I SISTEMI ERP 1. Origini

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1 I SISTEMI ERP 1 ERP (Enterprise Resource Planning) indica un insieme di programmi e moduli software per supportare la gestione informativa di tutte le risorse e aree aziendali in modo integrato. Dal punto di vista tecnico, una delle caratteristiche fondamentali di una suite 2 ERP è il fatto di basarsi su una piattaforma unica e integrata che permette una gestione unificata dei processi aziendali e dei relativi flussi di dati. Origini Generalmente l origine dei sistemi ERP viene fatta risalire allo sviluppo dei software per la gestione dei materiali in produzione (Bracchi et al., 2010), attorno ai quali sono stati poi realizzati altri moduli che gestiscono i flussi informativi dei processi correlati (dagli ordini alle fatturazioni alla contabilità, ecc.). Prescindendo comunque dai primi semplici software per supportare i processi primari di produzione, per la gestione delle scorte o il calcolo del punto di riordino (Inventory Control System), i primi veri precursori degli ERP sono considerati i sistemi MRP (Material Requirements Planning) e soprattutto gli MRP II (Manufacturing Resource Planning). Lo sviluppo di questi sistemi ha rappresentato il primo concept tecnologico che fu poi la base e il prerequisito per gli ERP: infatti è con gli MRP che vennero per la prima volta definiti e testati i principi e i metodi (sia manageriali che di elaborazione) che avrebbero poi dato luogo ai sistemi ERP. Oggi gli stessi sistemi MRP e MRP II, molto usati nelle aziende manifatturiere, spesso sono moduli di un sistema ERP. L idea innovativa alla base sia di MRP che di MRPII è di centralizzare e integrare le informazioni di business utilizzate per determinate procedure o per prendere determinate decisioni. Uno dei problemi centrali su cui venne focalizzata l attenzione fu quello del calcolo dei fabbisogni sulla base delle previsioni di produzione o della domanda, in modo da gestire gli ordini di materiali nella tempistica nelle quantità appropriate. Come è noto, si tratta di un problema complesso da risolvere sia dal punto di vista della modellazione matematica che degli algoritmi di risoluzione, e quindi l uso di applicazioni specifiche da incorporare nel sistema informativo aziendale fu ritenuta la soluzione più adeguata. Nacquero i primi MRP che furono all inizio creati apposta per le grandi imprese e incorporati nei loro mainframe. Successivamente i sistemi MRPII, che rappresentano un estensione del concetto di MRP, ebbero l obiettivo di integrare altri tipi di informazione altrettanto importanti per il buon funzionamento di un processo manifatturiero (come ad es. i dati dei carichi delle macchine, la disponibilità di manodopera, eccetera) e le relative procedure decisionali (ad es. schedulazione, lanci in produzione, ecc.). Inizialmente, per i primi sistemi di questo tipo introdotti verso gli anni 80, le tecnologie informatiche e i concetti dei database relazionali non erano ancora sufficientemente efficaci per la capacità elaborativa che i calcoli richiedevano. Però fu comunque importante il fatto che venne introdotto il concetto di un nuovo approccio ai sistemi informativi in direzione di una maggiore integrazione di tutte le informazioni che servono al business. Il successivo sviluppo della tecnologia da un lato e dall altro la crescente attenzione sui processi aziendali come elemento chiave del funzionamento delle organizzazioni furono poi alla base dei moderni sistemi ERP. Verso gli anni 90 le aziende produttrici di software incominciarono a realizzare pacchetti che integravano anche le attività di amministrazione-finanza-controllo (contabilità, bilanci, documenti fiscali, ecc.) e poi vendite e distribuzione (ad es. ciclo dell ordine), e poi progressivamente le altre aree aziendali. L incontro fra la domanda di ERP specialmente da parti delle grandi multinazionali, e un offerta sempre più matura tra cui in particolare quella di alcune società specializzate (come JD Edwards e SAP) ha portato pian piano allo sviluppo di un vero e proprio settore dell informatica aziendale. La principale direzione di sviluppo dei sistemi ERP è oggi rappresentata dalla gestione dei flussi di comunicazione con altre aziende (dai fornitori ai clienti) attraverso la connessione o l incorporazione di altri software (dai CRM Customer Relationship Management agli SCM Supply Chain Management, e più in generale alle applicazioni di commercio elettronico). Ad esempio con l acronimo ERP II (Extended ERP) si indica un sistema ERP predisposto per una gestione integrata dei flussi di comunicazione con le catene di fornitura. Il mercato degli ERP è oggi tuttora dominato da grandi multinazionali tra cui spicca la tedesca SAP, che detiene tuttora circa il 40% dell intero mercato ERP mondiale ed è in pratica l unica grande azienda specializzata integralmente in piattaforme ERP. Altri importanti vendor sono i colossi Microsoft e Oracle, che non essendo peraltro specializzati in questi tipi di sistemi sono entrati nel mercato attraverso l acquisizione di precedenti operatori. Accanto ai grandi sistemi, che sono spesso ritagliati sulle esigenze dei grandi clienti multinazionali, esistono però molti piccoli operatori software locali, specializzati in sistemi di minore dimensione e con costi più bassi, e spesso progettati per esigenze molto specifiche di clienti di modeste dimensioni (tipicamente piccole e medie imprese). In Italia ad esempio e in particolare nel Nordest sopravvive ancora un certo mercato di sistemi ERP locali, progettati per le 1 Questi appunti sono destinati esclusivamente alla didattica nel corso di Gestione dell informazione e delle aziende in rete. Ogni altro uso non è consentito. Si tratta inoltre di appunti in forma di bozza non certo completa né esaustiva e che riprendono solamente i vari punti trattati a lezione. 2 Il termine suite indica un insieme di programmi che svolgono funzioni tra loro connesse e che generalmente condividono un interfaccia comune e/o database in modo da facilitare l interscambio di dati e interconnettere le varie funzioni. Noti esempi di suite sono i pacchetti di tipo office.

2 esigenze di un tessuto industriale di medio-piccola dimensione che spesso non è in grado di affrontare il costo e i problemi di implementazione di sistemi complessi e costosi come SAP. A favore dei sistemi di piccola dimensione c è inoltre il fatto che le piccole e medie imprese hanno generalmente processi interni di gestione che sono da un lato meno complessi delle grandi multinazionali dall altro presentano particolarità e specificità che non sempre un software progettato per una multinazionale è in grado di supportare efficacemente. Infine vanno citati i progetti ERP Open Source; questi sistemi hanno il vantaggio di non comportare costi di licenza (secondo la logica propria dei sistemi open source) e tuttavia le piattaforme open non sembrano ancora in grado di competere efficacemente con i sistemi proprietari in termini di efficacia e di rispondenza alle esigenze della domanda. Caratteristiche Gli ERP (che in Italia talvolta sono chiamati talvolta anche se un po impropriamente sistemi gestionali) sono sistemi che integrano in un unica piattaforma varie applicazioni e moduli specializzati per le diverse funzioni, processi e attività aziendali. Le diverse applicazioni e moduli condividono i dati (memorizzati in un unico database) nonché varie funzionalità. Le caratteristiche principali delle piattaforme ERP sono di seguito riassunte (cfr. anche Bracchi et al. 2010). Unicità dell informazione Si intende con questo termine il fatto che tutte le diverse operazioni ed elaborazioni dei vari moduli del sistema condividono per ciascuna informazione uno e un solo valore. Significa ad es. che il codice cliente è lo stesso sia che il sistema stia registrando un ordine di vendita, sia che stia emettendo una fattura, o lanciando un lotto in produzione. L unicità dell informazione è ottenibile realizzando un unico database centrale, sul quale potranno operare i diversi moduli software (cfr. figura). Server (elaboratore centrale) con database condiviso acquisti produzione vendite personale Naturalmente il database centrale condiviso dovrà essere organizzato in modo opportuno. Ad esempio, supponendo di memorizzare i dati dei clienti in un apposita scheda, questa potrà contenere diversi campi con differenti informazioni, ciascuna delle quali interessa ed è di competenza di un area o ufficio specifici. In altri termini, l informazione è centralizzata ma si deve stabilire quali parti di essa è di competenza di chi (cfr. figura).

3 ANAGRAFICA CLIENTE (fonte: tratto e adattato da Camussone, 1998) L unicità della base dati è un acquisizione importante dei sistemi ERP e che consente vantaggi essenziali come ad es.: - la sincronizzazione dei dati: il dato presente nel database è sempre la versione più aggiornata disponibile, e inoltre risulta identica per tutti gli utilizzatori del sistema evitando quindi il rischio di inconsistenze, incongruenze o errori (ad es. un codice cliente diverso stampato sui vari documenti comporta notevoli perdite di tempo per correggere il problema) - la fissazione dei diritti di accesso, rendendo possibile per ciascun dato stabilire chi può leggerlo, modificarlo, crearlo, ecc. - la tracciabilità degli aggiornamenti, ossia rendere possibile conoscere chi e quando ha aggiornato un dato campo e facilitando quindi il controllo delle operazioni Naturalmente, la centralizzazione dell informazione richiede alcune attenzioni particolari quali in particolare: - la necessità di stabilire in modo accurato i diritti d accesso alle specifiche porzioni di dati, per evitare sia errori sia accessi non autorizzati; questo ha non solo implicazioni tecniche ma anche di carattere organizzativo - un sistema robusto di salvaguardia dei dati a fronte di possibili malfunzionamenti del database centrale. Infatti dato che il database è critico per il funzionamento dell intera azienda, si richiedono sistemi di duplicazione e di backup che permettano di recuperare rapidamente i dati nel caso di problemi - un sistema di connessione veloce che permetta a tutte le aree interessate di accedere ai dati che servono in tempi rapidi. Focalizzazione sui processi I sistemi dipartimentali progettati per le specifiche aree funzionali dell azienda hanno come riferimento il modo con cui funziona un certo ufficio, le procedure utilizzate dai suoi membri, ecc. Questo significa ad esempio che un sistema informativo dedicato all amministrazione sarà progettato per fornire funzionalità relative ad esempio alla contabilità (archiviazione documenti commerciali e pratiche fiscali, calcoli contabili e di bilancio, ecc.). Implicitamente, la visione dell azienda è quella di una struttura strettamente funzionale in cui l efficienza di ciascun ufficio richiede una separazione ben definita di compiti e attività, e quindi anche di dati e informazioni. Nell approccio ERP si adotta invece una visione per processi: l ipotesi è che molte attività critiche in azienda richiedano per il loro svolgimento che siano coinvolgano più uffici. I flussi informativi attraversano quindi trasversalmente l organizzazione. Il progetto di un sistema ERP è quindi basato sull identificazione dei processi critici e della loro informatizzazione. Ad esempio, il ciclo dell ordine è un tipico processo critico, che prevede il coinvolgimento di più uffici e funzioni aziendali le quali devono interagire e scambiarsi informazioni (nella forma di documenti o altri supporti) perché il processo si possa compiere in modo efficace. In sintesi un ERP richiede di ricostruire le attività svolte in un processo, le informazioni che sono necessarie, chi utilizza o manipola tali informazioni nelle varie funzioni e uffici aziendali, il flusso di autorizzazioni o workflow che a cascata consentono di far avanzare il processo, ecc. Il sistema informatico supporta questo processo in modo trasversale rispetto alla struttura aziendale. Naturalmente una focalizzazione sui processi ha implicazioni importanti. Innanzitutto, per il progetto di un ERP si rende necessario identificare in modo formalizzato i processi critici da informatizzare, che devono venire analizzati e descritti formalmente e in modo dettagliato per poter poi progettare i database nonché i vari moduli software che manipoleranno i dati. In secondo luogo, molti processi coinvolgono più funzioni aziendali che potrebbero però

4 utilizzare procedure diverse tra loro non del tutto compatibili: per usare un sistema ERP si rende necessaria una convergenza nelle modalità di lavorare da parte di tutti gli uffici coinvolti in un dato processo. Approccio transazionale event-driven Nei sistemi ERP la focalizzazione sui processi che percorrono trasversalmente l organizzazione è un salto importante dal punto di vista organizzativo. Questa prospettiva è talvolta anche denominata transazionale : ogni evento aziendale significativo (contabile o operativo) genera una transazione che viene istantaneamente registrata e ha effetto contestuale su tutte le parti del database dell ERP coinvolte. Ad es. l immissione di un nuovo ordine da parte di un cliente innesca un aggiornamento del database in tutte le parti che sono coinvolte da questa attività del processo. In sostanza l azienda viene vista come un sistema nel quale un evento (come l inserimento di un ordine) determina un cambiamento di stato che va registrato a livello di tutto il sistema. Per realizzare ciò, il database interno dell ERP è tipicamente organizzato in forma relazionale con molte (anche migliaia!) di tabelle che devono essere tra loro correlate in modo da registrare opportunamente il cambiamento di stato generato dall evento. La struttura logica dei dati è indipendente dalla struttura fisica (ossia dove sono registrati e in che modo): l importante è che ciascun evento e ciascuna transazione innesca un aggiornamento di TUTTE le tabelle su cui essa ha effetto: ad esempio l immissione del nuovo ordine diventa UNIVOCAMENTE IDENTIFICATO per tutti gli utenti ERP. Nella logica di funzionamento del sistema informativo il cambiamento rispetto ai tradizionali sistemi dipartimentali organizzati per funzione aziendale è significativo. Si consideri ad esempio il ciclo dell ordine come potrebbe venire gestito in un sistema informativo organizzato per funzioni (cfr. figura seguente). La transazione ossia il cambiamento di stato del sistema azienda è sempre innescata da un unico evento (l arrivo dell ordine) ma pur trattandosi di un unico evento tutti i suoi effetti a cascata invece che venire registrati in modo unitario devono essere registrati in modi diversi e in tempi diversi dato che l organizzazione è strutturata per funzioni distinte. Questo lascia evidentemente grande autonomia operativa alle singole funzioni aziendali ma può determinare problemi in termini di precisione, univocità dei dati, tempo di processamento, efficace comunicazione, ecc. Ordine VENDITE Registrazione interna ordine Registrazione movimento contabile Aggiornamento inventario Fonte: adattato da Università di Torino, 2003 Inoltre, ciascun ufficio aziendale per poter registrare correttamente gli effetti dell evento-transazione potrebbe dover disporre di dati che si trovano in parti diverse dell azienda. Ad es. per registrare l arrivo dell ordine l ufficio contabilità potrebbe dover identificare il cliente, la sua posizione fiscale, il codice prodotto, ecc. tutti elementi che sono tipicamente registrati nei database delle singole aree di competenza (ad es. la posizione fiscale del cliente negli archivi della contabilità, mentre il codice prodotto sarà registrato nell area produzione, ecc.). In un sistema informativo organizzato per funzioni se si vuole che tutti questi dati siano corretti e trattati in modo coerente sarà quindi necessario

5 attingere da fonti distinte nell azienda (produzione, vendite, finanza, ecc.) cfr. figura seguente. Tuttavia, considerata la strutturazione funzionale questo potrebbe non essere semplice e porre problemi di consistenza dei dati, velocità, ecc. In figura: l evento nuovo ordine verrà trattato attingendo dati da fonti diverse nell organizzazione Fonte: Università di Torino, 2003 In un sistema ERP si cerca di superare tutto questo gestendo l arrivo dell ordine come se fosse un evento unitario che genera istantaneamente un aggiornamento dello stato del sistema in tutte le parti in cui è necessario (cfr. figura seguente). Fonte: Università di Torino, 2003 L evento ha effetto contemporaneo sul database centralizzato. Allo stesso modo, per la registrazione dell evento e il recupero di eventuali dati preesistenti il sistema accede all unica fonte sempre rappresentata dal database centralizzato (cfr. figura seguente)

6 L evento arrivo dell ordine registrato in modo univoco attraverso un azione contestuale nel database centralizzato Fonte: adattato da Università di Torino, 2003 Modularità ed estendibilità Anche se l ERP si propone come un sistema unico e centralizzato, la sua implementazione nelle aziende sarebbe molto ardua se non fosse organizzato a moduli. In sostanza, attorno al cuore centralizzato del sistema, che contiene in sostanza gli strumenti di base per la gestione del database, sono agganciati diversi moduli ciascuno specializzato in funzionalità o processi specifici. Nella figura seguente si riporta a titolo di esempio una tipica rappresentazione del celebre sistema SAP R/3 (dove ad es. FI è il modulo financial accounting, PP production and planning, CO controlling, SD sales and distribution, MM Materials management, ecc.): ciascun modulo interagisce in modo predefinito con il database centrale, ma realizza operazioni diverse in relazione alla specializzazione e ai processi cui è destinato. Fonte: materiali SAP La modularità di progettazione degli ERP ha alcuni vantaggi. Il primo è che ciascuna azienda può scegliere i moduli che intende usare, rendendo possibili implementazioni parziali del sistema e investimenti più mirati. Il secondo vantaggio è l estendibilità: l azienda può decidere un implementazione progressiva limitando l impatto sull organizzazione interna che un passaggio alle nuove funzionalità richieste dal sistema può richiedere. Il terzo vantaggio è che talvolta diventa

7 possibile acquistare e agganciare allo stesso ERP moduli prodotti da società diverse, permettendo una maggiore flessibilità nelle scelte: naturalmente, questo solleva l importante questione dell integrabilità e interoperabilità di componenti sviluppate da diversi vendor. Prescrittività L adozione di un sistema ERP richiede la conformazione delle pratiche aziendali a un modello di processo gestionale preconfigurato. È ciò che Bracchi et al. (2010) definiscono prescrittività: si consideri ad esempio l attività di ricevimento dei materiali ordinati a un fornitore. Si supponga che il sistema ERP, per registrare il ricevimento della merce e stampare le relative documentazioni, attinga a un database dove recupera i dati dell ordine fatto al fornitore. In tal caso il processo di ricevimento viene prescritto dall ERP nel senso che ad es. non sarà possibile concludere il ricevimento merce se l ordine al fornitore non è stato preventivamente e correttamente registrato nel sistema. Questa prescrittività può essere da un lato utile ma dall altro fonte di problemi. Utile in quanto i sistemi ERP (specialmente quelli più evoluti) sono stati progettati sulla base di esempi di flussi informativi e processi di grandi aziende di successo (si usa spesso il termine best practice per identificare le buone pratiche adottate dalle migliori aziende per gestire le tipiche attività aziendali). Quindi implementare un ERP può essere l occasione per un azienda di uniformare le proprie pratiche alle migliori pratiche del proprio settore di appartenenza. Fonte di problemi in quanto questo adattamento dell organizzazione alle best practice imposte dall ERP potrebbe non essere facile (e in alcuni casi nemmeno opportuno: le best practice è un concetto sempre relativo). Ad esempio, nell esempio di Bracchi et al. (2010) prima riportato gli autori ricordano come un azienda automobilistica potrebbe avere difficoltà a gestire le emergenze di produzione imposte da un flusso just in time che richiedono talvolta arrivi urgenti di componenti non ancora formalizzati in termini di ordini. Per risolvere il problema i sistemi ERP moderni sono parametrizzati ossia sono progettati in modo da essere configurabili in modo molto articolato agendo su alcuni parametri di configurazione e permettendo un migliore adattamento del sistema alle pratiche imprescindibili della singola azienda (a titolo di esempio SAP ha migliaia di variabili di configurazione). Tuttavia non sempre si riesce a ottenere Architettura di un sistema ERP Dal punto di vista infrastrutturale, tipicamente un sistema ERP ha un architettura di tipo client-server: un computer centrale (dove risiede il database centralizzato) ospita le applicazioni condivise e ad esso sono collegati i computer client situati nelle diverse aree e uffici aziendali, nei quali risiedono le applicazioni software di uso specifico e locale. Dai computer client vengono inviate richieste al server centrale (ad es. l ufficio vendite invierà la richiesta di immettere un nuovo ordin) che risponde mettendo a disposizione il servizio richiesto. L interazione tra client e server richiede la definizione di alcuni sistemi e protocolli informatici, che possono differire da caso a caso. Da questo punto di vista, come accaduto ad altre applicazioni business, una tendenza generale per l ERP è l adozione di sistemi di tipo web based o web service che utilizzano protocolli e linguaggi standard tipici delle applicazioni Internet e Web. Questa modalità è giudicata sempre più interessante innanzitutto perché consente modalità di interfacciamento con gli utenti particolarmente user-friendly : diventa ad esempio possibile in molti casi accedere al sistema ERP tramite un comune browser web. Inoltre i protocolli standard facilitano l interoperabilità tra macchine e software, cosa che nei più vecchi sistemi ERP era più complicata e richiedeva adeguate interfacce e programmi di conversione dati. Un altra caratteristica importante degli ERP moderni è l organizzazione a livelli, che consente fra l altro una progettazione del sistema in momenti e fasi indipendenti. Ad esempio, nel caso di SAP R/3 l organizzazione del sistema è a tre livelli: il più basso (database) riguarda i programmi base per la gestione degli accessi al database; quello intermedio ( application ) riguarda le applicazioni per le elaborazioni di supporto ai processi di business aziendali (gestione dei documenti per il ciclo dell ordine, la fattura, il magazzino, ); a livello più alto (Presentation) ci sono i programmi che gestiscono l interazione con l utente. Questa distinzione è importante in quanto si può (naturalmente entro certi limiti) apportare modifiche ad un livello senza dover agire sugli altri. Un ulteriore aspetto che riguarda lo sviluppo degli ERP è l uso degli strumenti CASE e SOA. I CASE (Computer-aided software engineering) sono sistemi che facilitano la progettazione software automatizzando una serie di operazioni di codifica-decodifica e di scrittura del codice, proponendo al progettista soluzioni e configurazioni disponibili in una libreria base, e altro ancora. In questo modo diventa possibile ad esempio la scrittura facilitata di porzioni di software da integrare in un sistema ERP per risolvere specifici problemi. L architettura SOA (Service-oriented architecture) è una più recente modalità di organizzare il software specialmente nel campo business, distinguendo tra il livello maggiormente applicativo (quello dei processi di business ) da quello più basso riguardante il codice vero e proprio. In pratica diventa possibile predefinire librerie di moduli di codice elementari per specifiche funzioni software. Il progettista del sistema ERP può invece concentrarsi al livello dei processi di business (definendo ad es. quali sono i dati che servono in un documento di ordine, come vanno inseriti, quali eventi genera il loro inserimento, ecc.) e sarà poi il sistema a combinare e configurare i vari pezzi di codice necessari per realizzare quel processo. I sistemi SOA si basano su linguaggi standard di nuova generazione che facilitano la connessione tra i vari pezzi di codice. Progettazione e implementazione di un ERP; verticalizzazioni e parametrizzazioni

8 Come si comprenderà un sistema ERP non è mai un pacchetto standard che si compra e si installa. Infatti, i modi di lavorare delle aziende e i processi di business sono così vari e diversi che questo sarebbe sostanzialmente impossibile. Nelle prime implementazioni i sistemi ERP venivano realizzati da zero ogni volta. Oggi tuttavia ci sono due fatti da considerare: il primo è che le aziende, pur diverse, presentano talvolta somiglianze anche marcate nell esecuzione di alcuni processi o attività; ciò anche in virtù del fatto che il commercio internazionale richiede una certa diffusione di pratiche commerciali e manageriali abbastanza standardizzate. In secondo luogo, per le società informatiche che progettano e vendono ERP diventa più facile predefinire un architettura e un certo numero di moduli standard, e poi configurarli e adattarli per la singola azienda utilizzatrice. A questo scopo sono fra l altro particolarmente utili approcci come il SOA. Con la diffusione dei sistemi ERP (che oggi rappresentano un prodotto e un segmento di mercato ben identificati nell informatica gestionale) nello sviluppo di questi sistemi si sono sviluppate due pratiche. La prima è la parametrizzazione cui prima abbiamo accennato: un pacchetto ERP è oggi configurabile con numerosi parametri che possono essere impostati per adattare il software alle specifiche necessità e processi dell azienda utente. La parametrizzazione definisce i parametri del pacchetto ERP per modificarne il funzionamento secondo requisiti aziendali specifici, e riguarda aspetti di tipo diverso come ad es.: parametri globali (valuta, unità misura, calendario), struttura aziendale (nomi delle unità organizzative, relativi codici), la codifica del database ( master data : quali campi, quali formati, quali relazioni, ecc.), il reporting (modalità di presentazione dei dati agli utenti), le tabelle di autorizzazione (i profili utente e i privilegi di accesso al sistema), e altro ancora. La seconda è la cosiddetta verticalizzazione: poiché le pratiche e i processi di business presentano delle similitudini quando si tratta di aziende che lavorano nello stesso settore, i produttori di ERP hanno sviluppato sistemi specializzati per ciascun settore (le cosiddette verticalizzazioni). La combinazione tra verticalizzazione e parametrizzazione consente di coprire un numero maggiore di possibili configurazioni per venire incontro alla domanda da parte delle aziende utilizzatrici. Un progetto ERP quindi viene sviluppato analizzando i fabbisogni dell azienda utente (ossia i processi di business, le modalità di elaborazione, ecc.), selezionando la verticalizzazione adatta, configurando i parametri e infine realizzando modifiche o software aggiuntivi dove necessario. A livello di dettaglio, in un progetto ERP una fase importante è l analisi di carattere organizzativo preliminare agli aspetti tecnici strettamente intesi. Per informatizzare un certo processo con un sistema ERP si procede infatti iniziando con una fase di analisi che identifica e seleziona i processi che dovranno essere oggetto di informatizzazione in relazione con gli obiettivi dell azienda. Poi verrà analizzato l uso delle informazioni nelle componenti organizzative in gioco (ossia la relazione tra informazioni e funzioni aziendali o centri di costi, responsabilità aziendali, lungo i vari processi, ecc.) e le responsabilità di ciascuna componente rispetto a una certa informazione e/o processo. Tutto ciò viene tradotto infine in tabelle o altre rappresentazioni schematiche. Si potrà poi procedere identificando gli elementi di controllo (ossia quali dati/documenti sono associati a quale evento, e in che modo deve avvenire la loro registrazione nel sistema): Ad es.: quali informazioni sono necessarie per inserire un ordine, quali elaborazioni vengono innescate dall inserimento, ecc. Infine si formalizzeranno le relazioni tra i dati e il processo oggetto di analisi (ad es.: quali effetti ha l inserimento di un ordine, e su quali tabelle del database). Vantaggi e svantaggi dei sistemi ERP I vantaggi e i problemi derivanti dall implementazione e l uso degli ERP dipendono dal caso specifico dell azienda utente. Tuttavia in linea di massima vi sono alcuni punti di carattere generale che si possono citare. Un primo vantaggio dei sistemi ERP è legato all efficiente gestione dell informazione: i dati sono univoci, aggiornati in tempo reale, con chiara identificazione di responsabilità (chi ha immesso il dato, quando, per fare cosa). Ciò rende in generale più efficienti i processi aziendali. Ulteriore elemento importante è l integrazione tra le diverse funzioni aziendali che devono cooperare allo stesso processo. In termini di problemi uno è sicuramente il costo: un sistema ERP può richiedere investimenti che vanno dalle centinaia di migliaia di a diversi milioni e anche più. Dati questi alti investimenti, generalmente si acquista un sistema ERP non per usi troppo mirati ma invece per coprire in modo abbastanza vasto i processi aziendali critici. Questo comporta una notevole complessità progettuale, e anche una notevole complessità all atto dell implementazione in azienda. Fra l altro, l uso degli ERP richiede come detto una corrispondenza del sistema ai processi aziendali: in altri termini, il modello di azienda rappresentato in un sistema ERP deve corrispondere a quello reale dell azienda. In parte sono i sistemi ERP che vengono progettati per adattarli alla realtà specifica dell azienda, ma anche l organizzazione deve modificarsi per usare efficacemente il sistema. In particolare diventa spesso necessaria una strutturazione e formalizzazione dei processi aziendali, che oltre che risultare difficile e costosa organizzativamente (richiedendo addestramento degli addetti, superamento di resistenze interne, assimilazione di nuove procedure e modi di lavorare, ecc.) può determinare una certa rigidità che può risultare inadeguata specialmente per aziende che fanno della flessibilità la loro arma strategica. Riferimenti Bracchi G., Francalanci C., Motta G. Sistemi informativi d'impresa, Milano, McGraw-Hill, 2010 Camussone P.F., Il sistema informativo aziendale, ETASLIBRI, Milano, 1998

9 Università di Torino, 2003, Sistemi informativi aziendali ERP, Dipartimento di Economia Aziendale, Dispense del corso di Sistemi Informativi, hal9000.cisi.unito.it/wf/dipartimen/economia-a/i-corsi/sistemi-in/materiale-/erp.pdf

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