Il protocollo in pillole

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1 Divisione flussi documentali e informativi Il protocollo in pillole Tutta la corrispondenza in arrivo al Dipartimento affluisce alla Segreteria amministrativa del Dipartimento che la apre e la registra al protocollo. Sono documenti in arrivo tutti quelli che arrivano al Dipartimento dall'esterno di esso, sia dagli uffici dell'amministrazione centrale, che da altri Dipartimenti dell'ateneo, da singoli cittadini o da enti o ditte esterne. Sono documenti in arrivo anche i documenti che i dipendenti del Dipartimento indirizzano al Dipartimento stesso, quando riguardano pratiche personali (richieste di congedi, autorizzazioni a incarichi esterni, anni sabbatici, etc.) Ogni Dipartimento, in quanto Area Organizzativa Omogenea ha un proprio Registro di protocollo ed è titolare di una casella istituzionale di posta elettronica certificata (PEC) integrata nel protocollo che viene utilizzata per ricevere e spedire documenti di pertinenza del Dipartimento. Eccezioni all apertura delle buste: a) corrispondenza riportante l'indicazione offerta, gara d'appalto, o simili; b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l'indicazione "riservata", "personale", "confidenziale" o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. La corrispondenza di cui al punto a) va protocollata la busta e il timbro apposto sulla busta; in seguito all espletamento della gara, il numero di protocollo va riportato sui documenti interni; La corrispondenza di cui al punto b) va inoltrata al destinatario che, nel caso sia un documento attinente l attività del Dipartimento, lo consegna alla Segreteria per la protocollazione. I documenti in arrivo e in partenza, compresi i documenti trasmessi telematicamente devono essere protocollati, salvo: Documenti esclusi per legge (art. 53, c. 5 del DPR 445/2000): bollettini ufficiali P.A., notiziari P.A., note di ricezione 1

2 circolari, note di ricezione altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi; certificati medici, comunicati stampa di enti esterni, comunicazione da parte di enti di bandi di concorso, estratti conto bancari, giustificativi di assenza del personale se rilevati con sistemi informatici (rilevatori presenze), lettere accompagnatorie di fatture, missioni del personale, richiesta rilascio certificati, richieste di ferie, richieste di permesso orario del personale tecnico amministrativo se rilevati con sistemi informatici (rilevatori presenze), rimborsi piccole spese, solleciti di pagamento; Eccezioni (cioè documenti espressamente da protocollare): Fatture in ritardo pena interessi di mora, solleciti di pagamento inviati con PEC o raccomandata, tutti i documenti di norma non soggetti a protocollazione che la UOR ritiene di inviare al servizio protocollo per la registrazione. Si protocollano per prime PEC, raccomandate, invii tramite corriere, notifiche giudiziarie Attenzione ai campi : mittente, oggetto, descrizione allegati perché dopo la registrazione non sono modificabili; Si deve individuare il vero mittente e verificare l uso improprio della carta intestata; il protocollo si annulla solo se esiste una motivazione relativa ad un errore di protocollazione commesso nei campi immodificabili: mittente, oggetto, descrizione allegati, oppure se uno stesso documento è stato protocollato due volte per errore. Il Responsabile del servizio protocollo deve autorizzare; L indicazione dell annullamento va anche apposta sul documento cartaceo a cura del Servizio protocollo (se documento in arrivo) o del RPA (se documento in partenza, tra uffici o documenti repertoriati). Il documento annullato, fatto salvo il caso di restituzione ad altra persona fisica o giuridica per non afferenza a procedimenti amministrativi della AOO Amministrazione generale,deve essere conservato nel fascicolo corrispondente. Nel caso di documenti informatici, le informazioni relative all annullamento contenute nella registrazione di protocollo costituiscono insieme dei metadati di corredo da conservare unitamente al documento medesimo. Se il mittente non esiste in anagrafica, va inviata una mail a per l'inserimento; Il protocollo differito è solo in arrivo e si usa solo ed esclusivamente se il documento é arrivato nei termini e ciò è 2

3 attestato da una ricevuta; La registrazione è completa anche senza acquisizione di immagine del documento o di file, ma è consigliabile e opportuno acquisire le immagini o i files; Si deve sempre richiedere lettera di trasmissione per documenti tipicamente allegati (verbali, estratti di verbale, rapporti, relazioni, bilanci etc. perché è la lettera che va protocollata e gli allegati descritti come tali; I documenti inviati per via telematica, in particolare per PEC non si stampano, ma si invia una mail di notifica al RPA competente. I PASSI DELLA REGISTRAZIONE IN ARRIVO Accedere al software Titulus all indirizzo: https://titulus-unisi.cineca.it/ autenticarsi con la userid e password unica di Ateneo entrare nella maschera di inserimento documenti in arrivo (maschera blu) Mezzo di trasmissione Scegliere dal menu a tendina; Mittente Inserire nel campo una parola significativa che compone il mittente se Ente o cognome e nome se persona; il sistema cercherà nel database dell anagrafica il corrispettivo mittente. Se non esiste ACL, chiedere con mail a il suo inserimento; Data e numero di protocollo del documento in arrivo assegnate dal mittente Vanno desunti dal documento e, nel caso di privati, si troverà soltanto la data; Voce d indice Si tratta della descrizione delle attività e dei procedimenti in via di mappatura; Oggetto L oggetto si descrive ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi: deve essere lungo almeno 30 caratteri e deve essere 3

4 significativo. Per documenti simili è buona norma standardizzare gli oggetti; Allegati Gli allegati vanno descritti uno per uno, ciascuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda). Si descrive la tipologia e non i singoli fogli (esempio: verbale, convenzione, delibera); Classificazione Si desume dal Titolario; la classificazione fa riferimento al contenuto del documento e alla pratica di cui esso e parte. Documenti della stessa pratica devono avere la stessa classificazione; Visibilità I documenti riportanti dati sensibili quali condizioni di salute, economiche, opinioni o appartenenze politiche, religiose, sindacali, procedimenti giudiziari devono classificarsi come altamente confidenziali e saranno nell unica disponibilita del responsabile del procedimento; Ufficio responsabile (UOR) E l ufficio interno al Dipartimento che ha la responsabilita del procedimento cui il documento si riferisce (Ufficio didattica e studenti o Segreteria amministrativa del Dipartimento); Persona responsabile (RPA) Persona responsabile del procedimento, di norma, il responsabile dell Ufficio responsabile; può essere inviata una di notifica spuntando il flag Invio di notifica. Tale va sempre inviata in caso di attribuzione di documento arrivato via PEC (che non deve essere stampato); Copie conoscenza Individuazione dell ufficio e della persona che è opportuno conoscano il documento senza esserne responsabili; Registrazione Con il tasto registra genera la data e il numero di protocollo. Da quel momento non e piu possibile intervenire per modificare i campi obbligatori non modificabili (il mittente, l oggetto la descrizione degli allegati); Apposizione della segnatura del protocollo attraverso l uso del timbro. (numero di protocollo, classificazione, UOR e RPA); 4

5 Scansione o acquisizione documenti informatici Dal tasto modifica si rientra nella registrazione del documento per acquisirne l immagine con la scansione o il file PDF. Registrazione di un documento in arrivo via PEC: Il documento viene acquisito automaticamente dal software Titulus e attribuito provvisoriamente al PEC Manager (di norma il Responsabile della Segreteria), ma la mail di notifica arriva all indirizzo alias del Dipartimento; Alla bozza vanno apportate le opportune modifiche e successivamente utilizzando la voce Protocolla del menu di sinistra il documento verrà definitivamente acquisito al protocollo. E fondamentale spuntare sempre il flag Invia di notifica per avvisare il RPA e i destinatari per conoscenza dell avvenuta assegnazione. CASISTICA Mittenti plurimi Se i mittenti sono più di 5 si inserisce nel campo mittente il primo nome e nel campo firmatario si ripete lo stesso nome con la dicitura e altri in scansione. Se i mittenti sono 5 o meno di 5 nel campo mittente si inserisce la voce Mittenti plurimi e nel campo firmatario si inseriscono i nomi di tutti i mittenti. PROTOCOLLO IN PARTENZA Sono documenti in partenza da protocollare tutti i documenti indirizzati ad uffici, enti o cittadini fuori dal Dipartimento e tutti i documenti indirizzati al singolo dipendente, anche interno al Dipartimento, quando riguardano pratiche personali (richieste di congedi, autorizzazioni a incarichi esterni, anni sabbatici, etc.) Non si protocollano: certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo, certificati di servizio personale 5

6 tecnico amministrativo (a tempo determinato o indeterminato, CEL), certificati situazioni retributive e contributive personale strutturato e non strutturato, certificazioni non meccanizzate, certificazioni studenti, modello CUD, report delle presenze, richieste del servizio di pulizie, richieste di facchinaggio, richieste di fornitura di cancelleria, richieste di piccole manutenzioni, richieste di sopralluoghi ai servizi tecnici, richieste di sopralluoghi archivistici; Si procede alla registrazione di protocollo quando il documento da spedire è perfetto, cioè firmato; Si indicano tutti i destinatari per competenza o conoscenza; (vedi casistica) Se uno o più destinatari non sono presenti in anagrafica inviare una mail a richiedendone l inserimento; Si descrivono tutti gli allegati, uno per ogni riga (aggiungi istanza in coda) Se il mezzo di invio è la PEC, il documento da spedire o è firmato con firma digitale a norma del CAD, oppure deve essere stampato, firmato, riconvertito in file pdf e il file allegato alla registrazione; Controllare sempre la correttezza dell indirizzo PEC a cui si intende spedire su: per quanto attiene enti pubblici, pagina per quanto attiene le scuole,. Se l indirizzo in anagrafica manca o non e corretto, chiedere le modifiche a ; La registrazione è perfetta anche senza la scansione, ma è opportuno sempre farla. Inoltre non esiste invio via PEC se manca il file del documento allegato. I PASSI DELLA REGISTRAZIONE IN PARTENZA Accedere al software Titulus all indirizzo https://titulus-unisi.cineca.it/ 6

7 Autenticarsi con la userid e password unica di Ateneo; Se si sta per protocollare un documento in risposta ad un altro pervenuto in precedenza, ricercare la registrazione del primo e scegliere la voce rispondi dal menu di sinistra. Il software proporrà una maschera di registrazione in partenza già parzialmente compilata; altrimenti entrare nella maschera di inserimento documenti in partenza (maschera verde). Il mezzo di trasmissione Scegliere dal menu a tendina; Il Destinatario Inserire nel campo una parola significativa che compone il destinatario se Ente o ufficio dell Amministrazione centrale, oppure cognome e nome se persona: il sistema cercherà nel database dell anagrafica il corrispettivo destinatario. Se non esiste in ACL, chiedere con mail a il suo inserimento; Voce d indice Si tratta della descrizione delle attività e dei procedimenti in via di mappatura; Oggetto L oggetto si descrive ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi: deve essere lungo almeno 30 caratteri e deve essere significativo. Per documenti simili è buona norma standardizzare gli oggetti; Allegati Gli allegati vanno descritti uno per uno, ciascuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda). Si descrive la tipologia e non i singoli fogli (esempio: verbale, convenzione, delibera); Classificazione Si desume dal Titolario; la classificazione fa riferimento al contenuto del documento e alla pratica di cui esso e parte. Documenti della stessa pratica devono avere la stessa classificazione; Visibilità I documenti riportanti dati sensibili quali condizioni di salute, economiche, opinioni o appartenenze politiche, religiose, sindacali, procedimenti giudiziari devono classificarsi come altamente confidenziali e saranno nell unica disponibilità del responsabile del procedimento; 7

8 Ufficio responsabile (UOR) E l ufficio interno al Dipartimento che ha la responsabilità del procedimento della redazione del documento (Ufficio didattica e studenti o Segreteria amministrativa del Dipartimento); Persona responsabile (RPA) Persona responsabile del procedimento, di norma, il responsabile dell Ufficio responsabile; Copie conoscenza Individuazione dell ufficio e della persona che è opportuno conoscano il documento senza esserne responsabili; Registrazione Con il tasto registra genera la data e il numero di protocollo. Da quel momento non e più possibile intervenire per modificare i campi obbligatori non modificabili (Mittente, l oggetto la descrizione degli allegati); Scansione o acquisizione documenti informatici Dal tasto modifica si rientra nella registrazione del documento per acquisirne l immagine con la scansione o il file PDF. CASISTICA Documenti spediti a più destinatari Sei destinatari sono 5 o in numero inferiore a 5 si descrivono tutti, ognuno in un proprio rigo (aggiungi istanza in coda). Se i destinatari sono in numero superiore a 5 si descrive il primo nel campo destinatario poi in un rigo successivo si inserisce una frase convenzionale vedi elenco destinatari completo e quindi si allega un file che contiene l elenco di tutti i destinatari. Registrazione di un documento da spedire via PEC Accertarsi della presenza e correttezza dell indirizzo PEC nell anagrafica di Titulus; Effettuare la registrazione del documento in partenza; Acquisire il file in formato PDF contente il documento; Registrare; Valorizzare il flag con la bustina accanto al destinatario; ATTENZIONE si può spedire a tutti i destinatari se TUTTI hanno l indirizzo PEC in anagrafica; 8

9 Rientrare in seguito nella registrazione per controllare che siano arrivate le ricevute di accettazione e consegna o eventuali ricevute di anomalia (per indirizzo errato o non facente riferimento a casella PEC del destinatario). Registrazione di documenti interni Sono documenti interni quelli in partenza da un ufficio del Dipartimento verso un altro ufficio del Dipartimento (es. trasmissione di una delibera del Consiglio di Dipartimento all Ufficio studenti e didattica dello stesso Dipartimento). Vengono registrati nel protocollo con la maschera dei documenti interni (maschera rosa) a cura dell Ufficio che spedisce. Per problemi con le procedure di protocollazione contattare: tel.: Anna Capano 2118; Lucia Maffei 2425; Lucia Muzzi 2449; Chiara Frati 2245 Per problemi tecnici con il SW o lo scanner contattare: Presidio di Economia Gabriele Bartali (tel. 3186) Presidio Laterino Paolo Menicori (tel.3808) Francesco Chiassai (tel.3905) Presidio San Miniato Leonardo Gamberucci (tel.4300) Filippo Papini (tel.4352) Presidio Mattioli Alberto Collet (tel.5426) Luigi Mori (tel.5394) Presidio San Niccolò Mario Leoncini (tel EXT.VOIP 1050) Presidio polo umanistico Stefania Floriani (tel.2592) Rosalba Anzani (tel.2598) Presidio Le Scotte Andrea Rossi (tel.3490) Ilaria Guercia (tel.3491) 9

10 Timbro da utilizzare esclusivamente per la protocollazione dei documenti in entrata 10

11 Appendice 2 Modalità di stampa del registro 11

12 Stampa del registro di un singolo giorno 12

13 Stampa del registro relativo ad un determinato arco di tempo 13

14 Stampa del registro annuale 14

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