Il Form C cartaceo ed elettronico

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1 Il Form C cartaceo ed elettronico Giusy Lo Grasso Roma, 9 luglio 2012

2 Reporting DURANTE IL PROGETTO VENGONO RICHIESTI PERIODIC REPORT entro 60 giorni dalla fine del periodo indicato all Art 4 del GA DELIVERABLES identificati nell Annex I ALLA FINE DEL PROGETTO (entro 60 giorni) Relazione di sintesi pubblicabile, conclusioni e impatto socioeconomico e il piano per lo sfruttamento e la diffusione dei risultati DOPO AVER RICEVUTO IL SALDO DEL PROGETTO Report sulla distribuzione del contributo comunitario tra i beneficiari

3 Periodic Report Una breve panoramica del progetto, incluso un estratto per la pubblicazione, sui progressi del progetto rispetto agli obiettivi, milestone e deliverable individuati nell Annex I. Questo report dovrà riportare le differenze tra il lavoro previsto nell Annex I e quello effettivamente svolto. Spiegazione delle risorse utilizzate (tabella 3) Financial Statement (Form C), Summary Financial Report ed eventuali Certificati (Audit)

4 Cos è il FORM C Il Form C rappresenta la dichiarazione dei costi del Beneficiario. Contiene: Informazioni sul Beneficiario; La dichiarazione dei costi; La dichiarazione dei receipts; La dichiarazione opzionale degli interessi maturati sul pre-financing; Il contributo europeo richiesto; La dichiarazione opzionale sul certificato di audit.

5 Sottomissione del FORM C Nel 7 Programma Quadro la sottomissione del FORM C (Financial Statement) deve essere obbligatoriamente fatta attraverso il Portale del Partecipante (European Commission Authentication Service ECAS) che consente di gestire in via elettronica i contratti finanziati dalla Commissione Europea nella fase di negoziazione, durante l implementazione, fino alla loro conclusione.

6 ECAS/Force EDITOR Questo tool consente di compilare, modificare e presentare - via web il FORM C nel 7PQ è obbligatorio calcola in automatico le spese generali se si utilizza il metodo di calcolo dei costi indiretti standard flat rate o special transition flat rate i Form C cartacei devono essere attualmente ancora inviati (con firma e timbro) dal Coordinatore alla Commissione. A breve il Form C cartaceo verrà sostituito completamente dal FORM C elettronico.

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8 Come si accede a ECAS? i nuovi utenti devono registrasi sul Portale l indirizzo è indispensabile per identificare le persone Indirizzo di accesso a ECAS:

9 https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg

10 Dear., You have been registered in ECAS, the European Commission Authentication Service. Your user name is To create your password, click: this link You have a maximum of 1h30, starting from the time that this message was sent, to create your password, but you are encouraged to do so immediately if possible. [.] Whenever you login, please choose the domain "External", not "European Commission". Instead of replying to this message, if you have a problem, please follow the help or contact information on the site where you were trying to register.

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14 Creazione e sottomissione del FORM C Ogni Beneficiario può utilizzare FORCE per creare i propri FORM Cs. Una volta creato il proprio Form C lo sottomette al Coordinatore, a quel punto non sarà più modificabile. Un Beneficiario può soltanto vedere i propri FORM Cs non quelli dei partner.

15 Creazione e sottomissione del FORM C Il Coordinatore è responsabile della creazione dei propri Form Cs e della revisione dei Form Cs degli altri Beneficiari. Il Coordinatore può accettare o rigettare il Form C di un Beneficiario. In caso di rigetto il Form C diventa nuovamente modificabile da parte del Beneficiario. Una volta accettati tutti i Form Cs il Coordinatore li sottomette alla Commissione.

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18 Creazione e sottomissione del FORM C Un Form C attraversa vari stati durante la sua vita : Draft Submitted to the Coordinator Submitted to the EC Request for revision Archived

19 Tipologie di FORM C Form C normali Dichiarazione dei costi (uno per Beneficiario) inviate dal Consorzio per dichiarare i costi del periodo al termine di ciascun periodo di rendicontazione. Form C di Adjustment Sono dichiarazioni di costi sottomessi in un periodo, ma relativi a costi di periodi precedenti Lo scopo è quello di attuare correttivi (positivi o negativi) a precedenti dichiarazioni di costi. Form C per le Third Parties Per i progetti con la clausola speciale 10 le Third Parties possono registrare i propri Form Cs.

20 FP7 - Grant Agreement - Annex VI - Collaborative Project Form C - Financial Statement (to be filled in by each beneficiary ) Project nr Project Acronym Period from To Legal Name Organisation short Name Funding scheme Collaborative Project Is this an adjustment to a previous statement? Yes/No Participant Identity Code Beneficiary nr Funding % for RTD activities (A) If flat rate for indirect costs, specify % % 1- Declaration of eligible costs/lump sum/flat rate/scale of unit (in ) RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) TOTAL (A+B+C+D) Personnel costs - Subcontracting - Other direct costs - Indirect costs - Lump sum/flat rate/scale of unit declared Total - - Maximum EC contribution - - Requested EC contribution Type of Activity - 2- Declaration of receipts Did you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered a receipt according to Art.II.17 of If yes, please mention the amount (in ) Yes/No

21 3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator ) Did the pre-financing you received generate any interest according to Art. II.19? If yes, please mention the amount (in ) 4. Certificate on the methodology Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1? Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4? Cost of the certificate (in ), if Name of the auditor charged under this project Yes/No Yes/No Yes/No 5- Certificate on the financial statements Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4? Name of the auditor Cost of the certificate (in ) Yes/No 6- Beneficiary s declaration on its honour We declare on our honour that: - the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles Beneficiary s Stamp Name of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement Date & signature

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23 Giusy Lo Grasso - Ufficio ARIE Roma, 9 luglio 2012

24 Dear, Participant - "CONSIGLIO NAZIONALE DELLE RICERCHE" has submitted a Form C for project XXXXXX (project no. = ), period 4. Please follow https://webgate.ec.europa.eu/formc/ to review the form and submit it to the European Union. This is an automatic generated by the FORMC notification system. Please do not reply.

25 NOVITA DEL PARTICIPANT PORTAL La Commissione europea sta in questi mesi provvedendo ad aggiornare il Portale del partecipante. La Commissione ha introdotto di recente alcuni cambiamenti: a) Riorganizzazione della struttura dei ruoli assegnati a coloro che gestiscono documenti e azioni associati all'adempimento del contratto e a garantire una maggiore flessibilità nella gestione dei diritti di accesso ai servizi disponibili sul Portale. b) nuova versione elettronica dei Form C.

26 NUOVI RUOLI E DELEGHE DI ACCESSO Il Coordinator Contact diventa il Primary Coordinator Contact ed è nominato dalla Commissione Solamente il Primary Coordinator Contact può delegare l accesso e assegnare i ruoli nel portale Il Primary Coordinator Contact può nominare molteplici Coordinator Contact nell ambito della propria organizzazione; Ogni partecipante al progetto può nominare molteplici Participant Contacts nell ambito della propria organizzazione Il Participant Contact può nominare i Task Managers (ruolo attivi:possono modificare gli e-form) e i Team Members (ruolo passivo: possono solo leggere e non modificare gli e-form)

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28 NUOVI RUOLI NEL PORTALE Coordinating Participant Participant

29 NUOVA VERSIONE ELETTRONICA DEI FORM C Nei nuovi FORM C la tabella riepilogativa rimane invariata ma vi sarà la possibilità di dettagliare i costi totali inseriti tramite delle apposite sottotabelle. Le sottotabelle richiedono di: dettagliare le voci di costo fornire una descrizione delle stesse indicare il work package a cui si riferiscono

30 NUOVA VERSIONE ELETTRONICA DEI FORM C Nel nuovo Form C i costi dovranno essere inseriti cliccando nell apposita cella vuota della tabella principale (ad esempio Personnel costs per l attività di RTD). Si aprirà una sottotabella dove dovrà essere inserita una spiegazione del costo e il WP di riferimento.

31 Cliccando sull icona + si potranno aggiungere ulteriori righe per fornire un maggiore dettaglio dei costi che compongono il totale.

32 NUOVA VERSIONE ELETTRONICA DEI FORM C

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35 NUOVA VERSIONE ELETTRONICA DEI FORM C Altra importante novità (attualmente non ancora introdotta): sottomissione esclusivamente elettronica dei FORM C 1. Sottomissione del Form C dal Partecipanti al Coordinatore: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Participant Contact. 2. Sottomissione dei Form C dal Coordinatore alla Commissione: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Coordinator Contact. 3. Conferma della ricezione da parte della Commissione: per confermare l avvenuta ricezione dei Form C e degli altri documenti inviati dal Coordinator Contact, la Commissione manderà ai Partecipanti una Electronic proof of submission firmata elettronicamente dalla Commissione stessa, che avrà anche valore probatorio.

36 Di seguito un esempio di Form C validato elettronicamente dalla Commissione:

37 Grazie per l attenzione! Giusy Lo Grasso

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