CORPORATE GOVERNANCE PROCEDURA PER LA COMUNICAZIONE ALL ESTERNO DI DOCUMENTI ED INFORMAZIONI
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1 CORPORATE GOVERNANCE PROCEDURA PER LA COMUNICAZIONE ALL ESTERNO DI DOCUMENTI ED INFORMAZIONI
2 INDICE 1. Premessa Pag Procedura per la comunicazione all esterno di documenti ed informazioni Pag Rapporti con la comunità finanziaria Pag Assemblee Pag Utilizzo di Internet Pag Sanzioni Pag Disposizioni finali Pag. 6 2
3 1. PREMESSA 1.1. La presente Procedura contiene disposizioni relative alle regole da osservare per la comunicazione all esterno di documenti ed informazioni riguardanti Ratti S.p.A. e le sue controllate, con particolare riferimento alle informazioni privilegiate di cui all art. 181 del D.Lgs n. 58 del (Testo Unico della Finanza o T.U.F.) La diffusione al pubblico di informazioni privilegiate è regolata dall art. 114 del T.U.F. e dall art. 66 del Regolamento Emittenti Consob n del La Ratti S.p.A. si attiene inoltre ai principi emanati in materia dalla Consob e dalla Borsa Italiana La Procedura rientra inoltre tra gli strumenti di implementazione e di controllo dei modelli organizzativi in relazione ai reati previsti dal D.Lgs. n. 231 del (Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche), ed è aggiornata anche al fine di proceduralizzare, come previsto dall art. 154-bis comma 3 del TUF, ogni altra comunicazione di carattere finanziario La presente Procedura è complementare a quella predisposta per la comunicazione delle informazioni relative alle operazioni effettuate da soggetti rilevanti e da persone strettamente legate ad essi, ed è collegata alla procedura relativa alla tenuta del Registro delle persone che hanno accesso ad informazioni privilegiate. 2. PROCEDURA PER LA COMUNICAZIONE ALL ESTERNO DI DOCUMENTI ED INFORMAZIONI 2.1. L art. 181 del T.U.F. definisce Informazione privilegiata un informazione di carattere preciso, che non sia stata resa pubblica, concernente, direttamente o indirettamente Ratti S.p.A. o i suoi strumenti finanziari o una società controllata, e che se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di tali strumenti finanziari. Per informazione che, se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di strumenti finanziari si intende un informazione che presumibilmente un investitore consapevole utilizzerebbe come uno degli elementi su cui fondare le proprie decisioni di investimento Nel quadro della normativa sopra indicata, la comunicazione all esterno di documenti ed informazioni aziendali, con particolare riferimento a quelle privilegiate, è regolata dalle disposizioni che seguono: l informazione privilegiata è diffusa mediante comunicato stampa che contiene gli elementi idonei a consentire la valutazione completa degli eventi, delle circostanze e delle situazioni economiche, patrimoniali e finanziarie rappresentati, nonché collegamenti e raffronti con il contenuto di comunicati precedenti; i comunicati stampa attinenti all informazione periodica (bilancio, relazione semestrale, 3
4 relazione trimestrale, ecc.) sono approvati dal Consiglio di Amministrazione e vengono diffusi nel rispetto delle norme di legge e dei regolamenti emanati dagli organi di vigilanza; i comunicati stampa relativi ad operazioni straordinarie (fusioni, acquisizioni, aumenti di capitale, ecc.) sono approvati dal Consiglio di Amministrazione o dal Comitato Esecutivo nella ipotesi in cui le operazioni richiedano una delibera di tali organi; in tutti gli altri casi in cui non sia prevista una deliberazione di un organo collegiale, e non sia comunque possibile riunire lo stesso nei tempi richiesti dalla normativa, la gestione dell informativa al pubblico è curata dal Presidente, con il supporto delle funzioni aziendali ritenute idonee in relazione alla tipologia del comunicato da emettere; al Presidente spetta inoltre la verifica della rilevanza delle informazioni e dell eventuale idoneità delle stesse ad influenzare sensibilmente il prezzo degli strumenti finanziari; il Presidente è inoltre il soggetto legittimato a decidere se avvalersi della facoltà di ritardare la comunicazione al pubblico delle informazioni privilegiate, ai sensi dell art. 114, comma 3, del T.U.F. e dell art. 66-bis del Regolamento Emittenti; l Ufficio Societario (unitamente alle altre funzioni aziendali eventualmente interessate) assiste il Presidente in ordine alle predette valutazioni, nonché riguardo a tutti gli aspetti di carattere normativo e regolamentare attinenti agli obblighi e modalità di comunicazione al mercato; in caso di assenza, impedimento ed irreperibilità del Presidente le predette funzioni vengono svolte dall Amministratore Delegato, mentre in analoghe circostanze, l Amministratore Delegato sarà sostituito da un altro Amministratore Indipendente; la diffusione dei comunicati stampa è affidata all Ufficio Societario per quanto riguarda gli adempimenti di legge (NIS Network Information System) e al Presidente per le altre comunicazioni alla stampa ed agli investitori istituzionali. Analoga procedura viene anche seguita per la diffusione della documentazione contabile; i comunicati stampa contengono le dichiarazioni previste dall art. 154-bis del T.U.F.; i comunicati stampa vengono diffusi in lingua italiana La divulgazione delle informazioni privilegiate deve comunque essere sempre effettuata con tempestività, nel rispetto dei principi di correttezza, chiarezza, trasparenza, continuità e parità di accesso all informazione Nella predisposizione dei comunicati stampa Ratti S.p.A. si attiene alle disposizioni emanate da Borsa Italiana S.p.A. in materia di contenuti minimi e tipologie di comunicati pricesensitive. Ratti S.p.A. non utilizza i comunicati stampa per scopi promozionali Prima della diffusione al pubblico di documenti ed informazioni è fatto assoluto divieto a chiunque di rilasciare interviste ad organi di stampa o fare dichiarazioni in genere che contengano informazioni su fatti rilevanti, classificabili come price-sensitive, ed in particolare informazioni previsionali, che non siano precedentemente contenuti in comunicati stampa e/o documenti già diffusi al pubblico Il Presidente assicura la corretta applicazione da parte degli interessati di quanto previsto 4
5 dalla normativa in materia di informativa societaria e sul rispetto delle prescrizioni contenute nella presente Procedura. Procede altresì a rendere edotti gli stessi sul contenuto delle leggi e della Procedura Ai fini del rispetto delle presente Procedura, e più in generale, degli obblighi di legge, Ratti S.p.A. impartisce adeguate istruzioni alle società controllate secondo quanto previsto dall art. 114, comma 2, del T.U.F., e cura che il flusso delle informazioni alla Capogruppo avvenga in modo corretto e tempestivo. 3. RAPPORTI CON LA COMUNITA FINANZIARIA 3.1. I rapporti con la comunità finanziaria e gli organi di informazione sono curati dal Presidente, con il supporto dell Investor Relator Nell eventualità di incontri allargati con analisti finanziari e/o investitori istituzionali, Ratti S.p.A. provvederà: a comunicare anticipatamente alle autorità di vigilanza data, luogo e argomenti dell incontro e a trasmettere alle stesse la documentazione messa a disposizione dei partecipanti all incontro, al più tardi contestualmente all inizio dell incontro stesso; a rendere contestualmente pubbliche le presentazioni alla comunità finanziaria sul sito internet della Ratti S.p.A.; nell ipotesi in cui all incontro non partecipino esponenti della stampa economica ovvero la documentazione consegnata contenga informazioni privilegiate, a pubblicare contestualmente un comunicato stampa con le modalità previste dal Regolamento Emittenti. Analoga procedura viene seguita in caso di involontaria diffusione di tali informazioni Nel caso di incontri individuali viene posta particolare attenzione al fine di evitare la comunicazione di informazioni per le quali sussista l obbligo di comunicazione al mercato. Si applicano anche in questo caso le disposizioni sopra riportate relative alla involontaria diffusione di informazioni. 4. ASSEMBLEE 4.1. In caso di diffusione in Assemblea di informazioni privilegiate, queste vengono tempestivamente comunicate al mercato. 5. UTILIZZO DI INTERNET 5.1. Ratti S.p.A. riserva particolare attenzione all utilizzo del proprio Sito Internet quale strumento indispensabile per un ampia e completa diffusione delle informazioni al mercato. 5
6 5.2. In tale ottica, e nel rispetto delle disposizioni contenute nel Regolamento Consob, Ratti S.p.A. mette a disposizione contestualmente alla diffusione al pubblico, e comunque con la massima tempestività e/o nei tempi eventualmente prescritti, nell apposita sezione dedicata agli Investitori, i comunicati stampa e la principale documentazione di carattere societario contabile (bilanci, semestrali, trimestrali, ecc.), nonché quella comunque utile agli Azionisti per l esercizio dei propri diritti Il Sito Internet è organizzato in modo da rendere facile l accesso alle informazioni L Ufficio Societario cura l aggiornamento del Sito e la conformità alle disposizioni normative e/o regolamentari emanate ed emanande. Si attiva affinché anche la sezione non espressamente riservata agli Azionisti ed agli Investitori istituzionali sia ispirata ai medesimi criteri di rispetto delle disposizioni di legge. 6. SANZIONI 6.1. L inosservanza delle disposizioni di legge in materia può configurare gli illeciti penali e amministrativi identificati come abuso di informazioni privilegiate e manipolazione del mercato (artt quater del T.U.F.) e può dare luogo a situazioni che comportino la responsabilità amministrativa della Ratti S.p.A. (artt. 87 quinques e 25 sexies del D.Lgs. 231/01) Inoltre l inosservanza di tali disposizioni può assumere rilievo per i dipendenti della Ratti S.p.A. ai fini dell applicazione di sanzioni disciplinari. 7. DISPOSIZIONI FINALI 7.1. Per quanto non espressamente previsto nella presente procedura si intendono applicabili le norme legislative, regolamentari e di autoregolamentazione richiamate al precedente punto 1) Il Presidente apporta alla presente Procedura le modifiche e le integrazioni che si rendessero necessarie in esito a provvedimenti di legge o regolamentari e a modifiche organizzative della Ratti S.p.A. 6
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