Fatturazione elettronica PA. Aspetti operativi e flussi di gestione

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1 Aspetti operativi e flussi di gestione

2 Perché!!!

3 Finalità Modalità di invio fatture Mail Posta Brevi Mano Come è oggi Come è oggi PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. Web Intranet Web service PEC FTP Come sarà SdI Monitoraggio finanza pubblica Web PEC FTP PA Anag. Anag. PA Anag. Anag. PA Anag. Anag.

4 Finalità progetto a medio termine per monitoraggio fiscale tra Partite iva

5 Gli Attori

6 Gli Attori La Pubblica Amministrazione CODICE I.P.A. (Codice Univoco Ufficio) I.P.A. (Indice delle Pubbliche Amministrazioni). E l istituto preposto a censire e rendere disponibili i riferimenti di tutte le PA (

7 Gli Attori

8 Gli Attori Un Codice da indicare per ogni destinatario.

9 Gli Attori S.D.I. (Sistema di Interscambio) La Pubblica Amministrazione E un sistema informatico (server+software) in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA, effettuare controlli sui file ricevuti (accetta/scarta) inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie Gestisce anche le notifiche sul buon fine o meno del ricevimento e correttezza della fattura elettronica.

10 Gli Attori

11 Gli Attori Fornitore della PA Intermediario FEPA La Pubblica Amministrazione Intermediario. E il soggetto di cui si avvale il fornitore per l emissione e/o la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, o di cui si avvale l Amministrazione per la ricezione delle stesse dal Sistema di Interscambio. Deve essere un soggetto che si è già accreditato presso la PA

12 Gli Attori Identificazione dei soggetti coinvolti nella fatturazione e nell invio della FEPA Fornitore della PA Cedente FEPA Intermediario Emittente Trasmittente FEPA Firma digitale sulla fattura Proprio indirizzo PEC per invio e notifiche

13 Piccolo Glossario

14 Piccolo Glossario Fattura Elettronica La fattura elettronica (FEPA) è una fattura ai sensi dell art. 21 co. 1 DPR 633/1972 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La Fattura PA è in sostanza un file XML creato secondo il formato specifico previsto dallo schema predisposto dalla Pubblica Amministrazione. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti: deve garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto. Queste caratteristiche sono previste dalla firma digitale da parte di chi emette/trasmette deve dichiarare anche il codice del destinatario della fattura, riportato nell Ipa deve essere trasmessa alle PA attraverso il Sistema di Interscambio ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette/trasmette con un certificato di firma qualificata

15 Piccolo Glossario XML XML (Extensible Markup Language). E una tipologia di file, generata da specifici applicativi desktop o web, in cui sono stabiliti i singoli punti contenuti, lasciando all utente la possibilità di compilarli, secondo specifiche caratteristiche tecniche stabilite per ciascun punto (campo). Posso mandare un PDF, come ho fatto sino a oggi? No. La norma prevede che l unico formato accettato sia l XML firmato digitalmente. Qualsiasi altra modalità di invio o formato non saranno accettati né pagati. Il PDF può essere allegato all invio telematico, ma è facoltativo non obbligatorio.

16 Piccolo Glossario XML XML (Extensible Markup Language). Visualizzabile da SDI

17 Firma elettronica qualificata (firma digitale) Piccolo Glossario E la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (Smartcard, UsbPen, FirmaRemota) PEC PEC (Posta Elettronica Certificata). E uno dei canali/modalità consentiti ai fini dell invio della fattura elettronica verso il S.D.I. L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes.

18 Fasi di gestione della FEPA

19 Fasi di gestione della FEPA Redazione della Fattura con applicativo Questa fase può essere svolta su applicativo in house oppure con compilazione diretta su web (portali di servizio per FEPA)* Formazione File XML Controllo del File XML su portale Fatturapa.gov.it Invio della FEPA attraverso PEC Anche queste fasi possono essere svolte in house a cura propria. Qualora si fosse scelto di utilizzare un canale web, questa, come le successive fasi, saranno svolte in maniera automatica dal portale utilizzando, a seconda dei casi, firma e pec propria oppure firma e/o pec del cedente. *molti servizi propongono anche il FULL OUTSOURCING

20 Fasi di gestione della FEPA Ricezione Notifica di Consegna SDI Si tratta in pratica della Ricevuta di Consegna della PEC al servizio SDI. Il file di fatturazione non ha subito alcuna lavorazione ne controllo ma se ne certifica il corretto recapito. Sui servizi Web non prevede notifiche di sorta ma solo il cambio di stato del documento da compilato a consegnato al servizio SDI.

21 Fasi di gestione della FEPA Controlli formali da parte del servizio SDI Ricezione Notifica consegna da SDI a Ente della PA Esito positivo La FEPA conclude il suo iter approdando alla PEC dell ente destinatario che la riceve per attuare il ciclo passivo in amministrazione. La FEPA ha subito controlli di carattere formale. Sarà cura dell Ente effettuare gli opportuni riscontri ed eventuali controlli sostanziali. Esito positivo Sui servizi Web viene attivata notifica che la fattura è stata definitivamente consegnata all Ente

22 Fasi di gestione della FEPA Ricezione Notifica consegna da SDI a Ente della PA Esito negativo Sui servizi Web viene attivata notifica che la fattura è stata da ritenersi non valida e da SOSTITUIRE Per le modalità di sostituzione si agisce in maniera diversa a seconda del metodo di gestione delle FEPA prescelto.

23 Riepilogo gestione FEPA Il SDI effettua esclusivamente controlli formali sul tracciato FatturaPA ma nessun tipo di controllo sul contenuto della fattura che resta invece competenza in capo al ricevente/committente. Il SDI inoltra le fatture alle PA, nello specifico all ufficio corrispondente al codice IPA riportato all interno del tracciato di ogni singola fattura.

24 Ulteriori Informazioni

25 Ulteriori Informazioni Per le FEPA è necessario attivare una numerazione separata di fatturazione Se ci si avvale di un intermediario per l emissione/trasmissione delle FEPA, non è necessario utilizzare la propria firma digitale e/o PEC

26 Ulteriori Informazioni Nonostante i vantaggi derivanti dall eventuale utilizzo di piattaforme web o intermediari, il fornitore della PA è il primo responsabile nei confronti dell Amministrazione e del Fisco per quanto concerne le FEPA emesse e conservate. Se ci si avvale di un servizio di CONSERVAZIONE in outsourcing è necessario effettuare le opportune comunicazioni di legge (AA7 o AA9)

27 Mezzi e canali operativi

28 Mezzi e canali operativi In House Acquisire un software di gestione della parcellazione che gestisca anche la FEPA. Gestione sul proprio pc dei documenti Creazione autonoma dei file XML Firma digitale dei File Invio al servizio SDI Riscontro delle notifiche da propria PEC o se previsto da gestore interno dell applicativo Principali vantaggi: Integrazione dati con applicativo di studio. Praticità in fase di sostituzione di file scartati e di reinvii. Possibilità di gestire le fasi di invio e di conservazione in outsourcing Principale svantaggio: Cura, protezione e salvataggio dati su propri sistemi

29 Mezzi e canali operativi In Outsourcing Acquisire o convenzionarsi a un servizio on-line per la compilazione, trasmissione e conservazione decennale delle FEPA Gestione sul web la compilazione della FEPA o fare upload di file xml compilati in house Firma digitale dei File a cura del provider Invio al servizio SDI a cura del provider Gestione delle notifiche e monitoraggio su piattaforma web (Dashboard) Principali vantaggi: Svincolare l operatività e gli adempimenti post-emissione dal proprio sistema e utilizzare form con wizard di compilazione. Principale svantaggio: Gestione molto formale delle sostituzioni in caso di scarti e accesso ai dati solo tramite internet.

30 Conservazione Sostitutiva

31 Conservazione Sostitutiva Conservazione Decennale delle FEPA Che cos è la Conservazione Sostitutiva? E una modalità di archiviazione dei documenti specificatamente normata, che consente di eliminare la conservazione del documento cartaceo a favore di quella esclusivamente elettronica. In House Ho bisogno di un software di Archiviazione e Conservazione Ottica Sostitutiva, di apporre marche temporali sui documenti, di redigere e manutenere il Manuale della Conservazione, di Nominare un Responsabile della Conservazione. (fortemente sconsigliato) In Outsourcing Demando a terzi (strutture specializzate) tutto quanto sopra indicato. Solitamente chi gestisce le piattaforme Web per FEPA prevede il servizio di conservazione decennale delle fatture inviate al SDI

32 Conservazione Sostitutiva Conservazione Decennale delle FEPA D.M. 17 GIUGNO 2014 ELIMINATO OBBLIGO DI CONSERVAZIONE QUINDICINALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE ELIMINATO ADEMPIMENTO COMUNICAZIONE IMPRONTA ARCHIVIO INFORMATICO ALL ADE PAGAMENTO IMPOSTA DI BOLLO CON F24 ENTRO 120 GIORNI DALLA CHIUSURA DELL ESERCIZIO CODICE TRIBUTO 2501

33 Conservazione Sostitutiva Conservazione Decennale delle FEPA Quando bisogna effettuare la Conservazione Sostitutiva? L operazione deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza di presentazione della Dichiarazione dei Redditi redatta per il periodo in cui le fatture sono state emesse. Attualmente il 30/12 di ogni anno. Fruendo di un servizio Web non mi preoccupo di queste operazioni? Esatto. Il fornitore del servizio è anche il Responsabile della Conservazione e si occupa di tutte le fasi tecniche di conservazione stessa.

34 Conservazione Decennale delle FEPA Conservazione Sostitutiva Come si effettua la conservazione? Tutti i file XML relativi a FEPA vengono unificati in un unico file di archiviazione che viene firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione, subisce l apposizione della marca temporale digitale e viene depositata su supporto informatico idoneo (hard disk di server, NAS, qualsiasi dispositivo di storage).

35 Conservazione Decennale delle FEPA Conservazione Sostitutiva

36 Fine della presentazione