Il portale per le Risorse Umane

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1 HR rilevazione presenze

2 Il portale per le Risorse Umane HR è il portale creato per gestire le risorse umane, in modo completamente integrato mediante l informatizzazione completa dei processi e delle comunicazioni. elle comunicazioni. Il portale si basa su un database comune alle varie funzioni in modo da rendere l intera procedura ottimizzata ed integrata in ogni tipo di aggiornamento. La procedura supporta tutti i principali database relazionali come Oracle, Sql, Access, Mysql, sia in ambiente Windows che UNIX (Linux, ) Le funzioni attualmente implementate in HR sono le seguenti: Rilevazione delle presenze, Infopoint e Workflow giustificativi, Piano Ferie Gestione Risorse Umane : o Organigrammi, Carriere, Competenze, Corsi o Documenti, o Curriculum Budget del Personale Nota Spese Pianificazione dei turni Ogni modulo a sua volta è composto da sottomoduli implementabili separatamente in ambiente Windows o WEB a seconda delle opportunità sistemistiche od organizzative.

3 Evoluzione della Rilevazione delle presenze HR è il programma che attraverso i suoi moduli consente all amministrazione del personale di gestire vari aspetti legati all attività dell ufficio del personale, partendo dalla rilevazione automatica delle presenze, arrivando fino alla gestione delle carriere e del vestiario. Col passare del tempo, delle esperienze e consigli ricavati dalle numerose installazioni (più di dal 1990), il programma si è arricchito delle soluzioni per le casistiche più varie, adattandosi ai vari contratti di lavoro nazionali o interni richiesti da ogni cliente, e al collegamento con la maggioranza dei programmi di gestione delle paghe e stipendi e dei gestionali per aziende presenti sul mercato. La sua principale caratteristica resta in ogni modo la flessibilità, consentendo all utente di gestire anche situazioni complesse attraverso la semplice parametrizzazione di potenti tabelle. Tutto questo mantenendo in ogni modo un'estrema facilità d uso che ne consente l attivazione in tempi molto limitati. Dal punto di vista informatico il programma è pronto per molteplici ambienti di lavoro da Windows a Linux, all ambiente WEB.

4 Soluzioni applicative Versioni Architetturali di sistema Il programma mediante le sue molteplici alternative può adattarsi alle numerose richieste dei clienti tra cui, p.e.: Rilevazione Presenze e WEB Infopoint su sede unica Software Rilevazione presenze per uff. personale e giustificazione ed Infopoint per ogni dipendente Rilevazione Presenze su varie sedi collegate via Intranet Software Rilevazione presenze per gruppo d'aziende con capogruppo che verifica i dati Rilevazione Presenze in client server su varie sedi collegate via WAN Rilevazione presenze remota per gruppo d'aziende con capogruppo che verifica i dati e filiali con solo compito d'inserimento e verifica locale. Rilevazione Presenze in terminal server su varie sedi collegate via WAN Rilevazione presenze remota per aziende con installazione terminali server di Windows o Citrix.

5 Specifiche funzionali Funzionalità generali Accesso al programma mediante PASSWORD Password SUPERVISORE per utilizzare tutte le funzioni del programma Password di secondo livello, limitate mediante parametrizzazione diretta del SUPERVISORE, a: gruppi d'utenti individuati mediante filtro funzioni da menu Multi archivio: possibilità di scelta dell archivio d uso (storico, ) Multi aziendale indipendente (ogni società è gestita separatamente) Multi aziendale con supervisione (una società principale ha le visibilità d'ogni funzione delle altre) Multi finestra, sfruttando le funzionalità di Windows è possibile aprire contemporaneamente più finestre per controllare l avanzamento di un lavoro mentre si sta operando su di un altro. Multi database: possibilità di differenziare i database (differenti periodi, storico, differenti aziende, ) con richiamo all inserimento della password. Multi lingua: il programma possiede un dizionario separato facilmente traducibile in caso di necessità di traduzione in un linguaggio non ancora presente. Attualmente risultano già esistenti le versioni in Italiano, Inglese, Francese e Tedesco.

6 Anagrafica Gestione Multi aziendale: gestione contemporanea di più aziende anche mediante password selettrice. Richiamo per nr. Matricola o per cognome con scelta diretta da tabella pop-up Codice Badge con storico dei badge già consegnati al dipendente Associazione automatica ad uno o più Responsabili per Infopoint, giustificazioni, permessi,. per ogni dipendente per comunicazioni concernenti permessi, ferie. Timbratura obbligatoria per controllo orario (dipendenti, turnisti,...) Nessuna timbratura (dirigenti, personale vendita viaggiante, ) Singola timbratura giornaliera per presenza (quadri, personale vendita, assistenza tecnica, ) Timbratura con calcolo ore giornaliere (consulenti, interinali, imprese pulizia, ) Scelta automatica a 10 tipi d'orari differenti feriali ed altrettanti festivi Dati anagrafici statistici aggiuntivi (indirizzo, cc bancario, ) Pianificazione d'eventi particolari per dipendente (passaggio di livello, visite mediche, ) Storicizzazione dei campi anagrafici aggiuntivi Liste anagrafiche programmabili dal cliente con output su stampa, anteprima, PDF, Excel Inserimento facilitato turnazioni Causalizzazione da Terminale se il terminale di presenza possiede la tastiera numerica e funzionale è possibile permettere al dipendente di dichiarare mediante una causale la motivazione della timbratura effettuata (PERMESSI, SERVIZIO, ); il programma produrrà una visualizzazione / stampa di tutte le causalizzazioni effettuate per confrontarle con i permessi cartacei ricevuti.

7 Orari, straordinari e maggiorazioni Per gestire il calcolo delle ore lavorate e la loro suddivisione in aliquote, la determinazione delle assenze ed in generale l applicazione di contratti nazionali e d'accordi interni, HR- count mette a disposizione dell utente un sistema tabellare che contempla tutte le casistiche fino ad oggi incontrate e quindi tutti i contratti (metalmeccanico, chimico, tessile, farmaceutico, commercio, ecc..). Basandosi sull interazione tra Timbrature e Risultati e le suddette tabelle, il sistema è in grado di determinare il corretto trattamento d'ore lavorate e d'ore d'assenza. Attraverso un'opportuna fase di calcolo, HR- count può effettuare la "chiusura" delle giornate oppure generare delle anomalie che sono funzione dei parametri inseriti dall utente. Le anomalie possono essere "risolte" attraverso l uso di una semplice videata che raggruppa in sé tutte le funzioni necessarie. Funzioni previste: Orari Fissi con controllo ritardi, eventuali abbuoni, calcolo straordinari, maggiorazioni. Orari Elastici nella giornata con ampia libertà di limitazioni, minime ore lavorate, straordinari o recupero permessi. Orari Flessibili nel periodo (settimanale, mensile, annuale, perenne) con calcolo automatico dei limiti minimi massimi giornalieri d'ore di lavoro, confronto con la media oraria giornaliera per verifica monte ore, compensazione automatica permessi / straordinari Conteggio Abbuoni e Ritardi sia in numero di minuti che numero di volte, con segnalazione al superamento dei limiti aziendali Arrotondamenti parametrizzabile per timbratura, ritardo, abbuono, straordinario, Gestione pausa mensa parametrizzabile per durata, flessibilità in inizio, timbrature automatiche, detrazione turnisti automatica. Straordinari 1 e 2 fascia diurna e notturna, conteggio max nr. ore settimanali, anche in casistiche d'orario elastico e flessibile.

8 Cartellino dipendente interattivo in tre modalità: settimanale, mensile, annuale Il modulo a video Cartellino dipendente è il cuore del programma in quanto, in una sola videata permette di visualizzare direttamente: i transiti di una settimana, mese o anno di un dipendente, i risultati dell elaborazione e mediante i richiami iconizzati: la visualizzazione delle anomalie, la giustificazione delle assenze l elaborazione dei transiti e i totali anagrafici Stampe e Visualizzazioni Il programma prevede cinque tipologie differenti di stampe: Anagrafiche Transiti Elaborazioni Cartellino Statistiche Per un totale di 26 stampe ed un generatore di stampe statistiche ed anagrafiche nella versione base. Le principali tra queste stampe sono: Anagrafica dipendenti con generatore parametrico Stampa totali anagrafici Stampa Presenti / Assenti Stampa Anomalie Bollato INAIL / Foglio presenze Stampa causali per centro di costo Stampa Assenteismo

9 Import / Export automatico Il programma HR prevede la possibilità di scambio dati con l esterno sia in acquisizione (IMPORT) che in rilascio (EXPORT). Import Timbrature: acquisizione automatica, parametrizzabile e schedulabile, delle timbrature dai terminali di rilevazione delle presenze; possibilità di effettuare contemporaneamente acquisizione da diversi tipologie di terminali di costruttori differenti. Import Anagrafiche: sia in fase di installazione che di normale gestione del programma è possibile importare le anagrafiche dipendenti da file esterni con compatibilità standard; la parametrizzazione dei campi permette di adattarsi al tracciato record che ci viene fornito. Export Paghe (modulo aggiuntivo opzionale): il collegamento dei dati di presenza al pacchetto Paghe e Contributi è essenziale ad una buona gestione automatizzata del sistema. Il modulo prevede una serie di collegamenti già esistenti e funzionanti con i principali pacchetti di Paghe esistenti attualmente sul mercato (INAZ, Zucchetti, OSRA, SCT, CONSOFT, ADP GSI; BYTE, ) e la possibilità di creare un collegamento personalizzato mediante parametrizzazione del tracciato record. Vedi descrizione moduli aggiuntivi Il collegamento certificato con SAP: Il collegamento di HR con il sistema gestionale SAP avviene attraverso protocolli certificati utilizzando gli IDOC standard. Le connessioni previste sono quelle relative al modulo PP,PS e CO. Qualora l anagrafica del personale sia gestita in SAP con il modulo HR. I flussi previsti sono due : il primo (da SAP a HR) che mantiene allineate le anagrafiche di base (centri di lavoro, causali (di lavoro, di sospensione, di scarto quando richiesto), ordini di lavoro, fasi, ecc..) il secondo (da HR a SAP) che restituisce ai moduli SAP i dati consuntivati sul campo Export Dati: la creazione di stampe statistiche o anagrafiche mediante i tool interni al programma permette di selezionare i dati da comunicare all esterno.

10 Web Infopoint e workflow giustificazioni WEB INFOPOINT è il modulo aggiuntivo più importante e permette attraverso l architettura web di gestire le informazioni di tutte le timbrature, permessi, giustificazioni, anomalie e particolari totali come i giorni ferie, il monte ore, rendendole disponibili ad ogni dipendente sul proprio PC tramite password specifica e garantendo che solo gli interessati possano accedere ai dati. Il supporto software utilizzato e il browser presente su personal computer che permette all utente una comoda, semplice e veloce interazione con i dati relativi all ufficio del personale. Visualizzazione Dati anagrafici, timbrature e totali di accumulo In funzione al sistema di Rilevazione automatica presenze di cui si dispone è possibile visualizzare dati differenti. Normalmente vengono rilasciate informazioni relative all anagrafica del dipendente, al cartellino mensile ( quali timbrature ed eventualmente causali ) e a totalizzatori di accumulo ( quali Ferie, Straordinari, ROL, eccetera. ). Contemporaneamente sono visualizzabili anche eventuali anomalie riscontrate in fase di conteggio. In collegamento con programmi esterni (paghe, messaggistica, )possono essere resi disponibili documenti in formato PDF, Office, sia personali di ogni singolo dipendente (cedolino, CUD, ) che documenti aziendali comuni (bacheca aziendale, ) Richiesta ed autorizzazione di permessi, ferie, timbrature mancanti, straordinari e cambio turni La funzione di Giustificazione permette al singolo dipendente od al responsabile di ufficio/servizio di caricare richieste di giustificazione ( assenze, timbrature mancanti, autorizzazione straordinari, cambi turno, ecc.); queste, una volta autorizzate, verranno inserite in una apposita tabella del database, rese disponibili per un controllo da parte dell ufficio personale e successivamente elaborate e inserite nel cartellino del dipendente. Il software e sviluppato in modo da garantire la distribuzione delle informazioni senza in ogni caso bloccare l eventuale raccolta di timbrature di presenza ne poter incidere in alcun modo sui dati consolidati presenti sul database di rilevazione presenze.

11 Per ricordare ai responsabili eventuali richieste di autorizzazione non ancora processate, è previsto un modulo aggiuntivo ( Comunicazione ) che invia automaticamente un contenente le autorizzazioni in attesa ad ogni responsabile con cadenza a scelta da parte del cliente (giornaliera, settimanale, ).

12 Piano ferie ed assenze La gestione del piano ferie è un modulo aggiuntivo di Infopoint che consente ai gestori di pianificare e tenere sotto controllo le ferie di ogni collaboratore. La visualizzazione è annuale (default) oppure da data a data, secondo il l impostazione inserita dall operatore ed evidenzia per ogni matricola: - le ferie pianificate - le ferie godute - i permessi pianificati - i permessi goduti Il responsabile può visualizzare la stima di giornate / ore impegnate nel periodo dal singolo collaboratore. Per ogni matricola è possibile pianificare le ferie ed i permessi semplicemente effettuando un doppio click sulla giornata che si colorerà in verde.

13 Certificati di malattia e maternità Consente il caricamento di assenze lunghe come malattia, infortunio, ecc. e le prepara per il passaggio d informazioni ai pacchetti paghe che sono in grado di elaborarle. La necessità di differenziare le causali di malattia a seconda di eventi pregressi viene gestita in modo da permettere di definire la tipologia di casistica dell evento come continuazione, inizio, ricaduta o maternità, e la possibilità di passare questi dati alle paghe. Inoltre il modulo permette di differenziare l assenza per malattia del bambino con la richiesta dell età dello stesso e la memorizzazione del nome del bambino stesso (anche nel caso di gemelli) e l evento di maternità sia obbligatoria che facoltativa con le date di ricovero ospedaliero e parto. Una finestra aggiuntiva permette la verifica pluriennale degli eventi malattia del periodo impostato.

14 Altri Moduli Aggiuntivi Opzionali Export Paghe più di 40 pacchetti paghe e contributi collegati in automatico; possibilità di passaggio dati cumulativo mensile oppure giornaliero, con aggiunta di giorni INPS, lavorati, maggiorazioni particolari. Conteggio / Contabilizzazione Pasti Mensa attraverso le timbrature di un terminale di mensa è possibile stabilire i pasti consumati da ogni dipendente. Il conteggio può avvenire per singolo pasto o per combinazione di piatti (primo, secondo, bibite, frutta, ) mediante immissione di codice causalizzato. Con alcuni tipi di terminale è possibile ottenere un buono pasto da consegnare a chi effettua la gestione mensa al fine di far quadrare perfettamente il numero di pasti consumati. Il modulo produce una stampa dei pasti consumati giornalmente / mensilmente da ogni dipendente e un file ASCII con gli stessi dati per l esportazione sul pacchetto paghe. Prenotazione Pasti Mensa questo modulo aggiunge alle prestazioni del modulo CONTEGGIO / CONTABILIZZAZIONE PASTI MENSA, la possibilità di effettuare con la prima timbratura del mattino la prenotazione del pasto mensa per pranzo o cena. Il programma in fase di stampa ed esportazione file presenta oltre ai dati del modulo gestione consumo mensa anche i dati dei pasti prenotati e la differenza tra prenotati e consumati. Cambio Centro di Costo ad ogni dipendente è collegato un centro di costo (cdc) standard; passando il badge sul terminale con causalizzazione di un cdc differente il programma comincia a conteggiare le ore di presenza addebitandole al nuovo cdc. Al termine del periodo è possibile ottenere un rendiconto di tutte le ore di presenza effettuate da ogni dipendente divise per cdc e i totali d'ogni cdc. Visite Mediche / Scadenziario questo modulo permette di definire una tabella di eventi standard (assunzioni, licenziamenti, visite mediche, corsi, passaggi di livello) ed abbinare ad ogni singolo dipendente o a gruppi, questi eventi con una data ed una descrizione. La stampa scadenziario permette di verificare tutti gli eventi in scadenza per dipendente. Gestione buoni pasto la gestione dei buoni pasto aziendali costringe l ufficio del personale ad effettuare lunghi calcoli per definire i buoni pasto spettanti ad ogni dipendente. Questo modulo, permette di impostare le regole interne aziendali per il diritto al buono pasto, verificandolo con le timbrature di presenza; poi confrontando il numero di buoni già consegnati nel mese precedente, quelli effettivamente consumati nel mese e quelli di diritto nel mese seguente propone il numero di buoni pasto da consegnare al dipendente e crea un file di tracciato stabilito per comunicare il dato in modo informatico al fornitore dei buoni pasto.

15 Controllo Accessi Integrazione dei dati relativi all anagrafica dipendenti con la gestione liste abilitati del Controllo Accessi. Il programma HR prevede la possibilità di memorizzare un codice terminale ( o gruppo terminali) per ogni dipendente in modo da poter mandare in automatico, ad ogni terminale, la lista dei dipendenti abilitati all apertura di ciascun varco. Gestione Eccedenze Rielaborazione schedulata dei risultati giornalieri su base settimanale, mensile, o periodica in genere. Possibilità di impostazione di limiti sui quali effettuare controlli di superamento ed esportazione dei dati per elaborazioni esterne (ritardi, permessi, straordinari, ) Gestione Trasferte e Servizi Possibilità di inserimento manuale e gestione differenziata di timbrature effettuale esternamente al normale ambito operativo dal personale viaggiante; il modulo prevede contabilizzazioni particolari per fascia oraria notturna con maggiorazioni specifiche (trasferta, reperibilità, ) Maturazione mensile ferie Calcolo per la maturazione mensile delle ferie dei dipendenti in rapporto alla loro caratteristiche contrattuali Real time per terminali con scarico in tempo reale Collegamento a terminali che agiscono indipendentemente nello scarico delle timbrature, al fine di aver sempre ondine la situazione, in particolar modo per la sicurezza e per il collegamento alla raccolta dati di produzione Bollino INAIL stampa bollato mensile Per evitare la vidima dei bollati da parte INAIL, è possibile, in alternativa al LUL presso il consulente, dopo aver ottenuto l adeguata autorizzazione (stampa Laser per casa di software e autorizzazione diretta del cliente) stampare il logo Inail direttamente sulla stampa del bollato Inail di ogni dipendente con il numero e la data di autorizzazione sia della casa di software che del cliente. Log Eventi su cartellino e totali Creazione automatica del log degli eventi riguardanti i cambiamenti di cartellino, o quelli dei totali anagrafici, con identificazione dello username che li ha operati.

16 Architettura di sistema e descrizione tecnica Linguaggio di programmazione Tutte le procedure HR sono scritte in linguaggio "C" nella sua sintassi "ANSI" per garantire la portabilità su più piattaforme. La gestione dell interfaccia utente è realizzata in modo autonomo attraverso un linguaggio ad oggetti la cui prerogativa è di garantire l indipendenza dalla piattaforma (OpenUi). Tale struttura di programmazione consente quindi di ottenere un software suddiviso in tre parti separate ma integrate: Interfaccia Utente (repository) Logica Applicativa (linguaggio "ANSI C") DBMS (database relazionale SQL) Tale architettura consente la realizzazione d'installazioni client/server di prima generazione (fig. 1.1) dove il network è posto tra la Logica applicativa ed il DBMS, ma anche di seconda generazione (fig. 1.1) dove il network si pone tra l interfaccia utente e la logica applicativa. In questo caso risulta estremamente ridotto il carico di rete con vantaggi enormi nel caso d'installazione in WAN. Contemporaneamente, vengono utilizzate appieno le capacità elaborative del server salvaguardando la facilita d uso d'interfacce grafiche sul client. Fig. 1.1 Client / Server di prima generazione

17 Fig. 1.2 Client / Server di seconda generazione Interfaccia HTML Nel caso d'interfaccia Html (fig.1.3) per l installazione dell applicazione all interno di un web server, l applicazione consente l utilizzo da parte del client di un browser, mentre tutta l applicazione e installata sul server. Lo standard usato per la generazione delle pagine nel browser è il "CGI". Fig. 1.3 In tutti i casi, il cuore del programma, e cioè le funzioni d'elaborazione dei dati di presenza/assenza, resta sempre lo stesso garantendo quindi l affidabilità con più di installazioni. L uso del linguaggio "C" allo stesso tempo permette d'avere tempi d'elaborazione e gestione più veloci d'altri linguaggi (Java, Visual Basic, ecc..). Nelle installazioni in ambiente Web, dal browser viene lanciato l eseguibile relativo al programma; questo, grazie ad apposite funzioni, genera al run-time le pagine video in formato HTML/JavaScript e subito dopo termina l esecuzione. Ogni richiesta effettuata dal client viene processata allo stesso modo.

18 Piattaforme supportate Vengono supportate tutte le piattaforme che prevedono una GUI: UNIX ( HP-UX, AIX, SOLARIS, DEC OSF/1 ) MAC OS, WINDOWS NT, 2000 server, 95,98,2000 LINUX Formato HTML Database supportati Tutti i programmi di HR supportano qualunque database manager purché basati su standard SQL (Oracle, Informix, Sybase, Microsoft SqlServer, ecc..).la modalità di accesso al database può essere diretta oppure, se in ambiente Windows, via standard ODBC. In particolare sono già stati utilizzati: Microsoft Access Mysql su Linux Microsoft Sql Server Oracle (Workgroup ed Enterprise) Centura Sqlbase