Università degli Studi di Ferrara. Docente: Dott. Andrea Silvestri. - Access -

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1 Università degli Studi di Ferrara Corso di Laurea in Tecnologie per i Beni Culturali 1 A.A.2009/2010 Corso di Informatica 2 Docente: Dott. Andrea Silvestri - Access -

2 2 Creazione di un database Access Apriamo Access e, nel riquadro Attività, facciamo click su Database vuoto Diamo un nome al database e premiamo Invio; da questo momento possiamo inserire i nostri oggetti

3 3 Database Access vuoto I principali elementi sono: Elenco dei tipi di oggetti che possiamo creare tabelle, query, maschere Opzioni di creazione e oggetti creati, nella parte centrale della finestra

4 4 Creazione di una tabella Per creare la tabella insegnamenti: clicchiamo, nella colonna degli oggetti, su Tabelle facciamo doppio click su Crea una tabella in visualizzazione struttura, verrà mostrata una finestra per la definizione delle colonne della tabella inseriamo i dati relativi alle due colonne (campi)

5 5 Tipi di dati Testo Memo Numerico Data/Ora Valuta Contatore Sì/No Oggetto OLE Utilizzare per gli oggetti OLE, ad esempio documenti Word, Excel, immagini, suoni ecc. creati in altri programmi tramite il protocollo OLE. Memorizza fino a 1 GB. Utilizzare per testo lungo e numeri. Memorizza fino a caratteri. Utilizzare per i dati numerici da inserire in calcoli matematici, ad eccezione dei calcoli con valuta. In tal caso, utilizzare il tipo di dati Valuta. Memorizza 1, 2, 4 o 8 byte e 16 byte solo per l'id replica (GUID, Globally Unique Identifier). La proprietà Dimensione campo definisce il tipo numerico specifico. Utilizzare per la data e l'ora. Memorizza 8 byte. Utilizzare per i valori di valuta e per evitare gli arrotondamenti per difetto nei calcoli. Memorizza 8 byte. Utilizzare per i numeri univoci sequenziali (con incremento di una unità alla volta) o per i numeri assegnati in modo casuale inseriti automaticamente quando si aggiunge un record. Memorizza 4 byte e 16 byte solo per l'id replica (GUID). Utilizzare per i dati ai quali può essere assegnato solo uno di due valori, ad esempio Sì/No, Vero/Falso, On/Off. I valori Null non sono consentiti. Memorizza 1 bit. Combinazioni di testo e numeri. Memorizza fino a 255 caratteri. La proprietà Dimensione campo definisce il numero massimo di caratteri che possono essere digitati.

6 6 Definire una chiave primaria La chiave primaria è un campo, o una combinazione di campi, che identifica in modo univoco ciascun record in una tabella. Il pulsante col simbolo della chiave col quale è possibile definire una chiave primaria

7 7 Manipolazione dei dati Access permette di manipolare i dati in modo semplice intervenendo sulla tabella: clicchiamo, nella colonna degli oggetti, su Tabelle facciamo doppio click sulla tabella insegnamenti ci posizioniamo nella riga col simbolo * sulla sinistra, per inserire un nuovo record, questo verrà salvato non appena abbandoniamo la riga clicchiamo sul selettore di riga e poi premiamo Canc per cancellare un record infine, selezioniamo la riga da modificare e inseriamo direttamente il nuovo testo

8 8 Relazioni tra tabelle Per impostare una relazione tra studenti ed esami sostenuti dobbiamo creare altre due tabelle, studenti ed esami,, e definire la relativa struttura:

9 9 Impostazione di una Relazione Impostiamo la relazione vista: Pulsante aggiungi tabella nel menu Strumenti scegliamo Relazioni clicchiamo sul pulsante aggiungi tabella selezioniamo le tabelle interessate; trasciniamo i la colonna cod_insegnamento della tabella esami sulla stessa colonna della tabella insegnamenti verrà aperta una finestra per definire i dettagli della relazione attiviamo la check box Applica integrità referenziale a seconda del tipo di relazione, possiamo anche attivare l aggiornamento e l eliminazione a catena delle righe ripetiamo il procedimento per la relazione tra esami e studenti ti (basata sulla colonna matricola).

10 10 Esercizio 1/2 Creiamo le tabelle elencate, dimensionando i campi in modo opportuno e impostiamo le relazioni: studenti <-> citta studenti <-> esami studenti <-> diplomi insegnamenti <-> esami corsi_facolta <-> corsi corsi_facolta <-> facolta NOTA: per impostare le relazioni, i campi coinvolti devono essere dello stesso tipo

11 11 Esercizio 2/2 Dopo aver terminato la creazione, popolare le tabelle e impostiamo le relazioni: studenti <-> prenotazioni studenti <-> iscrizioni appelli <-> insegnamenti appelli <-> docenti appelli <-> prenotazioni studenti <-> corsi_facolta (su due campi)

12 12 Le maschere Una maschera è un oggetto del database utilizzato principalmente per l'inserimento, la visualizzazione e la modifica dei dati in un database. Creiamo un maschera per gestire gli insegnamenti: Selezioniamo, nell elenco degli oggetti, Maschere Facciamo doppio click su Crea una maschera mediante una creazione guidata Innanzitutto scegliamo in quale oggetto si trovano i dati da gestire (tabella o query) La casella di riepilogo Campi disponibili: mostrerà tutti i campi utilizzabili. Clicchiamo su un campo e poi su > per includerlo nella maschera. Clicchiamo su >> per includere nella maschera tutti i campi

13 13 Creazione di una maschera - 1 Definiamo lo schema di visualizzazione della maschera Selezioniamo lo stile da applicare alla maschera

14 14 Creazione di una maschera - 2 Se lasciamo attivata questa opzione, la maschera verrà visualizzata in modalità Visualizzazione Maschera pronta per la manipolazione dei dati. Se vogliamo subito procedere con la personalizzazione a o e della maschera, a, attiviamo l opzione Modificare la struttura della maschera

15 15 Le proprietà degli oggetti Tutti gli oggetti presenti nella maschera possiedono delle proprietà: Per accedere alle proprietà, p facciamo doppio click sull oggetto. Per accedere alle proprietà della maschera, facciamo doppio click sul quadratino in altro a sinistra della maschera. Le proprietà caratterizzano un oggetto, ad esempio ne definiscono il nome, le dimensioni, il colore, il comportamento ecc. Modifichiamo il testo dell etichetta in Codice Impostiamo il colore di sfondo selezionandolo facendo click sui tre puntini

16 16 Creare una query Per creare una query con gli strumenti visuali di Access: clicchiamo, nella colonna degli oggetti, su Query facciamo doppio click su Crea una query in visualizzazione struttura, verrà mostrata una finestra per la scelta delle tabelle da cui estrarre i dati clicchiamo su studenti e poi sul pulsante Aggiungi clicchiamo su citta e poi sul pulsante Aggiungi e poi su Chiudi Access ha aggiunto le due tabelle nella finestra della query. Se la relazione è stata impostata correttamente, il join viene fatto automaticamente, altrimenti deve essere fatto manualmente tramite trascinamento del campo; trasciniamo nella griglia sottostante campi da visualizzare, da testare e utili per un ordinamento dell output t ed applicare le seguenti modifiche: Nella riga dei criteri, inseriamo le condizioni che la colonna data_nascita deve rispettare, in questo caso il campo deve essere maggiore o uguale (>=) a 1/1/1980. Attiviamo la check box se vogliamo visualizzare il contenuto t del campo quando la query verrà eseguita

17 17 La finestra delle query Pulsante per visualizzare il risultato della query Selezione del tipo di query Pulsante per eseguire la query Griglia QBE (Query By Example) L asterisco, se trascinato nella griglia QBE, include tutti i campi della tabella Nome del campo Aggiungi tabella Tabella da cui proviene il campo Join Selezione del criterio di ordinamento (cresc./decresc.) Se attivato, visualizza il campo Criterio selettivo da applicare

18 18 Tipi di query Con l output della query viene creata una nuova tabella nel database Ha come output una matrice bidimensionale E quella vista finora, è quella predefintita Utilizzata per aggiornare i record delle tabelle L output della query viene accodato ad un tabella esistente Utilizzata per eliminare i record delle tabelle

19 19 Operatori utilizzati nelle query Operatore Esempio Risultato > (maggiore) voto > 23 24,30 >= (maggiore o uguale) voto >= 23 23,24,30 = (uguale) voto = < (minore) voto < 23 18,22,22 <= (minore o uguale) voto <= 23 18,22,22,23 <> (diverso) voto <> 23 18,22,22,24,30 Like (come, *=qualsiasi gruppo di caratt.) voto Like '1*' 18 Like (come,?=un carattere qualsiasi) voto Like?3 23 Like (come, #=una cifra numerica) voto Like 3# 30 Like (come, [ ]=gruppo specifico di car.) voto Like 2[2-5] 22,22,23,24 Like (come,!=negazione) voto Like 2[!2-3] 24 Between (compreso fra e ) voto Between 25 and In (compreso nell elenco) voto In (22;23) 22,22,23 Not In (non compreso nell elenco) voto Not In (22;23) 18,24,30

20 20 Query parametriche I criteri di selezione dei dati visti in precedenza erano di tipo statico, nel senso che, una volta creata la query, il valore da testare era definito e la sua variazione i comportava la modifica della query. Nelle query di Access possiamo creare una query parametrica, con la quale il valore da testare viene richiesto all utente di volta in volta: 1. Inseriamo nella griglia QBE il prompt, p racchiuso tra parentesi quadre, che apparirà nella finestra di dialogo (il prompt può essere combinato con gli operatori già visti) 2. Clicchiamo sul pulsante Visualizza (o su Esegui) della Barra degli strumenti 3. Inseriamo il parametro richiesto

21 21 Tipi di query: di creazione tabella Vengono utilizzate per creare nuove tabelle con le colonne estratte da tabelle esistenti. Creiamo una tabella con tutti gli studenti residenti nella provincia di Frosinone, ordinato per comune di residenza e cognome: Clicchiamo sul pulsante Tipo query e selezioniamo Query di creazione tabella. Ci verrà chiesto di dare un nome alla nuova tabella. Cliccare su Visualizza, per vedere in anteprima la lista delle righe coinvolte dalla query. Cliccare su Esegui, per creare realmente la nuova tabella.

22 22 Tipi di query: di aggiornamento righe Vengono utilizzate per aggiornare i record in una tabella. Nell esempio seguente, gli appelli d esame futuri vengono spostati alla settimana successiva Selezioniamo il tipo di query. Comparirà la riga Aggiorna a:. Qui verranno messi i nuovi valori che rimpiazzeranno quelli esistenti. Infine clicchiamo su Visualizza e poi su Esegui per procedere all eliminazione

23 23 Tipi di query: di eliminazione righe Vengono utilizzate per cancellare i record in una tabella. Procediamo alla cancellazione delle prenotazioni ad esami svolti in passato Selezioniamo il tipo di query Trasciniamo l asterisco dalla tabella dove cancellare le righe, nella griglia QBE Verrà aggiunta la riga Elimina. Qui definiamo in quale tabella eliminare le righe (colonna Da) e in base a quale criterio i (colonna Dove). Infine clicchiamo su Visualizza e poi su Esegui per procedere all eliminazione

24 24 Stampa dei dati - 1 Il report rappresenta un metodo più efficace per stampare i dati. La possibilità di controllare le dimensioni e l'aspetto di ogni elemento di un report consente di mostrare le informazioni nel modo desiderato. Costruiamo un report per la stampa di un elenco studenti, raggruppati per provincia di residenza e, nell ambito del gruppo, ordinati per cognome. Creiamo innanzitutto una query (residenza_studenti) che estrae i campi utili per la stampa. Su tale query realizzeremo il report:

25 25 Stampa dei dati - 2 Selezioniamo, nell elenco degli oggetti, Report Facciamo doppio click su Crea un report mediante una creazione guidata Innanzitutto scegliamo in quale oggetto si trovano i dati da stampare (tabella o query)

26 26 Stampa dei dati - 3 Scegliamo come visualizzare i dati, cioè in base alla tabella studenti

27 27 Stampa dei dati - 4 Selezioniamo il campo in base al quale ordinare le righe (nell ambito della provincia). Nel nostro caso cognome Definiamo il layout di stampa

28 28 Stampa dei dati - 5

29 29 Esercizi Creiamo i seguenti report basandoci, a seconda del caso, su una tabella o su una query: Elenco studenti (cognome e nome) per facoltà, ordinato per cognome Elenco studenti (cognome, nome e voto di diploma), ordinato in modo decrescente per voto di diploma e per cognome Elenco degli esami sostenuti (codice, descrizione, voto e data) per singolo studente (selezionato con una query parametrica che richiede la matricola) ordinato per data esame