GFI FAXmaker for Exchange/SMTP 12. Manuale utente. GFI Software Ltd.

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1 GFI FAXmaker for Exchange/SMTP 12 Manuale utente GFI Software Ltd.

2 Questo manuale è stato prodotto da GFI SOFTWARE Ltd. GFI SOFTWARE Ltd. Le informazioni contenute nel presente documento sono soggette a modifica senza preavviso. Le società, i nomi e i dati utilizzati negli esempi sono fittizi salvo diversamente indicato. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o trasmessa in alcuna forma, elettronica o meccanica, per qualsiasi scopo, senza esplicita autorizzazione scritta di GFI SOFTWARE Ltd. FAXmaker è copyright di GFI SOFTWARE Ltd GFI SOFTWARE Ltd. Tutti i diritti riservati. FAXmaker è un marchio registrato e GFI SOFTWARE e il logo GFI SOFTWARE sono marchi registrati di GFI SOFTWARE Ltd. in Europa, negli Stati Uniti e in altri paesi. Versione 3.03 Ultimo aggiornamento 23 febbraio 2005

3 Indice Invio e ricezione di fax 3 Introduzione alla trasmissione di fax...3 Indicazione dell indirizzo Inviare un fax...3 Rinviare un fax...7 Anteprima di un fax...8 Ricevere un fax...8 Invio e ricezione di SMS 9 Introduzione al gateway SMS...9 Invio di un SMS mediante il modulo SMS di FAXmaker...9 Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook 13 Introduzione...13 Inviare un fax con il modulo per Messaggi di Microsoft Outlook...13 Inviare fax con il comando Invia...15 Inviare un SMS da Microsoft Outlook...15 Rinviare un fax...16 Anteprima di un fax...17 Invio e ricezione di fax ed SMS da client di posta elettronica 19 Introduzione...19 Inviare un fax...19 Opzioni FAX in caso di utilizzo della propria applicazione di posta elettronica...19 Inviare un SMS...21 Strumenti di FAXmaker: Visualizzatore fax e rubrica 23 Il visualizzatore di FAXmaker...23 Annotazione del fax...24 La rubrica di FAXmaker...26 Gestione di singoli destinatari...27 Gestione di Gruppi...28 Gestione delle rubriche...30 FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax i

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5 Invio e ricezione di fax Introduzione alla trasmissione di fax È possibile inviare fax nei seguenti modi: 1. Creando o aprendo un documento in qualsiasi applicazione Windows e stamparlo sulla Stampante di FAXmaker. Il documento è convertito in fax, allegato al modulo per Messaggi fax di FAXmaker o al modulo Nuovo messaggio di Outlook. 2. Avviando il modulo per Messaggi fax di FAXmaker dal gruppo di programmi FAXmaker e inviando il fax direttamente da lì. 3. Aprendo Microsoft Outlook, creando un nuovo messaggio, immettendo il testo da inviare, aggiungendo gli eventuali allegati e spedendo il fax direttamente da Microsoft Outlook. 4. Da qualsiasi applicazione Microsoft Office, utilizzando il comando Invia a, dal menu File. In questo modo si allega il documento creato ad un nuovo messaggio di posta Microsoft Outlook. Il software client di FAXmaker è costituito da un driver di stampante fax, da un visualizzatore e dal modulo per Messaggi fax di FAXmaker. Quest ultimo supporta la rubrica di Outlook, benché contenga la propria rubrica per gli utenti che non dispongono di Microsoft Outlook. Indicazione dell indirizzo Inviare un fax Schermata 1 Indicazione dell indirizzo La prima volt ache si avvia il modulo per Messaggi fax di FAXmaker, viene richiesto il proprio indirizzo . Verrà utilizzato per inviare rapporti di recapito. Per inviare un fax da qualsiasi applicazione Windows, procedere come segue: 1. Creare un nuovo documento Windows o aprirne uno esistente. FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax 3

6 Schermata 2 Driver di stampante FAXmaker selezionato 2. Stampare il documento sulla stampante GFI FAXmaker. Per esempio, in Microsoft Word, selezionare Stampa dal menu File. Nella finestra di dialogo del comando Stampa, fare clic sul menu a discesa Stampante > Nome e selezionare FAXmaker. Fare clic su OK. Se si è selezionato che il modulo Nuovo messaggio di Outlook debba apparire dopo aver stampato sul driver di stampante di FAXmaker, passare al capitolo Inviare un fax tramite il modulo per Messaggi di Microsoft Outlook per le fasi restanti. Schermata 3 - Il modulo per Messaggi Fax di GFI FAXmaker 3. Viene visualizzato un modulo per Messaggi fax di GFI FAXmaker con il documento allegato come file di fax. Se si desidera che il documento sia preceduto da una copertina, immettere il testo della copertina nel modulo. È anche possibile allegare documenti Office, 4 Invio e ricezione di fax FAXmaker for Exchange Manual

7 utilizzando la funzione di inserisci allegato dal menu (oppure CTRL+T). Nota: Quando si allegano file diversi dai file fax di GFI FAXmaker, assicurarsi che tutti i caratteri e gli oggetti inclusi nel documento siano disponibili anche sul server. 4. Specificare ora il destinatario o i destinatari del fax: Fare clic sul pulsante A... Viene visualizzata la rubrica di Outlook. Selezionare l elenco dei Contatti di Outlook e scegliere un destinatario. Assicurarsi che il destinatario abbia un numero di fax immesso nel campo (Fax uff.). In caso affermativo, il destinatario viene visualizzato nella rubrica di Outlook con il termine (Fax uff.) riportato dietro il suo nome. Fare clic su A-> per aggiungere il destinatario. Si possono aggiungere più destinatari. Fare clic su OK quando si è pronti. Se si sta inviando un fax a un destinatario sporadico e non si desidera aggiungerlo agli elenchi dei contatti, immettere il numero di fax direttamente nel campo A:. Schermata 4 - Selezione del destinatario del fax Se si utilizza la rubrica di FAXmaker Fare clic su A: per visualizzare la rubrica di FAXmaker. In questa finestra è possibile selezionare il destinatario del fax. Se si desidera aggiungere un nuovo contatto fax, fare clic su Aggiungi. In questo modo viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica record, in cui si può aggiungere il destinatario. Fare clic su OK dopo aver selezionato il destinatario. In questo modo il destinatario è aggiunto al fax. 5. Dopo aver immesso il destinatario, è possibile specificare le opzioni fax. La finestra di dialogo delle opzioni fax è disponibile dal menu Fax > Opzioni, dal pulsante Opzioni della barra degli strumenti o tramite la combinazione dei tasti CTRL+O. Sono disponibili le seguenti opzioni: FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax 5

8 Schermata 5 Opzioni di formato fax Opzioni di formato Risoluzione: seleziona la risoluzione con cui si desidera inviare il fax.* Invia copertina: selezionando questa opzione si aggiunge una copertina al fax. Nome copertina: se si desidera inviare una copertina diversa da quella predefinita, immettere il nome della copertina personalizzata desiderata (la copertina deve essere stata configurata sul server dall amministratore). Si noti che l elenco di copertine non elenca automaticamente le copertine disponibili sul server. 6 Invio e ricezione di fax FAXmaker for Exchange Manual

9 Rinviare un fax Opzioni di recapito fax Opzioni di recapito fax Priorità: l impostazione del livello di priorità su Alta o Normale influisce sul periodo di recapito soltanto se nella coda sono presenti numerosi fax. Questa opzione si può specificare direttamente dalla barra degli strumenti. Codice di addebito: il codice di addebito è utilizzato a fini contabili per ripartire il costo dei fax (facoltativo). Programmazione: se si desidera inviare il fax in un giorno o in un ora successivi, selezionare questa opzione e definire la data e l ora di trasmissione desiderate. 6. Specificare ora l oggetto del fax (questo consentirà di riconoscere il fax quando si riceve la notifica inerente lo stato del fax). 7. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia (Tasti: CTRL +S). FAXmaker invia quindi il documento per fax. Poco dopo si riceve un rapporto di trasmissione nella cartella della Posta in arrivo, contenente il risultato, positivo o negativo, della trasmissione, il numero di pagine inviate e l ora dell invio. Se l invio del fax non è riuscito, il rapporto descrive le cause dell esito negativo. Per inviare un fax direttamente da FAXmaker 1. Avviare il modulo per Messaggi fax di GFI FAXmaker dal gruppo di programmi client di GFI FAXmaker. 2. Procedere come descritto nella precedente sezione Per inviare un fax da qualsiasi applicazione Windows dalla fase 4 in poi. Il rinvio di fax è semplice: basta rispondere al rapporto di trasmissione riuscita o non riuscita inviato dal server FAXmaker. GFI FAXmaker conserva una copia del fax sul server in modo da poterlo rispedire immediatamente. Garantisce inoltre che l indirizzo Rispondi corrisponda al numero di fax del destinatario originario. In tal modo, basta semplicemente fare clic sul commando Rispondi per inviare di nuovo lo stesso fax allo stesso destinatario. Naturalmente, GFI FAXmaker non allega il rapporto di trasmissione al fax. Se necessario, è possibile modificare il numero di fax del destinatario nel campo A:. Tuttavia, non modificare il campo Oggetto perchè contiene un codice di identificazione per ritrovare il fax. GFI FAXmaker conserva sul server i fax il cui invio non è riuscito per un periodo di 2 settimane, e per 2 giorni quelli il cui invio è avvenuto. Inoltre, è possibile rinviare un fax in 2 modi: 1. Dall del rapporto di trasmissione, fare clic sul pulsante Rispondi e cancellare il rapporto di trasmissione. GFI FAXmaker imposta l indirizzo nel campo Rispondi sul numero di fax del destinatario originario. Il testo originario del fax è riportato nel corpo dell di risposta. Fare clic su Invia per rispedire il fax. 2. Se il fax originario aveva degli allegati, escluso il testo della copertina, bisogna utilizzare la funzione Inoltra del client di posta elettronica, poiché il comando Rispondi non allega i file di fax FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax 7

10 Anteprima di un fax originali. In questo caso, dall del rapporto di trasmissione, fare clic sul pulsante Inoltra. Quindi copiare e incollare il numero di fax dal campo Da del rapporto di trasmissione. Fare clic sul pulsante Invia per rinviare il fax. Nel caso di alcuni fax importanti, spesso si desidera vedere l aspetto del fax prima che venga inviato. In tal caso si può chiedere al server fax di inviare un anteprima: Ricevere un fax Schermata 6 Richiesta di anteprima 1. Nella barra degli strumenti del modulo Nuovo fax di FAXmaker, fare clic sul pulsante Richiedi anteprima, situato a destra del pulsante Invia. 2. Il server fax converte il fax e lo rinvia come allegato alla propria cartella di Posta in arrivo. L oggetto assume l aspetto del seguente codice [::send=pbc123ff]. 3. Se si vuole effettivamente inviare il fax, premere il tasto Rispondi e fare clic su Invia. Il fax viene immediatamente inviato dal server. Un fax inviato per l anteprima, deve essere trasmesso al destinatario entro 1 giorno, altrimenti viene eliminato. I fax in entrata sono ricevuti nella cartella Posta in arrivo di Microsoft Outlook. Il messaggio riporterà l espressione Fax ricevuti. Per visualizzare il fax, fare doppio clic sul messaggio. Il messaggio viene aperto con i dettagli del fax. Fare quindi doppio clic sull allegato fax per visualizzare il fax. Schermata 7 - Outlook con un nuovo messaggio fax. Il messaggio di posta mostra il rapporto fax e la cartella posta in arrivo riporta l ID fax del mittente 8 Invio e ricezione di fax FAXmaker for Exchange Manual

11 Invio e ricezione di SMS Introduzione al gateway SMS FAXmaker è munito di un gateway " verso SMS", che consente agli utenti di inviare messaggi SMS. L uso degli SMS è molto popolare ed è in continuo aumento anche a fini aziendali. Cos è l SMS? Il servizio di brevi messaggi di testo (Short Message Service), noto anche come invio messaggi di testo, consiste nella possibilità di inviare e ricevere messaggi di testo tra telefoni cellulari. Il testo può comprendere parole, numeri o combinazioni alfanumeriche. Gli SMS sono stati creati come parte della norma Fase 1 del servizio GSM. Si pensa che il primo messaggio sia stato inviato nel dicembre 1992 nel Regno Unito da un Personal Computer (PC) ad un telefono cellulare della rete GSM Vodafone. Ogni SMS ha una lunghezza massima di 160 caratteri se viene usato l alfabeto Latino, e di 70 caratteri con alfabeti non-latini, come quelli arabo o cinese. Perchè usare un gateway SMS? I messaggi SMS possono essere inviati da un qualsiasi cellulare GSM, così come via Internet, per il tramite di numerosi provider di questo servizio. Tuttavia, avvalersi di un gateway SMS a livello centrale aziendale offre numerosi vantaggi: L invio di messaggi da Outlook è molto più veloce che con un telefono cellulare. L invio di messaggi dal proprio computer permette di utilizzare l elenco Contatti di Outlook. L invio di messaggi da un computer consente di conservare una copia dei messaggi SMS inviati. Un provider SMS basato sul web equivale a costi amministrativi supplementari e implica che gli utenti debbano accedere al servizio con il proprio account utente. Operazioni supplementari per l'utente e per l'amministratore. Se non si dispone di un gestore di telefonia mobile, l'utente dovrà pagare gli SMS inviati privatamente. Invio di un SMS mediante il modulo SMS di FAXmaker Per inviare un SMS, utilizzare il modulo per Messaggi SMS di FAXmaker. Questo modulo consente di selezionare il destinatario dell SMS dall elenco dei Contatti di Outlook. A tale proposito ci si deve assicurare che il campo del numero di cellulare dei destinatari sia stato compilato. FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di SMS 9

12 Schermata 8 Il modulo per messaggi SMS 1. Avviare il modulo per Messaggi SMS di GFI FAXmaker dal gruppo di programmi client di GFI FAXmaker. Schermata 9 - Immissione di un numero di cellulare di un contatto 2. E possible specificare il destinatario in 2 modi: digitando il numero nel campo A: o selezionando un destinatario dalla rubrica di Outlook. In questo caso ci si deve assicurare che il destinatario abbia il numero di cellulare inserito nel rispettivo campo, prima di fare clic sul pulsante A:. Per inserire un numero di cellulare in un contatto, selezionare l elenco dei contatti (nodo Contatti) e fare doppio clic sul destinatario. Inserire il numero del cellulare GSM nel rispettivo campo (appena sotto il campo Fax Uff. ). Fare clic su Salva e chiudi per salvare il numero di cellulare inserito. Nota: se si sta utilizzando un servizio SMS su Internet, assicurarsi di aver inserito il numero di cellulare nel formato internazionale, cioè aggiungere il prefisso nazionale prima del numero. Per esempio A questo punto si può selezionare il destinatario facendo clic sul pulsante A Viene visualizzato l elenco dei Contatti di Outlook. Selezionare il destinatario (l indirizzo viene scritto dopo il 10 Invio e ricezione di SMS FAXmaker for Exchange Manual

13 contatto, ma il modulo SMS recupera ugualmente il numero del cellulare). Si possono aggiungere più destinatari. Fare clic su OK quando si è finito. Nota: il contatto non viene visualizzato se non si è inserito l indirizzo OPPURE un numero di fax. Pertanto, bisogna inserire o un indirizzo o un numero di fax per ogni contatto. 4. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia (Tasti: CTRL +S). FAXmaker invierà l SMS. Immediatamente dopo, nella cartella della Posta in arrivo si riceve un rapporto di trasmissione, contenente informazioni relative alla riuscita o meno dell invio dell SMS. FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di SMS 11

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15 Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook Introduzione Se l azienda dispone di Exchange Server 2000 o 2003, è possibile inviare e ricevere fax direttamente con Microsoft Outlook, grazie ai metodi descritti nel presente capitolo. Se invece l azienda non dispone di Exchange Server 2000 o 2003, è ancora possibile inviare e ricevere fax direttamente da Microsoft Outlook, ma bisogna utilizzare il metodo descritto nel paragrafo Inviare e ricevere fax ed sms dai client di posta elettronica. Fare riferminot al presente capitolo anche se si desidera inviare e ricevere fax con Microsoft Outlook Express tramite Exchange Server 2000/2003. Inviare un fax con il modulo per Messaggi di Microsoft Outlook 1. Stampare sul driver di stampante FAXmaker (l amministratore deve aver configurato il modulo Nuovo messaggio di Outlook in modo che venga visualizzato automaticamente dopo aver stampato sul driver di stampante FAXmaker) oppure creare un nuovo messaggio di posta su Outlook. 2. Se si è stampato sul driver di stampante FAXmaker, il documento viene allegato al modulo Nuovo messaggio. Il testo immesso nel messaggio viene formattato sulla copertina aziendale predefinita. Si possono allegare anche documenti Office e file HTML o PDF. Lo stesso messaggio può essere formattato con HTML. Se si desidera allegare un file contenente un oggetto o che si avvale di caratteri assenti nell installazione standard, stampare il documento a livello locale anziché allegarlo, poiché il server fax non ha accesso a tali caratteri o oggetti incorporati. FAXmaker for Exchange Manual Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook 13

16 Schermata 10 - Finestra di dialogo Invia messaggio di Outlook con documento Microsoft Word allegato. 3. Specificare ora il destinatario o i destinatari del fax: Fare clic sul pulsante A... nel modulo Nuovo messaggio di Outlook. Viene visualizzata la rubrica di Outlook. Selezionare l elenco dei Contatti di Outlook e scegliere un destinatario. Assicurarsi che il destinatario abbia un numero di fax immesso nel campo (Fax uff.). In caso affermativo, il destinatario viene visualizzato nella rubrica di Outlook con il termine (Fax uff.) riportato dietro il suo nome. Fare clic su A-> per aggiungere il destinatario. Si possono aggiungere più destinatari. Fare clic su OK quando si è pronti. Schermata 11 - Selezione del destinatario del fax Consiglio: come creare un indirizzo sporadico con l indirizzamento SMTP Se si sta inviando un fax a un destinatario sporadico e non si desidera aggiungerlo agli elenchi dei contatti, immettere il numero di fax direttamente nel campo A: col seguente formato: [fax:<number>] ([fax:<numero>]), ad esempio [fax: ]. 4. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia. FAXmaker invia quindi il documento per fax. Poco dopo si riceve un rapporto di trasmissione nella cartella della Posta in arrivo, contenente il risultato, positivo o negativo, della trasmissione, il numero di pagine inviate e 14 Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook FAXmaker for Exchange Manual

17 l ora dell invio. Se l invio del fax non è riuscito, il rapporto descrive le cause dell esito negativo. Nota relativa al campo Società/Azienda delle copertine Se si desidera far apparire il nome azienda dei destinatari sulla copertina, bisogna utilizzare il modulo per Messaggi fax di FAXmaker OPPURE selezionare un destinatario da un elenco di contatti pubblico cui il server fax FAXmaker abbia accesso. Questo perché Microsoft Outlook non include il nome azienda del destinatario nel messaggio . Per ulteriori informazioni, si prega di rivolgersi all amministratore di rete. Inviare fax con il comando Invia Le applicazioni Microsoft Office comprendono un comando Invia a che consente di inviare un documento via . È possibile utilizzare questo stesso comando per inviare un documento via fax. Per farlo, procedere come segue: 1. Creare il documento e selezionare il comando Invia a > Destinatario posta elettronica (come allegato) dal menu File. 2. Outlook attiva una finestra di dialogo Nuovo messaggio con il documento in allegato. Ora procedere come descritto nelle fasi dalla 2 in poi del capitolo precedente Inviare un fax con il modulo per Messaggi di Microsoft Outlook. La procedura è identica. Inviare un SMS da Microsoft Outlook Si può inviare un SMS direttamente da Microsoft Outlook utilizzando il formato di indirizzamento Una tantum (One-off). Non è possibile selezionare il destinatario dall elenco dei Contatti di Outlook. Per questa opzione è necessario utilizzare il modulo per Messaggi SMS di FAXmaker. Per inviare un SMS da Microsoft Outlook, procedere come segue: 1. Avviare Outlook, creare un nuovo messaggio di posta e inserire il testo dell SMS. Un messaggio SMS può contenere al massimo 160 caratteri; se il testo è più lungo, questo verrà scomposto in più messaggi. Nota: rimuovere la propria firma ! In caso contrario la firma verrà inclusa nel messaggio SMS! 2. A questo punto, inserire il destinatario dell SMS nel campo A: utilizzando il formato [sms: <number>] ([sms:<numero>]), ad esempio, [sms: ] FAXmaker for Exchange Manual Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook 15

18 Rinviare un fax Schermata 12 Rapporto di trasmissione relativo a un SMS 3. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia. FAXmaker invierà l SMS. Poco dopo si riceve un rapporto relativo alla riuscita o meno dell invio dell SMS. Il rinvio di fax è semplice: basta rispondere al rapporto di trasmissione riuscita o non riuscita inviato dal server FAXmaker. GFI FAXmaker conserva una copia del fax sul server in modo da poterlo rispedire immediatamente. Garantisce inoltre che l indirizzo Rispondi corrisponda al numero di fax del destinatario originario. In tal modo, basta semplicemente fare clic sul commando Rispondi per inviare di nuovo lo stesso fax allo stesso destinatario. Naturalmente, GFI FAXmaker non allega il rapporto di trasmissione al fax. Se necessario, è possibile modificare il numero di fax del destinatario nel campo A:. Tuttavia, non modificare il campo Oggetto perchè contiene un codice di identificazione per ritrovare il fax. GFI FAXmaker conserva sul server i fax il cui invio non è riuscito per un periodo di 2 settimane, e per 2 giorni quelli il cui invio è avvenuto. Inoltre, è possibile rinviare un fax in 2 modi: 1. Dall del rapporto di trasmissione, fare clic sul pulsante Rispondi e cancellare il rapporto di trasmissione. GFI FAXmaker imposta l indirizzo nel campo Rispondi sul numero di fax del destinatario originario. Il testo originario del fax è riportato nel corpo dell di risposta. Fare clic su Invia per rispedire il fax. 2. Se il fax originario aveva degli allegati, escluso il testo della copertina, bisogna utilizzare la funzione Inoltra del client di posta elettronica, poiché il comando Rispondi non allega i file di fax originari. In questo caso, dall del rapporto di trasmissione, fare clic sul pulsante Inoltra. Quindi copiare e incollare il numero di fax dal campo Da del rapporto di trasmissione. Fare clic sul pulsante Invia per rinviare il fax. 16 Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook FAXmaker for Exchange Manual

19 Anteprima di un fax Nel caso di alcuni fax importanti, spesso si desidera vedere l aspetto del fax prima che venga inviato. In tal caso si può chiedere al server fax di inviare un anteprima: 1. Nell oggetto, includere la seguente istruzione (tag): [::preview] ([::anteprima]) 2. il server fax trova questa tag nell Oggetto, converte il fax e lo rispedisce sottoforma di allegato. L oggetto assume l aspetto del seguente codice [::send=pbc123ff]. 3. Se si vuole effettivamente inviare il fax, premere il tasto Rispondi e fare clic su Invia. Il fax viene immediatamente inviato dal server. Un fax inviato per l anteprima, deve essere trasmesso al destinatario entro 1 giorno, altrimenti viene eliminato. FAXmaker for Exchange Manual Invio di fax ed sms con Microsoft Outlook 17

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21 Invio e ricezione di fax ed SMS da client di posta elettronica Introduzione Inviare un fax Se l azienda non dispone di Exchange Server 2000 o 2003 ovvero se non ci si avvale di Microsoft Outlook, è possibile inviare e ricevere fax ed SMS utilizzando il metodo descritto nel presente capitolo. Per inviare un fax dal proprio client di posta elettronica, procedere come segue: 1. Lanciare il modulo Nuovo messaggio dal client . Digitare il messaggio fax. Se non si inserisce alcun messaggio, non viene inviata nessuna copertina. Se si immette un oggetto, questo viene visualizzato nel campo <Oggetto> della copertina. È possibile inoltre allegare eventuali documenti Microsoft Office, PDF o HTML. 2. Specificare il destinatario del fax:. immettere il numero di fax nel campo A: col seguente formato: ad esempio, Questo metodo d indirizzamento richiede che il server di posta sia stato configurato per inoltrare al server fax FAXmaker tutta la posta inviata al dominio faxmaker.com La relativa procedura è stata descritta per Lotus Notes e per Microsoft Exchange Server 5.5 ed è simile per tutti gli altri server di posta. 3. È possibile allegare file al messaggio grazie alla funzione Inserisci file. 4. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia. FAXmaker invia il fax e ne notifica lo stato, inviando un rapporto di trasmissione via . Opzioni FAX in caso di utilizzo della propria applicazione di posta elettronica Se si desidera, è possiible inviare un fax avvalendosi di opzioni fax diverse da quelle predefinite impostate dall amministratore o dallo stesso utente, tramite le opzioni fax descritte in questo paragrafo. Le opzioni fax devono essere digitate all inizio del corpo del messaggio e devono essere precedute da una coppia di due punti (::). Si noti che i destinatari del fax non possono vedere queste specifiche nel testo ricevuto. È possibile utilizzare le seguenti opzioni: Per specificare una copertina ::C=cover page name (::C=nome copertina) FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax ed SMS da client di posta elettronica 19

22 Ad esempio, ::C=cover1 (::C=copertina1) Nome copertina sta a indicare il nome della specifica copertina. Se non si desidera inviare una copertina, ma questa è aggiunta per impostazione predefinita, è possibile ignorare temporaneamente questa opzione specificando nessuna invece del nome di una copertina. In questo modo FAXmaker non aggiunge una copertina. Va ricordato che la pagina di copertina deve essere prima di tutto memorizzata e configurata sul server. Per specificare una risoluzione alta o bassa ::'H' oppure 'N' Ad esempio, ::H H indica alta risoluzione (200 * 200 dpi) ed N indica risoluzione normale (200 * 100 dpi). Per specificare una copertina iniziale ::F=cover page name (::F=nome copertina) Ad esempio, ::F=cover2 (::F=copertina2) Per programmare la trasmissione di un fax ::nn:mm Ad esempio, ::23:15 nn equivale a ore e mm equivale a minuti. Se si desidera inviare un fax ad una data o ad un ora stabilite, si può utilizzare questa opzione. Per specificare un codice di addebito ::B=nnnn Ad esempio, ::B=5 nnn può essere sostituito da qualsiasi numero. Tale numero viene aggiunto nell archivio storico e può quindi essere utilizzato per la ripartizione dei costi. Per specificare la priorità ::p=low/high/l/h or priority= low/high/l/h (::p=bassa/alta/l/h oppure priorità=bassa/alta/l/h) Ad esempio, ::p=low (::p=bassa) P indica la priorità. Si può inserire bassa (low), alta (high) oppure l o h. Questa opzione è utile quando si inviano molti fax mailing e si desidera inviare immediatamente un determinato fax. Opzioni multiple Quando si utilizzano più opzioni in un messaggio, è necessario digitarle sullo stesso rigo, separate da una virgola. Ad esempio, :: c=cover1, 23:15, B=5 (c=copertina1, 23:15,B=5) 20 Invio e ricezione di fax ed SMS da client di posta elettronica FAXmaker for Exchange Manual

23 Inviare un SMS Per inviare un SMS dal client di posta elettronica, procedere come segue: 1. Creare un nuovo messaggio di posta e inserire il testo dell SMS. Un messaggio SMS può contenere al massimo 160 caratteri; se il testo è più lungo, questo verrà scomposto in più messaggi. Nota: rimuovere la propria firma ! In caso contrario la firma verrà inclusa nel messaggio SMS! 2. A questo punto, inserire il destinatario dell SMS nel campo A:, servendosi dell indirizzamento SMTP col seguente formato: ad esempio, Questo metodo d indirizzamento richiede che il server di posta sia stato configurato per inoltrare al server fax FAXmaker tutta le inviate al dominio smsmaker.com. La relativa procedura è stata descritta per Lotus Notes e per Microsoft Exchange Server 5.5 ed è simile per tutti gli altri server di posta. Schermata 13 Rapporto di trasmissione relativo a un SMS 3. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Invia. FAXmaker invierà l SMS. Poco dopo si riceve un rapporto relativo alla riuscita o meno dell invio dell SMS. FAXmaker for Exchange Manual Invio e ricezione di fax ed SMS da client di posta elettronica 21

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25 Strumenti di FAXmaker: Visualizzatore fax e rubrica Il visualizzatore di FAXmaker Nota: se l amministratore ha configurato i fax in modo che siano ricevuti in formato PDF, il visualizzatore fax è inutile per l utente finale. Tramite il visualizzatore di FAXmaker, è possibile visualizzare, stampare e salvare i file di fax. Il visualizzatore di FAXmaker può essere attivato facendo doppio clic sull allegato FAXmaker visualizzato nella finestra di dialogo dei fax in entrata o in uscita. Il visualizzatore fax di FAXmaker Dallo stesso Visualizzatore è possibile: a. Visualizzare in anteprima le pagine una per una, utilizzando il comando Successiva o Precedente dal menu Pagina. Quando il fax è costituito da una sola pagina, questa funzione risulta disattivata. b. Ridimensionare il documento sullo schermo selezionando Adatta alla larghezza o Adatta all altezza dal menu Zoom. c. Ingrandire o ridurre il documento, durante la visualizzazione dalle diverse angolazioni, scegliendo un valore di zoom appropriato dal menu Zoom. d. Invertire l immagine selezionando il comando Inverti dal menu Pagina. e. Ruotare l immagine se il fax è stato ricevuto al contrario. f. Stampare il documento sulla stampante locale, selezionando il comando Stampa dal menu File. FAXmaker for Exchange Manual Strumenti di FAXmaker: Visualizzatore fax e rubrica 23

26 Annotazione del fax g. Salvare il fax come allegato, selezionando la funzione Salva con nome nel visualizzatore di FAXmaker. h. Esportare il fax in diversi formati con la funzione Salva con nome. È possibile annotare i fax nel visualizzatore di GFI FAXmaker. Gli strumenti di annotazione sono disponibili nel menu Annotazione o nella barra degli strumenti di annotazione. Il visualizzatore comprende i seguenti strumenti di annotazione: Strumento di selezione dell annotazione Questo strumento viene utilizzato per selezionare una singola annotazione. Quando un annotazione è selezionata, viene visualizzata sullo schermo con un rettangolo circondato da otto maniglie, tramite le quali è possibile ridimensionare o spostare il rettangolo. Trascinare una maniglia per ridimensionare l annotazione; il trascinamento di una maniglia d angolo consente di modificare simultaneamente larghezza e altezza, mentre il trascinamento di una maniglia su un angolo modifica la larghezza o l altezza, ma non entrambe. Se le maniglie di un annotazione sono visualizzate, è possibile spostare l annotazione facendo clic e trascinando qualsiasi parte dell annotazione che non sia una maniglia. Quando si è selezionata un annotazione, è possibile modificarne lo stile con le barre degli strumenti di formattazione, stile della linea o colore. Ad esempio, se si seleziona un annotazione testuale, la barra degli strumenti di formattazione si modifica per visualizzare i campi: tipo di carattere, dimensione carattere ed effetti. Tramite questo strumento, è possibile selezionare più annotazioni. Tenendo premuto il tasto Control, fare clic su ogni annotazione che si desidera selezionare. È quindi possibile trascinare tutte le annotazioni selezionate contemporaneamente, facendo clic su una qualunque di loro e trascinandola in una nuova locazione. Si noti che non è possibile ridimensionare annotazioni, quando è selezionata più di un annotazione. L annotazione si può cancellare selezionandola e premendo quindi il tasto Canc sulla tastiera. Strumento di selezione dell area Questo strumento viene utilizzato per segnare un area dell immagine su cui intervenire in seguito. Fare clic e trascinare per creare un rettangolo di definizione dell area. Una volta che il rettangolo è stato tracciato, fare clic con il tasto destro del mouse per visualizzare un menu di azioni che è possibile eseguire nell area selezionata, quali l ingrandimento e la riduzione o la copia negli Appunti. Strumento promemoria Questo strumento viene utilizzato per aggiungere una nota di testo sul fax. Dalla barra degli strumenti di formattazione, è possibile selezionare tipo di carattere, dimensione del carattere ed effetti. 24 Strumenti di FAXmaker: Visualizzatore fax e rubrica FAXmaker for Exchange Manual

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