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1 RIORIENTARE RAPIDAMENTE L AZIENDA COME RIDURRE LA DIPENDENZA DA CRISI E CONGIUNTURE NEGATIVE I N D I C E 1 [FUNZIONARE BENE NONOSTANTE LA CRISI] 2 [PRIMA FASE: FINO A 100 VOLTE PIÙ VELOCE] 3 [SECONDA FASE: TRE SOLUZIONI PER OPRAZIONI AFFIDABILI] 4 [METTERSI ALL OPERA]

2 [ RIORIENTARE RAPIDAMENTE L AZIENDA ] Alcune tecniche di management riducono la dipendenza dell azienda da crisi e congiunture negative. Consentono di ristrutturare, riallineare, riposizionare e, se necessario, reinventare l azienda in un breve lasso di tempo. Passate le difficoltà, permettono all azienda di trovarsi in posizione migliore rispetto ai concorrenti, anzi un passo decisivo avanti a loro, poiché più preparata, più forte e più flessibile. I risultati sono efficaci perché derivati dall utilizzo contemporaneo di sistemi complementari. I vantaggi rispetto ai metodi convenzionali consistono innanzi tutto nella velocità con cui i manager imparano a lavorare con poche informazioni e inoltre l impegno nell attuazione passando così direttamente dalle idee ai fatti. 1. [ FUNZIONARE BENE NONOSTANTE LA CRISI ] Non si possono affrontare nuove sfide con vecchi metodi e modi di pensare. La crisi globale ha rimescolato le carte del mondo. Solo coloro che imboccano nuove strade e si avvarranno di nuove soluzioni sopravvivranno. Solo metodi e strumenti nuovi producono vincitori. Aspetti positivi della crisi Perché alcune banche sono sopravvissute mentre altre sono fallite in un batter d occhio? Perché alcune aziende automobilistiche vanno bene mentre altre forse non ce la faranno? Questa crisi ha degli aspetti positivi, più di quelle che l hanno preceduta. Molti non sopportano più di sentir parlare della crisi mondiale e questo, forse, è un bene dal momento che aumenta l attenzione sul futuro e sulle opportunità. Un male, se comporta la negazione della realtà. Il fatto è che non sono state ancora eliminate le cause della crisi. Solo ora diviene più chiaro cosa sta succedendo e il tipo di soluzioni che occorre adottare. Eppure le aziende dotate di un efficace controllo dimostrano di continuare a funzionare bene, comunque si sviluppi la turbolenza economica. Perciò ogni impresa deve, oggi, lavorare meglio e diversamente da prima. L andamento e i risultati del summit di Copenhagen sul clima sono solo un esempio di come le procedure convenzionali non sono in grado di far fronte ai grandi problemi di oggi. Le attuali organizzazioni, sistemi di management e approcci hanno mostrato la propria debolezza. Una cosa buona della crisi è di aver mostrato le nuove esigenze in termini sicuri. I nuovi modi per vincere le sfide si basano sulla capacità di gestire la complessità attraverso il management cibernetico. 1

3 Risollevare l azienda dalle difficoltà Le aziende possono risollevarsi con i giusti strumenti perfino quando tutti i criteri convenzionali mostrano difficoltà insormontabili. L esempio che segue indica come ci si può risollevare anche da una situazione senza speranza. Un produttore di componenti di medie dimensioni per il settore automobilistico si è visto bloccare le linee di credito nell ottobre Praticamente nel giro di ventiquattro ore le vendite sono crollate a picco, la metà di quello che erano. L azienda non è stata lenta nel reagire: ha tagliato i costi, messo i dipendenti in cassa integrazione e chiuso alcuni impianti. Ha sospeso i contratti con i fornitori e rinegoziato le condizioni dei propri debiti. Ma perfino le misure più estreme indicavano una proiezione di oltre 20 mln di euro di perdita. Nonostante i buoni rapporti con le banche, i flussi di cassa si sono esauriti e l azienda era allo stremo. Ebbene, dopo un anno l azienda non è morta ma ha 30 mln di euro di utile dopo aver attuato 20 nuovi provvedimenti in appena quattro mesi. Nessuno ci avrebbe scommesso. E già in pareggio e, sebbene debba ancora raggiungere i profitti del passato, oggi produce ad una velocità e con una precisione doppi rispetto a prima. E stata in grado di ampliare la propria posizione di mercato a scapito dei concorrenti rimasti ancorati a metodi di gestione obsoleti che poi hanno dovuto rigettare. Si può pensare quasi ad un miracolo. Ma come si fanno questi miracoli? Con l uso di strumenti di management cibernetico e con il processo di integrazione e sintesi descritto più avanti. Prodigi lavorativi? Controllo in tempo reale Al mondo che usava carri e cavalli, l automobile sembra un miracolo. All epoca delle navi, chi avrebbe pensato di poter andare dall Europa a New York in sole otto ore? E chi comunicava a ritmo dei tamburi avrebbe potuto immaginare che un giorno i telefoni cellulari avrebbero governato il mondo? Ciò che appare un miracolo dipende dalla conoscenza e dal progresso tecnico e sociale. I miracoli nell ambito del management, descritti sopra, sono diventati possibili grazie al progredire delle nuove scienze, in particolare la cibernetica, la scienza che trattando di sistemi complessi si occupa del controllo, del governo, di autoregolamentazione, autocontrollo e auto-organizzazione. Più le cose riescono ad autoregolarsi, meglio funzionerà il sistema, si tratti di un azienda, una città o un ospedale. In questa ottica, ci si può riferire alla cibernetica come alla scienza del funzionamento affidabile. Ovunque si applichi la cibernetica, i miracoli avvengono, miracoli di progresso nel funzionamento. Ad esempio, senza la cibernetica non ci sarebbe la navigazione satellitare, le medicine moderne, i computer, i viaggi aerei o l automobile intelligente come li conosciamo oggi. Il Gps che mostra dove ci si trova in ogni momento e come 2

4 raggiungere la destinazione per la via più breve, tenendo conto dei lavori e ritardi sulla strada, è pura cibernetica. Figura 1: Che riguarda l azienda Che riguarda il collaboratore approccio integrato al riorientamento A breve termine (<1 ann0) A lungo termine (>1 ann0) 1 8 Chi siamo? 2 Di quali informazioni necessitiamo per gestire? Dove vogliamo andare? 3 Come dobbiamo organizzarci? 4 Quali sono gli obiettivi individuali annuali? 5 7 Cosa rende efficienti i dipendenti? Come sviluppiamo i nostri dipendenti? 6 Che risultati abbiamo raggiunto? Il controllo in tempo reale è una soluzione cibernetica per il management del nuovo mondo. Non saranno gli organismi più veloci o più forti a sopravvivere, ma coloro che sapranno adattarsi meglio. Il controllo in tempo reale è il presupposto necessario. Tre più cinque: l accampamento del management in evoluzione in grado di auto finanziarsi Capace di funzionare altrettanto bene, usando metà del denaro. Una visione utopistica? No. Piuttosto lo standard del futuro, realizzato mettendo in pratica i sistemi di management cibernetico in otto giorni. L attuale forma ideale di questo intervento è l accampamento del management in evoluzione, un modo per acquisire il nuovo sistema di management, completo delle soluzioni per i dirigenti aziendali, in un lampo, senza tempi morti o impacci organizzativi. Inoltre continua a rendere a lungo, dopo che si sono raggiunti i risultati iniziali. Come funziona? In un lasso temporale di otto giorni. In due fasi, una di tre giorni e l altra di cinque giorni. I manager riposizionano, riorganizzano e, se necessario, reinventano da zero, usando con il nostro aiuto metodi cibernetici. La base di questo effetto turbo è il nostro sistema integrato di management, illustrato in figura 1, in forma condensata. Trascorsi gli otto giorni, l azienda dispone del sistema di controllo cibernetico. Così come il sistema di ausilio alla guida di un auto moderna, assicura che essa funzioni perfettamente e permette al guidatore di dominare perfino la peggiore delle situazioni. 3

5 Il sistema integrato di management include tutti gli strumenti necessari per la gestione affidabile di un azienda. Il principio soddisfa lo stesso scopo del sistema operativo dei computer. Assicura che il computer funzioni mentre il sistema integrato di management assicura che l azienda funzioni. Il consiglio degli standard tecnici Tuv Sud in Germania lo usa come standard di certificazione per il management e lo applica nel certificare la qualità del management delle aziende. Le figure 1 e 2 mostrano una versione condensata del sistema, in termini di domande e in termini tecnici. Una versione animata dell intero sistema è visibile nel sito. Figura 2: Che riguarda l azienda Che riguarda il collaboratore dal riorientamento ai risultati A breve termine (<1 ann0) A lungo termine (>1 ann0) 1 8 Missione e politica aziendale 2 Sistemi operativi e di controllo Strategia e pianificazione 3 Organizzazione 4 Obiettivi annuali 5 7 Efficacia manageriale Sviluppo dei collaboratori e dei dirigenti 6 Risultati delle prestazioni individuali 2. [ PRIMA FASE: FINO A 100 VOLTE PIÙ VELOCE ] Nella prima fase dell accampamento del management in evoluzione, il personale chiave dell azienda idealmente tra 20 e 40 persone trascorre con noi 3 giorni e svolge un processo di integrazione e sintesi. Contemporaneamente si creano modelli di simulazione in grado di rappresentare l intera attività aziendale con tutti i suoi collegamenti. L invenzione del metodo di integrazione e sintesi comporta una discontinuità epocale nella comunicazione efficace. Il metodo si basa sulle leggi neuro cibernetiche ed è il processo più efficiente di comunicazione e di assunzione di decisioni per questioni complesse. L integrazione e sintesi che realizziamo aumenta la velocità nel trovare le soluzioni alle domande più difficili poste dall azienda cliente, più veloce di 50/100 volte dei metodi convenzionali. Rappresenta un superamento dei maldestri workshop, riunioni interminabili e mesi di discussioni, spesso senza approdare a risultati convincenti. 4

6 Potere di trasformazione per soluzioni creative Usando il metodo d integrazione e sintesi, i dirigenti chiave lavorano sui dodici temi più critici per l azienda in una struttura ottimizzata matematicamente e, nel processo, identificano frequentemente soluzioni creative che permettono di condividere la loro intera conoscenza, intelligenza, esperienza e creatività. Il risultato è un forte consenso sulle soluzioni e le azioni sviluppate al livello del fattore comune più alto, non del più basso, come avviene con gli altri approcci. Metà dei 50/100 provvedimenti generati normalmente durante il processo di integrazione e sintesi sono nuovi, mai considerati prima dall azienda. Il processo infonde azioni con potere di trasformazione, in modo difficile da spiegare. Le persone coinvolte parlano spesso di spirito combattivo. In oltre 400 applicazioni pratiche, il metodo non ha mai fallito; al contrario, ha guidato verso successi importanti. Modellare le interconnessioni Contemporaneamente e sotto la nostra guida, altri dipendenti dell azienda producono modelli di simulazione per ciascuno dei 12 temi critici coinvolti nel processo. Questi modelli rappresentano ciascun tema in dettaglio, sulla base dei suoi legami interni e collegamenti con tutti gli altri temi. Per la prima volta il management si trova davanti ad una rappresentazione complessiva e dinamica dell azienda. E può usarla per identificare le leve più efficaci per un controllo ottimale del business che, spesso, rappresenta una novità per la maggior parte delle persone. Alla fine di questa fase, i partecipanti si rilassano per il week end mentre noi prepariamo la fase successiva. 3. [ SECONDA FASE: TRE SOLUZIONI PER OPERAZIONI AFFIDABILI ] Il sistema integrato di management viene introdotto passo dopo passo nei cinque giorni che seguono il week end. Comprende le soluzioni concrete ai problemi che l azienda cliente ha individuato, per ciascun tema critico affrontato nel processo di integrazione e sintesi. A seconda delle necessità aziendali, si può trattare di strategia, struttura organizzativa, pianificazione e obiettivi, sistema del personale, marketing e vendite, operazioni e così via. Dal momento che l attuazione dei provvedimenti procede simultaneamente, i partecipanti iniziano a utilizzare i nuovi metodi immediatamente. Conoscono tutti gli aspetti del sistema integrato di management e i segreti del suo successo. Utilizzano lo strumento di audit, facilitato dal computer, per analizzare lo stato attuale del proprio sistema di management e per formulare la strategia migliore di specializzazione usando il metodo molto efficiente di W. Mewes relativo alla strategia focalizzata sul fattore minimo. Usando questo metodo, anch esso di derivazione 5

7 cibernetica, aziende come Wurth, Karcher e Logitech sono cresciute ed ora dominano i rispettivi mercati. Sinergia nella formazione Al mattino i partecipanti vengono istruiti dai nostri esperti in modo da dar loro la preparazione necessaria e la confidenza con i metodi e strumenti che useranno. Nel pomeriggio dello stesso giorno applicheranno conoscenze e strumenti alle questioni aziendali, alla ricerca delle migliori soluzioni. I nostri esperti li assisteranno in modo da assicurare il raggiungimento di conclusioni corrette e l utilizzo appropriato degli strumenti. I notevoli vantaggi di questo modo di procedere sono evidenti: comunicazione diretta della conoscenza sul problema specifico, utilizzo pratico degli strumenti e loro applicazione ai problemi reali rappresentano il metodo più veloce ed efficace per assicurare il corretto funzionamento dell azienda a tutti i livelli. Siamo in grado di sviluppare questo metodo grazie alla nostra pluriennale esperienza in qualità di consulenti, facilitatori e agenti di cambiamento. L apporto di competenze partecipanti può essere descritto come un rifornimento ad alta pressione. 4. [ METTERSI ALL OPERA ] Le soluzioni coprono tutto lo spettro del settore del management aziendale. Dallo sviluppo della strategia alla riduzione dei costi, dalla struttura organizzativa allo sviluppo delle risorse umane, ciò anche grazie ai modelli di simulazione creati contemporaneamente. Dopo tre giorni di integrazione e sintesi e cinque di approfondimento e utilizzo degli strumenti cibernetici più efficienti, l azienda è rinata, ristrutturata, riposizionata. Allo stesso tempo i partecipanti avranno acquisito nuove competenze e risolto i loro problemi indipendentemente. Non dimenticheranno la conoscenza acquisita e la nuova esperienza pratica. L accampamento del management in evoluzione si finanzia da solo perché i partecipanti non perdono un singolo giorno di lavoro dal momento che adempiono ai compiti che avrebbero dovuto comunque eseguire in ufficio, ma questa volta con un supporto esperto ed i migliori strumenti. Le soluzioni che emergono regolarmente conducono al risparmio di costi, ristrutturazione e riposizionamento. I costi generati dall accampamento vengono facilmente recuperati e il solo risparmio di costo produce abitualmente un ritorno sull investimento di tre cifre. 6

8 Il nuovo mondo del management Il vecchio mondo del management sta sparendo perché è arrivato un nuovo mondo. Così come la macchina da scrivere si è estinta quando è arrivato il computer, i metodi di management convenzionali sono oscurati dai nuovi che sono molto più efficienti. I metodi convenzionali e il modo di pensare ad essi collegato sono i veri responsabili della crisi. La soluzione è quella di utilizzare un nuovo approccio al management e nuovi strumenti cibernetici. Tratto da F. Malik Trotz Krise perfekt funktionieren Traduzione a cura della Ceccarelli SpA Per informazioni: Dott.ssa Anna Favari Ceccarelli SpA Via Cerva, Milano SOLIDITA INTERNAZIONALE CON STILE ITALIANO Ceccarelli SpA è una società italiana di consulenza di direzione fondata nel Dispone di basi scientifiche per assistere le aziende nella creazione di valore economico e competitivo. Offre servizi nelle aree della strategia, dell organizzazione, della gestione del cambiamento e dello sviluppo del management. Realizza una consulenza personalizzata sulle specifiche esigenze del committente, grazie ad una squadra di consulenti esperti, impegnati a applicare soluzioni ad hoc per raggiungere i risultati. E parte del network PIMS, avviato nel 1971 da General Electric e Harvard Business School, leader nella consulenza strategica. I clienti sono imprese e organizzazioni nazionali e internazionali. 7

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