Annuario Digitale V4.0 Manuale d Uso

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1 Annuario Digitale V4.0 Manuale d Uso pag. 1 di 28

2 INDICE 1 Prefazione Requisiti per l utilizzo Requisiti software Connessione ad Internet Username e password Accesso al programma Preliminari Primo accesso Il Menù Principale Gestione Club Ricerca Visualizzazione Gestione Utente Gestione dei dati e delle cariche dei soci Gestione dei dati dei Soci Inserimento nuovo socio Modifica soci già esistenti Cancellazione di un socio Assegnazione Cariche Assegnazione di una doppia carica al Past-President Ricerca dati di un socio in Annuario Ricerca per Cognome e Distretto Ricerca per Telefono Ricerca per Gestione dei dati del Club Anteprima dei dati Visto per la stampa Accordare il visto per la stampa Revocare il visto per la stampa Informazioni sul sistema Informazioni generali e tecniche Condizioni di utilizzo Limiti legali di utilizzo pag. 2 di 28

3 1 Prefazione L Annuario Digitale è stato progettato per gestire ed archiviare i dati anagrafici di tutti soci e club dei Distretti Rotaract d'italia, Malta, Albania e San Marino. Per facilitare la procedura di inserimento e di aggiornamento dei dati relativi dei Club, il Distretto Rotaract 2080 ha redatto questo manuale d uso. In tale documento sono riportate e commentate tutte le procedure di utilizzo dell Annuario Digitale al fine di facilitare e coadiuvare il lavoro di coloro che utilizzeranno il programma. Il manuale è dedicato soprattutto a coloro che per la prima volta che fanno uso dell Annuario Digitale. Per tutto ciò che non è riportato in questa guida si può far riferimento agli esempi che si possono trovare sul programma on-line. Una volta terminata la raccolta, i dati inseriti dai responsabili di Club saranno poi stampati sugli annuari cartacei. Qualora durante l utilizzo del programma si incontrassero ancora delle difficoltà, si consiglia di consultare con maggiore attenzione questa guida e, in caso si riesca a risolvere il problema, contattare il responsabile della raccolta dati del vostro distretto o scrivere un al seguente indirizzo Nella speranza che questo manuale possa esservi d aiuto, vi auguriamo un buon lavoro. I Responsabili Jacopo Giorgetti Jean-Luc Bussa Luca Scorrano pag. 3 di 28

4 2 Requisiti per l utilizzo Per poter utilizzare al meglio dell Annuario Digitale è richiesta la seguente configurazione minima di sistema. 2.1 Requisiti software Il vostro computer dove essere provvisto del browser Internet Explorer 6.0 o superiore (si consiglia di utilizzare la versione 7). Nel caso in cui tale programma non sia installato sul vostro PC, potete scaricarne gratuitamente una copia dal sito della Microsoft Italia (http://www.microsoft.com/italy/windows/downloads/ie/getitnow.ms px). Altro browser supportato è Mozilla Firefox (versione 3 o superiore). Il sistema è stato realizzato con tecnologia PHP (Hypertext Preprocessor) e database MySQL sfruttando le potenzialità del server del Distretto 2080 Rotary International. 2.2 Connessione ad Internet E necessario un accesso ad Internet per collegarsi al server Rotaract che ospita l Annuario Digitale. 2.3 Username e password Il Presidente di ciascun Club, o un altro socio da questi delegato alla gestione dei dati anagrafici dei Soci, deve disporre di una username ed una password che sono necessarie per l accesso al programma. Tali password sono strettamente personali: ogni Presidente è responsabile dei dati inseriti nel programma. Se non vi è pervenuta la username e/o la password, siete pregati di contattare il responsabile del vostro distretto per la raccolta dati o inviare un al seguente indirizzo: pag. 4 di 28

5 3 Accesso al programma 3.1 Preliminari Accendete il vostro computer e attendete l avvio di Windows. Effettuate ora la connessione al vostro Internet Service Provider e aprite il browser Internet Explorer. Digitate nella barra degli indirizzi e attendete che venga caricato il programma Annuario Digitale Rotaract. Procedete con l autenticazione e inserite la username e la password negli omonimi campi della finestra (Figura 1) e cliccate sul pulsante Avanti>. ATTENZIONE: la username e la password fornitevi sono case sensitive : il programma distingue le lettere maiuscole da quelle minuscole. Prestate attenzione nella loro digitazione. Figura 1. Pagina di login al programma. pag. 5 di 28

6 3.2 Primo accesso Se è la prima volta che fate uso del programma leggete con attenzione il paragrafo seguente; se invece avete già effettuato accessi in precedenza, potrete passare direttamente al capitolo 4. Inserite la username e la password negli appositi campi, facendo attenzione a non inserire lettere maiuscole al posto di minuscole o viceversa. Dopo aver inserito username e password, cliccate sul tasto Avanti> ; nella finestra che si aprirà (Figura 2) vi sarà richiesto di inserire i vostri dati anagrafici. Non dimenticate di selezionare dall elenco il Rotaract Club che state gestendo. Dopo aver riempito tutti i campi, siete pregati di prestare particolare attenzione a quanto è contenuto nel riquadro giallo. Al fine di procedere alla registrazione dei vostri dati anagrafici, sarà necessario accettare TUTTE le Assunzioni di responsabilità contenute nel riquadro blu. Per far ciò, cliccate sul tasto Accetto che si trova al di sotto di ogni dichiarazione; fatto ciò cliccate sul tasto Registrati. Qualora non abbiate compilato uno o più dei campi obbligatori (quelli in grassetto) il programma vi segnalerà la presenza di un omissione. Nel caso in cui sia visualizzato il seguente messaggio Il Club selezionato ha già un responsabile dati, siete pregati di ripetere la procedura descritta in questo paragrafo facendo particolare attenzione alla scelta del vostro Distretto e del vostro Club di appartenenza. Se dovesse ripresentarsi il problema, siete pregati di contattare il responsabile del vostro distretto per la raccolta dati o inviare un al seguente indirizzo: ATTENZIONE: Vi preghiamo di controllare l esattezza dei vostri dati anagrafici prima di procedere poiché, qualora vi siano degli errori, NON SARA POSSIBILE CORREGGERLI IN FUTURO. Esempi di compilazione campi. Di seguito potete trovare alcuni esempi di compilazione dei campi presenti nella pagina. Campo Descrizione Esempio Cognome I vostro cognome Rossi Nome Il vostro nome Marco Indirizzo Il vostro indirizzo Corso Sempione N o Il vostro numero civico 100 Città La vostra città di Torino residenza Provincia La vostra provincia di MI pag. 6 di 28

7 residenza CAP Il codice di avviamento postale Recapito telefonico Il telefono della vostra residenza Recapito fax L eventuale numero di fax Cellulare I vostro numero di cellulare Indirizzo Il vostro indirizzo di E- Mail Distretto Il vostro distretto di 2080 appartenenza Club Il vostro club di appartenenza Roma Tirreno Riassunto della procedura. Accedere al sito Inserire Username e Password. Cliccare sul tasto Avanti. Compilare i campi come specificato. Accettare tutte le Assunzioni di Responsabilità. Verificare il corretto inserimento dei dati (ricordiamo che non potranno più essere modificati). Cliccare sul tasto Registrati. Figura 2. Finestra del primo accesso al programma pag. 7 di 28

8 4 Il Menù Principale In questo capitolo sono illustrate le funzionalità di base del Menù Principale tramite il quale potrete accedere alle varie sezioni dell Annuario Digitale (Figura 3). Figura 3. Finestra del menù principale. 4.1 Gestione Club In questa sezione potrete modificare i dati generali del vostro club, aggiungere o rimuovere soci, soci onorari, soci amici e soci in aspettativa, modificare e assegnare ai soci le cariche, visualizzare l anteprima di stampa e accordare il visto per la stampa. Le istruzioni per eseguire le procedure di Aggiornamento Dati Del Club sono riportate nel capitolo 5. pag. 8 di 28

9 4.2 Ricerca Tramite questa funzionalità è possibile cercare all interno dell Annuario Digitale un socio Rotaract appartenente ad un Distretto italiano. La ricerca può essere effettuata secondo diversi criteri. Le istruzioni per eseguire la Ricerca Dati Di Un Socio sono riportate nel capitolo Visualizzazione Tramite questa sezione è possibile visionare un anteprima web delle pagine dell annuario cartaceo contenenti i dati del vostro Club, oppure scaricare una copia dell anteprima di stampa sul vostro computer. Le istruzioni per visualizzare e salvare l anteprima sono riportate nel capitolo Gestione Utente La password automaticamente generata che vi è stata assegnata può essere da voi modificata. Per far questo dal Menù Principale cliccate su Cambio Password nel riquadro Gestione Utente. Inserite dunque la nuova password che avete scelto nel campo Inserisci la nuova password e digitate una seconda volta la nuova password da voi scelta nel campo Ripeti la nuova password. Vi ricordiamo di prendere nota della nuova password da voi inserita e vi ricordiamo che anche la nuova password deve essere strettamente personale e pertanto non deve essere comunicata a nessuno. Non è prevista la possibilità di cambiare il nome dell account. Qualora non ricordiate la vostra password contattate i responsabili dell Annuario Digitale all indirizzo pag. 9 di 28

10 5 Gestione dei dati e delle cariche dei soci In questo capitolo sono descritte le operazioni base per la gestione dei dati e per la gestione delle cariche dei soci di Club. Le istruzioni per la gestione dei dati generali di Club sono riportate nel capitolo Gestione dei dati dei Soci Inserimento nuovo socio Per poter inserire un nuovo socio vi dovete essere autenticati come descritto nel capitolo 3. Nella pagina contenente il Menù Principale del programma (Figura 4) cliccate sul tasto Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club. Nella finestra che sarà caricata cliccate su Aggiungi Nuovo Socio nel riquadro Dati dei Soci. Riempite, facendo attenzione all esattezza dei dati inseriti, i campi presenti nella pagina di Inserimento Anagrafica Nuovo Socio (Figura 5). Per i soci ordinari tutti i dati inseriti nei campi saranno pubblicati nell annuario cartaceo. Mentre per i soci onorari o amici sarà pubblicato solo il nome, il cognome e il titolo di studio. Non bisogna inserire nei campi Nome e Cognome il Titolo di studio che, invece, ha una apposito campo riservato in fondo alla pagina. E possibile inserire fino a tre numeri telefonici: uno di casa (da inserire nel campo Telefono ), uno di fax ( Fax ), un cellulare ( Cellulare ). Si possono inoltre inserire l eventuale e l occupazione, e scegliere una classifica negli spazi omonimi. Tramite il campo Ospitalità è possibile rendere nota la disponibilità del vostro socio ad ospitare un rotaractiano di un altro Club o Distretto per un numero limitato di giorni durante il corso dell Anno Sociale. Se desiderate procedere con la registrazione del nuovo socio, fate clic sul tasto Registra i dati ; se invece desiderate abbandonare la registrazione, fate clic sul tasto Abbandona l operazione. pag. 10 di 28

11 Esempi di compilazione campi. Di seguito potete trovare alcuni esempi di compilazione dei campi presenti nella pagina Campo Descrizione Esempio Cognome Il cognome del socio Rossi Nome Il nome del socio Marco Data di Nascita: La data di nascita del Giorno/Mese/Anno socio Sesso Il sesso del socio M Indirizzo L indirizzo del socio Corso Sempione N o Il numero civico 100 Città La città di residenza del Torino socio Provincia La provincia di residenza MI del socio CAP Il codice di avviamento postale Telefono Il telefono della residenza del socio Fax L eventuale numero di fax Cellulare Il numero di cellulare del socio Indirizzo L indirizzo di del socio Titolo Il titolo del socio Ing. Occupazione L eventuale occupazione Libero professionista del socio Classifica L eventuale classifica del Professioni Ing. Civile socio Ospitalità L eventuale disponibilità del socio ad ospitare rotaractiani Si Riassunto della procedura. Dal Menù Principale cliccare su Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club. Cliccare sulla scritta Aggiungi Nuovo Socio nel riquadro Dati dei Soci Riempire i campi secondo lo schema riportato in alto Cliccare sul tasto Registra i dati Qualora commettiate errori, è possibile modificare i dati anagrafici del socio inserito in futuro. Tale procedura sarà descritta più avanti. ATTENZIONE: I dati da voi inseriti saranno poi stampati sull annuario cartaceo. Fate attenzione all uso corretto delle lettere maiuscole e minuscole quando compilate i campi quali nome, cognome, città, indirizzo, etc. pag. 11 di 28

12 Figura 4. Finestra principale del programma. Figura 5. Finestra di Anagrafica del Socio. pag. 12 di 28

13 5.1.2 Modifica soci già esistenti Nella pagina contenente il Menù Principale del programma (Figura 4) cliccate sul tasto Aggiornamento Dati Del Club. Nella finestra che sarà caricata, nel riquadro Dati dei Soci, a sinistra del nome di ciascun di essi è presente in pulsante Modifica : cliccando su di esso è possibile accedere alla pagina di modifica dei dati del socio in questione. Attraverso questa pagina è possibile modificare facilmente ogni dato del socio in questione tranne che la carica: per questo vi rimandiamo alla sezione Gestione cariche. Dopo aver modificato il dovuto, bisogna salvare le modifiche cliccando sul tasto Registra le Variazioni posto in fondo alla pagina (si aprirà una finestra di conferma: potete cliccare OK ). In caso di incertezze, si possono abbandonare le modifiche cliccando sull apposito tasto Abbandona le Modifiche. Esempi di compilazione campi. Di seguito potete trovare alcuni esempi di compilazione dei campi presenti nella pagina Campo Descrizione Esempio Cognome Il cognome del socio Rossi Nome Il nome del socio Marco Data di Nascita: La data di nascita del Giorno/Mese/Anno socio Sesso Il sesso del socio M Indirizzo L indirizzo del socio Corso Sempione N o Il numero civico 100 Città La città di residenza del Torino socio Provincia La provincia di residenza MI del socio CAP Il codice di avviamento postale Telefono Il telefono della residenza del socio Fax L eventuale numero di fax Cellulare Il numero di cellulare del socio Indirizzo L indirizzo di del socio Titolo Il titolo del socio Ing. pag. 13 di 28

14 Occupazione Classifica Ospitalità L eventuale occupazione del socio L eventuale classifica del socio L eventuale disponibilità del socio ad ospitare rotaractiani Libero professionista Professioni Ing. Civile Si Riassunto della procedura. Cliccare sul tasto Modifica situato a sinistra del nome del socio i cui dati vanno modificati Riempire i campi secondo lo schema riportato in alto Cliccare sul tasto Registra le variazioni o, in caso di problemi o di incertezze, sul tasto Abbandona le modifiche Cancellazione di un socio Per cancellare un socio dall annuario digitale bisogna innanzitutto entrare nella pagina per la modifica del socio (come illustrato nel par ), poi è necessario premere il pulsante Elimina questo socio posto in fondo alla pagina. Apparirà una finestra per informarvi dell azione che state per compiere: cliccando su OK confermerete l eliminazione, mentre cliccando sul tasto Annulla tornerete alla pagina di modifica dei dati senza cancellare i dati del socio. La cancellazione di un socio è un azione irreversibile (si può ovviamente re-inserire il socio in un secondo momento). Riassunto della procedura. Cliccare sul tasto Modifica situato a sinistra del nome del socio da eliminare. Cliccare sul tasto Elimina questo socio situato in fondo alla pagina. Cliccare sul tasto OK. Il socio è stato eliminato. Cliccare sul tasto OK per tornare alla pagina iniziale. 5.2 Assegnazione Cariche La pagina per la gestione delle cariche dei soci è accessibile cliccando sul testo Gestione Cariche nel riquadro Dati del Club della finestra Menù Gestione Club, accessibile dal Menù Principale cliccando su Aggiornamento Dati Del Club. pag. 14 di 28

15 Accanto al nome e cognome di ogni socio è situato un menù a tendina che permette di cambiare la carica del socio in questione. Oltre alle cariche del Direttivo (Presidente, Segretario, Tesoriere, Prefetto, etc.) è possibile assegnare lo status di Socio Onorario e di Socio Amico. I membri del club senza carica andranno qualificati come Socio. E è prevista anche la presenza di soci in aspettativa. Una volta effettuate le operazioni necessarie si può scegliere se salvare o abbandonare le modifiche appena fatte cliccando sull apposito tasto (Figura 6). Cariche assegnabili: Nome Carica Presidente Segretario Vice-Presidente Tesoriere Prefetto Consigliere Socio Socio Amico Socio Onorario Socio in Aspettativa Past President Presidente Incoming Descrizione E il presidente del Club Uno o due soci possono essere segretari del Club E il vice-presidente del Club E il tesoriere del Club Uno o due soci possono essere prefetti del Club Uno o più soci possono essere consiglieri Se il socio non ha cariche bisogna selezionare questa opzione Il club può avere vari soci amici Il club può avere vari soci onorari Questa opzione va selezionata se il socio sta usufruendo di un periodo di aspettativa E stato presidente del Club lo scorso anno E stato eletto presidente per l anno prossimo Riassunto della procedura. Dal Menù Principale cliccare sul tasto Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club Cliccare sul tasto Gestione Cariche nel riquadro Gestione Club. Cliccare sullo spazio a destra del nome del socio del quale si vuole modificare lo stato o assegnare una carica. Dal menù a tendina selezionare la voce desiderata. Cliccare sul tasto Registra le variazioni o, in caso di problemi o di incertezze, sul tasto Abbandona le modifiche Cliccare sul tasto Torna al Menù per tornare al menù principale. pag. 15 di 28

16 Figura 6. Assegnazione delle cariche ai soci del Club. 5.3 Assegnazione di una doppia carica al Past- President Una particolare eventualità è rappresentata dall assegnazione di una seconda carica al Past-President all interno delle cariche del Consiglio Direttivo. Nel caso in cui invece il Past-President sia solo un socio selezionare dal menu a tendina la carica di Past-President. E necessario completare l assegnazione delle cariche trascurando per il momento quella di Past-President (vedi par. 5.2); dopo aver salvato le modifiche nella pagina Assegnazione Cariche del Club (Figura 6), cliccate sul testo clicca qui in cima alla pagina. Ora è possibile selezionare colui che detiene la carica di Past-President dalla lista dei soci che compare nella successiva schermata (Figura 7). Per completare l operazione si deve cliccare sul tasto Registra le variazioni ; in caso di problemi o incertezze si possono ignorare le modifiche appena fatte cliccando sul tasto Abbandona le modifiche. Riassunto della procedura. Dal Menù Gestione del Club cliccare sul tasto Gestione Cariche. Assegnare al Past-President solo la sua seconda carica (ad esempio: Prefetto). Cliccare sul tasto Registra le variazioni. pag. 16 di 28

17 Cliccare sulla scritta clicca qui posta verso l inizio della pagina. Cliccare sulla casella posta a sinistra del nome del membro del direttivo che detiene la carica di Past-President (è possibile per ovvie ragioni selezionarne solo uno) Cliccare sul tasto Registra le variazioni. Cliccare sul tasto Torna al Menù per tornare al menù principale. Figura 7. Assegnazione doppia carica al Past-President. pag. 17 di 28

18 6 Ricerca dati di un socio in Annuario In questo capitolo vengono descritte tutte le procedure per poter effettuare la ricerca di un socio nell Annuario Digitale. Dal Menù principale (Figura 4) cliccate su Ricerca Dati Di Un Socio. Vi sarà mostrata la pagina per effettuare la ricerca (Figura 8). Vi informiamo che tale ricerca fornirà risultati solo fra i soci: non è dunque possibile ricercare soci amici, soci onorari o ex soci Figura 8. Ricerca di un socio in Annuario. 6.1 Ricerca per Cognome e Distretto Specificate il cognome del socio che intendete cercare e il suo Distretto Rotaract di appartenenza. Nel campo cognome può essere inserito anche una parte di esso: il programma cercherà il cognome che più si avvicina a quello da voi cercato. Il campo Nome non è obbligatorio ai fini della ricerca, ma permette di affinarla. Cliccate pag. 18 di 28

19 dunque sul tasto Cerca posto subito sotto il menù a tendina Distretto. In caso in cui la ricerca fornisca uno o più esiti positivi, vi sarà mostrato l elenco dei soci che corrispondono ai criteri di ricerca da voi specificati. 6.2 Ricerca per Telefono Specificate il numero di telefono fisso o di cellulare del socio che intendete ricercare. In questa modalità, la ricerca sarà effettuata all interno di tutti i Club dei Distretti Rotaract presenti in annuario. Cliccate dunque sul tasto Cerca posto subito sotto il campo dove avete inserito il numero di telefono. In caso in cui la ricerca fornisca esito positivo, vi sarà mostrato il socio corrispondente al numero di telefono ricercato. 6.3 Ricerca per Specificate l indirizzo del socio che intendete ricercare. In questa modalità, la ricerca sarà effettuata all interno di tutti i Club dei Distretti Rotaract presenti in annuario. L indirizzo deve essere inserito in forma completa, ovvero del tipo Cliccate dunque sul tasto Cerca posto subito sotto il campo dove avete inserito l indirizzo e-mai. In caso in cui la ricerca fornisca esito positivo, vi sarà mostrato il socio corrispondente all indirizzo ricercato. Riassunto della procedura. Dal Menù Principale Cliccare sul tasto Ricerca Dati Di Un Socio. Inserire il Cognome, eventualmente specificare il nome e scegliere il Distretto. Cliccare sul tasto Cerca In alternativa, inserire il numero di telefono e cliccare sul tasto Cerca. In alternativa, inserire l indirizzo e cliccare sul tasto Cerca. pag. 19 di 28

20 7 Gestione dei dati del Club Per modificare i dati del club è necessario cliccare sulla scritta Modifica dati generali del Club situata nel riquadro Dati del Club accessibile dal Menù Principale cliccando su Aggiornamento Dati Del Club. In questa sezione è possibile modificare (o aggiungere, nel caso non fossero presenti) dati come l indirizzo di segreteria, l indirizzo del sito Web del club, i Past-President, ecc Ci sono campi come quello dei Past-President, dei PHF, del Rotary Padrino etc. nei quali è possibile inserire più di un nome. Questo andrà effettuato separando i nomi da una virgola (per esempio: Ing. Mario Bianchi, Dott. Franco Neri). Inoltre la data dell anno sociale di presidenza - nel caso di Past-President - andrà specificata prima del nome (per esempio: 1998/99 Andrea Neri) Anche in questo caso è possibile salvare le variazioni cliccando sull apposito tasto Registra le Variazioni in fondo alla pagina, o abbandonare le modifiche in caso di incertezze grazie al tasto Abbandona le Modifiche (Figura 9). Esempi di compilazione campi. Di seguito potete trovare alcuni esempi di compilazione dei campi presenti nella pagina. Campo Descrizione Esempio Indirizzo di Segreteria CAP Prefisso Data Consegna Carta: Giorno/Mese/Anno Indirizzo Sito Web Rotary Padrino Pres. Comm. Rotary Club gemellato L indirizzo della segreteria Il CAP della segreteria Il prefisso telefonico della segreteria La data della Consegna della Carta L indirizzo del sito internet del Club Il nome del/dei Rotary Club Sponsor Il presidente della commissione Rotary per il Rotaract Il/i club Rotaract gemellato/i Via G. Mazzini, 1- Roma to.rotaract.it/ nomeclub Primo Rotary Padrino, Secondo Rotary Padrino, ecc. Avv. Mario Rossi Primo Club Gemellato, pag. 20 di 28

21 Club contatto Riunioni ordinarie Conviviali Non conviviali PHF Past R.D. Past President Il/i club Rotaract contatto Le riunioni ordinarie del Club Le riunioni conviviali del Club Le riunioni non conviviali del Club L elenco dei soci insigniti della Paul Harris Fellow L elenco dei soci investiti di carica di Rappresentante Distrettuale in anni passati L elenco dei presidenti del Club degli anni passati, preceduto dall anno sociale Secondo Club Gemellato Primo Club Contatto, Secondo Club Contatto Primo lunedì del mese Secondo martedì del mese al Grand Hotel in via Milano, 2 In luogo e data da definirsi Ing. Mario Bianchi, Dott. Franco Neri Avv. Giorgio Marrone, Dott. Paolo Rossi 1998/99 Andrea Neri, 1999/00 Mario Verdi, 2001/02 Luigi Rossi, 2002/03 Mario Bruni Riassunto della procedura. Dal Menù Principale cliccare su Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club. Dal Menù Gestione del Club, cliccare sul tasto Modifica dati generali del Club nel riquadro Dati Club. Riempire (o modificare) i campi secondo lo schema riportato in alto Cliccare sul tasto Registra le variazioni o, in caso di problemi o di incertezze, sul tasto Abbandona le modifiche pag. 21 di 28

22 Figura 9. Finestra dati generali del Club. pag. 22 di 28

23 8 Anteprima dei dati L operazione di anteprima permette di visualizzare i dati inseriti nel programma Annuario Digitale in modo da avere subito un riscontro di quanto inserito. L impaginazione grafica dei dati potrà differire leggermente rispetto a quella presente nell annuario cartaceo. Si può scegliere di visualizzare un anteprima su schermo in formato HTML, ovvero all interno del vostro browser come se fosse una pagina internet, o salvarne una copia sul proprio computer in formato compatibile con Microsoft Word. Per far ciò ci sono due possibilità: la prima consiste nel cliccare dal Menù Principale su Dati Del Club nel riquadro Visualizzazione; la seconda consiste nel cliccare dal Menù Principale su Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club e successivamente cliccare su Visualizzazione Anteprima nel riquadro Pubblicazione Dati sull Annuario. Scegliere dunque l opzione desiderata. Riassunto prima procedura Dal Menù Principale cliccare su Dati Del Club nel riquadro Visualizzazione. Scegliere l anteprima desiderata. Riassunto seconda procedura Dal Menù Principale cliccare su Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club. Dal Menù Gestione Club Cliccare sulla scritta Visualizzazione Anteprima nel menù principale Scegliere l anteprima desiderata. Figura 10. Anteprima dei dati inseriti. pag. 23 di 28

24 9 Visto per la stampa Una volta terminata la procedura d inserimento dati, è necessario accordare il visto per la stampa. Con il termine Visto per la stampa si intende dare il proprio consenso alla pubblicazione di tutti i dati inseriti nell annuario cartaceo. Tale consenso, dovrà essere dato solo dopo che avrete terminato la procedura d inserimento e di verifica di tutti i dati relativi al vostro club, soci e cariche. E possibile dare il visto per la stampa solo se è stata inserita la data di nascita per tutti i soci del Club. Il visto per la stampa deve essere accordato entro il termine visualizzato nel menù principale dell annuario. Nel caso in cui aveste già dato il visto per la stampa e vi accorgiate di aver commesso un errore o un omissione nella procedura di inserimento dati, ricordate che sarà possibile revocare il visto entro e non oltre la data sopra indicata. 9.1 Accordare il visto per la stampa Per accordare il visto per la stampa dal Menù Principale cliccate sul Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club. Nella nuova pagina che sarà caricata cliccate sul tasto Visto per la stampa> nel riquadro Pubblicazione Dati sull Annuario. Nella nuova finestra che si aprirà, selezionate l opzione Accordato e poi cliccate sul tasto Registra le variazioni. 9.2 Revocare il visto per la stampa Per revocare il visto per la stampa cliccate sul tasto Visto per la stampa>. Nella nuova finestra che sarà aperta, selezionate l opzione Non Accordato e poi cliccate sul tasto Registra le variazioni. Riassunto della procedura. Dal Menù Principale cliccate sul Aggiornamento Dati Del Club nel riquadro Gestione Club Cliccare sul tasto Visto per la stampa nel riquadro Pubblicazione Dati sull Annuario. Selezionate la voce Accordato o Non Accordato. Cliccare sul tasto Registra le variazioni. pag. 24 di 28

25 ATTENZIONE: Ricordatevi che il visto per la stampa potrà essere dato o revocato da voi entro e non oltre il data termine ultimo per invio visto di stampa. Se per un qualsiasi motivo doveste revocare il vostro visto, ricordatevi che dovrete ridarlo non oltre la data indicata. pag. 25 di 28

26 10 Informazioni sul sistema 10.1 Informazioni generali e tecniche Il sistema è stato realizzato con tecnologia PHP (Hypertext Preprocessor) e database MySQL sfruttando le potenzialità del server del Distretto 2080 Rotary International. Per quel che attiene la programmazione lato client, i browser supportati sono Microsoft Internet Explorer 6.x (o versione superiore) e Mozilla Firefox 3.x (o versione superiore). L'idea guida era di realizzare uno strumento potente e flessibile, esente da limitazioni tecniche, quali ad es. problemi e costi di distribuzione del software, incompatibilità con i sistemi personali, impossibilità di gestire tempestivamente la raccolta dei dati e la distribuzione degli aggiornamenti. Seguendo questa logica si è tentato di creare un sito che potesse servire da interfaccia per l'accesso ad una base dati sempre online, aggiornabile in ogni istante e consultabile 24 ore su 24. Il progetto originale ideato per il Distretto 2080 (un applicativo realizzato in VisualBasic 5.0 per il Distretto 2080 da Emiliano Del Fiume, Antonio M. Quaranta, Marco Gargiulo e Giuseppe Finocchiaro), prevedeva l'uso di una connessione Internet solo per inviare gli aggiornamenti al Distretto. Le limitazioni di una soluzione di quel tipo hanno indotto gli autori del programma, in accordo con il Consiglio Distrettuale, a progettare ex-novo il sistema cogliendo l'occasione per offirlo anche agli altri Distretti. Nel 2001, l'r.d. per l'anno sociale 2001/2002, Gianluca Cassoni, ha ritenuto opportuno proporre tale sistema anche per la raccolta dei dati per l'annuario nazionale, suggerendo di fatto l'adozione di un sistema unitario di raccolta e gestione dei dati per i 10 Distretti italiani. La stessa linea è stata seguita dal R.D. per l'anno sociale 2002/2003, Antonio M. Quaranta, che ha chiesto all'autore del sistema, Emiliano Del Fiume, di apportare alcune modifiche per poi affidarne la gestione per la raccolta dati del 2002 al Distretto Elena Pirisi, R.D. per l'as 2003/2004 del Distretto 2080, ha avuto l'incarico di seguire il processo di raccolta dati e di stampa per gli Annuari 2003/2004. Sono state apportate delle modifiche al programma originale a seguito delle richieste giunte da alcuni Distretti Rotaract Italiani. Tali modifiche sono state rese operative da Nicola Fidanzia, al quale Emiliano aveva passato il testimone nelle gestione tecnica di questo strumento informatico. Una commissione di esperti formata da Riccardo Franci, Jacopo Giorgetti e Andrea pag. 26 di 28

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