Compiti dei soggetti responsabili per l attuazione e gestione del Programma

Transcript

1 Compiti dei soggetti responsabili per l attuazione e gestione del Programma Compiti dell Organismo di Gestione (OdG) I principali compiti dell Organismo di Gestione, identificato nel Dirigente pro-tempore del Settore Pianificazione e Valutazione Interventi, sono i seguenti: Coordinamento e sorveglianza complessiva del Programma: verifica la corretta applicazione, da parte di tutte le strutture regionali preposte all attuazione delle diverse linee di intervento/progetti, delle modalità e procedure stabilite per la corretta realizzazione del Programma; verifica che i dati progettuali richiesti nelle attività di rendicontazione e controllo di 1 livello siano adeguatamente aggiornati su SIRGIL; - verifica, tramite il sistema SIRGIL e DWH, l avanzamento finanziario e fisico dei singoli progetti e, di conseguenza, dell intero Programma; - coordina le attività amministrative dei singoli responsabili per l attuazione dei vari interventi, anche attraverso la firma congiunta degli atti amministrativi; - verifica l effettuazione dei controlli di primo livello da parte dei singoli responsabili per l attuazione dei vari interventi; garantisce il coordinamento con gli altri Programmi regionali (in particolare i POR FESR, FSE e PSR), attraverso tavoli di confronto e partecipazione incrociata alle riunioni dei rispettivi Comitati. Selezione degli interventi: - supporta le strutture regionali nella definizione tanto dei criteri generali, che di quelli specifici, di selezione degli interventi da finanziare; - verifica la corretta applicazione dei criteri stessi nella selezione degli interventi da finanziare. Controlli documentali: - controlla, ad integrazione di quanto effettuato dalla struttura regionale competente, le schede di monitoraggio qualora presentino criticità segnalate dalla struttura stessa; - controlla la completezza e correttezza formale e sostanziale della documentazione prodotta dalla struttura responsabile regionale in fase di certificazione di spesa al Ministero e in occasione delle verifiche in loco. Controlli in loco: - effettua i seguenti controlli: o per un importo minimo pari al 5% del costo totale rendicontabile del Programma e comunque per tutti i progetti conclusi aventi un costo superiore a 5 Mio euro; o in relazione a situazioni critiche o problematiche nella fase di attuazione segnalate dalla struttura regionale competente.

2 Supporto alla certificazione della spesa:: verifica costantemente il raggiungimento delle soglie di spese FAS previste per la certificazione al Ministero; sollecita, al raggiungimento della soglia, i responsabili regionali/organismi intermedi, affinchè vengano effettuati tutti i controlli previsti; predispone, successivamente al controllo sulla completezza e correttezza formale e sostanziale della documentazione prodotta dalla struttura responsabile regionale, la dichiarazione di spesa, con relativa documentazione a corredo, da inviare all Organismo di Certificazione per gli adempimenti successivi relativi alla certificazione e richiesta pagamenti acconti/saldo al Ministero. Rapporti istituzionali e gestione flussi informativi: - adotta adeguate procedure di conservazione della documentazione di spesa; - verifica il corretto funzionamento del sistema informativo (SIRGIL) per consentire il corretto e adeguato flusso di informazioni a supporto delle attività gestionali, di rendicontazione, di controllo e certificazione, dei singoli progetti e dell intero programma PARFAS; - elabora Rapporti periodici sullo stato di attuazione finanziaria e fisica del Programma; - garantisce che l Organismo di Certificazione (OdC) riceva tutte le informazioni necessarie all espletamento delle sue funzioni; - garantisce un adeguato livello di informazione e pubblicità, sulla base delle modalità che saranno condivise con il MISE; - garantisce al Comitato di Sorveglianza (CdS) l adeguata circolazione di informazioni e fornisce aggiornamenti sullo stato di attuazione del Programma e sulle eventuali relative problematiche, proponendo al contempo soluzioni e/o azioni correttive; - sottopone al CdS le proposte di variazioni, anche finanziarie, del Programma; - supporta i lavori del CdS tramite la Segreteria Tecnica; - partecipa, a livello nazionale, agli incontri del Comitato nazionale per il coordinamento e la sorveglianza della politica regionale unitaria ; - garantisce la trasmissione dei dati di monitoraggio; - si raccorda con i soggetti istituzionale a livello ministeriale per gli adempimenti previsti dalla Delibera CIPE 41/2012.

3 Compiti delle strutture regionali competenti e degli organismi intermedi La Regione ha individuato nell ambito delle diverse Direzioni le strutture competenti per l attuazione dei singoli progetti o tipologie di interventi, nonché eventuali organismi intermedi, in relazione alle loro funzioni e competenze specifiche (tale organizzazione è schematizzata nella precedente tabella 1). Per quanto attiene l operatività, ogni responsabile regionale di progetto/organismo intermedio garantisce la corretta attuazione degli interventi e a tal fine svolge le seguenti funzioni: Attivazione dei progetti da attuarsi a regia regionale Predisposizione di un programma di interventi in coerenza con quanto previsto nel PAR in ordine alle priorità tematiche e/o settoriali e ai criteri per la definizione dell ammissibilità e della finanziabilità delle operazioni stabiliti dal Comitato di Sorveglianza nella seduta del 14 ottobre 2009, con indicazione delle motivazioni delle scelte, in particolare per quanto attiene alla cantierabilità degli interventi e alla complementarietà degli stessi con quelli finanziati dai Fondi Strutturali. Selezione dei progetti da attuarsi attraverso bandi o avvisi pubblici Tale funzione si esplica attraverso le seguenti attività: - predisposizione, in collaborazione con l OdG, dei criteri e modalità di selezione; - elaborazione di manifestazioni d interesse, bandi di gara e/o avvisi pubblici; - preparazione, pubblicazione/divulgazione della modulistica per la presentazione delle domande; - istruttoria degli interventi affidata ad una Commissione di valutazione che include esperti regionali di settore e/o esperti esterni in materia. In tale fase si assiste ad un duplice passaggio: 1. verifica di ammissibilità della domanda (in particolare: natura del proponente, coerenza con i contenuti del bando, completezza della proposta, coerenza temporale della realizzazione prevista ecc.): tutte le domande sono sottoposte a verifica di ammissibilità formale. Solo quelle valutate positivamente sono sottoposte alla successiva istruttoria di merito. Per le altre viene stilato un verbale che indica le motivazioni del rigetto (vizi formali o incompletezza della documentazione, domanda pervenuta oltre i termini ecc.); 2. valutazione di merito: tutte le domande ammissibili sono sottoposte all istruttoria di merito. Tale istruttoria può richiedere la costituzione di un Comitato tecnico, definito sulla base delle competenze necessarie per la valutazione delle domande. In alternativa, l operazione può essere svolta direttamente dalla struttura competente o dall Organismo intermedio. La selezione si conclude con: 1. predisposizione, in collaborazione con l OdG, degli atti amministrativi relativi all aggiudicazione del finanziamento; 2. comunicazione delle risultanze ai diretti interessati: per le domande ammesse a finanziamento, la struttura competente comunica ai soggetti beneficiari i conseguenti obblighi e adempimenti a loro carico; per le domande non finanziate sono comunicate le relative motivazioni e la tempistica per la formulazione di eventuale ricorso. Nel caso di procedure articolate in due fasi (manifestazione di interesse e successivo bando di concorso) possono partecipare al bando solo i soggetti che hanno aderito alla manifestazione di interesse;

4 - ammissione a finanziamento/assunzione di impegno: al termine della selezione le strutture competenti provvedono ad assumere gli impegni giuridicamente vincolanti a favore dei progetti/interventi valutati positivamente sino alla concorrenza dei fondi disponibili (con l eventuale costituzione di una lista di attesa in relazione al possibile reperimento di risorse aggiuntive o ad economie, ribassi d asta, revoche, ecc.). Selezione dei progetti per i quali il PAR prevede Accordi di Programma Quadro (APQ) Nel caso di interventi da attuarsi mediante strumenti di programmazione negoziata, la struttura regionale/organismo intermedio provvede all istruttoria e all attuazione dei medesimi in accordo con l OdG. Gestione degli interventi I responsabili regionali/organismi intermedi gestiscono i rapporti con i beneficiari informando l OdG sulle eventuali problematiche, proponendo altresì le corrispondenti azioni correttive. In particolare, la struttura competente si assicura che il beneficiario attivi tempestivamente la realizzazione dell intervento e che rispetti il cronoprogramma iniziale al fine di evitare il definanziamento delle risorse assegnate alla Regione a causa di ritardi nell avanzamento degli interventi e della relativa spesa. In particolare, il responsabile regionale/organismo intermedio deve: - verificare, bimestralmente, la completa e corretta compilazione delle schede di monitoraggio e garantire il costante aggiornamento dei relativi dati nel sistema informativo regionale (SIRGIL) controllando i dati tanto fisici quanto finanziari, al fine di consentire l adeguato svolgimento dei propri ruoli a tutte le strutture coinvolte ed in particolare all OdG ed all OdC; - in fase di richiesta di erogazione di acconti/saldi da parte del beneficiario, effettuare i controlli di primo livello al fine di accertare le conformità degli interventi finanziati attraverso le verifiche amministrative- contabili e in loco, come prescritto dalle procedure di controllo e certificazione. In particolare, le strutture competenti/organismi intermedi, alla ricezione della domanda di pagamento acconto/saldo, debbono: o accertare l ammissibilità della spesa, che deve essere attestata da fatture quietanzate; o verificare la veridicità, inerenza ed effettività dei pagamenti quietanzati; o apportare le eventuali rettifiche finanziarie in funzione delle suddette verifiche; o verificare la corretta compilazione della domanda di pagamento da parte del beneficiario finale; o provvedere alle verifiche in loco per tutti gli interventi ultimati, nonché per gli interventi che in fase di realizzazione registrino difficoltà di avanzamento o problematiche specifiche; successivamente trasmettere all OdG la documentazione probante; o predisporre gli atti amministrativi inerenti alle varie liquidazioni; - valutare e approvare le eventuali modifiche di progetto; - aggiornare il piano finanziario del progetto/intervento sulla base dei ribassi d asta registrati, autorizzando eventualmente il riutilizzo interno al progetto della quota FAS dei ribassi stessi, esclusivamente per opere migliorative e complementari, purché strettamente connesse all intervento (si evidenzia che comunque, in fase di prima attuazione del Programma, tale uso non è consentito ); - procedere allo scorrimento della lista d attesa a seguito di risorse resesi disponibili per ribassi, economie, rinunce, revoche, con l assunzione di impegni a favore dei primi progetti ammissibili ma non finanziati per carenza di risorse finanziarie;

5 - archiviare tutta la documentazione inerente i progetti finanziati, ivi compresi i verbali dei controlli effettuati. Supporto alla certificazione della spesa Le strutture competenti/organismi intermedi in fase di certificazione della spesa al Ministero competente, devono provvedere ad effettuare i controlli di primo livello di loro competenza. In particolare, si richiede di : o accertare l ammissibilità della spesa, che deve essere attestata da fatture quietanzate; o verificare la veridicità, inerenza ed effettività dei pagamenti quietanzati; o apportare le eventuali rettifiche finanziarie in funzione delle suddette verifiche; o elaborare ed inviare all OdG la dichiarazione di spesa quietanzata e controllata, nonchè tutti i documenti attestanti i controlli effettuati. Compiti dell Organismo di Certificazione (OdC) L Organismo di Certificazione, responsabile della corretta certificazione delle spese nei confronti del MISE-DPS e della conseguente gestione degli anticipi e degli acconti, adempie a tutte le funzioni attribuite a tale organo dalla Deliberazione CIPE n. 166/2007 e dal PAR FAS Liguria In particolare esso è incaricato dei seguenti compiti: - verificare le spese dichiarate; - certificare, sulla base delle verifiche e dei controlli effettuati, che: la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili; le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate nell ambito del Programma; - elaborare e trasmettere al Ministero le dichiarazioni certificate delle spese con relative domande di pagamento, in base alla documentazione presentata dall OdG; - mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate/certificate. Il Manuale delle procedure dell Organismo di Certificazione del Programma PAR FAS Liguria Programmazione , approvato con Decreto dirigenziale n del 20/11/2012, costituisce uno strumento operativo vincolante per tutti i soggetti coinvolti, ai diversi livelli, nell attività di certificazione della spesa finanziata dal FAS. Esso da un lato fornisce il quadro di insieme delle attività facenti capo all OdC, dall altro contiene istruzioni di dettaglio per la realizzazione delle singole attività, anche attraverso la predisposizione della modulistica e di note esplicative, in parte mutuate da analoga esperienza in ambito di programmazione comunitaria.

6