QUALIFICA E GESTIONE DEI FORNITORI DI SERVIZI DI ANALISI I & F BUREAU VERITAS ITALIA PROCEDURA

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1 PROCEDURA QUALIFICA E GESTIONE DEI FORNITORI DI INDICE 1. REQUISITI GENERALI RIFERIMENTI SPECIFICI LABORATORI DI PROVA UTILIZZATI DA BUREAU VERITAS CRITERI DI SELEZIONE DEL FORNITORE SELEZIONE CRITERI DI QUALIFICA PROCEDURA DI QUALIFICA RACCOLTA INFORMAZIONI AUDIT INIZIALE QUALIFICA DEI FORNITORI UTILIZZO DEL LOGO BV LABORATORI INTERNI DEI CLIENTI... 7 Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 1/7

2 TABELLA RIEPILOGATIVA DELLE APPENDICI ALLA PRESENTE LPP APPENDICE N. NOME DEL DOCUMENTO 01 Elenco dei Laboratori Utilizzati 02 Accordo Trilaterale Per Gestione Analisi Dei Prodotti TABELLA RIEPILOGATIVA DEI FORM ALLEGATI DELLA PRESENTE LPP CODICE Form010 Form011 NOME Checklist Qualifica Laboratorio Attestato_Qualifica_ Laboratorio VERSIONE DATA COMMENTI 00 30/06/2013 Prima emissione 01 14/07/2014 Integrazioni a paragrafo 3 e 3.3, aggiunta APP02 02 Inserimento par. 4 rispetto a utilizzo laboratorio cliente Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 2/7

3 SOMMARIO Lo scopo della presente procedura è quello di definire i criteri di qualifica dei laboratori e/o le strutture incaricati da Bureau Veritas Italia S.p.A. per la effettuazione di prove, analisi ed test relative alla certificazione di prodotto, di personale ed attività ispettive. 1. REQUISITI GENERALI La presente LPP si applica a tutti dei laboratori e/o le strutture incaricati da Bureau Veritas Italia S.p.A per la effettuazione di prove, analisi ed test relative alla certificazione di prodotto, di personale ed attività ispettive. Da notare che, ad integrazione di quanto specificato nella LPP presente, sono da intendersi validi ed applicabili i requisiti aggiuntivi regolamentari e normativi previsti per le varie tipologie di attività, riportati nei vari documenti di settore. 2. RIFERIMENTI SPECIFICI MQ CAPITOLO 7.2 Per l attività GSIT si applica la procedura specifica di gruppo GSIT PG08. 3 LABORATORI DI PROVA UTILIZZATI DA BUREAU VERITAS Bureau Veritas Italia ) per la effettuazione di prove, analisi ed test relative alla certificazione di prodotto, di personale ed attività ispettive, devono essere preventivamente qualificati da Bureau Veritas Italia. I clienti devono inoltre essere informati del fatto che alcuni loro campioni saranno inviati presso un laboratorio di prova, già in fase d offerta, o comunque prima dell invio dei campioni stessi al Laboratorio. La qualifica di un laboratorio e/o struttura viene gestita dalla BL di competenza per l attività specifica per cui è richiesto l intervento del laboratorio. Laddove necessario, per specifiche attività, quanto riportato nella presente procedura potrà essere integrato con requisiti specifici aggiuntivi. Tali requisiti sono raccolti nei documenti di settore (procedure operative/manuali qualità, ecc.). Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 3/7

4 3.1 CRITERI DI SELEZIONE DEL FORNITORE SELEZIONE Il cliente Bureau Veritas Italia può decidere se: Accettare o rifiutare i laboratori/strutture qualificati proposti da Bureau Veritas Italia Proporre a Bureau Veritas Italia laboratori/strutture di propria fiducia Proporre a Bureau Veritas Italia di utilizzare il proprio laboratorio interno (si veda allora il paragrafo 4). Per talune tipologie di prodotto la selezione dei laboratori può essere obbligata sulla base dei requisiti del documento normativo applicabile. Il cliente deve essere messo a conoscenza preventivamente di un eventuale laboratorio/struttura proposta da Bureau Veritas Italia, così come Bureau Veritas Italia può rifiutare una struttura proposta dal cliente, in particolare se ritiene compromessa l indipendenza fra cliente e laboratorio, o se la competenza e l affidabilità del laboratorio non corrispondono ai propri criteri di selezione CRITERI DI QUALIFICA I laboratori e le strutture utilizzati da Bureau Veritas Italia devono rispondere alle esigenze di imparzialità, indipendenza, integrità e competenza tecnica descritte nella norma EN ISO/IEC A tal fine Bureau Veritas Italia utilizza laboratori/strutture accreditati EN ISO/IEC per le specifiche attività di prova richieste dai documenti normativi di riferimento, da organismi nazionali ed internazionali di accreditamento firmatari del Multilateral Agreement. In alternativa Bureau Veritas Italia utilizza laboratori/strutture certificati ISO 9001 (per le specifiche attività di prova richieste dai documenti normativi specifici di riferimento) da organismi di certificazione accreditati, con una valutazione supplementare dei requisiti specifici EN ISO/IEC in merito ad imparzialità, indipendenza, integrità e competenza tecnica. Nel caso si renda necessaria l attivazione di laboratori e/o strutture non ancora accreditati/certificati, Bureau Veritas Italia qualifica tali strutture a seguito di una valutazione diretta delle stesse a fronte dei requisiti certificazione accreditati, con una valutazione supplementare dei requisiti specifici EN ISO/IEC applicabili. E possibile e i singoli Dipartimenti abbiano ulteriori e più specifici requisiti che richiedono per i Laboratori da loro utilizzati. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 4/7

5 3.2 PROCEDURA DI QUALIFICA La qualifica di laboratori e strutture da parte Bureau Veritas Italia si articola in tre fasi: RACCOLTA INFORMAZIONI Bureau Veritas Italia richiede al laboratorio/struttura alcune informazioni riguardanti: l organizzazione strutturale del laboratorio/struttura il dettaglio sui metodi di analisi, prova e test utilizzati (ufficiali, interni, comparativi, ecc.). il possesso di eventuali autorizzazioni specifiche rilasciate da autorità riconosciute (ad esempio autorizzazioni ministeriali) Bureau Veritas Italia riconosce tre tipologie di laboratorio/struttura: 1) laboratorio/struttura accreditato EN ISO/IEC da un organismo di accreditamento nazionale od internazionale per le tipologie di prove da effettuare. 2) laboratorio/struttura certificato ISO 9001 per le attività di prova da un organismo di certificazione accreditato per il settore EA inerente le suddette attività. 3) laboratorio/struttura non accreditato/certificato. 4) Laboratori in possesso di specifiche autorizzazioni rilasciate da autorità riconosciute (ad esempio autorizzazioni ministeriali) Nei casi di laboratorio/struttura accreditato per prove/test nel settore di interesse, Bureau Veritas Italia non ritiene necessaria alcuna valutazione supplementare, considerando sufficienti le garanzie offerte dall ente di accreditamento. Nel caso tali strutture risultino accreditate per attività di prova diverse da quelle inerenti il prodotto in oggetto, Bureau Veritas Italia effettua una valutazione specifica nel settore di interesse. Nei casi di laboratorio/struttura certificato ISO 9001 per le attività di prova, Bureau Veritas Italia effettua una valutazione specifica inerente i requisiti EN ISO/IEC aggiuntivi rispetto a quelli ISO Nei casi di laboratorio/struttura non accreditato/certificato, Bureau Veritas Italia effettua una valutazione completa e sistematica sui requisiti applicabili EN Nei casi di laboratorio/struttura in possesso di specifiche autorizzazioni rilasciate da autorità riconosciute, Bureau Veritas Italia valuterà la completezza delle informazioni ed il discostamento dai requisiti della EN ISO/IEC e deciderà sulla eventuale valutazione aggiuntiva. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 5/7

6 3.2.2 AUDIT INIZIALE La valutazione iniziale ha lo scopo di assicurare che il laboratorio/struttura possieda i requisiti necessari per soddisfare le esigenze di qualifica Bureau Veritas Italia. Tale verifica di conformità è sotto l esclusiva responsabilità di BV, e non può essere delegata. L audit viene svolto da un team di valutatori qualificati per la verifica di sistemi di gestione per la qualità e competenti nel campo normativo di riferimento per cui si qualifica il laboratorio. L audit comprende una fase di analisi documentale (esaustiva nel caso 1 descritto nel paragrafo precedente) e di valutazione in loco riguardanti: Il sistema qualità generale del laboratorio/struttura. Il piano specifico per le prove ed i controlli inerenti il prodotto in oggetto. I valutatori Bureau Veritas Italia effettuano l audit sulla base di liste di riscontro rispetto ai criteri EN ISO/IEC applicabili. La lista di controllo viene inviata anche al laboratorio affinché la utilizzi per le proprie verifiche ispettive interne; L ispettore durante l ispezione registra tutte le rilevazioni conseguenti all ispezione stessa nelle sue differenti fasi. L ispettore ha la responsabilità di informare in tempo reale il Responsabile coinvolto di eventuali anomalie riscontrate. In particolare, qualora i risultati del laboratorio presentino intervalli d incertezza di misura non compresi nell intervallo di tolleranza stabilita dalle condizioni contrattuali che si intendono imporre, l ispettore considera il risultato della prova non conforme o ripete la prova in doppio per riconferma del risultato. Le risultanze di tali audit sono riportate in specifici rapporti di valutazione, che prendono in considerazione, tra l altro: L organizzazione, lo statuto, l indipendenza, le responsabilità, ecc. I nominativi del personale responsabile per le attività di prova in oggetto La qualificazione, l esperienza e la formazione del personale I locali e l ambiente dove vengono effettuate le attività di prova La gestione dei campionamenti e del trattamento dei campioni L identificazione e la rintracciabilità dei campioni di prova I metodi di prova ufficiali o normati, oppure definiti dal laboratorio/struttura come metodi interni Le disposizioni concernenti i metodi di prova (procedure, istruzioni) L incertezza di misura relativa ai risultati I metodi di taratura e le procedure di manutenzione Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 6/7

7 Le registrazioni relative alle prove I modelli dei rapporti di prova Le registrazioni della verifica sono conservate e rese disponibili per un eventuale controllo da parte di Accredia. 3.3 QUALIFICA DEI FORNITORI I Responsabile della BL di Bureau Veritas Italia di pertinenza (o componente del comitato tecnico da questi delegato), sulla base delle risultanze dell attività di audit, decide se qualificare il laboratorio/struttura. In caso di qualifica, viene redatto fra Bureau Veritas Italia e laboratorio/struttura un contratto che definisce le modalità di subappalto delle attività di prova e le disposizioni in materia di riservatezza delle informazioni: in tali contratti deve essere infatti espressamente prevista l assenza di conflitto e l obbligo alla confidenzialità. Il laboratorio/struttura viene inserito da Bureau Veritas Italia in un elenco di strutture qualificate (APP01 alla presente LPP). Tale verifica di conformità viene ripetuta con una periodicità annuale per ciascun laboratorio e/o per ciascun metodo di prova utilizzata. 3.4 UTILIZZO DEL LOGO BV Il laboratorio/struttura non può in nessun caso e in nessuna forma fare uso del Logo BV. 4 LABORATORI INTERNI DEI CLIENTI Nel caso in cui vengano effettuate le prove presso un Laboratorio interno del cliente, Bureau Veritas deve provvedere a qualificarlo con procedura analoga a quanto descritto nel paragrafo 3. In alternativa, in caso di singole prove o di situazioni in cui non risulti applicabile qualificare l intero laboratorio, è ammissibile che Bureau Veritas si limiti ad assistere all unica prova di suo interesse verificando le procedure, l adeguatezza dell attrezzatura utilizzata e la competenza dell operatore che la esegue. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 7/7