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1 CAPITOLATO SPECIALE Gara a procedura aperta ai sensi del D.Lgs 163/2006 e s.m.i. per la realizzazione del Progetto complesso ICT (Information & Comunication Techology) E-GOV TE.LA. UNIONE DEI COMUNI TERRA DI LAVORO Provincia di Caserta Pag. 1 di 40

2 Indice 1. Premessa L Unione dei Comuni Terra di Lavoro Definizioni, abbreviazioni e convenzioni generali Obiettivi Oggetto della fornitura Requisiti e standard di progetto Componenti della Fornitura Portale per l'erogazione di servizi telematici operativi e informativi Porta di Dominio Protocollo Informatico Gestione Documentale Atti Amministrativi (delibere, determine, ordinanze) WorkFlow management Acquisizione ottica dei documenti Firma digitale Posta Elettronica Certificata Soluzioni tecnologiche Architettura Sicurezza Sicurezza Internet - Intranet Fornitura Hardware Sopralluogo Organizzazione e gestione del progetto Pag. 2 di 40

3 10.1 Collaudo Addestramento ed affiancamento Manutenzione e Garanzia Assistenza agli utenti Durata ed inizio delle attività Penali Disposizioni Finali Pag. 3 di 40

4 1. Premessa L Unione dei Comuni Terra di Lavoro coerentemente con quanto riportato nell Avviso Regionale pubblicato sul BURC n.49 del 10 Agosto 2009, cogliendo l opportunità offerta dalla Regione Campania di perseguire i propri interventi specifici avvalendosi delle tecnologie informatiche più avanzate intende utilizzare il cofinanziamento delle risorse finanziarie del Programma Operativo FESR Campania Asse 5 Società dell'informazione - Priorità QSN 2 Promozione, valorizzazione e diffusione della ricerca e l'innovazione per la competitività - Obiettivo specifico: 5.a Sviluppo della Società dell'informazione Obiettivo Operativo: E-government ed e-inclusion - Attività sub a)-b)-c) - categoria spesa cod. 13. per la realizzazione del progetto denominato e-gov TE.LA.. Il presente capitolato, ha lo scopo di definire le esigenze in termini di hardware, software e servizi necessari per l attuazione del progetto e-gov TE.LA., in quantità, qualità e livelli di servizio adeguati alla sua realizzazione. Nella stesura del presente capitolato l Unione dei Comuni Terra di Lavoro ha recepito le direttive sancite dalla DigitPA (già CNIPA) in merito alla possibilità di acquisizione ed utilizzo di programmi informatici "open source" che con la pubblicazione della Direttiva del 19 dicembre 2003 "Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici da parte delle PA" (G.U. 7 febbraio 2004, n. 31) intende fornire alle PA indicazioni e criteri tecnici e operativi per gestire più efficacemente il processo di predisposizione o di acquisizione di programmi informatici. La direttiva recita testualmente: Nella scelta delle soluzioni informatiche disponibili sul mercato le PA dovranno seguire criteri che sono dettati dalle loro specifiche esigenze, ma anche da altri elementi quali: la trasferibilità ad altre amministrazioni delle soluzioni acquisite; l interoperabilità e la cooperazione applicativa tra le amministrazioni; la non dipendenza da un unico fornitore o da un unica tecnologia proprietaria; la disponibilità del codice sorgente per ispezione e tracciabilità; l esportabilità di dati e documenti in più formati, di cui almeno uno di tipo aperto. Pag. 4 di 40

5 Obiettivo del progetto e-gov TE.LA. è quello di favorire, attraverso lo sviluppo dei servizi e delle soluzioni avanzate ICT, l ampliamento e il rafforzamento dei servizi già attivi presso l unione dei Comuni di Terra di Lavoro, nonché il conseguimento degli opportuni standard amministrativi, procedurali, organizzativi e gestionali tali da assicurare all Ente ed al suo apparato organizzativo un ottimale impiego delle risorse professionali e finanziarie, ed il potenziamento dei servizi disponibili per il territorio amministrato dall Unione stessa. Il progetto, pertanto, si prefisserà lo scopo di sviluppare servizi di carattere operativo in ambito ICT a supporto di funzioni e servizi sul territorio rivolti al turismo, servizi di carattere amministrativo-contrattuale e servizi di back office e infrastrutturali. Per conseguire i suddetti obiettivi, il progetto sarà, pertanto, finalizzato a fornire all Ente proponente tutte le procedure ed i relativi prodotti informatici necessari per implementare e acquisire le infrastrutture e gli strumenti necessari per la più ampia ed esauriente gestione delle problematiche dell e-government, ponendo al centro i veri protagonisti, i cittadini, non solo con riferimento ai servizi dedicati loro e quelli rivolti alle imprese, ma anche con l obiettivo di modernizzare l organizzazione della macchina gestionale delle PA, migliorandone l efficienza e ottimizzandone la capacità di recupero degli introiti e di contenimento dei costi. Il Progetto e-gov TE.LA. si baserà su due principali direttrici: la procedura integrata di protocollo informatico e dematerializzazione documentale; il portale per l'erogazione di servizi telematici operativi e informativi ai cittadini e alle imprese nelle aree: promozione, salvaguardia e valorizzazione del patrimonio storico, architettonico, archeologico ed artistico; ambiente; Turismo, Cultura e Territorio, protezione civile, strutture sociali e orientamento per i giovani, salvaguardia arti e tradizioni popolari e prodotti tipici ; della demografia, dei tributi, dei servizi sociali, del catasto, della normativa, dei procedimenti e licenze, ecc. Pag. 5 di 40

6 2. L Unione dei Comuni Terra di Lavoro L'Unione dei Comuni Terra di Lavoro nasce istituzionalmente nell anno 2009, ed ha riunito tre dei principali comuni che gravitano su questo territorio: Santa Maria Capua Vetere, Capua e Bellona, coprendo un territorio la cui popolazione comprende residenti in base ai dati ISTAT del L Unione ha sede nei locali della casa Comunale di Santa Maria Capua Vetere. Nell organizzazione e nello svolgimento delle proprie attività, l Unione si conforma ai principi di sussidiarietà, efficacia, efficienza ed economicità, nonché ai principi previsti dalla Costituzione, dalle Leggi e dallo Statuto. L azione amministrativa dell Unione tende al costante miglioramento dei servizi offerti e all allargamento della loro fruibilità, alla rapidità e semplificazione degli interventi di sua competenza rivolta al territorio. 3. Definizioni, abbreviazioni e convenzioni generali Nel presente capitolato sono utilizzate le seguenti abbreviazioni e sigle: AOO: Area Organizzativa Omogenea BPR: Business Process Reengineering Enti, Amministrazioni: Unione di Comuni Terra Di Lavoro Contratto: si intende il contratto che verrà sottoscritto a seguito dell aggiudicazione della gara Fornitura: si intende il complesso delle attività e dei prodotti che il Fornitore è chiamato a compiere e a fornire per onorare il contratto. Ditta, Fornitore: Società, Ditta, professionista o raggruppamento di imprese vincitore della gara d'appalto RUP: Responsabile Unico del Procedimento SAL: stati di avanzamento lavori dei servizi e/o forniture previsti nel piano di progetto Pag. 6 di 40

7 Sistema, Applicazione, Procedura: il prodotto software applicativo che gestisce le funzioni del Sistema SPC: Sistema Pubblico di Connettività W3C: World Wide Web Consorzium WFMS: Workflow Management System 4. Obiettivi Gli obiettivi che l Unione si propone di perseguire hanno lo scopo primario di realizzare una piattaforma tecnologica che possa erogare servizi di e-governement, che possa consentire un accesso semplice e trasparente alla Pubblica Amministrazione e che possa assicurare lo scambio di documenti digitali a norma ed in sicurezza. Gli obiettivi possono essere riassunti nei seguenti macro elementi : Facilitare l accesso ad informazioni, servizi e funzioni ai cittadini / imprese; Velocizzare le modalità operative nella richiesta e nella fornitura dei servizi e nell accesso ai documenti; Incrementare l efficienza della macchina comunale; Aumentare la visibilità e trasparenza della azione amministrativa; Ridurre i costi per l Amministrazione quantizzabili anche attraverso la disponibilità di risorse umane derivanti dalla migliore organizzazione comunale e dall utilizzo di tecnologie di I.C.T.; Incrementare il numero dei servizi per i cittadini e le imprese; Migliorare l immagine dell Amministrazione Comunale; Ridurre le attività di sportello; Ridure i flussi cartacei tra PPAA; Migliorare la qualità del lavoro dei dipendenti pubblici. Pag. 7 di 40

8 Tali obiettivi vengono perseguiti attraverso interventi su diverse macroaree, quali : Servizi on Line: mediante l attivazione di un Portale Web che consenta ai cittadini ed alle imprese di accedere via internet ad un primo nucleo significativo di servizi on line; Flussi Documentali: attraverso la digitalizzazione di alcuni procedimenti amministrativi utilizzando una piattaforma di work flow management; Dematerializzazione Cartacea: avviando un processo per la eliminazione della carta al fine di incrementare l utilizzo di documenti in formato originale elettronico per lo scambio di comunicazioni tra PP.AA.; Porta di Dominio: attivando un primo servizio di interoperabilità e cooperazione applicativa. 5. Oggetto della fornitura Il servizio,oggetto di gara, prevede la fornitura di una piattaforma globale di gestione dell informazione composta dalle seguenti procedure: Porta di Dominio Protocollo Informatico Atti Amministrativi (delibere, determine, ordinanze,..) WorkFlow management Gestione documentale Acquisizione ottica dei documenti Firma digitale PEC Implementazione di un Portale dei Servizi dell Unione con: Bacheca virtuale ( atti amministrativi) Servizi per il turismo, condividendo le banche dati presenti nel territorio, riutilizzando il Sistema Informativo Territoriale -SIT- istituito con Legge Regionale n.16/2004 NORME SUL GOVERNO DEL TERRITORIO Pag. 8 di 40

9 Servizi per gli anziani Servizi per le imprese del territorio Fornitura del Software dell Hardware necessario per la conduzione dei servizi. Si specifica che la fornitura dovrà comprendere: Rilascio, installazione, collaudo e messa in servizio del sistema tutto incluso e nulla escluso, per rendere completa e funzionale la soluzione Addestramento del personale dell'ente Fornitura di tutta la documentazione necessaria alla gestione del sistema e al suo uso Tutto quanto necessario, nulla escluso, per la consegna chiavi in mano dell intera fornitura Il servizio di assistenza e manutenzione in garanzia del sistema La fornitura dovrà comprendere gli applicativi software necessari per la piena funzionalità del sistema così come dettagliato nelle sezioni seguenti. Nella progettazione e nell esecuzione del progetto si opererà in assoluta ottemperanza ai principi di interoperabilità, sfruttando, laddove possibile, tecnologia open source e garantendo il riuso, come esplicitamente sollecitato dall avviso della Regione Campania. 6. Requisiti e standard di progetto Dovranno essere obbligatoriamente adottati dalla ditta aggiudicataria nella realizzazione del progetto: gli standard del consorzio W3C le linee guida del CNIPA DIGITPA in merito al SPC con particolare riferimento alle politiche di sicurezza, riuso ed interoperabilità gli standard E-GOV Pag. 9 di 40

10 le prescrizioni SPCoop gli standard nell ambito dei Web Services: XML (Extensible Markup Language) SOAP (Simple Object Access Protocol) UDDI (Universal Discovery, Description, Integration) WSDL Web Services Description Language Il sistema deve essere realizzato nel pieno rispetto delle indicazioni del NUOVO Codice dell Amministrazione digitale. Il portale deve essere implementato con tecnologia Web 2.0 ponendo l accento sulle capacità di rendere possibile una comunicazione interattiva con l ente. Le tecnologie da impiegare devono essere: Web services, API, XML, RSS, Ajax. Il SIT deve essere implementato con tecnologie aperte, deve attuare la georeferenziazione dei dati ed essere predisposto all interoperabilità con altri software tramite webservices. 7. Componenti della Fornitura I servizi che si intendono assicurare, e che vanno a completare ed implementare il quadro di attività previste per l Unione, nel rispetto ed in funzione della vocazione territoriale e delle finalità contenute nello statuto, sono di seguito descritti. 7.1 Portale per l'erogazione di servizi telematici operativi e informativi Per facilitare il processo di fruizione dei servizi, la loro erogazione non sarà strutturata in base all organizzazione dell Unione, ma alle necessità dell utente. Per questo motivo il modello di riferimento prevede l utilizzo di una metafora di comunicazione (gli eventi della vita) come essere cittadino, assistenza agli anziani etc Il portale dei servizi dovrà essere integrato con il nuovo Sistema informativo di Gestione Documentale e con il sistema SIT in un'unica soluzione armonica ed omogenea. Pag. 10 di 40

11 Il sistema SIT dovrà possedere le caratteristiche tecnologiche elencate nella tabella seguente Web-server DBMS Linguaggio di scripting server-side Motore Cartografico Formato dati Cartografici Browser supportati Linguaggio Scripting client-side Licenza d uso Installazione Apache, IIS Postgresql, Mysql PHP, jsp e simili. Mapserver, Geoserver Postgis, Shapefile, SVG etc Chrome, Mozilla, Firefox, Opera, Explorer j-query od altri framework javascript GNU GPL per un periodo di tempo illimitato Sui server dell Ente (Sono espressamente vietate forniture in modalità ASP Application Service Provider) Il portale dovrà prevedere almeno le seguenti aree, erogare,ove opportuno, i relativi servizi: Bacheca virtuale ( atti amministrativi) Visure Atti della P.A. Bandi e Concorsi della P.A. Comunicazioni ai cittadini Servizi per il turismo, condividendo le banche dati presenti nel territorio, riutilizzando il Sistema Informativo Territoriale -SIT- istituito con Legge Regionale n.16/2004 NORME SUL GOVERNO DEL TERRITORIO Eventi Culturali Prenotazione mostre, musei, teatri Servizi per gli anziani Richiesta di assistenza socio-sanitaria Richiesta di assistenza economica Pag. 11 di 40

12 Viaggi vacanze pellegrinaggi Servizi per le imprese del territorio Informazioni su bandi per finanziamenti per le imprese agricole Informazioni su bandi per finanziamenti per ristrutturazione immobili Informazioni su bandi per finanziamenti per Ricerca e Sviluppo volti alle imprese Informazioni su bandi per finanziamenti formazione Informazioni su bandi per finanziamenti con fondi strutturali Informazioni su bandi per finanziamenti per assunzione Visura atti, bandi, concorsi, progetti Visure Catastali (attraverso il SIT) Visure piani regolatori (attraverso il SIT) Le attività di Pubblicazione dell atto da parte dell Unione dovrà essere automatizzata, il documento prodotto nel nuovo ambiente di gestione documentale non appena completo, dovrà riversarsi nell area Web, tale processo dovrà essere trasparente per gli utenti degli enti. Tali funzionalità dovranno essere messe a disposizione con lo scopo di far consultare e/o verificare tutti gli atti/documenti che sono stati resi pubblici, divenuti esecutivi e che quindi abbiano raggiunto la fase di pubblicazione. Esso dovrà essere costituito da componenti applicative quali: Servizio di Front/Office: è il servizio di consultazione dei documenti pubblicati che può essere associato al portale istituzionale dell Ente per la consultazione di soggetti terzi; Web-Services di pubblicazione: devono essere presenti Web-Services che implementano il servizio di pubblicazione dei documenti; On-Event: canale di comunicazione elettronica personalizzato per informare il cittadino sulle scadenze e segnalazioni. Ogni cittadino registrato dovrà poter configurare le notifiche da ricevere. Via Albana ex Istituto Lucarelli Santa Maria Capua Vetere (CE)- Tel 0823/ /813221, fax 0823/ Pag. 12 di 40

13 WEB interactive Service: direttamente per tramite del canale web dovrà essere possibile fruire di accesso sicuro per operazioni On-Line sulle Banche Dati dell Ente. Nello specifico gli Enti mettono a disposizione dei cittadini uno sportello telematico On-Line per l erogazione via Web di una serie di servizi. I cittadini accederanno esclusivamente ai propri dati tramite codici d accesso protetti. 7.2 Porta di Dominio Con la realizzazione di questo progetto l Unione dei Comuni Terra di lavoro disporrà di una Porta di Dominio, che gli consentirà di esporre servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa verso la Regione Campania e di essere già pronta alla erogazione/fruizione di altri servizi nel contesto SPC/SPCoop (Nazionale/Regionale), in cui l Unione potrà fungere sia da fornitore sia da consumatore di servizi. La Porta di Dominio sarà dotata di una duplice interfaccia: una verso l esterno, per consentire l'interoperabilità con le PDD di altre PA; una verso l interno, per interagire con il Sistema Informatico dell Unione. Per l Amministrazione l intervento consentirà di ottenere una significativa riduzione degli oneri burocratico/amministrativi dovuta alla riorganizzazione di diversi uffici. 7.3 Protocollo Informatico Il sistema di protocollo informatico, di tipo Full-Web dovrà essere assolutamente in linea con la check-list CNIPA almeno per il nucleo minimo, saranno apprezzate ulteriori funzionalità migliorative. Nello specifico si riportano: Funzioni di protocollazione relative al nucleo minimo ed avanzate Creazione di anagrafiche da parte dell'utente e/o dell'amministratore. Rispetto della normativa vigente riguardo le "funzioni minime" di protocollazione, all'interoperabilità e quant'altro previsto dalla normativa. Pag. 13 di 40

14 Tracciamento dell'utente che effettua ogni operazione. Tracciamento delle modifiche introdotte da ogni operazione svolta. Gestione di una funzione di protocollazione rapida (solo dati essenziali) dei documenti. Possibilità di inserire un numero non limitato di destinatari, sia in indirizzo che per conoscenza. Possibilità di rettifica di errori materiali nella compilazione dei campi "non modificabili". Possibilità di "annullare" una registrazione di protocollo. Possibilità di apporre la segnatura sul documento cartaceo tramite etichetta. Indicazione del supporto (cartaceo, elettronico, fax) e del formato di arrivo del documento e dell eventuale conversione / trattamento. Trattamento degli allegati (indicazione del numero, descrizione, ecc.). Possibilità di gestire separatamente i momenti della registrazione, della scansione dei documenti analogici (che deve produrre un formato non modificabile), la classificazione e l assegnazione. Gestione del registro di emergenza Funzione di gestione del lavoro pregresso, con possibilità di indicare separatamente la data di arrivo e la data di protocollazione (protocollazione differita). Stampa su supporto non modificabile di operazioni svolte nell arco temporale definito. Utilizzo delle anagrafiche per la compilazione dei campi "mittente" e "destinatario". 7.4 Gestione Documentale Il sistema di gestione documentale dovrà essere completamente integrato nella piattaforma del protocollo elettronico, la fruizione delle funzionalità non dovrà essere forzata o di complesso uso da parte degli utenti, ma il tutto dovrà essere fruito in un unico contesto semplice ed efficace. Si riportano alcune funzioni di Gestione Documentale che la piattaforma applicativa dovrà necessariamente avere: Gestione di un titolario condiviso ed utilizzabile da eventuali più AOO della Amministrazione appaltante. Pag. 14 di 40

15 Aggiornamento del titolario (inserimento nuove voci o correzione/annullamento voci esistenti) con storicizzazione delle modifiche apportate. Possibilità di classificare sia documenti protocollati che documenti non protocollati. Possibilità di inserire la classificazione in un momento successivo alla protocollazione. Possibilità di modificare la classificazione di un documento. Gestione dinamica dei metadati di classificazione Possibilità di inserire, in fase di protocollazione o di classificazione il riferimento ad altri documenti già presenti nel sistema. Possibilità di gestire l assegnazione di un documento, ed eventualmente una catena di assegnazioni. Possibilità di assegnare e inoltrare anche documenti non protocollati. Possibilità di assegnare un documento sia a una struttura che a un utente individuale. Gestione del versionamento dei documenti Gestione del Check-in/Check-out Gestione dei fascicoli (numerazione automatica / Apertura e chiusura ) Gestione dei fascicoli collegati Visualizzazione dell elenco dei documenti inseriti in un fascicolo. Fascicolazione in un momento successivo alla classificazione. Possibilità di fascicolare anche documenti non protocollati. Trattamento di contenuti binari di vario formato; Ricerca per tutti i campi di classificazione Ricerca dei fascicoli 7.5 Atti Amministrativi (delibere, determine, ordinanze) Lo strumento per la gestione degli Atti amministrativi, in congruenza con i precedenti moduli dovrà essere una Web-application completamente integrata nel contesto di Protocollo e Gestione documentale. L utente non dovrà utilizzare più strumenti ma un unico ambiente web integrato capace di smistare i documenti tra gestione degli atti, gestione documentale e protocollo senza alcuna difficoltà ed in modo trasparente. La login, le maschere e gli Pag. 15 di 40

16 strumenti da utilizzarsi dovranno essere completamente analoghi a quelli dei precedenti moduli. L utente dovrà essere capace di instanziare un atto, compilarlo, firmarlo e afferirlo al gestore documentale in un unico flusso lineare ed omogeneo senza mai cambiare strumento e senza necessità di generare carta durante l intero procedimento amministrativo. Funzionalità che la piattaforma degli Atti amministrativi dovrà avere: Configurazione dei flussi relativi agli atti amministrativi Configurazione dei layout documentali Editor degli atti di semplice utilizzo Gestione dei registri degli Atti Piena integrazione con Protocollo Elettronico Piena integrazione con il sistema documentale Piena integrazione con i sistemi di firma digitale Ricerca per tutti i campi di classificazione degli atti 7.6 WorkFlow management Il Workflow Management consiste nell automazione di procedure o flussi di lavoro che vengono condivisi fra più partecipanti, in accordo a regole ben definite, documenti, compiti da svolgere, informazioni ed altri tipi di risorse sia umane che strumentali. Uno degli obiettivi fondamentali legati all introduzione di un sistema di workflow è quello di migliorare l efficacia e l efficienza dei processi amministrativi e decisionali: idealmente, un processo dovrebbe fluire dall inizio alla fine nel minor tempo possibile, col minimo sforzo, passando da un attore al successivo fino al completamento. Nel caso di un Ente pubblico, inoltre, assumono particolare importanza i requisiti di tracciabilità e di trasparenza, che fanno riferimento alla possibilità da un lato di identificare in ogni istante lo stato di avanzamento di un processo, dall altro di ricondurre ogni azione ad un responsabile nonché di rendere esplicite e controllabili le regole che guidano l avanzamento dei processi e l assunzione delle relative decisioni. Pag. 16 di 40

17 La soluzione per la gestione dei processi dovrà essere completamente integrata nella piattaforma e quindi consentire, attraverso un tool web, dall interfaccia grafica intuitiva e di semplice apprendimento, la rappresentazione delle componenti di un processo: azioni, persone e ruoli, flussi di controllo, decisioni che è necessario prendere e conseguenze. In particolare, la soluzione dovrà prevedere la descrizione (disegno) dei processi secondo i seguenti punti di vista: il flusso di controllo; le persone che partecipano e il ruolo che rivestono; gli uffici; le decisioni che sono prese nel processo e come condizionano il flusso; le informazioni che sono prodotte/richieste dai partecipanti. Per quanto concerne il controllo sull esecuzione dei processi e l automazione, si richiede che la soluzione proposta integri gli approcci fondati su un motore di processo che si occupi di: Interpretare ed eseguire il flusso predefinito, garantendo l iter amministrativo Ripercorrere il flusso procedurale disegnato dal responsabile del procedimento Assegnare ad ogni utente / Ufficio / Ruolo le attività da effettuarsi, definendo di fatto chi deve fare cosa Supportare ogni utente nelle proprie attività Gestire le operazioni automatiche/semiautomatiche come ad esempio generare o smistare documentati elettronici Fornire informazioni sulla corretta operatività Eseguire operazioni a scadenza I partecipanti ad un processo dovranno poter utilizzare il loro Web browser per interagire con il workflow engine; l interazione attraverso Web dovrà essere sempre possibile all interno della rete Intranet e, per processi/utenti/task selezionati. I diversi attori dovranno avere sempre immediatamente visibile le attività da eseguirsi su ogni workflow attivo La soluzione proposta dovrà prevedere strumenti ed operazioni specificamente orientate al controllo ed al tracciamento dello stato di differenti istanze di workflow. Pag. 17 di 40

18 Il sistema dovrà prevedere meccanismi per il controllo della corretta esecuzione delle procedure definite, consentendo sia la sincronizzazione delle attività, sia attuando un sistema di notifica che permetterà di ricordare le scadenze relative alle differenti attività. Il sistema di workflow dovrà provvedere a far pervenire i documenti dal protocollo elettronico ed avviare le adeguate procedure, in accordo a una accurata fase di valutazione, classificazione ed assegnazione. Inoltre, per ottenere il massimo della flessibilità deve essere previsto che l operazione di creazione di una nuova istanza possa avvenire in diverse modalità, ad esempio: Il flusso può essere attivato in modalità manuale, su qualsiasi documento afferito al sistema e da qualsiasi utente ne abbia i diritti; Il flusso può essere attivato mediante attività automatiche per tramite di modelli predefiniti. Ogni flusso può essere associato a documenti prestabiliti ed ad un responsabile per un associazione automatica dello stesso ad un procedimento amministrativo. In tal modo tutti i documenti che rispettano determinate caratteristiche attiveranno un iter procedurale predefinito. Sarà dunque possibile definire modelli automatici, per ogni categoria e tipologia di documento, con la possibilità di stabilire regole che permettono di identificare sequenze di approvazioni differenti in base alle caratteristiche del documento stesso. 7.7 Acquisizione ottica dei documenti La digitalizzazione della documentazione risulta passo fondante dell utilizzo del sistema in termini di gestione documentale e consente dei concreti risultati nell ambito della dematerializzazione cartacea intesa come processo per l eliminazione della carta al fine di incrementare l utilizzo di documenti in formato originale elettronico per lo scambio di comunicazioni tra PP.AA. A tal fine la piattaforma deve necessariamente dotarsi di un modulo (client) per consentire l'acquisizione della documentazione da cartaceo. In particolare il modulo deve potersi interfacciare con i più comuni scanner consentendo la gestione della immagine scansionata quali: rotazione, allineamento, ingrandimenti etc. Pag. 18 di 40

19 definizione dei parametri di scansione del documento (es. numero DPI, acquisizione bianco e nero, a colori, testo, dimensione max del file, etc.) La soluzione proposta deve consentire di effettuare in modo differito l acquisizione ottica e la registrazione nel sistema documentale. Effettuata la scansione sulla base dei parametri imposti la documentazione viene collocata nell apposito Repository. Più operatori potranno così lavorare contemporaneamente dividendosi i compiti di scansione e registrazione al fine di ottimizzare la produttività. 7.8 Firma digitale La firma digitale risulta un tassello fondamentale ed imprescindibile per l attuale normativa volta alla digitalizzazione e conservazione sostitutiva della documentazione. Solo grazie alla firma digitale è infatti possibile finalizzare qualsivoglia processo, dando validità legale ai documenti informatici, senza dover ricorrere all uso del cartaceo. Il Codice dell Amministrazione Digitale, riconosce pieno valore giuridico alla firma digitale che può sostituire pertanto la firma tradizionale, sigilli, timbri dando validità giuridica a qualsiasi documento nei rapporti tra privati, tra privati e Pubbliche Amministrazioni e tra Pubbliche Amministrazioni. Il sistema dovrà essere completamente integrato con sistemi di firma digitale. L'utente dovrà essere libero di firmare digitalmente, dalla propria postazione e per tramite di uno strumento integrato nella piattaforma, tutta la documentazione presente all'interno della banca dati degli enti. Il concetto di integrazione dovrà essere forte e l'utente non dovrà essere obbligato a scaricare il documento sul proprio PC per apporre la firma digitale. L'utente dovrà poter utilizzare i suoi dispositivi di firma digitale purché con certificati emessi da Certification Authority autorizzate. Inoltre dovrà essere assolutamente allineata alla nuova normativa in merito alla firma Cades con utilizzo del nuovo algoritmo di firma SHA-256. Sono gradite ulteriori livelli di firma elettronica prevista dalla DigitPA all'interno della nuova normativa in merito a tale strumento. Pag. 19 di 40

20 L introduzione della gestione elettronica dei documenti porta indubbi vantaggi in termini di costi e tempi per ogni Organizzazione, questi vantaggi, però, risulteranno insufficienti se non supportati da un applicativo che consenta, qualora necessario, di firmare digitalmente più documenti in pochi secondi; la soluzione deve dunque prevedere anche la possibilità di firmare più documenti selezionati. 7.9 Posta Elettronica Certificata Le amministrazioni, come disposto dallo stesso CAD, oltre che da altri provvedimenti tra i quali la legge n. 2/2009, art. 16, comma 8, sono tenute a dotarsi di caselle di posta elettronica certificata e a predisporre gli interventi di natura tecnico-organizzativa volti a permettere l utilizzo delle stesse caselle nell ambito di procedimenti amministrativi, associandole alle opportune strutture organizzative, uffici di protocollo innanzitutto. In virtù della normativa in relazione al nuovo Codice per L'amministrazione Digitale, è imprescindibile un integrazione forte con i sistemi di Posta Elettronica Certificata (PEC). Nel processo di digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni ricopre ruolo fondamentale la gestione della Posta Elettronica Certificata che, assumendo analogo valore rispetto la raccomandata con ricevuta di ritorno, consente lo scambio di documenti con valore legale anche nei confronti di privati cittadini. Ogni AOO dovrà avere la possibilità di legare a se una casella di PEC che possa divenire punto di ricezione unico di tutta la posta in ingresso. Lo strumento di Protocollo Elettronico e Gestione Documentale dovrà poter gestire in modo automatico/semiautomatico tutta la posta certificata ricevuta al fine di consentirne una semplice classificazione documentale ed eventualmente protocollazione. Pag. 20 di 40

21 8. Soluzioni tecnologiche Per garantire l erogazione dei servizi ed il corretto funzionamento in rete delle soluzioni ICT che verranno scelte, si preferiranno soluzioni tecnologiche basate sull interoperabilità e su tecnologie open source. Dovrà essere adottata una soluzione in configurazione base che tenga presente la realtà degli Enti partecipanti al progetto, consentendo loro un effettivo ed efficace adattamento alle nuove tecnologie. Tale configurazione di base utilizzerà Web Services mediante opportune implementazioni di specifici adattatori di interfaccia alle varie applicazioni e procedure disponibili e da realizzarsi. Particolare rilievo verrà dato alla Porta di dominio, che verrà implementata ed installata presso l Unione utilizzando la piattaforma di cooperazione applicativa SPICCA della Regione Campania. La piattaforma SPICCA è una tecnologia basata su standard aperti (open source) per garantire interoperabilità e indipendenza dai produttori di software in ottemperanza alla Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 19 dicembre 2003 e del Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, art. 68, comma 1, lettera d) - Codice dell amministrazione digitale. Grazie ad essa, verrà pertanto assicurata la piena integrazione ed interoperabilità delle applicazioni, dei meccanismi di sicurezza e della misurazione della qualità del servizio, oltre che l'accesso alle applicazioni da diversi dispositivi. Pertanto, più in dettaglio, il sistema prevederà la gestione completa della protocollazione di documenti informatici trasmessi per via telematica tramite registrazione in forma non modificabile dell impronta del documento. Il sistema consentirà l interoperabilità con i sistemi di protocollo delle altre pubbliche amministrazioni secondo le indicazioni della circolare Aipa n 28 del 7/5/2001 ed integrazioni al fine anche di ottenere la registrazione automatica dei documenti inviati per via telematica. Il sistema dovrà consentire la corretta gestione del vincolo di corrispondenza tra un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto ed una singola registrazione di protocollo. Pag. 21 di 40

22 Per soddisfare i criteri sopra indicati, l applicazione deve prevedere la completa integrazione con la casella di Posta Certificata dell Unione. Deve inoltre essere integrato con i sistemi di firma digitale rilasciati dalle certification autority riconosciute dal CNIPA. Il sistema dovrà consentire la gestione completa e automatica dei messaggi di ritorno generati dalle AOO riceventi in risposta al verificarsi di determinati eventi. In riferimento alla circolare Aipa n 28 del 7/5/2001 sono individuati i seguenti tipi di messaggi di ritorno: conferma di ricezione, notifica di eccezione, aggiornamento di conferma, annullamento di protocollazione. Il sistema dovrà prevedere delle funzioni di accesso all Indice delle amministrazioni pubbliche e delle AOO. L accesso all indice dovrà risultare trasparente all utente del sistema di protocollo che renderà disponibile una funzione di gestione/consultazione indici, la quale si occuperà della ricerca e consultazione delle informazioni disponibili. Le attività riportate attengono all applicazione ed all implementazione degli standard per l interoperabilità e la cooperazione applicativa tra enti diversi. Il modello della cooperazione applicativa definisce in modo puntuale uno schema architetturale di riferimento. 8.1 Architettura La soluzione proposta dovrà prevedere un approccio completamente web-oriented che consenta l accesso a tutte le componenti mediante l utilizzo dei più comuni browser. L architettura dovrà quindi essere orientata ai servizi secondo paradigmi SOA, in sostanza, il software proposto dovrà essere sviluppato in logica "web-based" e nativamente predisposto alla metodologia dei "web services", al fine di consentire l integrazione con applicazioni di terze parti, già in uso presso gli Enti sia in termini di fruitore che di fornitore di servizi Siamo dunque a fronte di un architettura standard articolata su 3 livelli logici (3 tier model) in cui l applicazione deve essere organizzata: web presentation layer, application layer, data layer. Tali livelli logici vengono implementati in tre diverse componenti dell architettura del software: Server Web per l implementazione rispettivamente del livello Front end (interfaccia Pag. 22 di 40

23 di front office per l utente finale) e del livello Back end (interfacce di back office); Application Server per l implementazione della logica applicativa dei servizi; DBMS Server per la gestione dei database del sistema informativo dunque un architettura assolutamente scalabile al fine di sfruttare al massimo le risorse di elaborazione. L implementazione dei sistemi e delle piattaforme deve essere finalizzata a garantire elevati livelli di sicurezza, affidabilità e performance nell erogazione dei servizi. Per la gestione delle basi dati esistenti e future si deve prevedere una architettura scalabile adeguata all implementazione del progetto, impostata su database relazionali idonei a gestire grandi quantità di dati eterogenei. Per l implementazione e l erogazione delle funzionalità e dei servizi per il sistema dovrà essere prevista la fornitura e la predisposizione presso un centro servizi di hardware e software di base allo scopo di realizzare una infrastruttura a sostegno dello strato software applicativo. Per quanto concerne il dimensionamento ed il numero effettivo delle componenti hardware e software, dovranno essere presi in considerazione i seguenti fattori: Affidabilità e robustezza delle componenti hardware e software; Efficienza e prestazioni delle componenti hardware e software intese come efficiente utilizzo delle risorse hardware da parte del software; Congruenza con le piattaforme di sviluppo utilizzate per il software applicativo. 8.2 Sicurezza Per quanto riguarda la sicurezza, si possono individuare diversi livelli di intervento: infrastruttura di rete, infrastruttura software, applicazione. In questo modo, gli utenti possono accedere solo a specifiche infrastrutture software (es. web server, portal server), bloccando gli accessi mediante l'ausilio di un firewall; una volta giunti all'infrastruttura software devono autenticarsi per essere autorizzati ad usare una specifica applicazione e le relative funzioni. Pag. 23 di 40

24 Alcune applicazioni (es. Protocollo elettronico), richiedono infine ulteriori interventi durante il loro uso per la protezione dei dati. Il sistema dovrà essere dotato di un meccanismo di autenticazione che, tra le altre cose, garantisca almeno tre proprietà del sistema: integrità dei dati, ovvero le informazioni ed i processi devono essere protetti da modifiche accidentali o non autorizzate; riservatezza, le informazioni ed i processi non devono essere consultabili da parte di utenti/ processi non autorizzati; non ripudiabilità, è sempre nota l identità di chi realizza un azione nel sistema. Riassumendo i livelli di sicurezza che si vogliono garantire risultano: Sicurezza software Per ottenere livelli di sicurezza alti e a basso rischio di perdita di dati è necessario inquadrare 2 norme generali: Sicurezza Internet/Intranet (Firewall) Sicurezza Dati (Backup) Sicurezza Internet - Intranet Per la messa in sicurezza degli apparati si è prevista la configurazione di un server per la costante monitorizzazione del traffico di rete. 8.3 Fornitura Hardware E il complesso di sistemi che verranno installati per costituire l infrastruttura hardware a supporto dell Unione (di seguito denominata farm ). La struttura hardware richiesta per la farm prevederà l installazione dei componenti necessari all implementazione e all erogazione dei servizi previsti dal progetto presso i locali messi a disposizione dell Unione. In ogni caso va garantita una fornitura minima con le seguenti caratteristiche: Pag. 24 di 40

25 Un Server Web per la pubblicazione dei servizi su rete Internet/Intranet (intesa come accessi protetti riservati), in cui sia possibile prevedere l installazione di sistemi di sicurezza ed autenticazione basati su protocolli sicuri tipo HTTPS e/o SSL. Due DBMS (DataBase Management System) server in modalità clustering, che fornirà la piattaforma per la gestione e l utilizzazione dei database che verranno implementati ed utilizzati nell ambito delle attività previste. Un Proxy/Firewall Software installato nella farm, utile alla creazione e gestione delle regole di instradamento per il raggiungimento da parte della rete internet, i servizi necessari al corretto funzionamento del progetto, contemporaneamente il prodotto, installato su una macchina dedicata, si occuperà della protezione dei dati gestiti dai DB server. Un Router HDSL, necessario alla farm per l esposizione dei dati pubblicati sul Web Server. Un Unità di Backup, gestita dai DB Server, che si occuperà giornalmente del salvataggio su nastro dei dati immagazzinati nella farm. L infrastruttura software inerente alla Farm, potrebbe essere così costituita: Microsoft Windows 2003 o successive, in Web Edition - prodotto installato con tutti i componenti necessari all erogazione del servizio web. Microsoft Windows 2003 o successive Std Edition - installato sui Database Server Microsoft SQL Server 2005 o successive Installato in modalità cluster sui 2 server dedicati, si occuperà dell immagazzinamento e del backup dei dati inseriti dagli utenti. Piattaforma firewall basata su Microsoft che permetta la configurazione delle regole utili alla corretta esposizione del server web, schermando nello stesso tempo i server database. Di seguito, per ogni sistema Server sono elencate per tramite di schede tecniche, le caratteristiche, le cui configurazioni sono da intendersi come modello di riferimento in Pag. 25 di 40

26 termini di efficienza computazionale e tecnologica (benchmarking), dunque queste configurazioni rappresentano le configurazioni minime attese. Pag. 26 di 40

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32 9 Sopralluogo I concorrenti dovranno effettuare obbligatoriamente un sopralluogo presso l Unione dei Comuni per prendere visione ed analizzare tutte le problematiche inerenti al corretto svolgimento della fornitura, le soluzioni applicative esistenti, la tipologia e consistenza delle banche dati presenti e le caratteristiche dell infrastruttura hardware utilizzata. Tali sopralluoghi dovranno essere concordati con l ente previo appuntamento attraverso richiesta scritta inviata mezzo fax. al numero 0823/ Il concorrente, nel formulare la propria offerta, terrà conto di tutte le caratteristiche presenti nonché dei vincoli tecnici ed operativi richiesti nel bando e che pertanto si impegna a non portare giustificazioni di eventuali errori di prezzo o di difficoltà di lavoro dovuti a imprecisioni del sopralluogo o dei rilievi. Pag. 32 di 40

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