RELAZIONE GESTIONALE DEL DIRETTORE GENERALE anno 2012

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1 RELAZIONE GESTIONALE DEL DIRETTORE GENERALE anno 2012 Introduzione L anno 2012 è stato particolarmente complesso e oneroso sotto diversi punti di vista. Il Direttore Amministrativo, poi Direttore Generale dal maggio 2012, è stato chiamato fin dal primo giorno di attività a gestire situazioni complesse, che hanno richiesto un impegno su fronti eterogenei. Tra i numerosi altri compiti svolti nel corso del 2012, più dettagliatamente descritti infra nell Allegato 1 - Relazione delle attività di rilievo degli uffici, il DG è stato chiamato, con il costante supporto di tutti gli uffici, a: sopperire alla cronica assenza di dirigenti, assumendo gli interim di 4 aree dirigenziali su 5 (il Dirigente dell edilizia ha concluso il contratto nel febbraio 2012, mentre nel 2013 si verificherà anche la cessazione del Dirigente ISI); coordinare a livello amministrativo e regolamentare la macchina di adeguamento al nuovo Statuto, approvato nell aprile 2012; supportare la Governance, con un azione congiunta e trasversale di più uffici e strutture dipartimentali, nell uscita dell Ateneo dai vincoli inerenti alla quota massima del 90% delle spese fisse per il personale di ruolo sul FFO; portare a conclusione in tempi ristretti, anche con contatti diretti al Ministero e supportando costantemente la Governance, la programmazione 2010/2012, culminata con l assunzione di 30 ricercatori (effettivi 29); espletare la Progressione orizzontale (anno 2011) per il personale tecnico amministrativo in possesso dei requisiti previsti (459 unità), per la prima volta interamente digitalizzata; districare, anche con la nomina rettorale a RUP, la matassa della situazione giuridica dei lavori dell ex Ospedale militare, addivenendo a una soluzione di salvaguardia degli interessi dell Ateneo, con contatti quotidiani tra stazione appaltante e imprese coinvolte; dismettere l immobile di Via S. Anastasio, con conseguente trasloco delle strutture nei nuovi e più moderni uffici, addivenendo a un notevole risparmio finanziario; gestire il nuovo servizio Global Service di Consip, affrontando il delicato passaggio di consegne tra le ditte incaricate (Marco Polo, PF Friuliana, Kuadra, Cofely) del servizio manutenzioni e del servizio di pulizia; favorire l introduzione del nuovo Bilancio unico di Ateneo, soprattutto sul fronte delle relazioni tra Amministrazione centrale e nuove strutture Dipartimentali; rilanciare, anche sotto il profilo motivazionale, il ricorso ai Progetti di Ateneo e a momenti di incontro tra i funzionari dell Amministrazione centrale e quelli delle strutture dipartimentali, al fine di migliorare i rapporti di interoperabilità intellettuale e operativa; rilanciare il processo di trasparenza dei dati dell amministrazione universitaria attraverso il sito web (per questo, il nostro Ateneo è stato premiato nel 2012 dal Dipartimento della Funzione Pubblica). Riferimenti normativi - D.Lgs. n. 165/2001, artt. 4, 5, 16 e 17 - D.Lgs. n. 150/2009, artt. 4 e 15 - Legge n. 240/2010, art. 2 - Statuto di Ateneo, artt. 12 e 15 - Consiglio di Amministrazione 22 marzo

2 Cosa prevede lo Statuto Ai sensi del nuovo Statuto di Ateneo, il Direttore Generale, in ottemperanza ai principi di efficacia, efficienza, economicità, semplificazione, trasparenza e merito, nonché di pari opportunità, è responsabile della complessiva gestione e organizzazione delle attività e dei servizi dell Ateneo, delle risorse professionali amministrative e tecniche, strumentali e finanziarie e dei risultati raggiunti, in correlazione alle linee di indirizzo strategico formulate dal Consiglio di Amministrazione, nonché della legittimità degli atti e provvedimenti posti in essere. In particolare: - supporta gli organi dell Ateneo nella definizione dei documenti di programmazione strategica; - supporta gli organi nella definizione dei documenti di bilancio di previsione annuale e pluriennale e del conto consuntivo; nella redazione della relazione concernente i risultati delle attività di ricerca e di formazione e i finanziamenti ottenuti da soggetti pubblici e privati; - coadiuva gli organi nella definizione del documento di programmazione triennale del fabbisogno di personale dirigente e tecnico-amministrativo, formulando proposte in merito alla consistenza della dotazione organica, ai profili professionali e alla ripartizione del personale medesimo tra le strutture di servizio; - coadiuva gli organi nella definizione degli atti organizzativi assunti nel rispetto delle norme sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche; - cura l attuazione dei documenti di programmazione e delle direttive generali definite dal Consiglio di Amministrazione; - adotta gli atti in materia di organizzazione delle strutture di servizio e di gestione del personale dirigente e tecnico-amministrativo, fatta eccezione per gli atti che non siano di competenza o delegati ai dirigenti o che la legge, lo Statuto o regolamenti di Ateneo non riservino espressamente ad altri organi dell'università; - conferisce gli incarichi, anche di natura non dirigenziale, e i correlati obiettivi, attribuendo le risorse professionali, strumentali e finanziarie connesse alla loro realizzazione; valuta i risultati raggiunti; - dirige, coordina, controlla l attività dei dirigenti e dei responsabili di strutture di servizio, anche con potere sostitutivo in caso di inerzia; propone l adozione delle misure previste in materia di responsabilità dirigenziale; - decide sui ricorsi gerarchici contro gli atti e i provvedimenti amministrativi non definitivi dei dirigenti; - vigila sul rispetto dei requisiti di imparzialità, trasparenza, accesso e pubblicazione di dati, documenti e informazioni, e di semplificazione delle procedure; - esercita l azione disciplinare attribuitagli dalla legge e concorre alla definizione di misure e azioni idonee a prevenire e contrastare i fenomeni di corruzione; - adotta gli atti e i provvedimenti amministrativi che impegnano l'amministrazione verso l'esterno, fatta eccezione per quelli di competenza o delegati ai dirigenti o che la legge, lo Statuto o i regolamenti di Ateneo riservino espressamente ad altri organi dell'università; - esercita i poteri di spesa e quelli di acquisizione delle entrate; - accetta liberalità e lasciti, sottoscrive convenzioni, contratti e accordi per l acquisizione di beni, forniture e servizi, ferma restando l autorizzazione del Consiglio di Amministrazione nei casi previsti dallo Statuto e da regolamento; sottoscrive convenzioni, contratti e accordi, comunque denominati, che non rientrano nella competenza del Rettore e di altri organi dell Ateneo; - formula al Consiglio di Amministrazione proposte in materia di liti attive e passive di cui è parte l'università: - predispone una relazione annuale sulle attività svolte e i risultati conseguiti rispetto agli obiettivi assegnati, anche ai fini dell erogazione della retribuzione di risultato. 2

3 Incarichi dirigenziali Dal 31 dicembre 2011 al 22 maggio 2012 il dott. Gianni Penzo Doria ha ricoperto l incarico di Direttore amministrativo; tale figura è stata sostituita da quella di Direttore Generale dal 23 maggio 2012, come disposto con Decreto Rettorale 29 maggio 2012, n Il Direttore Generale ha assicurato la propria azione, nel rispetto dei principi di efficienza, efficacia, economicità, trasparenza e legalità, tenuto conto degli obiettivi strategici dell Ateneo, coerenti con le Linee generali di indirizzo 2010/2012, definite dal MIUR con il DM n. 50/2010, degli obiettivi gestionali prioritari e di quelli operativi, nonché della costante evoluzione del contesto interno ed esterno. All inizio dell anno 2012, risultavano coperte solo due delle cinque Divisioni/Aree dell Amministrazione Centrale, e tali unità organizzative con responsabilità primaria, devono garantire il raggiungimento delle finalità istituzionali dell Università e degli indirizzi strategici definiti dagli Organi di governo, in correlazione alle proprie finalità e agli obiettivi gestionali individuati. In assenza di dirigenti, le funzioni di coordinamento, controllo e verifica risultano, pertanto, ricondotte all unico ambito di responsabilità del Direttore Generale. Con Decreto Rettorale 26 gennaio 2012, n. 56, il Direttore Amministrativo/Generale è stato nominato rappresentante nel Consiglio di amministrazione di Cineca; Con Decreto Rettorale 20 febbraio 2012, n. 191, il Direttore Amministrativo/Generale ha assunto le funzioni di Direttore della Divisione Edilizia e Tecnica ad interim, a seguito della cessazione del dirigente a tempo determinato, già incaricato. Con Decreto Rettorale 22 febbraio 2012, n. 201, il Direttore Amministrativo/Generale ha assunto le funzioni di RUP dei lavori per il recupero dell ex Ospedale Militare. Con DDG 11 settembre 2012, n è stato individuato l Ufficio semplificazioni, ai sensi della legge 12 novembre 2011, n Trieste, 10 giugno 2013 Il Direttore Generale dott. Gianni Penzo Doria 3

4 Allegato 1 - Relazione sulle attività di rilievo degli uffici Direzione Generale: Uffici di Staff e Centracon In attuazione della Legge 30 dicembre 2010, n. 240 si è data esecuzione alle deliberazioni degli organi collegiali che hanno approvato la versione finale dello Statuto. Dopo i rilievi del MIUR, esaminati dagli Organi di Ateneo, è stato emanato il relativo decreto; gli atti sono stati trasmessi al Ministero della Giustizia per la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana. Parimenti, è stato emanato il nuovo Regolamento Generale di Ateneo e il Regolamento per l'elezione di due rappresentanti del personale tecnico amministrativo nel Senato accademico, curandone altresì l istruttoria e la pubblicazione nell Albo ufficiale. A seguito della Legge n. 240/2010, sono state introdotte dal D.Lgs.19/2012 importanti novità in materia di autovalutazione e accreditamento, con particolare riferimento al Sistema AVA proposto dall ANVUR (documento del 24/7/2012). L Ufficio Studi per la Valutazione, (con la collaborazione della Ripartizione Comunicazione istituzionale e Organizzazione Eventi e della Ripartizione Reclutamento e Formazione), si è fatto promotore dell organizzazione della giornata di informazione sul Sistema AVA a cura del Consiglio Direttivo dell ANVUR, tenutasi presso l Università degli Studi di Trieste il 26/11/2012. A tale iniziativa hanno partecipato rappresentanti del personale docente e del personale tecnico-amministrativo dei tre atenei regionali. È seguita, inoltre, una capillare diffusione, presso i soggetti interessati, delle novità normative in materia. Nell ambito di un sistema di relazioni sindacali, sono stati organizzati 16 incontri sindacali, affrontando 19 argomenti diversi. In particolare, per le materie oggetto di contrattazione integrativa, sono stati sottoscritti 2 accordi integrativi ed espletato il relativo iter di approvazione e di esecuzione. Fra gli argomenti affrontati, particolare rilevanza è stata alla premialità del personale tecnico-amministrativo, con la definizione della procedura per la presentazione annuale delle proposte di Progetti di Ateneo, per la loro valutazione e l incentivazione del personale coinvolto. Inoltre, relativamente ai compensi accessori al personale per incarichi aggiuntivi ex art. 116, sono state predisposte 14 delibere di autorizzazione del Consiglio di Amministrazione, con l espletamento del relativo iter di pagamento ai dipendenti. In tema di valutazione del personale, vanno segnalate due importanti innovazioni: 1) l espletamento della procedura di Progressione Orizzontale (anno 2011) del personale tecnico-amministrativo, con la valutazione dei titoli di 459 partecipanti, per la prima volta in modalità on-line, mediante la predisposizione di un applicativo gestionale da parte degli uffici competenti e della Divisione ISI, senza il ricorso a risorse esterne; 2) l estensione al personale con incarico di posizione organizzativa del sistema di lavoro per obiettivi, già impiegato per il personale dirigenziale, come definito nel Piano triennale della performance. Particolare attenzione è stata rivolta alle tematiche di procedimento amministrativo, pubblicità degli atti e accesso alle informazioni, semplificazione e snellimento delle procedure. In applicazione della Legge n. 241/90 e s.m.i., è stata effettuata una ricognizione dei procedimenti/procedure dell Amministrazione Centrale: l acquisizione delle informazioni è avvenuta con l ausilio di un applicativo gestionale, sviluppato dagli uffici competenti, che ha permesso l analisi e la reportistica, per individuare gli atti eventualmente delegabili, i procedimenti trasversali, quelli rilevanti, nonché i tempi dei medesimi. 4

5 L analisi ha rappresentato uno degli strumenti utilizzati per la definizione delle Linee Guida di riorganizzazione, approvate dal Consiglio di Amministrazione 17 luglio, 31 ottobre, 5 e 20 dicembre Per la gestione informatizzata delle delibere degli Organi collegiali di governo è stato sviluppato il progetto di applicazione e implementazione del sistema "Titulus Organi", che interessa sia la fase propositiva (bozze di delibera) che quella deliberativa (verbali definitivi), con la previsione delle fasi di archivistica (deliberazioni in copia conforme) e di divulgazione (messa in rete dei verbali completi). In ambito legale è stata svolta un intensa attività consultiva indirizzata a dirimere le numerose problematiche riguardanti l esecuzione dell appalto per i lavori di riqualificazione dell ex Ospedale Militare di Trieste. In tema di contenzioso giudiziario, va evidenziata l importanza delle seguenti istruttorie: - appello avverso la sentenza n. 805/2012 del Tribunale di Trieste, con la quale questa Università è stata condannata a corrispondere Euro all Impresa Sercom, esecutrice dei lavori di riedificazione ed ampliamento dell edificio Q; - ricorso per cassazione avverso le sentenze n. 159/2011 e n. 200/2012 della Corte d Appello di Trieste che hanno stabilito, rispettivamente, l obbligo di reintegra sul posto di lavoro del sig. Alfredo Rustia, nonché la condanna di questa Università al pagamento, al medesimo, di un importo per differenze retributive corrispondente a ,57 Euro lordo dipendente; - gestione del contenzioso giudiziario promosso da 5 collaboratori esperti linguistici a tempo determinato con ricorsi al Giudice del Lavoro, tendenti ad ottenere la conversione del rapporto di lavoro in tempo indeterminato, nonché il risarcimento del danno, previo accertamento dell illegittimità del termine apposto ai contratti di lavoro: contenzioso, questo, che si è concluso in primo grado- come noto- con sentenze di segno opposto (tre sentenze di accoglimento e due di rigetto). Nell ambito del riassetto gestionale dei centri di spesa autonomi, risulta di rilievo l esito del processo di riorganizzazione che ha interessato il Centro Servizi di Ateneo per il Trasferimento delle Conoscenze Centracon. Le singole unità organizzative confluite nel Centracon, ricondotte a unitarietà di gestione, hanno progressivamente armonizzato i propri regolamenti di funzionamento, mantenendo le autonomie decisionali dei singoli organi di indirizzo scientifico. I servizi delle Edizioni Università di Trieste (EUT), del Sistema Bibliotecario di Ateneo (SBA), del Sistema museale di Ateneo (SmaTs) e del Museo nazionale dell Antartide (MNA) - Sezione di Trieste hanno operato in un ottica di sviluppo e progressivo miglioramento dei servizi offerti, sia alla comunità accademica che agli stakeholder. Area/Divisione Affari Istituzionali Per quanto concerne il processo di internazionalizzazione, è stato dato notevole impulso all attività di accoglienza degli studenti in mobilità dall estero. Particolare significato va attribuito, inoltre, all acquisizione di un appartamento in zona Urban di proprietà dell Erdisu, per uso foresteria a disposizione dei docenti ospiti (visiting professors), per motivi didattici, presso le strutture accademiche dell Ateneo. Formalizzate tutte le pratiche relative alla convenzione di utilizzo e al pagamento del corrispettivo all Erdisu, nel 2012 l appartamento è stato utilizzato da metà novembre da un docente per tre settimane. L attività di consulenza e collaborazione degli uffici, dedicati alla comunicazione e all organizzazione degli eventi, ha permesso la realizzazione di 40 convegni nazionali e 18 internazionali. Tutti gli eventi sono stati promossi attraverso l inserimento web di immagini illustrative e interviste radiofoniche, messe in onda all interno del programma UniTs On Air, dedicato alle iniziative di Ateneo ed effettuate dall emittente locale RadioAttività. 5

6 Particolare attenzione è stata dedicata ai servizi di supporto alla ricerca, anche mediante la configurazione, l implementazione e l utilizzo di nuovi applicativi gestionali (MODULI UGOV CO, PLANNING, PROGETTI). L analisi si è incentrata sulla tassonomia in materia, sugli schemi di finanziamento e sull allocazione dei costi di personale dedicato ad attività di ricerca sui vari progetti. Le specifiche problematiche emerse nella gestione amministrativa e contabile dei progetti europei hanno portato, nell estate, alla costituzione di un Tavolo tecnico per la rendicontazione delle spese di personale nei progetti Interreg; i lavori sono attualmente in corso, ed hanno fatto emergere criticità analoghe anche per altre tipologie di progetti, il cui approfondimento è stato rinviato ad una fase successiva. Riveste, inoltre, rilevanza l attività di collaborazione con altre istituzioni pubbliche, in particolare quella avviata, in linea con l accordo di cooperazione Udine - Trieste, tra gli uffici dottorati dei due Atenei, con la costituzione di un gruppo di lavoro con l obiettivo di razionalizzare e ottimizzare le procedure e allineare i regolamenti per facilitare attivazione di dottorati interateneo. Le novità introdotte dalla legge n. 240/2010, in tema di offerta didattica e piani di studio, affiancate dalle previsioni del Codice dell Amministrazione digitale e dalle linee guida interministeriali per la digitalizzazione dei servizi e la progressiva dematerializzazione delle procedure, hanno indotto i percorsi di riorganizzazione dell offerta formativa, accompagnati da complesse e molteplici azioni, mirate al miglioramento dei servizi on-line già esistenti e alla proposizione di nuovi servizi. Inoltre, sono seguite importanti azioni per migliorare il modello relazionale tra gli ex Centri Servizi di Facoltà e l Amministrazione centrale, attraverso l analisi delle procedure legate alla programmazione/definizione dell'offerta didattica, alla calendarizzazione degli adempimenti delle varie strutture coinvolte per la predisposizione ed il successivo caricamento dei piani di studio nei tempi previsti, condizione necessaria anche per l utilizzo della procedura appelli on-line e verbalizzazione degli esami on-line. L iniziativa, che pure ha dato risultati positivi, ha evidenziato la necessità di un ancora maggior raccordo tra le Segreterie Studenti e i referenti dell offerta formativa presso gli attuali Dipartimenti. È stata portata a termine la fase di test per permettere l autoarchiviazione della tesi in formato elettronico da parte dello studente, legata al flusso della presentazione della domanda on line del conseguimento titolo. Come previsto dalla delibera del SA del 19/04/2011, con la sessione straordinaria dell a.a. 2011/12, è stata estesa a tutti i corsi di laurea magistrale, specialistica e vecchio ordinamento l autoarchiviazione della tesi. Ancora per questa sessione, è prevista anche la presentazione della tesi in formato cartaceo. L autoarchiviazione elettronica è stata già attuata nella precedente sessione, in via sperimentale, con esito positivo, dalle ex Facoltà di Scienze della Formazione, Scuola di Lingue moderne per Interpreti e Traduttori e Scienze MMFFNN. In applicazione alla normativa relativa alla decertificazione (L 12 novembre 2011, n 183) sono stati portati a termine i test per permettere allo studente la stampa da Esse3 del modulo di autocertificazione, da presentare alle amministrazioni pubbliche in sostituzione alle certificazioni. Le autocertificazioni saranno a breve disponibili in produzione. Per la traduzione del Diploma Supplement, si è conclusa, inoltre, la fase di test e sono state ultimate le verifiche in merito alla corretta implementazione delle traduzioni. Tenuto conto delle problematiche emerse proprio in relazione alla traduzione dei testi in inglese, il DS viene rilasciato, in via sperimentale, su richiesta degli interessati, previa verifica della completezza e correttezza dei dati. Area/Divisione Risorse Umane Per far fronte alla progressiva contrazione del FFO, sono state sviluppate e consolidate molteplici azioni mirate, in generale, al contenimento della spesa del personale. 6

7 Per quanto attiene al reclutamento del personale docente e ricercatori, a chiusura della programmazione del personale , è stata completata l istruttoria per l emissione dei provvedimenti relativi alla nomina di 29 ricercatori. Sono state, inoltre, gestite le procedure per l assunzione di n. 10 ricercatori a tempo determinato di cui all art. 24 L.n. 240/2010, nonché stipulati n. 13 contratti di rinnovo. In riferimento all anno accademico 2011/2012, sono stati stipulati n. 978 contratti di docenza sostitutiva e di didattica integrativo o tecnico pratica. Permanendo gli effetti della manovra finanziaria 2010/2012 (L.n. 122/2010), che ha introdotto la limitazione alle spese per attività formative per tutte le pubbliche amministrazioni, nella misura del 50% della spesa, sostenuta nell anno 2009, per le medesime finalità, sono state adottate le soluzioni per evitare un significativo contenimento delle attività. Le docenze esterne per attività formative a favore del personale tecnico-amministrativo sono state affidate a persone/scuole di formazione dell ambito universitario, come previsto dalla manovra succitata. Analogamente agli anni precedenti, si è cercato di privilegiare, per quanto possibile, l utilizzo di risorse interne, nonché a organizzare in sede iniziative formative per un numero significativo di personale, coinvolgendo contemporaneamente gli uffici dell Amministrazione centrale e le strutture dipartimentali e didattiche. Parallelamente alle modalità d aula tradizionali, nel corso del 2012 è stato avviato un percorso sperimentale di formazione a distanza, condiviso con le Università di Torino, Roma Sapienza, Bari e Salento. Il progetto, sviluppato dagli addetti alla formazione e dai tecnici-informatici che ne hanno studiato la fattibilità e consentito la realizzazione, si è concretizzato in due giornate di formazione (17 giugno e 17 ottobre per un totale di 8 ore di videoconferenza), sui temi dello smaltimento dei rifiuti (SISTRI) e sul rischio chimico nei laboratori di ricerca. Il progetto, che sarà replicato nel 2013 su altre tematiche, riveste particolare importanza per due ordini di motivi: - formare personale con competenze specialistiche, per il quale risultano troppo costose l organizzazione di corsi in sede o la frequenza a formazione esterna - creare rete e famiglie professionali fra colleghi degli Atenei italiani specializzati in determinate materie di nicchia. Particolare significato va attribuito alla predisposizione in largo anticipo del piano di formazione del personale t.a. per l anno 2013: per la prima volta è stato approvato e condiviso con le organizzazioni sindacali e le rappresentanze sindacali unitarie nel mese di dicembre 2012, rispettando, quindi, le tempistiche necessarie per garantire l avvio dell attività formativa già da gennaio In un ottica di miglioramento dei servizi on-line nella gestione del personale, è stata avviata un indagine di mercato, con avviso per ricerca di manifestazione di interesse, per l acquisizione di un programma informatico per la gestione delle presenze del personale tecnico-amministrativo. Parallelamente è in corso un analisi delle normative e delle prassi in materia di presenze/assenze, finalizzata alla stesura di un documento che conterrà regole e indicazioni sull orario di lavoro e sulla concessione di permessi, congedi e aspettative. Area/Divisione Gestione economico-finanziaria La dematerializzazione delle procedure ha coinvolto anche gli uffici dedicati al pagamento degli stipendi. Sono stati eliminati i passaggi cartacei tra Ateneo e Istituto cassiere in relazione al pagamento mensile degli stipendi, utilizzando a tal fine il solo canale informatico, istituendo anche una procedura più snella per il pagamento su conti correnti 7

8 esteri, modalità sempre più richiesta soprattutto da collaboratori con rapporto di lavoro non dipendente. A partire dal 1 gennaio 2012, il Progetto di Ateneo per l introduzione della contabilità economico-patrimoniale, avviato già a partire da ottobre 2009, ha visto il suo ingresso in produzione su piattaforma UGOV-CO di Cineca, che ha sostituito il preesistente SAP R/3. Si è quindi passati dalla contabilità finanziaria strutturata su n bilanci alla contabilità economico-patrimoniale e al bilancio unico di Ateneo. Come già segnalato agli Organi di Ateneo, la partenza anticipata, rispetto al termine di legge del 1 gennaio 2014, consentirà al nostro Ateneo di beneficiare di risorse premiali aggiuntive. Sempre relativamente all introduzione della contabilità economico-patrimoniale, si segnala che, a partire dal mese di giugno 2012, sono stati avviati i lavori di configurazione del nuovo modulo Planning Cineca per la Pianificazione e la Programmazione, che gestisce, insieme al Budget economico e degli investimenti unico di Ateneo per l anno di budget, anche il Piano economico-finanziario triennale, la Classificazione della spesa per missioni e programmi e il Riclassificato L.n. 240/2010, documenti di programmazione che si rendono obbligatori a partire dal Trattandosi di un progetto pilota anche per Cineca, la fase di analisi e la successiva fase di sviluppo e di test sono state piuttosto onerose per gli uffici coinvolti. Importanti novità normative hanno coinvolto l approvvigionamento di beni. Alle tradizionali metodologie di acquisizione dei beni si è affiancata, in corso d anno, la sperimentazione delle nuove procedure previste dalle recenti norme sull utilizzo del sistema del Mercato Elettronico per le Pubbliche Amministrazioni (MEPA). È stata, inoltre, conclusa la procedura di scelta del contraente per l acquisizione di idonea segnaletica per il Campus di P.le Europa, con una fattiva attività di supporto al RUP svolta dagli uffici competenti. Area/Divisione Edilizia e Tecnica Le azioni di completamento, ristrutturazione, riqualificazione, manutenzione straordinaria, restauro, messa a norma, collaudo dei manufatti si sono realizzate contemperando i numerosi vincoli e adempimenti, anche in tema di sicurezza, con il decremento costante di risorse finanziarie e professionali. Per la riqualificazione e restauro dell immobile di Via Lazzaretto Vecchio n. 8, si è svolta l attività di gara, con il coinvolgimento del responsabile della struttura sia come RUP che come componente delle Commissioni di gara e per la verifica delle offerte anomale. In quest ambito si è svolta e conclusa la verifica delle offerte anomale, si è individuato l impresa affidataria e pronunciata l aggiudicazione provvisoria il 19 dicembre Sono stati affidati i lavori di esecuzione ponteggi per l installazione dei bassorilievi nell atrio destro dell Edificio A di Piazzale Europa e fornita assistenza alla Direzione Lavori. L intervento relativo ai lavori di riqualificazione del complesso ex Ospedale Militare di Trieste e sua trasformazione in residenza per studenti universitari è stato interessato da numerosi e significativi eventi. Sul piano strettamente tecnico si evidenziano l approvazione della 4^ perizia di variante (CdA 27 giugno 2012) e la conclusione delle opere di bonifica e messa in sicurezza del sito (come da atto di collaudo 4 dicembre 2012). Sul piano giuridico amministrativo, ambito nel quale è stata determinante la sinergia tra gli uffici tecnici e quello legale e del contenzioso, è intervenuta la sottoscrizione dell accordo transattivo tra l Università degli Studi di Trieste e l ATI composto dal Consorzio nazionale cooperative di produzione lavori Ciro Menotti di Ravenna (capogruppo) e Luci Costruzioni SpA di Trieste (mandante) in data 2 luglio. A causa delle difficoltà economiche della mandante, nella seconda metà dell anno sono state affrontate le problematiche riguardanti le richieste di pagamento diretto delle maestranze impegnate nel cantiere, pagamenti che sono stati poi effettuati dal Consorzio mandatario. 8

9 Inoltre, per far fronte ai numerosi problemi è stata creata, dall ATI, una società consortile con lo scopo di gestire gli aspetti organizzativi del cantiere. Tuttavia, a causa dei gravi e reiterati inadempimenti della mandante, si è provveduto ad accertare, assumendo specifico parere dell Avvocatura dello Stato, la possibilità di proseguire legittimamente il contratto per accrescimento da parte del solo Consorzio mandatario con estromissione della mandante inadempiente. Nei primi mesi del 2012 è giunto a completamento l accatastamento dello stabile, denominato Edificio Q, a seguito della ristrutturazione e del suo ampliamento. Si è inoltre provveduto a produrre istanza del Certificato di Prevenzione Incendi, il cui rilascio è in corso da parte del Comando provinciale dei Vigili del Fuoco. Merita particolare menzione la gestione del contratto Facility Management 2 con Marco Polo e l attività sinergica degli uffici amministrativi e tecnici, specie in ambito legale, per il recesso dello stesso. Tramite il portale Consip, è stata realizzata l attivazione del Servizio Energia e si sono svolte le trattative, finalizzate all ottenimento dei lavori di riqualificazione di primo e secondo lotto dell anello di teleriscaldamento, mediante uno stanziamento extracontratto, beneficiando delle scontistiche Consip e senza l onere di procedere ad una gara. A conclusione del rapporto contrattuale con la società Europa Gestioni Immobiliari - E.G.I., concluse le operazioni propedeutiche alla riconsegna, l immobile di via Sant Anastasio è stato restituito alla proprietà, a seguito del trasloco di tutte le strutture (Facoltà di Architettura e Facoltà di Psicologia, Servizio bibliotecario d Ateneo, aule e sale studenti). In tale contesto, è stato formulato il Piano di trasferimento e ricollocazione di dette strutture, finalizzato alla riorganizzazione e razionalizzazione dell uso degli spazi universitari nei diversi edifici, approvato dal CdA 31 ottobre Area/Divisione Infrastrutture e Servizi Informativi Le attività informatiche e tecniche svolte nel 2012, oltre a rappresentare una costante interfaccia con le strutture dell Ateneo, sono state particolarmente orientate all intrattenimento di relazioni esterne con altri Enti di Ricerca e con i fornitori. Si sono mantenute, anche tramite il Gruppo ICT del CODAU, intense relazioni con altri Atenei ed Enti di Ricerca. Le possibilità di confronto e scambio si sono rivelate estremamente utili nella stesura condivisa di documenti previsti da normative, ad esempio il Piano di Disaster Recovery e Business Continuity da presentare alla DigitPA. La condivisione di comuni esigenze ha inoltre aumentato la forza contrattuale e, di conseguenza, l ottenimento di sconti da parte di fornitori comuni. È stato, inoltre, avviato il processo di outsourcing della posta elettronica Studenti in ambiente cloud-computing. Il coinvolgimento ricorrente nelle molteplici azioni di miglioramento dei servizi on line, anche con riferimento alle recenti normative in materia, ha prodotto importanti risultati, oltre alla creazione di nuovi prodotti. Il personale docente è stato abilitato alla firma digitale, ai fini della verbalizzazione on line; è stata effettuata l analisi per la realizzazione dell interfaccia, necessaria all invio in conservazione sostitutiva dei verbali d esami (marzo-dicembre) e per la gestione del ciclo di vita del certificato (emissione, revoca, rinnovo) da parte della Registration Authority di Ateneo. Di pari importanza è stata l attività orientata all adeguamento dell applicativo, già esistente per il controllo del flusso della docenza sostitutiva (Flufabi), alla contabilità economicopatrimoniale. 9

10 L introduzione della contabilità economico-patrimoniale, e del relativo applicativo gestionale, ha comportato anche la necessità dell analisi per la migrazione delle tasse studenti da Esse3 a UGOV contabilità e la gestione delle problematiche legate al funzionamento del mandato informatico. A supporto del processo di internazionalizzazione dell Ateneo, è stata svolta un approfondita analisi per la gestione delle attività necessarie al rilascio del Diploma Supplement, nella banca dati di Esse3 e specifiche azioni e interventi nelle banche dati gestionali di Ateneo (RAD, Preoff.f, UGOV, Esse3, CSA, ambiente locale di sviluppo software, web di ateneo). Piano triennale della performance (triennio ) obiettivi 2012 Nell ambito dell aggiornamento del piano della performance, il Consiglio di Amministrazione 22 marzo 2012 ha formalizzato il conferimento degli obiettivi 2012, descritti nelle tabelle (Allegati 1 e 2), nelle quali si rende conto dei risultati raggiunti per ogni obiettivo. 10

11 Allegato n. 1 - Obiettivi gestionali prioritari del Direttore Generale e del Dirigente della Divisione Infrastrutture e Servizi Informatici - ISI Direzione Amministrativa/Generale Obiettivi strategici MIUR: aree di intervento (interessate) - Offerta formativa - Ricerca scientifica - Servizi e interventi a favore degli studenti - Internazionalizzazione - Risorse umane e organizzazione Obiettivo 1 Peso 40 % Adozione del nuovo Statuto di Ateneo: adeguamento della normativa di Ateneo Attività di coordinamento e di gestione delle procedure di revisione necessarie all adozione del nuovo Statuto di Ateneo Indicatori: - attività di coordinamento delle componenti amministrative di supporto alle Commissioni per la revisione dei Regolamenti di Ateneo da adeguare ai contenuti del nuovo Statuto (delibera CdA ) - attività di indirizzo e controllo sulle procedure di costituzione dei nuovi organi di Ateneo supporto agli organi di governo sulle ricadute dell applicazione dello Statuto sull assetto dipartimentale, con particolare riferimento all offerta formativa Risultato Obiettivo 1 Pubblicazione nell Albo ufficiale e nel sito web della seguente normativa: - Regolamento Generale di Ateneo - Regolamento per l'elezione di due rappresentanti del personale tecnico amministrativo nel Senato accademico - Regolamento per l'elezione nel Senato accademico dei tredici rappresentanti delle aree scientifico disciplinari individuate dallo Statuto (art Allegato B) - Regolamento per l'elezione nel Senato Accademico di un rappresentante degli assegnisti e borsisti di ricerca - Regolamento per le elezioni dei rappresentanti degli studenti negli Organi Universitari e Regionali - Regolamenti dei Dipartimenti - Regolamento del Comitato per lo Sport Universitario - Nuovo Regolamento per il finanziamento delle liste universitarie - Nuovo Regolamento per le attività culturali e sociali delle associazioni e gruppi studenteschi - Modifiche al Regolamento attività a tempo parziale forma di collaborazione degli studenti - Regolamento per la disciplina delle procedure per la copertura dei posti di professore di prima e seconda fascia ai sensi delle disposizioni della legge , n Regolamento per la retribuzione aggiuntiva dei ricercatori di ruolo per l affidamento di moduli o corsi curriculari ai sensi della L. 240/2010, art. 6, comma 4 - Regolamento Spese in economia - Modifica del Regolamento per il finanziamento di Ateneo per progetti di ricerca scientifica Obiettivo 2 Peso 30 % Sviluppo organizzativo: interventi di riorganizzazione funzionale dell Amministrazione centrale Razionalizzazione dell assetto organizzativo, degli ambiti amministrativi per funzioni omogenee, delle attività e delle risorse assegnate alle unità organizzative, secondo criteri di riconoscimento delle competenze dei responsabili dei procedimenti, di efficienza, efficacia, economicità e trasparenza Indicatori: - interventi di macro-organizzazione: elaborazione delle Linee guida di organizzazione di Ateneo - interventi di micro-organizzazione: adozione dei conseguenti provvedimenti di revisione dell assetto dell apparato amministrativo - attivazione di iniziative finalizzate alla semplificazione e alla delega delle procedure di firma degli atti prodotti dagli uffici competenti 11

12 Risultato Obiettivo 2 Elaborate le Linee guida di organizzazione di Ateneo (approvazione CdA 17 luglio 2012) Organizzate le seguenti riunioni di approfondimento sul tema delle nuove linee guida di organizzazione: - 13, 21 e 29 novembre 2012: incontri di approfondimento con il Comitato di Direzione - 19 novembre e 4 dicembre 2012: informazione alle OO.SS./RSU di Ateneo - 19 novembre 2012 e 6 dicembre 2012: esposizione al management (Capi Sezione, Capi Ripartizione, Responsabili degli Uffici di staff, Responsabile di area dirigenziale) delle maggiori criticità in materia; - 12 dicembre 2012: esposizione delle stesse al Comitato di Direzione, con condivisione degli elenchi aggiornati dei processi/procedimenti presentati dalle strutture. Le proposte pervenute saranno oggetto di un approfondita analisi, condivisa con gli interessati, volta a definire la tabella aggiornata dei procedimenti dell Università degli Studi di Trieste - 17 dicembre 2012: nuova riunione con il management - 18 dicembre 2012: informazione alle OO.SS./RSU di Ateneo - 20 dicembre 2012: riunione del C.d.A. tecnico per l analisi dei punti critici relativi all organizzazione e la condivisione delle possibili soluzioni emergenti dagli approfondimenti operati. Marzo 2012: effettuata una ricognizione dei procedimenti/procedure dell Amministrazione Centrale con l ausilio di un applicativo gestionale, sviluppato dagli uffici competenti, che ha permesso l analisi e la reportistica, per individuare gli atti eventualmente delegabili, i procedimenti trasversali, quelli rilevanti, nonché i tempi dei medesimi. L analisi ha rappresentato uno degli strumenti utilizzati per la definizione delle Linee Guida di riorganizzazione. A seguito della ricognizione sono state conferite: - deleghe di firma nei casi di assenza o impedimento del Direttore Generale, con Decreto 25 maggio 2012, n. 616; - deleghe di firma per specifici provvedimenti e di RPA in determinati procedimenti, come descritto nella nota riepilogativa 22 ottobre 2012, n Obiettivo 3 Peso 30 % Valutazione del personale: introduzione del nuovo sistema di misurazione della performance di Ateneo e valorizzazione delle competenze Direzione, coordinamento e controllo delle attività inerenti all implementazione del sistema di valutazione del personale tecnico amministrativo dell Ateneo, ai fini del progressivo adeguamento del sistema premiante alle norme in materia di misurazione e valutazione della performance, organizzativa e individuale di cui al D. lgs. 150/2009 Indicatori: - avvio della seconda fase dell introduzione del nuovo sistema: adozione del Sistema di misurazione e valutazione della performance di cui all art. 7, D. lgs. 150/ indirizzo, supervisione e coordinamento delle attività di implementazione del nuovo modulo UGOV-Organico e Valutazione prestazioni Risultato Obiettivo 3 Definiti i contenuti del Sistema di valutazione di Ateneo (deliberazione CdA 22 marzo 2012). Organizzata la formazione per il personale degli uffici amministrativi e tecnici coinvolti, nell implementazione e nell utilizzo sia del modulo U-GOV Valutazione che il modulo U-GOV Organico, (il secondo modulo è necessario per l avvio della valutazione). Organizzate n. 5 web conference con i funzionari del CINECA (6 aprile, 10 maggio, 21 maggio, 11 e 23 ottobre) per concordare le modalità di implementazione dei due moduli e le personalizzazioni dei contenuti. Gli applicativi sono stati implementati con tutte le informazioni necessarie (strutturazione organico, incarichi, ruoli responsabilità, obiettivi conferiti). Informate le OO.SS/RSU in merito all introduzione del nuovo programma; l informazione al personale valutatore, è stata fornita nella giornata di formazione del 29 maggio Nelle more della definizione del nuovo modello organizzativo, l avvio del modulo, previsto per l autunno 2012, è stato differito alla primavera

13 Divisione Infrastrutture e Servizi informativi Obiettivi strategici MIUR: aree di intervento (interessate) - Servizi e interventi a favore degli studenti - Internazionalizzazione - Risorse umane e Organizzazione Obiettivo 1 Peso 25 % Potenziamento della rete geografica universitaria di Ateneo L obiettivo è strategico in quanto propedeutico al collegamento degli Ospedali alla rete LightNet e all utilizzo della medesima. Da consolidare anche il nodo del Polo di Gorizia (continuazione, con variazioni dal 2011). Aggiornamento dell architettura di rete a servizio dell utenza universitaria dell ospedale di Cattinara e dell ospedale Maggiore. Connessione diretta, attraverso la rete metropolitan a LightNet. Potenziamento e miglioramento dei servizi di connettività per gli studenti e per il personale. Tempi previsti: anni Sezione Infrastrutture Informatiche e Telematiche, Unità di staff Servizi di rete, Unità di staff Sicurezza di rete e posta elettronica di Ateneo, Unità di staff Infrastruttura fisica e Lightnet Risultato Obiettivo 1 (100%) Considerata la complessità dell obiettivo per l organizzazione e il coordinamento delle attività di scouting, amministrative, tecniche e di relazione con Enti e ditte esterne, era stato previsto un periodo di svolgimento di due anni. Nel 2012 anche l Ospedale Maggiore, a conclusione dei lavori di realizzazione del locale di attestazione della rete, è stato collegato alla rete LightNet. È stato quindi effettuato un upgrade dell architettura di rete per i servizi dell utenza universitaria degli ospedali di Cattinara, Maggiore e Burlo Garofolo che, grazie al forte incremento della capacità di banda e alla configurazione di VLAN per l accesso alla rete universitaria, ha contribuito al miglioramento dei servizi di connettività per gli studenti e per il personale. È stato inoltre potenziato inoltre il livello di sicurezza e il controllo dell'accesso in rete del parco macchine universitario presente negli ospedali mediante la separazione dell utenza universitaria da quella sanitaria, introducendo le reti virtuali (VLAN) ed un servizio di indirizzamento dinamico e controllato degli elaboratori (DHCP). Riguardo al consolidamento del collegamento del Polo Goriziano, l attuazione di tale obiettivo ha portato ad un notevole incremento della banda (da 4 Mbit/s a 4 Gbit/s) e ad un immediato risparmio economico (8.000 Euro anno) sui costi di collegamento dati TS-GO. La migliore connettività rende più affidabili le procedure di autenticazione, a beneficio sia degli studenti di UniTS che degli studenti dell Università di Udine residenti nella sede ERDISU di Gorizia, comune ad entrambi gli Atenei. È migliorata anche la copertura wireless, sia in termini di spazi disponibili sia in termini di utenti contemporaneamente connessi. L'incremento di banda ha reso inoltre possibile valutare la fattibilità della connessione verso la Slovenia (Ateneo di Nova Gorica). L incremento delle performance della rete interna è stato dai 10/100 Mbps attuali a 100/1000 Mbps. Obiettivo 2 Peso 25 % Consolidamento e ampliamento dell ambiente U-GOV per i grandi gestionali di Ateneo (continuazione, con variazioni, dal 2010 e 2011 ) Come naturale e necessaria prosecuzione delle attività iniziate, occorre consolidare quanto già realizzato e, tramite feedback continui, arrivare alla situazione ottimale per i regimi lavorativi. A questo si aggiungono anche estensioni dei servizi offerti per studenti e personale. Continua l integrazione di UGOV che, data la vastità e complessità dei data base istituzionali, richiede operazioni studiate e programmate di grossa rilevanza. Tempi previsti: anni Le attività sono svolte da Ripartizione Gestione Applicativo Contabilità e Datawarehouse, Ripartizione Processi Gestionali, Unita' di staff Servizi Esse3, Ripartizione Gestione Sistemi Responsabile dell'unità di staff Gestione Database Attività svolta in sinergia con la Sezione Pianificazione, Controllo e Bilancio. 13

14 Risultato Obiettivo 2 (100%) L ambito di realizzazione è stato caratterizzato dalla forte trasversalità di azioni tra vari uffici amministrativi, in quanto certificatori dei dati immessi nei DB istituzionali e vitali per il funzionamento delle attività dell Università. Da evidenziare che la messa in produzione della contabilità Economico Patrimoniale ha comportato azioni pesanti sugli altri gestionali per l integrazione dei dati. Nel perseguimento dell obiettivo sono state rilevanti le seguenti attività: Adeguamento applicativo docenza sostitutiva (Flufabi) alla contabilità economico-patrimoniale (gennaio) Analisi e migrazione tasse studenti da Esse3 e UGOV Contabilità. (giugno-dicembre). Installazione e gestione problematiche legate al mandato informatico (gennaio-marzo) Adeguamento delle viste dati esposte per il web di Ateneo, a seguito dell introduzione del sistema integrato UGOV, al fine di garantire l alimentazione automatica del portale web, prelevando i dati dai DB istituzionali (aprile-giugno) Gestione integrata delle informazioni anagrafiche e di carriera per dottorandi e specializzandi, con trasferimento dati da Esse3 (studenti) a UGOV (anagrafiche di base) e CSA (dati di carriera), ai fini del pagamento mensile dello stipendio. (gennaio-luglio). Obiettivo 3 Peso 25 % Ampliamento e potenziamento dei servizi-on line 2011 ) (continuazione, con variazioni, dal 2010 e Si può definire un obiettivo perenne in quanto la richiesta di implementazione di nuovi servizi, il miglioramento di quelli esistenti, è continua e costante. Si articola nel miglioramento di servizi on-line già esistenti e nella creazione di nuovi servizi, sia su richiesta di utenti, che per garantire l adeguamento alla normativa vigente. E previsto un sistema di autenticazione basato su Active Directory, che si integra con i diversi applicativi. Le modalità di implementazione sono diversificate: può essere previsto uno sviluppo totalmente in house, uno sviluppo parziale con integrazione ai gestionali di Ateneo, oppure l attivazione di moduli relativi ai gestionali di Ateneo stessi. Ogni fase software sviluppata prevede anche una valutazione dell idoneità dell infrastruttura hardware e delle attività da effettuare sui data base interessati. Le attività sono: programmate: pubblicazione documenti in Titulus Organi, dematerializzazione procedure PEO, dematerializzazione procedure per l istituzione della cartella sanitaria, miglioramento servizi per la gestione presenze, libretto medici specializzandi, fornitura di dati e servizi per domande di richiesta benefici eseguite per conto di altri enti, Valutazione della ricerca, programmi di servizio Prenotazioni on-line degli studenti per accedere agli sportelli della segreteria didattica on-demand: attività che vengono richieste dagli uffici, legate ad Operazione Trasparenza e delibera CIVIT, pubblicazione dei processi, fornitura di dati e servizi per, previsione offerta per la commissione mista CdA e SA, richieste che arrivano durante l anno e non sono contemplate in questo elenco. Tempi previsti: anni Le attività sono svolte da: Ripartizione Gestione Applicativo Contabilità e Datawarehouse, Ripartizione Processi Gestionali, Ripartizione Servizi Web, Ripartizione Gestione Sistemi, Responsabile dell'unita' di staff Gestione Database, Responsabile dell'unita' di staff Servizi Esse3 ed Applicativi Gestionali, Unità di Staff Active Directory e applicativi correlati. Attività svolta in sinergia con ERDISU, Centri Servizi Facoltà, Dipartimenti di Ateneo, Amministrazione Centrale (Divisione I - Affari istituzionali (AI), Divisione II - Risorse umane (RU), Divisione III - Gestione economico-finanziaria (GEF), Divisione IV - Affari tecnici, edilizi e generali (DET), Industrial Liaison Office, Uffici di staff Relazioni sindacali, Sviluppo organizzativo e Valutazione, Affari generali e documentali e Organi accademici collegiali, Ripartizione Comunicazione e Organizzazione eventi, Unità di staff Ufficio Stampa, Ufficio Studi per la valutazione) Risultato Obiettivo 3 (98%) Sono stati realizzati tutti i servizi on line previsti: Analisi, configurazione e attivazione Guida on line Studenti (ha sostituito il web Esse3, parte pubblica); dematerializzazione procedure PEO; 14

15 dematerializzazione procedure per l istituzione della cartella sanitaria, libretto medici specializzandi, fornitura di dati e servizi per domande di richiesta benefici eseguite per conto di altri enti, Valutazione della ricerca, programmi di servizio. pubblicazione documenti in Titulus Organi; Sono stati realizzati ed attivati i seguenti servizi on line non programmati: Esse3PA; Progettazione, implementazione e messa in produzione dell applicativo per le procedure di valutazione da parte della Commissione di Ateneo Valutazione della Ricerca; applicativo per la raccolta delle domande di Finanziamento di Ateneo per progetti di ricerca scientifica; applicativo per la raccolta delle domande di attivazione di Master; applicativo per l inserimento e la consultazione delle informazioni specifiche dei Corsi di Studio; applicativo per la gestione delle domande di inserimento centralizzato di un fornitore; Attivazione MAV on line per pagamento tasse universitarie studenti e definizione di linee guida per gli utenti finali; Manutenzione, evoluzione e supporto su dati di dipendenti esposti con viste ai fini dell Operazione Trasparenza; Applicativo on-line creato per la raccolta di donazioni (ore di stipendio) del dipendente per il terremoto dell Emilia. L applicativo prevedeva la comunicazione delle ore donate a Stipendi; Attività a livello di database per effettuare rimborsi massivi a studenti, evitando quindi l'intervento puntuale sul singolo studente a livello di applicativo e velocizzando così i tempi di rimborso agli studenti; Evoluzione e supporto applicativo per la gestione degli addetti e preposti, in collaborazione con il Servizio Prevenzione e Protezione; Evoluzione e supporto applicativo per la gestione degli spazi di Ateneo (Mappatura); Evoluzione e supporto procedure on line per la sorveglianza sanitaria, in collaborazione con il Servizio Prevenzione e Protezione; Gestione degli aspetti tecnici legati all attivazione del data warehouse del personale (gennaiogiugno); Manutenzione, evoluzione e supporto sulle viste relative a dati di studenti e dipendenti esposti per l'archivio istituzionale OpenstarTs e per il progetto Thesis (agosto-settembre); Realizzazione dei seguenti siti web: Nucleo di Valutazione, Premi di studio e attività di fundraising, Gare d appalto. Obiettivo 4 Peso 25 % Analisi dei rischi per la continuità dei servizi informatici In considerazione della recente normativa e del Codice dell Amministrazione Digitale, occorre provvedere ad un piano che garantisca l Amministrazione non solo contro perdite di dati, ma dia una certa garanzia sulla continuità dei servizi, nei limiti della sostenibilità economica e delle risorse impiegabili. Data la complessità e trasversalità delle attività da intraprendere, la durata è pluriennale e lo svolgimento è condizionato dalle politiche e dagli investimenti dell Ateneo. Nel primo anno, che potrebbe però comprendere anche una buona parte del secondo, è previsto uno studio di fattibilità tecnica che tenga conto dei servizi e della struttura che li eroga. In questo percorso devono essere coinvolti tutti i responsabili di quel servizio. Lo scopo è di giungere ad un quadro completo che, tenendo conto dei vincoli normativi associati al servizio, definisca la gravità dei danni derivanti da un eventuale perdita di dati o interruzione del servizio. Successivamente, in base agli investimenti, si procederà all implementazione infrastrutturale del piano di continuità. Tempi previsti: anni Le attività sono svolte dalla Sezione Infrastrutture e Servizi Informativi e dalla sezione Servizi Informativi Attività svolta in sinergia con Centri Servizi Facoltà, Dipartimenti di Ateneo, Amministrazione Centrale (Divisione I - Affari istituzionali (AI), Divisione II - Risorse umane (RU), Divisione III - Gestione economico-finanziaria (GEF), Divisione IV - Affari tecnici, edilizi e generali (DET), Industrial Liaison Office, Uffici di staff Relazioni sindacali, Sviluppo organizzativo e Valutazione, Organi accademici collegiali e Affari generali e documentali, Ripartizione Comunicazione e Organizzazione eventi, Unità di staff Ufficio Stampa, Ufficio Studi per la valutazione) 15

16 Risultato Obiettivo 4 (100%) L obiettivo, data la sua complessità, è pluriennale, e lo svolgimento è condizionato dalle politiche e dagli investimenti dell Ateneo. Nel 2012 si è proceduto alla stesura di uno Studio di Fattibilità Tecnica nell'ambito del piano di Disaster Recovery e Business Continuity In tale piano sono stati individuati i servizi informatici da garantire nell'ambito dell'amministrazione Centrale, è stato definito quanto già realizzato e quali siano le azioni da le azioni da intraprendere, in base anche alla criticità dei servizi analizzati. La procedura da seguire nella stesura del piano è stata concordata con altri Atenei in sede del Gruppo ICT del CODAU, in modo da presentare a DigitPA piani omogenei per categorie di servizio È stata rispettata la scadenza ministeriale del 24 aprile per la presentazione del progetto di DR/BC al DigitPA, che ha accettato il piano presentato da UniTS. 16

17 Allegato n. 2 Obiettivi comuni di Ateneo anno 2012 (strutture dell Amministrazione Centrale e Dipartimenti) a) Amministrazione Centrale 1 SEMESTRE 2012 INDICATORI INDIVIDUATI ESITO VERIFICA RISULTATI Rendicontazione sociale: partecipazione fattiva alla redazione del Bilancio sociale di Ateneo 1. Tempestività 2. Completezza dei dati forniti 3. Fruibilità Nel corso del 2012 sono state avviate le attività relative alla predisposizione del Bilancio Sociale 2010/2011. Le prime richieste di aggiornamento dati ai diversi uffici dell Ateneo sono state effettuate tra febbraio e marzo 2012, dando la precedenza ai dati che sarebbero serviti anche per la redazione della Relazione del Magnifico Rettore per l anno Ai vari uffici interpellati sono state date mediamente tre/quattro settimane di tempo per fornire i dati richiesti. Tutti gli uffici hanno generalmente risposto in maniera tempestiva ed esauriente. Si è registrata quindi una buona collaborazione da parte di tutte le strutture coinvolte. Piccoli ritardi (al massimo di un paio di settimane) nell invio dei dati richiesti sono stati motivati dalle strutture con scadenze più immediate ed urgenti a cui dovevano far fronte. Pertanto, si ritiene che l obiettivo si possa considerare collettivamente raggiunto. Trasparenza dell attività amministrativa: miglioramento della qualità dei dati pubblicati su web, relativi alla struttura e alle sue attività Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità: stato di attuazione aggiornato a dicembre 2012 Il documento, pubblicato sul sito web di Ateneo, illustra le azioni intraprese e il percorso compiuto al fine di garantire un adeguato livello di trasparenza dell organizzazione e dell azione amministrativa, intesa nella nozione di accessibilità totale delle informazioni. Dall analisi del documento emerge un complessivo e diffuso allineamento tra le azioni compiute e gli adempimenti richiesti dalla normativa. Inoltre, poiché l attuazione del Programma comporta un impegno trasversale da parte di tutte le strutture dell Ateneo, si ritiene che l obiettivo si possa considerare collettivamente raggiunto. 17

18 a) Amministrazione Centrale (segue) 2 SEMESTRE 2012 INDICATORI INDIVIDUATI ESITO VERIFICA RISULTATI Piano per la fascicolazione informatica dei documenti protocollati dagli uffici in relazione ai procedimenti di competenza: recupero del pregresso Stato di fascicolazione dei documenti (rilevazione percentuale documenti non fascicolati) Dall analisi effettuata è possibile affermare che vi è stato un aumento delle richieste di consulenza e/o informazioni in merito all applicativo Titulus e, più in generale, della partecipazione alle iniziative formative incentrate sull utilizzo del medesimo. Come unica nota metodologica, si segnala che, essendo possibile avere solo un'evidenza complessiva dei documenti non fascicolati dall'introduzione di Titulus a oggi, quindi non riferita al solo 2012, per garantire l'omogeneità, tutti i dati sono stati elaborati con la medesima finestra temporale ( ). Dalla rilevazione emerge che il 68% delle strutture esaminate si colloca sopra il 75% del recupero del pregresso (15 strutture su 22), determinando quindi una distribuzione di 2/3 della popolazione sopra il 75 percentile. L'obiettivo si può ritenere complessivamente raggiunto. Poteri di firma: valutazione delle deleghe di firma Stato di inserimento dei dati nell applicativo dedicato Al fine di rilevare l effettivo raggiungimento dell obiettivo si è ipotizzato di verificare l avvenuta implementazione della banca dati dedicata da parte delle strutture interessate. Dall analisi effettuata risulta che tutti gli uffici coinvolti hanno inserito nell apposita voce dell applicativo Processi e privacy le informazioni richieste, permettendo così di proseguire nella valutazione delle deleghe di firma, attualmente in corso di svolgimento. Pertanto, si ritiene che l obiettivo si possa considerare collettivamente raggiunto. 18

19 b) Dipartimenti 1 e 2 SEMESTRE 2012 INDICATORI INDIVIDUATI ESITO VERIFICA RISULTATI Progetto Contabilità economicopatrimoniale : collaborazione, per la parte di propria competenza, all attività di implementazione e messa a regime del nuovo sistema di contabilità economico-patrimoniale Trasparenza dell attività amministrativa: miglioramento della qualità dei dati pubblicati su web, relativi alla struttura e alle sue attività 1. Tempestività 2. Completezza dei dati forniti 3. Fruibilità Programma Triennale per la Trasparenza e l Integrità: stato di attuazione aggiornato a dicembre 2012 Per effetto del passaggio alla contabilità economico-patrimoniale, anche i Dipartimenti hanno dovuto sostenere una serie di attività straordinarie: - Importazione manuale dei documenti gestionali ante ciclo attivo e passivo - Importazione manuale dei progetti ante Collaborazione alla ricostruzione dello Stato patrimoniale iniziale al Con riferimento al coinvolgimento dei segretari dei Dipartimenti nel progetto di riforma del bilancio dell Ateneo, si è potuto osservare nel corso del 2012 un atteggiamento più collaborativo rispetto al Non sono mancati errori, imputabili all oggettiva difficoltà del passaggio al nuovo modello contabile ma anche, almeno in parte, alla scarsa attenzione prestata al rispetto delle indicazioni fornite e alle assenze dall attività di formazione proposta nel Tuttavia, si può affermare che complessivamente i Dipartimenti hanno seguito il cambiamento in atto. Si segnala l atteggiamento propositivo del segretario del Dipartimento di Ingegneria e Architettura, che ha affrontato i problemi offrendo soluzioni, approccio che si auspica possa caratterizzare, in futuro, tutte le strutture. Pertanto, si ritiene che l obiettivo si possa considerare collettivamente raggiunto. Il documento, pubblicato sul sito web di Ateneo, illustra le azioni intraprese e il percorso compiuto al fine di garantire un adeguato livello di trasparenza dell organizzazione e dell azione amministrativa, intesa nella nozione di accessibilità totale delle informazioni. Dall analisi del documento emerge un complessivo e diffuso allineamento tra le azioni compiute e gli adempimenti richiesti dalla normativa. Inoltre, poiché l attuazione del Programma comporta un impegno trasversale da parte di tutte le strutture dell Ateneo, si ritiene che l obiettivo si possa considerare collettivamente raggiunto. L Ateneo ha anche vinto il premio per la trasparenza dei dati sul sito web bandito dalla Funzione Pubblica nel 2012 Forum sulla Trasparenza 19

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