L o g o. Fast-i & PDF-FORMS. Trasforma tutti i moduli cartacei e processi manuali anacronistici. in digitali ed interattivi

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1 Fast-i & PDF-FORMS Trasforma tutti i moduli cartacei e processi manuali anacronistici in digitali ed interattivi

2 Una Situazione Familiare? L o g o

3 Meglio la fila o poter fare tutto dal Pc? Eliminiamo la carta e anche le file! Oggi nelle pubbliche amministrazioni Per agevolare i cittadini è diventato obbligatorio con il nuovo CAD di pubblicare i moduli online Ma in che formato lo fate e come lo fate causerà una notevole differenza nei risultati, efficienza, efficacia e nella velocizzazione delle pratiche come largamente auspicato.

4 Vediamo la differenza nei risultati: 1-Modulo pubblicato in un formato word: Può non essere compatibile con il sistema operativo e/o con il documento di testo installato nel PC dell utente. Se lo compila con il suo editor può modificare l impostazione e formattazione Se lo stampa e lo compila a mano può avere una calligrafia illeggibile 2-Modulo pubblicato in un PDF (ISO) Statico: Formato leggibile da un lettore PDF L utente per compilarlo lo deve stampare e compilare a mano con una calligrafia a volte illeggibile Nei due casi una volta che il documento arriva al back-office devono essere estratti i dati a mano e inseriti nei Sistemi Informativi; Per quanto riguarda la parte scritta con un editor, alcuni dati possono essere estratti con l OCR con una margine di errore in media del 10% e per i dati scritti a mano l esito dell ICR è troppo incerto pertanto necessità di input manuale da parte degli operatori che porta spesso ad errori di trascrizione specialmente quando è calligrafico = - Dati errati = -Problemi ed inefficienze!!! - Costi per contestazioni e bonifiche pratiche e DB!

5 Un vero processo digitale = Dati Dinamici Definire un processo digitale utile non significa inviare un immagine di un documento in digitale ed avere i dati intrappolati all interno che per utilizzarli neccessitano di essere rilavorati e ridigitati (con eventuali errori e ritardi) oggi i dati devono essere prontamente disponibili ed utilizzabili. Con la nostra soluzione i dati sono interattivi sia con l utente che con i DB: Questo significa che il PDF può essere personalizzato e adeguarsi sia all utente che al procedimento da svolgere e ai dati inseriti, i quali possono essere smistati verso i vari DB,SI o utenti, per velocizzare la procedura ed evitare errori di trascrizione, ma anche per rendere i dati fruibili ed utili a svariate operazioni tra cui anche il monitoraggio e la reportistica in tempo reale. Dati dinamici = Dati utilizzabili in tempo reale!

6 Fast-i & PDF Forms : L o g o

7 Dati Dinamici e interoperabili L o g o

8 Dati Dinamici e interoperabili L o g o

9 PDF Evolution: Paper Form PDF History Fillabile PDF Form Dynamic PDF Form Static PDF

10 Interattività Dinamica Oggi con questa nuova tecnologia si possono creare moduli digitali interattivi: Interattivi con l utente; Interattivi con i DB:sia per prepopolare i campi, sia per inviare i dati nei campi ai vari DB di appartenenza Interattivi e dinamici in svariati modi:in base all input dell utente, facendo calcoli, richiamando dati altrove, duplicando il dato immesso in altri campi svariate volte nel form (per evitare di dover ricompilare gli stessi dati più volte), Intelligente che innesca l appropriato workflow in base all input e lavoro/processo da svolgere.

11 Visione Fast-PDF-Form: Tutti i campi in azzurro sono Compilabili ed interattivi

12 Consentire di effettuare tutto online! Un processo verdei&e-forms con processo tutto digitale, rispetta l ambiente, rispetta l utente, rispetta i costi, rispetta il tempo e rispetta il CAD e le normative vigenti

13 Why Fast-i&PDF-FORMS : Fast-i&PDF-FORMS The Best Way To Capture & Transfer Data By User Input In-put- Enabled Intelligent Interactive Interoperable Fast-Impact Consulting Inc.- Solutions

14 Vantaggi 1 Risparmio Notevole!!! 2 Riduzione dei Tempi!!! 3 Riduzione degli Errori!!! 4 Riduzione inquinamento!!! 5 Aumento Efficienza JIT!!!

15 Form intelligenti, interattivi e dinamici : Inserisce nei campi controlli e calcoli Compatibile con tutti i data base relazionali tra cui Oracle, MS Sequel Server,IBM DB2, My SQL & ODBC

16 Service Oriented Architecture Cycle PDF/HTML B DB A C DB SOA WorkFlow E D Archivio

17 DataBase in/out multi-interaction Fast-i&PDF-Forms interagisce in entrata ed in uscita con svariati DB (tramite connettori & ODBC) DB1 DB2 DB3 Fast-i-Form DB1 DB4 DB5 Out Put PDF o XML

18 Singoli Campi nel Form interagiscono con i campi nel DB Interaction : Input Utente DB1 Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Campo5 Campo1 Campo2 Campo3 DB2 Campo1 Campo2 Campo3 Campo4 Campo5 i & PDF Form

19 Visibilità dei collegamenti DB nel form: Company Logo

20 Lo stesso modulo può essere: Form Deployment Scegli formato preferito/ Più adatto al caso HTML PDF

21 Le due versioni dello stesso form: Versione HTML Versione PDF

22 Moduli più Complessi : L o g o

23 Wizard: step by step compliation

24 Scenario A Semplice ed Immediato! Il Modulo in PDF Il Modulo in HTML L utente lo compila online Si Avvia : Il controllo dei dati e calcoli L estrazione e smistamento dei dati La pratica prende il suo percorso digitale Dopo l interazione digitale con i Sistema informativi Viene tornato in tempo reale l output richiesto di tale processo in formato PDF statico Conclusione Questo è un esempio di una procedura semplice che può essere evaso in tempo reale. Ci possono essere anche procedure più complesse che richiedono l interazione con workflow e/o DB sia interni sia esterni

25 Scenario B - con Barcode Interoperabilità = Il Ponte tra Cartaceo e Digitale Il Modulo in PDF L utente lo compila online Si Stampa: Il controllo dei dati e calcoli L estrazione e smistamento dei dati Si catturano i dati del form in un barcode che si trova nel modulo Quando l utente si presenta o invia il modulo cataceo basta un semplice lettore per estrarre in tempo reale i dati e averli di nuovo in digitale Conclusione Nel nuovo CAD si nomina anche il Glifo, che non è altro che un barcode (codice a barre) La quale dalla lettura dello stesso consente di risalire al documento digitale e/o certificato.

26 Scenario C Con WorkFlow Cycle Compilazione Form Input Worker 1 WorkFlow Human-XML- DB-SI Form Interaction PDF OUT PUT Worker 2

27 Scenario D Con Firma Digitale Compilazione Form Input Firma Digitale Worker 1 WorkFlow Human- XML-DB-SI Firma Digitale Form Interaction PDF OUT PUT Firma Digitale Worker 2 Permette le multifirme (con16 modalità diverse anche via pad,vocale, password, PKI e molti altri modi). Per autentificare i vari passaggi e validare in modo inconfutabile l autenticità dell utente, come pure che il contenuto sottoscritto non sia modificato.

28 Evasioni richieste in modo veloce!!! Form 3 Form 4 Form 2 Form 1 Just in Time!!!

29 Esempio Procedura Assunzione Estrazione Automatica Dati CV Dati e Know How Noi possiamo anche mettervi su un WS per comunicazioni sms via mobile dove appare il nome del reparto Company Logo

30 I moduli si usano in ogni settore:

31 Dove si può pubbilcare e accedere ai form: Sulle pagine del Vostro Sito Nel Fast-i-Forms Portal (accessible da ovunque utile per work processing) PDF Form Nel Vostro Intranet

32 Utillizando il Fast-i-Forms Portal si avrà un ambiente unico per accedere a tutti i moduli dove ci sarrano tutti apportati di un click Nell i &PDF-FORMS PORTAL i moduli rimangono disponibili in un ambiente di lavoro personale per essere richiamati ed elaborati a chiamata e poi smistati verso un processo di workflow e/o avviati alla relativa archiaviazione in PDF/A a norma di legge Accesso da remoto (Anche da mobile devices) Archivio e Gestione Documentale Inoltre nell ambiente dove i moduli sono suddivisi per categorie, si può anche facilmente ricercare e richiamare i forms già lavorati o nuovi neccessari per evadere per il proprio compito e/o processo lavorativo

33 Si accede alla work console via web Nel suo ambiente di lavoro l utente si troverà tutti i forms necessari per svolgere il suo lavoro 33

34 Accedi da ovunque compila e invia al WF

35 Evitare la Contraffazione* *Un speciale Add-ON ideale per certificati e documenti che neccessitano di particolare sicurezze

36 Volete dei forms compilabile dal mobile? Se la vostra forza lavoro è sparsa sul territorio o volete consentire ai cittadini di fare le richieste direttamente dal loro telefono mobile o effettuare indagini e statistiche JIT; i Fast-Mobile-Forms* è quello che vi serve. Si possono collegare ai vostri DB e SI tramite WS per cogliere i dati in tempo reale (collegamenti anche con SharePoint),si può firmare,scattare foto (con annotazioni sopra), inserire time stamp e posizionamento GPS,ecc. * Non incluso in questa presentazione Fast-Impact Solutions 2011

37 Avete bisogno di : omettere in atto il Nuovo Codice dell Amministrazione Digitale? oottimizzare e velocizzare le procedure? otrasformare i dati intrappolati nei documenti in accessibili ed utilizzabili? omodernizzarvi e rendere servizi JIT digitali? oridurre i costi? oridurre l inquinamento? osemplificare la vita ai cittadini e al vs staff?

38 The Best Digital Solution: È ora di eliminare la carta e passare a documenti elettronici intelligenti, in grado di interagire con i vostri DB e Sistemi informativi per raccogliere (ed erogare ) in tempo reale i dati necessari, evitando così fatidici errori di trascrizione, tempi lunghi per i procedimenti ed evasioni degli stessi, totalmente anacronistici nell era digitale. Questa soluzione non solo ha il costo più basso sul mercato in confronto ai competitors simili (2/10 circa) ma è anche la preferita dagli enti governativi Americani più importanti oltre ad essere usato in banche e aziende private di ogni settore:

39 Quanto pensi che potete risparmiare? Quanto secondo te risparmierete Eliminando la carta? Effettuando tutta la procedura online? Eliminando contenziosi e rilavorarazioni delle procedure sbagliate da errore umano dovuti da ri inserimento dati e smistamento erroneo? Eliminando il bisogno di costanti bonifiche e pulizia dati nei DB per causa di input sbagliato? Avere tutti i dati già digitalizzati e usabili?

40 Quanto pensi potete essere più efficienti se : Consentite ai cittadini di poter effettuare le loro richieste (o perlomeno la compilazione di essi) direttamente online? Consentite al back-office e workers di avere già tutto in digitale e così da permettere l evasione dei proprio compiti direttamente online? Consentite alle pratiche d essere evase all istante O perlomeno velocizzate a pochi giorni se richiedono intervento e approvazioni umane!!! Poter fare statiche, BI e indagini in tempo reale? Tutto Grazie al fatto che tutti i dati sono digitalizzati ed utilizzabili!!!

41 Creazione di Form illimitati (ci sono già 100 form precreati o semplicemente potrete importare e trasformare i vostri o crearne dei nuovi con i strumenti drag&drop nella suite così da eliminare subito i processi obsoleti!) Per Utenti illimitati (coinvolgere tutti gli utenti interni ed esterni che si vuole senza limiti! ) Per Processi illimitati (così potete liberamente digitalizzare tutti i processi che volete coprendo ogni settore, ambito e necessità!) Non necessita di licenze extra: Per consentire la compilazione del PDF interattivo (nemmeno se sono utenti esterni!!) Ne per smistare i dati da e verso i DB, SI e in XML! Risparmiando il 90%!!!!

42 Alcuni esempi dove è ottimale l uso : -Richieste di assenza -Richieste di ferie -Rimborso spese - Moduli Vari - Rendiconti -Retribuzioni -Budget di tesoreria -Presa in carico -Richieste -Rifornimento -CPFR -Distinta base di spedizione Approvvigionamento - Richieste di rifornimento - Richieste procurement -Distinta base Interazioni con Utenti Esterni Scegli dove vuoi iniziare a.fast@fast-impact.com. -Concorsi -Assunzioni -E-Com -Reclami -Richieste -Indagini -Sondaggi

43 Di cosa sono capaci questi forms & SW: Most Web Server Databases Supported (Oracle, MySQL,SQL Server 2000, etc.) Open Database Connectivity (ODBC) Compliant XML Data Exchange Linkable Multiple Page/Multiple Part Forms Conditional Display of Forms E-forms are Compliant with most Systems (Lotus CCmail, MAPI, Microsoft Exchange) Supports Digital Signatures (16 different types and personalized can be developed) Password Control Includes field calculation PDF Forms Compatible with free Adobe Reader Version 5.0 or higher Workflow Branching and Routing

44 28/11/2011 Top 10 Fast-Impact Solutions 2011

45 Implementa oggi la tua visione L o g o

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47 Cosa aspettate? Digitalizzatevi oggi stesso! Trasformare i vostri moduli in PDF compilabile; Collegare i campi interattivi con i vostri Data Base; O collegare l input ad un barcode dinamico che incorpora i dati in XML così con un lettore ottico si può ricongiungere ai dati digitali in quel documento in qualsiasi momento!

48 Innesca oggi il meccanismo Digitale! Non aspettare oltre

49 Contact- Alexa Fast Your ICT Innovations Consultant Italy,Rome