Indicom Group CONSERVAZIONE A NORMA IN OUTSOURCING. Dematerializzare l archivio aziendale e dare valore fiscale ai documenti informatici nel tempo

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1 Indicom Group CONSERVAZIONE A NORMA IN OUTSOURCING Dematerializzare l archivio aziendale e dare valore fiscale ai documenti informatici nel tempo

2 Il Gruppo CHI SIAMO Indicom Group è partner di aziende nazionali e multinazionali che supporta quotidianamente nel raggiungimento degli obiettivi integrando servizi di Document Management e Business Process Outsourcing. Tecnologie all avanguardia, spirito innovativo ed esperienza pluriennale, unite alle certificazioni ISO:9001 e ISO/IEC: 27001, garantiscono agli oltre 1000 Clienti l eccellenza operativa ricercata. I NOSTRI CLIENTI: L ESIGENZA Piccole, medie e grandi Imprese alla ricerca di una soluzione innovativa per dematerializzare l archivio aziendale, eliminare i costi legati allo stoccaggio e guadagnare efficienza nella gestione del patrimonio informativo così da proiettarsi efficacemente verso le sfide future. Per tutti i Clienti Indicom assume il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione a Norma occupandosi anche della realizzazione del Manuale della Conservazione. Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel

3 Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel Conservazione a Norma: il flusso Ricezione documenti cartacei Presa in carico e preparazione Acquisizione immagini Controllo qualità immagini Controllo completezza e normalizzazione Ricezione immagini e indici documenti elettronici Consultazione immagini doc. online Firma digitale Indicom Indicizzazione dei documenti Firma digitale Cliente Report per ogni flusso documentale Controlli per la Conservazione Gestione anomalie Firma digitale e Marca Temporale RdC sui documenti Esibizione a Norma online Possibilità di distruggere il cartaceo

4 Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel Le fasi del servizio I documenti cartacei ricevuti vengono preparati, scansionati e indicizzati. Le immagini dei documenti saranno immediatamente disponibili sul sistema di gestione documentale online InWeb. I documenti ricevuti in formato elettronico vengono invece controllati e normalizzati. Sui documenti elettronici ottenuti dalla scansione dei documenti cartacei viene apposta la firma digitale di Indicom, mentre sui documenti ricevuti direttamente in formato elettronico viene apposta la firma digitale del Cliente. Indicom procede ad effettuare i controlli per il processo di Conservazione a Norma: le anomalie individuate vengono notificate al Cliente e risolte tempestivamente. Sul pacchetto di archiviazione generato viene apposta la firma digitale del Responsabile della Conservazione (RdC) e la marca temporale, che garantiscono validità fiscale al documento informatico nel tempo equiparandolo al documento cartaceo. I documenti conservati a norma sono consultabili online su un portale dedicato e disponibili per l esibizione a norma in caso di verifica fiscale. Questo processo regolamentato dalla Normativa garantisce la possibilità di eliminare l archivio cartaceo.

5 I vantaggi Riduzione del tempo di archiviazione Recupero degli spazi fisici e riduzione costi di stoccaggio Gestione documentale veloce ed efficace Dematerializzazione e innovazione dei processi Delega della responsabilità del processo di conservazione Consultazione e ricerca veloce 24/7 Validità giuridica e fiscale dei documenti informatici nel tempo Maggior sicurezza nella gestione della documentazione Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel

6 Contatti Alessandro De Finis Sales Manager Indicom srl Via Carnevali 39, Milano - Tel