DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott.Giovanni Ziviani

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1 DIREZIONE AMMINISTRATIVA Relazione del Direttore Amministrativo Dott.Giovanni Ziviani La struttura amministrativa nel suo complesso è stata interessata nel 2010 da alcuni importanti eventi che hanno investito tutte le sue componenti. E stato completato il percorso di riorganizzazione dell Istituto con l individuazione delle articolazioni gestionali classificate in strutture semplici e complesse e la successiva pesatura degli incarichi dirigenziali secondo i criteri stabiliti dal CCNL. La procedura si è conclusa con la predisposizione dei contratti individuali di tutto il personale dirigente che sono stati successivamente sottoscritti dal Direttore Generale. Contemporaneamente i data-base amministrativi sono stati adeguati al nuovo organigramma, con l aggiornamento del piano dei centri di costo e la successiva imputazione delle risorse umane e strumentali presenti in Istituto. Oltre al supporto alla fase di riorganizzazione, la struttura amministrativa è stata interessata dalla revisione delle materie trattate da alcune Unità Operative : - nell U.O. Provveditorato è stata trasferita la competenza in materia di acquisto di prestazioni di servizi. Ciò ha permesso di standardizzazione le procedure di acquisto dei beni e servizi, iniziando ad uniformare la documentazione utilizzata nei bandi di gara - nell U.O. Tecnico Patrimoniale sono state accentrate le competenze in materia di manutenzioni, che non riguardano solo i beni immobili e gli impianti, ma anche le attrezzature da laboratorio e da ufficio. I servizi di logistica interna, che comprendono la gestione dei traslochi e le competenze delle squadra ecologica, sono ora coordinati tutti dall U.O. - al dirigente dell U.O. Affari Generali è stata conferita la responsabilità dell U.O. Progetti di Ricerca. Nel 2009 lo sforzo principale è stato concentrato nella definizione delle problematiche derivanti dalla mancata rendicontazione di alcuni progetti di ricerca che di fatto tenevano bloccato presso il Ministero della Salute l iter di liquidazione dei saldi di contributi risalenti ad annualità che vanno dal 1995 al Per quanto riguarda infine i Sistemi Informativi si è iniziato a dare attuazione al piano dei sistemi predisposto da CINECA con il rilascio del nuovo portale dell Istituto, del quale ne sono stati rivisti la struttura ed i contenuti. Lo scopo ultimo è di strutturare il sito come uno strumento privilegiato per fornire servizi all utenza e garantire una costante informazione sugli eventi organizzati dall Ente. Verso la fine del 2009 si è inoltre perfezionata la procedura per l individuazione del nuovo responsabile dei Sistemi Informativi, figura che avrà come compito principale per i prossimi anni la revisione dell organizzazione dell information tecnology secondo il piano dei sistemi appositamente predisposto da CINECA. 1 di 17

2 U.O. AFFARI GENERALI E LEGALI Ufficio Affari Generali e Istituzionali Relativamente all attività degli organi dell Ente, sono state assunte n.615 deliberazioni del Direttore Generale e n.7 deliberazioni del Consiglio di Amministrazione. E stata avviata la pubblicazione, nella sezione Albo Pretorio del sito, dei provvedimenti assunti dal Direttore Generale e dal Consiglio di Amministrazione. Si è, altresì, provveduto all attivazione di un area riservata della rete intranet per la consultazione dei provvedimenti amministrativi da parte dei membri degli organi dell Ente. Sempre nella rete intranet si è provveduto all attivazione di una sezione, con accessi riservati, per la consultazione storica dei provvedimenti amministrativi e all attivazione di una sezione per le segnalazioni normative di interesse. E stato predisposto ed adottato il regolamento interno concernente i provvedimenti amministrativi dell Ente, nel quale sono indicate le regole per la formalizzazione delle deliberazioni e delle determinazioni dirigenziali. Quindi, si è provveduto alla revisione del sistema di delega all adozione di determinazioni dirigenziali, rendendolo coerente al nuovo assetto organizzativo. L Ufficio Affari Generali ed Istituzionali ha curato l avvicendamento alla carica di Direttore Sanitario, mediante la formalizzazione dei relativi atti. Ufficio Contratti e Convenzioni Sono stati perfezionati n.92 contratti per prestazioni di laboratorio distinti nei settori Alimenti e Sanità Animale. Di questi n.17 sono stati stipulati con pubbliche amministrazioni, n.43 con associazioni di categoria e n.32 con soggetti privati. Sono stati rinnovati n.42 contratti stipulati nel corso del Si è altresì provveduto alla stesura della nuova procedura per la stipula dei contratti per prestazioni di laboratorio stabilendone forma e contenuti, in conformità con il procedimento di revisione di tale tipologia contrattuale avvenuta nel corso del Sono stati inoltre perfezionati n.7 accordi di collaborazione scientifica, n.2 accordi per il trasferimento di materiale, n.1 accordo di segretezza. Ulteriormente, sono state stipulate convenzioni con altri enti pubblici al fine di favorire lo svolgimento dell attività istituzionale dell Ente. In particolare si segnalano: - il protocollo d intesa con la Provincia di Lodi, la CCIAA, l ASL, l Associazione Provinciale Allevatori e l Ordine dei Veterinari di Lodi finalizzato allo sviluppo di azioni concentrate contro la paratubercolosi bovina - la nuova convenzione di durata triennale con la regione Lombardia per il funzionamento dell Osservatorio Epidemiologico Veterinario Regionale. Nell ambito dei rapporti locativi attivi è stato risolto il contratto con la Fondazione Iniziative Zooprofilattiche e Zootecniche di Brescia ed è stato stipulato un nuovo contratto con l Ordine dei Medici Veterinari della provincia di Brescia. Per quanto riguarda le attività formative è stata sottoscritta una convenzione con l Università degli Studi di Parma per la gestione del secondo ciclo della Scuola di Specializzazione in Ispezione degli alimenti di origine animale. Sono state avviate le trattative con l Università degli Studi di Milano per definire una convenzione unica finalizzata a disciplinare la collaborazione con l Ateneo per tutte le Scuole di Specializzazione rientranti nell ambito degli interessi dell Istituto. L Istituto ha partecipato alla gestione di n.7 Scuole di Specializzazione attivate dalle Università di Parma, Bologna e Milano ed al funzionamento di n.3 Scuole di Dottorato. E stata confermata la partecipazione dell Istituto alla gestione del corso di laurea in Tecniche della Prevenzione nell Ambiente e nei Luoghi di Lavoro dell Università degli Studi di Brescia, mediante sottoscrizione di apposita convenzione con l Azienda Ospedaliera Spedali Civili di Brescia, quale Istituzione sanitaria accreditata. E stata stipulata la convenzione per tirocini formativi e di orientamento con l Università degli Studi di Verona. A tutto il 2009 gli Atenei con cui l Istituto intrattiene rapporti convenzionali per l attivazione di tirocini presso i nostri laboratori sono sei (Milano, Parma, Bologna, Padova, Verona, Università Cattolica del Sacro Cuore). 2 di 17

3 Ufficio Relazioni con il Pubblico Nell ottica di definire i contenuti degli strumenti dell URP è stata predisposta la proposta del regolamento di funzionamento dello stesso. L ufficio è stato impegnato nella predisposizione della nuova Carta dei Servizi con particolare riferimento ai seguenti aspetti: - definizione nuova grafica - aggiornamento contenuti (focus sui dati sanitari, indicazione tempi medi di risposta per le prove di laboratorio maggiormente rappresentative e modalità di consegna dei campioni; focus sui procedimenti amministrativi) - ristrutturazione contenuti in 8 grandi blocchi (presentazione, principi fondamentali, la sede, il territorio, informazioni utili, l Istituto, i servizi, URP) - introduzione nuova modulistica compilabile online per le richieste di informazioni, indirizzate direttamente alla casella mail dell URP e attivazione procedura interna per la gestione delle richieste di informazioni (20 richieste di informazioni arrivate, tra giugno e dicembre, alla casella mail dell URP). Si è provveduto alla mappatura dei moduli di customer satisfaction già presenti in Istituto, in particolare della modulistica disponibile presso le sezioni e quella sviluppata per la rilevazione della soddisfazione degli utenti BSE. Sulla base delle valutazioni è stato introdotto un nuovo modulo di customer base per rilevare il grado di soddisfazione generale degli utenti. Inoltre è stato introdotto un modulo di customer contratti mirato a rilevare il grado di soddisfazione degli utenti che hanno deciso di rinnovare un contratto per prestazioni di laboratorio, riguardante sia gli aspetti sanitari che quelli amministrativi del servizio. E stata definita una Procedura Generale di rilevazione della soddisfazione dell utenza, che consente l inserimento della customer satisfaction in un ottica di sistema e l integrazione con il Sistema Qualità. Tutte le rilevazioni effettuate tramite la raccolta dei moduli di customer base e contratti sono state registrate in un database. E stato predisposto un modulo per la presentazione dei reclami da parte dell utenza esterna, che è andato ad intergare il modulo per la registrazione dei reclami. Il secondo modulo ha un valore prettamente interno all Istituto e, per la sua struttura e contenuti poteva presentare difficoltà di comprensione all esterno; il nuovo modulo (che non sostituisce il form di registrazione) ha quindi lo scopo di facilitare gli utenti che desiderano entrare in contatto con l amministrazione E stato condotto un corso rivolto ai dipendenti, in due edizioni, per la semplificazione del linguaggio amministrativo. Successivamente, è stato condotto un ulteriore corso di aggiornamento relativo alle modalità di contatto con l utenza esterna. Per quanto riguarda il sito web si è provveduto all attivazione di moduli on-line, disponibili sulle pagine web dell URP (richiesta di informazioni, customer satisfaction, presentazione reclamo). Sono stati definiti i contenuti e la struttura delle pagine web di Affari Generali e Legali, U.O. Progetti di Ricerca e sezione on line URP, normativa, regolamenti interni, contratti per prestazioni di laboratorio. Sono state predisposte news (n.18) relative ad attività di particolare rilevanza esterna svolte dall Istituto. Protocollo Archivio Generale L Ufficio ha predisposto il nuovo titolario di classificazione, che rivede i criteri di fascicolazione e guida alla corretta sedimentazione dei documenti secondo regole che rispecchiano le specifiche funzioni dell Istituto, assicurando stabilità alle relazioni documentarie. Il Manuale di gestione dei documenti, alla luce dell introduzione delle postazioni decentrate di registrazione presso le sezioni, all introduzione del nuovo titolario e alla standardizzazione di attività e funzioni, è stato aggiornato e integrato con le nuove procedure adottate. Il Manuale è stato pubblicato sul sito internet dell Istituto e inviato al CNIPA (oggi Digit-pa). L adozione di entrambi gli strumenti è stata approvata dalla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia. Infine, è stato attivato nel mese di maggio 2009 il modulo specifico Albo Pretorio per la registrazione, acquisizione ottica e pubblicazione decentrata sul sito internet dell Istituto dei documenti. Con il nuovo modulo le strutture possono gestire in maniera autonoma, trasparente e sicura la pubblicazione dei propri documenti sulle sezioni individuate nell area Albo Pretorio. Sulla scorta delle esigenze delle strutture, sono state ampliate le tipologie documentarie soggette a scansione, elencate in un apposito allegato al Manuale di gestione dei documenti. Per quanto riguarda l Archivio Generale è proseguito l intervento di trasferimento, riordino, inventariazione e selezione della documentazione delle sezioni diagnostiche. È stata censita e trasferita la documentazione delle sezioni di Cremona, Modena, Parma, Ravenna, Reggio Emilia e Sondrio. Sulla base delle autorizzazioni acquisite, sono state predisposte le proposte di scarto della documentazione, cedendo al Comitato Provinciale di Brescia della Croce Rossa Italiana kg di carta. 3 di 17

4 Ufficio Legale e Contenzioso Sono state gestite 9 controversie giurisdizionali, provvedendo alla raccolta ed al riordino di tutta la documentazione esistente. L amministrazione del contenzioso ha comportato la costante corrispondenza con i legali, l approfondimento delle questioni giuridiche sottese alle controversie e l esame degli atti di giudizio. L ufficio ha fornito il proprio supporto legale nell ambito del processo di riorganizzazione aziendale e di conferimento degli incarichi dirigenziali. Su richiesta della Direzione e dei dirigenti interessati è intervenuto, fornendo chiarimenti, pareri e consulenza, in relazioni a svariate fattispecie che hanno presentato criticità da un punto di vista giuridico - amministrativo. PROGETTI DI RICERCA Nel 2009 il Ministero della Salute ha approvato n.35 progetti di ricerca corrente presentati dall Istituto nel 2008, n.16 in qualità di Capofila, e n.19 come Unità Operativa. L attività di raccolta dati per la determinazione del finanziamento della ricerca corrente 2009 ha permesso di ottenere un assegnazione pari ad ,27. E stata formalizzata la partecipazione al programma di ricerca corrente 2009 con la presentazione di n.19 progetti di ricerca, nei quali l Istituto riveste il ruolo di Capofila, e di n.3, nei quali è Unità Operativa. Per la ricerca finalizzata 2008, presentata nel corso del 2009 si è in attesa dell approvazione di un progetto presentato nell ambito del Bando in materia di cellule staminali e della sottoscrizione della convenzione con il Ministero della Salute per avviare un progetto in materia di sicurezza alimentare che riceverà un finanziamento ministeriale di ,00 ed un cofinanziamento per un valore di ,00. Per ulteriori 8 progetti, già informalmente avviati nei mesi precedenti, è stata autorizzata la partecipazione in via di sanatoria. E stata autorizzata la partecipazione a n.4 progetti di ricerca al di fuori della ricerca corrente e finalizzata, come di seguito specificati. 1) Progetto dal titolo Salute e qualità della vita nelle comunità locali a forte sviluppo turistico nell ambito del programma per la cooperazione transfrontaliera Italia-Slovenia ; 2) Progetto dal titolo Valutazione della presenza di alcuni contaminanti tossici e persistenti d interesse emergente attraverso l utilizzo di bioindicatori zootecnici ; 3) Progetto in materia di salute delle api; 4) Progetto relativo alla Validazione substrati cellulari collezionati Sono stati presentati alcuni progetti nell ambito del programma di ricerca gestito dal Centro nazionale per la prevenzione e il controllo delle malattie (CCM), organismo di coordinamento tra il Ministero della Salute e le Regioni per le attività di sorveglianza, prevenzione e risposta tempestiva alle emergenze. I progetti rappresentano l'elemento di forte connotazione dell'attività del CCM e di grande proiezione all'esterno, nella realtà dei Servizi di prevenzione e nelle diverse articolazioni del SSN. Risulta poi la partecipazione ai bandi regionali 2009 quali: - bando di invito a presentare progetti innovativi nei settori energia-ambiente, agroalimentare, salute e manifatturiero avanzato a valere sul "fondo per la promozione delle espressioni di interesse dei privati e azioni conseguenti" istituito dalla regione Lombardia con DGR 7025/2008, integrata con DGR 8927/2009; - bando di invito a presentare proposte di Accordi Istituzionali per la realizzazione di Programmi di R&S nei settori energia, ambiente, agroalimentare, salute e manifatturiero avanzato a valere sul Fondo per la promozione di Accordi Istituzionali istituito dalla regione Lombardia con DGR n del 2007 ed il bando di ricerca in campo agricolo è stata autorizzata la presentazione di un progetto europeo in materia di west nile virus. E stata istituita nell intranet dell Istituto un area dedicata esclusivamente alla ricerca suddivisa nelle seguenti sottoaree: a) Leggi, Regolamenti, Direttive, Circolari b) Link a Bandi c) Ricerca Corrente Progetti Presentati al Ministero; d) Ricerca Finalizzata 2009 e Progetti Giovani Ricercatori; e) Contratti di innovazione. E proseguita l attività di sistemazione e controllo della documentazione tecnico- scientifica delle ricerche ancora pendenti relativi agli anni pregressi ed in particolare: a) Ricerca Corrente anni ; b) Ricerca Finalizzata ; E proseguita la sistemazione, il controllo e la gestione delle ricerche ancora pendenti: 4 di 17

5 a) Ricerca Corrente anni ; b) Ricerca Finalizzata ; c) Ricerca Europea ; e) Ricerca Regionale La struttura ha partecipato ad attività formativa per il Settimo Programma Quadro con due diversi eventi di cui uno tenuto nel mese di ottobre a Roma e l altro, sempre nello stesso periodo, a Budapest. Brevetti Nell ambito delle iniziative volte alla tutela ed alla valorizzazione dei risultati dell attività di ricerca dell Istituto, è stato predisposto un regolamento in materia di diritti di privativa industriale. Tale regolamento, di prossima adozione, offre un valido supporto ai tecnici dell Istituto che, nell ambito dell attività di ricerca, dovessero ritenere di aver ottenuto risultati suscettibili di tutela brevettuale. Inoltre, sono state valutate tre ipotesi inventive realizzate dai ricercatori dell Istituto. Per due ipotesi, la valutazione non ha dato esito positivo, non essendo stata riscontrata la presenza di tutti i requisiti richiesti dalla legge per il riconoscimento della tutela. Per la terza, avendo la ricerca di anteriorità prodotto esiti favorevoli, è in atto il deposito della domanda di brevetto a nome dell Istituto e dell Università partner della ricerca. Propedeutica alla domanda di brevetto è stata la sottoscrizione dell atto di cessione a favore dell Istituto dei diritti di proprietà industriale appartenenti al ricercatore dipendente dell Istituto, pari al 50% del totale. Successivamente all acquisizione di tali diritti, l Istituto ha regolato i rapporti con l Università Cattolica del Sacro Cuore, mediante sottoscrizione di apposito accordo. 5 di 17

6 U.O. PROVVEDITORATO ECONOMATO E VENDITE Il processo di riorganizzazione dell Istituto nella parte che riguarda la struttura amministrativa ha visto nel 2009 l unificazione nell Unità Operativa Provveditorato delle attività di gestione degli appalti di beni e di servizi a seguito dell accorpamento delle principali competenze della cessata U.O. Servizi Generali. Gli aspetti più rilevanti del processo di riorganizzazione delle attività dell U.O. sono stati: - identificare le principali procedure di erogazione dei servizi e lo stato delle stesse - ridefinire alcune procedure di acquisto per assicurare omogeneità di documenti e di processi, anche al fine di consentire la interscambiabilità del personale preposto. Dal è diventato operativo il processo di informatizzazione delle richieste di approvvigionamento, in precedenza formulate su modulo cartaceo, con evidenti benefici sia per l utenza interna che per ottenere una migliore aggregazione delle domande interne di acquisto di beni. Altri obiettivi della struttura sono stati i seguenti: - aggregazione delle procedure di acquisto, evitando qualsiasi tipo di frazionamento - migliorare la percentuale di acquisti di beni e servizi attraverso procedure soprasoglia, aumentando la durata delle forniture - riduzione delle procedure in economia. Di particolare rilevanza sono stati i contratti per la gestione delle seguenti attività: - costituzione, su incarico del Ministero della Salute, della prima Banca Nazionale Antigeni per la produzione di vaccini contro l afta epizootica per fronteggiare situazioni in emergenza epidemica su tutto il territorio italiano; - gestione di una gara con l IZSLER Capofila, in unione di acquisto con Istituti della rete IZS, quali Unità Operative coinvolte nella esecuzione di un Progetto di Ricerca (EpiFood) - acquisizione di nuove dotazioni strumentali, anche informatiche, per la sostituzione di apparecchiature e/o sistemi obsoleti, anche per fini di innovazione tecnologica per un valore complessivo di Le procedure di gara espletate assumono i seguenti importi: - valore contratti di affidamento forniture di beni: ,84, per un totale di fatture processate n valore contratti di affidamento forniture di servizi: ,57 per un totale di fatture processate n Le movimentazioni di magazzino sono riassunte come segue: - articoli oggetto di ricostituzione delle giacenze: n per un valore di ,16 - articoli acquistati e consegnati alle strutture: n ,38 per un valore di ,54 - articoli in giacenza distribuiti alle strutture: n per un valore di ,57 - articoli di produzione interna consegnati alle strutture: n Si rilevano infine le seguenti cessioni di produzioni interne: - n. 386 ordini da clienti nazionali per un fatturato di ,30 - n. 16 ordini da clienti esteri per un fatturato di ,59 - n. 39 collaborazioni scientifiche. 6 di 17

7 SISTEMI INFORMATIVI Il 2009 è stato un anno interlocutorio per i Sistemi Informativi. La Direzione Generale aveva incaricato nel 2008 il CINECA di effettuare una valutazione complessiva degli stessi. L analisi condotta ha rilevato criticità in diverse aree impattate dai Sistemi Informativi, tra le quali sono da segnalare: - Organizzazione dei Sistemi Informativi - Infrastruttura - Sistemi Amministrativi - Sistemi Sanitari - Controllo di Gestione - Data Warehouse. Sono stati rilevati e quantificati indicatori chiari di tali criticità (numero eccessivo di sistemi applicativi, di tecnologie software e di hardware eterogeneo, ecc.). In particolare è emersa in maniera preoccupante l assenza di un piano organico di sviluppo dei sistemi informativi, che nel corso degli ultimi anni sono cresciuti spontaneamente, rispondendo alle esigenze dei singoli senza una visione complessiva. Questa crescita non controllata, ma dettata dalle esigenze del momento ha portato a soluzioni sovrapposte, in parte anche duplicate, rendendo così difficoltoso e costoso la condivisione e la circolarità dell informazione. Al termine dell analisi la Direzione Generale ha deciso di unire le Unità Operative informatiche allo scopo di poter avviare nel 2010 il salto tecnologico/qualitativo dei Sistemi Informativi che il ruolo dell Istituto richiede. In questo contesto è stata indetta specifica selezione per individuare il responsabile della nuova struttura, con il compito di dare attuazione al piano dei Sistemi Informativi. La selezione si conclusa a fine 2009 ed il responsabile ha preso servizio nel mese di febbraio L infrastruttura di rete dell Istituto è composta da 79 server, 146 apparati di rete, 163 stampanti di rete, 1 sistema IBM AS400 e 791 postazioni di lavoro dislocati tra la sede centrale e le sezioni provinciali. La rete è utilizzata da 760 utenti di cui 260 in periferia. I Sistemi Informativi hanno garantito il corretto funzionamento dell infrastruttura, senza interruzioni di servizio rilevanti sia nell utilizzo degli applicativi distribuiti, sia della posta elettronica, sia della navigazione in internet. Gli interventi più significativi del 2009 sono identificati con riferimento ai seguenti ambiti di competenza. 7 di 17

8 Infrastruttura: Gli interventi più rilevanti del 2009 sono stati i seguenti: - rinnovo di parte del parco degli apparati di rete per migliorare la capacità di banda e consentire così l implementazione delle VLAN nel Quest ultima operazione porterà un netto miglioramento nella trasmissione dei dati e quindi nelle prestazioni degli applicativi distribuiti - avvio di un processo di virtualizzazione dei server volto a ridurre i costi hardware, i consumi energetici, i tempi di implementazione (estremamente ridotti) e il tempo di downtime. Un server virtuale sfrutta meglio le risorse a sua disposizione: processori, memoria, disco rispetto a un server fisico, soprattutto nel caso di configurazioni in alta affidabilità con un server attivo e uno passivo - avvio di un sistema di videoconferenza tra la sede principale e le sedi periferiche con l installazione del prodotto Easymeeting, l allestimento di due sale riunioni e un aula conferenza. Il sistema è stato avviato a luglio Questo sistema ha da un lato permesso di migliorare la circolarità delle informazioni non strutturate, delle azioni di coordinamento e dall altro un abbattimento considerevole dei costi. Dopo un primo uso interno il sistema è stato impiegato anche per videoconferenze con utenti esterni all Istituto. Sviluppo software: - sono stati rilasciate 76 nuove versioni del sistema Darwin e 35 nuove versioni del sistema DBE - è stato potenziato il collegamento con enti esterni quali i centri di referenza di Torino e di Teramo - nel secondo semestre 2009 l Agenzia delle Entrate ha chiuso il sistema di dialogo via Web Service e questo sta generando criticità nella qualità delle anagrafiche registrate in fase di accettazione. Le azioni volte all utilizzo di sistemi alternativi come ParixWeb o via Regione Lombardia non hanno al momento portato risultati significativi - le manutenzioni ordinarie ed il supporto tecnico hanno interessato le seguenti attività: a) valorizzazione delle analisi e dei prodotti di laboratorio b) verifica delle offerte anomale nelle gare d'appalto c) gestione archivio dei progetti di ricerca d) invio automatico via degli esiti delle analisi alle ASL. - è stato realizzato e reso operativo il primo web service con Regione Lombardia per la fase di preaccettazione e conseguente recupero dei risultati delle analisi. E stata svolta un ampia attività di gestione e sviluppo del sistema di DWH aziendale, che nel 2009 ha portato alla registrazione di circa tre milioni di record. Contemporaneamente è stata svolta una consistente attività di supporto al Controllo di Gestione e in particolare sono stati analizzati diversi processi produttivi al fine di poter soddisfare particolari esigenze dell Istituto. Si citano come esempi: a) l analisi dei dati delle attività a pagamento b) il calcolo per struttura dei tempi di utilizzo del personale c) la verifica di impatto economico per particolari scelte d) la scelta di indicatori per schede di budget e) la realizzazione di un sistema automatizzato di aggancio tra prova e codice metodo accreditato, con pubblicazione sul sito istituzionale f) la creazione di una reportistica dei costi sostenuti nell'ambito dei progetti di ricerca Nell ambito del Controllo di Gestione sono state individuate alcune criticità nella produzione dei dati e nella loro interpretazione, che non permettono in questo momento di automatizzare i processi di estrazione/valorizzazione e di conseguenza richiedono un intervento manuale da parte dei Sistemi Informativi, riducendo l autonomia operativa del Controllo di Gestione. Nel 2010 sarà avviata una profonda attività di analisi di queste criticità al fine di eliminarle o di ridurre significativamente i disagi. L Istituto ha inoltre partecipato al progetto nazionale mettiamoci la faccia, ove i Sistemi Informativi hanno curato la scelta, l installazione e l avvio del sistema di rilevazione e rendicontazione dei dati al Ministero. Il sistema è attivo presso le sezioni provinciali di Brescia, Mantova, Forlì e Reggio Emilia da maggio Sito Web Fino al 2009 il sito dell Istituto aveva carattere puramente informativo con contenuti sostanzialmente statici, la cui modifica richiedeva l intervento di personale informatico specializzato. Inoltre, la linea editoriale è stata ritenuta sorpassata e non più adeguata alle esigenze comunicative dell Istituto sul canale internet. L adeguamento del sito alle nuove esigenze non era fattibile con il sistema in uso. 8 di 17

9 Secondo l analisi predisposta da CINECA, si è proceduto al completo rifacimento dell intero sistema passando ad un sistema di Content Management System (CMS) di mercato affidato in gestione ad una ditta fornitrice. I Sistemi Informativi hanno supportato la ditta nella fase di definizione di nuovi e più efficaci percorsi di navigazione e di nuove sezioni con relativi layout nonché la migrazione dei contenuti, rendendoli più comprensibili e omogenei alla nuova linea editoriale decisa dalla Direzione. L adozione di uno strumento di CMS, migliorando l accessibilità del portale e garantendo una maggiore dinamicità dei contenuti, ha permesso di meglio valorizzare i servizi, le pubblicazioni, i convegni, e in generale tutte quelle attività che hanno un forte impatto verso il mondo esterno. La fase di attivazione del CMS non è stata ancora completata: i reparti dell Istituto non sono in grado di pubblicare o tenere aggiornate sezioni o pagine del sito in piena autonomia. Ad oggi questa attività di pubblicazione viene svolta da personale dei sistemi informativi. Si dovrà costruire un sistema di pubblicazione e validazione al fine di rendere autonomi i reparti garantendo contemporaneamente omogeneità nella comunicazione e aderenza alla linea editoriale decisa dalla Direzione. 9 di 17

10 CONTROLLO DI GESTIONE Oltre alle attività di routine, riguardanti l aggiornamento del tariffario delle prestazioni di laboratorio, la verifica dei report periodici, i controlli degli acquisti di materiale informatico effettuati dall U.O. Provveditorato e i controlli delle fatturazioni, la riconciliazione fra la contabilità generale e analitica e l aggiornamento periodico del programma di gestione del personale sui Centri di Costo, il Controllo di Gestione ha portato a termine le seguenti iniziative particolarmente significative: - pesatura delle funzioni dirigenziali sanitarie attribuite ad ogni struttura dell Istituto a seguito del nuovo ordinamento interno dei servizi approvato dal Consiglio di Amministrazione - predisposizione nuovo piano dei centri di costo in coerenza con il nuovo assetto organizzativo in modo da permettere la corretta allocazione delle risorse, delle attività e dei costi sulle strutture contemplate nel nuovo organigramma - introduzione di nuovi elementi (es. patrimonio zootecnico, numero di esami) nella reportistica standard. Creazione di un report di sintesi (report_s) riguardante l intera attività delle strutture ed allegata alla relazione tecnica 2008 dell Ente ed uniformazione della struttura dei report costi e ricavi a quella dei report attività - redazione proposta del nuovo regolamento di budget dell Istituto e predisposizione delle schede di budget per l assegnazione degli obiettivi programmatici e specifici - validazione della proposta di nuova e specifica reportistica implementata dai Sistemi Informativi per il monitoraggio dei costi e delle attività afferenti i progetti di ricerca e redazione di una proposta di ripartizione dei costi indiretti sul progetti di ricerca - redazione ed invio al Consiglio di Amministrazione della relazione sull attività a pagamento erogata dall Istituto. 10 di 17

11 U.O. ECONOMICO FINANZIARIA Come per le altre strutture amministrative, il 2009 è stato interessato dall adeguamento delle procedure di competenza dell U.O. al processo di riorganizzazione dell Ente. In particolare è stata introdotta ed utilizzata la nuova codifica dei centri di costo, per la corretta imputazione dei ricavi derivanti dalla fatturazione delle prestazioni a pagamento e per l imputazione dei costi limitatamente a quelle voci della contabilità analitica alimentate dall U.O. Economico Finanziaria. Il lavoro più impegnativo ha interessato la gestione dell inventario, ove è stato eseguito il travaso dei cespiti dai precedenti ai nuovi centri di costo. Le operazioni di cui sopra sono state svolte correttamente senza creare disagi o interruzioni alla reportistica periodica del Controllo di Gestione. I principali dati di attività del 2009 della struttura sono di seguito riassunti: - fatture emesse fatture registrate ordinativi d incasso ordinativi di pagamento cespiti inventariati L attività ordinaria dell U.O. non ha rilevato eventi significativi. In particolare: - i fornitori sono stati pagati nel rispetto dei termini contrattuali - non sono stati eseguiti ravvedimenti operosi e non sono pervenuti avvisi di liquidazione per errati versamenti di imposta - la copertura dei provvisori di entrata e di uscita ha rispettato ampiamente i termini previsti dalla normativa di tesoreria - le verifiche dell Organo di Controllo interno sul conto corrente di tesoreria e sulla cassa economale della sede hanno sempre evidenziato la coincidenza dei saldi contabili con la giacenza effettiva - non sono stati eseguiti pignoramenti sulle somme pagate ai fornitori per conto di Equitalia - è stata svolta attività di segreteria e di supporto in occasione delle 5 riunioni del Collegio dei Revisori. Va segnalato che nel 2009 il Garante della Privacy ha fatto venir meno la possibilità di consultare la banca dati fiscale dell Agenzia dell Entrate, archivio di riferimento utilizzato per la corretta codifica degli utenti inseriti nel data base dell anagrafica clienti dell Istituto. Di conseguenza, si è appesantita l attività di controllo sui dati fiscali dei clienti presenti in anagrafica ed è diminuito il grado di affidabilità dei dati inseriti dalle strutture accettanti. Recupero crediti Il valore complessivo dei crediti vantati verso i clienti per l esecuzione di prestazioni a pagamento è rimasto sostanzialmente in linea con i precedenti esercizi. I dati dell attività di recupero crediti del 2009 sono i seguenti: - solleciti di pagamento solleciti a mezzo raccomandata del legale ingiunzioni fiscali - decreti ingiuntivi 164 Per quanto concerne le procedure concorsuali, nel 2009 sono stati notificati cinque fallimenti di ditte verso le quali l Istituto vantava crediti di natura commerciale. Sempre nel 2009, è iniziata un azione di continuo sollecito nei confronti Ministero della Salute volta ad ottenere il pagamento dei saldi di finanziamenti relativi a progetti di ricerca corrente e finalizzata per gli anni dal 1995 a Oltre alla presentazione dei rendiconti economici e all invio periodico di lettere di sollecito, sono stati più volte incontrati i competenti funzionari ministeriali per addivenire alla chiusura delle partite contabili ancora aperte. Gestione liquidità In conformità alle disposizioni che regolano il regime di tesoreria unica mista degli enti del SSN, nel secondo semestre del 2009 si è iniziato ad utilizzare le forme di investimento sicure - in termini di rischio/rendimento - proposte dal mercato per gestire in forma più remunerativa le disponibilità liquide presenti sul conto corrente. 11 di 17

12 Periodicamente alcuni istituti di credito sia di livello nazionale che locale sono stati inviati presentare le rispettive offerte a fronte di investimenti in pronti contro termine, con la precisazione dei seguenti titoli sottostanti all investimento: titoli governativi italiani, ovvero titoli obbligazionari di enti e amministrazioni pubbliche nonché di società a partecipazione pubblica di Stati appartenenti all Unione Europea (art. 2 D.M. Economia e Finanze n.389 del 01/12/2003). In un periodo di crisi economica in cui i tassi di interesse sono rimasti per un lungo periodo al minimo storico, le operazioni di investimento concluse hanno permesso di ottenere un rendimento superiore al tasso attivo praticato sul conto corrente dal tesoriere. Complessivamente sono state eseguite dieci operazioni di investimento in pronti contro termine di cui 9 a un mese ed una a tre mesi Inoltre, per migliorare il rendimento della giacenza del conto corrente di tesoreria, nel terzo trimestre 2009 è stata ottenuta la revisione del tasso attivo, che è stato maggiorato di 0,5 punti. 12 di 17

13 U.O. GESTIONE DEL PERSONALE Oltre allo svolgimento delle attività ordinarie, l U.O. Gestione del Personale è stata impegnata in particolare nell espletamento di alcuni importanti compiti. Riorganizzazione Nel 2009 sono stati predisposti gli atti di competenza dell Unità Operativa, conseguenti alla riorganizzazione. In particolare: - sono stati redatti tutti gli atti relativi al conferimento dei nuovi incarichi dirigenziali - sono stati comunicati ai dirigenti di struttura semplice e complessa, nonché al personale di comparto, gli adempimenti conseguenti al nuovo assetto organizzativo (autorizzazione alle trasferte, gestione delle presenze e sostituzioni di cui all art. 18 del CCNL 1998/2001) - è stata adeguata la documentazione e la modulistica relativa alla medicina del lavoro in seguito all assegnazione del personale alle nuove strutture - sono state aggiornate le informazioni nei programmi informatici di gestione giuridico, presenze e trattamento economico Sulla base dei nuovi incarichi conferiti alla dirigenza, sono stati redatti i contratti individuali che, spediti ai dirigenti per preventiva presa visione, sono stati sottoscritti dagli interessati in appositi incontri con la Direzione. Successivamente, tutta la documentazione relativa ai nuovi incarichi è stata archiviata nei rispettivi fascicoli personali. Assunzioni Nel corso del 2009 sono state attivate le seguenti procedure di assunzione: - sei bandi di concorso per l assunzione di personale a tempo indeterminato, di cui quattro espletati nel corso dello stesso anno - tre bandi di concorsi per l assunzione di personale a tempo determinato, tutti espletati nel dieci bandi per borse di studio - una selezione per l assunzione di un dirigente di struttura complessa ai sensi dell art. 15 septies D. Lgs. 502/92 - una selezione per l assunzione di un dirigente di struttura complessa, espletata nel selezioni interne in attuazione dell accordo sindacale per la riqualificazione del personale del dicembre sono stati altresì espletati sette concorsi, banditi nell anno Pagina web dell Unità Operativa Nel corso del 2009 l U.O. ha provveduto all integrazione, modifica, introduzione di contenuti informativi e di servizio nelle proprie pagine internet ed intranet del sito dell Istituto. Le informazioni inserite nelle pagine di competenza della struttura riguardano sia il personale interno (sono disponibili on line i modelli e le informazioni economico-giuridiche sul rapporto di lavoro) sia gli utenti esterni (indicazione delle modalità d accesso per lavorare in Istituto). Decreto Legislativo 150/2009 Nel rispetto di quanto previsto dal Decreto Legislativo 150/2009 e di altre fonti normative collegate alla cosiddetta Operazione Trasparenza e alla riforma della Pubblica Amministrazione, sono stati inseriti (e continuamente aggiornati) sul sito web dell Istituto le retribuzioni e i curriculum dei dirigenti, le percentuali di assenza del personale suddiviso per struttura di competenza, la contrattazione integrativa relativa alla retribuzione di posizione e di risultato, il codice disciplinare. Alcune di queste informazioni vengono trasmesse periodicamente al Dipartimento della Funzione Pubblica. Infine, sono stati pubblicati sul sito bandi, graduatorie, elenchi idonei e incarichi con le modalità dell Albo Pretorio Telematico. Incarichi di lavoro autonomo Nel 2009 è stata trasferita all U.O. Gestione del Personale l attività selezione per il conferimento degli incarichi di lavoro autonomo (consulenze, collaborazioni occasionali, co.co.co). Nell ambito di tale attività, sono state indette ed espletate le selezioni per il conferimento dell incarico ai medici competenti per il Servizio Sorveglianza Sanitaria per la sede e per le sezioni, e la selezione per l incarico al 13 di 17

14 Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. Inoltre, è stato rinnovato l incarico per l Esperto Qualificato sulla Radioprotezione. Sono state, infine, indette ed espletate altre tre selezioni con relativo conferimento dell incarico di lavoro autonomo. 14 di 17

15 U.O. TECNICO PATRIMONIALE Il processo di riorganizzazione ha visto, tra l altro il trasferimento all U.O. Tecnico Patrimoniale di tutti le competenze in materia di contratti di assistenza e manutenzione di attrezzature, con il conseguente accentramento in un unica struttura di tutte le attività di manutenzione. In questo ambito l U.O. sta progressivamente cercando di uniformare i contratti di manutenzione per tipologie di attrezzature, in modo da semplificarne e ed ottimizzarne la gestione. L anno 2009 ha visto poi il completamento di alcuni importanti interventi previsti piani di programmazione dei LL.PP., oltre a quelli di adeguamento e di ristrutturazione indirizzati al mantenimento del patrimonio edilizio o ad ottemperare alle vigenti normative tecniche e di sicurezza e prevenzione infortuni o per migliorare la funzionalità delle strutture o impianti. Sono stati conclusi i seguenti lavori: - nuova sala formazione della sede - ristrutturazione ambienti destinati all U.O. Provveditorato e all OEVRL - ristrutturazione del macello della sede di Brescia Inoltre, sono stati avviati i seguenti lavori che avranno termine nel 2010: - realizzazione nuovo laboratorio per il controllo delle sostanze contaminanti negli alimenti (diossine e furani) presso la sede di Brescia - ristrutturazione ambienti occupati dalla Fondazione Iniziative Zooprofilattiche da destinare agli uffici della Direzione - ristrutturazione primo piano dell edificio ex patogeno per ospitare i prelevatori del Centro Latte Oltre ai suddetti interventi sono stati portati a termine numerosi lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria presso la sede di Brescia - bonifica amianto sottotetto edificio nord della sede di Brescia - impianto televis per celle frigo della sezione diagnostica dalla sede di Brescia - nuovi frangisole a lamelle presso il palazzo Grigio della sede di Brescia - condizionamento locali formazione - rifacimento segnaletica stradale nella zona della portineria della sede - completamento nuovo inceneritore lavori idraulici - nuovi frangisole a pensilina presso la mensa - rifacimento bagni presso il Reparto Chimico della sede di Brescia - nuovo impianto di ventilazione con depressione in ambiente - realizzazione box di protezione per nuova sterilizzatrice dell Istituto - realizzazione nuovo locale guardaroba - sostituzione serramenti aule formazione della sede di Brescia - rifacimento completo impianto elettrico aule formazione - posa nuove griglie di protezione finestre sottotetto palazzo ex patogeno - impermeabilizzazione terrazza stalle di isolamento - nuovo impianto elettrico per nuovi biofermentatori per il laboratorio Produzione biomasse cellulari al 3 piano del palazzo verde - nuova linea ADSL per OEVRL - addolcitore presso lo Stabulario della sede - allacciamenti alla nuova autoclave presso il reparto preparazione terreni al palazzo Grigio e microbiologia degli alimenti - ringhiere in ferro zincato sulle terrazze accessibili del palazzo giallo - sostituzione due porte esistenti nel locale acque reflue Zona Infetta - pavimentazione spogliatoi Diagnostica - nuovo studio medico del lavoro e nuovo ufficio dirigente U.O. Gestione del personale e modifiche impiantistiche annesse e realizzazione di pareti attrezzate insonorizzate - demolizione parete, raccordo rampa per spostamento mulino c/o stabulario e forometrie per posa condizionatori - sistemazioni murarie cortiletto lato via Cremona per nuovo accesso Istituto - tinteggiatura esterna facciata interna al cortile sull'ingresso di via Cremona Interventi di manutenzione presso le sezioni della Lombardia Milano - adeguamento impianti ai sensi della sicurezza antincendio 15 di 17

16 Milano - sostituzione lampade di emergenza Milano - sistemazione aiuola e verde esterno Cremona - realizzazione impianto di rilevazione gas Bergamo - sistemazione sistema fognario Bergamo - sistemazione sistema di smaltimento delle condense Bergamo - formazione di nuove linee Bergamo - sistemazione facciata per infiltrazioni Pavia - sistemazione impianto rilevazione gas Sondrio - nuovo impianto rilevazione gas Interventi di manutenzione presso le sezioni dell Emilia Romagna Bologna - impianto di illuminazione interrato Bologna - sistemazioni esterne posa di autobloccanti Bologna - impianto di aspirazione cappa chimica Modena - fornitura e posa di gruppo statico di continuità per apparecchiature sensibili Parma - realizzazione di divisoria interna per laboratorio Parma - climatizzazione laboratorio Reggio Emilia - climatizzazione biblioteca Mantova - fornitura e posa di condizionatore presso reparto latte Lugo - sostituzione centrale rilevazione fumi e gas metano Modena - impianto di alimentazione celle frigo Modena - sostituzione centrale di rilevamento gas Mantova - fornitura e posa di cella frigo comprese opere murarie Oltre agli interventi sopra riportati sono stati effettuati molti alti interventi, che non vengono elencati. Gli ordinativi di tali lavori possono riassumersi come segue - interventi di manutenzione straordinaria presso la sede n interventi di manutenzione ordinaria presso la sede n interventi di manutenzione straordinaria presso le sezioni n interventi di manutenzione ordinaria presso le sezioni n. 30 Compressivamente, nel 2009 sono stati effettuati n. 402 interventi. Sevizio di prevenzione e protezione L U.O. Tecnico Patrimoniale ha garantito il necessario supporto amministrativo all attività del Responsabile del Servizio di Protezione e Prevenzione, incarico affidato ad un professionista esterno. Le principali attività svolte nel 2009 sono: a) Prevenzione incendi - sopralluogo del Comando Provinciale dei VVF di Milano alla sezione con rilascio del - certificato di prevenzione incendi con validità di anni 6 - parere di conformità favorevole per il nuovo deposito infiammabili per materie prime e rifiuti del laboratorio diossine rilasciato dal Comando dei VVF di Bologna Censimento autoclavi con stato delle pratiche di verifica ISPESL b) Piano di evacuazione - aggiornamento planimetrie dell emergenza per palazzo giallo - aggiornamento planimetrie dell emergenza per palazzo grigio - predisposizione planimetrie nuovi uffici del Provveditorato - predisposizione planimetrie nuovi uffici della Direzione c) Documenti ex nuovo art.26 del D.Lgs.81/ DUVRI per appalti riguardanti le forniture ante modifica art aggiornamento DUVRI per modifica art. 26 a seguito entrata in vigore del D.Lgs. 106/09 d) Predisposizione relazione di aggiornamento della mappatura dell amianto friabile e compatto per ASL di Brescia e) Smaltimento di tre stufe contenenti amianto provenienti dai laboratori f) Smaltimento amianto in ammasso temporaneo zona stalle Infine nel corso del 2009 sono stati rilevati 22 infortuni sul lavoro, 12 dei quali per incidenti stradali. 16 di 17

17 17 di 17 IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (Ziviani Dr. Giovanni)

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