Tecnologia per lo Studio professionale. Giacomo Barbieri

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1 Tecnologia per lo Studio professionale Giacomo Barbieri 1

2 Programmare gli investimenti in IT per il 2014 Il sistema IT di uno studio deve garantire affidabilità prestazioni attraverso la massima semplicità Quello che non c è non si rompe e non va «sistemato» Quello che c è deve servire a qualcosa 2

3 Siamo in grado di controllare la tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio? 3

4 Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative? Partenza obbligata sono le persone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie! Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare? Come valorizzare i giovani? 4

5 Di cosa non si può fare a meno? Flessibilità/versatilità/elasticità Scalabilità Sicurezza Protezione Manutenibilità Semplicità 5

6 Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio? gestionale specifico da commercialista produttività personale collaborazione archiviazione/classificazione/ricerca banca dati 6

7 Le scelte strategiche Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?) A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione? In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi 7

8 I buoni propositi finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale! 8

9 «finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!» gli aggiornamenti tardano È troppo complicato È lento, è vecchio l assistenza fa acqua Perché? non interagisce coi clienti costa troppo non fa quello che ci serve non è nella nuvola 9

10 sarebbe il 31 dicembre e non l abbiamo ancora cambiato 10

11 e perché non l abbiamo cambiato? È già il 31??? I call center sono tutti uguali Avevamo poi deciso di cambiarlo? I miei clienti non sono pronti La nuvola è un rischio E imparare tutto da capo? A che pro? Come mai? Fanno le stesse cose E cosa state aspettando, di grazia? Costano troppo 11

12 Il software gestionale Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati? I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale? Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione Come capire quando è ora di cambiare? Come gestire la transizione? 12

13 La produttività personale Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale Access: analisi dati Powerpoint 13

14 Strumenti per la collaborazione gestione agenda, contatti, scambio documenti, condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto 14

15 Nuovi strumenti da valutare

16 Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3. comincio a caricare i documenti richiesti 4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l azienda, sia da casa 16

17 Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3. comincio a caricare i documenti richiesti 4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l azienda, sia da casa 17

18 Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3. comincio a caricare i documenti richiesti 4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l azienda, sia da casa 18

19 Archiviazione / ricerca Capitalizzare la conoscenza dello Studio Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow) Raccolta dati dagli altri software Pubblicazione di dati per gli altri software 19

20 Banche dati Sono ancora strumenti attuali? Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o wikipedia? Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando? 20

21 Architetture a confronto Fisica / Virtuale / Cloud Quale è più adatta al nostro scopo? Stiamo già usando prodotti cloud? Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point 21

22 Una proposta concreta Fisica / Virtuale / Cloud costo fisso da ammortizzare costo variabile per gli end-point (con ricorso al BYOD) per l infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali) periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di rete) 22

23 Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza 23

24 Client Tipo PROFESSIONISTA mobilità integrazione ergonomia archiviazione sicurezza! 24

25 Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti Minimizzare la ripetizione dei dati Avere le informazioni che servono quando servono Darsi delle regole di lavoro e condividerle 1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2) Condividere l agenda (dentro e fuori studio) 3) Condividere i modelli, le checklist e l archivio documenti 4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche) 25

26 A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud? Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità Business continuity: un architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività ) Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi Controlli sulla riservatezza più serrati Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita) Standardizzare i comportamenti! 26

27 Riflessioni Oggi si può fare a meno dell infrastruttura IT come tradizionalmente intesa? Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78 /anno per utente Come fare la scelta del gestionale? 27

28 In conclusione conviene investire in strumenti, in software o in conoscenza? 28

29 Grazie dell Via Riva di Reno Bologna 29

30 Il segreto professionale Dareste mai ad un passante una busta destinata ad un cliente affinché la faccia giungere dall altra parte della città? E se sapeste che anche nella fortunata ipotesi in cui la busta arrivi a destinazione, ad ogni passaggio di mano ne è stata fatta una copia integrale? Eppure lo stiamo facendo ogni giorno 30

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