Recall and crisis management negli standard volontari di certificazione del settore alimentare

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Cecilia Brunelli
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1 Recall and crisis management negli standard volontari di certificazione del settore alimentare Maria Chiara Ferrarese Responsabile Divisione agro, food & packaging e Responsabile Progettazione e Innovazione, CSQA Certificazioni Srl

2 OBBLIGO Se un operatore del settore alimentare ritiene o ha motivo di ritenere che un alimento da lui importato, prodotto, trasformato, lavorato o distribuito non sia conforme ai requisiti di sicurezza degli alimenti, e l'alimento non si trova più sotto il controllo immediato di tale operatore del settore alimentare, esso deve avviare immediatamente procedure per ritirarlo e informarne le autorità competenti

3 CONSEGUENZE E CRITICITA Esigenza di dotarsi di sistemi e procedure di gestione della crisi anche se Non esistono prescrizioni e regole chiare su come debbano essere strutturate tali procedure

4 PROCEDURE AZIENDALI Non ancorate nella normativa; Complesse, sovradimensionate, non immediate, non sempre note al personale aziendale; Non sempre prevedono un comitato di crisi; Le persone responsabili in caso di crisi non sono raggiungibili; Manca l autorità o la supervisione del responsabile designato; Ci sono spesso difficoltà a valutare individuare un pericolo e a valutare la sua gravità Mancano i riferimenti dell autorità e di altri stakeholder da contattare in caso di crisi; Mancano le informazioni necessarie al processo decisionale;

5 PROCEDURE AZIENDALI Comunicazione: Format per la comunicazione verso l esterno non definiti in modo chiaro e concordato; Non ci sono responsabilità definite e competenze chiare rispetto alle Pubbliche Relazioni e alla comunicazione con organi di controllo e media Non sono previsti per l'azienda sistemi di tutela / protezione / comunicazione in caso di crisi Rintracciabilità: Il sistema della tracciabilità non è sempre completo e non considera tutte le potenziali fonti di rischio/pericolo; Sistemi di tracciabilità ancora solo cartacei; Spesso le simulazioni di ritiro / richiamo non vengono effettuate, con conseguente scarsa conoscenza sull efficacia ed efficienza della procedura definita

6 La mancanza di chiare priorità e procedure codificate può rendere il processo decisionale lento e incerto Un problema facilmente risolvibile può assumere una dimensione mediatica e ingestibile, o che il comitato disponga un richiamo prematuro

7 PREVENZIONE Con la prevenzione si possono minimizzare i rischi e con la preparazione si possono gestire le crisi e minimizzarne i danni.

8 CO REGOLAZIONE Co regolazione l associazione di misure legislative o regolatorie vincolanti e misure prese da parte degli attori coinvolti che mettono le loro esperienze pratiche a profitto Libro bianco Governance Europea, 2001

9 Co-regolazione

10 Co-regolazione Bonnaud L. et al., 2010

12 NORME VOLONTARIE Le norme volontarie sono strumenti, condivisi a livello globale, che le aziende hanno a disposizione per realizzare un sistema di gestione della sicurezza a livello aziendale che assicuri: la conformità alle norme cogenti La conformità a requisiti di igiene e sicurezza e qualitativi richiesti dal cliente / consumatore

13 NORME VOLONTARIE Food Safety ISO FS BRC (GSFS) Food IFS Food ISO 22005

14 ISO FS (FSSC 22000) 1.comunicazione interattiva lungo la filiera; 2.gestione del Sistema per la Sicurezza Alimentare; 3.programmi di prerequisiti (PRP); 4.principi HACCP. FS si basa sulla norma ISO 22000, alla quale vengono abbinate specifiche tecniche dedicate che coprano i PRPs peculiari di diversi settori produttivi. Lo schema è stato originariamente pensato per l industria alimentare, tuttavia la sua l applicazione è possibile per molteplici settori (es. packaging e mangimistico) e lo rende estremamente flessibile.

15 BRC (GSFS) Food IFS Food Lo scopo dello standard è garantire che i prodotti alimentari siano ottenuti secondo standard qualitativi ben definiti e nel rispetto di requisiti minimi. Si basa su : 1.adozione di un piano di sicurezza alimentare basato sul metodo HACCP; 2.implementazione di sistema di gestione per la qualità e sicurezza alimentare; 3.applicazione dei principi di buone pratiche di igiene e lavorazione; 4.rigidi controlli sul prodotto e sul processo. Lo standard ha lo scopo di favorire l efficace selezione dei fornitori food a marchio della GDO, sulla base della loro capacità di fornire prodotti sicuri, conformi alle specifiche contrattuali e ai requisiti di legge. Si basa sulla implementazione di: 1.sistema di gestione per la qualità; 2.piano di sicurezza alimentare basato sul metodo HACCP; 3.principi di buone pratiche di igiene e lavorazione; 4.requisiti specificati di prodotto e del cliente.

16 ISO La ISO 22005:2007 è il documento di riferimento internazionale per la certificazione di sistemi di rintracciabilità agroalimentari La norma si applica a tutto il settore agroalimentare, dalla fase di campo fino alla distribuzione al consumatore.

17 CRISIS MANAGEMENT E STANDARD VOLONTARI ISO FS BRC (GSFS) Food IFS Food ISO

19 APPROCCIO PROATTIVO L'impresa deve: pianificare, non improvvisare la gestione della crisi definire proattivamente come gestire tale processo, con procedure che siano pratiche, prontamente operative, incluse le definizioni di responsabilità

20 ALTA DIREZIONE L attività di gestione delle emergenze rientra nelle responsabilità di livello direzionale, ovvero collegate alle decisioni strategiche alle comunicazioni verso l esterno. L Alta Direzione deve: Stabilire, attuare e mantenere attive procedure per la gestione delle potenziali situazioni di emergenza e degli incidenti e che sono pertinenti al ruolo dell organizzazione nella filiera alimentare Nominare il personale avente l autorità di iniziare un ritiro e il personale responsabile dell esecuzione del ritiro Essere informata rispetto alla causa, l estensione e il risultato di un ritiro

21 PROCEDURE DOCUMENTATE L'obbligo di avere una procedura documentata, efficace, fattibile e tempestiva è integrato con l'obbligo della "fattibilità" ovvero della concretezza, reale attuabilità della stessa

22 PROCEDURE DOCUMENTATE Definizione di responsabilità chiare: chi decide, chi effettua, chi comunica, ecc. Sequenza di azioni da intraprendere La notifica alle parti interessate pertinenti Gestione dei prodotti ritirati / richiamati Messa in sicurezza dei prodotti ritirati (distruzione, utilizzo per fini diversi da quelli originalmente previsti, rilavorati) Verifica e registrazione dell efficacia del programma di ritiro / richiamo Tempestività del ritiro al fine di prevenire la distribuzione del prodotto ed il conseguente possibile danno del consumatore

23 Le norme obbligano alla gestione di una lista dei contatti chiave per la gestione dei casi di ritiro di prodotto. Qualora i prodotti siano ritirati a causa di rischi immediati per la salute, la sicurezza di tutti i prodotti ottenuti nelle stesse condizioni viene valutata.

24 RICERCA DELLE CAUSE, NON SOLO TRATTAMENTO Evitare che l episodio si ripeta individuare causa implementare le azioni correttive che ne permettono l eliminazione migliorare

25 REQUISITI AGGIUNTIVI Sicurezza legalità qualità, dove qualità fa riferimento ai requisiti contrattuali, ovvero quelli definiti in capitolati, specifiche tecniche ed etichette. Il Ritiro / richiamo non è limitato ai requisiti di food safety, ma si applica anche a requisiti contrattuali con il cliente

26 REQUISITI AGGIUNTIVI emergenza, anche potenziale: si richiede di andare oltre i casi di non conformità di prodotto, pianificando il miglior comportamento possibile per minimizzare ai clienti gli effetti di situazioni che possano influenzare la conformità delle fornitura, anche in termini di servizio (continuità, affidabilità, ecc.). Si richiede di essere predittivi (non reattivi) e di pianificare anticipatamente qualsiasi possibile situazione negativa, affinché la sua gestione non sia affidata all emotività ed all improvvisazione.

27 REQUISITI AGGIUNTIVI Test per comprovare l efficacia e l efficienza almeno un test all anno (nel caso di GSFS massimo 4 ore)

28 REQUISITI AGGIUNTIVI Trasparenza e comunicazione l'azienda deve comunicare all organismo di certificazione casi di ritiri e/o richiami (per GSFS e IFS entro 3 giorni dall evento)

29 CRITICITA timore di essere equivocati dai clienti nell'esecuzione delle prove sensazione di inutilità

30 VANTAGGI Definiscono modalità operative Miglioramento continuo: Spostarsi dal vissuto al potenzialmente possibile ; Progettare prima di agire, metodi induttivi piuttosto che deduttivi, prevenire le non conformità piuttosto che attendere che accadano e reagire; il miglioramento continuo, efficacia ed efficienza e per assicurare la continuità del servizio Rispetto dei requisiti dei clienti

31 CONCLUSIONI Procedure semplici e conosciute; Comitato di crisi in grado di attivarsi immediatamente e in grado di prendere decisioni autorevoli; Competenze per la valutazione del rischio (capacità tecnica per risolvere l incertezza, che è spesso il problema chiave); Procedure di rintracciabilità complete e facilmente accessibili; Personale formato e addestrato. Schema di valutazione del rischio e un processo strutturato; Accesso rapido a documenti.

32 CONCLUSIONI Emergono altri due aspetti chiave, che giocano un ruolo determinante in situazioni di crisi: la comunicazione risorsa formata e disponibile con l adeguata tempestività la copertura assicurativa polizza specifica sulla contaminazione del prodotto e sui richiami che permetta all impresa di trasferire buona parte dei rischi a soggetti specializzati e di ridurre quindi l impatto

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