INFORMATIVA E OPT-IN / OPT-OUT

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1 INFORMATIVA E OPT-IN / OPT-OUT L informativa è obbligatoria ogni qualvolta si raccolgano dati. L informativa deve sempre indicare questi concetti: 1. le finalità e gli scopi della raccolta dati. 2. la descrizione delle modalità di raccolta e del trattamento. 3. la natura del conferimento (sia esso obbligatorio o facoltativo). 4. le eventuali conseguenze del rifiuto a rispondere. 5. l indicazione dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che più in generale possono venire a contatto con essi. 6. gli estremi identificativi del titolare (nome, cognome, ragione sociale, sede ecc). 7. l elenco completo dei diritti riconosciuti all interessato in forza dell articolo 7 del codice. In via esemplificativa si tratta dei diritti relativi alla conoscibilità dei dati e alle relative modalità di trattamento, nonché l accesso, l aggiornamento, la trasformazione, la cancellazione ecc. 1

2 In caso si volessero comunicare i dati a terzi allora bisogna tenere conto di questi concetti: 8. la finalità di invio materiale pubblicitario da parte di terzi e la possibilità specifica di potersi opporre. 9 Lo specifico consenso per l invio di , sms e chiamate telefoniche. Esempio di come dev essere scritta una informativa completa su un coupon (cartaceo o su internet). La prima parte della seguente è sempre obbligatoria, mentre la seconda parte serve solo se si pensa di fare del list-rental o scambi liste con terzi. Prima parte : Inviandoci questo buono d ordine (o comunicando a mezzo fax/telefono i suoi acquisti/scelte) Lei ci fornisce i dati postali necessari per farle pervenire i prodotti acquistati e per farle pervenire da parte di. ed altre aziende del gruppo le offerte commerciali più adatte a mezzo posta, telefono,internet, trattando i suoi dati con modalità elettroniche, con le garanzie di legge illustrate nell informativa qui riportata *) e consultabile anche sul sito internet acconsento - non acconsento Seconda parte; Inoltre, previo suo permesso, potrà occasionalmente mettere a disposizione il suo indirizzo postale nei confronti di organizzazioni attentamente 2

3 selezionate dotate di un alta reputazione, per farle ricevere via posta informazioni pubblicitarie di prodotti o servizi che riterremo possano interessarla. Se non desidera ricevere vantaggiose offerte a distanza da altre aziende lo indichi Il suo indirizzo potrà essere utilizzato, senza essere comunicato a terze aziende, per le stesse finalità di cui sopra. Desidera ricevere via altre offerte vantaggiose di altre aziende? si no. Della seconda parte dell informativa approfondiamo le Regole per la raccolta dati finalizzata all affitto/scambio indirizzi. Alle persone deve essere comunicato : o la finalità di utilizzare i loro dati per terzi. o la possibilità di opporsi Quindi per poter commercializzare una lista vanno comunicati questi 3 concetti in aggiunta alla informativa di base : 1) Le faremo pervenire vantaggiose offerte a distanza da altre aziende. La finalità dunque. 2) Se non desidera ricevere vantaggiose offerte a distanza da altre aziende lo indichi. La possibilità di opporsi. 3) Desidera ricevere via altre offerte vantaggiose di altre aziende? si no. Il consenso espresso per l invio di /sms. 3

4 In caso di silenzio solo l indirizzo postale si può usare, per il momento, poichè la nuova legge Europea dovrebbe introdurre l opt-in come regola generale. I concetti 2 e 3 si possono riunire in una unica frase. Di seguito l informativa completa che è possibile riportare in cataloghi e siti internet a complemento di quanto scritto sul coupon. In un mailing per ragioni di spazio occorre un rimando. *) Informativa in materia di protezione dei dati personali (art 13 D.lgs n 196). Riportiamo il seguente modello di informativa che si può riportare in uno spazio diverso dal coupon d ordine. In corsivo la parte necessaria se si intende fare del list-rental. la informiamo : o I dati personali saranno trattati per finalità commerciali, vendita diretta, promozionali, gestionali,statistiche, mediante elaborazione informatica con criteri prefissati. o Alcuni dati sono obbligatori ai fini dell evasione dell ordine ed il rifiuto a fornirli impedisce di ricevere la merce ordinata. Altri dati ( ad esempio il telefono) sono facoltativi e permettono all azienda di migliorare il servizio al cliente, il rifiuto di fornirli non comporta conseguenze. 4

5 o I suoi dati potranno venire a conoscenza di soggetti interni o terze aziende ( come le poste) specificatamente incaricati all evasione dell ordine. o L indirizzo postale, previo consenso o tacito assenso, potrà essere comunicato a società di vendita e comunicazione a distanza, aventi le medesime finalità, che commercializzano articoli nei settori: ufficio,casalinghi,abbigliamento, arredo, libri, sottoscrizione riviste, raccolta fondi umanitari, fiori, elettronica di consumo, hardware/software, bellezza, servizi finanziari, telecomunicazioni. o L indirizzo necessita di uno suo specifico consenso. I suoi diritti : o La conferma dell esistenza di dati personali che lo riguardano e le procedure del trattamento. Conoscere gli estremi identificativi del titolare e del responsabile Dato che l opt-out è largamente utilizzato nei paesi del nord Europa una sua soppressione avrebbe delle ricadute sul mercato delle liste. Far leggere una informativa e poi chiedere un consenso riduce il n di indirizzi disponibili cioè che si raccolgono. 5

6 Con riferimento alla Germania in caso di utilizzo di liste raccolte in opt-out, è la stessa associazione del direct marketing, DMA, a suggerire questa frase : Wenn Sie künftig unsere interessanten Informationen und Angebote nicht mehr erhalten möchten, können Sie bei uns der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke widersprechen. Teilen Sie uns dies bitte möglichst schriftlich unter Beifügung des Werbemittels mit Ihrer Adresse mit. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist die [NAME UND ORT DER Verantwortlichen STELLE]. In colore blu si mette l indirizzo del titolare della lista. Ecco la traduzione dell informativa tedesca : Se non vuole ricevere le nostre interessanti comunicazioni in futuro può cambiare le finalità di utilizzo dei suoi dati. Nel caso ci comunichi per iscritto allegando possibilmente il mailing ricevuto. Il responsabile dei suoi dati per la data protection è : ( nome e indirizzo dell azienda titolare dei dati). Spagna - Esempio di come si scrive un informativa on-line. Agli effetti previsti dalla Legge Organica 15/1999 del 13 Dicembre sulla protezione dei dati di carattere personale l esistenza di una lista elettronica dei dati a carattere personale iscritta presso l Agenzia di Protezione Dati con il nr. Di iscrizione XXX, avente la 6

7 finalità di realizzare il mantenimento e la gestione della relazione commerciale con il cliente, così come per finalità pubblicitarie e di prospezione commerciale. Per tanto, lei acconsente che questi dati siano incorporati nella nostra lista con la finalità di gestione commerciale, così come ricevere informazioni e pubblicità di servizi della nostra impresa, consentendo anche la comunicazione dei vostri dati a nostre imprese collegate o in franchigia che si dedicano all attività di., così come anche a terze aziende relazionate a questi settori..(ad esempio bellezza, moda, abbigliamento, tecnologia, libri, cultura, ONG, turismo, ) con la finalità di informarla riguardo a prodotti, servizi e promozioni. Gli invii pubblicitari si potranno fare attraverso qualsiasi canale, come ad esempio sms, mms, o inserto nei pacchi dei prodotti ordinati. Lei ha il diritto di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione che potrà esercitare attraverso la pagina web o per a questo indirizzo.o mediante invio postale all indirizzo.. oppure telefonicamente al nr. Questa sua comunicazione deve contenere i seguenti dati: nome e cognome, indirizzo postale di residenza, fotocopia della carta di identità o passaporto, richiesta scritta di cancellazione o altro. In caso di rappresentanza si dovrà comprovare tutti i dati attraverso un documento identificativo valido del cliente e del rappresentante. Può esercitare il diritto di opposizione attraverso i canali indicati. Esempio di lista E-Robinson. La nostra azienda si impegna a rispettare la lista Robinson che raggruppa gli utenti di internet che non desiderano ricevere offerte commerciali. Per saperne di più accedere a: 7

8 Segue Esempio di informativa sui cookie.che non trattiamo in questo libro bianco. I titolari delle liste devono registrare ogni lista presso l agenzia della privacy ( simile al garante). L elenco si consulta online. Un cenno alla lista robinson spagnola : I cittadini si iscrivono per non ricevere pubblicità così come previsto dalla legge. Il fine è di dare la possibilità a qualsiasi cittadino di non ricevere più pubblicità da una specifica azienda secondo i media che verranno segnalati (postale/ /telefono). Il servizio è gestito da una associazione di categoria. Le aziende devono prima di fare delle comunicazioni consultare questo registro e togliere dalla lista in partenza coloro che non vogliono ricevere pubblicità. Questo servizio ha un costo. I soggetti possono modificare le loro scelte ( ripensarci e ricevere pubblicità) e per le aziende inserire le nuove marche che appaiono nel mercato. 8

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