La dematerializzazione degli atti di spesa delle P.A.

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1 La dematerializzazione degli atti di spesa delle P.A.

2 Nell ambito del percorso di ammodernamento e di razionalizzazione intrapreso dalla Pubblica Amministrazione negli ultimi anni mediante lo sfruttamento delle potenzialità introdotte dalle nuove tecnologie informatiche, la Ragioneria Generale dello Stato ha realizzato un progetto volto alla dematerializzazione della documentazione cartacea ed alla contestuale Conservazione Sostitutiva su supporti ottici garantendo al tempo stesso il valore giuridico del documento informatico. In particolare la Ragioneria Generale, in qualità di gestore e controllore del processo di spesa, sia nei confronti delle Amministrazioni che di Banca d Italia, ha concentrato la sua attenzione sulla dematerializzazione degli atti di spesa (ad esempio, Ordini di Accreditamento, Ordini di Pagare, ecc.). La completa dematerializzazione degli atti di spesa è stata raggiunta grazie al programma Workflow Finanza Pubblica (WFP), per il quale RGS, con il supporto progettuale di CONSIP, si è avvalsa dei servizi di Accenture, società all avanguardia nel settore della Gestione Documentale e Workflow- Management. La soluzione per la Conservazione Sostitutiva dei documenti in ambito RGS garantisce una serie di requisiti di alto livello per essere in linea con le principali disposizioni legislative e con i recenti orientamenti in materia. Viene pertanto garantita: l autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate attraverso il rispetto di tutti i requisiti previsti dalla norma (memorizzazione su supporti non riscrivibili, apposizione della firma digitale e del riferimento temporale, processo di Conservazione eseguito dal Responsabile); l accessibilità dei dati contenendo i rischi di deperimento delle informazioni conservate; la leggibilità dei dati conservati nel tempo; l implementazione di una soluzione aperta, in modo da garantire l utilizzo del servizio di Conservazione a più sistemi e processi della Ragioneria Generale dello Stato. Il Sistema di Conservazione Sostitutiva (SCS) è il risultato di metodi, processi e tecnologia. Rappresenta una best-practice a livello internazionale e garantisce, per ogni atto di spesa: conservazione sicurezza consultazione controllo

3 conservazione Memorizzazione dei dati, secondo il processo certificato dal Responsabile della conservazione, su supporti ottici e con formati idonei ad assicurarne l integrità, la leggibilità, e la validità nel tempo

4 conservazione conservazione Il processo generale, che permette di tra- I processi sono realizzati mediante l inte- La migrazione dei dati relativi agli atti Load Una volta effettuata la trasforma- sformare e conservare le informazioni razione di 3 elementi principali: viene effettuata grazie ad un job ETL dal zione, i dati vengono caricati nel database ricevute dal sistema Spese e dal sistema il sistema Spese/Sicoge che mette a db di Spese/Sicoge alla base dati ORACLE ORACLE in base alla loro tipologia in cin- Sicoge, si compone di 3 fasi principali: disposizione una tabella temporanea di WFP. Viene descritta la sequenza delle que tabelle, delle quali ognuna è struttura- contenente i dati da conservare; operazioni di migrazione dei dati da un ta in modo tale da contenere: Processo di Conversione: i dati sono pre- l infrastruttura ETL di Informatica Po- punto di vista tecnico, sulla base dell acro- la struttura record dei dati; levati dal database di interfaccia Spese/Si- wercenter che consente di prelevare i nimo ETL (Extract, Transform, Load): i campi logici utilizzati dall applicazione coge e copiati in locale al Sistema di Con- dati dal database di Spese/Sicoge e co- Java per il monitoraggio del processo servazione; piarli in locale a WFP; Extract Per effettuare l estrazione dei di conservazione sostitutiva. il sistema WFP dove si svolgono le ope- dati dal database viene creata una tabella Processo di Trasformazione: i dati nelle razioni necessarie per la conservazione. di staging che ha il compito di contenere La migrazione dati comporta il vantaggio tabelle locali sono trasformati nel forma- temporaneamente i dati durante la migra- di poter lavorare i dati in locale al siste- to PDF/A per la fase finale del processo di zione verso il database Oracle; ma WFP, velocizzando le operazioni e ren- conservazione; dendo il sistema indipendente dal DB di Transform Una volta estratti i dati ven- Spese/Sicoge durante le successive elabo- Processo di Conservazione: l utente, Re- gono trasformati: razioni (batch di trasformazione). sponsabile della Conservazione, ha acces- conversione dei dati da EDBCDIC(DB2) so a tutte le informazioni necessarie per ad ASCII (ORACLE); richiedere e completare la conservazione spacchettamento dei campi record da dei documenti. DB2 ad ORACLE;

5 conservazione conservazione Mediante lo scheduler di Tivoli viene ese- Elaborazione mediante engine Adobe per Il processo di Conservazione Sostitutiva è Mantenimento della Conservazione: guito il processo di trasformazione, com- la creazione dl file PDF/A: attraverso l uti- stato concettualmente strutturato in tre comprende tutte le fasi specifiche per il posto dalle seguenti macro attività: lizzo delle API di Adobe è realizzato il file Macro-fasi distinte: mantenimento della validità della con- PDF/A con le informazioni lette dal db. servazione, tra cui il controllo dell obsole- Estrazione dei dati dal database Oracle: Gestione della Conservazione: comprende scenza tecnologica dei supporti di memo- sono prelevate le informazioni necessa- Queste operazioni sono effettuate in pa- tutte le fasi specifiche per la conservazione rizzazione, realizzato mediante controlli rie per la compilazione del documento rallelo da più processi (batch) che lavo- la visualizzazione dei Lotti di documen- sulla documentazione conservata al fine PDF/A; rano i record separandoli per tipologia in ti da conservare e delle relative infor- di garantirne la validità e la fruibilità; modo da parallelizzare e ottimizzare le mazioni di dettaglio; Conversione dei dati secondo lo schema operazioni. la gestione delle informazioni relative a Ricerca e Visualizzazione della docu- XML associato: viene creato dai dati uno ciascun Lotto di conservazione; mentazione conservata: comprende tutte schema XML a seconda del tipo di record Le informazioni che dovranno essere con- la gestione delle autentiche dei Lot- le fasi specifiche per la ricerca ed esibizio- che si sta trasformando; servate saranno conseguentemente scrit- ti di conservazione, nel rispetto della ne dei documenti conservati e per la loro te nel repository di FileNet mediante l uti- normativa vigente, attraverso gli stru- consultazione e stampa. Attraverso tali Associazione dinamica di ciascun dato lizzo di classi documentali che aggregano menti di firma digitale e di validazione attività è possibile ricercare e visualizza- con il Template del relativo atto: i dati in il PDF/A, il file firmato (p7m) e le informa- temporale; re un documento conservato, in modo da formato XML sono associati alla relativa zioni per la ricerca (metadati) a garanzia soddisfare gli obblighi di esibizione definiti rappresentazione grafica in XDP attraver- della certezza dei dati conservati. dalla normativa di riferimento, garantendo so l XSD; l autenticità e l integrità di ciò che è stato conservato.

6 sicurezza Certezza delle informazioni trattate e integrità dei dati originali validati con firma digitale e riferimento temporale

7 sicurezza sicurezza Firma digitale e dispositivi ottici Allo scopo di assicurare il rispetto di quan- l utilizzo della soluzione Plasmon pre- il Sistema prevede l implementazione di l unico utente del Sistema è il Respon- to previsto dalle direttive emesse dal CNI- vede l incisione dei dati su dischi ottici funzionalità atte a firmare digitalmente sabile della Conservazione; il Sistema è PA relativamente all utilizzo della firma non riscrivibili (WORM modalità write ed applicare il riferimento temporale ai realizzato in maniera tale da garantire digitale, il SCS è sviluppato in modo da once read more ), caratterizzati da una documenti registrati nella banca dati: la totale trasparenza di tutte le opera- garantire l autenticità e la validità giuri- validità in termini di tempo superiore a tecnicamente, la prima funzione si re- zioni effettuate, al fine di consentire dica delle informazioni contenute nei do- quella richiesta dalla normativa. Il ju- alizza mediante l utilizzo di Smart Card al RdC di effettuare costantemente un cumenti sui quali è stata apposta la firma kebox della Plasmon è costituito da e PIN in dotazione all utente, mentre la controllo capillare dell intero processo digitale qualificata. una serie di supporti ottici sui quali so- seconda prevede l inserimento all in- di conservazione. Più precisamente, la sicurezza è garantita no memorizzate in maniera non modi- terno del file di chiusura del riferimen- con le seguenti tecnologie: ficabile le informazioni. Ogni supporto to temporale da parte del responsabile (dischi UDO) ha una capacità di memo- della Conservazione che, firmando il ria di 30 GB ed ha una durata di oltre tutto, ne attesta la validità giuridica; 30 anni;

8 consultazione Recupero ed esibizione con validità legale del documento conservato anche a distanza di molti anni

9 consultazione consultazione Il Sistema di Conservazione, per risponde- Inoltre, il Sistema di indicizzazione tiene Per l esibizione nel tempo dei documenti Longevità: il formato PDF nella sua ver- re al requisito di esibizione dei documen- conto di eventuali esigenze future come, è stato scelto il formato PDF/A (Portable sione PDF/A è garantito per la totalità ti conservati, permette al Responsabile ad esempio, la possibilità di conservare e Document Format), uno standard di file della durata del periodo di Conserva- della Conservazione di fare ricerche per ricercare nuove tipologie documentali. realizzato da Adobe ed utilizzato in tutto il zione Sostitutiva. documento o per lotto di conservazione. mondo per lo scambio di documenti infor- il Sistema, per rispondere all esigenza di Il sistema di gestione documentale imple- matici. Le sue caratteristiche fondamenta- La longevità del formato PDF/A è garan- organizzare un sistema di indicizzazione mentato permette di organizzare i docu- li sono: tita da una serie di vincoli stringenti sulle efficiente per consentire un agevole ricer- menti in classi documentali ed associare a componenti del documento: non sono am- ca dei documenti conservati, è tale da ri- ciascuna classe alcuni metadati, utilizzati Formato aperto: è uno standard de messi link esterni e macro che potrebbero spondere a due caratteristiche fondamen- per la ricerca. Sono registrati su suppor- facto per uno scambio di informazioni alterare il contenuto informativo. In questo tali della ricerca: to ottico sia i documenti che i metadati, elettroniche; modo si garantisce che anche dopo diversi garantendo la non modificabilità della to- anni l informazione è preservata. Semplicità: è individuata una serie limi- talità delle informazioni dopo la memoriz- Multipiattaforma: è visualizzabile e tata di campi dei record conservati, con i zazione. stampabile su qualsiasi piattaforma (Ma- Per dare maggiore validità al documento quali potranno essere univocamente indi- cintosh, Microsoft Windows, UNIX estratto dal sistema dal Responsabile del- viduati i documenti oggetto di ricerca; e numerose piattaforme mobili); la Conservazione l applicazione permette di stampare un documento di accompa- Velocità: l architettura software e hardwa- Rispetto dell integrità delle informazio- gnamento contenente le informazioni re implementata è dimensionata ed op- ni: i file Adobe PDF hanno esattamente principali dell atto e le operazioni effettua- portunamente distribuita in modo tale da lo stesso aspetto dei documenti origi- te su di esso nel tempo. Tale documento garantire margini di operatività superiori nali e mantengono inalterate le infor- è consegnato insieme al PDF/A dell atto al alle esigenze del cliente per minimizzare i mazioni dei file sorgente; momento della richiesta di estrazione. tempi di ricerca dei record e per far fronte efficientemente ad eventuali situazioni di stress.

10 controllo Costante monitoraggio e tracciabilità delle operazioni compiute ai fini della dematerializzazione e conservazione dei dati

11 controllo controllo Il Responsabile della conservazione ha a Report: il Responsabile della Conservazio- Flusso di conservazione: l applicazione Ogni momento ha la propria tabella di disposizione diversi strumenti per control- ne ha la possibilità di visualizzare l anda- prevede la trasformazione e la conserva- scambio che viene utilizzata per lo scam- lare lo stato della conservazione: mento della conservazione in termini di zione delle varie tipologie di O/A (Ordini di bio di informazioni tra i sistemi. Nel caso di documenti convertiti dal batch di conser- Accreditamento): del primo momento di conservazione, gli Tracciamento operazioni: le operazio- vazione o lotti firmati. Attraverso grafici a atti inviati da Sicoge a Spese, si è deciso di ni fondamentali sui lotti (firma del lotto, torta e grafici bidimensionali si ha la pos- inviati da Sicoge (Amministrazione) a unificare le tabelle delle varie in un unica estrazione di un documento ) sono trac- sibilità di controllare il lavoro di conserva- Spese (RGS), mediante canale EAS; tabella di scambio in modo da non dover ciate a sistema per mantenerne traccia zione effettuato dal sistema in un determi- ricevuti da Spese; dipendere dalla variazione del numero così come da normativa vigente; nato intervallo temporale. inviati da Spese a Banca d Italia. delle amministrazioni. Log dei batch: le operazioni effettuate sui documenti in ingresso (conversione, trasformazione e memorizzazione su supporto ottico) sono tracciate per permettere di individuare e tenere traccia di eventuali errori o anomalie;

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