PEC (Posta Elettronica Certificata)

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1 COMUNE DI TORRE DI MOSTO PEC (Posta Elettronica Certificata) Il manuale ufficiale del CNIPA, che spiega la PEC, può essere visualizzato utilizzando il link seguente: La posta elettronica certificata Un nuovo mezzo di comunicazione veloce e sicuro che sostituisce la raccomandata A/R postale. Con la posta certificata il mittente viene avvisato dell'avvenuta consegna del proprio messaggio attraverso una ricevuta con validità legale. Obbligatoria per aziende in fase di costituzione. Con il nuovo decreto legge n. 2 del 28/01/2009 è scattato l'obbligo, per Società, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni, di creare e comunicare una propria sede "virtuale", identificata da un indirizzo Pec, da affiancare alla sede fisica. COS'È LA La è un servizio gratuito che consente ai cittadini di dialogare con le Pubbliche Amministrazioni dotate di PEC (Posta Elettronica Certificata) presenti nell'indirizzario PA del Portale. La è un servizio di comunicazione elettronica tra Cittadino e Pubblica Amministrazione. Il servizio è offerto a titolo gratuito e si rivolge a tutti i cittadini italiani maggiorenni che ne facciano richiesta (anche se residenti all'estero). Attraverso la ogni cittadino può dialogare in modalità sicura e certificata con la Pubblica Amministrazione comodamente da casa o con qualsiasi dispositivo in grado di connettersi ad internet senza recarsi presso gli Uffici della Pubblica Amministrazione per: richiedere/inviare informazioni alle Pubbliche Amministrazioni inviare istanze/documentazione alle Pubbliche Amministrazioni ricevere documenti, informazioni, comunicazioni dalle Pubbliche Amministrazioni Le Pubbliche Amministrazioni con cui il cittadino può dialogare sono disponibili nell'indirizzario delle Pubbliche Amministrazioni attualmente in fase di progressivo completamento. Il servizio fornisce tutte le garanzie di una posta elettronica certificata permette di dare ad un messaggio di posta elettronica la piena validità legale nei casi previsti

2 dalla normativa garantisce data e ora riferiti all'accettazione e alla consegna del messaggio e l'integrità del contenuto trasmesso La garantisce un canale di comunicazione chiuso ed esclusivo tra Pubblica Amministrazione e Cittadino: non sono, infatti, previste comunicazioni al di fuori di tale canale, ad esempio tra Cittadino e Cittadino. Le caselle attivate dalla Pubblica Amministrazione per i propri dipendenti (in qualità di Cittadini) sono del tutto equivalenti alle caselle per il Cittadino. PERCHÉ ATTIVARLA Per eseguire comodamente via internet numerose operazioni, come richiedere informazioni, inviare istanze e documentazioni, ricevere documenti e comunicazioni senza doversi recare fisicamente negli uffici della Pubblica Amministrazione: Perché è comoda ti consente di svolgere numerose pratiche senza recarti agli uffici della Pubblica Amministrazione: ti basta il computer di casa, o qualunque altro dispositivo di accesso a internet, per richiedere informazioni, inviare istanze e documentazioni, ricevere documenti e comunicazioni. rende tutto più semplice, facendoti risparmiare tempo ed evitandoti inutili spostamenti. Perché è sicura Il sistema di consente soltanto le comunicazioni tra Cittadino e Pubblica Amministrazione o tra le diverse Pubbliche Amministrazioni. Non permette invece il passaggio di informazioni tra Cittadino e Cittadino. Questo rende un canale sicuro ed esclusivo, con tutte le garanzie della posta elettronica certificata. Perché è gratis I Servizi Base gratuiti di garantiscono un canale di comunicazione diretto tra Cittadino e Pubblica Amministrazione, con l'attivazione di una Casella di e di alcune utili funzionalità per gestirla in modo semplice ed efficiente. Con l'attivazione dei Servizi Avanzati a pagamento è poi possibile scegliere tra ulteriori funzionalità aggiuntive. Perché è utile è lo strumento più semplice e di immediato utilizzo per dialogare con la Pubblica Amministrazione. Ad oggi il numero di caselle attivate è pari a La diffusione del servizio è in costante aumento, come testimoniato dal numero di richieste di attivazione. Per connettersi alla pagina del Governo ed iniziare quindi la procedura di attivazione di una casella personale di Posta Elettronica Certificata, collegarsi al sito del governo utilizzando il link sotto: https://www.postacertificata.gov.it/home/index.dot La seguente pagina verrà mostrata;

3 Cliccare su RICHIEDILA ORA per continuare, verranno ora mostrate le pagine dove inserire i propri dati anagrafici comprensivi del codice fiscale, e scegliere la password, la fase di registrazione, è una fase strettamente personale che non può quindi essere demandata a terzi. PEC- casella di posta elettronica certificata a tutti i cittadini Presentazione È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 25 maggio 2009 il Decreto del Presidente del Consiglio sulle disposizioni di rilascio e sull uso della posta elettronica certificata (PEC) e sulle modalità di attivazione del servizio mediante procedura di evidenza pubblica. La Presidenza del Consiglio dei Ministri- Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie, direttamente o tramite l'affidatario del servizio, assegnerà al cittadino che ne farà richiesta, un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), che consentirà l'invio di documenti informatici per via telematica. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. La Posta Elettronica Certificata, garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. L'attivazione della PEC e le comunicazioni che per essa transitano sono senza oneri per il cittadino. Le modalità di richiesta, di attivazione, di utilizzo e di recesso dal servizio di PEC sono spiegate in dettaglio qui sotto: Modalità per la richiesta, l attivazione, l utilizzo ed il recesso del servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC) per i cittadini Modalità di richiesta del servizio. Qualunque cittadino italiano maggiorenne, compresi i cittadini residenti all'estero, può chiedere l'attivazione di un'utenza personale di posta elettronica certificata accedendo al sito dedicato al servizio di posta elettronica certificata per i cittadini (di seguito sito). Sul sito sono evidenziate: le regole per l'attivazione e l'utilizzo del servizio da parte del cittadino; i requisiti tecnici per l'accesso al servizio; le buone prassi per l'utilizzo del servizio in condizioni di massima sicurezza; i manuali d'uso di riferimento. Sul sito e' altresì disponibile tutta la documentazione inerente le caratteristiche del servizio reso, gli obblighi contrattuali dell'affidatario del servizio e la normativa di riferimento. Per effettuare la richiesta il cittadino inserisce in appositi campi i propri dati anagrafici comprensivi del codice fiscale, deve inoltre scegliere la password ovvero idonei sistemi di accesso sicuro al servizio. Il sistema verifica la coerenza dei dati, sulla base delle informazioni fornite. La richiesta si perfeziona con l'attivazione mediante esplicita operazione con cui il cittadino dichiara di avere preso visione delle condizioni indicate e di averle espressamente accettate. La registrazione di tale operazione, confermata dalla successiva attivazione dell'utenza, costituisce evidenza, valida ai fini di legge, della volontà del cittadino di aderire alle condizioni d'uso del servizio di posta elettronica certificata.

4 La fase di richiesta si conclude con la comunicazione del suo esito e, se positivo, con l'indicazione delle modalità di attivazione. Attivazione del servizio. L'attivazione dell'utenza di posta elettronica certificata per i cittadini ha luogo presso uffici pubblici o aperti al pubblico largamente diffusi sul territorio e dotati di connessione telematica, la cui tipologia e localizzazione e' resa pubblica attraverso mezzi di comunicazione di massa. L'elenco di tali uffici e' inoltre reperibile sul sito di richiesta del servizio. I cittadini possono recarsi presso gli uffici abilitati all'attivazione a partire dalla data comunicata dal sito all'atto della registrazione entro e non oltre tre mesi a partire da tale data, muniti di un documento di riconoscimento valido e del documento recante il codice fiscale. L'ufficio abilitato effettua la verifica della correttezza dei dati identificativi collegandosi al sito e, nel caso di verifica positiva, provvede alla stampa della richiesta che viene firmata dal richiedente dando così luogo all'attivazione del servizio, anche tramite la consegna delle credenziali di accesso al medesimo. L'ufficio abilitato provvede inoltre ad informare il richiedente, in modo compiuto e chiaro, sulle condizioni d'uso del servizio. Utilizzo del servizio regole per l utente. Il cittadino deve utilizzare il servizio attenendosi alle modalità operative ed alle regole indicate sul sito. L'uso del servizio e' personale e riservato. Non e' consentito accedere ad un'utenza per conto di terzi o cedere la propria utenza a terzi. La password per l'accesso al servizio deve essere mantenuta segreta e modificata periodicamente seguendo le regole pubblicate sul sito. Il cittadino può richiedere, attraverso funzioni rese disponibili dal sito, la notifica dell'avvenuta ricezione di un messaggio di posta elettronica certificata, mediante comunicazione verso un altro indirizzo di posta elettronica da lui prescelto. L'affidatario del servizio può rendere disponibili, secondo regole predefinite, funzionalità addizionali utili per la gestione della corrispondenza, quali la notifica tramite sms, l'invio di comunicazioni in formato cartaceo, l'inoltro dei messaggi verso altre caselle di posta elettronica, la conservazione delle a lungo periodo, ecc. All'indirizzo di posta elettronica certificata del cittadino possono essere associati uno o più recapiti a cui inviare le comunicazioni in forma cartacea, nei casi previsti, nonché numeri di telefono sia fissi che mobili, numeri di fax, indirizzi di posta elettronica ed ogni altro strumento utile per comunicazioni inerenti il servizio. In caso di variazione, e' compito e responsabilità del cittadino aggiornare tali riferimenti, anche utilizzando gli appositi servizi telematici di gestione del suo profilo personale. Possono altresì essere resi disponibili servizi di gestione del fascicolo individuale digitale concernente gli atti amministrativi relativi al rapporto tra il cittadino e la pubblica amministrazione, nonché altri servizi idonei ad assicurare una migliore funzionalità della PEC. L'affidatario deve altresì assicurare la gestione degli elenchi degli indirizzi di posta elettronica certificata rendendone disponibile la consultazione alle pubbliche amministrazioni. L'affidatario deve mantenere traccia delle operazioni svolte sulla casella elettronica certificata ed adotta inoltre le opportune soluzioni tecniche organizzative che garantiscono la riservatezza, la sicurezza e l'integrità nel tempo delle informazioni. Recesso dal servizio. In qualunque momento il cittadino può comunicare la sua volontà di recedere dal servizio di posta elettronica certificata. La comunicazione e' effettuata, previa autenticazione, tramite un'apposita funzione del sito. Il recesso comporta la cessazione del servizio e la conseguente cancellazione dagli elenchi contenenti gli indirizzi di posta elettronica certificata dei cittadini entro ventiquattro ore dall'avvenuta comunicazione del recesso. In conseguenza del recesso, le comunicazioni tra il cittadino e la pubblica amministrazione si realizzano secondo le procedure tradizionali. Ulteriori informazioni Le pubbliche amministrazioni (di cui all'art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165): istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA (organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata), che provvede alla pubblicazione in rete consultabile per via telematica;

5 includono gli estremi di eventuali pagamenti per ogni singolo procedimento; rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo di informazione idonea a consentire l'inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i tempi previsti per l'espletamento della procedura; sono tenute ad accettare le istanze dei cittadini inviate tramite PEC. L'invio tramite PEC costituisce sottoscrizione elettronica, ai sensi dell'art. 21 (comma 1, lettera c) del decreto legislativo n. 82 del Le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma digitale ai sensi dell'art. 65 (comma 2) del citato decreto legislativo. Per l'individuazione dell'affidatario, anche costituito in associazione temporanea d'impresa o consorzio, del servizio di PEC ai cittadini, il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie avvierà apposite procedure di gara di evidenza pubblica, anche utilizzando gli strumenti di finanza di progetto, ai sensi del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE». Il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie definisce altresì le caratteristiche tecniche del servizio, i livelli di servizio garantiti, gli obblighi dell'affidatario, nonché gli ulteriori servizi da mettere a disposizione, anche con specifico riferimento alle categorie a rischio di esclusione (ai sensi dell'art. 8 del decreto legislativo n. 82 del 2005). L'affidatario del servizio di PEC ai cittadini dovrà rendere consultabili alle pubbliche amministrazioni, in via telematica, gli indirizzi di PEC, rispettando i criteri di qualità, sicurezza ed interoperabilità definiti dal CNIPA, nonché la disciplina in materia di tutela dei dati personali. Il Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie curerà la realizzazione di campagne di comunicazione per diffondere e pubblicizzare i contenuti dell'iniziativa e le modalità di rilascio e di uso della casella di PEC ai cittadini, con particolare riguardo alle categorie a rischio di esclusione. I pubblici dipendenti, all'atto dell'assegnazione di una casella di PEC da parte dell'amministrazione di appartenenza, potranno optare per l'utilizzo della stessa ai fini del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 (art. 16 bis, comma 6). Infine, le pubbliche amministrazioni - ovvero altri soggetti pubblici da loro delegati o le loro associazioni rappresentative, mediante convenzione stipulata direttamente con la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie - o con l'affidatario del servizio, nel rispetto della normativa vigente definiscono le modalità con le quali sarà attribuita la casella di PEC ai propri dipendenti. La casella ha una dimensione di 250 MB, per accedere alla casella di è sufficiente avere a disposizione un PC con una connessione a Internet. Nel caso di utilizzo di un client di posta i valori di configurazione del client per la casella sono i seguenti: Server posta in arrivo: mail.postacertificata.gov.it protocollo pop3: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 995 protocollo IMAP: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 993 Server posta in uscita: mail.postacertificata.gov.it protocollo smtp: il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 465 attivare la funzione: "Server della posta in uscita - Autenticazione del server necessaria" Per accedere alla casella tramite il servizio del Portale l'utente, dopo aver eseguito il login, potrà visualizzare i propri messaggi di posta e accedere ai servizi esposti. Si potrà accedere alle seguenti sezioni della casella:

6 Posta In Arrivo: lettura dei messaggi/notifiche (Accettazione, Consegna, Ricevuta nuovo messaggio) di posta ricevuti Scrivi: composizione di un messaggio di posta Cartelle: elenco delle cartelle presenti nella casella di posta Cerca: form di ricerca mail all'interno delle cartelle presenti nella sezione "Cartelle" Preferenze: opzioni per impostare preferenze di visualizzazione, composizione e firma personale Fascicolo: memorizzazione dei documenti scambiati con la Pubblica Amministrazione all'interno del Fascicolo Rubrica PA: accesso all'indirizzario della Pubblica Amministrazione Rubrica: accesso ai contatti della Rubrica Personale Esci: esce dalla casella e riporta l'utente alla Home Page del Portale (l'utente rimane autenticato all'interno del Portale) LogOut: esegue il logout dal Portale (l'utente non sarà più autenticato sul Portale). Posta in arrivo All'interno di questa sezione, sono raccolti tutti i messaggi e le ricevute richieste presenti sulla casella. Cliccando sui vari messaggi e ricevute, è possibile visualizzare il contenuto di ognuno di essi. In particolare, viene fornita all'utente l'indicazione della presenza o meno di allegati. L'utente Amministratore ha inoltre la possibilità di effettuare le seguenti operazioni: ordinare e raggruppare la lista dei messaggi secondo uno dei seguenti criteri: 1. In base alla data 2. In base all'oggetto 3. In base al mittente cancellare i messaggi selezionati tramite apposita checkbox spostare i messaggi selezionati all'interno della sezione "Cartelle" Lettura di un messaggio Dall'elenco presente in "Posta in Arrivo", è possibile selezionare i messaggi/ricevute ed accedere alla sezione di "Lettura Messaggio" che consente di visualizzare il contenuto del messaggio e dei dati di certificazione. Il contenuto è suddiviso nei seguenti blocchi: Intestazione del messaggio, dove è possibile individuare: Mittente (Da: ) Destinatario (A: ) Destinatari in copia (CC: ) Data di consegna del messaggio Allegati: in questa sezione è possibile visualizzare il contenuto del messaggio e salvare i dati di certificazione Tornare alla sezione principale "Posta in Arrivo" Corpo del messaggio, da dove è possibile effettuare le seguenti azioni: Rispondi: consente di rispondere al mittente Inoltra: consente di inoltrare il messaggio ad uno o più destinatari Elimina: consente di cancellare il messaggio Sposta Messaggio in: consente di selezionare la cartella di destinazione per spostare il messaggio selezionato Scrittura Messaggio La scrittura di un messaggio consente di comporre, in tutte le sue parti, un nuovo messaggio da inviare ad uno o più destinatari. Il messaggio è costituito dai seguenti blocchi: Accesso alla Rubrica personale Accesso all'indirizzario della Pubblica Amministrazione Intestazione Messaggio Corpo del messaggio Allega file dal proprio computer Elenco file Allegati

7 L'indirizzario consente all'utente di selezionare uno o più elementi dalla lista, aggiungendo questi ultimi rispettivamente ai destinatari diretti o ai destinatari in copia. Si ricorda che il destinatario diretto (TO), è sempre necessario per poter inviare una mail. Nella parte superiore della pagina di scrittura messaggio (sotto la form di intestazione messaggio) sono presenti i seguenti campi: Aggiungi firma: se inserita nell'apposito box della applicazione "Preferenze", viene aggiunta la firma alla fine del messaggio Priorità: permette di inserire il tipo di priorità da associare al messaggio (Normale, Bassa e Alta) Tipo di ricevuta: permette di selezionare le tre tipologie di ricevute notifica di consegna: 1. Completa: contiene il messaggio originale completo con gli eventuali allegati 2. Breve: contiene il messaggio originale sostituendo gli allegati con le relative impronte univoche (hash crittografici) 3. Sintetica: riporta i soli dati di certificazione sia nel testo in chiaro che nell'allegato file XML Nella parte centrale della pagina di scrittura messaggio è possibile inserire il corpo del messaggio da inviare. Nella parte inferiore della pagina di scrittura messaggio sono presenti i seguenti pulsanti: Invia: consente l'invio del messaggio Salva: consente il salvataggio del messaggio all'interno della cartella "Bozze" Annulla: consente l'annullamento della composizione del nuovo messaggio Cartelle Accedendo alla sezione "Cartelle" sono visibili le seguenti cartelle predefinite: Posta In arrivo Bozza Posta Inviata Cestino Per ciascuna cartella, verrà fornito il dettaglio delle informazioni statistiche relative a: Numero totale di messaggi Numero di messaggi non letti Inoltre sono presenti le cartelle personali dell'utente create anche tramite la funzionalità di "Crea Cartella". La funzione "Crea Cartella" consente all'utente di creare una cartella personale con la possibilità di inserire il nome della nuova cartella. L'utente PA ha la possibilità di modificare/eliminare le nuove cartelle (create ex novo al di fuori di quelle di default), accedendo alla pagina di gestione delle cartelle. Accedendo alle singole tipologie di cartelle (Posta in Arrivo, Bozza, Posta Inviata, Cestino, Nuova Cartella) è possibile visualizzarne il contenuto specifico di ognuna di esse con la possibilità di scegliere il criterio di ordinamento (Oggetto, Mittente, Destinatario, Data). Cerca La funzionalità "Cerca" permette di definire i criteri di ricerca dei messaggi secondo i parametri stabiliti. È possibile specificare per ciascuna cartella la modalità di ricerca, mediante la funzione "Cerca In": Mittente Destinatario Oggetto Corpo del messaggio Tutto il messaggio Tutte le intestazioni Preferenze La sezione "Preferenze" consente di modificare le opzioni di visualizzazione definendo sia il numero di messaggi visualizzati per pagina, che la larghezza dello spazio di lettura dei messaggi stessi.

8 Nella stessa pagina sono presenti le seguenti funzioni: Firma: consente di personalizzare i messaggi in uscita apponendo una firma alla fine del messaggio. Regole: definisce le opzioni d'invio messaggio. Nel dettaglio l'utente è abilitato ad effettuare sia il salvataggio dei messaggi inviati conservandoli nella propria cartella di Posta Inviata sia di inoltrare testo e allegati del messaggio originale in un unico allegato. Le impostazioni selezionate possono essere salvate in modo da poter essere riutilizzate al successivo accesso alla casella di Rubrica La funzionalità "Rubrica" permette all'utente di consultare l'indirizzario salvato nella propria rubrica personale. Mediante tale funzione, è possibile gestire i contatti salvati (visualizza, modifica, cancella) e aggiungerne dei nuovi, accedendo alla form di creazione di nuovo contatto. Compilando tutti i campi di descrizione previsti per l'inserimento del nuovo contatto (Nome Visualizzato, Nome, Cognome, Cellulare, etc.), cliccando su "Aggiungi Contatto", si procederà ad aggiornare la rubrica personale. Rubrica PA Tutti gli indirizzi della PA, sia caselle sia caselle PEC esterne inserite a partire dall'indice IPA, sono raccolte in un indirizzario centralizzato e rese disponibili ai cittadini, sia consultando un'apposita sezione del Portale, sia accedendo alla "Rubrica PA" all'interno dell'interfaccia della Casella Si informa che l'indirizzario centralizzato è in corso di completamento e l'elenco completo degli indirizzi PEC delle Pubbliche Amministrazioni possono essere reperiti consultando il sito Utilizzando l'interfaccia della Casella mediante una ricerca per parametri, l'utente può, dalla "Rubrica PA", ricercare una Pubblica Amministrazione. Inserendo parametri di ricerca quali Denominazione, Indirizzo Regione, Sigla Provincia e Categoria, l'utente visualizzerà i risultati ottenuti dalla ricerca con l'elenco delle PA che rispondono ai criteri impostati. Inoltre, ciascun utente potrà navigare all'interno della struttura gerarchica della Pubblica Amministrazione, selezionando i diversi Uffici (OU)/Aree Organizzative (AOO) ad essa associati. È possibile navigare mediante due criteri: l'indice delle unità organizzative (OU), contenente le informazioni relative la struttura organizzativa delle amministrazioni accreditate presso l'indice l'indice delle Aree Organizzative Omogenee (AOO), organizzato per amministrazioni e contenente le informazioni sulla composizione delle relative AOO L'OU descrive la struttura organizzativa di ciascuna amministrazione in termini di unità organizzative e della relativa struttura gerarchica. Esso contiene, per ciascuna unità organizzativa, le informazioni riguardanti la sede o le sedi e la loro denominazione ed indirizzo postale, unitamente alle modalità di accesso telematico ad eventuali servizi applicativi on-line resi disponibili e gli indirizzi delle caselle di posta elettronica. L'AOO contiene la descrizione dei dati tecnici e di tutte le informazioni rilevanti che caratterizzano l'accesso telematico ad ogni AOO e, in particolare, per lo scambio di messaggi di posta elettronica verso le relative caselle di posta istituzionali. In esso le AOO sono organizzate in base alle amministrazioni di appartenenza e contengono l'indicazione delle unità organizzative utenti per le quali sono riferimento, descrivendo, di fatto, una partizione dell'insieme delle OU dell'amministrazione. Visualizzando l'ufficio/l'area Organizzativa, si accede alla pagina di contatto PA che presenta un ulteriore livello di dettaglio con le informazioni specifiche dell'ufficio selezionato. Da tale vista è possibile, ove presente, aggiungere l'indirizzo di posta certificata nella sezione di Rubrica Personale tramite pulsante "Aggiungi nella sezione Rubriche".

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