Archiflow 8. guida utente WEB

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1 Archiflow 8 guida utente WEB

2 1 Introduzione Il modulo ArchiflowWEB permette l accesso al database di Archiflow, quindi ai documenti archiviati, ed agli altri moduli utilizzati, tramite browser. L applicazione, nella quale sono disponibili tutte le principali funzionalità di Archiflow, è di primaria importanza per effettuare alcune operazioni standard anche se lontani dalla propria sede di lavoro. Infatti, non solo con ArchiflowWEB è possibile accedere al database di Archiflow per le classiche operazioni sui documenti, ma è possibile visualizzare la propria cassetta postale con tutti i Documenti, Fascicoli e Messaggi ricevuti a cui è possibile rispondere utilizzando le funzioni della posta interna, della posta esterna e della posta estesa. ArchiflowWEB permette, in più, lo svolgimento delle attività di propria competenza per completare i processi aziendali. Finestra principale Con modulo WEB di Archiflow è possibile eseguire le principali operazioni di Archiflow standard: la gestione dei Fascicoli, l inserimento e la ricerca dei documenti e la consultazione della propria casella di posta. Utilizzare i collegamenti alle pagine per navigare in ArchiflowWEB. Barra di controllo. Area dati. Le pagine del modulo ArchiflowWEB sono formate da tre aree principali: Barra multifunzione Barra di controllo Area dati ArchiflowWEB presenta un interfaccia a ribbon (Barra Multifunzione); tale ribbon è organizzato in schede (la scheda Home e la scheda contestuale Operazioni, variabile a seconda del comando selezionato) che a loro volta contengono i comandi inclusi in gruppi. Nella parte inferiore viene indicato il percorso dei comandi utilizzati per la visualizzazione della pagina corrente. Il percorso dei comandi può essere utilizzato per navigare tra le pagine, dal momento che i suoi elementi sono dei collegamenti alle pagine di ArchiflowWEB. Elenca i comandi disponibili per il menu selezionato e, se impostata, permette la visualizzazione dell anteprima del documento selezionato. Area in cui vengono visualizzati o inseriti i dati.

3 2 Barra Multifunzione La scheda Home della Barra Multifunzione può mostrare, in base alla licenza ed ai diritti dell utente collegato, i seguenti comandi: Permette la gestione di armadi, cassetti e fascicoli. Permette la gestione dei fascicoli archivistici. Visualizza la cassetta postale di ArchiflowWEB dell utente collegato. Permette la gestione delle cassette postali. Permette l invio di un messaggio . Permette di impostare la ricerca dei documenti archiviati. Permette di definire i dati di archiviazione di un documento aprendo una scheda in modalità inserimento. Visualizza la pagina iniziale di ArchiflowWEB. Apre la finestra Configurazione. Permette la gestione del Registro di Protocollo. Nasconde la barra di controllo (menù di sinistra). Permette di inviare un telegramma utilizzando i servizi di Posta on-line. Apre una finestra in cui inserire i dati per una nuova password. Visualizza le informazioni sulla console ArchiflowWEB. Apre la guida in linea. Disconnette l utente collegato permettendo l accesso con nuove credenziali. Guida all utilizzo di ArchiflowWEB In Archiflow, e nel modulo ArchiflowWEB, i file dei documenti per essere gestiti vanno associati alle schede. La scheda contiene tutti i dati del documento che devono essere utilizzati per l archiviazione e la ricerca dello stesso. Le operazioni principali disponibili in ArchiflowWEB sono: ricerca, archiviazione e condivisione di documenti (o di fascicoli), gestione delle attività in carico o da svolgere. Gestione attività La cassetta della posta (non disponibile agli utenti supervisori) elenca le attività di pertinenza dell utente collegato: Attività da svolgere ed Attività in carico, di cui si è già presa visione e che sono state bloccate per essere eseguite esclusivamente. Visualizzare le attività cliccando Posta nella Barra Multifunzione. Nella barra di controllo cliccare su Attività da svolgere o Attività in carico per visualizzare la lista dei compiti da eseguire. Cliccare sull attività in carico o da svolgere per visualizzarne la scheda (ad esempio cliccare l attività associata al documento di una fattura da approvare). Effettuare le modifiche necessarie (ad esempio completare i dati inseriti nella pagina Indici, firmare il documento nella pagina Dati Aggiuntivi, inserire un file nella pagina Allegati, inserire un commento nella pagina Annotazioni, ecc.).

4 3 Una volta completate le eventuali modifiche sui dati del documento, cliccare per far proseguire il flusso delle attività. In questo modo, infatti, chi è incaricato di svolgere l attività successiva nel processo riceverà la scheda del documento per completare le operazioni di sua competenza (ad esempio il documento della fattura passerà automaticamente all incaricato del pagamento). Per rintracciare un attività tra le proprie attività da svolgere o in carico, vedi Ricerca attività. Gestione posta Con ArchiflowWEB è possibile inviare Documenti o Fascicoli ad altri utenti Archiflow o ad utenti esterni, utilizzando il sistema di posta definito. La Posta interna può essere utilizzata per inviare Documenti o Fascicoli all interno del sistema Archiflow (icona o, al primo inserimento di una scheda, icona ). Inviare Documenti e Fascicoli implica concedere la visibilità su tali Documenti e Fascicoli a tutti i destinatari della condivisione. Condivisione di un documento La condivisione di documenti già archiviati è abilitata per le schede del documento, in modalità Visualizzazione, dall Elenco Rintracciati e dalla Cassetta postale. Effettuare la ricerca del documento da inviare. Dai Documenti Rintracciati selezionare la scheda (verrà marcato con ). Cliccare l icona per visualizzare la finestra Visibilità dove selezionare Utenti, Uffici e Gruppi a cui condividere la scheda. In questa finestra è possibile inserire il testo di un messaggio associato alla scheda che si sta condividendo. Invio Fascicolo Effettuare la ricerca del Fascicolo da inviare. Nell Elenco Fascicoli selezionare il Fascicolo (verrà marcato con ). L icona visualizzerà la finestra Visibilità per selezionare Utenti, Uffici e Gruppi a cui inviare il Fascicolo. In questa finestra è possibile inserire il testo di un messaggio associato al Fascicolo che si sta inviando. Invio Fascicolo archivistico Andare alla finestra di classificazione archivistica cliccando nella Barra multifunzione. Cliccare per visualizzare la finestra Visibilità dove selezionare Utenti, Uffici e Gruppi a cui inviare il Fascicolo. In questa finestra è possibile inserire il testo di un messaggio associato al Fascicolo archivistico che si sta inviando. La Posta esterna (icona ) può essere utilizzata per inviare ad utenti Archiflow dei collegamenti alle schede di documenti archiviati, utilizzando il sistema di posta definito. La Posta estesa (icona ) può essere utilizzata per inviare Documenti utilizzando il sistema di posta definito. I destinatari possono non essere utenti Archiflow, dal momento che il messaggio di posta conterrà tutti i dati utilizzati per l indicizzazione e il file del documento verrà spedito in allegato. Invio Nella Barra Multifunzione cliccare. Selezionare il mittente del messaggio (in caso l utente abbia più indirizzi da cui inviare ). Digitare gli indirizzi dei destinatari e degli eventuali destinatari in copia conoscenza: i destinatari possono essere selezionati dalle rubriche disponibili all utente, aperte cliccando A o Cc. Impostare il testo dell oggetto e del messaggio e cliccare Spedisci.

5 4 Invio documenti tramite PEC Effettuare una ricerca e rintracciare la scheda da inviare tramite PEC. Visualizzare la scheda (cliccando sulla riga corrispondente dell elenco dei rintracciati). Cliccare : il comando permetterà di completare i dati del messaggio da inviare. Cliccare Spedisci per completare l operazione. Invio corrispondenza on-line Gli utenti con diritto e con una licenza che includa tale opzione possono inviare telegrammi e lettere/raccomandate utilizzando i servizi di Posta on-line: la corrispondenza inviata verrà presa in carico dal servizio e verrà recapitata, in formato cartaceo, ai destinatari specificati. Per inviare una lettera/raccomandata on-line: Effettuare la ricerca del Documento da inviare. Visualizzarne la scheda e scegliere Lettera on-line o Raccomandata on-line. Il comando sarà disponibile sono per schede associate ad un documento principale: solo tale documento verrà inviato (non indici o allegati). Il comando scelto per l invio tramite i servizi di Posta on-line mostrerà una finestra in cui selezionare il mittente che verrà inserito nella lettera e specificare i destinatari. Il servizio di Posta on-line effettuerà quindi un controllo sulla correttezza degli estremi dei destinatari specificati e, se impostato, visualizzerà il costo dell operazione. I dettagli della spedizione saranno poi visualizzati nella pagina Spedizione della scheda del documento inviato. Per inviare un telegramma on-line: Cliccare. Il comando mostrerà una finestra in cui selezionare il mittente da utilizzare per il telegramma, specificare i destinatari ed impostare il testo da inviare. Il servizio di Posta on-line effettuerà quindi un controllo sulla correttezza degli estremi dei destinatari specificati e, se impostato, visualizzerà il costo dell operazione. Gestione lavorazioni Con ArchiflowWeb è possibile inviare, contestualmente alla condivisione di una scheda, la richiesta di eseguire un operazione (lavorazione): i destinatari di tale richiesta possono essere utenti o uffici, vedi Lavorazioni. Assegnare una lavorazione Trovare o archiviare la scheda a cui fare riferimento per la lavorazione. Se necessario, condividerla ai destinatari richiesti. Nella finestra Visibilità definire anche i destinatari della lavorazione: trascinarli nell area lavorazioni o usare il comando Includi in lavorazioni nel menù contestuale. Nel riquadro Lavorazioni selezionare il destinatario della lavorazione, impostare la data di scadenza per l operazione da svolgere, la priorità e descrivere la richiesta. Cliccare Condividi e chiudi per condividere la scheda ed inviare la richiesta per le lavorazioni come impostato. Nella cassetta della posta sarà presente la sezione Lavorazioni: nel gruppo Assegnate si potrà accedere a tutte le richieste di lavorazioni assegnate ad altri utenti per monitorarne lo stato.

6 5 Eseguire una lavorazione Chi riceve la richiesta di eseguire un attività, troverà la segnalazione nella cassetta postale, sezione Lavorazioni, gruppo In carico. Selezionare ( ) la lavorazione che si intende portare a termine e cliccare Accetta. Eseguire quanto richiesto nel testo della lavorazione. Cliccare Completa: la lavorazione verrà cancellata dalla lista delle lavorazioni in carico. A questo punto chi ha assegnato la lavorazione ne vedrà lo stato Lavorato nella sua lista di lavorazioni assegnate. Archiviare documenti L inserimento di un documento costituisce già una prima archiviazione, poiché è necessario associare il documento ad un Tipo Documento e ad un Archivio. A volte, però, questo tipo di archiviazione non risulta adeguato: i dati possono, infatti, venire inseriti in diversi documenti, in maniera non uniforme e perciò di difficile reperimento. Un sistema per raggruppare diversi documenti, con diverse tipologie di dati, appartenenti a diversi archivi e a diversi Tipi documento, è la struttura ad Armadi/Cassetti/Fascicoli. Questa struttura rappresenta un tipo di archiviazione trasversale, utile anche per rintracciare più facilmente diversi dati e documenti. È possibile, ad esempio, creare un Fascicolo per raccogliere: un fax con un offerta per un prodotto nuovo, il listino prezzi d acquisto, il listino prezzi di vendita, eventuali fatture, ecc.. Inserimento Nella scheda Home della Barra Multifunzione cliccare. Nella pagina di Inserimento, selezionare l archivio ed il tipo documento per la scheda del documento che si sta archiviando. Compilare tutti gli indici e, utilizzando i comandi nella Barra di controllo, selezionare il file da associare alla scheda. L archiviazione del documento implica la sua condivisione, cioè la definizione di chi potrà avere la visibilità sul documento. Cliccando nella scheda Operazioni della Barra Multifunzione, verrà aperta la finestra Visibilità dove selezionare Utenti, Uffici e Gruppi a cui verrà assegnata la visibilità. Se abilitate nel tipo documento, la finestra Visibilità verrà visualizzata già compilata con alcuni destinatari, definiti in base al contenuto inserito in particolari indici. Se abilitate nel sistema, le condivisioni saranno estese anche agli uffici collegati a quello dell utente che sta archiviando la scheda ed agli uffici padre, in base al peso loro assegnato (per database Oracle). Le condivisioni possono essere automatiche, possono, cioè, essere eseguite senza visualizzare la finestra Visibilità. Dopo la condivisione vengono abilitate tutte le pagine della scheda per l inserimento di altri Dati aggiuntivi o per la fascicolazione del documento inserito. Per inserire un altro documento cliccare ancora nella scheda Home della Barra Multifunzione. La pagina Indici della scheda verrà azzerata e sarà possibile definire i dati per l archiviazione di un nuovo documento. OPPURE Cliccare nella scheda Operazioni della Barra Multifunzione e la nuova pagina Indici manterrà i valori di Archivio, Tipo documento e delle chiavi selezionate ( ). Se previsto dalle impostazioni dell archivio (di tipo Protocollo informatico), l inserimento di schede può essere abilitato solo per una determinata fascia oraria.

7 6 Fascicolazione I documenti inseriti possono essere inclusi in Fascicoli già definiti nel sistema. Visualizzare la pagina Fascicoli standard della scheda del documento. Aprire la finestra Fascicolazione (icona ) e selezionare il Fascicolo che conterrà il documento corrente. Con Fascicola il documento verrà archiviato nel Fascicolo selezionato. Fascicolazione archivistica Le schede appartenenti ad archivi appositamente configurati possono essere incluse in un fascicolo archivistico: Visualizzare la scheda del documento da fascicolare e passare alla modalità di modifica (click su ). Procedere alla classificazione della scheda cliccando. Dopo aver confermato la scelta della voce di titolario da usare per la classificazione, cliccare per procedere alla fascicolazione archivistica. Il comando mostrerà la finestra Fascicolazione: selezionare la classificazione utilizzata nella scheda per vedere la lista dei fascicoli archivistici associati o rintracciare i fascicolo da utilizzare. Se previsto dal tipo documento utilizzato le schede, all inserimento, verranno classificate automaticamente con la voce impostata (per database Oracle). Per inserire documenti in modo corretto: Non inserire parole separate da trattino (in ricerca corrisponde all operatore logico NOT). La compilazione degli indici è fondamentale poiché quanto in essi contenuto verrà utilizzato in fase di ricerca. È utile compilarli nel modo più uniforme possibile per limitare il numero di sinonimi eventualmente da ricercare quando non si conosca il numero di protocollo del documento richiesto. Per smistare documenti in modo corretto: Accertarsi che altri utenti non stiano lavorando allo stesso documento. Se sfogliando le schede dei documenti in smistamento, un protocollo viene saltato, il documento è stato aperto da un altro utente. Trovare documenti Per cercare un documento archiviato è possibile: Metodo 1 Accedere alla pagina di ricerca pagina Indici. Inserire i dati da rintracciare nei vari campi (non è indispensabile compilare tutti i campi). Cliccare l icona o premere Invio dopo aver cliccato in uno dei campi di ricerca. Metodo 2 Accedere alla pagina di ricerca pagina Generica. Inserire i dati da rintracciare nel Campo Generico. Cliccare l icona o premere Invio dopo aver cliccato in uno dei campi di ricerca. Il sistema visualizzerà l elenco di tutte le schede contenenti i dati inseriti nei campi corrispondenti. Per una ricerca corretta: Verificare l intervallo di Protocolli da rintracciare. Specificare correttamente gli

8 7 anni per la ricerca. Assicurarsi che la ricerca sia stata effettuata nell ambito corretto (verificare, ad esempio, che non stia cercando in Archivio un documento che si trova ancora in Smistamento). Assicurarsi di avere la visibilità sul documento ricercato. Assicurarsi che le parole chiave inserite per la ricerca siano corrette. Metodo 3 Un altro metodo per rintracciare documenti è aprendo la struttura Armadi/Cassetti/Fascicoli. Questo tipo di ricerca può essere usato se si conosce il nome del Fascicolo in cui è stato archiviato il documento da rintracciare. Aprire, nella Barra di Controllo, o nell area dati, l Armadio e il Cassetto contenenti il Fascicolo con i documenti da rintracciare (oppure effettuare una ricerca del Fascicolo). L Area dati visualizzerà la lista di tutti i Fascicoli rintracciati: cliccare il Fascicolo di interesse per visualizzare la lista dei documenti contenuti. Questo tipo di ricerca è poco consigliabile se nei Fascicoli sono contenuti molti documenti: in tali casi, infatti, l identificazione del documento richiesto non è immediata. Organizzare gli elenchi di documenti Gli elenchi di documenti nell Area dati di Archiflow WEB (ma anche le liste di armadi, cassetti e fascicoli) possono essere organizzati per poter individuare più facilmente gli elementi di interesse. Per spostare le colonne degli elenchi è sufficiente trascinarle alla loro nuova posizione. La colonna Numero protocollo viene spostata a sinistra della colonna Tipo Documento. Cliccare il titolo di una colonna per ordinare i dati in senso crescente o decrescente. Cliccare Data fattura per ordinare gli elementi dell elenco in base al contenuto della colonna.

9 8 Nella Cassetta postale è disponibile il comando per visualizzare le caselle in cui impostare i parametri che filtreranno l elenco corrente (il filtro non è previsto per il campo del protocollo delle schede). I filtri precedentemente impostati possono essere rimossi cliccando e le caselle dei filtri vanno nascoste cliccando. Si è scelto di andare a visualizzare solo gli elementi del Tipo Documento Interno. Smistare documenti Se si manifesta la necessità di assegnare il numero di protocollo ad un nuovo documento senza condividerlo (ad esempio quando la compilazione dei suoi indici non è ancora stata completata), è possibile salvarlo nell area di smistamento. Nella pagina di Inserimento, selezionare l archivio ed il tipo documento per la scheda del documento che si sta archiviando in smistamento. Cliccare l icona per assegnare un numero di progressivo al documento, senza renderlo visibile in fase di ricerca. In questo modo vengono abilitate anche le altre pagine della scheda, ma non viene visualizzata la finestra Visibilità per la condivisione. Per archiviare definitivamente un documento in smistamento, effettuare la ricerca dei documenti specificando l ambito Smistamento cliccare sul documento rintracciato da archiviare per aprirne la scheda. In caso sia necessario apportare delle modifiche ai dati della scheda, cliccare e completare l indicizzazione; cliccare quindi l icona assegnata la visibilità. : verrà aperta la finestra Visibilità dove selezionare Utenti, Uffici e Gruppi a cui verrà Per archiviare documenti dall area di smistamento in modo corretto, accertarsi che altri utenti non stiano lavorando allo stesso documento. Se sfogliando le schede dei documenti in smistamento, un protocollo viene saltato, il documento è stato aperto da un altro utente.

10 9 1 Accesso al sistema Accedere al sistema inserendo i propri dati. Inserire i propri dati per l accesso al sistema. Una volta specificati i propri dati, sarà possibile accedere alle funzioni di ArchiflowWEB. Se impostato l accesso tramite ufficio operativo (per database Oracle), una volta effettuato l accesso sarà possibile selezionare l ufficio operativo di appartenenza per utilizzare ArchiflowWEB: si erediteranno i diritti impostati per tale ufficio, si vedranno le cassette postali associate a tale ufficio e le operazioni effettuate sulle schede verranno registrate non solo con il nome dell utente ma anche con quello dell ufficio operativo. Selezionare l ufficio operativo da utilizzare. Una volta selezionato verrà automaticamente effettuato un nuovo accesso ad ArchiflowWEB. Modifica password Barra multifunzione: Home / Password L utente collegato può modificare la propria password specificando la Vecchia password da modificare e la Nuova password che verrà ripetuta in Conferma password. All accesso successivo sarà necessario utilizzare le nuove impostazioni.

11 10 2 Scheda del documento Barra Multifunzione: Home / Inserimento Home / Posta / Documenti Documenti del fascicolo / Click sul documento di interesse Documenti rintracciati / Click sul documento di interesse Un documento di ArchiflowWEB è costituito dai suoi dati inseriti nella scheda del documento e dalla sua immagine (un immagine vera e propria, acquisita da scanner, o un file di qualunque tipo, importato da disco). La scheda del documento è l unità di base nell archiviazione dei documenti e nello svolgimento dei processi con ArchiflowWEB. La scheda raccoglie i dati dei documenti archiviati e delle eventuali attività da svolgere con i comandi per gestirne la vita. La scheda del documento organizza i dati dei documenti in pagine. Le pagine sono visualizzate nell area dati di ArchiflowWEB ed alcune di queste (Allegati, Annotazioni, Fascicoli, Dati aggiuntivi) sono relative a dati non necessariamente presenti. L effettiva presenza dei relativi dati per il documento in oggetto è segnalata dalla visualizzazione in colore diverso del link alla pagina nella barra laterale di controllo. La scheda può essere visualizzata nelle modalità: Visualizzazione Inserimento Click su un documento rintracciato o elencato nella cassetta postale. Modalità in cui vengono visualizzati tutti i dati del documento corrente. Home / Inserimento. Modalità in cui inserire un nuovo documento, specificando Uffici, Gruppi ed Utenti che possono accedervi. Smistamento Modalità in cui i documenti vengono inseriti parzialmente nel sistema (icona, da utilizzare, ad esempio, quando non tutti gli indici possono essere completati subito): viene loro assegnato un protocollo ma non sono ancora disponibili per le ricerche in Archivio. Effettuando una Ricerca nell ambito Smistamento vengono rintracciati i documenti la cui archiviazione deve essere completata. Cliccare uno dei documenti per visualizzarne la scheda in modalità Smistamento: completare, quindi, la definizione dei dati del documento e condividerlo, specificando Uffici, Gruppi ed Utenti che possono accedervi, per la sua archiviazione definitiva. Modifica indici Cliccando l icona da una scheda già aperta. Modalità in cui è possibile modificare i valori degli indici del documento corrente. La parte superiore dell area dati rimane costante per tutte le pagine visualizzate e specifica l Archivio, il Tipo Documento, ed i riferimenti a numero di protocollo e a data di archiviazione del documento corrente. In quest area vengono anche visualizzati i comandi per navigare tra i documenti rintracciati. Nella Barra di controllo (costante per tutte le pagine visualizzate) vengono elencati i comandi per accedere alle pagine della scheda: Indici Documento Allegati Fascicoli standard Contiene i dati di indicizzazione del documento. Contiene i comandi per associare alla scheda un documento da acquisire o importare. Elenco degli allegati al documento. I documenti allegati possono essere aperti cliccando sul loro nome. Fascicoli nei quali il documento è inserito. Cliccare sul Fascicolo per visualizzare la lista dei Documenti del Fascicolo.

12 11 Visibilità Annotazioni Dati Aggiuntivi Storia Processi Dati processo Visibilità del documento: elenco di uffici, gruppi ed utenti che hanno accesso al documento. Visualizza le annotazioni inserite sul documento. Dati aggiuntivi per l archiviazione del documento. Elenca date ed autori delle operazioni eseguite sul documento. Dettaglio delle operazioni del processo collegato alla scheda corrente. Pagina creata con l Editor delle maschere (in Archiflow Designer) in cui inserire i dati per l attività. 2.1 Scheda pagina Indici Dati di indicizzazione della scheda. Gli indici possono essere modificati passando alla modalità Modifica Indici (cliccando l icona alla modalità di modifica, cambiare i dati e salvare i nuovi valori cliccando l icona. ). Una volta passati In modalità Modifica Indici, come per la pagina di ricerca, saranno disponibili anche le Liste associate ai campi da compilare. La scheda non può essere modificata (e non viene visualizzata l icona ) quando nell editor del modulo Archiflow Designer si imposta un form per l inserimento dei dati dell attività. In questo caso i dati vanno inseriti o modificati nella pagina Dati del processo.

13 12 Scanner Utilizzare i comandi di questa finestra per configurare lo scanner e le acquisizioni. Seleziona scanner Configura scanner Acquisisci documento Aggiungi Importa/Sostituisci Permette la selezione dello scanner da utilizzare. Permette la configurazione dello scanner selezionato. Avvia l acquisizione del documento. Aggiunge la pagina acquisita alle pagine già presenti del documento. Permette di inserire una pagina acquisita o di sostituire le pagine presenti nel documento. Segnatura In questa finestra (aperta da nella pagina Documento) è possibile personalizzare alcune opzioni del modello impostato dall amministratore per la stampa della segnatura. La finestra non viene mostrata se la stampa della segnatura è stata definita come automatica. Specificare il Tipo segnatura:

14 13 Segnatura con stampante Segnatura elettronica Entrambe le segnature La stringa di segnatura impostata dall amministratore verrà stampata utilizzando la stampante definita in Stampanti disponibili. La stringa di segnatura impostata dall amministratore verrà salvata come file, dal formato definito in Stampa su file, che verrà allegato alla scheda. La stringa di segnatura impostata dall amministratore verrà stampata utilizzando la stampante definita e salvata in formato file. Nella box Barcode è possibile specificare che una delle righe della segnatura va convertita in codice a barre. Abilita stampa barcode Abilita la conversione della stringa di segnatura in codice a barre. Stampa il valore del barcode in chiaro Il codice viene stampato in modo leggibile immediatamente al di sotto della riga convertita. In Stringa: Da destra a sinistra Posizione Se abilitata, la segnatura verrà stampata da destra a sinistra, con i font rovesciati. Impostare in questi campi i margini per la stampa della Stringa (riferiti alla distanza dall angolo in alto a sinistra dell area di stampa della stampate). Anagrafica In ricerca, inserimento o modifica di una scheda è possibile compilare i campi configurati dall amministratore con i dati presenti in un anagrafica. Cliccare la freccia a lato del campo di anagrafica per aprire la finestra in cui cercare i dati da inserire nel campo corrente. Cliccare la freccia per accedere alla finestra Anagrafica. Selezionare l anagrafica da cui copiare i dati. Impostare, eventualmente, il testo da rintracciare nei record dell anagrafica o nel campo Riconoscimento (in questo caso il testo inserito verrà cercato in tutti i campi dell anagrafica). Cliccare per rintracciare i nominativi di interesse.

15 14 Il sistema elencherà tutti i nominativi corrispondenti ai parametri di ricerca: selezionare ( ) il dato da copiare e cliccare Accetta. I dati verranno copiati nel campo della scheda associato all anagrafica secondo le impostazioni definite dall Amministratore. Se la finestra Anagrafica viene visualizzata in fase di ricerca, vedi Compilare la pagina di Ricerca Anagrafica, saranno disponibili anche gli operatori logici: Selezionare i nomi da rintracciare nelle schede archiviate. Specificare l operatore logico da utilizzare. Accedere alla finestra di ricerca e cliccare la freccia a lato del campo associato all anagrafica. Effettuare una ricerca nella finestra Anagrafica. Selezionare i nominativi da rintracciare. Abilitare And e cliccare Accetta. La ricerca rintraccerà tutte le schede in cui compariranno i nominativi simultaneamente. Accedere alla finestra di ricerca e cliccare la freccia a lato del campo associato all anagrafica. Effettuare una ricerca nella finestra Anagrafica. Selezionare i nominativi da rintracciare. Abilitare Or e cliccare Accetta. La ricerca rintraccerà tutte le schede in cui comparirà almeno uno dei nominativi.

16 15 Cliccare per inserire un nuovo nominativo nell anagrafica. Evidenziare uno dei nominativi rintracciati e cliccare per modificarne i dati o cliccare per eliminarlo dall anagrafica Annullare una scheda Per cancellare un documento, continuando a mantenerne traccia, è possibile annullarne la scheda. La lista dei Documenti Rintracciati continuerà a visualizzare la scheda ma sarà impossibile accedervi. Per annullare una scheda, cliccare l icona : il comando visualizzerà una finestra in cui inserire le motivazioni dell annullamento. I Documenti Rintracciati da ricerche successive continueranno ad elencare il documento, ma non sarà possibile visualizzare il contenuto dei suoi indici: cliccando sul documento annullato verrà visualizzata la finestra con le motivazioni dell annullamento e la possibilità di ripristinare la scheda, se si è in possesso dei diritti relativi. Anche per il Ripristino è indispensabile inserire le motivazioni. Se la scheda da annullare appartiene ad un archivio di tipo informatico, dopo aver inserito le motivazioni per l annullamento, verrà aperta la finestra Visibilità con l elenco di Utenti e Gruppi con il diritto di Confermare l annullamento. Selezionare gli Utenti e i Gruppi a cui verrà inviato il documento per l effettivo annullamento (tutti gli altri utenti vedranno la scheda come annullata anche se l annullamento non è stato ancora confermato). Se il documento è stato ricevuto tramite il modulo di Interoperabilità, la notifica dell annullamento verrà inviata via mail all ente mittente del documento Classificazione e fascicolazione archivistica Le schede appartenenti ad archivi appositamente configurati possono essere incluse in un fascicolo archivistico in base alla loro classificazione. Inserire o rintracciare la scheda da fascicolare e procedere alla sua classificazione cliccando (la scheda deve essere in modalità inserimento o modifica). L area della fascicolazione archivistica può essere nascosta cliccando il titolo Fascicolazione Archivistica. È possibile digitare direttamente nella scheda il codice della voce di classificazione da utilizzare; cliccare Verifica per verificare la correttezza di quanto impostato. Inserire una nuova scheda e passare alla sua classificazione cliccando o rintracciare la scheda da classificare, passare alla modalità di modifica e cliccare.

17 16 Il comando mostrerà la finestra Titolario dove andare a selezionare la classificazione da inserire nella scheda. Navigare nell albero del titolario per trovare la voce da usare nella classificazione della scheda o usare i comandi della barra multifunzione. Confermare la scelta della voce di titolario per tornare a visualizzare la scheda e cliccare per procedere alla fascicolazione archivistica. Il comando mostrerà la finestra Fascicolazione: selezionare la classificazione utilizzata nella scheda per vedere la lista dei fascicoli archivistici associati. Selezionare il fascicolo di interesse e, se abilitato, confermare l operazione. Non è necessario aprire la finestra Titolario: la classificazione può essere applicata direttamente dalla finestra Fascicolazione. È possibile rintracciare una nuova classificazione per il fascicolo archivistico da usare, se impostata la classificazione difforme.

18 17 L intestazione della scheda visualizza sempre la classificazione ed il fascicolo archivistico utilizzato. Se nella scheda si seleziona la riga con la classificazione e si clicca, la finestra Fascicolazione verrà visualizzata con la classificazione corretta già selezionata e con i fascicoli archivistici associati già elencati. È comunque possibile selezionare un altra classificazione e, se previsto, fascicolare la scheda con fascicoli corrispondenti ad altre voci di titolario. È necessario definire una classificazione primaria ed un fascicolo primario (click su definiti, il sistema proporrà automaticamente la definizione degli elementi primari. ); in caso non siano stati Se così configurato, l inserimento di schede di particolari tipi documento comporta la loro classificazione automatica (per database Oracle). 2.2 Scheda pagina Documento Abilita anteprima Visualizza l anteprima del documento associato alla scheda corrente. Per aprire (in un altra finestra) il documento associato alla scheda, cliccare l icona nella Barra Multifunzione. Per scaricare e salvare il documento sul proprio PC cliccare nell area dati. Se per il Tipo documento a cui appartiene il documento corrente è stata impostata la funzione di check-in /checkout, verranno visualizzati anche o. Cliccare l icona per effettuare il check-out del documento su cui riservarsi la possibilità di apportare modifiche (dopo averlo scaricato in locale). In questa fase il documento sarà contrassegnato dall icona. Una volta modificato, il documento andrà nuovamente importato e salvato con. Per renderlo di nuovo disponibile cliccare ed effettuare il check-in. Estensione Numero Pagine Firma digitale Versione Sottorete Sfoglia Estensione del documento associato alla scheda corrente. Numero di pagine nel documento associato alla scheda corrente. Segnala l eventuale presenza della firma digitale. Versione del documento. Se l opzione è stata abilitata per il tipo documento corrente, cliccare per salvare una nuova versione del documento. Identificativo della sottorete a cui appartiene il client collegato. Permette la selezione di un documento da associare alla scheda corrente.

19 18 Aggiungi In caso di documenti TIFF, la nuova immagine verrà accodata all immagine esistente in un file TIFF multi-pagina. Importa/Sostituisci In caso di documenti TIFF, la nuova immagine sostituirà l immagine esistente. Salva le modifiche. Apre la finestra Scanner per la selezione e la configurazione dello scanner. Inserisce la firma digitale sul documento corrente. Permette di apporre la firma applicativa al documento principale della scheda, un file PDF firmato. Il documento principale della scheda verrà ulteriormente firmato utilizzando i dati del certificato PFX definito nel modello e verrà aggiunta la stringa di segnatura impostata; utilizzando i comandi di Adobe Acrobat Reader sarà comunque possibile accedere alla versione originale del documento, priva dell evidenza grafica della segnatura. Calcola l impronta del documento corrente. Avvia la stampa del documento aggiungendo le pagine contenenti le informazioni previste dal modello di contrassegno elettronico. Verrà anche generata una versione del documento per tenere sempre traccia del documento originale che è stato contrassegnato. Avvia la procedura remota per la firma digitale (ed, eventualmente per la marca temporale). Permette di apporre la marca temporale al documento della scheda. Visualizza le proprietà del certificato. Stampa la stringa di segnatura sul documento corrente. Permette la firma sul documento associato alla scheda utilizzando una tavoletta grafica. Il comando mostra l anteprima del documento con evidenziata un area mobile che dovrà contenere la firma grafometrica: cliccare il punto dove deve essere posizionata tale area. Firmare quindi nella tavoletta grafica. Vedi Aggiungere firma elettronica/grafometrica e marca temporale al documento principale. Al primo accesso alle funzioni di firma grafometrica sarà necessario compilare il file informativa.pdf contenente i dati per la firma: tali dati verranno aggiunti agli Allegati della scheda. Per consultare un documento è, dunque, necessario: visualizzare la scheda con gli indici che lo identificano; con l icona aprire una finestra con il documento associato alla scheda.

20 19 Verifica contrassegno elettronico Per verificare che il documento stampato sia effettivamente conforme all originale elettronico, accedere al Portale di verifica. Specificare le credenziali stampate nell ultima pagina del documento verificare. Digitare i dati di autenticazione riportati nella pagina contenente il glifo e cliccare Accedi.

21 20 Verranno visualizzate alcune informazioni sul documento originale archiviato e sarà possibile scaricarlo per confrontarlo con la versione stampata. Visualizza Copia PDF Visualizza il documento originale convertito in PDF. Visualizza Copia Documento Visualizza una copia del documento originale. Scarica documento Permette di scaricare il documento originale. In caso il contrassegno sia scaduto, in base alle impostazioni definite in fase di configurazione, verrà visualizzato un messaggio alla login che informa dell impossibilità di accedere al documento a cui si riferiscono i dati di autenticazione digitati. Aggiungere firma elettronica/grafometrica e marca temporale al documento principale Nella pagina Documento sono disponibili i comandi per apporre firma digitale e marca temporale utilizzando smart-card o business-key oppure utilizzando le procedure da remoto, che richiedono una conferma telefonica da effettuare utilizzando un telefono abilitato. È necessaria la presenza di un documento da firmare/marcare. Firma elettronica Dopo aver aggiunto il documento principale ed archiviato la scheda, cliccare nella pagina Documento.

22 21 Verrà visualizzata la finestra in cui inserire il PIN della propria smart-card (valida e connessa al computer): Con questa procedura il file del documento principale assumerà l estensione P7M. Se nelle impostazioni di sistema è stata abilitata l opzione per la firma nativa, i file PDF verranno firmati con firma PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) e manterranno la loro estensione originaria. Firma nativa PDF (PAdES) con grafica personalizzata Se l amministratore ha definito dei modelli di firma nativa PDF che prevedono l utilizzo di grafica personalizzata e se nella finestra di Configurazione è stata abilitata l opzione Firma nativa PDF con grafica personalizzata, cliccando nella pagina Documento verrà aperto un visualizzatore che permette la definizione dell area in cui apporre l immagine impostata per la firma e l eventuale testo aggiuntivo. Tracciare l area in cui apporre la firma. Una volta tracciata l area per la firma grafica cliccare Firma. Cliccare Salva per completare l operazione.

23 22 Con questa procedura il file del documento principale verrà modificato con l immagine ed il testo impostati per la firma e manterrà l estensione PDF. Marca temporale Dopo aver aggiunto il documento principale ed archiviato la scheda, cliccare nella pagina Documento. Se non impostato diversamente, verranno chiesti i dati di autenticazione alla Time Stamp Authority. Con questa procedura il file del documento principale assumerà l estensione TSD. Firma elettronica e marca temporale remote Se il sistema è stato impostato per l uso della procedura remota, per firma e marca, cliccare nella pagina Documento. Verrà visualizzata la finestra in cui impostare il codice fiscale associato al telefono abilitato a confermare l operazione: Il numero di telefono dovrà essere impostato in caso il codice fiscale definito abbia più numeri di telefono associati. Selezionare, se richiesto, Applica marca temporale per marcare, oltre che firmare, il documento principale della scheda. Cliccare Firma per avviare la procedura e visualizzare il PIN associato all operazione. Chiamare quindi il numero del gestore: verrà chiesto di digitare il PIN visualizzato dalla finestra Firma remota ed il codice messo a disposizione dall amministratore ed associato a telefono e codice fiscale del chiamante. La procedura può essere avviata anche da Elenco rintracciati: in questo caso possono essere selezionate fino a 10 schede con un documento principale che possono essere firmate/marcate simultaneamente! Con questa procedura il file del documento principale assumerà l estensione P7M, TSD o entrambe in base all operazione effettuata. Se nelle impostazioni di sistema è stata abilitata l opzione per la firma nativa, i file PDF verranno firmati con firma PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) e manterranno la loro estensione originaria. Firma grafometrica Per configurare la firma grafometrica, cioè l apposizione sul documento PDF della scheda di una firma da scrivere su una tavoletta grafica, eseguire i seguenti passi: Installare il programma Firma certa scaricabile dal sito download.firmacerta.it/cadocs/easyupgrade/firmacerta_nmr.msi. Dal sito del produttore della tavoletta grafica in uso scaricare ed installare i driver del modello corretto.

24 23 Dal menù Start avviare Firma Certa HTTP Server. Assicurarsi che la configurazione della porta da utilizzare per la firma sia corretta vedi Configurazione Generale: il numero della porta utilizzata da Firma Certa HTTP Server è visualizzato in un tooltip sull icona relativa nella barra di stato. Se non si utilizza il file informativa.pdf proposto dal setup (nella cartella GraphSign\Resources), definire un file PDF con l informativa ed aprirlo con il programma Firma Certa Template, scaricato con il programma Firma Certa, e definire le aree ed il nome dei campi che dovranno essere firmati: in questo modo verrà creato un file con il nome del file dell informativa ed estensione FCT. A questo punto si potrà rintracciare la scheda con il documento PDF da firmare: cliccare ed utilizzare la tavoletta grafica per inserire il testo della firma. La scheda, dopo essere stata firmata, conterrà il file PDF dell informativa come allegato (sarà presente un allegato per ogni firma applicata). Al primo utilizzo della firma verrà richiesto di compilare l informativa come configurata con il Template: verrà creata un copia dell informativa per ogni utente che la compila.

25 Scheda pagina Allegati Lista degli allegati associati alla scheda. Cliccare sul nome dell allegato per visualizzarlo. È possibile aggiungere e modificare allegati cliccando l icona o rimuovere gli allegati selezionati (marcati con ) cliccando l icona. PROCEDURA Con Sfoglia cercare il file da allegare oppure In Nome allegato digitare il protocollo della scheda da allegare ed abilitare l opzione Allegato interno. In Nota scrivere un eventuale annotazione per l allegato. La Nota può essere anche inserita in un secondo momento (selezionare l allegato a cui riferire il testo, digitare l annotazione in Nota e cliccare Modifica ). Cliccare. Protezione allegati Allegato interno Allegato circolare Nome allegato Sfoglia Nota L allegato selezionato potrà essere rimosso solo dal Supervisore o da chi l ha inserito ed il contenuto del campo Nota potrà essere modificato solo dal Supervisore o da chi ha inserito l allegato. Il documento da allegare è già presente in Archiflow: una volta selezionato l Archivio, digitarne il numero di protocollo nel campo Nome allegato. Procedura di allegamento inverso in caso di allegati interni. Allegando un documento presente nel sistema, evidenziato dalla nota Protocollo precedente, il documento corrente verrà allegato al documento selezionato con la nota Protocollo successivo. Nome dell allegato. In caso di allegati esterni sarà il nome del file (ad esempio FILE.JPG); in caso di allegati interni sarà il numero di protocollo (ad esempio 1245/07). Il documento allegato è un file: cliccare l icona per scaricarlo sul proprio PC (se gli allegati sono impostati in modalità Client/Server) L allegato è interno, è quindi una scheda Archiflow: cliccare l icona per aprire la scheda. Permette la selezione del file da allegare (allegati esterni). Inserire il testo che verrà visualizzato tra le Note della pagina Allegati. Modifica Permette di modificare la Nota dell allegato selezionato marcato da. 2.4 Scheda pagina Fascicoli standard La pagina elenca i Fascicoli in cui è inserito il documento corrente. Cliccare il nome del Fascicolo per visualizzare la lista dei documenti contenuti. Per rimuovere il documento corrente da un Fascicolo, selezionare il Fascicolo che verrà marcato da - e cliccare l icona. Il sistema chiederà una conferma prima di togliere il documento dai Fascicoli selezionati. In questa pagina è anche possibile inserire il documento corrente in un Fascicolo esistente nel sistema.

26 25 Cliccare l icona per aprire la finestra dove selezionare il Fascicolo che conterrà il documento corrente. Espandere questa sezione per impostare la ricerca del Fascicolo. Se il Fascicolo da utilizzare non è incluso in Armadi/Cassetti, o se non si conosce la struttura che lo comprende, espandere Ricerca Fascicoli dove è possibile impostare la ricerca del Fascicolo per Nome o per Data. Il tasto Trova, quindi, visualizzerà la lista dei Fascicoli rintracciati. Se la struttura Armadi/Cassetti è nota, cliccare sul nome dell Armadio, quindi sul nome del Cassetto per visualizzare la lista dei Fascicoli contenuti. Cliccare, quindi, sul Fascicolo che dovrà contenere il documento corrente (verrà marcato da ) e, con il tasto Fascicola, fascicolate il documento. La fascicolazione è una funzionalità utile anche per le ricerche di documenti eterogenei che possono essere raggruppati in un unico Fascicolo anche se appartenenti a Tipi documento diversi. 2.5 Scheda pagina Visibilità Visualizzazione di Utenti, Uffici e Gruppi con diritto di accesso al documento corrente. 2.6 Scheda pagina Annotazioni Dettaglio delle annotazioni inserite per il documento corrente. Le Note non possono essere cancellate! Cliccare l icona per aprire la finestra dove inserire il testo della nuova annotazione e specificarne la visibilità. Visibilità completa L annotazione sarà visibile a tutti gli utenti che hanno accesso alla scheda. Disabilitare l opzione e cliccare Seleziona per specificare gli utenti che potranno leggerne il testo.

27 Scheda pagina Dati Aggiuntivi Dettaglio dei Dati aggiuntivi per il documento corrente. Il tasto della propria firma se autorizzati., se impostato, permette di inserire l immagine 2.8 Scheda pagina Storia Dettaglio delle operazioni eseguite sul documento. Se abilitato l accesso tramite ufficio operativo (per database Oracle) oltre all autore dell operazione effettuata sul documento, sarà visualizzato anche l ufficio operativo utilizzato. Se per il tipo documento corrente è stata abilitata, in Archiflow, l opzione Versioning delle chiavi, ad ogni modifica delle chiavi ne verrà registrata la versione ed i dati originali potranno essere visualizzati cliccando la voce relativa alla versione di interesse. 2.9 Scheda pagina Processi Dettaglio delle operazioni del processo collegato al documento corrente. Cliccare l icona per visualizzare i Ruoli coinvolti nello svolgimento dell attività. Visualizzare o meno i dettagli cliccando nella Barra Multifunzione Scheda pagina Dati processo Viene visualizzata qui la pagina creata con l editor delle maschere dal modulo Archiflow Designer. I dati da inserire per il completamento di questa attività non andranno inseriti nelle pagine Indici o Dati Aggiuntivi, che resteranno in sola lettura. Per modificare i dati di questa pagina cliccare l icona, effettuare le modifiche e salvare con. In seguito far proseguire il flusso inoltrando l attività con Scheda pagina Annullamenti parziali Se il tipo documento prevede il versioning degli indici, la pagina evidenzierà tutte le modifiche apportate ai valori degli indici, visualizzando in rosso il testo cambiato e riportando la data dell avvenuta modifica. 3 Fascicoli Un sistema per raggruppare diversi documenti, con diverse tipologie di dati, appartenenti a diversi archivi e a diversi Tipi documento, è la struttura ad armadi-cassetti-fascicoli. Questa struttura rappresenta un tipo di archiviazione trasversale, utile anche per rintracciare più facilmente dati e documenti di diversa origine.

28 Fascicoli standard Barra multifunzione: Home / Standard I documenti possono essere facilmente archiviati e rintracciati anche grazie alla loro organizzazione in Armadi, Cassetti e Fascicoli. Nella Barra multifunzione, scheda Home, il comando Standard permette l inserimento, la modifica e la ricerca di Armadi, Cassetti e Fascicoli. La pagina armadi mostra, nell Area dati, la lista degli armadi già definiti e, nella barra laterale di controllo, mostra i comandi per la gestione della struttura armadi-cassetti-fascicoli. L elenco può essere raggruppato trascinando qui il titolo di una colonna. Espandere i menu Gestione e Ricerca Fascicoli per visualizzare i comandi disponibili. Elenco degli Armadi/Cassetti già presenti nel sistema. Cliccare l icona di uno degli armadi elencati per vedere la lista dei cassetti che contiene; cliccare l icona di un cassetto per vedere i fascicoli che contiene ed, infine, cliccare l icona di un fascicolo per visualizzare l elenco delle schede che raccoglie.

29 28 Cliccare l icona dell Armadio Human Resources per visualizzare l elenco dei suoi cassetti. Cliccare l icona del Cassetto Job description per visualizzare l elenco dei suoi fascicoli. La lista di armadi e cassetti è disponibile anche nella parte inferiore della barra di controllo. Cliccare il nome dell Armadio per visualizzare i cassetti contenuti. Cliccare il nome del Cassetto per visualizzare la lista di Fascicoli contenuti (saranno elencate nell Area dati). La barra di controllo contiene i comandi per creare nuovi armadi, cassetti o fascicoli e per rintracciare i fascicoli già presenti nel sistema. Non è possibile creare più Armadi o Cassetti o Fascicoli con gli stessi dati (Nome, Descrizione e Data per i soli Fascicoli) Nuovo Armadio Barra multifunzione: Home / Standard / Gestione / Nuovo armadio Nella barra di controllo espandere il gruppo Gestione e cliccare Nuovo Armadio. Il comando mostra la finestra in cui precisare il Nome e la Descrizione per il nuovo Armadio. Dopo averne definito i dati, è necessario impostare utenti, uffici e gruppi che potranno avere accesso al nuovo armadio: cliccare Accesso e, nella finestra Visibilità, selezionare gli elementi dell organigramma che potranno vedere l armadio. Accetta Accesso Il nuovo Armadio viene inserito nel sistema secondo le impostazioni. Apre la finestra Visibilità per specificare chi potrà avere accesso al nuovo Armadio.

30 29 Annulla Chiude la finestra Nuovo Armadio ignorando le impostazioni Nuovo Cassetto Barra multifunzione: Home / Standard / Gestione / Nuovo Cassetto Selezionare dalla barra di controllo Gestione e cliccare Nuovo Cassetto. Il comando mostra la finestra in cui precisare il Nome e la Descrizione per il nuovo Cassetto marcato da. Dopo aver definito i dati, è necessario impostare utenti, uffici e gruppi che potranno avere accesso al nuovo cassetto: cliccare Accesso e, nella finestra Visibilità, selezionare gli elementi dell organigramma che potranno vedere il cassetto. Accetta Accesso Annulla Il nuovo Cassetto viene inserito nel sistema secondo le impostazioni. Apre la finestra Visibilità per specificare chi potrà avere accesso al nuovo Cassetto. Chiude la finestra Nuovo Cassetto ignorando le impostazioni Nuovo Fascicolo Barra multifunzione: Home / Standard / Gestione / Nuovo Fascicolo Selezionare dalla barra di controllo Gestione e cliccare Nuovo Fascicolo. Il comando mostra la finestra in cui precisare il Nome e la Descrizione per il nuovo fascicolo. Dopo aver definito i dati, è necessario impostare utenti, uffici e gruppi che potranno avere accesso al nuovo fascicolo: cliccare Accesso e, nella finestra Visibilità, selezionare gli elementi dell organigramma che potranno vederlo. I Fascicoli possono essere inseriti nel sistema anche se non inclusi nella struttura Armadio/Cassetto. Per i Fascicoli è possibile definire una Data di creazione. Il tasto nuovo Fascicolo. apre la finestra per la selezione della data del Selezionare Mese ed Anno e cliccare sul giorno. Accetta Accesso Annulla Il nuovo Fascicolo viene inserito nel sistema secondo le impostazioni. Apre la finestra Visibilità per specificare chi potrà avere accesso al nuovo Fascicolo. Chiude la finestra Nuovo Fascicolo ignorando le impostazioni.

31 Ricerca Fascicoli Barra multifunzione: Home / Standard / Ricerca Fascicoli Espandere il menu Ricerca Fascicoli nella Barra di controllo per visualizzare i campi in cui inserire i parametri per la ricerca dei Fascicoli. Inserire il Nome del Fascicolo da rintracciare o l intervallo di Date in cui può essere stato creato il Fascicolo di interesse. Cliccare Ricerca per avviare la ricerca impostata. I fascicoli rintracciati vengono elencati nell Area dati: cliccare il nome di un fascicolo per visualizzare la lista dei documenti che contiene; cliccare uno dei documenti contenuti per visualizzarne la scheda. Il nome deve essere inserito mantenendo le lettere maiuscole e minuscole del Fascicolo da trovare. È possibile utilizzare il carattere jolly (*). Inserendo solo l asterisco verranno rintracciati tutti i Fascicoli inseriti, compresi quelli non inclusi in Armadi e Cassetti. Le date possono essere digitate o inserite con l uso della finestra aperta da I Fascicoli inseriti nella struttura Armadi / Cassetti / Fascicoli possono essere rintracciati direttamente nella Barra di controllo cliccando sul nome dell Armadio e del Cassetto che li includono Modificare Armadi, Cassetti e Fascicoli Barra multifunzione: Home / Standard / Modifica Nella barra di controllo selezionare nella struttura Armadi/Cassetti l elemento da modificare e cliccare nella Barra Multifunzione scheda Operazioni. Effettuare una ricerca per rintracciare il Fascicolo da modificare o cliccare l Armadio ed il Cassetto che la contengono nella barra di controllo laterale: nell Area dati selezionare il Fascicolo da modificare verrà marcata da, e cliccare nella Barra Multifunzione scheda Operazioni. A seconda dell elemento selezionato nell'area dati marcato da, l icona Modifica Cassetto o Modifica Fascicolo. aprirà la finestra Modifica Armadio, I dati che possono essere modificati nelle varie finestre sono: Finestra Modifica Armadio Impostazioni modificabili Nome e Descrizione.

32 31 Modifica Cassetto Modifica Fascicolo Nome e Descrizione. Nome, Data, Descrizione e Cassetti contenenti il Fascicolo selezionato. In più, per tutti gli elementi della struttura Armadi/Cassetti/Fascicoli è possibile precisare una diversa Visibilità. PROCEDURA Per modificare un Fascicolo non incluso nella struttura Armadio/Cassetto, effettuare una Ricerca e selezionare il Fascicolo nell Elenco Fascicoli verrà marcato da. Oppure, selezionare l Armadio, il Cassetto o il Fascicolo da modificare verranno marcati da - nella sezione Armadi/Cassetti della Barra di controllo. Cliccare l icona. Nella finestra Modifica Armadio, Modifica Cassetto o Modifica Fascicolo apportare le modifiche richieste. Se necessario, con il tasto Accesso aprire la finestra Visibilità e specificare nuovi diritti di accesso all elemento corrente. Con Accetta tutte le modifiche verranno applicate e salvate Visibilità Barra multifunzione: Fascicoli / Standard / Nuovo Armadio/Cassetto/Fascicolo / Accesso Fascicoli / Standard / / Accesso Specificare Uffici, Utenti e Gruppi che avranno accesso all elemento corrente. L accesso può essere in sola lettura o in lettura/scrittura. Chi non ha la visibilità su un Armadio, non potrà avere la visibilità sui Cassetti contenuti in tale Armadio. 3.2 Fascicoli archivistici Classificare una scheda: il Titolario Scheda del documento / Vedi anche Classificazione e fascicolazione archivistica. Le schede di archivi di tipo Protocollo informatico possono essere classificate associando loro una voce di titolario. La finestra aperta dal comando mostra nella barra multifunzione i comandi per rintracciare la voce da usare per la classificazione e per associare la voce specificata alla scheda di interesse. Se previsto dal tipo documento utilizzato le schede, all inserimento, verranno classificate automaticamente con la voce impostata (per database Oracle).

33 32 Scheda Home Conferma Esci Successivo Precedente Tutto Elimina Denominazione Descrizione Voci d indice Ricerca puntuale Ricerca generica Ricerca per codice Usa la voce selezionata per classificare la scheda del documento. Chiude la finestra del titolario. Cerca ed evidenzia il successivo (o il primo) elemento delle voci del titolario selezionato in base al filtro impostato. Cerca ed evidenzia il precedente (o l ultimo) elemento delle voci del titolario selezionato in base al filtro impostato. Cerca ed evidenzia tutti gli elementi delle voci del titolario selezionato in base al filtro impostato. Elimina il filtro di ricerca impostato. Cerca sul campo denominazione delle voci del titolario (in OR). Cerca sul campo descrizione delle voci del titolario (in OR). Cerca sul campo thesaurus delle voci del titolario (in OR). Cerca esattamente il contenuto del filtro di ricerca. Cerca le parole che contengono il filtro (es: *AAA*). Effettua la ricerca nel codice della voce di titolario. Scheda Opzioni Ordina per codice Ordina le voci del titolario in base al codice. Ordina per descrizione Ordina le voci del titolario in base alla descrizione. Ordina per data Ordina le voci del titolario in base alla data di creazione. Navigare nell albero del titolario visualizzato nella parte destra della finestra o rintracciare la voce da utilizzare tramite i comandi di ricerca e cliccare Fascicolare una scheda: i Fascicoli archivistici Scheda del documento / Vedi anche Classificazione e fascicolazione archivistica. Questo tipo di fascicolazione, disponibile solo per gli archivi in cui è stata abilitata l opzione Usa fascicolazione archivistica, permette l utilizzo di notazioni e procedure archivistiche per la gestione dei documenti. La finestra aperta dal comando mostra, nella parte di sinistra, l alberatura del titolario corrente: selezionare la voce che verrà usata per la classificazione e creare il nuovo fascicolo. Andando alla sezione Ricerca sarà possibile impostare i parametri per rintracciare la voce di titolario da usare per la classificazione e per la fascicolazione: cliccare per visualizzare, nella parte destra della finestra, tutti i fascicoli presenti nel sistema che corrispondono ai criteri definiti. I fascicoli che contengono dei documenti saranno contrassegnati dall icona. I comandi della Barra Multifunzione permettono: Conferma Include la scheda corrente nel fascicolo selezionato. Nel caso in cui la scheda non sia stata classificata verrà mostrato un messaggio di avviso. Nel caso in cui sia selezionato un fascicolo con classifica diversa da quella della scheda, verranno controllati i vari casi di difformità e se non rientra in questi casi verrà mostrato un messaggio di errore. Esci Chiude la finestra Fascicolazione.

34 33 Salva impostazioni Cestino Nuovo Duplica Elimina Visualizza Fascicolo Chiudi / Apri Condividi Salva il ridimensionamento della finestra. Apre la finestra con tutti i fascicoli spostati nel cestino. Dove potranno essere recuperati o eliminati definitivamente. Apre la finestra Gestisci fascicolo per l inserimento di un nuovo fascicolo. Apre la finestra Gestisci fascicolo per duplicare il fascicolo selezionato. Elimina il fascicolo selezionato. Non si possono eliminare fascicoli che contengono documenti. I fascicoli privi di documenti possono essere eliminati e spostati in un area cestino. L utente può anche optare per l eliminazione definitiva senza salvataggio nel cestino. Apre la finestra Gestisci fascicolo per visualizzare i dati del fascicolo selezionato. Permette di aprire o chiudere il fascicolo selezionato. Abilitato solo per il responsabile del fascicolo. All apertura/chiusura sarà cambiata la relativa data all interno dei dati di profilo del fascicolo. Mostra la finestra in cui per scegliere i destinatari, in posta o in archivio, del fascicolo selezionato Nuovo fascicolo archivistico: Gestisci fascicolo Scheda del documento / / Nuovo, Duplica o Visualizza La finestra Gestisci fascicolo permette di impostare i dati per un nuovo fascicolo, modificare un fascicolo esistente o per visualizzare le impostazioni di un fascicolo già definito. Dati profilo Tab in cui definire i dati generali del fascicolo. Tipo fascicolo Elenco dei tipi fascicolo visibili all utente. All apertura sarà sempre selezionato il primo tipo fascicolo trovato. Cliccare per visualizzare i dati del tipo fascicolo selezionato. Oggetto Cliccare associato. Descrizione Nome del fascicolo. per visualizzare la finestra in cui selezionare uno o più oggetti definiti nell oggettario del nodo Codice Codice calcolato rispetto alla numerazione del tipo fascicolo, se il tipo fascicolo selezionato prevede una numerazione di tipo predefinito, il campo non sarà modificabile. Ubicazione Campo in cui inserire il luogo in cui si trova il fascicolo, abilitato se il tipo fascicolo aveva la voce selezionata. Anni di conservazione nell archivio corrente Deriva dalla voce del titolario, è comunque modificabile (gli anni di conservazione possono essere aumentati o diminuiti) Anni di conservazione nell archivio di deposito Deriva dalla voce del titolario, è comunque modificabile (gli anni di conservazione possono essere aumentati o diminuiti)

35 34 Conservazione illimitata Indica che dopo il periodo previsto di conservazione nell archivio di deposito, il fascicolo passerà all archivio storico e non all archivio degli Scartabili. Soggetto Ulteriore chiave di ricerca. Note Abilitato se il tipo fascicolo aveva la voce selezionata. Voci d indice Thesaurus per la ricerca sui fascicoli. UO produttrice Ufficio dell utente che ha creato il fascicolo. Stato archiviazione Indica il passaggio dal corrente, al deposito allo storico; Data Apertura Data di apertura del fascicolo. Data Chiusura Data di chiusura del fascicolo. Numero schede contenute Numero di schede inserite nel fascicolo. Numero sottofascicoli contenuti Numero di sottofascicoli inseriti nel fascicolo. Riferimento prima scheda contenuta Progressivo annuo della prima scheda contenuta. Riferimento ultima scheda contenuta Progressivo annuo dell ultima scheda contenuta. Dati personalizzati Tab che mostra i campi dinamici definiti dall Amministratore sul Tipo fascicolo selezionato. Visibilità Tab che mostra gli utenti, uffici e gruppi che potranno avere la visibilità sul fascicolo. Visibilità riservata La condivisione e la selezione di UO assegnataria e UO Responsabile sarà fatta tra l'insieme di utenti/uffici/gruppi che hanno visibilità in lettura/scrittura. Visibilità completa Tutti gli elementi dell organigramma hanno visibilità sul fascicolo, la condivisione e la selezione di UO assegnataria e UO Responsabile viene effettuata su tutti gli utenti/uffici/gruppi. Visibilità limitata La condivisione e la selezione di UO assegnataria e UO Responsabile sarà fatta tra tutti gli utenti/uffici/gruppi. L icona indica il Responsabile del fascicolo (disponibile se nel tipo fascicolo era stata impostata l opzione relativa). La UO assegnataria è l Ufficio dove fisicamente si trova il fascicolo. L icona indica la UO Responsabile del fascicolo.

36 35 Annotazioni Tab in cui inserire delle Annotazioni aggiuntive sul fascicolo. Storia Tab che visualizza la storia del fascicolo. Gli eventi riportati: inserimento, modifica (possibilità di aprire il fascicolo vecchio), apertura, chiusura, cambio classifica, cambio ufficio responsabile Tipo fascicolo Scheda del documento / / Nuovo, Duplica o Visualizza / Mostra i dettagli del tipo fascicolo selezionato Oggettario Scheda del documento / / Nuovo, Duplica o Visualizza / La compilazione del campo Oggetto dei fascicoli archivistici è facilitata da delle linee guida definite con Archiflow. La struttura selezionata nel campo Oggettario potrà essere poi completata nel campo Oggetto Cercare il fascicolo da utilizzare Nella finestra che permette la fascicolazione archivistica sono disponibili i comandi per la ricerca del fascicolo da utilizzare: andare alla sezione Ricerca cliccandone l etichetta in basso a sinistra. La sezione Ricerca permette di impostare vari tipi di parametro: espandere l area con i parametri di interesse, definire i criteri di ricerca necessari e cliccare.

37 36 Se si clicca senza definire alcun parametro, verranno rintracciati tutti i fascicoli archivistici definiti nel sistema. Espandere l area in cui impostare i parametri di ricerca.

38 37 4 Posta I documenti archiviati possono essere scambiati tra utenti di Archiflow utilizzando la posta interna, oppure possono essere inviati all esterno del sistema con la posta estesa, la posta esterna o, se l archivio è impostato correttamente e se la scheda contiene un documento principale, tramite la funzione Invio PEC. Posta interna Posta estesa Posta esterna Invio PEC Possibilità di inviare documenti, con eventuali messaggi, e fascicoli agli utenti di Archiflow. Alla creazione di una nuova scheda, l icona visualizzerà la finestra Visibilità per precisare i destinatari della condivisione, con la possibilità di condividere i documenti e i fascicoli in archivio (garantendo, cioè, la visibilità e l accesso anche agli utenti destinatari) o alla cassetta postale (in questo caso i destinatari, oltre alla visibilità sugli elementi ricevuti, visualizzeranno una notifica dell avvenuta condivisione). Possibilità di inviare la scheda del documento corrente tramite il sistema di posta elettronica definito. Il messaggio conterrà tutti i dati degli indici ed il documento come allegato. Il documento può essere inviato simultaneamente a più indirizzi, separati dal ;. Possibilità di inviare un collegamento alla scheda del documento corrente utilizzando il sistema di posta elettronica definito. I destinatari dovranno essere utenti di ArchiflowWEB per poter accedere al documento. Possibilità di trasmettere il documento tramite la propria cassetta di posta PEC direttamente dall interfaccia di Archiflow. Invio PEC con interoperabilità Opzione dell Invio PEC che sfrutta la possibilità di scambiare protocolli, tramite la casella istituzionale, tra diverse amministrazioni così come indicato nelle normative e decreti ministeriali. Con ArchiflowWEB è anche possibile usare le cassette postali esterne definite per inviare comuni messaggi , senza inviare alcun documento archiviato. Gli utenti abilitati, se previsto da licenza, possono usare le funzioni di Posta On- Line per far recapitare i documenti archiviati come raccomandate/lettere cartacee o possono inviare un breve testo in un telegramma. 4.1 Cassetta postale Barra multifunzione: Home / Posta Questa pagina visualizza la cassetta postale dell utente collegato. In base alle configurazioni, verranno visualizzate, nella barra di sinistra, le aree per accedere alla cassetta postale interna, con eventuali cassette condivise, ed alle cassette esterne, con eventuali account condivisi. Se il sistema prevede dei processi e l utente è impostato per prendervi parte, la cassetta postale mostrerà anche l area per accedere alle attività da svolgere ed in carico.

39 Cassetta postale interna Cliccare Documenti per visualizzare la lista di schede ricevute in posta. Selezionando Documenti, o Fascicoli verranno elencati tutti gli elementi ricevuti. Il numero tra parentesi indica quanti elementi ricevuti non sono ancora stati visualizzati. La visualizzazione degli elementi inclusi nella Cassetta della posta può essere personalizzata vedi Configurazione Posta. Un click del mouse su un elemento elencato per visualizzarlo. Selezionare ( ) un elemento ed usare i comandi della barra multifunzione per: Cancellare gli elementi (documenti o fascicoli) selezionati. Cancellare tutti gli elementi già letti. Cancellare tutti gli elementi. Condividere l elemento selezionato tramite posta interna: il comando mostra la finestra Visibilità. Condividere al mittente il documento selezionato: il comando mostra la finestra Visibilità già compilata con il nome del mittente come destinatario in posta. Imposta i documenti selezionati come non ancora letti. Permette di inviare tramite posta esterna o posta estesa gli elementi (documenti o fascicoli) selezionati. Secondo quanto impostato nella finestra Configurazione Posta, la posta può essere raggruppata per Mittente, Data Spedizione, Tipo Documento o Archivio. Gli utenti Supervisori non hanno la cassetta postale Cassette postali interne condivise Gli uffici potranno essere modificati, dal supervisore o dagli utenti con i diritti opportuni, in modo da essere associati a delle cassette postali condivise. Tutti gli utenti appartenenti ad uffici con cassette condivise potranno accedere alle schede inviate alle cassette di tali uffici.

40 39 L utente collegato è incluso negli uffici Amministrazione e Vendite: entrambi gli uffici hanno delle cassette postali associate. Nell esempio si è scelto di andare a visualizzare l elenco di messaggi recapitati alla cassetta postale dell ufficio Direzione. Se un utente visualizza una scheda di una cassetta condivisa, gli altri utenti della stessa cassetta non potranno accedere contemporaneamente alla stessa scheda. Tutte le operazioni effettuate su una scheda della cassetta condivisa saranno visualizzate da tutti gli utenti che accedono a tale cassetta Cassette postali esterne Il supervisore può creare delle cassette postali esterne condivise (di posta certificata o meno) dagli utenti di uno o più uffici; un utente può creare delle cassette postali esterne private (di posta certificata o meno) di suo uso esclusivo. I messaggi ricevuti nelle cassette esterne vengono elencati nella cassetta postale di ArchiflowWEB, nella sezione Cassette postali esterne. Tra i messaggi ricevuti nelle cassette esterne PEC possono essere presenti anche messaggi che rispettano le specifiche dell interoperabilità.

41 40 Con il termine interoperabilità si indica la capacità di un sistema o di un prodotto informatico di cooperare e di scambiare informazioni o servizi con altri sistemi o prodotti in maniera più o meno completa e priva di errori, con affidabilità e con ottimizzazione delle risorse. Obiettivo dell'interoperabilità è dunque facilitare lo scambio ed il riutilizzo delle informazioni tra sistemi informativi non omogenei (sia per software che per hardware). Lo scambio dei messaggi protocollati tra AOO di varie pubbliche amministrazioni avviene tramite la Casella istituzionale. I dati di protocollo (segnatura) sono trasmessi nello stesso messaggio di posta in formato XML secondo template definiti. L interoperabilità è disponibile solo per le schede appartenenti ad archivi abilitati (nella finestra Personalizza archivi di Archiflow, dovrà essere abilitata l opzione Abilita l'interoperabilità di protocollo). Definire una propria cassetta postale esterna Barra multifunzione: Home / Cassette postali esterne Finestra che visualizza le cassette postali esterne già definite, con i comandi per aggiungere, rimuovere o modificare cassette. Abilitare ( ) Default In e Default Out per le cassette da usare di default per inviare e ricevere messaggi. Nuovo Modifica Rimuovi Visualizza Chiudi Apre la finestra Definizione cassetta postale con i comandi necessari alla definizione di una nuova cassetta. Apre la finestra Definizione cassetta postale con i comandi necessari alla modifica della cassetta postale selezionata. Cancella la cassetta selezionata. Mostra il dettaglio della cassetta selezionata. Chiude la finestra.

42 41 Gli utenti, accedendo a questa finestra, potranno selezionare ( ) le loro cassette che saranno impostate come predefinite nella ricezione (Default In) o nell invio (Default Out) delle mail. La finestra Definizione cassetta postale permette di impostare o modificare i parametri delle cassette di posta elettronica. Nome Descrizione Nome della cassetta postale. Descrizione della cassetta postale. Nella box Server di posta in uscita vanno specificati i parametri per configurare la cassetta postale come cassetta di invio di messaggi. Nome server Utente Password mittente risposte PEC Prova connessione Selezionare il server da utilizzare per la cassetta postale. Nome utente con cui accedere al server di posta. Password con cui accedere al server di posta in arrivo. Indirizzo di posta che verrà visualizzato come mittente dei messaggi. Indirizzo di posta a cui inviare eventuali risposte. In caso il server selezionato per la cassetta postale sia un server di posta elettronica certificata, l opzione risulterà abilitata. Prova la connessione utilizzando i parametri definiti. I parametri da configurare nella box Server di posta in ingresso prevedono: Nome server Utente Password Limite PEC Selezionare il server da utilizzare per la cassetta postale con cui si ricevono i messaggi. Nome utente con cui accedere al server di posta. Password con cui accedere al server di posta in arrivo. Indirizzo di posta a cui recapitare i messaggi di posta elettronica. Numero massimo di messaggi di posta elettronica da scaricare dal server. Se il parametro non viene valorizzato, la cassetta di posta scaricherà sempre tutti i messaggi. In caso il server selezionato per la cassetta postale sia un server di posta elettronica certificata, l opzione risulterà abilitata.

43 42 Prova connessione Prova la connessione utilizzando i parametri definiti Lavorazioni Se abilitate, le richieste di attività (assegnate o da portare a termine) vengono elencate in questa sezione, suddivise in Assegnate ed In carico. Lavorazioni assegnate Cliccare Assegnate per vedere la lista di tutte le lavorazioni assegnate ad altri utenti/uffici, vedi Visibilità assegnare le lavorazioni: per ogni lavorazione vengono indicati i dati della scheda di riferimento, la priorità, il testo della richiesta l assegnatario, le date di creazione e scadenza e lo stato. La prima colonna dell elenco permette la selezione delle lavorazioni ( ) ed evidenzia con colori diversi le lavorazioni che stanno per scadere (giallo) e quelle già scadute (rosso). Cliccare l icona per visualizzare i comandi per applicare un filtro sull elenco. Comando che elenca le lavorazioni la cui esecuzione è stata assegnata dall utente collegato ad altri utenti/uffici. Accetta il rifiuto della lavorazione da parte del destinatario: la lavorazione potrà essere riassegnata ad altri destinatari. Permette di selezionare nuovi destinatari per la lavorazione rifiutata. Respinge il rifiuto della lavorazione da parte del destinatario: la lavorazione tornerà nello stato Da svolgere ed il destinatario originale continuerà a visualizzarla tra le lavorazioni In carico.

44 43 Cancella la lavorazione selezionata. Il destinatario di tale lavorazione riceverà un messaggio nella propria cassetta postale interna. Visualizza la scheda di riferimento della lavorazione. Le lavorazioni in elenco possono essere raggruppate in base alla tipologia di destinatari: utenti o uffici. Per ordinare le lavorazioni alfabeticamente cliccare il titolo della colonna di interesse. Per filtrare la visualizzazione delle lavorazioni cliccare : il comando mostra dei campi in cui impostare il testo esatto da trovare nelle varie lavorazioni. Per le colonne di Stato e Priorità è disponibile una lista di voci da selezionare per visualizzare solo le lavorazioni corrispondenti. Per le colonne di tipo Data è disponibile un calendario: Cliccare il calendario per impostare la data di interesse. Applicare il filtro per visualizzare solo le lavorazioni corrispondenti. Una lavorazione assegnata ad un ufficio risulterà Lavorata quando almeno un utente dell ufficio avrà eseguito l attività. Lavorazioni in carico Cliccare In carico per visualizzare tutte le lavorazioni da eseguire. Gestire le lavorazioni con i bottoni della Barra multifunzione: accettare la lavorazione, dichiararla completa o rifiutarla. Cliccare l icona per indicare che si accetta la lavorazione. La lavorazione cambierà stato anche nella lista delle lavorazioni assegnate dell assegnatario. La lavorazione viene rifiutata: sarà richiesto di precisare il motivo del rifiuto. La lavorazione cambierà stato anche nella lista delle lavorazioni assegnate dell assegnatario. La lavorazione viene dichiarata come completata. La lavorazione verrà rimossa dalla lista e cambierà stato nella lista delle lavorazioni assegnate dell assegnatario.

45 44 Permette di visualizzare la scheda di riferimento della lavorazione corrente. Visibilità assegnare le lavorazioni Le lavorazioni vanno assegnate tramite i comandi della finestra Visibilità. Dopo aver rintracciato la scheda a cui far riferimento per l assegnazione cliccare Condividi (o inserire una nuova scheda e cliccare Procedi). Impostare i destinatari della condivisione ed i destinatari della lavorazione: Abilitare la tab lavorazioni e trascinare qui gli utenti e gli uffici incaricati dello svolgimento della lavorazione. È possibile usare il comando Includi in Lavorazioni dal menù contestuale aperto sui destinatari di interesse. Tutti i destinatari delle lavorazioni saranno anche aggiunti tra i destinatari della scheda secondo le modalità di condivisione impostate di default.

46 45 Non è possibile assegnare lavorazioni a destinatari impostati in Copia conoscenza. Una volta precisato il destinatario della lavorazione, selezionarlo e definire i dettagli dell attività richiesta. Se si impostano più destinatari, i dettagli delle lavorazioni vanno specificati per ciascuno separatamente. Per definire la stessa lavorazione per tutti gli utenti o tutti gli uffici impostati, selezionare il nodo superiore, definire i dettagli della lavorazione e salvare: tutti i destinatari avranno assegnata la stessa attività. È possibile inviare in lavorazione più schede a più destinatari: la lista delle lavorazioni assegnate visualizzerà una riga per ogni lavorazione e per ogni destinatario.

47 Archiviare i documenti ricevuti nelle cassette esterne Barra multifunzione: Home / Posta / click su I documenti ricevuti nelle cassette esterne possono essere archiviati passando i loro dati ad una scheda, associando, cioè, il messaggio di posta ricevuto ad un archivio ed un tipo documento. Il comando apre la finestra con i dati del messaggio. Nella parte inferiore della finestra vengono elencati gli eventuali file allegati al messaggio: se necessario, selezionare il file che verrà associato alla scheda come documento principale ed i file da aggiungere come allegati: In questo caso il primo documento sarà il documento principale, gli altri due saranno degli allegati. Una volta specificati i file da archiviare cliccare Archivia : verrà visualizzata una scheda in modalità inserimento. Compilare i campi necessari e definire la visibilità sulla scheda (click su ) per completarne l archiviazione. I documenti ricevuti nelle cassette esterne di posta elettronica certificata possono essere archiviati seguendo la stessa procedura: il sistema potrà eseguire in più dei controlli sulla validità della firma elettronica e, in caso di documenti ricevuti tramite interoperabilità, verificherà i dati del file XML a corredo del messaggio ed invierà al mittente la comunicazione dell avvenuta protocollazione da parte del destinatario. Al momento di archiviare i messaggi PEC o di interoperabilità si potranno usare le associazioni messaggi-schede definite dall Amministratore. Se si sceglie un tipo documento già configurato per l archiviazione, i dati del protocollo ricevuto verranno inseriti automaticamente nelle chiavi della scheda selezionata; in caso contrario i vari campi andranno compilati manualmente. Archiviando una ricevuta, il sistema cercherà la scheda del messaggio di protocollo originariamente inviato e ne archivierà la ricevuta tra gli Allegati.

48 47 ARCHIVIARE MESSAGGI DI INTEROPERABILITÀ Andare alla cassetta esterna PEC di interesse (Home / ). Selezionare un messaggio di interoperabilità, contrassegnato da, e cliccare : il comando mostrerà un messaggio in cui si chiede se verificare la correttezza delle firme all interno del documento. Compilare i dati necessari della scheda e cliccare per archiviare il protocollo: se per l inserimento si selezionano un Archivio ed un Tipo documento per i quali è stato definito un modello di archiviazione, i campi della scheda risulteranno già compilati con i dati del protocollo da archiviare.

49 Rifiutare i protocolli ricevuti Per rifiutare un protocollo della cassetta istituzionale basta selezionarlo e cliccare. Il comando apre una finestra nella quale inserire la motivazione del rifiuto. In automatico il messaggio sarà notificato al mittente Inviare protocolli archiviati Un messaggio protocollato, creato ed inviato da una AOO mittente è una struttura composita, che aggrega diverse parti: a) un documento informatico primario; b) un numero qualsiasi di documenti informatici allegati; c) una segnatura informatica. Un protocollo di ArchiflowWEB può essere scambiato tramite interoperabilità se l utente collegato ha i diritti per effettuare tali operazioni, se per l archivio a cui appartiene la scheda da inviare è impostata l opzione Abilita interoperabilità del protocollo e se la scheda ha un documento principale da inviare. PROCEDURA Effettuare una ricerca e rintracciare la scheda da inviare tramite interoperabilità. Visualizzare la scheda (cliccando sulla riga corrispondente dell elenco dei rintracciati). Cliccare : verrà chiesto se inviare il messaggio usando le procedure di interoperabilità. Dopo aver precisato se inviare il messaggio tramite PEC semplice o tramite interoperabilità, sarà possibile impostare i destinatari del protocollo selezionandoli, eventualmente, dalla Rubrica, e definire il contenuto del messaggio da inviare. Cliccare Spedisci per completare l operazione.

50 Inviare messaggi Percorso: Click su Il comando permette di inviare messaggi tramite una delle cassette configurate per la posta in uscita. Selezionare la cassetta postale da cui inviare il messaggio, in caso più cassette siano disponibili, specificare gli indirizzi destinatari e cliccare Spedisci. I destinatari possono essere selezionati dalle rubriche disponibili: cliccare A, Cc o Ccn per visualizzare la finestra Rubrica e selezionare gli indirizzi di interesse. 4.3 Inviare posta estesa esterna Percorso: Click su Con questo tipo di spedizione è possibile inviare documenti ad utenti esterni ad Archiflow (posta estesa) o inviare collegamenti ai documenti (posta esterna). Cliccare per aprire la finestra di posta estesa in cui specificare destinatari ed opzioni di invio. In impostare i destinatari e l eventuale messaggio da inviare assieme al documento. L indirizzo del mittente e gli indirizzi dei destinatari visualizzati nella Rubrica (aperta cliccando A, Cc o Ccn ) vanno impostati dal Supervisore in Archiflow. In Opzioni specificare se utilizzare la posta estesa o la posta esterna e definire gli elementi da inviare.

51 Rubrica Scegliere la rubrica da cui selezionare i contatti e cliccare Carica. Gli indirizzi possono essere aggiunti anche digitandoli direttamente. Area in cui sono visualizzati i comandi per navigare tra gli indirizzi non validi. Gli indirizzi della rubrica sono suddivisi in Rubrica interna, con la lista degli utenti Archiflow ed i relativi indirizzi di posta, e Rubrica personale, con gli indirizzi definiti dall utente. Selezionare i destinatari, i destinatari in Copia conoscenza ed i destinatari in Copia conoscenza nascosta. Nei campi di destra è anche possibile aggiungere destinatari digitandoli direttamente. Controllo duplicati Impedisce l aggiunta di un indirizzo più volte nello stesso campo. Il controllo non viene effettuato sugli indirizzi inseriti manualmente, digitandoli direttamente tra i destinatari. Evidenzia non validi Visualizza l Elenco delle mail non valide evidenziando gli indirizzi non corretti. Per la Rubrica personale sono disponibili i comandi: Apri Nuovo Modifica Elimina Apre la finestra Rubrica personale con i dati del nome selezionato. Apre la finestra Rubrica personale per inserire un nuovo nominativo. Apre la finestra Rubrica personale per modificare i dati del nome selezionato. Elimina il nominativo selezionato dalla Rubrica. Rubrica personale Finestra in cui visualizzare, modificare o inserire un nuovo contatto nella Rubrica personale.

52 51 Valida indirizzo Effettua un controllo sulla correttezza dell indirizzo inserito. Se è stata abilitata l opzione Visualizzazione file tif come pdf nella finestra Configurazione Generale/Opzioni i documenti TIFF inviati con posta estesa verranno ricevuti convertiti in PDF. 4.4 Posta on-line Gli utenti aventi diritto, se previsto dalla licenza, possono utilizzare i servizi di Posta on-line per inviare corrispondenza (telegrammi, lettere o raccomandate) on-line che sarà presa in carico dal servizio postale e poi recapitata, in forma cartacea, ai destinatari specificati Invio di un telegramma on-line Gli utenti aventi diritto e se previsto da licenza possono utilizzare i servizi di Posta on-line per inviare un telegramma che verrà recapitato in forma cartacea ai destinatari specificati. Barra Multifunzione: Home / Telegramma on-line Il comando mostrerà la finestra Posta on-line in cui selezionare il Mittente, specificare i Destinatari e scrivere il testo del telegramma da inviare. Il servizio di Posta on-line effettuerà un controllo sulla correttezza degli estremi dei destinatari specificati e, se impostato, visualizzerà il costo dell operazione. Posta on-line Costo spedizione Abilitare l opzione per visualizzare il messaggio che informa sul costo dell operazione. Alla spedizione della corrispondenza verrà effettuata la convalida dei destinatari specificati e, se impostato, verrà visualizzato il prezzo della spedizione; solo dopo aver accettato, l operazione verrà portata a termine.

53 52 Invia Chiudi La corrispondenza sarà presa in carico dal servizio di Posta on-line per essere poi recapitata alla lista di destinatari impostati. Chiude la finestra senza inviare la corrispondenza. Mittente Selezionare il Mittente da utilizzare per l invio della corrispondenza on-line. La lista mostra tutti i Mittenti associati all utente collegato: la selezione di un mittente ne visualizzerà i dati nella parte inferiore della finestra. Destinatari La corrispondenza può essere inviata a più destinatari: specificare in questa tab gli estremi dei destinatari a cui inviare il telegramma o la lettera. Cancella i dati impostati nella parte superiore della tab per eventualmente impostare un nuovo destinatario. Aggiunge il destinatario definito nella parte superiore della finestra alla lista dei destinatari della parte inferiore, ai quali verrà inviata la corrispondenza. Rimuove dalla lista il destinatario selezionato. Mostra la finestra delle rubriche impostate per la Posta on-line Permette di caricare una rubrica da un file di testo. Telegramma Specificare il testo del telegramma da inviare Invio di una lettera/raccomandata on-line I documenti principali di schede archiviate possono essere inviati, da utenti aventi diritto e se previsto da licenza, tramite i servizi di Posta on-line. Visualizzando la scheda del documento da spedire sarà disponibile il comando per la Posta on-line o per inviare una Raccomandata on-line. Selezionando i comandi verrà mostrata la finestra Posta on-line in cui selezionare il Mittente e specificare i Destinatari. Il servizio di Posta on-line effettuerà un controllo sulla correttezza degli estremi dei destinatari specificati e, se impostato, visualizzerà il costo dell operazione. I dettagli della spedizione saranno poi visualizzati nella pagina Spedizione della scheda del documento inviato. 5 Attività Barra multifunzione: Home / Posta Dal menu Posta è possibile visualizzare anche la lista delle attività da svolgere o in carico per l utente collegato. I partecipanti ad un processo collegato ad un tipo documento riceveranno, al momento previsto dal flusso, le attività di loro competenza che, una volta completate, verranno inoltrate all utente incaricato di svolgere l attività successiva nel processo.

54 53 Gli utenti supervisori non hanno cassetta postale e non ricevono attività da svolgere. Per ordinare i documenti della lista delle attività: cliccare una o due volte il titolo di un campo per ordinare in senso crescente o decrescente i documenti in base al campo selezionato. Con un click su un attività da svolgere ne viene visualizzata la scheda. Modificando i dati della scheda il sistema chiederà se la si vuole anche prendere in carico; altrimenti, per prendere in carico una scheda cliccare, per inoltrarla cliccare. Per far proseguire il flusso delle attività impostato è necessario: prendere in carico l attività da svolgere (cliccando nella Barra Multifunzione), modificare, se necessario, la scheda del documento, inoltrare l attività (cliccando nella Barra Multifunzione). Un attività già presa in carico può essere rifiutata e trasferita nella lista delle attività da svolgere cliccando Barra Multifunzione. Lo stato del documento relativo all attività è specificato nella parte superiore destra della scheda: nella Ricerca attività Un utente non supervisore può effettuare ricerche per le attività di sua competenza utilizzando il menu: Barra Multifunzione: Home / Posta / Ricerca attività Impostare i parametri per la ricerca delle attività (da svolgere e in carico). Cliccare l icona per visualizzare il campo dove inserire la data finale dell intervallo in cui ricercare l attività (oppure cliccare l icona per tornare a visualizzare un solo campo ed inserire la data esatta in cui ricercare le attività). Con verrà avviata la ricerca con i parametri impostati. Le attività rintracciate verranno evidenziate con colori diversi a seconda siano attività da svolgere o già in carico. Le attività evidenziate in grigio sono già in carico all utente corrente. Le attività evidenziate in verde devono essere svolte dall utente corrente.

55 54 6 Inserire documenti creare le schede Vedi Scheda del documento. Barra Multifunzione: Home / Crea scheda Selezionare l Archivio ed il Tipo documento a cui associare la scheda che si sta inserendo. I passi per inserire documenti sono: 1. Compilazione degli indici (nella scheda del documento) 2. Definizione della Visibilità (= condivisione) 3. Altro: aggiunta di immagini, annotazioni, allegati (nella scheda del documento) Nell Area dati della pagina di Inserimento, selezionare Archivio e Tipo documento a cui farà riferimento la scheda del documento che si sta archiviando. Compilare quindi tutti gli indici: tali valori verranno poi utilizzati in fase di ricerca per rintracciare il documento. Il file del documento da associare alla scheda corrente va selezionato o acquisito nella pagina Documento, aperta cliccando il link relativo nella Barra di controllo laterale. Nella scheda contestuale Operazioni della Barra Multifunzione cliccare Procedi per la definizione di Utenti, Uffici e Gruppi che potranno accedere al documento. Dopo aver specificato la visibilità verranno abilitate le altre pagine della scheda per completare l archiviazione. Per inserire ulteriori documenti è possibile cliccare Nuovo nella scheda contestuale Operazioni della Barra Multifunzione (disponibile dopo aver condiviso il documento): verrà aperta una nuova scheda in modalità

56 55 Inserimento mantenendo i valori impostati in Archivio, Tipo documento e nei campi selezionati ( ) della scheda precedente. Se la scheda del documento non può essere compilata correttamente, inserire il documento nell area di Smistamento icona - per completarne l archiviazione in un secondo momento. Per inserire altri documenti cliccare chiavi selezionate ( ). : verranno mantenuti i valori impostati in Archivio, Tipo documento e nelle 6.1 Visibilità condividere schede alle cassette interne e condivise Barra multifunzione: Scheda del documento o fascicolo / Condividi o Procedi Utilizzare questo sistema per inviare Documenti o Fascicoli agli utenti di Archiflow. Le condivisioni possono essere effettuate: alla cassetta postale dei destinatari che riceveranno un messaggio a segnalare la presenza di nuovi Documenti e Fascicoli. all archivio dei destinatari ai quali verrà semplicemente estesa la visibilità sui Documenti e sui Fascicoli condivisi. I destinatari potranno quindi accedere ad elementi sui quali, altrimenti, non avevano la visibilità. Abilitare Inserisci in posta e trascinare il destinatario nella casella Visibilità normale o Copia conoscenza per condividere la scheda inviandola sua alla cassetta postale. Espandere le sezioni Utenti, Uffici e Gruppi per selezionare i destinatari della condivisione. L icona corrente. aprirà la finestra Visibilità per la condivisione (cioè per la definitiva archiviazione) del documento

57 56 Sulla sinistra è possibile accedere alle sezioni Utenti Uffici o Gruppi per la selezione dei destinatari della condivisione. Trascinare il nome di interesse nella casella Visibilità normale o Copia conoscenza, per una condivisione in sola lettura. Abilitare Inserisci in posta ed impostare i destinatari perché l elemento che si sta condividendo venga loro recapitato alla cassetta postale. In basso a destra è possibile impostare un Annotazione o un Messaggio a corredo della condivisione: nella tab Annotazioni è possibile inserire annotazioni relative a tutti i documenti selezionati. Tali annotazioni verranno elencate nella pagina Annotazioni dei documenti. Visibilità completa Tutti gli utenti con accesso all elemento condiviso potranno vedere le annotazioni impostate. Visibilità solo destinatari Solo gli utenti destinatari della condivisione potranno vedere le annotazioni impostate. nella tab Messaggio è possibile inserire un messaggio che i destinatari riceveranno nella propria Cassetta Postale. Visibilità del solo documento Se l opzione non viene abilitata i dati e il documento saranno visibili solo agli utenti indicati. Se l opzione viene abilitata i dati della scheda saranno visibili a tutti gli utenti, ma solo gli utenti indicati potranno vedere e modificare il documento. È possibile aprire la finestra Visibilità e inviare un messaggio senza dover inviare anche un Documento/Fascicolo aprendo la propria Cassetta postale, pagina Messaggi, e cliccando l icona. 7 Rintracciare documenti Barra Multifunzione: Home / Ricerca I documenti archiviati possono essere rintracciati con una ricerca che può essere effettuata per: Indici Generica Inserire le parole chiave negli indici appropriati: è necessario conoscere quale valore è stato inserito in quale indice durante l archiviazione del documento. Inserire la parola chiave per la ricerca nel campo generico. Tale parola verrà ricercata in tutti gli indici del tipo documento impostato. I campi per le ricerche sono full text. Si può cioè ricercare qualsiasi parola (o parte di parole, utilizzando i caratteri jolly) o numero memorizzati all interno dell indice selezionato. I campi data ed il campo Tipo protocollo interno non permettono una ricerca full text. I comandi della barra di controllo, comuni alle ricerche per Indici ed alle ricerche generiche: Archivi Selezionare l Archivio in cui effettuare la ricerca. Per estendere la ricerca a più Archivi, selezionarli tenendo premuto anche il tasto CTRL.

58 57 Tipo Documento Selezionare il Tipo documento a cui appartiene il documento da rintracciare Estendi ai tipi doc. Elenco di tutti i Tipi documento con la stessa struttura di indici del Tipo documento selezionato. La ricerca verrà quindi estesa a tutti i documenti dei Tipi documento selezionati. Ambito ricerca Precisare l ambito in cui cercare i documenti: Archivio Smistamento Entrambi Avvia la ricerca di documenti tra quelli già archiviati. Avvia la ricerca dei documenti tra quelli in smistamento. Ricerca documenti sia archiviati che in smistamento. Utente collegato Limita la ricerca dei documenti in smistamento all area di smistamento dell utente connesso. Una volta definiti tutti i parametri per la ricerca, cliccare l icona visualizzato nella pagina Documenti rintracciati. : il risultato della ricerca impostata viene La finestra di ricerca manterrà i parametri impostati nella ricerca precedente per quanto riguarda Intervallo date, Tipo documento e Archivio. PROCEDURA Selezionare l Archivio (o gli Archivi) per la ricerca. Selezionare il Tipo Documento per la ricerca. Se non si conosce a quale Tipo Documento appartiene il documento da rintracciare, è possibile impostare una ricerca per il tipo Tutti. Andare alla pagina Indici, per una ricerca inserendo delle parole chiave negli indici appropriati oppure alla pagina Generica, per inserire la parola chiave in un campo generico. Specificare se la ricerca deve essere effettuata nei documenti in: Archivio Smistamento Entrambi Utente collegato La ricerca verrà effettuata sui documenti già archiviati. La ricerca verrà effettuata sui documenti in Smistamento. La ricerca verrà effettuata sia in Archivio, sia nell area di Smistamento. Abilitare questa opzione per limitare le ricerche nell area di smistamento all area dell utente connesso. Avviare la ricerca cliccando l icona. Il risultato della ricerca impostata verrà visualizzato nella pagina Documenti rintracciati. La ricerca di un documento può essere effettuata anche utilizzando i comandi relativi ai Fascicoli. Conoscendo la struttura utilizzata per archiviare il documento da rintracciare, sarà sufficiente aprire gli Armadi/Cassetti/Fascicoli corretti per visualizzare la lista dei documenti contenuti. Questo tipo di ricerca, però, è poco consigliabile se in un Fascicolo sono contenuti molti documenti: in tali casi, infatti, l identificazione del documento richiesto non è immediata.

59 Ricerca per Indici Barra Multifunzione: Home / Ricerca / Indici In questa pagina vengono visualizzati gli indici del Tipo documento selezionato; in ogni indice è possibile impostare una o più parole per la ricerca. Per limitare il numero di documenti rintracciati, compilare il maggior numero possibile di indici. Se la ricerca è stata estesa ad altri Tipi documento, inserendo un dato da rintracciare in un campo, verranno rintracciati anche tutti i documenti degli altri Tipi documento con lo stesso dato nel campo corrispondente. Per facilitare la compilazione della pagina e per evitare errori è possibile utilizzare, dove impostate, le Liste collegate ai campi. Anche la compilazione dei campi data è facilitata da un apposita finestra (disponibile anche se si stanno impostando ricerche generiche). Una volta definiti tutti i parametri per la ricerca, cliccare l icona visualizzato nella pagina Documenti rintracciati. : il risultato della ricerca impostata verrà La ricerca può essere avviata anche premendo il tasto Invio! Compilare la pagina di Ricerca Liste Come per Archiflow standard, i campi della pagina Indici visualizzano le eventuali liste di elementi collegati al campo corrente. Le Liste impostate nell Archiflow standard potranno essere utilizzate anche dal modulo WEB. Cliccare la freccia ( ) a lato del campo da compilare per aprire la finestra, se definita, con i valori disponibili per il campo.

60 59 I valori selezionati verranno copiati nel campo corrente. Possibilità di navigare tra le pagine della lista dei valori. Selezionare i valori che verranno inseriti nel campo della pagina di ricerca. Valore campo In questo campo possibile inserire un nuovo valore e, con Accetta, copiarlo nel campo della pagina di ricerca Compilare la pagina di Ricerca Date Per una corretta compilazione dei campi data è possibile, cliccando a lato di tali campi, aprire una finestra in cui selezionare la data, che verrà copiata nel campo della pagina di ricerca nel formato corretto. Selezionare Mese ed Anno e cliccare sul giorno Compilare la pagina di Ricerca Anagrafica Se si stanno cercando documenti di un Tipo contenente con un campo associato ad un anagrafica, è possibile compilare la finestra di ricerca utilizzando i dati dell anagrafica che andranno rintracciati nelle schede archiviate. Cliccare a destra del campo associato all anagrafica (presente anche nella pagina di ricerca Generica) e rintracciare i dati da copiare nella finestra di ricerca vedi finestra Anagrafica. Dopo aver selezionato i dati di interesse e cliccato Accetta nella finestra Anagrafica, i dati verranno copiati nel campo relativo nella finestra di ricerca; cliccare per avviare la ricerca in ArchiflowWEB.

61 Compilare la pagina di Ricerca Dizionario Barra Multifunzione: Home / Ricerca / Operazioni / Dizionario La finestra del dizionario (disponibile per database Velocis) mostra l elenco delle parole inserite, in ordine alfabetico, e il numero delle volte che tale inserimento è stato effettuato. Nel campo in basso verranno digitate le lettere che potranno aiutare a rintracciare la parola desiderata. Ad esempio, scrivendo la lettera G, sarà visualizzato l elenco a partire dai termini che iniziano con questa lettera. Inserisci Esci Inserisce la parola nel campo selezionato. Chiude la finestra attiva. Utilizzando il dizionario sarà possibile evitare errori di battitura e sarà più facile individuare la parola che è stata effettivamente usata nell indicizzazione delle schede. 7.2 Ricerca generica Barra Multifunzione: Home / Ricerca / Generica Nella pagina Generica la ricerca può essere effettuata inserendo le voci in un Campo generico. Tale tipo di ricerca può essere impiegato quando non si sa in quale indice ricercare il dato richiesto. Anche in questa pagina è indispensabile compilare i campi anno del protocollo ed il tipo documento da rintracciare. La ricerca generica può essere vantaggiosa, in quanto ricerca l elemento inserito nel Campo generico in tutti gli indici contemporaneamente, ma può rintracciare un numero molto alto di documenti. Una volta definiti tutti i parametri per la ricerca, cliccare l icona : il risultato della ricerca impostata verrà visualizzato nella pagina Documenti rintracciati. 7.3 Documenti rintracciati Questa pagina mostra un elenco di dati dei documenti rintracciati: ogni riga riporta un documento, mentre le colonne corrispondono ai relativi campi. Cliccare sul documento di interesse per visualizzarne la scheda. Cliccare per selezionare tutti i documenti della pagina dell elenco visualizzata. Cliccare per vedere il file o l immagine del documento. Cliccare per vedere in quale fascicolo è incluso il documento. Cliccare per visualizzare gli allegati dei documenti. L elenco dei documenti può essere visualizzato in ordine alfabetico crescente o inverso in base ad un campo cliccando sull intestazione del campo di interesse.

62 61 Cliccare sull intestazione per modificare l ordine dei documenti. 7.4 Impostazioni per rintracciare i documenti Modelli di ricerca Barra Multifunzione: Home / Ricerca / Operazioni / Modelli di ricerca I parametri di ricerche particolarmente complesse ed utilizzate spesso possono essere salvati in un Modello. In questa finestra vengono elencati i modelli di ricerca definiti in Archiflow ed è possibile memorizzare nuovi modelli. Selezionare dalla lista il modello da utilizzare e cliccare Carica. Per salvare un nuovo modello: Compilare la finestra di ricerca con tutti i parametri da salvare. Cliccare per aprire la finestra Modelli di ricerca. Inserire nel campo inferiore il nome per il nuovo modello e cliccare Salva. Nuove ricerche con gli stessi parametri salvati potranno essere effettuate caricando il modello relativo Opzioni di ricerca Barra Multifunzione: Home / Ricerca / Operazioni / Opzioni In questa finestra è possibile stabilire tempo e modalità dell operazione di ricerca. Blocca ricerca dopo n rintracciati Interrompe la ricerca dopo aver rintracciato un numero dato di documenti. Blocca ricerca dopo n secondi Interrompe la ricerca dopo il numero di secondi indicati. Avviso ricerca lunga dopo n stimati Viene visualizzato un messaggio di errore se vengono localizzati più documenti di quanti impostati in questo campo.