Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto

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1 Direzione Regionale Affari Generali P.O. Protocollo Informatico e Archiviazione Manuale di gestione dei documenti cartacei delle Strutture della Giunta Regionale del Veneto (DGR 28/11/2003, n. 3648, Disposizioni, Allegato A, punto 3)

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3 Indice 1 Introduzione. Obiettivi, ambiti e definizioni preliminari Che cos è, a cosa e a chi serve il manuale 1.2 Ambito di applicazione 1.3 Atti preliminari Area organizzativa omogenea (AOO) e Servizio Protocollo Archivio Generale Unità organizzative di coordinamento (UOC) Unità operative utenti (UOU) 2 2 Il registro informatico di protocollo. Generalità Rilevanza giuridico-probatoria del registro di protocollo 2.2 Le operazioni di protocollazione. Definizioni Registrazione di protocollo. Dati minimi Segnatura di protocollo. Dati minimi 2.3 Introduzione del registro di protocollo unico ed eliminazione dei registri di protocollo interni 2.4 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico 2.5 Operazioni di annullamento Annullamento dell intera registrazione Annullamento di informazioni non assegnate dal sistema. (Aggiornamento) 2.6 Registrazione a fronte. Divieto 2.7 Registro di emergenza 5 Richiesta; Autorizzazione; Utilizzo del registro di emergenza; Fase di ripristino; 2.8 Gli utenti / operatori presso le Strutture (UOU) Individuazione e abilitazione degli utenti Compiti delle Strutture Compiti del Servizio PAG 2.9 Modalità di accesso al registro di protocollo. Norme comportamentali 7 3 Il documento. Definizione e caratteristiche Documenti in partenza. Definizione ed elementi di base a) Identificazione dell AOO - Giunta Regionale del Veneto; b) L'intitolazione della struttura produttrice; c) L oggetto del documento; c.1) Oggetto e dati personali; d) Il destinatario singolo o multiplo; d.1) Documento da inviarsi a più destinatari in ingente numero; e) Sottoscrizione autografa in originale; f) Qualifica rivestita dal sottoscrittore g); Unità Operativa proponente il documento; h) Nominativo del responsabile dell'unità Operativa; i) 4 I

4 Nominativo, riferimenti telefonici e di posta elettronica dell'autore del documento; l) Iniziali del redattore del documento; m) Il numero di eventuali allegati presenti; n) L indice di classificazione; o) Modalità di trasmissione; o.1) Trasmissione di documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari 3.2 Documenti in arrivo Documenti interni 4 Flusso documentale in partenza Protocollazione e predisposizione per il recapito Registrazione di protocollo in partenza La Struttura produttrice del documento; L oggetto del documento; Il destinatario singolo o multiplo; L indice di classificazione; Il numero di eventuali allegati presenti; L'Unità Operativa proponente il documento; La modalità di trasmissione del documento Casistica particolare relativa alla registrazione dei dati Oggetto con dati personali Destinatari esterni multipli in numero ingente Registrazione di dati in merito al contenuto del documento Segnatura di protocollo Numero di protocollo / Codice Struttura; Data di protocollo Confezionamento e predisposizione per la trasmissione Raccomandate e assicurate a) Caso particolare. Notificazione degli atti a mezzo delle Poste Fax sostitutivi Telegrammi 4.2 Consegna alle Poste e recapito Spedizione tramite corrrieri privati Consegna di raccomandate e assicurate 5 Flusso documentale in arrivo Recapito alle Strutture. Generalità e compiti del Servizio PAG Posta raccomandata indirizzata a Strutture Centrali Altra corrispondenza recapitata in busta chiusa alle Strutture Centrali 5.2 Protocollazione della documentazione Apertura della corrispondenza 17 a) Condizioni di sicurezza b) Casistica particolare II

5 Documenti relativi a gare d appalto; Buste indirizzate nominativamente a dipendenti regionali presso le Strutture; Notificazione di atti a mezzo messo autorizzato consegnati in busta chiusa Protocollazione di documento in arrivo Destinatario a) Caso particolare: Documento con destinatari multipli interni proveniente da Pubblica Amministrazione soggetta alle norme che disciplinano il flusso documentale (DPR 445/2000) Oggetto 19 a) Caso particolare: Oggetto contenente dati personali Mittente Casistiche particolari: Lettere anonime Protocollo e data dell atto ricevuto Allegati Posta Raccomandata Data e ora di arrivo Indice di classificazione Registrazione di dati in merito al contenuto del documento Segnatura di protocollo a) Casistica particolare: Segnatura di documenti relativi a gare d appalto Assegnazione (Movimentazione) 22 a) Generalità; b) Procedura Tipologie di particolare protocollazione 23 a) Documenti ricevuti via fax e rapporto con altri loro esemplari; b) Fatture, note di accredito e altri documenti a rilevanza contabile; c) Domande di immissione in graduatorie e simili; d) Documenti digitali allegati a comunicazioni ; e) Ricevute di ritorno di notificazione degli atti a mezzo delle Poste Corrispondenza erroneamente pervenuta 25 a) Corrispondenza non di competenza di alcuna delle Strutture regionali; b) Corrispondenza di competenza di Struttura diversa a quella in indirizzo Compiti di protocollazione del Servizio PAG Corrispondenza non in busta chiusa Corrispondenza con destinatario generico Domande di partecipazione e offerte di gara; istanze di immissione in graduatorie regionali Protocollazione differita e registrazione di data arrivo Rilascio di ricevuta di documenti 27 III

6 5.2.8 Documenti esclusi dalla registrazione a protocollo Registrazione particolare mediante applicativi informatici specifici per richieste su moduli-esemplari unici 6 Flusso documentale interno Compiti del Servizio PAG. L aggiornamento del sistema 6.2 Compiti delle Strutture Struttura mittente. Protocollazione della documentazione Casistica particolare in merito alla trasmissione a) Corrispondenza riservata per personale in Servizio presso una Struttura; b) Uso del fax Struttura destinataria Accettazione Inoltro ad altre Strutture Rifiuto 31 IV

7 1 Introduzione. Obiettivi, ambiti e definizioni preliminari Dal 1 gennaio 2004, la Giunta Regionale del Veneto, con la Deliberazione 28 novembre 2003, n.3648 (DGR 3648/2003), si è dotata di un unico registro informatico di protocollo, per tutte le Strutture afferenti alla Giunta Regionale e al Gabinetto del Presidente della Regione. Con lo stesso provvedimento, inoltre, si sono previsti i successivi strumenti di indirizzo tecnicooperativo su aspetti cruciali dei flussi documentali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la trasmissione dei documenti informatici, l uso dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione, ecc. (Allegato A alle Disposizioni per la gestione del flusso documentale nella Giunta Regionale del Veneto approvate con la DGR 3648/2003), secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo confluito nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il Testo unico sulla documentazione amministrativa. (Testo Unico). Questo manuale costituisce il primo di questi strumenti. 1.1 Che cos è, a cosa e a chi serve il manuale Il presente manuale, previsto al punto 3 dell allegato A) alle Disposizioni per la gestione del flusso documentale nella Giunta Regionale del Veneto approvato con DGR 3648/2003, definisce e disciplina nei suoi aspetti tecnici la gestione dei documenti cartacei prodotti o ricevuti dalle Strutture Regionali nell esercizio delle loro funzioni. Esso è pertanto rivolto ai dirigenti, ai responsabili di uffici e agli operatori di protocollo come strumento di lavoro per la gestione dei documenti presso le Strutture. 1.2 Ambito di applicazione Il manuale disciplina le attività di produzione, registrazione, trasmissione e ricezione dei documenti su supporto cartaceo presso gli organi e le strutture facenti capo alla Presidenza e alla Giunta Regionale. 1.3 Atti preliminari In conformità al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, la Giunta Regionale, con la DGR 3648/2003, ha introdotto nel panorama organizzativo dell ente e con riferimento esclusivo alle procedure di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi l Area Organizzativa Omogenea, le Unità Organizzative di Coordinamento e le Unità Operative Utenti Area Organizzativa Omogenea (AOO) e Servizio Protocollo Archivio Generale Le Strutture della Giunta Regionale del Veneto e del Gabinetto della Presidenza costituiscono, ai fini della tenuta del protocollo, della gestione del flusso documentale e degli archivi, un unica AOO Giunta Regionale del Veneto (come istituita dalla DGR 3648/2003; cfr. anche art. 5 delle Disposizioni). Questo comporta che unico dev essere il Registro informatico di protocollo e unico il Servizio Protocollo e Archivio Generale (Servizio PAG, art. 7 delle Disposizioni) che coordina la gestione dei flussi documentali dal protocollo all archivio. Tale funzione di coordinamento è svolta dalla Struttura della Giunta Regionale competente alla gestione del protocollo informatico ed archiviazione, che cura, altresì, le attività di ricezione e spedizione degli invii a mezzo posta e i rapporti con i soggetti gestori dei servizi postali sul territorio (Poste) per le Strutture centrali della Giunta Regionale Unità organizzative di coordinamento (UOC) Ogni Unità Organizzativa di Coordinamento (UOC) coincide, ad un primo livello organizzativo dell AOO, con una Segreteria Regionale e le Strutture della Giunta Regionale che ad essa funzionalmente afferiscono. I compiti delle UOC sono delineati dall art. 8 delle Disposizioni. 1

8 1.3.3 Unità operative utenti (UOU) Le unità operative utenti (UOU) sono l'insieme delle funzioni e delle risorse umane, organizzative e tecnologiche finalizzate alla corretta gestione del protocollo e dei flussi documentali operanti nelle Strutture organizzative dell ente. I compiti delle UOU sono delineati dall art. 9 delle Disposizioni. 2

9 2 Il registro informatico di protocollo. Generalità Il registro informatico di protocollo è un sistema che si compone innanzitutto di un nucleo applicativo di base che assolve alla funzionalità minima prevista dal Testo Unico, in quanto permette che siano svolte le operazioni di registrazione, le operazioni di segnatura del documento e le operazioni di classificazione. Il sistema è, inoltre, integrato con funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali ed alla accessibilità alle informazioni. 2.1 Rilevanza giuridico-probatoria del registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico (Consiglio di Stato, sent. 1993, I, 838) e, in quanto tale, fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché di tutto ciò che egli attesta essere stato dichiarato o fatto dalle parti in sua presenza e da lui compiuto (artt Codice Civile), con responsabilità civile e penale connessa a tale funzione. Chi registra a protocollo, dunque, ha la responsabilità di attestare sul registro (atto pubblico) gli elementi per l univoca e indubbia identificazione dei documenti ricevuti o spediti dall Ente. L addetto responsabile della registrazione, invece, nulla deve valutare circa il merito del contenuto del documento registrato. 2.2 Le operazioni di protocollazione. Definizioni Per protocollazione di un documento si intende la procedura con cui si attesta l'ingresso di un documento nell'ambito dell'aoo e lo si rende univocamente riconoscibile. Essa è schematicamente divisa nelle seguenti due operazioni, da svolgersi in immediata successione senza soluzione di continuità, per ciascun documento: Registrazione di protocollo. Dati minimi Consiste nella memorizzazione, nel registro informatico, almeno di: numero e data di registrazione di protocollo assegnati automaticamente dal sistema e non modificabili; mittenti e destinatari; oggetto del documento; data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile; numero e sommaria descrizione degli eventuali allegati; indice di classificazione del documento Segnatura di protocollo. Dati minimi Consiste nell apposizione o associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, almeno di: denominazione dell' AOO - Giunta Regionale del Veneto; Struttura UOU responsabile della registrazione; numero progressivo di protocollo; data di protocollo; indice di classificazione del documento. Il registro informatico di protocollo dell AOO Giunta Regionale del Veneto, dunque, è un atto pubblico originario che fa fede di quanto in esso dichiarato ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti in esso riscontrabili. 3

10 La registrazione dei documenti avviene secondo una numerazione unica e progressiva per tutta la AOO, che riparte da uno ad ogni nuovo anno solare. 2.3 Introduzione del registro di protocollo unico ed eliminazione dei registri di protocollo interni Con l entrata in vigore del sistema disegnato dalla DGR 3648/2003 e in virtù dell istituzione di un unica AOO, sono cessati di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli di Struttura o altri sistemi di registrazione della corrispondenza diversi dal registro di protocollo unico dell AOO Giunta Regionale del Veneto (Registro). 2.4 Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Ogni registrazione informatica di protocollo produce un record nel sistema informatico che viene progressivamente accodato in una base dati. I campi numero e data di registrazione non sono alterabili nemmeno dall'amministratore. Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata nel sistema con modalità in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Il sistema fornisce in chiaro l'elenco degli aggiornamenti e le relative informazioni su di essi (operatore, data, ora e caratteristiche di operazioni svolte). L applicativo non consente di effettuare cancellazioni di registrazione: in alternativa è previsto, a cura del Servizio PAG, l'annullamento di una registrazione (cfr. Punto 2.5 Operazioni di annullamento.) 2.5 Operazioni di annullamento Le operazioni di annullamento possono riguardare l intera registrazione (annullamento di informazioni generate automaticamente dal sistema), o le singole informazioni non assegnate automaticamente dal sistema (aggiornamento della registrazione) Annullamento dell intera registrazione Per quanto concerne le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di una sola di esse determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo. Tale operazione è autorizzata ed eseguita a cura del Servizio PAG su formale richiesta del responsabile della Struttura UOU che ha effettuato la registrazione. La richiesta deve riportare il numero di protocollo da annullare e i motivi dell annullamento. Nel record di protocollo apparirà in forma visibile la dicitura di Annullato e sulla registrazione annullata non potrà essere più effettuato alcun aggiornamento Annullamento di informazioni non assegnate dal sistema (aggiornamento) Per le altre informazioni registrate in forma non modificabile, l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione o che potrebbero ingenerare dubbi sull individuazione univoca del documento, è eseguito dall utente abilitato alla registrazione a protocollo e comporterà l aggiornamento del campo stesso con i dati corretti. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate insieme alla data, all ora ed all autore della modifica. 2.6 Registrazione a fronte. Divieto Ad ogni documento corrisponde un unico numero di protocollo, e viceversa. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per un documento in arrivo e per un documento in partenza, 4

11 neppure se la pratica si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. 2.7 Registro di emergenza Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il registro informatico di protocollo, ogni registrazione necessaria, urgente ed improcrastinabile deve essere effettuata su un supporto cartaceo, denominato Registro di emergenza (R/E). L autorizzazione all uso del registro d emergenza, il suo utilizzo, ed il ripristino dei dati nel registro informatico di protocollo seguono le seguenti fasi. 1. Richiesta E in capo ai responsabili delle singole Strutture la richiesta al Servizio PAG dell attivazione della registrazione in modalità di emergenza, qualora si verifichino contemporaneamente le seguenti eventualità: Impossibilità effettiva di accedere al registro informatico di protocollo da nessuno dei PC in dotazione della Struttura; Necessità, urgenza e impossibilità di differire oltre la registrazione di protocollo; Impossibilità effettiva di accedere al registro informatico di protocollo da qualche altro PC in dotazione ad altre Strutture nella stessa sede/palazzo. La richiesta dovrà dare atto delle tre condizioni sopra dette. 2. Autorizzazione E in capo al Servizio PAG l autorizzazione all uso del registro cartaceo di protocollo d emergenza, una volta verificata, di concerto con la Direzione Sistema Informatico, l anomalia tecnica ed appurata l impossibilità di prevedere in tempi brevi la sua risoluzione. L autorizzazione del Servizio PAG sarà inviata alla Struttura interessata e riporterà l identificativo del R/E. 3. Utilizzo del registro di emergenza La Struttura procederà, dunque, all annotazione, sulla prima pagina dell apposito modello cartaceo, dell identificativo del R/E, della causa, della data e dell ora di inizio dell interruzione delle procedure informatiche di registrazione. L identificativo del R/E dovrà essere riportato in intestazione di ciascun foglio del R/E, ed i fogli medesimi numerati progressivamente. Da quel momento in poi, dovranno essere effettuate solo le registrazioni improcrastinabili (es.: scadenza di termini per l invio di documenti, necessità di rilasciare a mittenti esterni ricevuta del documento, scadenza di gare, ecc.) fino alla fine dell emergenza. La prima registrazione sul R/E avrà il numero 1, la seconda il 2 e così via fino all ultima prima della fine dell emergenza. Oltre ai consueti dati minimi, la segnatura di protocollo in emergenza dovrà riportare tra parentesi, subito dopo il numero attribuito, l identificativo del R/E. Analogamente, le ricevute da consegnare a soggetti esterni che lo richiedano dovranno riportare come dati di registrazione, la data di annotazione sul R/E e il numero seguito, tra parentesi, dall identificativo del registro. L efficacia della registrazione è garantita dal numero attribuito dal R/E e a quel numero deve farsi riferimento per l avvio dei termini del procedimento amministrativo. 4.Fase di ripristino 5

12 La fine dell emergenza ed il ripristino delle normali prestazioni del sistema verrà comunicata dal Servizio PAG, su conforme attestazione della Direzione Sistema Informatico. La Struttura dovrà, dunque, immediatamente cessare dalla registrazione sul R/E e chiudere il registro cartaceo annotando nell ultima pagina utilizzata la data e l ora della fine dell emergenza ed il numero complessivo di registrazioni effettuate dal suo inizio. Gli utenti della Struttura potranno, da quel momento, riprendere le normali modalità di registrazione utilizzando il registro informatico di protocollo. I fogli con le registrazioni effettuate in emergenza, sottoscritti dal responsabile della Struttura, saranno immediatamente inviati al Servizio PAG via fax con nota di trasmissione protocollata. Alla ricezione del R/E utilizzato, il Servizio PAG provvederà a configurare il profilo di accesso della Struttura per il ripristino dei dati registrati in emergenza sul registro informatico di protocollo. Successivamente, gli utenti della Struttura procederanno ad inserire nel registro informatico di protocollo i dati registrati in emergenza, avendo cura di verificare l esatta corrispondenza tra i dati annotati sul R/E e quelli inseriti nei nuovi records ripristinati. I documenti annotati nel R/E e ripristinati nel Registro recheranno, pertanto, due numeri: uno del R/E e uno del Registro. Per ogni successiva emergenza, le registrazioni in emergenza ripartiranno sempre da 1, ma su R/E diversamente denominati. 2.8 Gli utenti / operatori presso le Strutture (UOU) La complessa articolazione della Giunta Regionale conduce al decentramento della funzione di gestione della corrispondenza presso le Strutture UOU, che, dunque, sono chiamate a svolgere le operazioni di protocollazione con le modalità descritte nel presente manuale Individuazione e abilitazione degli utenti Le operazioni di individuazione degli utenti e l attribuzione dei permessi di accesso sono procedure co-gestite dalle Strutture UOU e dal Servizio PAG Compiti delle Strutture La Direzione Risorse Umane comunica al Servizio PAG la data e gli estremi dei provvedimenti organizzativi di attivazione di nuove Strutture regionali UOU. Le Strutture devono: Comunicare al Servizio PAG la designazione del personale da abilitare all accesso al registro informatico di protocollo, da scegliersi esclusivamente tra personale in servizio presso l ente a tempo indeterminato o determinato. In tale ultima ipotesi dovrà essere specificata la data di fine rapporto presso la Struttura. Comunicare al Servizio PAG la cessazione dell utente abilitato dalle mansioni relative alla protocollazione presso la Struttura (per trasferimento, cessazione del rapporto di lavoro, mutamento di mansione, ecc.) e la conseguente necessità di inibire il relativo accesso. Richiedere eventuali abilitazioni temporanee per la contemporanea assenza degli utenti abilitati, o in previsione di straordinari afflussi di corrispondenza in arrivo o partenza in carico alla Struttura. In 6

13 entrambe le eventualità, la richiesta dovrà indicare il termine dell abilitazione richiesta Compiti del Servizio PAG In adempimento alle Disposizioni (art. 7, c.2. a), il livello di abilitazione per l accesso al Registro di protocollo è attribuito dal responsabile del Servizio PAG al personale designato dai dirigenti delle Strutture. E facoltà del Servizio PAG procedere a verifiche sull utilizzo delle abilitazioni concesse e, di concerto con i responsabili delle Strutture, disporre eventualmente la revoca delle abilitazioni in eccesso rispetto al normale carico di gestione della corrispondenza presso la Struttura. 2.9 Modalità di accesso al registro di protocollo. Norme comportamentali L abilitazione all accesso al registro è attribuita a ciascun utente con la consegna allo stesso di una coppia di login / password personale, a cui è legato uno specifico profilo di accesso. La comunicazione della coppia login/password è effettuata in busta chiusa da ritirarsi personalmente dal dipendente che ne attesterà la ricevuta nelle forme stabilite dal Servizio PAG. L accesso al Registro informatico di protocollo è da effettuarsi esclusivamente nell orario di presenza in servizio, con finalità inerenti lo svolgimento delle competenze assegnate, nel rispetto delle norme sul segreto d ufficio. Richiamando, qui, la natura di atto pubblico del registro di protocollo e la conseguente funzione notarile di chi registra (Cfr. precedente punto Rilevanza giuridicoprobatoria del registro di protocollo), è necessario prestare particolare attenzione al momento della protocollazione, in quanto, la non fedele registrazione o l alterazione dei dati relativi ai documenti registrati può costituire falso in atto pubblico. Se, ad esempio, è ammessa la correzione di errori ortografici, o la rettifica delle modalità di trasmissione (fax o posta), non può essere modificata la descrizione dell oggetto sostituendola con un altra non univocamente riferibile al medesimo documento. Si richiama quindi agli utenti la necessità di non utilizzare altre login e password che i propri, da considerarsi rigorosamente personali e non cedibili, proprio per evitare di dover rispondere di azioni commesse da altri soggetti. Nell accesso e nell utilizzo del registro informatico di protocollo devono essere, infine, applicate le disposizioni di sicurezza comuni a tutto il patrimonio informativo della Giunta Regionale. Si evidenzia, dunque, con particolare riguardo alla protezione della password personale, la necessità di rispettare le norme comportamentali per gli utenti emanate con DGR 05/03/2004, n. 584 e di quant altro verrà disposto per le Strutture. 7

14 3 Il documento. Definizione e caratteristiche Per documento cartaceo (documento) va intesa ogni rappresentazione grafica su supporto cartaceo del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, prodotta o acquisita dalle Strutture della Giunta Regionale. Con riguardo al loro flusso rispetto all AOO, i documenti si distinguono in: 3.1 Documenti in partenza. Definizione ed elementi di base I documenti sono in partenza quando sono prodotti dalle Strutture e sono destinati a soggetti non appartenenti alla AOO. Ogni documento in partenza va redatto in almeno due esemplari sottoscritti in originale, di cui almeno uno in carta intestata originale. Il secondo, che riporterà la dicitura copia può essere anche una fotocopia. Al destinatario sarà trasmesso l esemplare in carta intestata originale (salvi i casi particolari; cfr. infra). Il secondo esemplare copia andrà conservato nel fascicolo del procedimento oggetto del documento. I documenti in partenza da sottoporre a registrazione di protocollo conterranno almeno i seguenti elementi: a) Identificazione dell AOO - Giunta Regionale del Veneto Tale identificazione sarà prestampata sui fogli costituenti il documento con modalità e forme previste dalle disposizioni adottate dalla Giunta Regionale in merito all immagine coordinata della Regione Veneto ai sensi della Legge 7 giugno 2000, n b) L'intitolazione della struttura produttrice e suo indirizzo prestampati o predisposti completi di riferimenti telefonici, di fax e di posta elettronica. c) L oggetto del documento L oggetto non deve contenere riferimenti nominativi di soggetti privati. Esso non deve dare informazioni circa il merito del procedimento, ma solo consentire di individuarlo compiutamente. Dovrà essere completo dei rinvii alle eventuali registrazioni nel protocollo dell AOO Giunta Regionale immediatamente collegate (documenti precedenti riscontrati, o cui si fa seguito, ecc.). c.1) Oggetto e dati personali Se non strettamente necessario, nell oggetto non dovranno comparire dati personali in qualunque forma soggetti alla tutela prevista dal D.Lgs. 30/06/2003, n.196 Codice in materia di protezione di dati personali. (Codice Privacy) e relativi ai destinatari, o altri soggetti all interno del documento. Tale cautela dovrà riguardare particolarmente: dati sensibili, ovvero i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; dati giudiziari, ovvero i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative 8

15 dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; In caso contrario, il responsabile della registrazione di protocollo sarà tenuto ad omettere la registrazione di tali dati (vedi sotto, punto Oggetto con dati personali). d) Il destinatario singolo o multiplo I soggetti potranno essere destinatari: per competenza, ove non diversamente specificato; per conoscenza (se specificato tale); per tramite (se specificato tale). L indirizzo dev essere completo degli elementi necessari e sufficienti a garantirne il corretto recapito. d.1) Documento da inviarsi a più destinatari in ingente numero Il caso si presenta, ad esempio, per richieste di offerte in relazione ad appalti; comunicazioni in merito a sanzioni amministrative, tasse e tributi regionali; comunicazioni in merito all erogazione di contributi e sovvenzioni; comunicazioni su scadenze di termini previsti, ecc. In tale eventualità potranno essere trasmessi ai singoli destinatari esemplari del documento sottoscritti in copia protocollati con le modalità sotto esposte (vedi punto 4). Nel fascicolo del procedimento relativo andrà conservato un esemplare del documento con sottoscrizione autografa originale cui andrà unita, anch essa sottoscritta dal firmatario del documento, la lista completa dei destinatari. e) Sottoscrizione autografa in originale (salvi i casi particolari.vedi supra e infra) del responsabile dell atto f) Qualifica rivestita dal sottoscrittore g) Unità Operativa proponente il documento con riferimenti telefonici e di posta elettronica h) Nominativo del responsabile dell'unità Operativa i) Nominativo, riferimenti telefonici e di posta elettronica dell'autore del documento (estensore concettuale del documento) l) Iniziali del redattore del documento (esecutore della digitazione del testo) se diverso dall'autore m) Il numero di eventuali allegati presenti n) L indice di classificazione ricavato dal titolario di classificazione La redazione e modifica del titolario spettano al Servizio PAG, su conforme parere espresso dai responsabili delle strutture. Il software propone il quadro di classificazione specifico della Struttura composto di indici comuni a tutta l AOO - Giunta Regionale e di indici specifici che descrivono i procedimenti svolti da ciascuna. Struttura. Ogni indice è comprensivo della descrizione degli atti ad esso riconducibili. 9

16 o) Modalità di trasmissione Da specificarsi sulla prima pagina del documento. Se non compare la specificazione, la trasmissione del documento dovrà intendersi tramite posta ordinaria. Qualora sia specificata la modalità fax sostitutivo dovrà essere specificato il numero di fax del destinatario. o.1) Trasmissione di documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari L eventuale presenza di dati sensibili o giudiziari (cfr. precedente punto c.1) Oggetto e dati personali ) relativi a persone individuabili nel testo, va segnalata a cura dell autore apponendo sul documento l avvertenza dati sensibili e/o giudiziari. Il documento andrà, dunque, trasmesso eslcusivamente in busta chiusa recante la dicitura Riservata D.Lgs 196/2003 Codice Privacy. La protocollazione dei documenti in partenza è effettuata presso la Struttura UOU mittente Documenti in arrivo I documenti sono in arrivo quando provengono da soggetti non appartenenti alla AOO. La protocollazione dei documenti in arrivo è di norma effettuata presso la Struttura UOU cui i documenti vengono recapitati, con esclusione dei casi che verranno delineati in seguito (cfr. punto 5. - Flusso documentale in arrivo). 3.3 Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti inviati da una Struttura (mittente) dell AOO ad un altra Struttura (destinataria) dell AOO, e i documenti inviati da un Servizio o Ufficio (mittenti) di una Struttura ad un altro Servizio o Ufficio (destinatari) della medesima Struttura. La registrazione dei documenti interni è effettuata: presso la UOU mittente, nel caso di documenti scambiati tra due Strutture; presso la Struttura all interno della quale avviene la corrispondenza, nel caso di documenti scambiati tra Servizi o Uffici della stessa. 10

17 4 Flusso documentale in partenza In tale sezione sono disciplinate le procedure relative al trattamento dei documenti in partenza dalla protocollazione alla consegna al vettore postale per il recapito a destinazione. 4.1 Protocollazione e predisposizione per il recapito La Struttura UOU produttrice dei documenti in partenza li protocolla e ne cura la loro predisposizione per il recapito Registrazione di protocollo in partenza I documenti in partenza vengono protocollati riportando sul registro i seguenti elementi minimi: La Struttura produttrice del documento Sarà proposta in automatico dal sistema e coincide con la Struttura UOU per la quale l operatore risulti abilitato. Essa deve essere indicata come mittente. L oggetto del documento Dovrà essere riportato integralmente come espresso sul documento. Il destinatario singolo o multiplo Ogni destinatario, registrato con l apposita funzione, potrà essere per competenza, per conoscenza o per tramite (opzioni da selezionarsi nell apposito campo del record di protocollo). I dati vanno inseriti sulla base di quanto attestato sul documento e seguendo le indicazioni dell allegato Criteri per la tenuta e l aggiornamento dell indirizzario di protocollo. Una volta completata la protocollazione, a quel record saranno permanentemente associati i dati del destinatario come inseriti in fase di registrazione. Se fra i destinatari di un documento in partenza sono ricomprese anche altre Strutture dell AOO, queste vanno registrate attraverso la funzione di collegamento alla lista delle Strutture Regionali. Dalle Strutture destinatarie, il documento sarà, dunque, trattato come documento interno (vedi infra, punto Struttura destinataria ). L indice di classificazione desunto dal titolario della Struttura mittente Il numero di eventuali allegati presenti Da specificare nell apposito campo del record di protocollo. E possibile una descrizione sommaria degli allegati (es.: tavole, volumi, elaborati, ecc.) Altri dati da ritenersi opportuni sono: L'Unità Operativa proponente il documento Da selezionarsi, tra i Servizi ed Uffici interni alla Struttura, attraverso il collegamento alla lista delle Strutture Regionali. La modalità di trasmissione del documento Da specificarsi selezionando l opzione desiderata dall apposita funzione del sistema. 11

18 4.1.2 Casistica particolare relativa alla registrazione dei dati Oggetto con dati personali Fermo restando quanto disposto al precedente punto 3.1.c Oggetto, se all interno dell oggetto compaiono riferimenti nominatavi a soggetti privati, questi vanno omessi. Se, per esigenze legate all espletamento del procedimento relativo, l oggetto contenga dati afferenti alla sfera personale di soggetti individuabili tra i destinatari, quali dati sensibili o dati giudiziari (cfr. precedente punto 3.1.c.1 Oggetto con dati personali), in fase di protocollazione, l addetto ometterà di riportare l oggetto nella sua integrità, limitandosi alla registrazione della dicitura Oggetto con dati riservati - D.Lgs.196/2003 Codice privacy Destinatari esterni multipli in numero ingente Se si presenta il caso previsto al precedente punto 3.1.d.1) Documento da inviarsi a più destinatari in ingente numero, l addetto alla protocollazione inserirà come destinatario esterno la dicitura Destinatari esterni vari vedi allegato e attiverà la funzione che permette di allegare al record di registrazione il file in formato testo della lista di destinatari del documento fornita dall autore. Qualora, tra i destinatari del documento figurassero altre Strutture dell AOO, queste andranno comunque registrate attraverso la funzione di collegamento alla lista delle Strutture Regionali Registrazione di dati in merito al contenuto del documento In fase di protocollazione possono essere inseriti anche altri dati relativi al documento, quali eventuali termini di scadenza o i riferimenti ad altre registrazioni collegate Segnatura di protocollo Terminata la registrazione, il numero e la data di protocollo dovranno essere registrati immediatamente sullo spazio riservato allo scopo in tutti gli esemplari del documento. Numero di protocollo / Codice Struttura Al numero di protocollo, da annotarsi come appare in sede di registrazione sul registro informatico, dovrà aggiungersi, separato da una barra, il Codice identificativo della Struttura responsabile della protocollazione secondo i seguenti esempi: Nome Struttura Codice completo Codice Segnatura SEGRETERIA REGIONALE AFFARI GENERALI SEGRETERIA PARTICOLARE VICE PRESIDENTE DIREZIONE AFFARI GENERALI UNITA' PERIFERICA GENIO CIVILE DI VENEZIA UNITA' PERIFERICA SERVIZIO FORESTALE REGIONALE TREVISO E VENEZIA ISPETTORATO DI PORTO DI VENEZIA

19 Nome Struttura Codice completo Codice Segnatura UFFICIO RELAZIONE CON IL PUBBLICO (U.R.P) VENEZIA Data di protocollo La data di protocollo dovrà essere riportata mediante timbro datario nella seguente forma: 02 GEN 2004 Il numero e la data di protocollo dovranno contestualmente essere apposti anche sul fronte degli eventuali allegati al documento registrato Confezionamento e predisposizione per la trasmissione I documenti, una volta protocollati devono essere inseriti nelle buste sulle quali dovrà leggersi il destinatario, completo dei dati come indicati sul documento contenuto. Sulla busta devono essere, inoltre, riportati il timbro della Struttura produttrice, data e numero di protocollo del documento contenuto, oltre alle eventuali indicazioni inerenti la sua riservatezza (cfr. supra Punto 3.1.c). Si individuano, di seguito, alcune delle modalità particolari di più frequente uso Raccomandate e assicurate L indicazione della spedizione del documento con raccomandata e gli eventuali servizi aggiuntivi da richiedere (avviso di ricevimento, ecc.) devono apparire sulla prima pagina di tutti gli esemplari prodotti per la protocollazione e sull involucro del documento. Devono, inoltre, essere compilate, a cura della Struttura: le parti relative al mittente e al destinatario delle eventuali ricevute di ritorno, che riporteranno anche numero e data di protocollo del documento recapitato; la distinta delle raccomandate o delle assicurate, attivando l apposita funzione del registro di protocollo. La stampa di tale distinta verrà unita al gruppo di plichi corrispondenti, per le relative operazioni di pesatura e affrancatura e per la consegna alle Poste. a) Caso particolare: Notificazione degli atti a mezzo delle Poste Se ricorre la necessità di notificazione di atto protocollato a mezzo delle Poste ai sensi della Legge 20 novembre 1982, n.890, art. 12, la Struttura dovrà predisporre il plico e l allegato avviso di ricevimento utilizzando le speciali buste e moduli di colore verde, conformi al modello prestabilito dall Amministrazione Postale, sulle quali andranno segnati, unitamente ai dati previsti dal caso, anche numero e data di protocollo dell atto notificato. Sulle buste non debbono porsi segni o indicazioni dai quali possa desumersi il contenuto dell atto. Le buste ed il relativo avviso di ricevimento dovranno riportare come mittente/destinatario la Struttura competente preceduta dalla dicitura Regione del Veneto Giunta Regionale. 13

20 Fax sostitutivi Un documento protocollato trasmesso via fax ad un destinatario non sarà trasmesso allo stesso con altre modalità. L indicazione della spedizione del documento con modalità di fax dovrà essere riportata su tutti gli esemplari prodotti per la protocollazione. Il documento trasmesso dovrà essere preceduto da un foglio di accompagnamento riportante, in intestazione, almeno l indicazione dell AOO Giunta Regionale del Veneto, la Struttura titolare del numero di fax di partenza, completa di indirizzo e recapito telefonico di riferimento. Il foglio di accompagnamento dovrà essere predisposto a cura del personale che cura la trasmissione e completato almeno con la segnatura di protocollo e l indicazione del destinatario come desunti dal documento. L accompagnatoria dovrà, infine, riportare la sigla dell addetto alla trasmissione e il numero di fogli complessivamente trasmessi. Il foglio di accompagnamento e il report di trasmissione saranno successivamente allegati all esemplare del documento destinato alla conservazione nel fascicolo. Nel caso di documento con destinatari multipli, foglio di acompagnamento e relativo report di trasmissione dovranno essere prodotti per ognuno dei destinatari Telegrammi L autore del documento può disporne la spedizione esclusivamente con modalità di telegramma. Tale indicazione dovrà essere riportata su tutti gli esemplari prodotti per la protocollazione. In tal caso, l addetto all invio del telegramma avrà cura di aggiungere al testo del documento i dati della segnatura di protocollo. La ricevuta del telegramma pervenuta attraverso le Poste sarà allegata all esemplare del documento trasmesso destinato alla conservazione nel fascicolo. 4.2 Consegna alle Poste e recapito I documenti possono essere trasmessi alle Poste solo dopo che siano state eseguite le operazioni di affrancatura, a cura degli addetti del Servizio PAG. A tale proposito, ai fini di programmare le operazioni di affrancatura e di trasporto, nonché le relative maggiori spese, le Strutture Centrali dovranno segnalare con congruo anticipo al Servizio PAG la necessità di spedizione di particolari quantitativi di corrispondenza che eccedano il normale flusso di invii o che rivestano motivato carattere di urgenza, comunicando il numero presunto di buste, loro peso e formato, tipologia di affrancatura richiesta Spedizione tramite corrieri privati In casi eccezionali motivati da particolari necessità di urgenza di consegna di documenti con determinate scadenze, le Strutture possono richiedere la spedizione di plichi a mezzo di corriere privato. La richiesta indirizzata al Servizio PAG dovrà indicare contenuto, dimensioni, e peso dei plichi, oltre alle loro destinazioni, data e ora entro cui devono essere consegnati Consegna di raccomandate e assicurate In presenza di posta raccomandata in partenza dalle Strutture Centrali, gli addetti del Servizio PAG provvederanno a completare la distinta di cui al precedente 14

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