Human Resources and Volunteers Management Corso Avanzato

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1 Human Resources and Volunteers Management Corso Avanzato Modulo 1: Le basi essenziali DU 1.1 Un approccio basato sulla necessità di coinvolgimento dei volontari o L analisi dei bisogni della comunità o Pianificazione strategica come pianificare in modo significativo il coinvolgimento dei volontari DU 1.2 Preparare la vostra organizzazione per il coinvolgimento dei volontari o Valori, politiche (policies) e strumenti Modulo 2: La gestione dei volontari Gestione dei volontari 1: i primi passi o Le 9 fasi della gestione dei volontari o Selezione e reclutamento o Orientamento e formazione DU 2.2 Gestione dei volontari 2: un processo continuo 1

2 o Motivazione e riconoscimento o Tutoraggio e Monitoraggio o Valutazione ed impatto Modulo 3 Un quadro generale DU 3.1 Aspetti dei programmi di gestione dei volontari o Valutazione del rischio o Come accrescere il vostro reparto di gestione dei volontari Promuovere il volontariato all interno e all esterno dell organizzazione DU 3.2 Lavorare con i vari portatori di interesse o La comunicazione ed il volontariato Chiarire i concetti, sfatare i miti o Come lavorare con i volontari aziendali 2

3 Modulo 1: Le basi essenziali DU 1.1 Un approccio basato sulla necessità di coinvolgimento dei volontari o L analisi delle esigenze della comunità Definiamo innanzitutto che cosa è una valutazione dei bisogni comunitari. Una semplice definizione potrebbe essere che: una valutazione dei bisogni della comunità è uno strumento di raccolta delle informazioni relative alle opinioni, ai bisogni, alle sfide e alle risorse della comunità utilizzate per determinare quali progetti di volontariato rispondono alle reali esigenze della comunità. Una comunità ha bisogno che una valutazione sia condotta dalla vostra organizzazione attraverso la nomina di un gruppo di lavoro (di valutazione). Questo gruppo dovrebbe comprendere impiegati e/o volontari che hanno un buon grado di conoscenza della comunità e capaci di dedicare il tempo e le risorse necessarie per valutare le necessità della collettività (o comunità). Durante lo svolgimento della valutazione, il gruppo incontrerà i leader della comunità ed i membri in generale. Di seguito ecco alcuni strumenti per la valutazione delle esigenze collettive: Interviste Raccogliere informazioni dai membri della società (community) che sono in grado di conoscere le esigenze della comunità. Queste persone potrebbero essere i leader della comunità, professionisti, o altri individui che appartengono in particolare ad organizzazioni, istituzioni pubbliche ed aziende. Forum Pubblico Portare una vasta gamma di membri della comunità insieme ad incontri pubblici dove raccogliere informazioni attraverso gruppi di discussione. Focus group Ottenere opinioni ed idee da un piccolo gruppo mirato di membri della comunità. Indagine Utilizzare un sondaggio formale od un questionario per raccogliere informazioni da un ampio numero di membri della comunità. 3

4 Analisi secondaria dei dati Revisione ed analisi dei dati che sono già stati raccolti sulle questioni e sulle esigenze della comunità. Le fasi dello svolgimento di una valutazione dei bisogni comunitari Formare un gruppo di valutazione sui bisogni comunitari Promuovere ed informare la comunità circa la valutazione, i suoi metodi ed obiettivi Selezionare degli strumenti per l indagine sui bisogni comunitari Sviluppare un piano per la valutazione (chi, che cosa, quando, dove, come) Implementare la valutazione utilizzando gli strumenti selezionati Analizzare i risultati Preparare un rapporto descrivendo in dettaglio i risultati Utilizzare il rapporto per determinare gli stakeholders ed i volontari da coinvolgere Il tipo di informazioni che dovrebbero essere raccolte dipende dalla singola comunità e dalle sue esigenze specifiche. Tuttavia, le seguenti informazioni devono comparire in tutte le valutazioni dei bisogni della comunità: Descrizione della comunità e statistiche applicabili Esigenze identificate dai leader della comunità e dai suoi membri Le azioni attuali intraprese per rispondere alle esigenze della comunità (incluse le azioni di volontariato, se ve ne sono) La disponibilità di risorse locali che rispondano ai bisogni della comunità Opportunità di progetti Sfide per progetti Coinvolgimento della comunità nel progetto Sostenibilità a lungo termine del progetto da parte della comunità Una volta che si saranno raccolte le informazioni necessarie, dovranno essere analizzate e bisognerà stilare un rapporto da condividere con i colleghi e gli stakeholders con cui si lavora: il consiglio di amministrazione, tutti i partner di progetto ed i membri della comunità che sono stati particolarmente coinvolti nel fornire informazioni per la 4

5 valutazione. o La pianificazione strategica Come pianificare in modo significativo il coinvolgimento dei volontari Lo sviluppo di una pianificazione strategica è in realtà uno strumento per concentrare gli sforzi e capire la modalità per avere volontari adeguati per la vostra attività e come sviluppare in modo sostenibile ed a lungo termine il servizio di volontariato della vostra organizzazione. Così facendo, è possibile ottenere i seguenti benefici: Sfruttare le risorse e le opportunità emergenti per la vostra organizzazione e per i vostri target groups (gruppi di riferimento) Un uso più efficiente di tempo, energia e risorse. Le strategie dovrebbero essere sempre formulate prima di agire, non essere decise dopo aver già intrapreso un azione. Senza una chiara idea del come, i vostri sforzi di avere la migliore squadra di volontari potrebbero trasformarsi in uno spreco di tempo e fatica con la conseguenza di non riuscire a sfruttare appieno le opportunità emergenti. Le strategie dovrebbero essere aggiornate periodicamente per rispondere ai bisogni di un contesto sociale in continua evoluzione, includendo nuove opportunità o le esigenze dei volontari. DU 1.2 Preparare la vostra organizzazione per il coinvolgimento dei volontari o Valori, politiche e strumenti La vostra organizzazione deve affermare il valore del volontariato e rendere le persone consapevoli che il volontariato dona un contributo fondamentale per gli obiettivi dell organizzazione. Allo stesso tempo, assicurarsi che tutte le persone capiscano che il 5

6 volontariato non sostituisce né svaluta il ruolo del personale retribuito della vostra organizzazione. Una policy (politica) fornisce una panoramica delle attività svolte attualmente dai volontari e stabilisce una base per l espansione, se richiesta, per il ruolo dei volontari affianco al personale retribuito. Questo documento, le procedure e la guida forniscono un quadro di riferimento per il coinvolgimento dei volontari. Si tenga presente che i volontari possono/sono coinvolti in diversi livelli della vostra organizzazione: Consiglio di amministrazione/comitato di gestione, diverse attività in progetti specifici, periodi di tempo a lungo e breve termine, etc. Conoscendo questa situazione, prova ad elencare i ruoli assunti dai volontari. Un documento programmatico permetterà di chiarire tutti gli aspetti del coinvolgimento dei volontari e si ispira ai seguenti principi di good practice (buona pratica): I compiti che devono essere svolti dai volontari verranno chiaramente definiti, affinché ognuno sia sicuro del rispettivo ruolo e delle responsabilità. L organizzazione rispetterà la legge sulla protezione ed il trattamento dei dati personali durante l utilizzo dei dati ricevuti dai volontari. Le opportunità di volontariato andranno ad integrare e NON a rimpiazzare il lavoro del personale retribuito. I volontari avranno regolarmente l opportunità di condividere idee o preoccupazioni Tutte le politiche (policies) attuali o future saranno controllare rispetto alla loro capacità di coinvolgere i volontari. All inizio del documento sulle politiche del volontariato è necessario specificare il suo scopo Evidenziare e riconoscere il valore del contributo dato dai volontari 6

7 Riflettere sullo scopo, i valori, le norme e le strategie dell organizzazione nel suo approccio nel coinvolgere i volontari; Riconoscere i rispettivi ruoli, i diritti e le responsabilità dei volontari; Confermare l impegno dell organizzazione nel coinvolgere i volontari nelle sue attività; Stabilire principi chiari per il coinvolgimento dei volontari; Garantire costantemente sia la qualità delle offerte di opportunità di volontariato che del lavoro svolto dai vostri volontari. Un documento di politica del volontariato avrà diverse sezioni riferite a : - Reclutamento e Selezione (documenti e procedure, profilo del volontario, periodi di reclutamento, criteri di selezione) - Assistenza e Tutoraggio (opportunità di apprendimento e sviluppo, incontri di assistenza e tutoraggio) - Problem Solving (conflitto di interessi, situazioni di conflitto, procedure per la risoluzione di conflitti) - Valutazione e monitoraggio (documenti utilizzati e periodi di tempo per le candidature, tipi di procedure) Si raccomanda di includere nel documento tutte le fasi di gestione dei volontari e di risistemarle di tanto in tanto quando con la pratica si assumono nuove metodologie o migliori soluzioni per migliorare il lavoro (la collaborazione) con i volontari. Modulo 2: Gestione dei volontari D.U

8 I volontari sono l elemento fondante di molte piccole e medie organizzazioni no-profit. I volontari aiutano queste organizzazioni a realizzare la loro mission ed i loro obiettivi. Tuttavia, una sfida fondamentale per qualsiasi organizzazione è selezionare volontari competenti che possano contribuire alla fornitura di un servizio in un ambiente sicuro e convincere i migliori a restare nella vostra organizzazione. La gestione dei volontari si compone di 9 fasi. Si comincia molto tempo prima di intervistare qualcuno per una posizione e finisce quando il volontario lascia l organizzazione. Con questo noi ci riferiamo già alle 9 fasi della gestione dei volontari che vi proponiamo. 1. Preparazione dell organizzazione per coinvolgere i volontari 2. Reclutamento 3. Selezione 4. Orientamento 5. Formazione 6. Tutoraggio e Monitoraggio 7. Motivazione 8. Riconoscimento 9. Valutazione Preparate la vostra organizzazione Informate il vostro personale ed il consiglio di amministrazione circa il coinvolgimento di volontari nei progetti dell organizzazione. Create delle descrizioni del lavoro (job descriptions) per i membri del comitato, con lo scopo del comitato, lo scopo del lavoro e le responsabilità dei presidenti del comitato e dei membri. Molte organizzazioni no-profit richiedono volontari ma successivamente non danno loro chiare indicazioni su come operano i loro comitati. Istituite dei comitati (consigli) futuri e nominate i membri del comitato in anticipo sul loro servizio con il reclutamento di potenziali funzionari e presidenti da utilizzare nei 8

9 comitati. Reclutare dalla vostra base associativa, venditori commerciali e fornitori, celebrità accademiche o famose e leader di industria. Si pensi ai documenti necessari nella vostra organizzazione al fine di lavorare con i volontari: - descrizioni del lavoro Sì, una job description non è necessaria solo per il personale retribuito - le politiche di volontariato all interno della vostra organizzazione. Spiegate al vostro personale come dovrebbe essere il rapporto con i volontari: aperto, i volontari devono essere considerati dall organizzazione un valore aggiunto al lavoro. Attraverso i diagrammi e la descrizione delle posizioni lavorative della vostra organizzazione identificate dei ruoli per i vostri volontari che non sostituiscano il lavoro del vostro personale. Organigramma Un primo passo nello sviluppo di programmi e politiche di volontariato consiste nell identificare quali attività specifiche devono essere svolte dai volontari (quando si inizia un progetto o un programma che prevede la partecipazione dei volontari) all interno delle organizzazioni. Per ogni posizione devono essere stabilite condizioni specifiche e le responsabilità del personale e dei volontari, tra cui il tipo di partecipante / la categoria di beneficiari con cui il volontario che occupa la posizione lavoreranno. Descrizione delle posizioni 9

10 È indispensabile per descrivere le posizioni all interno della propria organizzazione in relazione ai rischi inerenti le persone vulnerabili o l ambiente. Le descrizioni delle posizioni non devono essere lunghe ma devono fissare le linee guida e gli standard di comportamento. Le descrizioni devono chiarire i ruoli e le responsabilità del personale e dei volontari dell organizzazione. Le seguenti informazioni possono essere incluse in una descrizione di posizione: Titolo Partecipanti (Bambini, anziani, ecc.) Obiettivi Attività e compiti Profilo delle responsabilità Tempo di impegno previsto Limiti e limitazioni Competenze, esperienze e qualifiche richieste Caratteristiche personali e qualità necessarie e/o desiderate Orientamento e offerta formativa Supporto, controllo e valutazione prevista Attività obbligatorie (es: formazione, riunioni mensili, viaggi) Condizioni di lavoro (es: ambiente per non-fumatori) Benefici per i volontari Processo di reclutamento Il processo di reclutamento dei volontari di solito è meno formale di quello dei lavoratori. Infatti, il reclutamento dei volontari può essere fatto a volte solo grazie ad amici o conoscenti incoraggiati a dare una mano con le attività dell organizzazione. Tuttavia, se 10

11 si desidera avere una gestione professionale dei volontari, il processo sicuramente sarà molto più complesso. Fate attenzione al processo di reclutamento che scegliete Si consiglia di ricorrere ad una procedura di reclutamento più formale con cui registrare comunicazioni o di richieste per i volontari accompagnate dalle descrizioni delle attività. Si consiglia di evitare comunicazioni di reclutamento come Aiuto! Siamo disperati! Venite e diventate volontari!. Questo senso di urgenza non sempre attrae il tipo di volontario che l organizzazione vuole o di cui ha bisogno. Invece, gli avvisi di reclutamento dovrebbero comunicare che la vostra organizzazione seleziona attentamente i volontari. Per esempio, l avviso di reclutamento dovrebbe essere: Stiamo cercando volontari maturi ed affidabili con esperienza nel campo X che vogliano unirsi a noi per svolgere attività come X, Y, Z. State attenti a come reclutate, in particolare per posizioni di fiducia con partecipanti vulnerabili. Assicuratevi che i materiali di reclutamento definiscano chiaramente che l organizzazione si prenda le proprie responsabilità seriamente nel rispetto dei partecipanti e che seleziona tutti i candidati attentamente. Non lasciate le persone con l impressione che ogni candidato sarà accettato. Assicuratevi che il vostro materiale promozionale, tra cui le descrizioni delle posizioni, siano corretti e aggiornati. 11

12 Se state selezionando attraverso il vostro centro di volontariato locale, assicuratevi che il proprio personale sia aggiornato sui cambiamenti nelle descrizioni delle posizioni e su particolari condizioni che possono influire sul rifiuto dei volontari. Quando qualcuno mostra interesse per una posizione, invia informazioni a lui/lei prima di iniziare un colloquio. Assicuratevi che i documenti contengano tutte le informazioni disponibili sulla posizione in questione. È giusto che non ci siano sorprese e che i potenziali candidati abbiano la possibilità di scegliere se partecipare. Questo permette di risparmiare tempo che potrebbe essere perso nell intervistare qualcuno che non è a conoscenza delle procedure di selezione e che rifiuta di procedere. È importante avere un processo di reclutamento formale. L'organizzazione dovrebbe essere trasparente nei suoi processi, tra cui la selezione, e mettere in chiaro che non tutti sono assunti per la posizione per la quale si sono candidati. Il processo di selezione dovrebbe essere basato sulla valutazione del rischio a cui i partecipanti sono esposti. Considerate i seguenti passi: Considerare ogni posizione singolarmente Esaminare la descrizione della posizione e determinare la natura ed il grado di rischio a cui i partecipanti sono esposti attraverso lo svolgimento dei servizi da parte dei volontari nella posizione. 12

13 La selezione può includere le informazioni dei controlli della polizia ed è proporzionale al grado di rischio a cui i partecipanti o i volontari sono esposti durante lo svolgimento dei servizi dei volontari. Considerato tutto quello che si sa sulla posizione, cosa c è da sapere sui candidati per decidere se accettare o rifiutare le loro domande? Avete bisogno di conoscere: qualifiche professionali, atteggiamenti riguardo i partecipanti/ i beneficiari/ la vostra causa, motivazione verso il volontariato, ecc. 1. Assicurarsi che il modulo di candidatura chieda solo informazioni riguardo i requisiti della posizione. 2. Domande su questioni come la razza, la nazione di origine, il colore, la religione o il sesso siano vietati secondo le leggi sui diritti umani. Selezione I colloqui sono un passo estremamente importante nel processo di selezione. Il colloquio offre non solo l opportunità di parlare con il potenziale volontario della loro formazione, talento, capacità, interessi, interessi e disponibilità, ma anche di affrontare qualsiasi dubbio l organizzazione possa avere sull idoneità del candidato per la posizione. Il colloquio serve anche a comunicare le vostre aspettative organizzative. In altre parole, un colloquio aiuta a determina se il candidato è la soluzione giusta per quel lavoro. 13

14 Quando si pianifica un colloquio con un potenziale volontario, si può prendere in considerazione quanto segue: avere almeno due persone per a gestione del colloquio; spiegare le fasi del colloquio al candidato; creare un ambiente confortevole per il candidato; descrivere nel dettaglio la posizione, usando la job description; descrivere le procedure di selezione della vostra organizzazione; registrare le risposte del candidato ai quesiti e tenerli in archivio; fare attenzione agli atteggiamenti riguardo il vostro gruppo di riferimento; porre a tutti i candidate le stesse domande di base per coerenza. La scelta di domande appropriate è davvero importante nella selezione di un volontario. Inoltre, bisogna ricordarsi che le informazioni richieste duranti i colloqui sono soggetti alle stesse leggi, provinciali e federali, sui diritti umani del punto 4 Modulo di candidatura. Le domande devono incoraggiare risposte che permetteranno di valutare importanti esperienze di lavoro, l educazione formale ed informale, l entusiasmo, l abilità a lavorare con gli altri, l affidabilità e molte altre cose direttamente correlate alla descrizione del lavoro. Controllo delle referenze. Verificare le referenze può rivelarsi la più efficace delle azioni di screening durante il processo selettivo. Le referenze confermeranno il background e le abilità dei candidati e forniranno un opinione esterna circa l idoneità della persona al posto richiesto. Chiedete sempre referenze. 14

15 È un errore supporre che i candidati vi forniranno solo i nomi di quanti potrebbero parlarvi bene di loro. Spesso la gente si aspetta che i contatti forniti per le referenze non vengano interpellati. Lo screening è un processo messo in atto da un organizzazione per garantire, di volta in volta, la giusta combinazione tra il lavoro da svolgere e la persona che se ne occuperà. Lo screening, inoltre, aiuta a creare e preservare un ambiente lavorativo sicuro. È un processo in divenire, volto a identificare qualsiasi soggetto pagato o meno, volontario o membro dello staff che potenzialmente potrebbe arrecare danno ai beneficiari, a minori o altri soggetti vulnerabili. Le procedure e i requisiti da seguire e soddisfare nell effettuare lo screening variano da organizzazione a organizzazione, in base al grado di rischio al quale i partecipanti sono potencialmente esposti. Chiaramente, i requisiti per selezionare i volontari destinati a lavorare con bambini o altri soggetti vulnerabili senza supervisione sono di gran lunga superiori rispetto a quelli da soddisfare nel selezionare volontari che lavoreranno con la stessa tipologia di partecipanti in un contesto controllato. Orientamento e formazione. Gli step di seguito descritti potrebbero essere inclusi nel periodo di prova, perlomeno fino a quando il periodo di formazione del/lla candidato/a non sia concluso. Un periodo di prova compreso fra le 2 settimane e i 2 mesi consente, tanto all organizzazione quanto al volontario, di esser certi di aver fatto la scelta giusta e offre a entrambi la possibilità di cambiare idea. Durante il periodo di orientamento e formazione un organizzazione dovrebbe: prendere coscienza dei valori, dell approccio e dello stile lavorativo del volontario in tal senso, il gioco di ruolo potrebbe essere utile ad indagare alcuni dei suddetti aspetti; 15

16 assicurarsi che il volontario comprenda e abbia ben chiare le politiche organizzative relative al proprio ruolo all interno dell organizzazione (quelle, ad esempio, che regolano i viaggi su strada con soggetti vulnerabili); lavorare per sviluppare le capacità interpersonali necessarie per l area in cui il volontario sarà impegnato e prendere una decisione definitiva e scegliere se offrire al volontario il posto da lui richiesto su base permanente. Fidatevi delle vostre osservazioni e in base a queste prendete opportune decisioni per il periodo di prova: Comunicate a tutto lo staff la lunghezza del periodo di prova dei volontari; Una volta conclusosi il periodo di prova, sottoponete personalmente il volontario a un colloquio; A meno che non abbiate la prova chiara e inconfutabile che il volontario intenda arrecare danno ad un partecipante, dovreste evitare di menzionare questa possibilità per ovvie ragioni di responsabilità; Le basi sulle quali decidere di sospendere il rapporto professionale con il volontario dovrebbero essere strettamente collegate alla sua performance in relazione al ruolo desiderato (ad esempio Questo non è il ruolo più appropriato alle tue capacità ); Ove possibile, fornite al volontario le ragioni dell interruzione del rapporto professionale (sottolineandone le lacune nella performance lavorativa); 16

17 Enfatizzate quanto, per l organizzazione, sia importante adempiere al proprio dovere, assegnando nel modo più adeguato ruoli che coinvolgano soggetti vulnerabili; Infine, ringraziateli sempre per averci provato ed eventualmente suggerite loro un altro ruolo (ove ve ne sia voglia o necessità). Sebbene l orientamento e la formazione dei volontari richieda delle risorse, alla lunga la vostra organizzazione ne beneficerà, grazie a volontari più informati, performance lavorative migliori, una maggiore soddisfazione professionale e un ambiente lavorativo più sicuro. Le sessioni di orientamento e formazione offrono l opportunità di osservare e valutare i volontari. Fate in modo che gli eventi dedicati all orientamento diventino obbligatori e organizzate attività di formazione quando necesario (se ad esempio i volontari hanno bisogno di acquisire competenze specifiche per le attività nelle quali saranno coinvolti). Oltre ad offrire l opportunità di distribuire informazioni scritte come guide e manuali e di rispondere a domande mirate, gli eventi dedicati all orientamento e alla formazione danno all organizzazione la possibilità di seguire il volontario durante il suo inserimento di prova, ma non solo. L organizzazione dovrebbe accertarsi che il candidato comprenda sin dal principio che le attività di orientamento e formazione costituiscono parte integrante delle sue responsabilità come volontario. Coinvolgete altri volontari e membri del vostro staff nell orientamento e nella formazione: potrebbe rivelarsi un opportunità per avvicinare questi ultimi ai volontari e creare una cultura comune, fornendo informazioni adeguate sulle attività future. 17

18 Supervisione e monitoraggio I volontari dovrebbero compilare dei registri mensili e redigere brevi relazioni sulle attività svolte. Ciò vi terrà aggiornati sul loro lavoro e risulterà un utile strumento per i report annuali o le relazioni di progetto della vostra organizzazione. Talvolta, in base alla tipologia delle attività di volontariato, è necessario che l informazione ivi contenuta venga verificata e che voi, in qualità di coordinatori dei volontari, li incontriate regolarmente per fornire la vostra opinione sul lavoro svolto. È, questo, un aspetto particolare del processo di gestione dei volontari: la supervisione. Uno dei vostri compiti potrebbe anche essere quello di lavorare attivamente per ridurre i rischi connessi a determinati ruoli. Potreste, ad esempio, ideare ruoli per i quali i volontari debbano lavorare in coppia con soggetti vulnerabili o introdurre una fase iniziale durante la quale una persona con esperienza possa affiancare i nuovi volontari in qualità di mentore. Valutate sempre tutte le caratteristiche di una determinata attività e cercate di trovare le migliori opzioni tanto per i volontari, quanto per i risultati della vostra organizzazione. Laddove i vostri volontari ricoprano attivamente più di un ruolo, assicuratevi che possano svolgere in buone condizioni i loro compiti e che non vengano da questi sopraffatti. Nel caso in cui si ritrovino a cambiare ruolo, assicuratevi che posseggano tutte le informazioni e le competenze necessarie richieste dalla nuova posizione. Motivazione e riconoscimento Mantenere alto il coinvolgimento dei volontari vuol dire conoscerne la motivazione. Si è detto che i volontari possono rendere la propria comunità un posto migliore se la causa o il problema con i quali l organizzazione ha a che fare li appassiona o li ha addirittura toccati in passato, o se davvero ne condividono i valori. Un altra importante motivazione è la possibilità di entrare in contatto con gli altri ed ampliare le proprie reti personali/professionali, acquisendo al contempo nuove abilità. Queste sono tutte valide 18

19 ragioni, e sapere cos è in primo luogo a motivare una persona tanto da impegnarsi vi aiuterà a stabilire come mantenerne alto il coinvolgimento. Se, ad esempio, la sua principale motivazione è quella di acquisire nuove abilità, assicuratevi che le opportunità di volontariato offertegli siano impegnative, stimolanti e diversificate. Se c è una cosa importante da tenere sempre a mente, è che un/a volontario/a motivato/a lo sarà dal primo istante: qualsiasi azione intraprendiate o proposta avanziate può motivarlo/a o meno. Similare, o forse più specifico, è il riconoscimento, complementare alla motivazione. A chiunque piace essere ringraziato. E se si considera ciò che un volontario ha donato il suo inestimabile tempo l importanza del riconoscimento colpisce davvero nel segno. Tuttavia esattamente come accade per le motivazioni ognuno preferisce essere apprezzato in modo diverso. Per alcuni il riconoscimento pubblico è qualcosa di davvero significativo; per altri è imbarazzante. C è chi ama molti ringraziamenti; altri preferirebbero che invece l organizzazione spendesse quelle risorse per programmi e servizi. La soluzione migliore è quella di chiedere semplicemente ai volontari come vorrebbero che venisse dato loro riconoscimento; in questo modo ciascuno verrà ringraziato nella maniera per lui più significativa. Dare riconoscimento ai volontari in modo efficace. Grazie o ben fatto sono il primo passo per apprezzare il lavoro dei volontari. Espressioni di apprezzamento e riconoscimento sono importanti per mantenerli motivati ed entusiasti. Il riconoscimento ha molteplici funzioni, al di là della semplice cortesia umana. Per il volontario, ottenere riconoscimento vuol dire che qualcuno vede e ha a cuore ciò che fa. Per il resto dell organizzazione, il riconoscimento crea modelli di ruolo e definisce gli standard dell associazione. Linee guida per il riconoscimento: Ponete enfasi sui successi piuttosto che sui fallimenti; Date riconoscimento e ricompense pubblicamente e in modo del tutto aperto; Fate apprezzamenti personali e sinceri; 19

20 Adattate riconoscimenti e ricompense all unicità dei bisogni delle persone coinvolte. Poter scegliere il giusto riconoscimento o la giusta recompensa fra una vasta gamma di opzioni, vi permetterà di riconoscere i risultati ottenuti in modo del tutto appropriato alle caratteristiche di una data circostanza, permettendovi di operare una scelta tra una più ampia varietà di possibili opzioni; Il tempismo è fondamentale. Riconoscete i contributi ricevuti durante un progetto. Premiateli con tempestività, non appena si consegue un obiettivo importante. I ritardi affievoliscono l impatto della maggior parte delle ricompense; Battetevi perché il nesso fra traguardi e ricompense sia chiaro e venga sempre comunicato in modo inequivocabile. Assicuratevi che i volontari comprendano sempre la ragione per cui ricevono una ricompensa e i criteri utilizzati nel determinarla; Attribuite valore al riconoscimento. Vale a dire, rendete merito a quanti danno riconoscimento a chi fa del proprio meglio per il bene dell organizzazione. Secondo quanto individuato da McClelland e Atkinson, gli essere umani presentano tre distinte tipologie di informazione: affiliazione, conseguimento dell obiettivo e potere/influenza. Tenendo bene a mente la motivazione di un volontario potrete personalizzare il riconoscimento, affinché sia di gran lunga più significativo per coloro a cui è rivolto. Valutazione e impatto La valutazione della performance lavorativa di un volontario andrebbe eseguita perlomeno una volta l anno e due/tre volte durante i primi dodici mesi. Ciò va messo in chiaro con il candidato sin dal principio e i volontari dovrebbero essere supportati al fine di comprendere il processo del quale sono parte integrante, in modo da poter fornire informazioni adeguate durante la fase di valutazione. 20

21 Fornire commenti sulla performance lavorativa di un/a volontario/a è fondamentale per poterla migliorare, aumentandone così la soddisfazione professionale e contribuendo a creare un ambiente lavorativo più sicuro. Se i vostri volontari non sono avvezzi ai processi valutativi, dovete spiegarne loro gli obiettivi, chiarendone i benefici in termini di effettivo miglioramento. I benefici della valutazione potrebbero essere: Assicurare che venga mantenuto un certo standard dei i servizi; Migliorare la performance lavorativa dei volontari e dello staff; Ottenere il parere dei volontari in merito a ciò che l organizzazione potrebbe fare meglio per supportarli nello svolgimento dei propri compiti. Tutti i processi di valutazione dovrebbero partire dalla descrizione del ruolo occupato come punto di riferimento e inoltre stabilire, sin dalla fase preparatoria, altre tipologie di documenti da utilizzare per raccogliere dati e commenti: formulari di osservazione, questionari, fogli di monitoraggio, commenti dei beneficiari e dello staff, ecc. Durante la valutazione: In compagnia del volontario, passate in rassegna la descrizione del ruolo occupato, punto per punto; Chiedete al volontario di valutare la qualità del lavoro svolto in relazione al ruolo occupato all interno dell organizzazione e quanto ne trae beneficio; Commentate la sua performance lavorativa; Mantenetevi positivi nei commenti, ma mettete in chiaro ogni vostra eventuale preoccupazione; Documentate la valutazione; 21

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