ICOSMOS «THE NEW COST MANAGEMENT FRAMEWORK»

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1 ICOSMOS E il nuovo framework dedicato al Cost Management sviluppato da PRICE Systems in partnership con Creasys. La soluzione è costituita da un architettura di soluzioni integrate e da un catalogo servizi dedicato. Il framework mette a disposizione del cliente una piattaforma integrata di tool: TruePlanning (per le stime parametriche), Epick (il Corporate Knowledge Base a supporto del processo di Knowledge Capture dell Organizzazione), TrueMapper (per la cross-check analysis), QDV7 (per le stime bottom up), ed un nutrito catalogo servizi. La soluzione, grazie ai tool ed ai servizi che ne fanno parte, permette di gestire e monitorare tutti i programmi/progetti complessi durante l intero ciclo di vita dalla fase preliminare fino a quella di chiusura. ICOSMOS è un valido strumento di ausilio al «Demand Process», così come illustrato nella figura 1. Fornisce una metodologia innovativa per la valutazione e gestione dei costi che coniuga l approccio top-down garantito dal sistema parametrico PRICE TruePlanning con l approccio tradizionale analitico bottom-up di stima dei costi, supportando la fase di verifica incrociata delle due stime tramite uno strumento di mapping e cross-checking al fine di definire una baseline credibile ed affidabile di progetto già nella fase di acquisizione del progetto. Figura 1: Il supporto di ICOSMOS durante il «Demand Process» 1

2 I TOOL: 1-PRICE TRUEPLANNING Lanciato sul mercato nel 2004 da PRICE Systems, TruePlanning è il motore di stima parametrica per la valutazione di programmi e progetti complessi. Il tool, di cui la società Creasys è distributrice in, prende in considerazione sistemi hardware, software, sistemi integrati e sistemi di sistemi. Il modello di stima parametrica utilizzato da TruePlanning si basa sull esperienza acquisita in migliaia di progetti reali sviluppati in oltre 40 anni di attività seguendo l approccio standard ABC Activity-Based Costing (vedi Figura 2). Seguendo un approccio product-oriented, PRICE TruePlanning utilizza cataloghi di "Cost Objects" per rappresentare il prodotto o servizio da analizzare (vedi Figura 3). Ogni "Cost Object" viene utilizzato per descrivere un oggetto da produrre (sviluppo di applicazioni software, schede elettroniche integrate, strutture meccaniche, ecc.). La stima dell oggetto si ottiene modellando le Attività specifiche che, a loro volta, consumano Risorse (vedi Figura 4). TruePlanning si avvale di modelli matematici per calcolare i costi, le spese ed i ritardi associati, per attività e risorse. Figura 3: Cost Objects Figura 2: Metodologia ABC 2

3 Figura 4: PBS, Cost Object, Attività e Risorse in PRICE TruePlanning I passi dell analisi Il processo di stima è iterativo e si svolge nei seguenti quattro passi fondamentali: Primo Passo - Definizione dell Ambito della Stima Secondo Passo - Costruzione dell Albero della PBS (Product Breakdown Structure) Terzo Passo - Valorizzazione delle Variabili Parametriche Quarto Passo - Produzione della Stima Definizione dell ambito della stima La figura 5 mostra la tipologia delle informazioni (PBS, Pesi e Complessità) necessarie allo strumento PRICE TruePlanning per produrre la stima e la copertura con le informazioni a disposizione. L ambito della stima (Early Stage, Dettagliata e Approfondita) dipende dal livello di accuratezza delle informazioni a disposizione. La figura rappresenta il contesto in cui si sviluppa un processo di stima parametrica: Figura 5: Definizione dell ambito di stima I tre fattori fondamentali per ottenere una stima (PBS, Pesi e Complessità); La copertura delle informazioni a disposizione sui tre fattori; La scelta della tipologia di stima. 3

4 2-PRICE TRUEMAPPER PRICE TrueMapper è lo strumento sviluppato da PRICE Systems che consente di collegare la stima parametrica (top-down) all analisi di dettaglio dei costi (bottom-up). Il tool permette di definire le relazioni tra la rappresentazione dei costi di una stima parametrica e la struttura dei costi prettamente specifica dell organizzazione cliente (vedi Figura 6), al fine di: a) Effettuare in qualsiasi momento un confronto tra stime parametriche e valutazioni analitiche; b) Verificare la completezza delle proposte; c) Ottenere una baseline coerente per il controllo delle prestazioni, dall inizio alla fine del ciclo di vita di un programma. PRICE TrueMapper è integrato con PRICE TruePlanning e con EPICK in quanto consente di confrontare i dati presenti in un albero di configurazione (PBS), prodotto con TruePlanning, con una rappresentazione WBS prodotta da un sistema di pianificazione come ad esempio: QDV7 Primavera MS Project Il risultato dell attività di confronto viene salvato nel corporate knowledge base EPICK. Figura 6: PRICE TrueMapper 4

5 3-EPICK IL TOOL PER IL KNOWLEDGE MANAGEMENT EPICK è il Corporate Knowledge Base (CKB) sviluppato da Creasys. Il prodotto fa parte della soluzione di Cost Management Framework realizzato da PRICE. Il Knowledge Database sviluppato su un architettura web, mette infatti a disposizione, di organizzazioni complesse un repository centrale in cui gestire tutte le stime parametriche realizzate con il prodotto PRICE TruePlanning (Figura 7). by CREASYS LE PRINCIPALI FUNZIONALITA DI EPICK: 1- Memorizzare e storicizzare le PBS - Product Breakdown Structure realizzate con PRICE TruePlanning ; 3- Archiviare Cost Objects standardizzati pronti per essere riusati in nuove stime parametriche; 2- Confrontare le differenti versioni delle PBS in un ambiente specifico di gestione della configurazione; 4- Autorizzare l accesso alle informazioni archiviate, compresi i dati storici dei progetti e le stime prodotte con TruePlanning, in base ai differenti profili utente definiti dal cliente; Figura 7: EPICK come supporto di PRICE TruePlanning Progetto Stime Dati Tecnici e di Performance Pianificazioni Stime Parametriche Stima Parametrica xa xb xc Report Stime da archiviare nel Corporate Knowledge Base Export verso TruePlanning per la produzione delle stime 5

6 4-QDV QDV è il tool per la realizzazione di stime analitiche di costo dei progetti utilizzando la rappresentazione WBS, ovunque ci siano da gestire materiali e mano d opera necessari per realizzare un sistema. Le principali caratteristiche dello strumento sono: Funzione di Gestione della Configurazione dei preventivi realizzati in versioni successive; Capacità di interpretare i fogli di calcolo, realizzati con MS Excel, dagli analisti delle business units aziendali; Modellizzazione della WBS standard aziendale attraverso i template che lasciano invariati i fogli degli analisti; Facilitare l integrazione, in un framework comune, dei passi che costituiscono un processo di stima complesso. I vantaggi derivanti dal suo utilizzo sono: Maneggiare efficacemente stime originate da più fogli di calcolo con decine di migliaia di righe; Rendere possibile la condivisione delle stime all interno di un team; Attivare un motore robusto e veloce di calcolo basandosi su schede multi-sorgente; Implementare qualsiasi logica utilizzando formule Microsoft Excellike ; Integrare una soluzione completa che si basa sulle più recenti tecnologie di Microsoft.NET; Nelle figure che seguono si illustrano la modellizzazione (Figura 8) del template da parte di QDV in grado di lasciare invariati i fogli degli analisti, la progettazione di un offerta standard integrata all interno del Cost Management Framework (Figura 9), il meccanismo di consolidamento della WBS integrata costituita da numerosi componenti analitici (Figura 10). Figura 8: Modellazione di un framework standard di stima bottom up 6

7 Figura 9: Processo di integrazione dell offerta con il supporto del Cost Management Framework Figura 10: Meccanismo di consolidamento di una stima integrata costituita da più componenti analitici. MAIN OVERHEAD WBS level consolidation with adjustable transparency BOB S OVERHEAD Detail level consolidation with full transparency BOB'S WBS Mountain Bike User Consolidation Columns Bob's Team Columns MAIN WBS C Frame System Mountain Bike User Pricing ColumnsConsolidation Columns C.1 Fork System JACKS'S WBS A Wheel Systems C.1.1 Bearing Systems Bob/Jack Mountain Bike A.1 Hubs Peter C.1.2 Tubing Structure Bob C Frame System A.2 Rims & Spokes Peter C Tubes /Jack B Gearing Systems C Painting /Jack B.1 Gears & Chains John C Soldering /Jack B.2 Derailleurs & Shifte John C.2 Frame Structure C Frame System C.2.1 Joining Systems Bob/Kate C.1 Fork System C.2.2 Tubing Bob/Kate C.1.1 Bearing Systems Bob E Brake System C.1.2 Tubing Structure Bob E.2 Levers & Cables Bob/Ann KATE'S WBS C.2 Frame Structure Mountain Bike C.2.1 Joining Systems Bob Added C Frame System C.2.2 Tubing Bob details D Seat System D.1 Cover & Padding Helen To Peter s D.2 Seat Structure Helen E Brake System To John s E.1 Calipers John E.2 Levers & Cables Bob To Helen s User C.1 Fork System C.1.1 Bearing Systems Bob/Jack C.1.2 Tubing Structure Bob C Tubes /Jack C Painting /Jack C Soldering /Jack User C.2 Frame Structure C.2.1 Joining Systems Bob/Kate C.2.2 Tubing Bob/Kate Bob's Team Columns Bob's Team Columns 7

8 IL CATALOGO SERVIZI Una rosa completa di servizi individuati per la gestione ed il monitoraggio dei programmi/progetti complessi dalla fase preliminare fino a quella di chiusura. OBIETTIVI Con l introduzione del framework ICOSMOS e l attivazione dei servizi di Cost and Contract Management il cliente inizia un processo di miglioramento volto a raggiungere i seguenti obiettivi: Ob.1 Definire un processo di stima dei costi di programma basato su un modello parametrico standard; Ob.2 Standardizzare il processo di offerta a livello Corporate; Ob.3 Dotarsi di una Base di Conoscenza condivisa sui costi dei programmi al fine di aumentare la capacità di stima dei costi; Ob.4 Definire e sperimentare una nuova policy di gestione del rapporto con i fornitori, durante la fase di valutazione delle offerte; Ob.5 FASI DI PROGETTO L introduzione di un nuovo modello di valutazione e di gestione dei costi all interno di organizzazioni complesse si configura come un progetto ambizioso di Change Management. Pertanto è opportuno ipotizzare (Figura 11): Fase 1 Progettazione del servizio, implementando un processo standard di stima dei costi che sia integrato con le procedure dell Organizzazione cliente; Fase 2 Modifica del processo di offerta, in base all introduzione all interno dell Organizzazione del nuovo processo di valutazione dei costi; Fase 3 Servizi a regime, integrando il processo di formulazione dell Offerta con l esecuzione contrattuale. Gestire l esecuzione contrattuale dei programmi misurandone le performance in corso d opera ed al termine del progetto. 8

9 Figura 11: Fasi dei servizi della proposta ICOSMOS La tabella seguente elenca le attività previste all interno dei servizi offerti nella proposta ICOSMOS. L attivazione di una o più attività partecipa al raggiungimento degli obiettivi precedentemente esposti in base alla mappatura presente in tabella. In base agli obiettivi che l organizzazione intende raggiungere e sulla scorta dell esperienza maturata sul campo, è possibile selezionare i servizi specifici utili ad un determinato obiettivo definendo un progetto di consulenza tarato su una specifica organizzazione. SERVIZI OBIETTIVI O1 O2 O3 O4 O5 A1 Progettazione del Processo di stima A2 Training interno sul software di stima parametrico A3 Training interno sul Cost Management A4 Stime Early Stage A5 Valutazione comparativa di scenari A6 Supporto per la definizione dello standard di Capitolati Tecnici A7 Supporto alla definizione nuova policy di gestione ditte fornitrici A8 Presentazione del processo di stima ai fornitori A9 Training dei fornitori A10 Supporto Corporate per il Cost Management A11 Introduzione del Sistema di Cost Management ICOSMOS A12 Servizio di confronto tra stima e dati analitici di costo A.13 Servizio di configurazione dei tool di raccordo A.14 Studio di fattibilità per la creazione di nuovi Cost Object A.15 Calibrazione di dati storici di costo A.16 Assessment iniziale del contratto di fornitura A.17 Monitoraggio avanzamento erogazione prodotti/servizi contrattuali A.18 Supporto alla valutazione ed alla definizione del processo di Service Level Management A.19 Gestione e monitoraggio dei rilievi problem management A.20 Customer satisfaction A.21 Monitoraggio dell End user experience 9