Datagate 3 Manuale per l utente

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1 Gestione Sportiva Servizi Informativi DATAGATE 3 Sistema per il trasferimento dati via web Manuale per l utente Ver. Date Change Description Author /09/24 Draft based on IT version B. Franzini /09/27 Review and fixes B. Franzini /04/28 Ferrari/A. Di Zio review. Bump revision ID. B. Franzini Document id Approved by Authorized by DataGate3-user-guide-v1-IT.docx Ferrari GeS Sistemi Informativi 1

2 Contenuto 1 Descrizione del sistema Accesso al sistema Operazioni con i file Spedizione Selezione dei destinatari Selezione dei file da spedire File in arrivo Download contemporaneo di più invii File in uscita Supporto Termine del processo APPENDICE Gestione dei Documenti Cqc Preparazione dei documenti Invio dei dati Note accessorie Caratteri proibiti nei nomi dei file Web browser supportati Ferrari GeS Sistemi Informativi 2

3 1 Descrizione del sistema Datagate il nome i un sistema per lo scam io i file fra Ferrari GeS e aziende terze parti, ossia Aziende partner o consulenti esterni (di seguito Fornitori ). o scopo i ornire agli utenti autorizzati un mo o semplice, sicuro e controllato per l interscambio di documenti di qualunque formato, eventualmente con la traduzione automatica dei formati CAD, utilizzando un comune web browser. Il mittente seleziona i destinatari, scegliendo tra una lista predefinita, e i file da spedire, e il sistema Datagate provvede ad archiviare i file e notificare tramite ciascun destinatario, fornendo l accesso ai ati tramite un URL. La responsabilità dei contenuti e della scelta del accesso a Datagate avviene tramite un we browser capace di stabilire connessioni cifrate. in irizzo per l utente Ferrari Ge https://datagate.ges.ferlan.it/ in irizzo per l accesso ei Fornitori https://datagate.ferrari.it/ Accesso al sistema Per accedere al sistema è necessario: Possedere credenziali valide per il dominio di autenticazione Ferrari GeS (login name, password). Esse corrispondono a quelle con le quali l utente Ge si vali a nel ominio lanfges o lanfpista, ossia le credenziali con cui accede al proprio PC Windows. Essere preventivamente configurati per accedere al servizio Datagate, per la spedizione a Fornitori e utenti predefiniti. Password convention: Ferrari GeS Sistemi Informativi 3

4 o Non contiene il nome ell account utente o parte el nome el fornitore; o Contiene i caratteri, lunghezza minima 12 caratteri, di tre delle quattro categorie: Caratteri maiuscoli alfabeto Inglesi (da A a Z); Caratteri minuscoli alfabeto Inglesi (a through z); Cifre a base decimale (da 0 a 9); Caratteri non alfabetici (per esempio,!, $, #, %); o Non è possibile specificare le ultime 24 password già utilizzate. La password scade dopo 28 giorni, gli utenti devono cambiarla al primo login dopo la scadenza o al primo accesso dopo che il l account el Fornitore è stato creato. Spedizione dati e notifica Una volta scelti i destinatari, i file da trasferire vengono inviati (upload) su un server interno a Ferrari GeS, dove vengono compressi e predisposti all accesso da parte dei destinatari (download). I destinatari, vengono notificati tramite della isponi ilit dei dati, con il commento del mittente e un URL a cui effettuare il download. I Fornitori, tramite un collegamento internet cifrato e autenticato all in irizzo https://datagate.ferrari.it, hanno accesso ai dati spediti. Attenzione: l indirizzo Internet è riservato ai Fornitori, per l accesso dall esterno di Ferrari GeS e non deve essere utilizzato dalla rete locale di Ferrari. Quando il Fornitore accede alla cartella per procedere al download dei file, il sistema traccia l accesso avvenuto invia una all utente Ferrari GeS mittente dei dati. o stesso meccanismo, ma a ruoli invertiti, regola l invio da Fornitore ad utente Ferrari GeS. Tutte le attivit e i dati in uscita o in arrivo sono registrati e controllabili dai gestori e dai responsabili del servizio Datagate. Il sistema o re una unzione accessoria per i isegni C D in uscita. In atti, ogni ornitore ha associato uno o pi ormati selezionan o una opzione apposita possi ile tradurre automaticamente il file. Attenzione: Datagate non un traduttore e sfrutta le normali applicazioni CAD, pertanto se la traduzione non funziona occorre procedere manualmente alla correzione del modello. In arrivo, i dati sono ricevuti e messi a disposizione sul server e il estinatario avvisato via . Non atta alcuna tra uzione automatica o altro tipo di elaborazione ai dati originali (che sono comunque compressi e cifrati durante la trasmissione). Ogni utente pu in qualunque istante verificare quale sia lo status (letto, nuovo,...) dei file di sua competenza in uscita ed in arrivo. Ferrari GeS Sistemi Informativi 4

5 2 Accesso al sistema accesso al sistema richie e l uso el protocollo HTTP e l accettazione del certificato firmato da Ferrari S.p.A. Internal Certi ication uthority. Una volta accettato il certi icato, aprire la pagina al link og-in alla sinistra. Vengono presentati i campi da compilare con le credenziali di accesso, cio nome utente e password. Esse corrispon ono a quelle con le quali l utente Ge si vali a nel ominio lanfges o lanfpista, ossia le credenziali con cui accede al proprio PC Windows. Dopo aver inserito i valori selezionare ogin per accedere alle funzioni del sistema Datagate. Ferrari GeS Sistemi Informativi 5

6 utente unque iretto alla home page del sistema (pagina iniziale): Notare le informazioni e i link in alto a destra: L account riconosciuto al sistema Il profilo di accesso User Portal Il link per effettuare il logout dal sistema Alla sinistra viene dato accesso ai servizi specifici di Datagate: Send Files: per spedire uno o più file (dataset) a uno o più destinatari Show Inbox: per accedere ai file in ricezione Show Outbox: per accedere ai file spediti e controllare lo stato Le funzioni sono descritte dettagliatamente nella apposita sezione del manuale. 3 Operazioni con i files Questa sezione descrive la proce ura per l invio i iles. 3.1 Spedizione La procedura di spedizione di file viene fatta completando una sequenza di due passi successivi: Ferrari GeS Sistemi Informativi 6

7 1. Selezione dei destinatari e scrittura del messaggio ai destinatari. 2. Selezione dei file da spedire e delle eventuali conversioni di formato da applicare ai file Selezione dei destinatari Tramite il link en Files si acce e al primo step ella proce ura. Subject: è un campo testuale che verrà utilizzato nella notifica via e nelle tabelle Inbox/Outbox. To: è il campo per la selezione dei destinatari. La selezione può avvenire in 2 modi: A. Scrivendo almeno 3 caratteri nel campo testuale si attiva una ricerca tra i possibili destinatari i nomi di utente o nome del team e propone quelli che corrispondono. In questo caso è possibile scegliere: i. Il Team completo, ossia tutti gli utenti del Team ii. Un utente specifico B. elezionan o il ottone si apre uno strumento che permette di cercare e selezionare i destinatari tramite 3 pannelli a iscesa ( rop- own menu ) i. Organization, ossia Azienda di appartenenza dei destinatari ii. Team, all interno ell zien a selezionata iii. User, con la possibilità di selezionare 1 o più destinatari Ferrari GeS Sistemi Informativi 7

8 Esempi di selezione mediante campo testuale Ferrari GeS Sistemi Informativi 8

9 Esempio di selezione tramite pannelli a discesa apertura con Selezione dei file da spedire Una volta completati i campi ella orm al primo step ( u ject, To e Message ), proce ere al secon o step ella procedura di spedizione file cliccando sul pulsante Uploa. NB: Questa modalità sfrutta un applet Java, nel caso di problemi rivolgersi all Help Desk chiedendo di abilitare / installare Java per il proprio browser. Ferrari GeS Sistemi Informativi 9

10 Spedizione di file tramite Big files upload Spedizione di file tramite Upload Ferrari GeS Sistemi Informativi 10

11 3.2 File in arrivo Tramite il link how InBox, si acce e alla ta ella ei file ricevuti: ogni riga della tabella corrisponde a una spedizione differente, ogni spedizione può contenere 1 o più file (un ataset ). Tramite il link sul u ject possi ile acce ere alla ta ella ei ile. icona permette di distinguere i dataset non ancora aperti Download contemporaneo di più invii Un utente può scaricare un archivio contenente i files di diversi invii con la seguente procedura: opo aver e ettuato l access a Show InBox, l utente selezioni una o più entries (invii) attraverso la check ox nella parte sinistra, clicka sul bottone Downloa iles nel pannello dei bottoni (il bottone appare quando almeno un invio viene selezionato). Il servizio crea un archivio.zip dando all utente la possibilità di continuare ad interagire con l inter accia i Datagate. archivio.zip è chiamato DG-<TIMESTAMP>.zip dove TIMESTAMP è nel formato: DG :26:56 ll interno el.zip viene create una directory <TIMESTAMP INVIO>-<SUBJECT> per ogni invio, dove TIMESTAMP INVIO è la data in cui viene eseguito l invio. Il nuovo downloads e il suo stato (ready/pending) sono monitorate nella Download queue sulla parte destra della InBox. Il nome della entry nella coda è la stesso ell archivio.zip. Dopo che l archivio è pronto, la entry correlata diventa disponibile per il download. Cliccando il link l utente scarica l archivio.zip. a cancellazione ell archivio può essere fatta manualmente, cliccando la X rossa, o automaticamente, aspettando 24 ore. Ferrari GeS Sistemi Informativi 11

12 3.3 File in uscita Tramite il link how OutBox, si accede alla tabella dei file spediti: ogni riga della tabella corrisponde a una spedizione differente, ogni spedizione può contenere 1 o più file (un ataset ). Tramite il link sul u ject possibile accedere alla tabella dei file. icona permette di distinguere i dataset non ancora aperti da nessuno dei destinatari. Dato che i destinatari possono essere più di 1, il sistema tiene traccia dei destinatari che hanno aperto il dataset, e dà visibilità del numero di utenti che hanno acce uto rispetto al totale con un icona tipo N/T (N=letti, T=totale), Per esempio significa che 1 dei due destinatari anno aperto il dataset. 4 Supporto E possi ile richie ere supporto sul servizio Datagate sia tramite le normali procedure di supporto IT, sia scrivendo a sia utilizzando Datagate stesso per inviare messaggi e file. Ferrari GeS Sistemi Informativi 12

13 5 Termine del processo Per uscire al sistema o ligatorio selezionare il link ogout in alto a destra della pagina, e chiudere la finestra del browser. 6 APPENDICE 6.1 Gestione dei documenti CQC La sottomissione dei documenti CQC attraverso Datagate avviene seguendo le regole viste in precedenza, con l aggiunta di alcune convenzioni qui di seguito riportate Preparazione dei documenti Le convenzioni da seguire differiscono a seconda che vi sia un solo file o più files in spedizione: Documentazione costituita da un solo file. o Il nome del file deve essere costituito da: Numero Bolla uscita materiale + (data Bolla) + CQC number. Ad esempio: (190603) 638; o Il file deve essere compresso in formato zip e il nome del file compresso deve essere composto da codice di disegno incluso Sez., 9 cifre, non sono ammessi suffissi o note, ad esempio: zip o Nel caso di doppio codice, come per parte destra e sinistra, si devono inserire i certificati nello stesso file.zip, ad esempio: zip Documentazione costituita da più file. o La norma è avere un solo file che contenga tutti i documenti CQC + tabulati di misura + certificati vari; o Occorre creare una cartella avente il nome composto da: Numero Bolla uscita materiale + data Bolla; o I file relativi alla documentazione CQC, devono essere posti nella cartella prima creata; o La cartella deve essere compressa all interno di un file tipo zip e il nome del file risultante deve essere composto dal codice di disegno compreso Sez. In ogni caso bisogna prestare attenzione a: Non aggiungere al codice di disegno né l'esponente, né Dx/Sx né altro; Non aggiungere al numero Bolla + data Bolla + CQC altre informazioni Invio dei dati Per la spedizione della documentazione CQC occorre selezionare il team CQC Qualità Team o Ferrari GE e poi selezionare indifferentemente o Pier Paolo Lugli: Ferrari GeS Sistemi Informativi 13

14 Posto questo, il resto delle operazioni da seguire è lo stesso precedentemente visto per un normale invio. Alla fine del trasferimento è riportato a schermo il contenuto del file compresso consegnato, per veri ica a parte ell operatore Note accessorie Nel campo message ene inserire alcune in ormazioni esplicative che saranno allegate al messaggio di notifica. In particolare, è buona norma dichiarare eventuali note e il nome della persona che sta inviando la documentazione. 6.2 Caratteri proibiti nei nomi dei file e nelle password Il sistema pu generare errori se i seguenti caratteri sono usati nei nomi: & e altri caratteri di grafia nazionale (,...) 6.3 Web browser supportati Nome Versione Note Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox 7, 8, o superiore E in gra o i funzionare con altre versioni ma con egra o ell aspetto gra ico e elle funzionalità. Apple Safari 6.0 o superiore MacOS X e ios 6 su ipad Google Chrome 25 o superiore Ferrari GeS Sistemi Informativi 14

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