio condotto su tale gruppo può fornire informazioni dettagliate sui cambiamenti legati alla costituzione del GROC. Attraverso interviste approfondite, è possibile raccogliere informazioni sui cambiamenti a livello di conoscenze e capacità acquisite dai partecipanti. Mettete in evidenza i punti chiave all inizio del rapporto Includete citazioni, aneddoti, grafici e fotografie Fate raccomandazioni specifiche sulle azioni da intraprendere, inclusi suggerimenti su come un progetto simile potrebbe essere realizzato in maniera differente Condivisione della storia del progetto col RI Il Rotary International è sempre alla ricerca di storie di successo dei progetti d azione svolti dai club che siano in grado di ispirare ed educare altri club. Contattate il Rotary Service Department all indirizzo rotary.org per condividere le informazioni sul progetto. La vostra storia sarà presa in considerazione per l eventuale pubblicazione sul sito web del RI o in altre pubblicazioni del Rotary. Per ottenere la massima efficacia nella valutazione, è utile utilizzare una combinazione dei suddetti metodi. Ad esempio, per descrivere l impatto di un credito rotativo è possibile utilizzare il dato relativo al calo del numero di persone con reddito mensile inferiore ai 500 USD, quello relativo all incremento del numero di individui intestatari di un conto di risparmio e le dichiarazioni di due donne che attribuiscono al progetto il merito di aver incrementato la loro autostima e migliorato le condizioni di vita delle loro famiglie. Stesura del rapporto sulla valutazione Il rapporto deve essere succinto, interessante, facilmente comprensibile e utile. Nella preparazione del rapporto, tenete in considerazione i seguenti suggerimenti: Non dilungatevi eccessivamente Utilizzate la forma attiva e il presente indicativo per coinvolgere maggiormente i lettori 16 Comunità all opera

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