ACCESS. Database: archivio elettronico, dotato di un programma di interfaccia che facilita la registrazione e la ricerca dei dati.

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1 ACCESS Database: archivio elettronico, dotato di un programma di interfaccia che facilita la registrazione e la ricerca dei dati. Database Relazionale: tipo di database attualmente più diffuso grazie alla sua flessibilità e alla maggiore facilità d'uso. Il Database Relazionale si presenta all'utente come un insieme di tabelle correlate mediante relazioni tra campi. ACCESS è il Database Relazionale per Personal Computer più diffuso.

2 ACCESS lessico Campi: insieme di caratteri che rappresentano un dato. I principali attributi che lo caratterizzano sono: Nome, Tipo e Dimensione; Record: insieme di campi; Tabelle: per la generazione della struttura, la registrazione dei dati, la loro visualizzazione e correzione. Query: per l'estrazione ed eventuale modifica di informazioni con interrogazioni di tipo condizionato.

3 ACCESS lessico Maschere: per la realizzazione di interfacce a tutto schermo, per la visualizzazione o l'introduzione di dati. Report: per la produzione di tabulati a stampa. Macro: per la generazione di semplici procedure automatizzate. Moduli: per programmare e aggiungere funzionalità personalizzate o avanzate.

4 ACCESS lessico Chiave primaria di ricerca: perché un campo possa essere utilizzato come chiave di ricerca primaria, ossia come dato in grado di identificare in modo univoco il record, è necessario che non vi siano duplicati. Nel caso non sia possibile utilizzare un solo campo come chiave di ricerca primaria, la chiave di ricerca può essere costituita da più campi associati (es.: nome e cognome). Se non viene dichiarata, può essere generata automaticamente dal sistema.

5 CREARE UN DATABASE 1) Definizione degli obiettivi; 2) Definizione delle tabelle; 3) Definizione dei campi; 4) Definizioni delle relazioni; 5) Verifica della struttura ed eventuali correzioni.

6 CREARE UNA TABELLA Aprire il programma e selezionare DATABASE VUOTO nella finestra di dialogo; Indicare il nome con cui si vuole salvare il database e la cartella in cui lo si vuole salvare. La prima fase consiste nella creazione di una tabella: Per ogni colonna si dovrà definire il nome del campo, il tipo dei dati ed una serie di caratteristiche.

7 CREARE UNA TABELLA

8 CREARE UNA TABELLA I tipi di dati disponibili sono visibili mediante una tendina che si può aprire nella cella TIPO DATI; in Access sono disponibili: Testo: combinazione di caratteri e numeri fino a 255 caratteri; Memo: un testo molto lungo, combinazione di caratteri e numeri fino a caratteri; Numerico: valori numerici con diverse possibilità di rappresentazione; Data/ora: valori di data e ora dall'anno 100 all'anno 9999;

9 CREARE UNA TABELLA Valuta: valori di valuta con 4 cifre decimali; Contatore: numero sequenziale incrementato automaticamente; Sì/No: valore che ammette due soli stati equivalenti a Vero e Falso; Oggetto OLE: ad esempio un foglio di Excel o un documento di Word; Collegamento ipertestuale: ad esempio il percorso di un file o un collegamento ad una pagina HTML.

10 CREARE UNA TABELLA I tipi di dati sono caratterizzati da attributi, quali: Dimensione; Formato; Presenza di cifre decimali (per i campi numerici). Altri attributi sono validi per tutti i tipi: Maschera di input; Etichetta; Valore predefinito; Valido se... ; Messaggio di errore; Richiesto; Consenti lunghezza zero.

11 LE MASCHERE Per creare una maschera da una tabella o una query nel database, nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o sulla query che contiene i dati da utilizzare per la maschera e quindi nella scheda Crea cliccare su Creazione guidata della maschera. Si potrenno inserire nella maschera i campi desiderati. Se necessario, è possibile apportare modifiche alla struttura, ad esempio modificare le dimensioni delle caselle di testo per adattarle ai dati cliccando su visualizza struttura.

12 LE MASCHERE Si possono applicare delle limitazioni attraverso la maschera, cosa non possibile con le tabelle. Cliccando sul quadrattino, che appare in alto a sinistra sulla visualizzazione struttura della maschera, si potrà aprire la finestra delle proprietà in cui si possono modificare le proprietà della maschera, come ad esempio consentire o meno le aggiunte di record nella maschera.

13 LE MASCHERE Visualizzazione struttura:

14 REPERIRE INFORMAZIONI Una maniera per ridurre il numero dei record visualizzati è quella di applicare un filtro in base al contenuto di un campo. Per fare ciò basta posizionarsi sulla cella contenente il valore da utilizzare come filtro e poi cliccare su FILTRO IN BASE A SELEZIONE. Il filtro si potrà poi rimuovere con il pulsante RIMUOVI FILTRO. Un altro modo è quello di creare una query.

15 Le query Una query di selezione consente di ottenere e visualizzare esattamente i dati di cui si ha bisogno; con una query di selezione è possibile ottenere una visualizzazione ordinata che si focalizza unicamente sulle colonne di cui si ha bisogno. Una query di selezione risulta utile anche quando si ha bisogno di estrarre dati da diverse tabelle correlate, raggruppare dati o calcolare totali. In visualizzazione struttura si può modificare la query a piacimento.

16 Le query: per visualizzare la query cliccare su ESEGUI, in tal modo apparirà una sorta di anteprima che sarà possibile salvare

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