Semplificare e centralizzare la gestione delle informazioni e dei documenti

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1 Semplificare e centralizzare la gestione delle informazioni e dei documenti ActiveInfo è un evoluto sistema di Enterprise Content Management specializzato nella gestione delle informazioni disperse negli archivi cartacei, nei file system e nei software di office automation Semplice da usare, semplice da configurare Modulare, flessibile, integrabile Accessibile da qualsiasi browser Conforme alle normative italiane Adatto per organizzare e monitorare le attività e i documenti di ogni ufficio

2 Caratteristiche Semplicità d uso e d amministrazione, tecnologia web nativa, integrabilità Snellire e governare i processi documentali sono fattori chiave per l efficienza di ogni ufficio. ActiveInfo è un information management system in grado di adattarsi a qualsiasi tipo di flusso, sia cartaceo che elettronico. INTERFACCIA UTENTE Da un unica interfaccia è possibile accedere ad infinite applicazioni per centralizzare ed organizzare tutte quelle informazioni oggi disperse nelle applicazioni di produttività individuale, negli archivi cartacei e nei file di excel INTERFACCIA AMMINISTRATORE Creare e personalizzare applicazioni con ActiveInfo è semplice e immediato. Non è necessario possedere competenze tecniche avanzate. L attenzione può essere rivolta a comprendere ed analizzare le esigenze pituttosto che a sviluppare l applicazione. Con l interfaccia web nativa è possibile operare e condividere il sistema con qualunque risorsa nel mondo.

3 Principali funzioni CLASSIFICAZIONE Per ogni applicazione è possibile guidare le persone nell attribuire indici di classificazione secondo standard aziendali SICUREZZA Il sistema traccia le operazioni di consultazione e modifica relative ad ogni informazione APPLICAZIONI E possibile configurare ambiti di utilizzo personalizzati per soddisfare le esigenze di ogni ufficio NOTIFICHE Il sistema è dotato di un potente motore di notifiche per avvisare via mail utenti interni ed esterni sugli eventi e sulle attività PROCESSI e WORKFLOW E possibile configurare processi di distribuzione e smistamento di documenti e attività BARCODE Il sistema genera e riconosce barcode di qualsiasi tipo e formato, per automatizzare i processi di scansione documentale massiva RICERCA Le informazioni sono immediatamente ricercabili con modalità sia semplici che raffinate GESTIONE UTENTI Il sistema gestisce sia utenti applicativi che di dominio e le autorizzazioni possono essere configurate fino a livello di singolo record ALLEGATI Per ogni informazione è possibile gestire più allegati di formato diverso ( , scansioni, file, ) SEGNALI VISIVI La funzione segnali visivi consente a colpo d occhio di verificare lo stato dei documenti e delle attività ATTIVITA E possibile assegnare e smistare in automatico attività nello stesso modo con cui si gestiscono i documenti CLOUD E possibile utilizzare il sistema in modalità completamente cloud o allocare su cloud solo parte delle informazioni CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il sistema integra tutte le funzioni di conservazione sostitutiva per realizzare il progetto internamente. In alternativa è possibile integrare servizi di outsourcer FIRMA GRAFOMETRICA Il sistema integra le principali soluzioni di firma grafometrica WEBSERVICES Semplificare e centralizzare la gestione dei messaggi PEC Tutte le funzioni sono richiamabili con tecnologia webservices CONNETTORI SOFTWARE GESTIONALI Sono disponibili connettori per i più diffusi sistemi gestionali

4 Ambiti di applicazioni Un unica soluzione, tante applicazioni La flessibilità e la semplicità d uso rendono ActiveInfo adatto alle esigenze di ogni ufficio. Laddove sia necessario condividere e distribuire informazioni è possibile realizzare un applicazione ActiveInfo. Non è più necessario acquistare software verticali per ogni tematica gestionale, ma è possibile concentrare tante applicazioni in un unico sistema, semplificando le attività delle persone e riducendo gli investimenti software aziendali. AMMINISTRAZIONE E FINANZA Archiviazione ciclo attivo (fatture clienti, registri contabili, bollette), Archiviazione ciclo passivo (fatture acquisto, bolle entrata merci), Gestione ordini, Flussi di approvazione e smistamento fatture di acquisto, integrazione con i software gestionali, Conservazione Digitale a norma SEGRETERIA Archiviazione e smistamento corrispondenza, archiviazione e smistamento Posta Elettronica Certificata, Protocollazione, Gestione contratti. UFFICIO TECNICO Classificazione disegni tecnici, distribuzione elaborati con flussi di presa visione, gestione dei ticket di assistenza tecnica, pianificazione e gestione interventi di manutenzione e gestione del parco attrezzature, RISORSE UMANE Fascicolo elettronico del dipendente, gestione e conservazione sostitutiva LUL, gestione curricula QUALITA Gestione Norme Clienti e Fornitori, Gestione non conformita SANITA Gestione Referti, Gestione Impegnative, Gestione Modulistica Privacy ed Accettazione.

5 REFERENZE Aziende di ogni dimensione e settore hanno scelto ActiveInfo AZIENDE DI PRODUZIONE e COMMERCIO SOCIETA MUNICIPALIZZATE dei settori GAS, Acqua, Rifiuti CENTRI DIAGNOSTICI e LABORATORI SOCIETA FINANZA E GESTIONE CREDITO ASSICURAZIONI COMUNI ENTI PUBBLICI CENTRALI Più di 100 server operativi in realtà che gestiscono dalle migliaia ai milioni di documenti annui. Oltre 5000 utenti che ogni giorno ricercano, condividono e archiviano le loro informazioni strategice con ActiveInfo.

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