Modulo 4 Foglio elettronico Excel

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1 Modulo 4 Foglio elettronico Excel Introduzione Il foglio di calcolo elettronico è un programma interattivo che mette a disposizione dell utente una matrice di righe e colonne, visualizzate in un area di lavoro di una finestra scorrevole. L intersezione di una riga con una colonna individua una cella, indicata dalle coordinate della colonna (valore alfabetico) e della riga (valore numerico). Ogni cella può contenere un testo, un valore numerico o una formula; nelle formule sono normalmente legate da operatori matematici variabili (contenuti di celle) e costanti. Uno dei vantaggi più significativi di un foglio elettronico è il ricalcolo automatico del risultato di tutte le formule, quando viene modificato il contenuto di una cella. Il programma è fortemente interattivo, per cui vengono realizzate contemporaneamente le fasi di progettazione, registrazione di dati ed elaborazione. L inserimento di nuovi dati o formule ha effetto immediato su tutto il foglio elettronico; la tecnica utilizzata è infatti quella denominata WYSIWYG (What You See Is What You Get, ciò che vedi è ciò che ottieni). Uno dei programmi di foglio di calcolo più diffusi è Microsoft Excel. Tale programma presenta una struttura di lavoro costituita da matrici sulle quali operare: ognuna di esse è di dimensioni standard ed è composta da 256 colonne e righe. Imparerai a familiarizzare con differenti tipi di oggetti. Nel testo abbiamo deciso di indicare tali oggetti sia secondo la terminologia prevista dal Syllabus AICA sia secondo la nomenclatura propria di Excel. In questo modo avrai sempre la possibilità di capire a quale tipo di oggetto si fa riferimento, leggendo il Syllabus e lavorando attraverso i

2 Patente Europea del computer Modulo 4 comandi dell applicativo analizzato. Partendo dall elemento più ampio indicheremo con il nome di: gestore di fogli elettronici lo stesso programma Excel; foglio elettronico il documento prodotto dal programma, identificato in ambiente Excel come cartella; foglio di lavoro la singola matrice (insieme di celle) contenuta nel foglio elettronico. 4

3 Sezione 1: Usare l applicazione Lavorare con il foglio elettronico Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici Per lanciare Excel fai clic sul pulsante Start, seleziona Tutti i programmi, quindi Microsoft Excel. Come le altre applicazioni di Office, anche Excel presenta una finestra divisa in zone adibite a funzioni diverse (vedi figura 4.1): la barra del titolo riportante il titolo della cartella di lavoro; la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu; una o più barre degli strumenti: l immagine 4.1 evidenzia la barra degli strumenti Standard e di Formattazione; il riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che in base alle operazioni svolte contiene un elenco di possibili comandi. Tra le varie attività che è possibile gestire in tale riquadro trovi la creazione di un nuovo foglio elettronico, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti; particolarità di Excel è la barra della formula, attraverso la quale puoi immettere i dati in una cella. I contenuti di una cella attiva appaiono nella barra della formula. I pulsanti di immissione della formula appaiono solo quando immetti oppure modifichi i dati in una cella. Apri Una volta avviato il programma Excel per poterci lavorare devi creare un nuovo documento o aprirne uno sul quale desideri apportare delle modifiche o aggiungere dati. Per aprire un documento Excel procedi nel modo seguente: fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard; oppure: seleziona Apri dal menu File; o ancora seleziona Altro dal riquadro Attività, nella sezione Apri. Se tale riquadro non è aperto, richiama dal menu Visualizza, la voce Riquadro attività; nella finestra di dialogo che appare scegli dal menu Cerca in il disco su cui si trova il file che desideri aprire (disco fisso, disco esterno o disco in rete); individua la cartella contenente il documento che desideri aprire; 5

4 Patente Europea del computer Modulo 4 seleziona il documento con un clic, quindi premi il pulsante Apri oppure fai clic due volte sul documento voluto; il foglio elettronico così richiamato viene aperto. Figura 4.1 Finestra di Excel. All interno della finestra, Excel presenta una struttura di lavoro che visualizza la matrice sulla quale operare. In alto e a sinistra del foglio, in quella che viene chiamata Casella del nome (evidenziata nella figura 4.2), sono visibili le coordinate alfabetiche e numeriche della cella attiva. Figura 4.2 Casella del nome. Per spostarti da una cella a un altra usa la tastiera, in particolare il tasto Tab per passare alla cella successiva, o le quattro frecce per muoverti nelle quattro direzioni, oppure serviti del mouse. Ogni foglio può essere visionato in tutta la sua estensione agendo sulle barre di scorrimento. 6

5 Sezione 1: Usare l applicazione Chiudi finestra Chiudi Per aprire contemporaneamente più cartelle (che verranno sovrapposte) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl fai clic su tutti gli altri. Per ogni cartella aperta viene creata una finestra di Excel, in ciascuna delle quali viene caricata una cartella. Su tali finestre puoi agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona. Per chiudere una cartella di lavoro procedi in uno dei seguenti metodi alternativi: dalla voce di menu File scegli Chiudi; premi il pulsante Chiudi finestra in alto a destra della finestra relativa alla cartella che desideri chiudere. Per chiudere Excel seleziona Esci dal menu File: se Excel chiede di salvare le modifiche effettuate al foglio di lavoro aperto, fai clic su Sì. Ci sono altri modi per chiudere una sessione di Excel: fai clic sul pulsante in alto a destra (pulsante Chiudi) della finestra dell applicazione; tieni premuto Alt quindi premi F poi C; fai doppio clic sull icona di Excel, sulla barra del titolo in alto a sinistra. Nuovo Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito Nel punto precedente abbiamo affrontato l argomento riguardante l apertura di documenti Excel. Vediamo ora come procedere per crearne di nuovi. Esistono diversi modi per creare un foglio elettronico. Puoi partire da un foglio elettronico vuoto e provvedere poi a registrare dati, formule o quanto altro desideri in modo che soddisfi le tue esigenze, oppure puoi affidarti a un modello che ti propone un foglio elettronico già impostato, che dovrai solo personalizzare. Facendo clic sul pulsante Nuovo posto sulla barra degli strumenti Standard, o premendo Ctrl+N, Excel crea un nuovo foglio elettronico vuoto, al quale viene assegnato il nome provvisorio Cartel1. Per creare un documento vuoto puoi servirti anche della voce di menu File: scegli Nuovo. Nel riquadro Nuova cartella di lavoro che compare fai clic sulla voce Cartella di lavoro vuota nell area Nuovo. 7

6 Patente Europea del computer Modulo 4 Il nuovo documento rappresenta il foglio di calcolo in cui puoi inserire formule o anche immagini, grafici, disegni ecc. Se desideri scegliere il tipo di documento da creare, basandoti su un modello precostruito, procedi come segue: scegli Nuovo dal menu File per richiamare il riquadro Nuova cartella di lavoro (vedi figura 4.3); Figura 4.3 Riquadro Nuova cartella di lavoro. scegli dall area Nuovo da modello la voce Modelli generali per aprire la finestra di dialogo Modelli; seleziona un modello di foglio di calcolo; fai clic sul pulsante OK: il nuovo documento appare sullo schermo. Procedi alla personalizzazione del documento. Chiudi finestra Terminate le operazioni di modifica/aggiornamento di un foglio elettronico seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra. In entrambi i casi, se il foglio elettronico è stato modificato, ma non ancora salvato, Excel ti chiederà se vuoi salvare l ultima versione del documento. 8

7 Sezione 1: Usare l applicazione Salva Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate, in caso contrario eventuali modifiche apportate non verranno mantenute. Chiuso il documento, la finestra di Excel appare priva del foglio di calcolo. Salvare un foglio elettronico Una volta finito il lavoro il documento può essere salvato su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio Excel apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 4.4): digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file; nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un altra posizione, fai clic sulla freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul disco fisso, sia in qualunque disco esterno o in rete; a questo punto premi Salva o Invio per salvare il file. Figura 4.4 Finestra di dialogo Salva con nome. Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione). 9

8 Patente Europea del computer Modulo Nel caso tu volessi salvare una cartella esistente con un altro nome, scegli Salva con nome dal menu File. In questo modo ti viene mostrata la finestra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto, puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file. Procedi nella stessa maniera se desideri cambiare non il nome, ma il formato del file. Tale esigenza può essere dettata dal fatto che, non rappresentando Excel l unico foglio di calcolo esistente ed esistendo dello stesso diverse versioni (Excel 2000, XP, 2003, 2007), è facile imbattersi in utenti che usano diversi fogli di calcolo, inteso appunto non solo come software ma anche come versione. Tieni presente che versioni successive di uno stesso programma aprono documenti redatti con versioni precedenti ma non viceversa. Un documento creato con l ultima versione di Excel (per esempio Excel 2007) non viene aperto dalle precedenti. L unico modo per poterlo fare aprire da versioni precedenti è salvarlo secondo il loro formato. Per questo, tra i vari formati troverai quello di Excel nelle diverse versioni. In questo caso devi agire sulla casella Tipo file (sempre della finestra Salva con nome). Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l elenco di tutti i tipi di file tra i quali puoi scegliere. Tra questi, i più utilizzati sono: Documento Excel: file creato con il pacchetto di Office Microsoft Excel, ha estensione.xls, è il tipo di file selezionato per impostazione predefinita; CSV (Comma Separated Values = valori separati da virgola) è un formato per un file solo testo, utilizzato per memorizzare dati nei fogli elettronici e nei database. In questo formato, i dati sono contenuti in campi separati da una virgola e in alcuni casi preceduti e seguiti da doppi apici. Ciò rende i file in questo formato facilmente trasferibili e convertibili da ogni software. Quindi, i file CSV sono un tipo di documento semplice per rappresentare dati in forma di tavola, nelle quali le colonne sono separate da virgole (o punto e virgola nei paesi in cui la virgola è il separatore decimale: Spagna, Italia, Francia...) e le righe sono separate da a capo. I campi che contengono una virgola o doppi apici devono essere chiusi tra doppi apici; Modello di documento, file con estensione.xlt che rappresenta un modello di Excel. Salvando in questo formato un foglio di calcolo lo 10

9 Sezione 1: Usare l applicazione ritrovi elencato tra i modelli che ti propone Excel quando scegli la creazione di un foglio di calcolo basandoti su un modello; Testo MS-DOS, file di testo.txt con speciali caratteri MS-DOS; Pagina Web, file con estensione.htm, utilizzato nel caso la pagina sia destinata a essere visualizzata da un browser. Spostarsi tra fogli elettronici aperti Quando lavori con più cartelle di Excel, per passare da una cartella all altra, procedi in uno dei seguenti modi: fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare, posto sulla barra delle applicazioni. Excel crea infatti, per ogni documento aperto, un pulsante su tale barra, situata nella parte inferiore dello schermo. Nel caso il numero dei documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella barra delle applicazioni, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l elenco di tutti i titoli dei documenti aperti. Per passare da uno all altro selezionane il titolo; fai clic in qualsiasi punto nella finestra contenente il documento sul quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da altre finestre. In tal caso, puoi utilizzare i comandi di disposizione automatica di Excel per rendere visibili tutte le finestre, scegliendo Disponi dal menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata; dalla voce di menu Finestra seleziona il nome del foglio di calcolo che desideri rendere attivo; tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra che presenta una serie di icone: una per ogni finestra aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un icona all altra: nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento nonché il nome dell applicazione con cui è stato creato. Individuata l icona che rappresenta il documento sul quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab. 11