Manuale di Gestione del Protocollo Informatico

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1 Manuale di Gestione Protocollo Informatico Approvato con Determinazione Segretario Generale n dicembre 2003, modificato con Determinazioni Segretario Generale n ottobre 2008 e n giugno 2009 in collaborazione con la Soc. Infocert

2 Sommario SEZIONE I AMBITO DI APPLICAZIONE Introduzione Azioni preliminari Atti di organizzazione preliminari Individuazione servizio per la gestione protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Molo organizzativo adottato per la gestione dei documenti... 6 SEZIONE II LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE Il documento amministrativo Il documento informatico Le tipologie di documenti Documenti in partenza Redazione documento in partenza: originale e minuta Spedizione documento in partenza Documenti in arrivo Telefax Posta elettronica Documenti interni 2.4 Individuazione di tipologie di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento particolare Delibere, determinazioni e ordini di servizio Serie dei Verbali le Delibere, serie le Determinazioni e rispettivo repertorio generale Gestione e archiviazione le ibere e le determinazioni Gestione e archiviazione degli ordini di servizio Registro le Imprese Protesti Cambiari Domande di Brevetti e Marchi M.U.D.e R.A.E.E Albi, Ruoli, Elenchi e Licenze Fatture Protocollo Riservato Individuazione dei supporti utilizzati Tipologie di documenti da archiviare otticamente SEZIONE III LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI La ricezione dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione) Documenti in arrivo da non aprire Registrazione di un documento in arrivo Smistamento e assegnazione di competenza Rilascio di ricevute Flusso documento in arrivo La formazione e spedizione di documenti in partenza Spedizione plurima di documenti in partenza Confezione e fascicolazione di documenti in partenza SEZIONE IV LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI NELL APPLICAZIONE PROTEUS Elementi protocollo Gli elementi obbligatori protocollo (Registratura) Registrazione cosiddetta a fronte Gli elementi gestionali protocollo Inalterabilità degli elementi protocollo e annullamento le registrazioni Segnatura di protocollo protocollo informatico 2

3 4.5 Registro giornaliero SEZIONE V ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO CORRENTE (CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE) Tenuta sistema di classificazione: mantenimento e aggiornamento Titolario di classificazione Aggiornamento titolario Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta Tipologie fascicolo Fascicoli relativi a procedimenti amministrativi Fascicoli personale SEZIONE VI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEI DOCUMENTI SEMI-ATTIVI (ARCHIVIO DI DEPOSITO) Versamento dei fascicoli Movimentazione dei fascicoli SEZIONE VII SELEZIONE DEI DOCUMENTI SEZIONE VIII CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti Procedure per il versamento dei documenti nella sezione separata d archivio SEZIONE IX PIANO PER LA SICUREZZA RELATIVO ALLA FORMAZIONE, ALLA GESTIONE, ALLA TRASMISSIONE, ALL INTERSCAMBIO, ALL ACCESSO, ALLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Analisi dei rischi Politiche di sicurezza Identificazione e Autenticazione (IA) Controllo degli Accessi (CA) Tracciabilità (TR) Controlli Periodici (CP) Riutilizzo Risorse (RR) Accuratezza (AC) Affidabilità Servizio (AS) Trasmissione Dati (TD) Interventi operativi Per i documenti informatici formati dalle applicazioni di InfoCamere Per i documenti informatici formati dalle applicazioni proprie l ente Suggerimenti comportamentali Prevenire i virus Gestione le password Ulteriori accorgimenti Utilizzo le chiavi Supporti per backup e stampe Gestione le password...34 SEZIONE X SICUREZZA DEL SISTEMA PROTOCOLLO INFORMATICO Definizione dei diritti di accesso e profili utente Responsabile protocollo informatico Protocollatore generale (F-ProtIn) Protocollatore riservato (F-ProtRis) Consultatore (F-Protvw) Regole per la tenuta registro di protocollo di emergenza SEZIONE XI ACCESSO E PROTEZIONE DEI DATI Organizzazione protocollo informatico 3

4 11.2 Visibilità dei protocolli Riservatezza dei protocolli Modifica dei protocolli SEZIONE XII DISPOSIZIONI FINALI Modalità di adozione iniziale e degli aggiornamenti al manuale Modalità di comunicazione manuale Modalità di aggiornamento manuale Entrata in vigore Ulteriori riferimenti Istituzione Gruppo per l aggiornamento, la pubblicazione e l applicazione Manuale di Gestione Composizione Gruppo Compiti Gruppo GLOSSARIO RIFERIMENTI NORMATIVI BIBLIOGRAFIA ESSENZIALE ALLEGATI.47 Allegato 1: Allegato 2: Allegato 3: Allegato 4: Allegato 5: Allegato 6: ORGANIGRAMMA DELLA CAMERA DI COMMERCIO REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO ELENCO DEI DOCUMENTI SCANNERIZZATI TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE CORRISPONDENZA CODICI WORKFLOW - CATEGORIE ELENCO CASELLE PEC (LEGALMAIL) protocollo informatico 4

5 Sezione I Ambito di applicazione 1.1. Introduzione Ai sensi DPR 28 dicembre 2000, n. 445, contenente il Testo unico le norme sulla documentazione amministrativa e l art. 5 DPCM 31 ottobre 2000, che detta le Regole tecniche sul protocollo informatico, la Camera di Commercio ha redatto un Manuale per la gestione protocollo, dei flussi documentali e degli archivi la cui prima versione è 18 novembre Il dettato DPCM prevede che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione dei documenti, oltre che la parte legata al recordkeeping system ed al workflow management. Oltre che per l introduzione nel 2006 nuovo programma Prodigi, il Manuale necessita di un aggiornamento per allinearsi al quadro normativo che ha progressivamente messo a fuoco i temi centrali sistema (protocollo informatico, firma digitale, interoperabilità dei sistemi, conservazione digitale, posta elettronica certificata, ecc.). Questa nuova versione conferma l importanza protocollo informatico quale snodo irrinunciabile sistema informativo documentale, per garantire l interoperabilità oggi divenuta parete fondante di tutto il sistema - la trasparenza e il controllo l azione amministrativa attraverso una protocollazione veloce ed efficiente dei documenti che ogni Camera di Commercio produce nell esercizio la propria attività pratica. Il workflow management, o molo processuale, consiste in un insieme di attività da svolgere per giungere ad un obiettivo comune mediante l utilizzo di software specifici. Il motore workflow fornisce le funzionalità per la gestione dei processi camerali tramite un framework che guida l utente nella esecuzione di tutte le fasi previste per i vari processi informatizzati, integrando le applicazioni esterne coinvolte nelle fasi operative e rendendo disponibili i dati raccolti. Il Manuale, rivolto ai dirigenti responsabili ed agli operatori di protocollo la Camera di Commercio, descrive le fasi operative sistema per la gestione protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, dal protocollo all archivio storico. Strumento complesso giunto al suo primo aggiornamento, costituisce un punto di riferimento insostituibile per chiunque operi all interno l Ente o abbia scambi documentali con esso. Alla fine Manuale si trova un breve glossario dei termini tecnici usati più frequentemente. protocollo informatico 5

6 1.2 Azioni preliminari Atti di organizzazione preliminari Come previsto dal DPR 445/2000 e dalla normativa in vigore sono stati adottati i seguenti atti di organizzazione; individuazione la Camera di Commercio come Area Organizzativa Omogenea (AOO) in quanto insieme definito di Unità Organizzative (UO) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali; istituzione di una casella di posta istituzionale abilitata a ricevere trasmettere i documenti informatici; accreditamento presso l Indice le Pubbliche Amministrazioni (IPA) conservato e pubblicato dal Cnipa (Centro nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione); individuazione Unità Organizzative Responsabili (UOR); istituzione Servizio per la tenuta protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi e nomina Responsabile servizio; adozione Piano di conservazione l archivio attraverso l individuazione Titolario di classificazione e Massimario di selezione e scarto dei documenti; contatti con la Soprintendenza Archivistica per la Toscana per l adozione e l utilizzo protocollo informatico e Piano di conservazione l archivio Individuazione servizio per la gestione protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi E stato istituito, con iberazione la Giunta camerale n dicembre 2003, un servizio per la tenuta protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e gli archivi; a tale servizio è stato preposto un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di percorsi formativi specifici. Tale funzionario è la Dr.ssa Serenella Guideri, che, in caso di assenza o impedimento, è sostituita dalla Dr.ssa Simona Fornacciari Molo organizzativo adottato per la gestione dei documenti Il protocollo la Camera di Commercio è unico. La gestione dei documenti è unica e coordinata tramite il Titolario di classificazione E stato individuato nell Ufficio Protocollo, l ufficio responsabile protocollo in entrata ed in uscita e dei flussi documentali camerali. Tuttavia con l introduzione workflow si è creato un decentramento per quanto riguarda la protocollazione - automatica o manuale - di alcune tipologie di documenti che, per la loro natura tecnica e per necessità di celere evasione vengono invece protocollate in entrata ed in uscita direttamente dagli uffici competenti in materia. Le tipologie di documenti soggette a registrazione particolare sono descritte nella Sezione 2.5. Il responsabile servizio di protocollo esegue periodicamente dei controlli a campione sulla congruità le registrazioni e sulla validità dei criteri di classificazione. protocollo informatico 6

7 Sezione II Le tipologie documentarie 2.1 Il documento amministrativo Per documento amministrativo viene inteso ogni rappresentazione grafica, fotografica, informatica o di qualsiasi altra specie contenuto di atti o fatti giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti ed acquisiti ai fini l attività amministrativa, così come prevede l art. 22 la legge 7 agosto 1990, n 241. Un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, contenuto di atti e fatti, anche interni, le pubbliche amministrazioni o, in ogni caso, utilizzati ai fini l attività amministrativa, così come prevede l art. 1 DPR 28 dicembre 2000, n Il documento informatico Per documento informatico viene inteso qualsivoglia supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia giuridico-probatoria, cioè la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, così come prevedono l art. 1, lett. p) e l art. 20 D.lgs 7 marzo 2005, n 82. E possibile distinguere tre casi: 1) documento informatico dotato di firma digitale se il certificato firmatario è valido il documento si deve ritenere equivalente ad un documento dotato di firma autografa, dal momento che fa piena prova, fino a querela di falso, la provenienza le dichiarazioni di chi lo ha sottoscritto (art. 10, comma 3, DPR 445/2000); 2) documento informatico dotato di firma elettronica soddisfa il requisito la forma scritta (art. 10, comma 2, DPR 445/2000) e ad esso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova per il fatto di essere sottoscritto con firma elettronica (art. 10, comma 4, DPR 445/2000). Tuttavia tale documento è liberamente valutabile (art. 10, comma 2, DRP 445/2000), per cui spetta al responsabile procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione; 3) documento informatico non firmato il suo valore e la sua attendibilità sono valutati a discrezione responsabile procedimento amministrativo. 2.3 Le tipologie di documenti I documenti si distinguono in documenti in arrivo e documenti in partenza. I documenti ricevuti e spediti sono oggetto di registrazione di protocollo, ad esclusione di alcune tipologie di documenti soggetti a registrazione particolare e dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo. I documenti soggetti a registrazione particolare sono parimenti individuati dal responsabile protocollo informatico in collaborazione con il dirigente di unità organizzativa responsabile. L elenco dei registri particolari è descritto nella sez I documenti per i quali non è prevista la registrazione di protocollo sono: gazzette ufficiali bollettini ufficiali senza lettera di accompagnamento notiziari la pubblica amministrazione protocollo informatico 7

8 materiali statistici senza lettera di accompagnamento, ad eccezione di quelli riguardanti l attività edilizia, i lavori pubblici e le statistiche lavoro atti preparatori interni giornali riviste libri opuscoli depliant materiali pubblicitari inviti a manifestazioni, privi di lettera di accompagnamento autorizzazioni varie al personale (ferie, uscita per servizio ecc.) alcune tipologie di documenti già soggetti a registrazione particolare dall amministrazione moli 730, 770 e CUD lettere anonime bollettini di pagamento senza lettera di accompagnamento copie di documenti di identità senza lettera di accompagnamento moli di pagamento F23, F24 senza lettera di accompagnamento Documenti in partenza I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, come da molo lettera elaborato da Retecamere nel 2006 nell ambito Progetto Brand di Sistema, le seguenti informazioni: a) logo la Camera e dicitura Camera di Commercio Livorno ; b) indirizzo completo la Camera di Commercio (via, numero, c.a.p., città); c) numero di telefono; d) numero di telefax; e) numero di partita Iva; f) indirizzo sito camerale e di posta elettronica g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso; h) numero di protocollo; i) numero degli allegati; j) oggetto documento; k) firma autografa Segretario Generale o Dirigente responsabile per gli atti di sua competenza o in assenza Segretario Generale. Qualora ritenute necessarie, anche le sigle responsabile la composizione testo (o immissione dati) Redazione documento in partenza: originale e minuta Ogni documento cartaceo in partenza va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in minuta. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, etc.). Per minuta si intende l originale documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo trattato. Sia l originale sia la minuta vanno corredati di firma autografa. Nel caso di invio tramite fax o tramite posta elettronica (come documento scannerizzato) è sufficiente l originale che si conserva agli atti. protocollo informatico 8

9 2.3.3 Spedizione documento in partenza L originale documento va di norma spedito. Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie l originale. In questo caso, la registrazione di protocollo riporterà il primo nominativo e l elenco dei destinatari dovrà essere conservato in allegato alla minuta. L Ufficio protocollo provvede alla trasmissione documento in partenza, cioè alla sua spedizione, di norma e compatibilmente con la mole dei documenti da inviare, entro le 24 ore successive, considerato che il ritiro la corrispondenza da parte l incaricato di Poste italiane avviene alle ore 10,00. L invio la corrispondenza urgente da spedire comunque oltre l orario suddetto viene garantito mediante apposizione di francobollo e spedizione diretta nelle cassette postali Documenti in arrivo L originale documento va di norma inviato al responsabile procedimento amministrativo. La copia informale l originale, inviata a titolo informativo agli organi o agli uffici e che non attivi procedimenti amministrativi, va eliminata a cura destinatario. L ufficio Protocollo appone sulla copia informale un timbro Copia e, se l originale comprende allegati voluminosi che non si inviano per conoscenza ad altro ufficio diverso dal destinatario, un timbro recante la seguente dicitura: L originale e gli allegati sono all attenzione di Con l introduzione di Prodigi le copie informali l originale sono un eccezione in quanto i documenti vengono inoltrati alle scrivanie di tutti gli uffici interessati, che li visualizzano grazie alla scansione Telefax L attività di protocollazione dei telefax va preceduta da una valutazione che discerna ciò che può e deve essere protocollato da ciò che può e deve evitare di essere soggetto a tale registrazione, secondo i criteri stabiliti nelle sezioni 2.1 e 2.3. Il protocollatore nella registrazione di protocollo fax ricevuto, di norma, dovrà indicare il mezzo di ricezione fax nell apposito campo la maschera di inserimento dei dati. La segnatura di protocollo sarà apposta sul documento, a meno che il testo che si trasmette sia riportato nella stessa coverfax. Qualora venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale dovrà essere rispettata la seguente procedura: il protocollatore quando riceve il documento originale si assicura che si tratti medesimo documento pervenuto via fax e annota sull originale tutte le informazioni relative (numero di protocollo, classificazione, etc.). Il responsabile procedimento amministrativo conserva il fax nel fascicolo, allegandolo al documento originale. Queste considerazioni valgono sia in presenza di un unico protocollo (quello fax) i cui estremi vengono riportati nel documento originale, sia nel caso in cui siano stati attribuiti due numeri di protocollo distinti, al fax e al documento originale (il responsabile procedimento deve a maggior ragione conservare entrambi i documenti). Il protocollatore deve comunque accertare che si tratti medesimo documento; qualora vi fosse qualche correzione, poiché si tratterebbe di un documento diverso, dovrà essere registrato con un nuovo numero di protocollo. protocollo informatico 9

10 Posta elettronica La posta elettronica che giunge alla Camera di commercio si suddivide in: 1) posta elettronica comune ; 2) posta elettronica istituzionale. 1) I messaggi di posta elettronica vengono ricevuti di norma dalla Segreteria. Il responsabile li esamina scartando quelli generici che non sono attinenti agli scopi istituzionali la Camera di Commercio, invia tramite forward quelli che, anche se non debbono essere protocollati, possono comunque essere di qualche utilità agli uffici interessati e stampa tutti gli altri, che vengono siglati e giungono all attenzione Segretario Generale o dei Dirigenti. Anche i messaggi di posta elettronica stampati da altri uffici ed inseriti nella posta in arrivo presso la Segreteria nell apposita cartella, necessitano di sigla da parte responsabile l ufficio che li ha ricevuti, a meno che siano inviati tramite forward all indirizzo Qualora venga successivamente ricevuto lo stesso documento in originale dovrà essere rispettata la procedura descritta per i telefax. 2) Il sistema informatico di gestione protocollo PRODIGI consente l interoperabilità tra la Camera di Commercio e le altre amministrazioni attraverso la posta elettronica istituzionale. Il protocollo informatico riveste a seguito DPR 11 febbraio 2005 n. 68 che sancisce pieno valore legale alla posta Elettronica Certificata (PEC) un ruolo importante, ribadito dal CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, che ha reso la ricezione dei messaggi opponibile a terzi in caso di contenzioso. In base al D.Lgs. n aprile 2006 che integra il Codice l Amministrazione digitale, la Camera si è dotata, dal 1 settembre 2006, di un indirizzo di posta elettronica istituzionale ed ha proceduto ad accreditarsi all Indice P.A., apposito elenco in cui le amministrazioni devono pubblicare in via formale il proprio recapito elettronico. La casella istituzionale riservata a questa funzione è accessibile solo all ufficio preposto alla loro registrazione di protocollo: l ufficio Segreteria. Oltre alla PEC istituzionale la Camera ha attivato più caselle Legalmail (servizio di posta elettronica certificata realizzato da Infocamere) per garantire il recapito certo documento, la sua sicurezza ed integrità e l accertamento la sua provenienza, dando piena validità legale a tutte le comunicazioni che necessitano di ricevute di invio e di consegna, in modo da mantenere una comunicazione certificata con gli amministratori, il Collegio dei revisori, il Tribunale e comunque con tutti i soggetti pubblici o privati che abbiano a loro volta attivato una PEC. Anche per i messaggi pervenuti a queste caselle vale il principio la selezione per la destinazione o meno all ufficio protocollo. Per il dettaglio le caselle Legalmail attivate si veda l allegato Documenti interni I documenti prodotti dall ente a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione sono protocollati in modo che l organo/ufficio che riceve la documentazione venga registrato quale destinatario documento e l organo/ufficio che lo invia quale assegnatario. protocollo informatico 10

11 2.4 Individuazione di tipologie di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento particolare Delibere, determinazioni e ordini di servizio Le ibere, le determinazioni e gli ordini di servizio, in quanto documenti già soggetti a registrazione particolare da parte l Amministrazione, di norma non vanno registrati nel protocollo generale Serie dei Verbali le Delibere, serie le Determinazioni e rispettivo repertorio generale L insieme dei provvedimenti emanati dalla Camera di Commercio (ibere la Giunta camerale, Consiglio camerale, determinazioni Segretario Generale e dirigenziali) è gestito da uno specifico programma informatico che ne assicura la numerazione progressiva annuale. Ciascun complesso le determinazioni e di Verbali le ibere costituisce una serie. Ciascuna serie le Determinazioni è corredata da un proprio repertorio generale. Nel repertorio generale va riportato un numero progressivo, denominato numero di repertorio, che identifica il documento all interno la serie. Il repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Sono istituiti i seguenti repertori: a) ibere di Giunta b) ibere di Consiglio c) determinazioni Presidente d) determinazioni Segretario Generale e) determinazioni dei Dirigenti Presso la Segreteria sono conservati i repertori generali e le serie relativi agli ultimi cinque anni. I repertori generali e le serie esaurite da oltre cinque anni vanno versati all archivio di deposito, con le procedure descritte nella Sez. 6. Presso l ufficio Registro Imprese sono conservate le determinazioni Conservatore Registro Imprese, che vengono inserite in originale nei fascicoli relativi alle imprese cui si riferiscono Gestione e archiviazione le ibere e le determinazioni Per ogni ibera e determinazione devono essere prodotti di norma due esemplari (un originale e una copia conforme per l affissione all albo camerale), ferme restando le copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d ufficio. La raccolta dei verbali le riunioni di Giunta e di Consiglio è curata dalla Segreteria Gestione e archiviazione degli ordini di servizio La serie degli ordini di servizio, comprendente anche le comunicazioni, è curata dall ufficio Personale, che ne conserva la raccolta annuale in ordine progressivo. Copia degli ordini di servizio è archiviata nei fascicoli personali, quando riguarda in particolare uno o più dipendenti. protocollo informatico 11

12 2.4.2 Registro le Imprese Sono soggette a registrazione particolare (protocollate in Scriba ed inserite in workflow) e parallelamente registrate anche nel protocollo informatico le seguenti tipologie di documento: a) le domande di iscrizione, modifica, integrazione o cancellazione dal R.I. inviate per via telematica; b) le domande di iscrizione, modifica o cancellazione dal R.I relative a ditte individuali presentate allo sportello, protocollate dagli addetti R.I.; c) le domande di iscrizione, modifica o cancellazione dal R.I. relative a ditte individuali pervenute per posta all Ufficio Segreteria, il quale provvede ad apporvi il timbro di arrivo e a consegnarle direttamente al R.I. che provvede a protocollarle; d) le domande di iscrizione, modifica o cancellazione dal R.I. relative a società pervenute per posta o presentate allo sportello (ad esempio richieste di deposito bilanci ed elenco soci, pratiche corredate da dischetto firmato digitalmente); e) le richieste di accertamento/integrazione. E l ufficio R.I. che lavorando attraverso il workflow crea il protocollo Prodigi in uscita a cui l Ufficio protocollo allegherà il documento con la scansione; f) i documenti inerenti le procedure concorsuali (sentenze e modifiche sentenze di fallimento, concordati fallimentari e omologazioni, chiusure e riabilitazioni fallimento). Per quanto riguarda le sentenze di fallimento pervenute alla casella di Posta Elettronica Certificata R.I. dalla casella PEC la Cancelleria fallimentare Tribunale, al fine di assegnare per la propria competenza tali documenti anche all Ufficio Diritto Annuale, il R.I. dal workflow allega il documento firmato digitalmente al protocollo Prodigi e lo comunica all Ufficio protocollo in modo che quest ultimo proceda all assegnazione. Non sono soggette a registrazione da parte l Ufficio, ma vengono registrate dall Ufficio protocollo che appone il flag per il workflow le seguenti tipologie di documento: a) l invio degli accertamenti/integrazioni di cui al punto e) paragrafo precedente; b) le richieste di visure/certificati/elenchi/copie di atti (es. bilanci) inviate per posta; Non sono soggette a registrazione da parte l Ufficio, ma vengono registrate dall Ufficio protocollo senza apporre il flag per il workflow le seguenti tipologie di documento: a) corrispondenza/integrazioni relativa a sanzioni; b) moli L1, L2 bollatura e numerazione dei libri e le scritture contabili; c) richieste di carte tachigrafiche; d) richieste di Carte nazionali dei Servizi (CNS) La selezione la categoria dal menù a tendina workflow e la conseguente registrazione protocollo genera un flusso di corrispondenza generale, inerente alla categoria prescelta, nella scrivania pratiche in corso workflow. Per la corrispondenza codici-categorie, vedi allegato n Protesti Cambiari Sono soggetti a registrazione particolare da parte l Ufficio gli elenchi Protesti inviati telematicamente dall Ufficiale Levatore. Sono soggette sia a registrazione particolare che al protocollo generale le seguenti tipologie di documento: protocollo informatico 12

13 a) le istanze di cancellazione consegnate dal protestato, dall Ufficiale Levatore o dall Istituto di Credito; b) le istanze di annotazione consegnate dal protestato. Tutte le altre tipologie di documento, quali, ad es.: a) le comunicazioni di avvenuta cancellazione; b) le comunicazioni di avvenuta annotazione; c) le richieste di integrazione la documentazione prodotta, non sono soggette a registrazione particolare da parte l Ufficio, e vengono registrate nel protocollo generale l Ente Domande di Brevetti e Marchi Sono soggette a registrazione particolare da parte l Ente le seguenti tipologie di documento: a) domande relative a marchi (ora anche internazionali); b) domande relative a brevetti (invenzioni, moli di utilità, moli ornamentali); c) seguiti (annotazioni varie, trascrizioni) e istanze; d) tasse. Tutte le altre tipologie di documento, quali, ad es., l invio le domande di brevetto al MICA non sono soggette a registrazione particolare da parte l Ufficio, e vengono registrate nel protocollo generale l Ente M.U.D.e R.A.E.E I moli di dichiarazione ambientale (Mud) sono soggetti a registrazione particolare da parte l Ufficio che li riceve in busta chiusa con il timbro di arrivo apposto l Ufficio Segreteria. Il D.M. 25 Settembre 2007, n. 185 ha istituito, presso il Ministero l Ambiente e la Tutela Territorio, il Registro Nazionale dei soggetti obbligati al finanziamento dei sistemi di gestione dei rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (RAEE), ai sensi degli artt. 13, comma 8 e 15, comma 4, D. Lgs. 25 Luglio 2005, n La Camera si occupa esclusivamente Registro, per consentire le iscrizioni le imprese, per la raccolta dei dati, per garantire la trasmissione le informazioni attraverso l interconnessione telematica diretta ai sistemi informativi Comitato di Vigilanza e Controllo presso il Ministero l Ambiente e l Apat. I produttori devono comunicare con cadenza annuale, tramite la dichiarazione ambientale (MUD), i dati relativi al numero ed al peso effettivo le apparecchiature immesse sul mercato e di quelle raccolte, reimpiegate, riciclate e recuperate nell anno solare precedente. Tutte le altre tipologie di documento non sono soggette a registrazione particolare da parte l Ufficio, e vengono registrate nel protocollo generale l Ente Albi, Ruoli, Elenchi e Licenze Le tipologie di documento sono soggette a registrazione particolare da parte degli Uffici competenti e vengono registrate nel protocollo generale l Ente. Di seguito un elenco dei principali albi, ruoli, elenchi e licenze gestiti dalla Camera di Commercio: a) Albo le Imprese Artigiane b) Albo Imbottigliatori protocollo informatico 13

14 c) Albo nazionale gestori ambientali (istituito dal D.Lgs 152/06, succede all'albo nazionale gestori rifiuti disciplinato dal D.Lgs 22/97) d) Ruolo dei Periti ed Esperti e) Ruolo Agenti e Rappresentanti di Commercio f) Ruolo Agenti Affari in Mediazione g) Ruolo interprovinciale Mediatori marittimi h) Elenco Raccomandatari marittimi i) Elenco autorizzato interprovinciale Spedizionieri j) Ruolo Stimatori e Pesatori Pubblici k) Ruolo Provinciale Conducenti servizi pubblici non di linea l) Elenco Esperti e Tecnici Degustatori di Vino DOC m) Albo Orafi n) Elenco Verificatori L. 46/90 I moli relativi ad iscrizioni, modifiche e cancellazioni dei Ruoli di cui alle lettere d), e), f) che arrivano per posta sono timbrate in arrivo dalla Segreteria e consegnate all Ufficio Albi e Ruoli che protocolla e scansiona tali pratiche che rientrano nel workflow. Anche alla corrispondenza in uscita relativa ai medesimi Ruoli provvede l Ufficio competente, ad esclusione le richieste dei casellari giudiziali e dei tesserini di riconoscimento che vengono protocollate dall Ufficio Protocollo, senza apporre il flag per il workflow Fatture Sono soggetti a registrazione particolare da parte l Ufficio Ragioneria: a) le fatture emesse; b) i mandati di pagamento. Le altre tipologie di documento, quali, ad es. le fatture passive ricevute dall Ente sono soggette a registrazione particolare da parte l Ufficio Ragioneria e vengono anche registrate nel protocollo generale l Ente. Per quanto riguarda le ricevute dei bollettini di pagamento, l ufficio Ragioneria ne registra periodicamente gli importi, suddividendoli per giornata contabile Protocollo Riservato Le comunicazioni riguardanti dati sensibili o aventi carattere di particolare riservatezza sono registrate nel cosiddetto protocollo riservato da parte l Ufficio Segreteria che provvede alla protocollazione sul programma Podigi tramite una scrivania denominata Riservato segreteria che mantiene il carattere di riservatezza. La numerazione in entrata ed in uscita è quella progressiva protocollo generale, ma la visibilità l oggetto documento è oscurata, fatta eccezione chiaramente per i protocollatori l Ufficio Segreteria e per gli assegnatari ai quali viene consegnato il cartaceo originale, che non viene scansionato. 2.5 Individuazione dei supporti utilizzati Nell ambito Protocollo informatico viene autorizzata la riproduzione informatica dei documenti, in arrivo e in partenza, a fini esclusivamente gestionali e non con finalità sostitutive l originale. Pertanto le copie dei documenti cartacei riprodotti tramite scanner non hanno, al momento, alcun valore legale e probatorio, non sono cioè assimilabili alle copie conformi. protocollo informatico 14

15 L ufficio Protocollo e archivio dopo aver effettuato le operazioni di registrazione e segnatura dei documenti provvede alla scansione dei documenti cartacei. I documenti da scansionare sono indicati nell allegato n. 3. Per la conservazione dei documenti su supporto non cartaceo che non pregiudicano la certezza diritto e l efficacia probatoria si veda la Sezione VIII Tipologie di documenti da archiviare otticamente Presso il Registro le Imprese si effettua l archiviazione ottica sostitutiva degli atti e dei documenti soggetti a deposito o iscrizione (ad esempio atti, statuti, bilanci di società) o annotazione nel registro imprese, comprese le denunce al REA (Repertorio le notizie economiche e amministrative), ai sensi l'art.8 D.P.R.581/1995 e la ibera AIPA n. 42/2001; l'immagine archiviata secondo tecniche informatiche sostituisce a tutti gli effetti di legge il documento archiviato. Inoltre l'art.31 la L.340/2000 ha introdotto la previsione l'obbligo l'invio telematico al registro imprese le domande, denunce ed atti che le accompagnano relativi alle società, mediante la predisposizione di pratiche telematiche firmate digitalmente ed inviate con una procedura elettronica attivabile tramite un certificato di autenticazione. protocollo informatico 15

16 Sezione III La descrizione dei flussi documentali 3.1 Procedure per la ricezione dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione) I documenti in arrivo, fatta eccezione per alcune specifiche tipologie quali telefax, telegrammi, posta elettronica e documenti consegnati a mano, pervengono all ufficio preposto all apertura la corrispondenza (Segreteria) ai seguenti orari: ore 11,00 raccomandate A.R.; ore 9,45 10,00 circa tutto il resto la posta, che giunge da Poste italiane grazie ad un servizio di recapito diretto. La corrispondenza in arrivo viene aperta immediatamente dopo il suo arrivo dalla Segreteria, che vi appone un timbro recante le scritte Camera di Commercio I.A.A., Arrivi e la data giorno. La Segreteria suddivide la corrispondenza specifica e di routine dal resto la corrispondenza e la consegna all Ufficio protocollo o direttamente agli Uffici di competenza per la protocollazione particolare (vedi punti 2.4.2, 2.4.3, 2.4.4, e 2.4.6) Il Segretario Generale, o in sua assenza il Dirigente, prende visione resto la corrispondenza e può fornire le indicazioni per il suo successivo smistamento. Tali indicazioni dovranno rispettare le assegnazioni le competenze le unità organizzative responsabili. La Segreteria trasmette quindi all ufficio protocollo, di solito nell arco la stessa giornata, i documenti per la registrazione, che avviene di norma nel termine massimo di tre giorni lavorativi dall arrivo, privilegiando la corrispondenza che, secondo le segnalazioni la Segreteria e dopo un esame da parte dei protocollatori, appare più urgente Documenti in arrivo da non aprire La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara; b) corrispondenza indirizzata nominativamente (senza indicazione l ente) oppure riportante l indicazione riservata, personale, confidenziale o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. La corrispondenza descritta al punto a) viene conservata in Segreteria fino alla scadenza la gara, su ega l ufficio Provveditorato, unità organizzativa responsabile procedimento amministrativo; non viene aperta, ma viene protocollata in arrivo con l apposizione numero di protocollo e la data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). L insieme le domande di partecipazione ad una gara, scaduto il termine per la presentazione, viene consegnato al responsabile procedimento amministrativo l ufficio Provveditorato che, in sede di apertura le buste, (plichi o simili), provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. Nel caso la corrispondenza di cui al punto b), invece, essa viene consegnata direttamente al destinatario, che la trattiene o la restituisce alla Segreteria se il documento deve comunque essere protocollato Registrazione di un documento in arrivo La registrazione documento in arrivo avviene attraverso l assegnazione dei seguenti elementi: a) data di registrazione protocollo informatico 16

17 b) numero di protocollo c) mittente d) oggetto e) numero degli eventuali allegati f) data e numero protocollo documento in arrivo (se disponibili) g) classificazione Smistamento e assegnazione di competenza Ogni documento viene smistato ad una o più unità organizzative responsabili procedimento amministrativo per competenza o per conoscenza e ad altre indicate nel documento o a margine dal Segretario Generale o dal responsabile l Ufficio Segreteria che visionano la posta, a seconda che il documento tratti uno o più argomenti imputabili a procedimenti amministrativi od affari diversi, in modo che ogni assegnatario lo visualizzi sulla propria scrivania in Prodigi. Il programma prevede che il Dirigente l unità organizzativa assegni il documento a sé oppure ad un altro dipendente che contestualmente diviene responsabile procedimento amministrativo. Al responsabile procedimento amministrativo spettano le incombenze relative alla gestione documento e alla sua fascicolazione cartacea Rilascio di ricevute Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio Segreteria cui viene consegnato il documento appone il timbro di arrivo sull originale e fornisce quale ricevuta la fotocopia la sua prima pagina recante il timbro stesso Flusso documento in arrivo I documenti in arrivo sono trasmessi in originale e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile. Chiunque si accorga di aver ricevuto tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti relativi ad altra unità organizzativa responsabile, deve consegnarlo o farlo pervenire tempestivamente al rispettivo ufficio protocollo. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione non viene annullata ma si annota nell apposito campo programma che il documento è pervenuto erroneamente e che è stato inoltrato all effettivo destinatario. 3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti in partenza Il responsabile procedimento amministrativo produce un documento in partenza e lo invia all ufficio protocollo per le operazioni di registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori protocollo, nonché per la spedizione, di norma entro il giorno lavorativo successivo. Fanno eccezione alle operazioni di registrazione da parte protocollo i documenti in partenza Registro Imprese e degli Albi e ruoli (vedi paragrafi e 2.4.6) protocollo informatico 17

18 3.2.1 Spedizione plurima di documenti in partenza È consentito attribuire un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici destinatari, scansionando anche la lista dei destinatari che dovrà quindi comparire tra gli allegati documento Confezione e fascicolazione di documenti in partenza La minuta documento in partenza deve essere conservata all interno fascicolo. protocollo informatico 18

19 Sezione IV La registrazione dei documenti nell applicazione Prodigi Il sistema di Protocollo Informatico è un sistema modulare che si compone di un nucleo base che assolve a funzionalità minime in quanto permette, come previsto dalla normativa in vigore, le operazioni di registrazione, le operazioni di segnatura nonché le operazioni di classificazione che costituiscono funzioni necessarie e sufficienti per la sua tenuta. Il sistema nel rispetto DPR 445 è dotato di un modulo per la gestione dei documenti trasmessi dalle pubbliche amministrazioni in via telematica e, come già descritto, da un modulo che lo collega al sistema Workflow. E inoltre integrato con caselle Legalmail introdotte a livello di Unità Organizzativa (U.O.) per la consultazione la posta elettronica certificata e a seguito l istituzione presso il Ministero lo Sviluppo Economico Garante per la sorveglianza dei prezzi, in attuazione la Legge finanziaria 2008 protocolla automaticamente ed archivia le segnalazioni fatte dai consumatori al numero verde creato ad hoc. Per la descrizione completa le funzionalità l applicazione si rimanda al Manuale Utente. 4.1 Elementi protocollo Il protocollo è composto da elementi obbligatori e da elementi gestionali. La registrazione degli elementi obbligatori protocollo è rilevante sul piano giuridicoprobatorio mentre la registrazione degli elementi gestionali protocollo è rilevante sul piano organizzativo-gestionale Gli elementi obbligatori protocollo Gli elementi obbligatori protocollo, cioè quelli rilevanti sul piano giuridicoprobatorio, sono: a) il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, sarà costituito da 15 cifre di cui le prime quattro identificano l amministrazione e l area organizzativa, le seconde quattro identificano l anno in corso e le restanti sette il numero progressivo documento di riferimento; b) la data di registrazione assegnata automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile, sarà espressa nel formato anno/mese/giorno con l anno composto di quattro cifre; c) il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti; d) l oggetto; e) data e numero di protocollo documento ricevuto qualora siano disponibili; f) l impronta documento informatico qualora sia stato inviato per via telematica. Nell inserimento dei dati relativi al mittente, destinatario ed oggetto, deve essere perseguito il fine la standardizzazione dei termini utilizzati al fine di facilitare la ricerca nel tempo Registrazione cosiddetta a fronte Ogni numero di protocollo individua un unico documento, attribuendogli data e provenienza certa. Ciascun documento, pertanto, recherà un solo numero di protocollo. protocollo informatico 19

20 Non può quindi essere utilizzato lo stesso numero di protocollo per registrare un documento in risposta ad un documento in arrivo utilizzando la cosiddetta registrazione a fronte, neppure se questa viene effettuata nel medesimo giorno o nella medesima sessione di registrazione documento in arrivo. 4.2 Gli elementi gestionali protocollo Nel protocollo informatico vengono registrati elementi gestionali il cui scopo è di rendere quanto più efficace ed efficiente l azione amministrativa; questi elementi assumono rilevanza solo sul piano organizzativo e gestionale. Sono suddivisi sulla base le funzionalità cui afferiscono che sono: a) dati di registrazione: 1. tipo di spedizione (posta ordinaria, corriere espresso, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.); 2. il numero degli allegati. Se questi sono di dimensioni rilevanti è possibile accluderli al protocollo tramite il tasto associa da file ; 3. immagine informatica documento amministrativo, per le tipologie descritte nell elenco allegato; b) per la gestione l archivio: 1. classificazione documento attraverso il titolario (categoria, classe e fascicolo; eventualmente anche sotto-fascicolo ed inserto); c) per la gestione le banche dati: 1. ulteriori informazioni sul mittente (ragione sociale, città, partita Iva); 2. ulteriori informazioni sul destinatario (ragione sociale, città). 4.3 Inalterabilità degli elementi protocollo e annullamento le registrazioni La registrazione degli elementi obbligatori protocollo non può essere modificata né integrata, né cancellata, ma solamente annullata con una specifica funzione riservata al responsabile Protocollo Informatico e, dopo apposita autorizzazione, al personale l Ufficio Protocollo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati sistema e sono evidenziate attraverso l apposizione la dicitura «annullato». La procedura utilizzata per l'annullamento deve garantire la lettura le informazioni registrate in precedenza e indicare la data, l ora ed il soggetto che ha provveduto all'annullamento. 4.4 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione, all originale documento, in forma permanente e non modificabile le informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a) il numero di protocollo, costituito da sette cifre numeriche; tale numerazione si rinnova ad ogni inizio di anno solare; b) la data di protocollo; c) l identificazione in forma sintetica la Camera di Commercio in quanto AOO. L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contestualmente all operazione di registrazione di protocollo e può includere il codice identificativo l unità organizzativa responsabile (UOR) cui il documento è assegnato o il codice la UOR che ha prodotto il documento, l indice di classificazione documento e ogni altra informazione utile o protocollo informatico 20

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