Manuale Utente. Gestione protocollo in uscita. 1 01/12/2014 Vincenzo Pellegrino 2 18/12/2014 Vincenzo Pellegrino

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1 Manuale Utente Gestione protocollo in uscita Rev. Data Descrizione Modifiche Emissione 1 01/12/2014 Vincenzo Pellegrino 2 18/12/2014 Vincenzo Pellegrino Pag. 1

2 1.0 Manuale utente 1.1 Descrizione generale La funzione di protocollo in partenza consente di registrare a sistema un documento e i suoi allegati il cui destinatario sia un soggetto esterno all area organizzativa omogenea (AOO). Il procedimento è realizzato mediante una sequenza guidata che assiste l'operatore in tutte le fasi necessarie al completamento della registrazione di protocollo e invio del documento digitale. Dopo aver effettuato la protocollazione del documento e acquisito sul sistema documentale le immagini dei documenti oggetto della spedizione, non è più possibile modificare tale registrazione. E consentito in caso di trasmissione di documenti digitali non andati a buon fine (es. notifica di un errore) cambiare il canale di trasmissione ( es. da Pec a o Fax) oppure cambiare l indirizzo (di Pec, ) del destinatario. Insieme alla funzione specifica di protocollo in partenza, sono state realizzate altre due funzioni: Rispedizione documento nel caso sia necessario recuperare una spedizione non andata a buon fine. Controllo Spedizioni è una nuova funzione che elenca tutte le spedizioni e lo stato del processo di spedizione. Pag. 2

3 1.2 Accesso alla funzione Per accedere al servizio si deve cliccare sulla voce Protocollo in partenza che si trova sul menu NNSI. Nel caso che non sia visibile l icona presente nel menu è necessario farsi abilitare alla funzione contattando il servizio di help desk. Il simbolo indicato in figura consente ritornare al menu principale. Figura 1.1 La home page proposta sono visibili, nella parte alta, dei menu a tendina, contraddistinti da colori diversi, mentre al centro saranno poste delle icone (pulsanti di scelta rapida) per accedere velocemente alle funzioni utilizzate più di frequente. Selezionare la voce Protocollo (in partenza) o, in alternativa, la voce corrispondente sul menu a tendina. Pag. 3

4 1.3 Funzione di protocollo in partenza La funzione propone tre sezioni: Dati minimi In questa sezione vengono richiesti i dati minimi di protocollo e, nel caso sia di area Legale, viene richiesto il numero e l anno dell'affare legale in cui sarà integrato il documento protocollato Destinatari Sono disponibili due sotto sezioni: la prima consente la scelta dei singoli destinatari, la seconda contiene la lista dei destinatari selezionati. Documenti La sezione consente di aggiungere documenti digitali alla spedizione. Figura 1.2 La funzione consente di protocollare un documento in uscita senza necessariamente acquisire allegati digitali (protocollo di un documento cartaceo con stampa di una etichetta da applicare). Le sezioni obbligatorie sono quindi Protocollo minimo e Destinatari. La figura sopra riporta una miniatura della finestra di protocollo ed evidenzia con i caratteri (*) campi che sono considerati obbligatori. L icona nel vari pannelli ricorda l esecuzione di ricercase l utente ha esigenza di eseguire più protocollazioni successive di documenti simili può barrare il check Ricorda. Pag. 4

5 1.4 Dati minimi di protocollo - (prima sezione) I dati riportati in questa maschera hanno il vincolo che una volta acquisiti a sistema non sono più modificabili, come prevede il DPR 445/2000 sul protocollo informatico. Tipo documento la selezione della scelta è tra un documento che afferisce all area legale o riguardante l area amministrativa. Area di competenza posizionandosi con il mouse e cliccando sulla freccetta dell apposito campo, si aprirà un menù a tendina che riporta i diversi servizi presenti in Avvocatura, tra i quali è possibile selezionare quello da associare al documento che si sta trattando. Risposta si distinguono due casi: Risposta a nota e Seguito nota Nel primo caso è necessario indicare il numero di protocollo del documento protocollato in arrivo, nel secondo caso in partenza. La funzione compila i campi con le informazioni recuperate (numero e anno affare legale, oggetto, parti avvocato) dalla registrazione di protocollo ingresso o uscita. Pag. 5

6 Figura 1.3 Oggetto il campo viene preimpostato nel caso si selezioni risposta a nota o segue nota e nel caso sia attivata la funzione ricorda Firmatario viene acquisito il nome del firmatario del documento. Affare legale I campi sono visibili solo nel caso il Tipo documento è di natura legale. Per poter ricercare un affare legale non è necessario definire il distretto di appartenenza. Questo dato è ricavato automaticamente dal sistema al momento dell'autenticazione dell'utente. L'anno di riferimento dell'affare legale. L'intervallo di valori ammessi va dal 1975 all'anno corrente. Il numero dell'affare legale. L'intervallo di valori ammessi va da 1 a Dopo aver inserito questi dati, cliccare sul pulsante per avviare la ricerca. Figura 1.4 Pag. 6

7 1.5 Destinatari - (seconda sezione) La definizione dei destinatari consente di creare l'elenco delle amministrazioni destinatarie della spedizione. Figura 1.5 L'elenco dei destinatari può essere composto attingendo da cinque unità diverse: Selezione di una o più delle amministrazioni comprese in un affare legale; Selezione di una amministrazione inclusa in un precedente protocollo; Recupero di un'amministrazione dalla rubrica generale. La ricerca per parola chiave può ricercare anche una stringa composta da una amministrazione e una località (es. Appello Perugia) Selezione di un gruppo di amministrazioni in precedenza raggruppate in un unica lista. Per creare una nuova lista è necessario scrivere all Help Desk indicando il nome della lista è gli indirizzi individuati ; Digitazione manuale di un destinatario e del tipo di spedizione; Pag. 7

8 La sezione una volta visualizzata viene proposta per default la selezione Da Rubrica Sono disponibili due tipi di visualizzazione dei risultati per una ricerca di una amministrazione: visualizzazione sintetica dove viene mostrata la descrizione completa dell'amministrazione visualizzazione estesa dove viene mostrata la descrizione completa dell'amministrazione, l'indirizzo e indirizzo di Pec vedi figura 1.6 è possibile ritornare alla visualizzazione sintetica cliccando sul link; Figura 1.6 Pag. 8

9 La selezione di una amministrazione avviene cliccando sul pulsante aggiungi, il sistema aggiungerà, se non già presente, questa amministrazione nell'elenco dei destinatari della lista sottostante. Figura 1.7 La funzione determina automaticamente il tipo d invio, privilegiando il canale Pec, nel caso ci si voglia avvalere di un canale diverso è possibile selezionarlo dalla lista tipo invio, facendo attenzione l indirizzo di trasmissione sia definito. In caso di non selezione per default il tipo invio viene impostato a mano. Pag. 9

10 Nel caso che alcuni informazioni non siano presenti o errate è possibile modificarle accedendo alla modalità di modifica, cliccando sull'icona. Ricordarsi di verificare il tipo invio e comunque alla fine delle variazioni per completare l operazione di modifica è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi. Figura 1.8 Pag. 10

11 1.5 Acquisizione allegati - (terza sezione) La sezione consente di individuare i file da spedire in formato digitale, si distinguono tre sotto sezioni: viene proposto un pulsante sfoglia per allegare file presenti sul proprio PC o da una risorsa condivisa. sono proposti dei campi (anno/numero/verso del protocollo) per individuare il documento nel sistema documentale dell Avvocatura, una volta identificato è possibile fare upload del file, cliccando in corrispondenza del file da allegare. è possibile selezionare da una lista di modelli richiesta rapporto o un modello lettera per allegare alla spedizione il modello selezionato è necessario cliccare sul pulsante Genera documento Figura 1.9 Pag. 11

12 Caricamento di un file sul sistema Si clicchi sul bottone Browse per scegliere il file dal disco fisso del PC da cui si esegue l'operazione: verrà aperto il pannello per la navigazione e la selezione del file riportato in figura: Si navighi all'interno del sistema operativo alla ricerca della directory che contiene il file e del file stesso e lo si selezioni. Alla chiusura della maschera la finestra principale mostrerà il seguente contenuto: Si clicchi sul pulsante Upload e si attenda l'esito dell'upload. E' possibile, a questo punto caricare altri documenti procedendo allo stesso modo come quello appena descritto. Il documento principale viene contraddistinto nella tabella dei documenti caricati tramite un pallino di colore arancione. A meno di altre azioni utente coinciderà sempre con il primo documento caricato. Per eliminare un documento dalla lista si clicchi il tastino : della tabellina dei documenti caricati. presente nella prima colonna Pag. 12

13 Il documento se coerente con la tipologia attesa e se coerente con le dimensioni attese verrà visualizzato, al termine del caricamento, nello spazio ove prima si aveva la dicitura Documenti caricati. La tipologia preferita è il formato PDF o PDF/A. NOTA BENE: Nonostante che il sistema permetta la cancellazione di un documento principale si consiglia sempre di selezionare prima un nuovo documento principale prima di eseguirne la cancellazione. Si verifichi, in ogni caso, prima della protocollazione di aver selezionato un documento principale. Figura 2.0 Per avviare la procedura di protocollazione è sufficiente cliccare sul pulsante Protocolla il sistema provvederà a protocollare per ognuno dei destinatari. A questo punto, il documento risulta protocollato e la sua immagine è inserita nel sistema documentale, consentendone il successivo reperimento e la visualizzazione da parte degli utenti abilitati. Pag. 13

14 1.6 Spedizione documento Un volta eseguita la funziona di protocollo sarà abilitato il pulsante che consente la spedizione. Nel pannello proposto è possibile individuare l indirizzo di posta elettronica o di pec da cui far partire le relative comunicazioni. La funzione collega automaticamente i canali di comunicazione, per cui nel caso che il tipo invio per un destinatario sia stato selezionato per esempio di Pec, l indirizzo da cui partirà la comunicazioni sarà necessariamente il canale Pec definito per singolo utente. Nel caso di tipo invio di natura digitale (Pec, ) è possibile compilare l oggetto della . Figura 2.1 La funzione consente inoltre di stampare sia il bar-code della segnatura di protocollo sia l etichetta dell indirizzo da incollare sulla busta nel caso per un destinatario si decida di inviare i documenti in cartaceo. La solita lentina consente di visualizzare o stampare i file allegati, nel caso di richiesta rapporto è possibile stampare il modello con le opportune indicazioni dei protocolli assegnati ad ogni singolo destinatario. Pag. 14

15 Nel caso si dimentichi di Spedire i documenti, l azione di spedizione può essere recuperata con analoga funzione presente sul menu NNSI Rispedizione documento La funzione si trova sotto la voce Affari legali, Documenti, In partenza. Figura 2.2 La funzione chiede anno e numero del protocollo oggetto di un nuovo invio, dopo aver verificato le informazioni di dettaglio è possibile procedere ad una nuova spedizione è anche possibile nel caso di precedente fallimento (notifica di errore presente ricevuta di Conferma) cambiare sia il tipo invio sia l indirizzo del destinatario. Figura 2.3 Pag. 15

16 1.7 Controllo Spedizioni La funzione elenca tutte le spedizioni effettuate da un singolo utente opportunamente autorizzato. Di default si vedono tutte quelle generate dall'utente non concluse ordinate per stato e per data in cima quelle fallite, subito dopo quelle ancora in coda di trasmissione o in attesa delle eventuali ricevute. Dopo aver selezionato il periodo di riferimento e l utente in basso sarà mostrato l elenco delle spedizioni. Figura 2.4 Figura 2.5 Pag. 16

17 Sono abilitate tre azioni: Consultazione dei file spediti e relative ricevute corso) Possibilità di annullare una spedizione ancora nello stato di non spedita (In Verifica dei contenuti spediti o modifica degli estremi di spedizione Figura 2.6 Viene prospettato un dettaglio della spedizione. Nel caso che ci si trovi con una spedizione con esito negativo, in basso sarà evidenziato in rosso il motivo del fallimento tra le azioni da intraprendere è disponibile ripetere l operazione di spedizione e se necessario cambiare il tipo invio e l indirizzo del destinatario. Pag. 17

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