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2 ALBERTO BERTI La gestione documentale è uno dei processi che da tempo vive una innovazione sempre più importante grazie all introduzione delle tecnologie digitali, previste anche da diverse normative e da sviluppi mirati a una maggiore efficienza. In tale contesto si muove la società milanese Faber System che propone una piattaforma modulare offerta sia in modalità in-house che full outsourcing. 52 novembre-dicembre 2014

3 IL MONDO DELL OFFERTA A CURA DI PAOLO MORATI EFFICIENZA DOCUMENTALE due i trend che hanno caratterizzato il 2014 Sono relativamente al tema della gestione documentale in Italia: l introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria per i fornitori della Pubblica Amministrazione e la diffusione delle tecnologie per la firma grafometrica. A spiegarlo è Alberto Berti, amministratore delegato di Faber System, società con sede a Milano e operativa da una trentina d anni con una proposta di piattaforme e servizi dedicati al document management. Uno scenario che, relativamente al primo aspetto, il 6 giugno 2014 ha visto partire l obbligo di fatturare elettronicamente verso ministeri, enti previdenziali e fisco mentre il prossimo 31 marzo il tutto verrà esteso alle Pa nel loro complesso, quelle locali comprese. Una novità che fa sì che non siano più ritenute valide nemmeno le fatture in formato Pdf (portable document format) così come quelle inviate tramite Pec (posta elettronica certificata) ma bisognerà utilizzare necessariamente un formato di interscambio basato su Xml (extensible markup language) e firmato digitalmente per garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto. Insomma un processo che nascendo digitale rimarrà in tale forma fino alla sua conservazione. Anche quelle realtà che stanno valutando il tema della cosiddetta conservazione sostitutiva che garantisce la validità legale di un documento informatico si trovano quindi di fronte a un bivio: creare una gestione separata indirizzata esclusivamente alle fatture emesse per la Pa e mantenere il resto delle procedure ancora con la vecchia infrastruttura basata sul materiale cartaceo oppure, come già sta avvenendo nella maggior parte dei casi, privilegiare un sistema unico per tutte le fatture. In questo caso si parla spesso di una scelta che riguarda il ciclo attivo, ma che in realtà può coinvolgere anche quello passivo, i documenti di trasporto, i registri Iva, le documentazioni di magazzino per procedere via via verso una revisione dei processi documentali in un ottica di conservazione sostitutiva e di delivery elettronico multicanale, continua Berti. Gli obiettivi di un cambiamento dei processi documentali che porti a una loro digitalizzazione sono in generale evidenziati da miglioramenti sensibili sia in termini di costi ad esempio sui consumabili come la carta e i supporti di stampa oltre agli spazi fisici che di efficienza interna, con la possibilità di avere a disposizione in modo immediato e costante un documento registrato in archivio nonché ottimizzando i tempi di pagamento. Per poter compiere questo passaggio è importante, in tal senso, partire con una fase di analisi dei processi di gestione documentale nella loro interezza per comprendere al meglio il rapporto tra costi e benefici che si andrà a delineare una volta implementata la soluzione, sottolinea Berti. RICONOSCERE LA FIRMA Passando al tema della firma grafometrica ed elettronica avanzata, si tratta di una tecnologia che prevede l utilizzo di una tavoletta che registra cinque parametri (tempo, accelerazione, posizione, pressione, velocità) nel momento in cui si appone la firma, e li compara con quelli memorizzati in fase di registrazione per verificarne l autenticità. L obiettivo è sempre quello di riuscire a digitalizzare anche un documento da firmare mantenendolo per tutto il processo in tale forma, fino alla sua conservazione e all eventuale spedizione via Pec o . novembre-dicembre

4 EFFICIENZA DOCUMENTALE Chi è Alberto Berti Alberto Berti, milanese, è Amministratore Delegato e Direttore Commerciale di Faber System. Entra in Faber System nel 1986 seguendo la diversificazione del business nel corso degli anni: all automazione del servizio fax nel 1986 e all integrazione al servizio Postel nel 1992, seguono le prime soluzioni di Archiviazione Documentale nel 1996 per arrivare, a inizio 2003, alla nascita della piattaforma proprietaria WAM Service & Solution di Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva, Workflow Management, EDI e Document Delivery Multicanale via Posta ibrida, , con link, Web Repository, PEC, Fax, Sms, che si evolve negli anni integrando i moduli dedicati alla gestione del ciclo passivo (Paper to ERP), alla Fatturazione Elettronica PA e alla Firma Grafometrica e Firma Elettronica Avanzata. Ricopre i ruoli di Consigliere del Gruppo Terziario Innovativo e del Consiglio Direttivo Piccola Impresa di Assolombarda. Grande sportivo: gioca a calcio e tennis, pratica lo sci ed è cultore di auto, comprese quelle d epoca. Un sistema applicabile a contratti, lettere di consenso, informative, ordini, disposizioni bancarie, insomma una nuova frontiera che sicuramente nei prossimi anni sarà sempre più diffusa nei servizi offerti alle imprese ed ai cittadini. Una piccola rivoluzione per cui se prima eravamo abituati alla firma di moduli cartacei in più copie il loro utilizzo sarà destinato via via a scomparire, sostiene Berti spiegando inoltre come Faber System sia impegnata su entrambi i fronti applicativi finora citati, proponendo la sua piattaforma all-in-one Wam (web archive management) sia come servizio in full outsourcing che come soluzione installabile in-house internamente dal cliente. Parliamo di una serie di moduli indirizzati ad aspetti come la gestione della parte di document management, workflow management, conservazione sostitutiva a norma, mulidelivery, fatturazione Pa, Edi, posta tradizionale, , Pec e così via. Nel complesso la nostra idea è stata di costruire un unico ambiente basato su un approccio Web 2.0 con accesso anche attraverso dispositivi mobili, sottolinea Berti. Fin dal 2003 la società ha quindi creato dei data center dai quali offre servizi di document management che permettono di delegarle in quanto player qualificato e certificato le operazioni di gestione, presidio e responsabilità che entrano in gioco nei processi documentali. Ormai il 90% dei clienti decide di scegliere l opzione esterna sulla quale abbiamo investito molto. Oggi sono tre i nostri data center (Milano quello principale, Pomezia per il Backup, la Business Continuity e il Disaster Recovery e in Svizzera per i progetti internazionali) all interno dei quali risiedono i dati dei clienti che hanno scelto di affidarsi ai nostri servizi, continua Berti aggiungendo come Faber System si occupi anche della parte progettuale così come di quella di rilascio della soluzione, direttamente e lavorando con partner e rivenditori certificati operativi sul territorio. LE PERSONE DEL CAMBIAMENTO Quando si decide di cambiare processi strategici come quelli documentali sono diverse le figure aziendali che vengono coinvolte per raggiungere il risultato migliore. In generale la scelta della soluzione parte dal Cfo che è il primo interlocutore e beneficiario dell attivazione di un processo di archiviazione e conservazione dei documenti fiscali i quali non devono più essere stampati e inseriti in un archivio fisico. È una figura attenta al tema della dematerializzazione che permette una gestione ottimizzata del multidelivery e la possibilità di accedere direttamente a uno storico, con il vantaggio dell abbattimento dei tempi necessari al reperimento dei documenti da consultare e inviare attraverso varie forme, digitali e fisiche, dichiara Berti. Nel processo di selezione e progettazione viene contemporaneamente coinvolto il Cio e, in alcuni casi, l ufficio acquisti e servizi generali, con la piattaforma che va a impattare su più aree. Insomma le figure che interagiscono con il fornitore e la soluzione implementata possono essere diverse in un momento in cui un po tutte le aziende stanno cercando di risparmiare su costi globali e di gestione del cartaceo. Oggi Faber System ha circa duemila clienti attivi, un balzo rispetto ai già 600 dell inizio dello scorso anno, sulla scia delle novità normative di giugno (per una crescita del fatturato dell 8% nel 2014) e con ulteriori e maggiori riscontri previsti ancora di più quest anno (si parla di una stima del +20%). Da considerare anche il payback period di questo genere di servizi, molto breve, che si aggira tra i 6 ed i 18 mesi. In generale, le norme 54 novembre-dicembre 2014

5 per il settore pubblico hanno dato un ulteriore impulso al mercato e non è detto che in futuro non verrà esteso anche al mondo dei privati, considerato che si stanno già compiendo alcune valutazioni in tal senso. Nel contempo abbiamo cominciato a lavorare anche con clienti di piccole dimensioni laddove prima ci muovevamo su un orizzonte medio-alto. Il tutto affrontando anche i mercati esteri, essendo noi conformi alle normative europee e offrendo una piattaforma multilingue, spiega Berti. Il 2014 ha visto infatti l acquisizione di importanti progetti per realtà rilevanti quali Bracco, Centro Diagnostico Italiano, Reckitt Benckiser, Il Sole 24 Ore, Johnson Controls, Microsoft e Valeas. Come detto, Faber System non è però solo sviluppo di prodotti, ma anche capacità di offrire servizi in full outsourcing, il tutto attraverso le sue Business Unit interne dedicate ad esempio alla dematerializzazione, legati alla contabilizzazione automatica delle fatture fornitori che riceve in forma elettronica o cartacea, integrandosi con l Erp del cliente finale e i diversi workflow coinvolti, senza intervento dell operatore. Tra i clienti attivi della piattaforma Wam c è ad esempio Bausch&Lomb, con un progetto che in 9 Paesi ha riguardato l ottimizzazione della gestione documentale interna di varie divisioni territoriali della società, unificando le procedure di archiviazione sostitutiva e distribuzione documentale multicanale. E ancora il gruppo Mondelez (ex-kraft) che puntava ad ampliare le relazioni in rete e gestire le comunicazioni in modo collaborativo e competitivo in due Paesi, Omron che ha implementato un progetto che coinvolge 18 Paesi, Illy che ha dematerializzato i processi in 5 consociate e Guess in 7. Ma il futuro di Faber System non passa solo per la gestione documentale. Negli ultimi due anni la società ha infatti sviluppato e portato sul mercato una serie di prodotti/servizi dedicati al facility management: Andiamo quindi dal controllo e monitoraggio delle attività di manutenzione degli asset aziendali alla gestione delle attività di housekeeping nell alberghiero così come quelle di vigilanza fino, in contesto sanitario, alla organizzazione dei turni, conclude Berti sottolineando come si tratti di un ulteriore investimento che conferma l impegno dell azienda sulle tematiche che portano innovazione ed efficienza. Le opinioni riportate sono riferibili esclusivamente alla persona o organizzazione che le ha espresse; esse, inoltre, non impegnano e non sono fatte proprie né da Executive.it né da Gartner Italia, che non esprimono in questa sede giudizi sui prodotti o servizi oggetto di tali informazioni, tantomeno assumono responsabilità o garantiscono in alcun modo la veridicità delle stesse. Chi è Faber System Faber System, società certificata EN ISO 9001:2008 e ISO 27001:2013, attiva da più di 30 anni nel settore del Document and Process Management, conta oggi un parco di oltre clienti attivi (tra soluzioni In-House o servizi in Full Outsourcing). Il portafoglio prodotti e servizi è studiato per soddisfare qualsiasi esigenza legata alla gestione documentale digitalizzata: Archiviazione Documentale, Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica, Workflow Management, Firma Grafometrica e Firma Elettronica Avanzata su tablet e tavolette Wacom, Document Delivery Multicanale ( con link, Pec, Edi, Web Repository, Posta ibrida, Fax, Sms), Crm, Help Desk e Log Management. I servizi e le soluzioni di conservazione sostitutiva offerti sono completamente integrati ai principali Erp (SAP, Oracle Application, J.D. Edwards, People-Soft, MS Navision, Dynamics...) e ai principali Content Management (Universal Content Management, Filenet IS/ P8, Alfresco, Documentum ed Open-text). Faber System, a fine 2012, ha sviluppato una nuova offerta di soluzioni e servizi orientate al Facility Management e alla proposizione sul mercato di soluzioni verticalizzate di pianificazione, gestione e controllo dei processi. Ogni soluzione è nata e si è arricchita grazie anche alle richieste dei clienti e ognuna è dedicata a specifici settori o esigenze. Tutta l offerta di Faber System è finalizzata ai medesimi obiettivi: razionalizzare e automatizzare i processi aziendali per ridurre i costi di gestione, promuovere un impatto zero sull ambiente e incrementare la redditività delle imprese. L azienda opera in tutta Italia attraverso un team di professionisti specializzati in grado di soddisfare le necessità dei clienti più eterogenei, personalizzando l offerta in base alle specifiche esigenze. novembre-dicembre

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