MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

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1 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

2 INDICE Art. 1 Definizioni ed ambito di applicazione Art. 2 Disposizioni generali Art. 3 Tipologia dei documenti Art.4 Ricezione dei documenti Art. 5 Smistamento dei documenti Art. 6 Invio dei documenti Art. 7 Registrazione dei documenti Art. 8 Sistema di classificazione e fascicolazione dei documenti Art. 9 Sistema di archiviazione dei documenti Art.10 Allegati al manuale di gestione

3 Art. 1 Definizioni ed ambito di applicazione Oggetto Il presente Manuale di Gestione, adottato ai sensi della normativa vigente, disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali, in relazione ai procedimenti amministrativi dell'autorità Portuale Regionale. Definizioni 1. Ai fini del presente manuale di gestione si intende per: a) Amministrazione l'autorità Portuale Regionale; b) Testo Unico il D.P.R. n.445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; c) C.A.D. - il Codice dell'amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n.82/2005; d) Regole Tecniche P.I. - le regole tecniche per il protocollo informatico di cui al C.A.D. e) AOO - l'area Organizzativa Omogenea f) MdG - il Manuale di Gestione Area Organizzativa Omogenea (AOO) Art. 2 Disposizioni generali Per la gestione unica e coordinata dei documenti, l'amministrazione individua un'unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Autorità Portuale Regionale Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi Ai sensi della normativa vigente l'amministrazione è dotata del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi individuandolo nell'ufficio Amministrativo di cui al Regolamento Amministrazione e Contabilità dell'autorità Portuale Regionale cui afferiscono le funzioni del Protocollo e dell'archivio. Il Responsabile dell'ufficio Amministrativo svolge il ruolo di Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e svolge i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento ed alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) cura, di concerto con il Servizio del Sistema Informativo Hardware e/o con il Servizio del Sistema Informativo Software che le funzionalità, in caso di guasti od anomalie, vengano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività e comunque nel più breve tempo possibile; e) cura, di concerto con il Servizio del Sistema Informativo Software, la conservazione delle copie di cui alla normativa vigente in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;

4 g) autorizza, con appositi provvedimenti, le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente MdG da parte del personale autorizzato e degli incaricati; i) cura il trasferimento dei documenti dagli uffici agli archivi e la conservazione degli archivi medesimi; j) cura il costante aggiornamento del presente MdG e di tutti i suoi allegati. Unicità del protocollo informatico Nell'Autorità Portuale Regionale la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Inizia dal n.1 all'inizio di ciascun anno solare e si chiude al 31 dicembre dello stesso anno. Il numero di protocollo è costituito da sette cifre numeriche. La postazione di protocollo è unica. Art. 3 Tipologia dei documenti I documenti, ai fini del sistema di gestione informatica, si distinguono in: a) documenti ricevuti: sono i documenti acquisiti dall'autorità Portuale Regionale dall'autorità Portuale Regionale nell'esercizio delle proprie funzioni; b) documenti inviati: sono i documenti prodotti dall'autorità Portuale Regionale nell'esercizio delle proprie funzioni. Art.4 Ricezione dei documenti Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all'autorità Portuale Regionale attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta all'ufficio protocollo da parte degli utenti; c) la trasmissione a mezzo telefax. I documenti che pervengono attraverso il servizio postale ordinari od a mezzo telefax sono consegnati direttamente all'ufficio Protocollo che provvede all'apertura delle buste ed a tutte le operazioni di registrazione fino allo smistamento all'ufficio del Segretario Generale. Tutta la corrispondenza in arrivo indirizzata all'autorità Portuale Regionale, inviata secondo le modalità di cui al punto 1. od a mezzo PEC all'indirizzo autoritaportualeregionale@postacert.toscana.it è recepita dall'ufficio Protocollo. Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna, l'ufficio protocollo consegna la ricevuta di protocollo con gli estremi della registrazione e la sigla dell'operatore. Ricezione dei documenti informatici Casella di posta elettronica tradizionale I documenti informatici indirizzati all'autorità Portuale Regionale pervengono

5 attraverso la casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione. L'Autorità Portuale Regionale ha definito una casella di posta elettronica adibita a finalità di protocollazione : info@apr.toscana.it Il personale addetto alla gestione di questa casella consulta giornalmente i messaggi pervenuti e procede alla protocollazione solamente dopo verifica del caso utilizzando successivamente le funzionalità previste dal programma di gestione del protocollo informatico. Ricezione dei documenti informatici Casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) L'Autorità Portuale Regionale ha istituito una casella di Posta Elettronica Certificata: autoritaportualeregionale@postacert.toscana.it Smistamento dei documenti ricevuti Art. 5 Smistamento dei documenti l'ufficio Protocollo smista la corrispondenza in arrivo tramite PEC, indirizzando l'originale di ciascun documento all'ufficio competente e fornendo al Segretario Generale l'elenco della posta pervenuta giornalmente. Nei casi di dubbia individuazione, viene estratta copia cartacea, escluso gli allegati, e sottoposta in apposita cartella Posta in arrivo alla firma del Segretario Generale che provvede ad indirizzare all'ufficio ritenuto competente. La posta pervenuta su supporto cartaceo, ovvero quella pervenuta tramite casella di posta elettronica tradizionale e ritenuta essere soggetta a protocollazione, è sottoposta in apposita cartella Posta in arrivo alla firma del Segretario Generale che provvede ad indirizzare all'ufficio competente. Nel caso di un unico documento indirizzato a più soggetti od uffici, l'ufficio Protocollo, invierà l'originale al primo destinatario indicato e copia dello stesso agli altri destinatari. Al fine di evitare disguidi e ritardi nella ricezione della corrispondenza, ciascun ufficio deve provvedere a segnalare tempestivamente eventuali documenti pervenuti erroneamente così come eventuali variazioni nelle proprie competenze. Lo smistamento della posta in arrivo avviene giornalmente. Smistamento dei documenti interni Per quanto riguarda i documenti interni, ogni Ufficio deve riferirsi all'ufficio Protocollo che provvede ad inoltrarlo al Segretario Generale. Spedizione dei documenti cartacei Art. 6 Invio dei documenti La spedizione dei documenti cartacei costituisce carattere di eccezionalità ed è utilizzabile solamente nei casi per motivi di ricezione, per tipologia dei documenti non risulti possibile l'invio tramite PEC. La spedizione dei documenti cartacei avviene a firma del Segretario Generale dell'amministrazione ed è consegnata all'ufficio Protocollo in busta già chiusa completa dell'indirizzo del destinatario ed in caso di raccomandata a/r con l'apposita cartolina già compilata. Spedizione dei documenti tramite PEC

6 La spedizione dei documenti informatici è inviata tramite servizio PEC dall'ufficio Protocollo ricevuta via il documento controfirmato dal Segretario dell'amministrazione ovvero dal funzionario incaricato limitatamente a quanto autorizzato nell'ambito dei procedimenti amministrativi individuato con specifico atto dirigenziale. Consegna a mano dei documenti Qualora risulti necessario il ritiro della documentazione in originale, questa potrà essere, su richiesta dell'utente, consegnata a mano previa firma per ricevuta. Art. 7 Registrazione dei documenti Documenti soggetti a registrazione di protocollo I documenti ricevuti e quelli spediti sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati. Le comunicazioni interne tra Uffici non sono soggette a registrazioni di protocollo ma possono essere registrate nella sezione del programma informatico del protocollo relativo alle comunicazioni interne. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Non sono da includere nella registrazione di protocollo: Gazzette Ufficiali Ordinanze Bollettini e notiziari della Pubblica Amministrazione Circolari Atti preparatori interni e corrispondenza interna Giornali, libri, riviste e materiale pubblicitario Inviti a convegni, manifestazioni Modalità di registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Per ogni documento su supporto cartaceo ricevuto o spedito dall'autorità Portuale Regionale, ad esclusione dei documenti sopra indicati, è effettuata una registrazione di protocollo. Ciascuna registrazione di protocollo contiene i seguenti dati non modificabili: numero di protocollo generato automaticamente; data di registrazione generata automaticamente; mittente o destinatario; oggetto del documento; ufficio di competenza; numero allegati; classificazione (categoria e classe). L'inserimento dei dati è effettuato dall'ufficio Protocollo. Registrazione di protocollo dei documenti informatici I documenti informatici pervenuti devono essere protocollati. La registrazione di protocollo di un documento informatico viene eseguita dopo la verifica dell'autenticità,

7 della provenienza e dell'integrità dello stesso. Segnatura di protocollo L'operazione di segnatura di protocollo è effettuata contestualmente all'operazione di registrazione di protocollo; è apposta in forma permanente non modificabile sul documento ed individua ciascun documento in modo inequivocabile. Differimento dei termini di registrazione Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono portate di norma a termine in giornata e comunque non oltre le 48 ore dal ricevimento degli atti. Per motivi contingenti ed assolutamente eccezionali può essere differito la registrazione di protocollo dal Segretario Generale con motivazione ed in ogni caso conferendo valore, nel caso di scadenza predeterminate, al timbro datario di arrivo. Registro di emergenza Il Segretario Generale autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza quando, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema di protocollazione informatica. Documenti inerenti a gare e concorsi Nel caso in cui le gare non vengano svolte con la modalità telematica attraverso il Sistema Telematico di Acquisizione della Regione Toscana Enti dipendenti (START), l'ufficio Gare, nel caso di gestione dei procedimenti relativi alle gare e/o ai concorsi pubblici devono tempestivamente, di norma 72 ore prima del presunto arrivo delle offerte, comunicare all'ufficio Protocollo l'oggetto della gara, la relativa scadenza e l'ufficio competente a ricevere la comunicazione. Per quanto riguarda le procedure di gara, la corrispondenza riportante l'indicazione offerta - gara d'appalto o simili o comunque dal cui aspetto si evince la partecipazione ad una gara, non deve essere aperta al momento dell'arrivo. Questo tipo di corrispondenza viene protocollata con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione (eventualmente integrata con l'orario di arrivo) direttamente sulla busta, plico o simili ed è inviata al Responsabile dell'ufficio Gara e Contratti che successivamente dovrà riportare gli estremi di protocollo contenuti sulla busta, plico o simili, mantenendo comunque la busta come allegato. Corrispondenza personale o riservata La corrispondenza recante sulla busta la dicitura riservata o personale non deve essere aperta dall'ufficio ricevente ed è consegnata in busta chiusa al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, decide se trattenerla presso di sé oppure trasmetterla all'ufficio Protocollo per la successiva registrazione. Per quanto riguarda le registrazioni di protocollo di corrispondenza riservata, questa è visibile solo all'operatore che provvede alla registrazione ed al destinatario. Documenti privi di firma o anonimi I documenti privi di sottoscrizione, ma di cui sia indicato l'autore sono soggetti a registrazione di protocollo. I documenti dei quali non è possibile identificare l'autore sono soggetti a registrazione di protocollo per testimoniare l'arrivo, indicando ANONIMO nel campo del mittente.

8 Documenti di competenza di altre amministrazioni o di altri soggetti Qualora pervenga all'ufficio Protocollo un documento di competenza di un altro Ente o altra persona fisica o giuridica, questo è restituito al mittente. Nel caso in cui un tale documento sia stato registrato al protocollo, sarà restituito al mittente annullando la registrazione di protocollo con la dicitura pervenuto erroneamente. Registro di Protocollo L'ufficio Protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo in formato elettronico ed al salvataggio dello stesso, al termine della giornata lavorativa, in un'apposita sezione del server. Il Registro annuale di protocollo, firmato digitalmente, è detenuto in un disco rimovibile e conservato in luogo tale da garantire l'integrità e la conservazione nel tempo. ART. 8 Sistema di classificazione e fascicolazione dei documenti La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell'archivio è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione. Il Piano di Classificazione Il Piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti in base alle funzioni ed alle materie di competenza dell'autorità Portuale Regionale. Si divide in Categorie e Classi. La categoria individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell'amministrazione. Le successive partizioni (Classi) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo. Il Piano di Classificazione è uno strumento suscettibile di aggiornamento in quanto descrive le funzioni e le competenze dell'amministrazione soggette a modifiche. Le eventuali modifiche adottate con Decreto del Segretario Generale entrano in vigore dal 1 gennaio dell'anno successivo alla loro approvazione. Classificazione dei documenti La classificazione è l'operazione finalizzata all'organizzazione dei documenti secondo lo schema logico del Piano di Classificazione. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati o forniti, sono classificati in base al Piano. L'addetto alla registrazione deve inserire la Categoria e la Classe. Aggregazione dei documenti in fascicoli e repertori I documenti prodotti o ricevuti dall'amministrazione indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L'operazione viene effettuata dall'ufficio competente secondo l'ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono. Il fascicolo per sua completezza, può contenere documenti non protocollati, come semplici . Art. 9 Sistema di archiviazione dei documenti L'Autorità Portuale Regionale ai sensi del DPR 445/2000 e ss.mm.ii. Adotta un sistema

9 di archiviazione e conservazione dei documenti stabilendo tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nell'archivio di deposito. Allegato A Piano di Classificazione ART. 10 Allegati al Manuale di Gestione