DISCIPLINARE SULL ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO DELL AUTOREPARTO REGIONALE

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1 Allegato n. 2 alla Delib.G.R. n. 25/1 del DISCIPLINARE SULL ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO DELL AUTOREPARTO REGIONALE

2 INDICE CAPO I Disposizioni generali Art. 1 Definizioni Art. 2 Finalità e campo di applicazione Art. 3 Autoreparto regionale e tipologia d uso Art. 4 Organizzazione e competenze CAPO II Disciplina di utilizzo degli autoveicoli Art. 5 Norme generali per la gestione degli autoveicoli Art. 6 Copertura assicurativa Art. 7 Veicoli ad uso condiviso Art. 8 Veicoli a disposizione in Autoreparto Art. 9 Libretto di marcia Art. 10 Doveri del conducente Art. 11 Rifornimenti Art. 12 Assegnazione degli autoveicoli e procedura di consegna Art. 13 Registro dell autoreparto Art. 14 Utilizzo dei veicoli e responsabilità Art. 15 Rendicontazione spese di gestione Art. 16 Controlli Allegati Allegato A) Consistenza dell autoreparto regionale Allegato B) Planimetria dei locali Allegato C) Libretto di marcia Allegato D) Verbale di consegna Allegato E) Contrassegno RAS Allegato F) Richiesta autoveicolo per trasferte 2/11

3 CAPO I Disposizioni generali Art. 1 Definizioni Autoreparto regionale: comparto burocratico ed operativo incardinato nel Servizio Provveditorato della Direzione Generale degli Enti Locali e Finanze che gestisce il parco auto dell Amministrazione regionale costituito da autoveicoli di proprietà o detenuti sulla base di altro titolo. Sono esclusi gli autoveicoli acquisiti dalla Direzione Generale del Corpo Forestale e di Vigilanza Ambientale e dalla Direzione Generale della Protezione Civile. Autoveicoli di proprietà dell'amministrazione: sono beni mobili registrati, costituenti il patrimonio dell'amministrazione e come tali iscritti e descritti nel registro dell'inventario. Autoveicoli non di proprietà dell'amministrazione: sono beni mobili registrati, non rientranti nel patrimonio dell Amministrazione, affidati dal Fornitore in uso all'amministrazione secondo la formula del noleggio a lungo termine senza conducente. La copertura assicurativa, i controlli periodici, la manutenzione ordinaria e la manutenzione straordinaria di tali autoveicoli sono a totale carico del Fornitore. Responsabile autoreparto regionale: Direttore del Servizio Provveditorato da cui dipende gerarchicamente e funzionalmente il personale assegnato all autoreparto regionale. Referente autoreparto regionale: funzionario incaricato allo svolgimento delle attività di competenza dell autoreparto regionale che ricopre altresì il ruolo di consegnatario delle vetture di proprietà dell Amministrazione. Responsabili della gestione degli autoveicoli: Direttori generali e/o di Servizio assegnatari degli autoveicoli. Autisti/Conducenti: personale in possesso dell abilitazione alla guida autorizzato all uso dell autoveicolo, con responsabilità in ordine al corretto utilizzo, alla buona conservazione e alla tenuta dello stesso. Art. 2 Finalità e campo di applicazione Le presenti norme disciplinano competenze, responsabilità e procedure finalizzate ad una gestione dell'autoreparto regionale secondo criteri di efficienza, efficacia ed economicità e si applicano a tutti coloro che, a qualsiasi titolo, fanno uso di autoveicoli regionali. 3/11

4 Il presente disciplinare regola le attività di gestione ordinaria e straordinaria del parco veicoli di proprietà dell'amministrazione regionale, di quelli noleggiati con la formula cosiddetta "a lungo termine" o comunque in uso alla medesima Amministrazione, nonché la loro gestione in modalità condivisa (car sharing). Art. 3 Dotazione Autoreparto regionale e destinazione d uso Il fabbisogno di autoveicoli è determinato mediante deliberazione della Giunta Regionale, tenuto conto delle esigenze desumibili dal piano di reintegro e rinnovo del parco macchine predisposto dal responsabile dell autoreparto regionale. La dotazione del parco auto, inteso quale numero e tipo degli autoveicoli, è definita nell Allegato A al presente disciplinare, che potrà essere periodicamente aggiornato con determinazione del responsabile dell autoreparto regionale. I locali di cui alla planimetria allegata (Allegato B), ubicati nel sottopiano dell edificio regionale sito in Cagliari, in Viale Trieste 186, sono individuati quale sede dell autoreparto. Gli autoveicoli dell autoreparto regionale devono essere impiegati esclusivamente per i seguenti motivi: Servizio di rappresentanza: comprende le auto adibite al trasporto del Presidente della Regione, degli Assessori e dei componenti degli uffici dei medesimi organi politici salvo rinuncia. Servizio di supporto: comprende le auto assegnate alle Direzioni Generali e alle Direzioni di Servizio ovvero utilizzate dalle medesime strutture organizzative privilegiando la modalità condivisa (car sharing). In nessun caso è consentito l impiego degli autoveicoli per ragioni personali. Art. 4 Organizzazione e competenze La gestione dell autoreparto regionale rientra tra le funzioni del Servizio Provveditorato, che cura le seguenti attività: coordinamento generale della gestione del parco auto anche mediante l emanazione di apposite circolari interne, da formulare nel rispetto del presente disciplinare; assegnazione degli autoveicoli a favore di unità organizzative facenti capo a Direzioni generali e/o Assessorati; 4/11

5 consegna a richiesta secondo quanto indicato nel successivo articolo 8; vigilanza e monitoraggio sullo stato di utilizzo degli autoveicoli e supervisione sulla regolare tenuta dei libretti di marcia; aggiornamento della dotazione dell autoreparto regionale; fornitura delle carte e buoni carburante e supervisione sul loro utilizzo; programmazione manutenzioni ordinarie e straordinarie; pagamento tasse e premi assicurativi per gli autoveicoli in proprietà; gestione sinistri stradali; gestione procedimenti amministrativi per l acquisizione e dismissione degli autoveicoli; gestione obblighi relativi alla cessazione della circolazione degli automezzi. Compete al responsabile della gestione degli autoveicoli l assegnazione operativa del veicolo in modalità condivisa (car sharing) a favore delle unità organizzative facenti capo alla struttura di appartenenza. CAPO II Disciplina di utilizzo degli autoveicoli Art. 5 Norme generali per la gestione degli autoveicoli Gli autisti e i conducenti degli autoveicoli sono tenuti all osservanza delle norme sulla circolazione stradale della cui violazione rispondono personalmente. Tutti gli autoveicoli dell Amministrazione sono utilizzati esclusivamente per finalità istituzionali. I responsabili della gestione degli autoveicoli, gli autisti e i conducenti rispondono direttamente e personalmente della razionale e corretta gestione dei medesimi. Ogni autoveicolo in dotazione al parco auto regionale, a fine servizio o comunque entro la giornata, a cura dell autista/conducente, dovrà essere ricoverato nel parcheggio della struttura assegnataria. Ad esclusione delle vetture di rappresentanza, tutti gli autoveicoli sono muniti dello speciale contrassegno riportato nell Allegato E al presente disciplinare, applicato sulla la parte posteriore dell'autoveicolo. 5/11

6 Con apposito provvedimento dell Assessore degli enti locali, finanze ed urbanistica sono indicati gli autoveicoli di supporto che per particolari motivi di sicurezza possono essere esentati dall obbligo di utilizzo del contrassegno. Art. 6 Copertura assicurativa Per gli autoveicoli di proprietà è stipulata apposita polizza a copertura dei rischi ed entro i massimali previsti dal contratto relativo ai servizi assicurativi dei beni e dell attività istituzionale della Regione. Per gli autoveicoli a noleggio la copertura assicurativa è a totale carico del Fornitore. In caso di sinistro l autista/conducente trasmette tempestivamente una dettagliata relazione sulla dinamica del sinistro stesso al responsabile dell autoreparto regionale e al responsabile della gestione dell autoveicolo, ai fini della denuncia nei termini contrattuali previsti dalla compagnia di assicurazione. L'omessa denuncia di eventuali sinistri, ove arrechi danno all'amministrazione, comporta diritto di rivalsa nei confronti del responsabile dell omissione. Per le auto a noleggio, in caso di sinistro, il conducente si attiene alle disposizioni impartite dalla società di noleggio ed in ogni caso si rapporta con il referente dell autoreparto che garantisce l assistenza necessaria. L autista/conducente è personalmente responsabile, agli effetti civili, dei danni provocati all Amministrazione per incidenti, contravvenzioni ed ogni altro danno occasionato da incuria, da omessa custodia, da dolo o colpa grave. Art. 7 Veicoli ad uso condiviso L utilizzo degli autoveicoli per attività di servizio privilegia la modalità condivisa (car sharing) mediante procedure di assegnazione comune a favore di più articolazioni organizzative dell Amministrazione regionale anche riconducibili a diverse Direzioni generali e/o Assessorati disposte dal responsabile dell autoreparto regionale. In caso di assegnazione in modalità condivisa l utilizzo operativo dell autoveicolo dovrà essere concordato tra i rispettivi responsabili della gestione. Ciascun dirigente responsabile della gestione vieta, di norma, l uso esclusivo dell autoveicolo da parte del personale facente parte della struttura assegnataria 6/11

7 L inosservanza alle disposizioni di cui al presente articolo può comportare la revoca dell assegnazione da parte del responsabile dell autoreparto regionale. Alla conduzione dell autoveicolo assegnato con modalità car sharing provvederà l autista incardinato nella Direzione richiedente o altro personale autorizzato alla guida della Direzione medesima. Ogni fine mese, in sede di chiusura del libretto di marcia, i dirigenti responsabili delle strutture che hanno utilizzato la vettura dovranno asseverare gli itinerari menzionati nelle sezioni compilate dal rispettivo autista/conducente. Art. 8 Veicoli a disposizione dell autoreparto regionale Per le esigenze dei vari uffici dell Amministrazione regionale, connesse alle trasferte del personale in ambito regionale per ispezioni, sopralluoghi o altre attività istituzionali, presso l autoreparto è prevista una dotazione di autoveicoli da assegnare temporaneamente alla struttura richiedente, previa prenotazione via tramite apposito modello (Allegato F). Art. 9 Libretto di marcia Ogni autoveicolo deve essere dotato di un libretto di marcia, conforme all Allegato C, nel quale mensilmente devono essere annotati: ufficio che ha in uso il veicolo; la data del viaggio; l ora di partenza e di arrivo; le generalità e qualifica delle persone trasportate; l itinerario percorso (per itinerario s intende l indicazione delle sedi e delle località di partenza, di sosta e di arrivo); il chilometraggio giornaliero percorso (di partenza e di arrivo); i rifornimenti di carburante e degli eventuali rabbocchi qualora che si rendessero necessari; le generalità dell'autista o del conducente; computo mensile media effettiva km percorsi per ogni litro di carburante; le riparazioni eseguite; 7/11

8 le verifiche disposte sui "livelli" dell'autoveicolo (olio motore, olio freni e liquido di raffreddamento) e sulla pressione delle gomme. Il libretto di marcia deve essere firmato ad ogni utilizzo dall autista/conducente e mensilmente da ciascun responsabile della gestione dell autoveicolo. La firma di entrambi deve risultare leggibile. Il libretto di marcia, debitamente compilato in tutte le sezioni, dovrà essere consegnato al Servizio Provveditorato unitamente agli scontrini dei rifornimenti effettuati nel periodo, entro e non oltre il 5 del mese successivo a quello di riferimento. Art. 10 Doveri del conducente L autista/conducente è tenuto a compilare debitamente in tutte le sue sezioni il libretto di marcia ogni qualvolta l autoveicolo venga utilizzato, a tenerlo in perfetta efficienza, e ad accertare quanto segue: che nello stesso vi siano in dotazione il libretto di circolazione, il libretto di marcia, la tessera prelievo carburante (fuel card) con il relativo codice pin, il contrassegno ed il certificato di assicurazione e i modelli di "constatazione amichevole" predisposti in caso di sinistro ; lo stato della carrozzeria, evidenziando eventuali ammaccature per le quali non risulti sia già stata data precedente comunicazione; la presenza del triangolo, degli attrezzi per la rimozione delle ruote e della ruota di scorta; lo stato dei pneumatici e della pressione prescritta, dei gruppi ottici e delle superfici vetrate; il corretto funzionamento delle segnalazioni acustiche e di illuminazione; la verifica dei "livelli" dell'autoveicolo (olio motore, olio freni, liquido di raffreddamento etc.) che, salvo causa di forza maggiore, deve essere effettuata presso l officina convenzionata. L autista/conducente, all atto del ricovero dell autoveicolo, deve assicurarsi di aver preventivamente chiuso le serrature e disinserito ogni funzione elettrica (luci esterne, autoradio, luci di cortesia, ventilatore ecc.) Le chiavi dell autoveicolo sono depositate a fine servizio presso i soggetti individuati dal responsabile dell autoreparto regionale. É fatto obbligo agli autisti/conducenti di disporre, previa autorizzazione del referente, il lavaggio mensile degli autoveicoli, ovvero ogni qualvolta si renda necessario. È fatto altresì obbligo all autista/conducente di fornire al responsabile dell autoreparto regionale, anche ai fini dell articolo 126/bis del Codice della Strada, gli estremi della propria patente di guida 8/11

9 Art. 11 Rifornimenti Il rifornimento deve avvenire esclusivamente presso i distributori convenzionati con l'amministrazione, mediante l'utilizzo dell'apposita tessera prelievo carburante (fuel card) in dotazione ad ogni autoveicolo. Gli autoveicoli dotati di propulsore a doppia alimentazione (benzina/gpl) dovranno essere riforniti prioritariamente a gpl e solo in via sussidiaria potrà essere disposta la marcia a benzina. Il furto o lo smarrimento della predetta tessera deve essere tempestivamente comunicato alle autorità giudiziarie competenti e al responsabile dell autoreparto regionale. Ove non sia possibile utilizzare la fuel card (smagnetizzazione, smarrimento e furto) è consentito l utilizzo di buoni carburante che saranno rilasciati dal referente dell autoreparto dietro presentazione di apposita istanza, firmata dal responsabile della gestione dell autoveicolo. La tessera prelievo non consente il rifornimento o l acquisto di prodotti diversi dal carburante. Lo scontrino attestante il rifornimento di carburante deve essere allegato al libretto di marcia. In caso di smarrimento dello scontrino è ammessa in sostituzione un autocertificazione dell autista/conducente vistata dal responsabile della gestione dell autoveicolo. Gli autoveicoli sono assegnati: Art. 12 Assegnazione degli autoveicoli e procedura di consegna in via esclusiva al Presidente della Regione e agli Assessori; in modalità condivisa alle Direzioni generali e alle altre unità organizzative della Presidenza e degli Assessorati, salvo particolari esigenze legate a specifiche attività (ad es. Direzione generale della Presidenza, Direzione generale dell Area Legale, Ufficio stampa della Presidenza, etc.) o all ubicazione della struttura. Dell avvenuta assegnazione è dato atto in apposito verbale conforme al modello Allegato D. Art. 13 Registro dell autoreparto É privilegiata la gestione informatizzata dell autoreparto regionale a garanzia di un costante monitoraggio delle relative attività. In ogni caso il referente dell autoreparto regionale cura la tenuta di apposita banca dati contenente le seguenti informazioni: 9/11

10 consistenza e tipologia degli autoveicoli; unita organizzative di assegnazione degli autoveicoli; generalità degli autisti/conducenti e relative autorizzazioni e/o abilitazioni alla guida; costi di gestione; interventi di manutenzione. Art. 14 Utilizzo degli autoveicoli e responsabilità Gli autoveicoli sono condotti da personale autorizzato, in possesso delle necessarie abilitazioni alla guida in corso di validità. Alla conduzione delle vetture assegnate con modalità car sharing provvederà l autista incardinato nella struttura richiedente o in mancanza altro personale della medesima appositamente autorizzato alla guida. E vietato l uso degli autoveicoli per motivi diversi da quello di servizio. Gli autisti/conducenti sono altresì personalmente responsabili: delle violazioni delle norme sulla circolazione stradale, ivi compresi gli eventuali danni causati all autoveicolo per dolo o colpa grave; della efficienza del mezzo affinché sia assicurato il rigoroso rispetto di tutte le norme del codice della strada. In caso di oggettiva responsabilità del conducente lo stesso può essere chiamato al risarcimento del danno. Art. 15 Rendicontazione spese di gestione Ai fini del monitoraggio della spesa relativa al parco auto dell Amministrazione regionale il responsabile dell autoreparto provvede annualmente alla rendicontazione delle spese di gestione. Art. 16 Controlli Il responsabile dell autoreparto regionale dispone in via ordinaria il controllo sul corretto utilizzo dell autovettura, della tessera prelievo carburante e dei buoni nonché sulla corretta compilazione del libretto di marcia. 10/11

11 Dispone inoltre sia per le vetture di rappresentanza che per quelle di supporto la rotazione programmata degli automezzi, finalizzata a non superare il chilometraggio stabilito dal contratto di noleggio. A tal fine ogni autoveicolo dovrà essere riconsegnato al referente dell autoreparto per la verifica delle condizioni generali nell arco di tempo compreso tra il 15 ed il 30 gennaio di ogni anno e comunque su richiesta del responsabile dell autoreparto. 11/11

12 ALLEGATO A DOTAZIONE AUTOPARCO Tipo auto Alimentazione N. Proprietà/noleggio FORD MONDEO Gasolio 13 Noleggio RENAULT LAGUNA Gasolio 1 Noleggio FIAT Grande Punto Benzina/Gpl 15 Noleggio FIAT Nuova Panda Benzina/Gpl 25 Noleggio FIAT DUCATO Gasolio 1 RAS FIAT DOBLO Benzina 2 RAS LAND ROVER Gasolio 1 RAS RENAULT MASCOTT Gasolio 1 RAS MITSUBISCHI PAJERO Gasolio 1 RAS TOTALE 60

13 Allegato B

14 LAVAGGIO E SOSTE OFFICINA MANUTENZIONE Allegato C Data Lavaggio Firma Data Manutenzione Tipo di Manutenzione Effettuata ASSESSORADU DE SOS ENTES LOCALES, FINÀNTZIAS E URBANÌSTICA ASSESSORATO DEGLI ENTI LOCALI, FINANZE ED URBANISTICA DIREZIONE GENERALE ENTI LOCALI E FINANZE - SERVIZIO PROVVEDITORATO AUTOREPARTO REGIONALE LIBRETTO DI MARCIA DEL MESE DI VEICOLO TIPO: TARGA: RIEPILOGO CONSUMI E KM PERCORSI Km inizio mese (a) Km fine mese (b) Km percorsi (b-a) (c) Carburante consumato: Benzina/Gasolio lt. (d) (8-9) GPL lt. (e) (8-9) Totale lt. (f) (d+e) Media consumi ( c/f ) : Km/lt GPL In carico inizio mese : serbatoio lt. (1) buoni n lt. (2) Carburante prelevato : lt. (3) lt. (4) lt. (5) lt. (6) lt. (7) Tot.carburante lt. (8) ( ) Rimanenza fine mese: lt. (9) (10+11) Serbatoio lt. (10) Buoni n lt. (11) Benzina / Gasolio In carico inizio mese : serbatoio lt. (1) buoni n lt. (2) Carburante prelevato : lt. (3) lt. (4) lt. (5) lt. (6) lt. (7) Tot.carburante lt. (8) ( ) Rimanenza fine mese: lt (9) (10+11) Serbatoio lt. (10) Buoni n lt. (11) Il servizio provveditorato Il responsabile della gestione Il responsabile della gestione Il responsabile della gestione

15 Data Orario Uscita Entrata Persone trasportate Cognome e nome Itinerario Chilometri Partenza Arrivo Percorsi Carburante rifornito Gas Benzina Nome e cognome ( leggibile ) del conducente Totali

16 ASSESSORADU DE SOS ENTES LOCALES, FINÀNTZIAS E URBANÌSTICA ASSESSORATO DEGLI ENTI LOCALI, FINANZ E ED URBANISTICA Allegato D Direzione generale enti locali e finanze Servizio provveditorato Cagliari, VERBALE CONSEGNA AUTOMEZZO Veicolo: Targa: Km Alimentazione: Stato d uso: Dotazione di bordo: giubbino rifrangente, estintore, ruotino di scorta e relativi attrezzi di bordo, triangolo, tessera carburante. Note: Si consegna al Sig. matr., in servizio presso l Assessorato, Direzione Generale, previa attenta verifica dello stato in cui si trova, l autoveicolo sopra descritto. Tale autoveicolo é assegnato per i fini istituzionali ad uso esclusivo dell Assessorato. Il Direttore Generale si impegna, sottoscrivendo il presente verbale, a non consentirne un uso diverso. Il conducente affidatario dell autoveicolo dichiara di essere stato edotto in merito alle proprie responsabilità ed agli adempimenti inerenti al corretto utilizzo dell autoveicolo (verifiche, controlli e manutenzioni), soprattutto riguardo alla tempestiva e puntuale denuncia dei sinistri, alla segnalazione di anomalie o guasti e di essere consapevole delle sanzioni civili e penali previste dalla legge in caso di mancata custodia o uso negligente dell autoveicolo. Il Conducente affidatario si impegna in modo particolare: a custodire ed aver cura dell automezzo in modo attento e sistematico; ad effettuare puntualmente le verifiche ed i controlli prescritti dalla Casa costruttrice e tutti quelli ritenuti necessari al buon funzionamento del veicolo; a segnalare per tempo all Ufficio Autoreparto eventuali danneggiamenti, guasti o anomalie; a condurre l automezzo con prudenza ed osservare scrupolosamente le prescrizioni del Codice della Strada. ad attenersi alle disposizioni della Società proprietaria del veicolo riportate nel manuale informativo consegnato assieme ai documenti di viaggio e identificativi dell autoveicolo. L autoveicolo dovrà essere riconsegnato all Autoreparto, per la verifica delle condizioni generali, nell arco di tempo compreso tra il 15 e il 30 gennaio di ogni anno e, comunque, su richiesta del Responsabile dell Autoreparto. Il Conducente affidatario Il Referente dell Autoreparto Il Direttore Generale

17 ASSESSORADU DE SOS ENTES LOCALES, FINÀNTZIAS E URBANÌSTICA ASSESSORATO DEGLI ENTI LOCALI, FINANZ E ED URBANISTICA Direzione generale enti locali e finanze Servizio provveditorato RESTITUZIONE AUTOMEZZO Cagliari, Veicolo: Alimentazione Targa: Km. Stato d uso: Dotazione di bordo: carburante. giubbino rifrangente, estintore, ruota di scorta e relativi attrezzi di bordo, triangolo, tessera Note: Il Conducente affidatario Il Referente dell Autoreparto

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19 Allegato F ASSESSORATO Direzione Generale Prot. n. Cagliari, All Assessorato EE.LL Finanze ed Urbanistica Servizio Provveditorato Ufficio Autoreparto Fax Oggetto: richiesta autovettura Si richiede per il giorno un auto di servizio per le esigenze di questa Direzione Generale/Ufficio di Gabinetto per la missione da effettuarsi a: dalle ore alle ore per l intera giornata Per la/e giornata/e su indicata/e gli automezzi assegnati alle strutture di questa Direzione Generale sono già prenotati per lo svolgimento di altre attività istituzionali. Conducente tel. Interno cellulare N.B.: La prenotazione della vettura è stata anticipata telefonicamente al n. di tel o 4237 Il Direttore Generale / Il Direttore del Servizio / Il Capo di Gabinetto

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