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1 Relazione A.S Statistiche, linee di lavoro, considerazioni finali circa la gestione del sito web dell IC 16 Valpantena. Mariacristina Filippin 14 giugno

2 Piano della comunicazione Il processo di comunicazione è uno dei principali tra quelli che soggiaciono al quotidiano svolgersi dell attività all interno dell IC 16 Valpantena. Si tratta, inoltre, di uno fra i processi di supporto individuati all interno di quelli che interagiscono e sviluppano i processi principali già elencati nel Piano dell Offerta Formativa attualmente in via di realizzazione. La Dirigente Scolastica ha voluto sottolineare l importanza della Comunicazione all interno dell IC 16, affidandone anche quest anno con sua delega specifica il coordinamento alla sua prima collaboratrice, che si è occupata in prima persona della gestione del Sito di Istituto. Obiettivi Migliorare la circolazione e la diffusione delle informazioni; Garantire la trasparenza; Potenziare i canali di informazione per la comunicazione interna; Utilizzare le nuove tecnologie; Valorizzare (anche all esterno) i progetti e le iniziative svolte dall Istituto. Scopo Gli stakeholder che interagiscono con le scuole, sono vari, e ogni categoria esprime bisogni diversi. Per tali necessità, se individuate, un corretto uso della comunicazione può riuscire a dare risposte adeguate. La scuola è un sistema basato su una rete di comunicazioni sia formali sia informali, al cui centro ci sono le persone, che stabiliscono relazioni tra di loro e con l esterno. La comunicazione interna permette il raggiungimento delle finalità e degli obiettivi che il sistema si è dato o che gli sono propri come Istituzione. La comunicazione esterna contribuisce a migliorare la qualità del servizio ed è al tempo stesso lo strumento fondamentale per garantire la partecipazione alle scelte e alle decisioni. Attività svolte nel Ecco le linee di sviluppo che erano state proposte per il corrente anno scolastico. Esse sono state portate a compimento, secondo scadenze scaglionate lungo l intero anno scolastico: cambiamento del nome a dominio da a riprogettazione e ricostruzione ex novo dell intero sito, non essendo stata possibile una semplice migrazione dei dati; riprogettazione e ottimizzazione del template; costruzione e consegna a tutto il personale dell IC di una casella personalizzata di posta sul nuovo dominio; trasferimento e riordinamento delle vecchie gallerie fotografiche; 2

3 bonifica parziale del data-base degli utenti registrati; attivazione del forum in area riservata docenti, per lo studio del registro elettronico di prossima adozione; potenziamento della sezione Autovalutazione d Istituto; ordinamento e semplificazione dei menù; istituzione e mantenimento dell albo pretorio; attivazione del componente necessario per la gestione delle prenotazioni dei colloqui online per l anno scolastico Periodo e criteri di gestione Nel corso del il sito web ha vissuto una fase di completa ricostruzione e ottimizzazione. La semplice migrazione dei dati è stata giudicata non economica e fortemente rischiosa, vista la complessità e la quantità di dati (alcuni dei quali anche obsoleti) presenti nel dominio precedente. Da un punto di vista tecnico, vista la distanza tra le versioni del software adottate, si sarebbe poi dovuto intervenire direttamente sul codice del CMS e sulle tabelle del d-base, per modificare manualmente i path di ogni collegamento sia interno sia esterno, cercando di accordarli col nuovo dominio in essere. L operazione si presentava fortemente impegnativa ed i risultati non sarebbero stati comunque garantiti. Si è quindi optato per la riprogettazione e, di conseguenza, la completa ricostruzione del sito. Tale lavoro è stato svolto nel corso dell estate All inizio dell anno scolastico, il vecchio ed il nuovo sito hanno avuto un periodo di quasi un mese di coesistenza. Verso la fine di ottobre si è passati completamente alla nuova versione, anche se in versione provvisoria. Entro dicembre l intera struttura era perfettamente funzionante ed iniziava ad arricchirsi di contenuti via via sempre più articolati e complessi. Anche nel corso del , nonostante la pesante opera di ricostruzione, si è continuata l evoluzione positiva delle attività e si è incrementata la complessità del sistema di comunicazioni di cui il sito è il perno e forza principale. Il periodo di osservazione delle statistiche presenti in questa relazione va dall 1 settembre 2012 al 14 giugno La prospettiva di gestione condivisa dei contenuti ha continuato ad improntare il lavoro all interno del sito. L account redazionale creato allo scopo ha continuato ad essere il riferimento per tutti coloro che avevano ed hanno articoli da pubblicare. Alcuni insegnanti ed alunni del nostro Istituto hanno collaborato regolarmente ed hanno fatto da punto di riferimento per il proprio plesso, altri hanno interpellato la redazione solo in occasione di fatti rilevanti o di iniziative per loro significative. Altri hanno scelto strade differenti per contattare la redazione del sito. In ogni modo, sono stati raccolti e pubblicati tutti i contributi, man mano che arrivavano. Anche alcuni genitori hanno inviato materiale, soprattutto foto, per dare il loro costruttivo apporto alla creazione di gallerie. 3

4 Oltre alla gestione diffusa e condivisa degli articoli, l organizzazione del sito ha previsto una più puntuale amministrazione del materiale documentale dell Istituto. Come nello scorso anno, il sito, grazie al suo archivio, si pone come punto di raccolta, e contemporaneamente di consultazione, di tutta la modulistica dell IC, dei verbali dei vari organi, delle circolari più importanti e di quanto sia effettivamente necessario al funzionamento della nostra Istituzione scolastica. In quest ottica è diventato il centro del processo di comunicazione che, all interno dell Istituto, coinvolge tutte le realtà in un ottica di piena circolarità e condivisione delle informazioni. All interno del processo di comunicazione delle informazioni, il sito ha assunto un importanza strategica, cui viene delegata anche parte della gestione e della realizzazione del Percorso Qualità dell I.C. stesso. La sezione riservata all Autovalutazione d Istituto, mette costantemente a disposizione tutti i dati relativi alla valutazione, all autovalutazione e alla formazione interna dell I.C.. Sono tuttora fruibili report su studi specifici, dati Invalsi, monitoraggi di gradimento generale e sui Progetti. Sono inoltre accessibili tutti i dati riguardanti la sperimentazione Vales, cui il nostro IC ha aderito. Quest anno l area riservata è stata usata unicamente per attivare il forum di studio sul modello di registro elettronico di nuova adozione. Nell ultimo mese di scuola tale forum è stato tuttavia disattivato e lo studio avviene direttamente sul modello sperimentale di registro presente sul sito della rete DematVr Sono stati compiuti altri passi avanti nell ottica della Scuola Digitale, dell Innovazione delle Pubbliche Amministrazioni e del Codice Digitale delle Amministrazioni. Il sito viene a configurarsi come uno strumento agile che può facilitare alcune procedure. Ogni comunicazione ufficiale viene comunicata all utenza tramite l home page del sito, prima ancora che attraverso supporti cartacei. L Albo pretorio on-line è completo e perfettamente funzionante fin dalle prime settimane di vita del nuovo dominio. 4

5 Visite Analizziamo ora i numeri relativi al sito. Iniziamo dalle visite. Per rendere possibile il raffronto e la costruzione di una linea di trend, forniamo i dati statistici degli ultimi tre anni. Tutti gli indicatori sono positivi e indicano un miglioramento delle performance nonostante le gravi difficoltà tecniche dovute alla ricostruzione del sito. 5

6 6

7 L analisi dei dettagli mensili delle visite evidenzia un miglioramento anche da questo punto di vista: gli indicatori mensili negativi sono solamente tre rispetto ai 5 del e ai 4 del

8 Distribuzione delle visite Il trend orario delle visite ha subito una trasformazione rispetto a quello dello scorso anno. La distribuzione oraria è tornata simile a quella dell anno scolastico , anche se non con un divario così marcato come allora tra le visite in orario di studio/lavoro e quelle in orario pomeridiano/serale. Il sito è ancora molto visitato nell arco dell intera giornata, dalle sette del mattino fino alla mezzanotte, ma con una decisa prevalenza dei contatti in orario scolastico. Probabilmente il periodo di startup del nuovo dominio ha penalizzato i contatti da casa pomeridiani e serali, in quanto la scarsità dei contenuti presenti nel primo periodo, ha scoraggiato i contatti da parte dell utenza esterna. Potrebbe essere un interessante obiettivo di miglioramento specifico quello di riportare la situazione ai parametri dello scorso anno. La distribuzione delle visite durante la settimana riflette l andamento della vita dell Istituto. Dal lunedì al venerdì l attività didattica funge da catalizzatore delle visite. Sabato e domenica, quando l attività lavorativa diminuisce o cessa completamente, si rileva una comprensibile flessione nei contatti: mancano tutte quelle visite effettuate da alunni, personale docente e non docente e/o di segreteria che usano il sito per motivi di studio o lavoro. 8

9 Anno scolastico Anno scolastico Anno scolastico

10 Anno scolastico Anno scolastico Anno scolastico

11 Pagine viste 11

12 Prospettive future Il sito dovrà migliorare ancora e diventare sempre più uno strumento utile per tutti coloro che se ne servono. Ecco alcune linee di sviluppo per il prossimo anno scolastico: potenziare la comunicazione interna, usufruendo delle caselle di implementare l uso della sezione didattica multimediale; completare l archivio modulistica; completare la bonifica del d-base degli utenti registrati; progettare e realizzare una newsletter periodica solo per docenti, alunni, genitori e/o altri utenti interessati; incrementare tra i docenti l uso degli strumenti di lavoro collaborativo (soprattutto forum) nell area riservata; potenziare il canale video d Istituto; implementare il sistema di prenotazione on-line dei colloqui genitori-insegnanti; adozione di un registro elettronico web-based, raggiungibile dal sito, accessibile dai genitori e installato sulle strutture tecnologiche del sito. Ringraziamenti Come lo scorso anno, voglio ringraziare tutti coloro che hanno collaborato, volontariamente e solo per spirito di cooperazione, alle attività del sito. Ringrazio chi lo ha visitato, ha portato gli alunni a vederlo, mi ha suggerito correzioni ed idee. Si rinnova il mio più sentito grazie per alcuni colleghi e colleghe, sia della primaria, sia della secondaria, fra cui qualche preziosa ed irrinunciabile fedelissima, oltre ai nuovi collaboratori. Li ringrazio per aver scelto questo strumento per promuovere, insieme, le nostre Scuole. Mariacristina Filippin 12

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