Anagrafe Nazionale Studenti aggiornamento sincronizzato. Guida Operativa

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1 Anagrafe Nazionale Studenti aggiornamento sincronizzato Guida Operativa 1 INTRODUZIONE L'aggiornamento sincronizzato consente di riportare in tempo reale sul SIDI le modifiche operate sul programma Gestione Alunni Infoschool mantenendo in tal modo i due sistemi allineati. In dettaglio le informazioni dell'alunno mantenute allineate sul SIDI sono le seguenti: Codice fiscale dell Alunno Cognome Nome Genere (M/F) Data di nascita Comune di nascita (o Stato estero di nascita) Prima cittadinanza Eventuale Seconda cittadinanza Comune, indirizzo e CAP di residenza Stato alunno (Frequentante, Trasferito, Ritirato) Tipologia stato alunno (Es.: "Frequentante all'estero", "passaggio all'iefp",...) Eventuale data del trasferimento o passaggio classe (anno, sezione, dati della sede) indirizzo didattico (descrizione, classificazione e codifica SIDI) esame di idoneità Numero ore settimanali (solo per il I ciclo se diverso da quello della classe) L'operazione di aggiornamento sincronizzato è trasparente per l'utente ogni volta che si modificano i dati di un alunno coinvolti nella sincronizzazione le modifiche vengono riportate sul SIDI senza che l'utente debba eseguire alcuna operazione. Se il SIDI rifiuta le modifiche dei dati per qualsiasi motivo, queste non vengono applicate sul database Infoschool. Oltre ai dati degli alunni, vengono tenuti aggiornati i dati delle classi, degli indirizzi scolastici e delle sedi.

2 Quando l' aggiornamento sincronizzato è abilitato (vedere capitolo 2 ABILITAZIONE ALLA SINCRONIZZAZIONE), ogni volta che si apre il programma Alunni viene richiesto di fornire le credenziali per il collegamento al SIDI. Se per qualsiasi motivo la connessione internet non è disponibile, è comunque possibile lavorare sul programma Gestione Alunni, premendo il pulsante Annulla nella finestra di richiesta delle credenziali di accesso al SIDI. In questo caso bisogna confermare che si vuole lavorare solo in locale. A tal scopo nella gestione Anagrafiche Velox è stato aggiunto il pulsante Forza sincronizzazione alunno, per riportare sul SIDI eventuali modifiche operate solo in locale

3 2 ABILITAZIONE ALLA SINCRONIZZAZIONE 2.1 SIDI Sull'applicativo SIDI Anagrafe Nazionale: dal menu I tuoi servizi andare in Alunni Gestione Alunni Anagrafe Nazionale se non è stato già fatto, dichiarare la Chiusura delle Attività dell'aggiornamento frequenze 2014/15 dalla voce menu Scelta Operativa scegliere : Aggiornamento sincronizzato con il sistema locale In alternativa la scelta operativa rimane impostata su Aggiornamento diretto nel SIDI, e sarà necessario operare le modifiche manualmente in entrambe i sistemi. N.B.: Nel caso la scuola abbia più codici meccanografici occorre ripetere l'operazione per ciascun codice meccanografico. ATTENZIONE: La sincronizzazione riguarda le scuole primarie e secondarie di I e II grado. Le scuole dell'infanzia non sono coinvolte. 2.2 PROGRAMMA ALUNNI Dall'applicativo Gestione Alunni - menu Strumenti scegliere Abilita SIDI. Fornire le credenziali di un utente SIDI abilitato a Anagrafe Nazionale : Se è la prima volta che viene eseguita l'abilitazione viene lanciata la procedura Confronta dati SIDI descritta ne capitolo 3 CONFRONTO DATI CON SIDI. Se l'operazione è andata a buon fine, al termine appare il seguente messaggio:

4 La seguente finestra riporta lo stato della sincronizzazione: verde: sincronizzazione col SIDI abilitata gialla: la scuola ha scelto di modificare i dati direttamente sul SIDI rossa: il programma Alunni non è riuscito a stabilire la connessione al SIDI (esempio il computer non è collegato ad Internet)

5 3 CONFRONTO DATI CON SIDI (PROGRAMMA ALUNNI) L'operazione Confronta dati SIDI permette di controllare le eventuali differenza tra i dati presenti sul SIDI e quelli in Gestione Alunni. Viene eseguito automaticamente la prima volta che si cerca di abilitare la sincronizzazione al SIDI. Successivamente può essere lanciato dal- menu Strumenti. Se lanciato esplicitamente propone la scelta del codice ministeriale della scuola su cui eseguire il confronto. Se lanciato da Abilita SIDI esegue il confronto su tutti i codici minesteriali. La prima fase consiste nello scarico dei dai da SIDI. N.B.: L'operazione di confronto comporta l'estrazione di tutti i dati della scuola quindi appesantisce il sistema SIDI, per cui deve essere usata solo quando necessario.

6 Al termine dello scarico dei dati vengono confrontate le sedi della scuola, il programma trova in automatico le corrispondenze. L'utente può comunque intervenire per correggere eventuali incongruenze. ATTENZIONE: Per poter proseguire tutte le sedi in Gestione Alunni devono avere una corrispondenza in SIDI. Dopo il mappaggio delle sedi bisogna eseguire il mappaggio degli indirizzi scolastici. Anche in questo caso il programma trova in automatico le corrispondenze. L'utente può comunque intervenire per correggere eventuali incongruenze. ATTENZIONE: Per poter proseguire tutti gli indirizzi in Gestione Alunni devono avere una corrispondenza in SIDI.

7 Se viene rilevata un'incongruenza sulle sedi associate alle classi tra Gestione Alunni e SIDI il confronto viene bloccato e deve essere rieseguito verificando il mappaggio delle sedi. Dopo la verifica della corrispondenza di sedi ed indirizzi scolastici il programma analizza i dati e propone in dettaglio le corrispondenze e/o differenze riscontrate: Classi presenti in Infoschool e SIDI Classi presenti in Infoschool e non in SIDI Classi presenti in SIDI e non in INFOSCHOOL Alunni con gli stessi dati in Infoschool e SIDI Alunni con differenze tra Infoschool e SIDI Alunni presenti in Infoschool e non in SIDI Alunni presenti in SIDI e non in INFOSCHOOL Nel caso di alunni con dati diversi tra Infoschool e SIDI, cliccando Visualizza dettagli è possibile verificare quali sono le differenze.

8 Al termine viene riportato il seguente riepilogo:

9 4 NOTE SULLA SINCRONIZZAZIONE DEI DATI (PROGRAMMA ALUNNI) 4.1 Inserimento di un nuovo alunno Il modo più semplice per inserire un nuovo alunno è attraverso la funzionalità Anagrafiche Velox (Scheda Velox rossa). L'inserimento di un nuovo alunno dalla funzionalità Alunni deve avvenire col seguente ordine: Dati anagrafici Cittadinanza Indirizzo di residenza Curriculum Nel caso in cui l'alunno sia attualmente inserito nel SIDI in un'altra scuola, appare la richiesta di presa in carico (vedi figura). Rispondendo 'Si' il SIDI sposta l'alunno dalla vecchia alla nuova scuola. ATTENZIONE: Questo comporta il trasferimento dell'alunno da una scuola all'altra, quindi data la delicatezza di questa operazione bisogna essere sicuri prima di confermarla. 4.2 Posizione attuale dell'alunno Le posizione attuali dell'alunno valide per il SIDI sono: FREQUENTA, RITIRATO o TRASFERITO. ATTENZIONE: il SIDI una volta che l'alunno sia ritirato o trasferito non consente di riportarlo come frequentante. Per gli alunni ritirati o trasferiti è obbligatorio impostare anche la tipologia stato alunno che specifica la motivazione del ritiro o del trasferimento. Nel caso di un alunno frequentante all'estero per l'intero anno è consentito impostare in Gestione Alunni come posizione attuale NON FREQUENTA e come tipologia stato alunno scegliere frequentante all'estero per l'intero anno, in automatico viene impostato FREQUENTA per il SIDI.