ARIES. Architettura per l implementazione rapida dei sistemi aziendali

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1 ARIES Architettura per l implementazione rapida dei sistemi aziendali P r e s e n ta z i o n e d e l l a m e t o d o l o g i a a r i e s

2 ARIES è una metodologia che consente di implementare rapidamente complessi sistemi software su vasta scala, compresi i sistemi multi-struttura, regionali e nazionali. Molti progetti informatici su vasta scala non sono efficaci per un motivo molto semplice: richiedono troppo tempo. Rimangono invischiati in una serie di processi complessi ed eccessivamente burocratici, causando così un incremento dei costi e la perdita di fiducia da parte dei clienti. Ne risulta che spesso solo una parte del sistema viene implementata efficacemente e tuttavia con dei limiti che impediscono l accesso ai benefici desiderati. Inoltre, accade spesso che la metodologia e la tempistica siano troppo rigide e ciò costituisce un altra causa comune per la mancata implementazione efficace. Secondo il manuale Managing Projects Large and Small della Harvard Business School: Le metodologie convenzionali per il project management sono efficaci quando esistono buone possibilità che il progetto si svolgerà come previsto in fase di pianificazione... quando emerge un numero limitato di imprevisti... Il 50% [dei grandi progetti informatici] è destinato ad essere un vero e proprio insuccesso. I progetti informatici complessi raramente si svolgono secondo le previsioni originarie. Accade spesso che l eccessiva formalità dei processi e tempistiche rigide ostacolino il rispetto delle scadenze, fatto salvo il caso in cui i tempi previsti siano esageratamente (e inaccettabilmente) lunghi. Molte metodologie di implementazione (specialmente quelle utilizzate da aziende di consulenza ed integrazione di sistemi) vengono progettate per implementare applicazioni create su misura per il cliente o prodotti che non possono essere facilmente adattati al cliente stesso. Le soluzioni create su misura per il cliente possono richiedere molto tempo, sia per il personale del cliente stesso che per il fornitore del software, e spesso non forniscono una funzionalità adeguata. Quando si trova a dover implementare prodotti non flessibili, il cliente deve adattarsi al prodotto stesso, in quella che viene spessa chiamata implementazione delle buone pratiche. Questo approccio richiede anche un intenso lavoro da parte del personale del cliente e potrebbe comunque non produrre i risultati desiderati. ARIES si basa su una diversa premessa: il modo migliore (e in molti casi l unico) per risolvere questi complessi problemi informatici è l utilizzo di software sofisticati in grado di adattarsi alle richieste specifiche del cliente. Questi prodotti sono un prerequisito per l utilizzo di ARIES. ARIES può essere utilizzato in combinazione con la maggior parte dei modelli standard per il project management, come PMI e PRINCE2, e con strumenti quali i diagrammi di Pert e Gantt. Tuttavia non è efficace con metodologie derivate da, o principalmente destinate a, produzione, controllo di processi o processi evidence-based. Di solito, tali metodologie non sono sufficientemente agili per l implementazione di software complessi.

3 I PRINCIPI DI ARIES n Adattabilità. Sebbene sia normale voler modificare alcuni processi del cliente durante l implementazione di un nuovo prodotto, è bene che ciò accada prima o dopo l implementazione e non durante tale processo. ARIES si distingue per essere un prodotto in grado di adattarsi rapidamente al modo in cui il cliente opera, invece di costringere il cliente a cambiare. Di conseguenza, tale adattabilità consentirà al sistema di crescere ed evolversi insieme al cliente. n Partecipazione esecutiva del cliente. Per definizione, l enterprise system avrà un forte impatto sull azienda, perciò la partecipazione esecutiva del cliente è decisiva per l efficacia del sistema. n Feedback tempestivo da parte del cliente e processi iterativi. La strategia a cascata, che prevede il completamento di ciascuna fase del progetto prima del passaggio a quella successiva, non è un modello efficace per una rapida implementazione. La strategia iterativa aumenta notevolmente l efficacia del progetto in quanto in questo caso il cliente fornisce il proprio feedback in modo tempestivo e costante non appena viene perfezionata la configurazione del sistema, consentendo anche il perseguimento di più pietre miliari contemporaneamente. n Adozione rapida. ARIES si impegna a consegnare velocemente agli utenti un sistema completamente funzionante per poi effettuare periodicamente le modifiche necessarie nei 90 giorni successivi in base al feedback degli utenti. Troppi progetti restano intrappolati in circoli viziosi dove gli utenti avanzano richieste prima di avere un esperienza diretta con il prodotto. n Validazione da parte del cliente, non collaudo. Al momento dell installazione del prodotto, non è necessario alcun collaudo. Tuttavia è necessario che il cliente provveda alla revisione e alla validazione di configurazione, workflow, integrazione e migrazione dei dati, nonché di qualunque report specifico per accertarsi che questi riflettano le sue effettive necessità. A questa validazione farà seguito una serie di certificazioni di attivazione. n Attivazioni simultanee. Di solito, il metodo migliore è la strategia simultanea, dove il sistema completo viene attivato contemporaneamente per l intera struttura (o comunque entro poche settimane). In questo modo si evita di immettere due volte gli stessi dati sia nel vecchio che nel nuovo sistema; inoltre, i sistemi iwmplementati solo parzialmente spesso forniscono funzionalità non sufficienti a garantire un operatività efficace. Ancora più importante è la capacità del sistema di fornire al cliente i benefici di un sistema pienamente funzionante in tempi molto più rapidi.

4 APPENDICE I: LE FASI DELL IMPLEMENTAZIONE DI ARIES Le fasi di implementazione sono le seguenti: 1. Il primo incontro con il cliente ha lo scopo di instaurare un rapporto, stabilire le aspettative complessive del cliente e identificare le risorse di cui dispone. All incontro dovrebbero partecipare sia i dirigenti che hanno preso parte all acquisto del sistema sia i membri del personale dei clienti che avranno un ruolo di primo piano in fase di implementazione. A questo punto verrà presentata la campagna di adozione da parte dell utente e verrà identificato un team congiunto che si occuperà della sua divulgazione. 2. Viene mostrata l edizione nazionale del prodotto (o un altra versione vicina alle esigenze del cliente) agli utenti che sono stati identificati per il progetto. Tale dimostrazione ha l obiettivo di mettere in evidenza in che modo il prodotto soddisfa le loro esigenze e di far riflettere gli utenti sull uso ottimale del sistema. 3. Gli Specialisti dell applicazione raccolgono le specifiche per il workflow e altri problemi di configurazione che poi dovranno essere confermate dal cliente. Nel caso in cui siano coinvolti più ospedali/organizzazioni, tutte le organizzazioni devono rivedere contemporaneamente ciascun modulo. 4. Analogamente, gli Specialisti tecnici insieme agli Specialisti dell applicazione e il cliente identificheranno (e il cliente dovrà approvare) richieste particolari in merito a report, integrazione, migrazione dei dati e qualsiasi sviluppo si ritenga necessario. 5. In base ai colloqui con il cliente, InterSystems fornisce una serie di script di prova per i casi d uso dei percorsi dei pazienti. 6. A partire dall edizione nazionale (o un implementazione che sia simile all ospedale/ clinica, ecc.), InterSystems implementa tutte le modifiche alla configurazione del software e del workflow e crea la maggior parte delle tabelle di codici specifiche per il centro. Il cliente non apporta alcuna modifica al workflow o alla configurazione, ma può essere responsabile di alcune tabelle di codici. Spesso, le modifiche vengono effettuate dal personale dell InterSystems alla presenza del cliente responsabile per quel modulo specifico. 7. La configurazione ottenuta viene quindi presentata al cliente, il quale comunica eventuali errori riscontrati (ad esempio un workflow sbagliato) e verifica che non siano stati omessi elementi importanti. Dopodiché, saranno apportate le debite correzioni. 8. Contemporaneamente, gli Specialisti tecnici completano le integrazioni, le procedure di migrazione dei dati, i report, ecc. 9. Nel caso di funzioni personalizzate, queste vengono riviste e collaudate dal cliente. Nel caso vi sia un interfaccia utente personalizzata, anch essa dovrà essere rivista e approvata dal cliente. 10. InterSystems (o un subappaltatore) esegue i nostri script di prova. 11. Il cliente rivede e valida: a) il workflow, le norme cliniche e altri componenti della configurazione; b) la migrazione dei dati, l integrazione, i report, ecc.; e c) qualsiasi funzione personalizzata. Il cliente dovrà inoltre eseguire e validare gli script relativi ai percorsi dei pazienti. Le fasi dalla 7 alla 12 sono iterative! 12. Le certificazioni di attivazione vengono ottenute separatamente per ciascun modulo, per la migrazione dei dati, le integrazioni e una serie di casi d uso dei percorsi dei pazienti. Deve essere rilasciata anche una certificazione di attivazione attestante che l infrastruttura informatica del cliente è adeguata. 13. InterSystems forma gli utenti principali e gli amministratori del sistema del cliente. La formazione degli altri utenti è responsabilità di un cliente o di un subappaltatore. 14. Viene attivato il sistema (di solito, l intero sistema viene attivato contemporaneamente o comunque nel giro di poche settimane) e gli utenti iniziano ad acquisire dimestichezza. 15. Al termine dei primi 30 giorni di utilizzo attivo, realizzeremo tutte le modifiche essenziali. InterSystems assegnerà ad alcuni membri del proprio personale l incarico di lavorare insieme al Centro Assistenza del Cliente nel corso di questi 30 giorni. 16. Trascorsi 90 giorni dall attivazione, apporteremo una serie di modifiche finali. A questo punto il sistema dovrebbe essere pronto per essere gestito dall organizzazione addetta all assistenza.

5 APPENDICE II: PIETRE MILIARI DI ARIES L esempio che segue mostra una serie di pietre miliari per un progetto mono-struttura di ARIES (una serie simile viene utilizzata anche per progetti multi-strutturali). La natura parallela e iterativa delle varie attività non consente sempre di raggiungere le diverse pietre miliari in un ordine prestabilito. 1. Inizio del progetto 2. Vengono raccolte e concordate le specifiche più importanti (con l approvazione del cliente) 3. Le condizioni del sistema sono pronte, compresa tutta l infrastruttura informatica 4. Viene completata la configurazione 5. Vengono completati i report e i dashboard 6. Vengono completate e validate procedure di integrazione e migrazione dei dati 7. Gli script di prova vengono eseguiti correttamente. 8. Vengono ottenute le certificazioni di attivazione 9. Viene fornita la formazione agli utenti principali 10. Viene fornita la formazione agli utenti 11. Attivazione 12. Completamento dei primi 30 giorni di utilizzo attivo: installazione degli adeguamenti 13. Completamento dei primi 90 giorni di utilizzo attivo: installazione degli adeguamenti finali e trasferimento del sistema all assistenza.

6 APPENDICE III: ARIES Responsabilità delle PARTI Il diagramma che segue fornisce uno sguardo d insieme delle responsabilità congiunte in un implementazione su vasta scala per un cliente nel settore sanitario. Potranno tuttavia esservi differenze in base al paese e al cliente specifico. Responsabilità di InterSystems Configurazione dell applicazione Migrazione e integrazione dei dati n Configurare: l Workflow l Layout delle schermate l Menu l Gruppi di sicurezza n Compilare la maggior parte delle tabelle di codici n Creare report e dashboard speciali, se necessario n Sviluppare i processi di migrazione n Eseguire la migrazione dei dati n Fornire le interfacce ad altre applicazioni/sistemi Configurazione del sistema Collaudare e validare n Installare il software InterSystems n Fornire consulenza ai clienti in merito ai requisiti dell infrastruttura n Fornire ed eseguire la serie degli script di prova di base n Sviluppare gli script dei percorsi dei pazienti n Collaudare tutte le modifiche al workflow e alla configurazione n Collaudare tutti i report, i dashboard e le altre funzioni personalizzate n Collaudare la migrazione e l integrazione dei dati Formazione n Erogare la formazione relativa alla gestione del sistema n Erogare la formazione agli utenti principali Gestione n Garantire la partecipazione del personale InterSystems competente n Fornire il project management del personale InterSystems

7 Responsabilità del cliente n Determinare eventuali modifiche all organizzazione e al workflow del cliente n Definire e rivedere i requisiti di configurazione n Specificare report e dashboard speciali, se necessario n Elaborare le tempistiche cliniche n Compilare alcune tabelle di codici, in collaborazione con il personale di InterSystems n Accordarsi con i fornitori attuali per: l Output automatici prodotti dalla migrazione dei dati (file flat) con adeguata documentazione l Documentazione dell interfaccia per tutti i sistemi con cui è necessario integrarsi n Essere disponibili per spiegare il significato e le relazioni dei dati trasmessi n Fornire l accesso ad altri sistemi per il collaudo in base alle necessità n Fornire qualsiasi contenuto di terzi richiesto, ad esempio il database dei farmaci n Fornire e configurare server e reti n Fornire e configurare i dispositivi del cliente, compresi computer e stampanti n Registrare utenti autorizzati e specificare la sicurezza degli utenti n Descrivere i casi d uso e collaborare con InterSystems per definire gli script dei percorsi del paziente n Rivedere gli script di prova per assicurarsi di avere incorporato tutti i processi di lavoro n Collaudare tutte le funzioni personalizzate n Rivedere e validare: l Tutti i problemi di configurazione, compresi i workflow l Tutti i report e i dashboard personalizzati l Che tutti i dati migrati ed integrati siano accurati, inseriti nei campi corretti e nel formato corretto l Percorsi dei pazienti n Completare la certificazione di attivazione per ciascun modulo assicurandosi che la configurazione risponda alle esigenze della struttura n Eseguire tutti i collaudi necessari per la certificazione di attivazione. n Formare gli utenti prima dell attivazione del sistema (in determinate circostanze di questo aspetto potrà occuparsene anche InterSystems) n Erogare una formazione continua per i nuovi utenti dopo l attivazione del sistema n Produrre materiali e documentazione di formazione per gli utenti specifici per il centro, comprese le politiche degli utenti, se necessario (di solito, riteniamo che tale documentazione non sia necessaria). n Fornire la direzione esecutiva e clinica necessaria per il completamento, l attivazione e l adozione del progetto da parte degli utenti n Ottenere il supporto e la collaborazione dei reparti e degli utenti principali n Garantire la partecipazione del personale del cliente competente n Fornire il project management al personale del cliente

8 InterSystems Corporation World Headquarters One Memorial Drive Cambridge, MA Tel: Fax: InterSystems.com InterSystems Italia s.r.l. Piazzale Biancamano, Milano, Italy Tel: Fax: Corte Don Giuliano Botticelli, Cesena (FC) Italy Tel: Fax: InterSystemsitalia.it

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