ENTERPRISE DOCUMENTS & RECORD MANAGEMENT

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1 ENTERPRISE DOCUMENTS & RECORD MANAGEMENT

2 IL NUOVO SISTEMA DOCUMENTALE INTEGRATO PER LE UNIVERSITÀ Ebbene si. Sono passati ben cinque anni dalla vendita al Cineca del prodotto TITULUS XML e del relativo ramo d azienda. Durante questo lungo e solo apparentemente interminabile periodo, ci siamo rimboccati le maniche, abbiamo lavorato sodo, abbiamo studiato le nuove normative tecniche e i diversi nuovi disposti di legge. In tutto questo siamo rimasti noi stessi, siamo rimasti fedeli a quanto di buono era stato fatto e quindi possiamo dire con orgoglio che siamo rimasti fedeli a tutti voi. E da qui siamo ripartiti, esattamente dadove ci eravamo lasciati e con l obiettivo di migliorarci, per stupirvi di nuovo positivamente. A partire da gennaio 2015, 3D Informatica è pronta; è pronta a presentarvi un modo nuovo di fare Gestione Documentale nelle sua più ampia accezione. Eccoci pertanto a presentarvi, il nuovo DOCWAY 4U, completamente riprogettato per essere un efficiente e ben organizzato sistema documentale integrato per le Università, per una gestione intelligente del documento e del suo ciclo di vita attraverso l Archivio Corrente, l Archivio di Deposito e la Conservazione a norma. Con il nuovo DOCWAY 4U (versione specifica per le Università del nostro DOCWAY 4RE) mettiamo a disposizione tante nuove funzionalità, non ultima la gestione dell intero processo di fatturazione elettronica P.A (sia passiva che attiva). DOCWAY 4U è stato completamente riprogettato per essere protagonista su ogni dispositivo: desktop, tablet o mobile grazie alla sua interfaccia ALL CONTROL. CAMBIARE LA TECNOLOGIA DI BASE DI UN PRODOTTO NON È SINONIMO DI MIGLIORAMENTO DOCWAY 4U è ancora basato sulla nostra tecnologia EXTRAWAY XML, disponibile anche nella nuova versione ENTERPRISE, caratterizzata da una architettura scalabile e modulare, che può fare uso di Storage differenti, sia in formato XML nativo (nuovo Extraway XML Storage) o dei DBMS Storage più largamente diffusi. DOCWAY 4U è pronto per operare da subito e senza migrazione e conversione di dati con il vostro archivio TITULUS XML. COME ACCEDERE A DOCWAY 4U DOCWAY 4U (disponibile solo nella versione Full-Module) è disponibile in licenza d uso on premise o in modalità SaaS, anche sul Marketplace P.A.

3 INTERFACCIA ALL CONTROL La nuova interfaccia ALL CONTROL è il biglietto da visita del nuovo DOCWAY 4U. A colpo d occhio può apparire solo un nuovo look & feel, ma in realtà è il frutto di un attento lavoro per arrivare ad una interfaccia che permette di avere sempre ed in ogni condizione d uso tutto sotto controllo. ALL CONTROL definisce nuovi standard di usabilità applicativa, dove ogni elemento è sempre al proprio posto: il menu principale, i menu contestuali dinamici, la barra di navigazione, la barra di ricerca, i nuovi cruscotti informativi e le nuove Smart Action fanno sempre da cornice ai documenti ed ai relativi metadati. Visualizzare un documento ed i suoi metadati non è mai stato così semplice ed intuitivo grazie al sapiente uso di aggregazioni e iconografia. ALL CONTROL, adattandosi automaticamente al dispositivo che stai utilizzando, è stata pensata per divenire un area multidimensionale di facile utilizzo, che armonizza ogni elemento del sistema, per permetterti al solo sguardo di avere tutto sotto controllo. SEMPRE! DIAMO LO SGUARDO ALLE NOVITÀ D'INTERFACCIA INTRODOTTE Interfaccia bootstrap completamente responsive e adattabile ai diversi dispositivi (pc, tablet, mobile) Interfaccia personalizzabile tramite definizione di fogli di stile specifici del cliente, con personalizzazione di colori, font e logo dell applicazione, anche in base all archivio documentale sul quale si sta operando Widget personalizzabile per elenco dei documenti recenti in home page per un immediato accesso ai documenti recenti Visualizzazione risultati della ricerca in doppio formato: formato lista o formato tabellare customizzabile Armonizzazione dei cruscotti documentali ( vaschette configurabili e collassabili)

4 Armonizzazione e nuova aggregazione delle diverse funzioni applicative, in menù contestuali e dinamici sempre disponibili in ogni situazione di lavoro Armonizzazione e nuova rappresentazione dei documenti e dei fascicoli al fine di ottenere aggregazioni contestuali e funzionali ad una corretta archiviazione e visualizzazione Introduzione delle User Smart Actions (scorciatoie utente per le funzioni frequentemente utilizzate) AMBIENTE INTEGRATO DocwayU è un sistema documentale interamente WEB, modulare e scalabile, realizzato nel rispetto dei principi dell'archivistica informatica, delle norme e delle regole tecniche sull Amministrazione Digitale. L evoluzione normativa e la sensibilità al continuo miglioramento hanno condotto la 3D Informatica a ripensare il proprio prodotto DOCWAY4U arrivando alla versione Responsive Edition per farlo divenire il cuore pulsante di un sistema documentale integrato per la gestione di documenti, informazioni, mail: ovvero per la gestione della conoscenza aziendale. Con Docway4U 3D Informatica mette a disposizione dei suoi Clienti, in un unica soluzione ragionata su più experties, tutte le funzionalità che di norma insistono in più suites di prodotti. Il Sistema si presenta come un area multidirezionale di gestione, archiviazione, condivisione di documenti ed informazioni, divenendo all occorrenza anche un semplice sistema di storage condiviso, a cui però aggiunge e garantisce ricchezza e qualità informativa, controllo, sicurezza, indicizzazione dei contenuti e ricerca full text. Docway4U è tutto ciò che c è dietro la complessità di gestione documentale: gestisce metadati, crea, governa e storicizza documenti, fascicoli, raccoglitori e repertori; crea, governa e gestisce workflow documentali; memorizza le versioni dei documenti; indicizza e ricerca. Docway4U è pertanto il SISTEMA dedicato a unificare le seguenti funzionalità specifiche: Enterprise Content Management Gestione del patrimonio documentale in grado di trattare ogni tipo di contenuto digitale nativo e non, anche ibrido, per tutti i livelli di finalità posti da un Amministrazione (istituzionali, amministrative, archivistiche, documentaristiche) e per tutte le tipologie di documenti: testuali, immagini, mail, fotografie, pagine web, non-strutturati o semi-strutturati, multimediali, in formato xml. Le sue funzionalità di Amministrazione consentono la profilazione dinamica degli utenti sulla base dei fabbisogni informativi e la definizione di livelli di abilitazione granulari nel rispetto dell'organizzazione aziendale consentendo di adattarsi alle esigenze d'utenza finale: dall utente che vuole creare e gestire un archivio documentale organizzato all utente protocollista, dall utente esperto all Amministratore di Sistema ed al Responsabile di Unità Organizzativa. Record Management Docway4U è un sistema conforme alla specifiche MoReq2010 (Model requirements for the management of electronic records) e può essere considerato a tutti gli effetti un sistema di Record Management. La trasparenza delle azioni amministrative è garantita nei confronti di soggetti titolari di interessi qualificati grazie ad una puntuale assegnazione della documentazione per responsabilità ed all utilizzo coordinato di un modulo aggiuntivo per l applicazione della tabella dei procedimenti amministrativi e per il rispetto degli adempimenti in materia di trasparenza. Grazie a forme di controllo particolarmente efficaci ed efficienti, il Sistema garantisce agli utenti di identificare e tenere traccia di tutte le operazioni effettuate sui documenti (aggiornamenti, modifiche, editing, cancellazione). Le principali funzioni che Docway4U mette a disposizione sono: acquisizione, registrazione, ricerca e consultazione delle diverse tipologie di documenti trattati nell ambito dei processi amministrativi sia interni sia frutto della corrispondente con enti esterni;

5 registrazione a protocollo automatica di file ricevuti tramite procedura di interoperabilità definita dalla Circolare Agid n. 60 del 23/01/2013; sistemi di firma digitale; organizzazione dei documenti sulla base di un piano di classificazione e di fascicolazione definito secondo le necessità di ordinamento e di ricerca nel breve-lungo periodo più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi; garanzia di una maggiore flessibilità nel trattare tipologie di documenti eterogenee, strutturate e non strutturate; ottimizzazione dei flussi informativi e dei processi decisionali a supporto della generazione dei flussi documentali. Process Management Docway4U segue rigorosamente i criteri generali sullo svolgimento del procedimento amministrativo; ciò non toglie che possa adattare, nei limiti previsti dalla normativa, la propria configurazione per adeguarsi alle regolamentazioni e alle modalità di svolgimento definite dalla singola università. Information Management L'accesso alle informazioni contenute nell'archivio è consentito in ottemperanza alla L. 241/90 sulla trasparenza amministrativa: l utente può avere, sulla base di diritti di intervento profilati, un differente grado di accessibilità alla fruizione, all editing dei documenti e alla visualizzazione diretta degli oggetti digitali collegati (files, immagini). Per alcune tipologie di utente o gruppi di utenti, Docway4U consente di designare una governance delle informazioni a più elevati livelli di trasparenza. Document & Workflow Management La tecnologia su cui insiste Docway4U è completamente configurabile ad ausilio dell utente nella gestione dei processi aziendali interni: semplici flussi di lavoro di revisione e approvazione, processi aziendali complessi, stratificati e prodotti in più stadi temporali e da diverse titolarità. Le funzionalità di workflow attive sul Sistema consentono: lo smistamento dei documenti agli uffici di competenza; la gestione e il monitoraggio delle fasi in cui si articola il procedimento; l'utilizzo di scrivanie virtuali di lavoro personalizzate per la gestione delle fasi di propria competenza: dalla lavorazione del documento, alla sua firma digitale e alla sua trasmissione telematica al destinatario; l'esecuzione delle fasi e l'avanzamento del flusso fino alla sua conclusione. PROTOCOLLO ED ARCHIVIO TITULUS XML, come noto, nasce da un progetto universitario nell era del HABENT OBBLIGO per il protocollo informatico nelle PP.AA. In quell epoca tutti i maggiori player del mercato si sono concentrati sulla realizzazione di soluzioni per il protocollo informatico, soffermandosi esclusivamente sulle funzionalità del nucleo minimo.. 3D Informatica, già allora, aveva inteso realizzare e proporre alle Università una soluzione più ampia, che coniugasse gli obblighi ed i vantaggi di un sistema documentale; al nucleo minimo si ritiene indispensabile sviluppare componenti più raffinate, secondo il paradigma DOCUMENTO-FASCICOLO-RACCOGLITORE. La versione DOCWAY 4 ha ottenuto in questi anni il consenso di molte Amministrazioni, che hanno inteso utilizzare il nostro prodotto per la sua piena rispondenza alla check list del DIGIT PA ex CNIPA; migliorare quanto avevamo realizzato per il prodotto TITULUS XML è stata una sfida avvincente e di grandi soddisfazioni.

6 Nel rispetto della moderna disciplina archivistica, DOCWAY 4U propone un nuovo impianto funzionale d Archivio rivisto alla luce dei nuovi regolamenti e disposti normativi che si arricchisce di importanti funzionalità, che attingono alle numerose caratteristiche tipiche di un sistema documentale evoluto, quali ad esempio la personalizzazione dei metadati per documenti, raccoglitori e fascicoli. Non ultimo, DOCWAY4U è l unico sistema di gestione documentale che garantisce la completa gestione di un ARCHIVIO IBRIDO, avendo non solo trattato il documento nella sua completezza ed integrità, oltre che natura e struttura, ma integrando anche le funzionalità per l ARCHIVIO DI DEPOSITO. DIAMO UNO SGUARDO ALLE NOVITÀ INTRODOTTE GESTIONE ACCESS CONTROL LIST (ACL) Gestione multi-ente con restrizione delle persone e strutture esterne al singolo ente/aoo Gestione multi-società con la definizione di accessi granulari a singola o multiple società differenti Gestione multi-organigramma per ente/aoo Introduzione e gestione di nuovi diritti applicativi/funzionali Ampliamento dei diritti del protocollista che ora tengono in considerazione oltre al creatore del documento anche chi ha protocollato il documento nello stato antecedente di bozza ARCHIVIO E PROTOCOLLO Acquisizione massiva delle scansioni dei documenti cartacei tramite il riconoscimento del QR Code Creazione di vaschette personalizzate contenenti documenti/fascicoli/raccoglitori raccolti da una lista di risultati derivante da ricerche semplici ed avanzate Estensioni della ricerca grazie all'introduzione di nuovi canali di ricerca Classificazione automatica su originale di protocollo tra uffici Nuova modalità per gestione del titolario di classificazione multilivello Condivisione di fascicoli e dei relativi documenti contenuti tramite la tipologia di assegnazione in copia conoscenza Definizione di campi custom su determinate tipologie documentali e sui fascicoli che si pongono in aggiunta ai metadati obbligatori di protocollo Segnatura di protocollo personalizzabile ed applicabile come stampa e/o watermark sulla prima pagina del documento in formato pdf Integrazione con il modulo Albo on-line per la pubblicazione web dei documenti soggetti a obbligo di pubblicazione Gestione e integrazione della casella di posta elettronica certificata istituzionale e di altre casella PEC appartenenti all'ente Gestione del Libro Firma elettronica che raccoglie tutti i documenti in attesa di firma, anche con possibilità di utilizzo della funzione di firma elettronica remota GESTIONE DEI REPERTORI: Trasformazione dinamica di un documento già in archivio in repertorio Definizione di tipologie di repertorio personalizzate Definizione dell arco temporale e della validità di un repertorio (numerazione amministrativa e/o tecnica) impostando una datazione iniziale differente dal 1 gennaio dell anno in corso (numerazione

7 anno solare) ARCHIVIO DEPOSITO L approccio metodologico e l approfondito studio dell'informatica applicata all'archivistica, ha promosso la realizzazione di un interfaccia applicativa ad-hoc di gestione e trattamento di metadati specifici di documenti, fascicoli e responsabilità connesse, nella loro naturale fase di deposito (stadio di conclusione di un iter/procedimento/affare e/o possibile riapertura, con annesse tempistiche e responsabilità). L'obiettivo primario è la creazione di un corretto habitat per l' Archivio, durante ogni fase del suo ciclo di vita; obiettivo che si realizza con l'integrazione tra sistemi che garantiscano stabilità, completezza e storicizzazione del flusso documentale. I metadati descrittivi e di contesto di documenti e fascicoli appositamente trattati nell archivio corrente di DOCWAY4U confluiscono nel modulo integrato DOCWAY4U DEPOSITO, per accompagnarli durante il loro naturale processo di trasferimento. Tale obiettivo garantisce sia il corretto governo del processo da parte di DOCWAY4U, sia la descrizione atomica e completa dello stato successivo del flusso, riconoscibile grazie a DOCWAY4U DEPOSITO nella storia del fascicolo e nel suo trattamento archivistico informatico. In questo scenario, un fascicolo registrato in DOCWAY4U, alla sua chiusura, viene trasferito nell archivio di deposito DOCWAY4U DEPOSITO e, dopo la scadenza dei termini di conservazione e le operazioni di selezione e scarto del materiale non destinato alla conservazione permanente, può essere trasferito all archivio storico. DOCWAY4U attraverso il suo modulo integrato Archivio di DEPOSITO permette la corretta descrizione e gestione dei fascicoli cartacei e digitali non ancora destinati alla conservazione permanente. DOCWAY4U DEPOSITO risolve prioritariamente l esigenza della corretta descrizione archivistica dei fascicoli e documenti cartacei ed elettronici; la descrizione archivistica dei fascicoli a DEPOSITO prevede l insieme delle informazioni relative alla provenienza, alla consistenza, al condizionamento, alla collocazione fisica nell archivio di deposito, le necessarie informazioni di trasferimento del fascicolo a deposito e le richieste di presa visione. L'integrazione completa con DOCWAY4U consente inoltre: il trasferimento di un fascicolo elettronico (con tutti i documenti digitali in esso contenuti) dall archivio corrente; il fascicolo trasferito sarà sempre ricercabile, ma non più implementabile con nuovi documenti; la riapertura nell archivio corrente di un fascicolo elettronico trasferito a deposito; la riapertura nell archivio corrente di un fascicolo cartaceo descritto in DOCWAY4U DEPOSITO I VANTAGGI strumento flessibile, incentrato su metodologie e prassi archivistiche riconosciute; pensato per essere nativamente integrato con il sistema di gestione documentale DOCWAY4U; permette la descrizione del pregresso cartaceo; permette la digitalizzazione del pregresso cartaceo sia a livello di fascicolo che di documento; permette la redazione di elenchi di trasferimento personalizzati; permette la gestione della movimentazione delle unità archivistiche; presenta una ricerca full-text estesa indifferentemente su fascicoli e documenti

8 GESTIONE DOCUMENTALE Poter usufruire di una modalità nativa per la definizione di nuove tipologie documentali (documenti e fascicoli) rappresenta un forte elemento di innovazione nell ambito della gestione documentale. Alle già note ed apprezzate caratteristiche archivistiche di DOCWAY4U si aggiunge ora la flessibilità, tipica di un sistema documentale integrato, di poter definire dei metadati specifici per le unità documentarie, raccoglitori e fascicoli. Attraverso il formalismo standard XML, potranno essere definiti nuovi documenti e fascicoli, ovvero potranno essere aggiunti ulteriori metadati a quanto già utilizzato in DOCWAY4U, lasciando al sistema DOCWAY4U ALL CONTROL la piena gestione dell interfaccia applicativa. DOCWAY 4U diviene quindi un sistema documentale evoluto e moderno grazie all introduzione di specifiche funzionalità tipiche dei Content Management System e dei Document Collaboration System. DIAMO UNO SGUARDO ALLE NOVITÀ INTRODOTTE GESTIONE ALLEGATI DIGITALI (IMMAGINI E FILES) Nuovo Plug-in (IWX) per la gestione di dispositivi di acquisizione ottica operante su tutti i recenti browser di mercato Conversione automatica di allegati digitali in formato PDF/A e Open Office (XML) OCR automatico per documenti cartacei acquisiti attraverso scanner e conversione automatica di in formato PDF/A Caricamento allegati con estensione multipla (es..pdf.p7m,.tar.gz, ecc.) Document versioning con confronto tra versioni, anche in formato PDF Definizione di eventuali limitazioni sulle tipologie di file digitali ammessi in Docway4U GESTIONE DOCUMENTALE ESTESA PERSONALIZZAZIONE DOCUMENTI, RACCOGLITORI, FASCICOLI Personalizzazione delle tipologie documentali standard di DOCWAY4U (ARRIVO /PARTENZA /INTERNO /NON PROTOCOLLATO) con aggiunta di metadati personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default Personalizzazione di nuove tipologie di documenti con aggiunta di metadati personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default Rendering automatico delle maschere di inserimento, ricerca, visualizzazione per i documenti personalizzati Personalizzazione dei fascicoli e raccoglitori standard di DOCWAY4U con aggiunta di metadati personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default Personalizzazione di nuove tipologie di fascicoli e raccoglitori con aggiunta di metadati personalizzati e possibilità di semplificazione dei metadati di default Rendering automatico delle maschere di inserimento, ricerca, visualizzazione per fascicoli e raccoglitori personalizzati RICERCA & GROUPWARE Maschera di ricerca documenti, repertori, raccoglitori e fascicoli completamente riscritta e dinamica per ricerche sempre più precise ed evolute Maggiori informazioni su documenti non disponibili da lista titoli di una ricerca (num. protocollo, data, cod. Repertorio)

9 Assegnazione di documenti a persone, ruoli e gruppi anche in modalità massiva, con controllo in fase di assegnazione delle persone assegnate a ruolo Introduzione delle vaschette utente che consentono di memorizzare sul proprio profilo le ricerche più frequenti Esportazione dati avanzata in CSV multi tabellare con configurazione delle informazioni da esportare e salvataggio della procedura per successive esecuzioni Gestione di documenti tra uffici in notifica differita Possibilità di condividere i documenti digitali allegati ad un documento su un percorso di rete Gestione dei fascicoli speciali: Fascicoli del personale, con possibilità di definire le tipologie del personale In consultazione di un documento, raccoglitore e/o fascicolo aggiunta la possibilità di visualizzare tutte le persone appartenenti ad un ruolo In lista titoli, in caso di documento non disponibile, aggiunti i riferimenti a nome e numero di repertorio In inserimento/visualizzazione di un repertorio, in fase di assegnazione, i lookup sulle persone interne sono filtrati in base ai permessi di visualizzazione del repertorio In assegnazione massiva (da lista titoli), in caso di repertori, viene verificato che le persone selezionate abbiano effettivamente il permesso di visualizzazione del repertorio (viene mostrato un messaggio nel resoconto dell operazione) Visualizzazione ruoli di una persona esterna in caso di appartenenza ad una singola struttura con ruoli diversi Possibilità di restringere ulteriormente la visibilità dei documenti repertoriati ai soli documenti di cui l utente è assegnatario Possibilità di settare per utente la visibilità del campo Note Nuova gestione dei documenti personali la cui visibilità è riservata soltanto alle persone assegnate Accesso alla posta elettronica tramite la configurazione della mailbox personale che consente la visualizzazione delle mail e la possibilità di inviarle a DOCWAY 4U per la registrazione MAIL, PEC & FAX L introduzione della PEC rappresenta il modus operandi standardizzato per le comunicazioni tra cittadino/imprese e Pubblica Amministrazione, divenendo pertanto uno strumento di comunicazione riconosciuto, così da essere utilizzato anche per il processo di Fatturazione Elettronica attraverso lo SdI. Ma non solo. La non è solo il modo più immediato per comunicare, è anche una risorsa di informazioni tra le più ricche e più importanti in azienda. Le informazioni scambiate tramite posta elettronica generalmente rimangono nella casella postale dei dipendenti e non vengono memorizzate su altri sistemi. Ciò fa sì che le ricevute e inviate formino un ricco deposito di informazioni che si espande giorno dopo giorno. L archiviatore automatico di DOCWAY4U non deve essere visto come un completamento del sistema di posta elettronica già in essere, bensì come fondamentale risorsa d Archivio e Gestione Documentale. La sua primaria funzione è quella di monitorare le caselle mail e PEC aziendali e di realizzare una registrazione automatica delle mail e degli allegati digitali, ai fini di una corretta formazione dell Archivio documentale, secondo modelli definibili dall utente. Ogni mail/pec viene così trasformata in un documento vero su DOCWAY4U, immediatamente

10 disponibile e correttamente registrato in Archivio. Il documento può essere registrato in bozza, ovvero può essere automaticamente protocollato se necessario così come può essere automaticamente classificato, fascicolato ed assegnato all interno della Struttura Organizzativa. Per ogni casella mail/pec gestita dall archiviatore è possibile definire il corrispondente processo d Archivio e di distribuzione; così come è possibile la gestione illimitata di caselle mail/pec per ogni Ente o AOO. In ottemperanza a quanto previsto dai vigenti regolamenti (DPCM 31 ottobre 2000 n. 272) è inoltre possibile definire e gestire caselle di interoperabilità via PEC, garantendo il trattamento automatico, da parte di DOCWAY4U di tutte le informazioni inviate e/o ricevute a/da altri sistemi, allo scopo di automatizzare le attività (protocollazione) e i processi amministrativi conseguenti (classificazione e fascicolazione); oltre naturalmente al trattamento completo delle segnature XMl (secondo la DTD stabilita nella circolare AIPA del 7 maggio 2001 AIPA/CR/28). PEC E CONSERVAZIONE A NORMA Particolare attenzione è stata posta alla individuazione delle modalità operative per la gestione del processo di archiviazione della PEC finalizzato al miglioramento della conservazione digitale a norma mediante specifica gestione dei formati digitali consentiti all interno di DOCWAY4U. DOCWAY4U consente di: Limitare il formato dei file da allegare a documenti protocollati e repertoriati tramite un modulo di configurazione dei formati ammessi; una funzione specifica analizza il formato degli allegati ricevuti via PEC ed eventualmente invia una PEC in risposta di ripudio se non rispondenti ai formati ammessi Registrare un documento cartaceo via scanner in un TIFF multi pagina e PDF, ma di inviare tramite interoperabilità e in conservazione digitale solo la conversione in PDF con watermark contenente i dati di registrazione (data, n. di protocollo, classificazione, n. del fascicolo e n. degli allegati) FIRMA DIGITALE In ottemperanza a quanto previsto dalle normative e regolamenti, DOCWAY4U supporta le seguenti modalità di firma digitale, che sono state integrate anche nella nuova funzionalità Gestione Libro Firma. Sono inoltre allo studio funzionalità di Firma grafometrica su supporto di firma in formato A4. FIRMA DIGITALE La funzione di firma viene eseguita tramite un applet java che si attiva all atto della richieste di firma; tale modalità consente il riconoscimento del dispositivo di firma digitale collegato alla postazione con la quale firmare il documento. FIRMA DIGITALE REMOTA La funzionalità, al momento della richiesta di firma digitale di un documento, invoca i servizi di firma remota appositamente configurati con la quale si procede alla firma del documento. DOCWAY4U supporta i servizi di firma remota di Uniserv, Engineering, InfoCamere. VERIFICA DELLA FIRMA DOCWAY4U offre anche una funzionalità di verifica della firma tramite servizio web Aruba con cui verificare le seguenti condizioni: il documento non è stato modificato dopo la firma;

11 il certificato del sottoscrittore è garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell Elenco Pubblico dei Certificatori; il certificato del sottoscrittore non è scaduto; il certificato del sottoscrittore non è stato sospeso o revocato BPM / WORKFLOW Con la versione DOCWAY4U, 3D Informatica ha abbandonato gli sviluppi di un ambiente proprietario per il design dei WF documentali (TITULUS3 Model Designer), orientandosi verso componenti applicative Open Source fortemente apprezzate dal mercato. BONITA WF permette di definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, combinando un innovativo studio di design di processo, un potente motore di BPM e di una interfaccia utente rivoluzionaria per la sua intuitività. In questo contesto 3D Informatica ha scelto di utilizzare ed integrare BONITA WORKFLOW, realizzando tutti i connettori applicativi tra DOCWAY4U<->BONITA e necessari al completo controllo di un workflow documentale. INTEROPERABILITÀ APPLICATIVA Con DOCWAY4U viene reso disponibile lo strato WEB Service per la piena interoperabilità applicata da e verso altri sistemi informatici FATTURA ELETTRONICA P.A. Il modulo per la gestione della fatturazione elettronica di DOCWAY4U è stato ideato per essere utilizzato sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dai Fornitori della stessa, in quanto in grado di gestire sia il ciclo passivo (ricezione delle fatture PA) sia il ciclo attivo (emissione della fattura PA e trasmissione tramite il Sistema di Interscambio). Di seguito una sintesi delle maggiori funzionalità offerte dal sistema: Gestione del formato XML Fattura PA; Registrazione delle fatture nel sistema documentale (repertoriazione e protocollazione); Trasmissione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando ilserviziopec (Ciclo Attivo); Ricezione della Fattura PA XML firmata digitalmente tramite il Sistema di Interscambio, utilizzando il ServizioPEC (Ciclo Passivo); Gestione delle ricevute emesse dal SdI; Invio in conservazione delle fatture e delle ricevute del SdI (tramite l utilizzo del modulo EXTRAWAY Bridge). L utilizzo del modulo è subordinato alla sottoscrizione tra l Ente e il SdI dell accordo di servizio, per regolare gli scambi del flusso telematico (che avvengono in questo caso via PEC). L ente deve inoltre provvedere all iscrizione nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), per l assegnazione del codice univoco denominato Codice Univoco Ufficio, indispensabile per la fatturazione elettronica, e per l indicazione del canale trasmissivo utilizzato e dell indirizzo PEC del servizio di fatturazione.

12 IL CICLO PASSIVO La fattura passiva, predisposta dal fornitore, viene ricevuta dall Ente tramite il Sistema di Interscambio. Il modulo di gestione delle fatture acquisisce e registra automaticamente la fattura, ricevuta via PEC dal SdI, all interno di DocWay. La fattura viene registrata in un apposito repertorio delle fatture che assegna un numero univoco di registrazione all interno dello stesso, arricchito, oltre che dai metadati di registrazione di Protocollo, dai metadati richiesti dalla normativa per la gestione delle fatture elettroniche. Alla registrazione, che può eventualmente anche essere fatta in bozza, trasformabile poi dall operatore in una registrazione definitiva, sono allegati i seguenti file: Fattura formato XML firmata; Metadati del file fattura; Notifica di accettazione/rifiuto creata e spedita automaticamente dal modulo per la gestione delle fatture; Notifica di decorrenza dei termini. Le ricevute/notifiche sono in formato XML e allegate in maniera automatica alla registrazione. Oltre alle ricevute generate dal SdI vengono allegate alla registrazione anche le ricevute di ricezione del messaggio PEC. IL CICLO PASSIVO IN DETTAGLIO Il modulo FatturePA (Fatture passive) consiste: 1. nella gestione di un repertorio specifico per la fatturepa passive; 2. nella gestione di uno specifico modulo automatico (MailArchiver) per riconoscimento PEC con fatturapa, estrazione dei dati della fattura e assegnazione al repertorio. Il processo di registrazione ed estrazione è stato progettato e realizzato per: effettuare l archiviazione della fattura passiva e la sua registrazione a PROTOCOLLO (arrivo) e a REPERTORIO visualizzare, attraverso uno specifico fogli di stile, la fattura XML così registrata assegnare, come OGGETTO del documento fattura, la causale della fattura, se presente. In caso contrario costruisce il titolo del documento come: #TIPODOC# di #CEDENTE/PRESTATORE# n. #NUMFATTURA# del #DATAFATTURA# dove #TIPODOC# è il tipo documento estratto dal file XML della fattura (Fattura, Acconto/Anticipo su fattura, ecc.) estrarre dal file della fattura i dati del cedente/prestatore ricercare nel modulo ACL la partitaiva/codfiscale del cedente/prestatore (processo automatico di registrazione mittente nel modulo ACL): se lo trova lo assegna come mittente del documento in arrivo se non lo trova lo inserisce in ACL come struttura esterna o persona esterna (a seconda del fatto che sia valorizzato l elemento denominazione o nome/cognome della fattura) e lo assegna come mittente del documento fattura registrato Particolare attenzione, è stata dedicata allo studio degli aspetti tecnici e descrittivi, al fine di individuare i metadati ritenuti necessari alla corretta descrizione archivistica/documentale della fattura registrata in DOCWAY 4RE. A riguardo, il documento Fattura ElettronicaPA di DOCWAY è caratterizzato dai seguenti metadati. DatiGeneraliDocumento della fattura (campi TipoDocumento, Divisa, Data, Numero, ImportoTotaleDocumento, Arrotondamento, Art73, Causale)

13 DatiOrdineAcquisto della fattura (campi RiferimentoNumeroLinea, IdDocumento, Data, NumItem, CodiceCommessaConvenzione, CodiceCUP, CodiceCIG) DatiContratto della fattura (campi RiferimentoNumeroLinea, IdDocumento, Data, NumItem, CodiceCommessaConvenzione, CodiceCUP, CodiceCIG) DatiConvenzione della fattura (campi RiferimentoNumeroLinea, IdDocumento, Data, NumItem, CodiceCommessaConvenzione, CodiceCUP, CodiceCIG) DatiRicezione della fattura (campi RiferimentoNumeroLinea, IdDocumento, Data, NumItem, CodiceCommessaConvenzione, CodiceCUP, CodiceCIG) DatiFattureCollegate della fattura (campi RiferimentoNumeroLinea, IdDocumento, Data, NumItem, CodiceCommessaConvenzione, CodiceCUP, CodiceCIG) DatiSAL della fattura (campo RiferimentoFase) DatiDDT della fattura (campi NumeroDDT, DataDDT) DatiBeniServizi della fattura: Descrizione, PrezzoTotale di DettaglioLinee, AliquotaIVA, ImponibileImporto, Imposta di DatiRiepilogo CONSERVAZIONE DIGITALE DOCWAY4U è integrato con extraway Bridge, un modulo software la cui finalità è quella di gestire il processo di conservazione digitale dei documenti, in particolare il processo di conservazione sostitutiva. Il software è facilmente interfacciabile con tutti i sistemi di protocollo informatico e gestione documentale tramite un connettore SQL via JDBC ed inoltre consente l invio automatico in conservazione di documenti che non sono gestiti da un sistema di gestione documentale ma che risiedono

14 sul file system o su supporto ottico dell utente, si pensi ad esempio ai mandati di pagamento, ai PUC, ecc.. Il software è stato progettato non solo per essere indipendente dalla sorgente dati ma anche dal modulo esterno di conservazione. extraway Bridge è la soluzione software per supportare il processo di conservazione a lungo termine delle risorse digitali: un sistema di conservazione a norma garantisce la validità legale, l integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti e delle loro informazioni identificative, e la conservazione nel tempo dei documenti digitali, tramite un processo di gestione articolato in fasi definite (acquisizione, archiviazione, gestione dei dati, pianificazione della conservazione). extraway Bridge è la soluzione software che permette la piena integrazione tra DOCWAY4U e gli altri sistemi di protocollo informatico quali TITULUS. Permette di gestire la fase del versamento delle unità documentarie, dall ambiente di produzione originario al sistema di conservazione a norma utilizzato: consente infatti la trasmissione dei documenti e dei loro metadati, e la verifica dei versamenti effettuati. Il software è stato sviluppato in accordo con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione; con il Codice dell Amministrazione Digitale e con lo standard ISO OAIS (Open Archival Information System).

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