SISTEMA SPUNI per la gestione delle pratiche di Sportello Unico per le Attività Produttive, in formato elettronico

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1 SISTEMA SPUNI per la gestione delle pratiche di Sportello Unico per le Attività Produttive, in formato elettronico 1. Componenti del Sistema SPUNI Il Sistema SPUNI si articola in due componenti: 1. Sito WEB dedicato allo Sportello Unico 2. Applicazione sw SPUNI per la gestione delle pratiche di Sportello Unico in formato elettronico. Sito WEB dedicato allo Sportello Unico Il sito WEB è finalizzato a fornire supporto informativo per la compilazione delle domande da presentare allo SUAP. Si articola in una serie di aree tematiche, dedicate alla Normativa vigente in materia di SUAP, ai percorsi procedurali e agli endoprocedimenti attivabili, alla Modulistica e alle modalità di compilazione dei moduli da allegare alla domanda. Comprende inoltre un settore dedicato agli imprenditori o più in generale a coloro che hanno presentato domanda allo Sportello Unico, attivabile via speciale codice assegnato all atto della presentazione della domanda, che permette la visualizzazione dello stato di avanzamento della pratica di propria competenza. 1/5

2 Applicazione sw SPUNI per la gestione delle pratiche di Sportello Unico in formato elettronico. L Applicazione SPUNI è dotata di un Document Management System (Lotus Domino R5 di IBM) per la gestione delle pratiche in formato elettronico e di un sistema di workflow per il governo degli iter procedurali. Il ciclo di vita di ogni pratica è scandito da una serie di stati; ogni stato contrassegna l avanzamento dell iter procedurale e quindi anche l emissione degli atti autorizzatori da parte dei responsabili di procedimento. Il sistema di workflow permette di attivare solo quelle funzioni che sono compatibili con lo stato in cui si trova una determinata pratica. Per accedere all Applicazione occorre dichiararsi con specifiche userid-password, assegnate in precedenza, a ciascuna delle quali corrisponde un Profilo Operativo, che permette di attivare solo specifiche funzioni nell ambito dell iter procedurale. Lo svolgimento di una funzione da parte di soggetto autorizzato e validato, che di fatto si esplica con il completamento di una serie di azioni operanti su specifiche tipologie di documenti predefinite, determina la transizione della pratica da uno stato ad un altro. Il principio stesso su cui è basata la gestione di una pratica in formato elettronico, permette a tutti i soggetti interessati ed autorizzati, di analizzarne in tempo reale il contenuto, man mano che nuovi documenti vengono ad aggiungersi nel corso dell iter di valutazione, con notevole riduzione della circolazione di documentazione in formato cartaceo. L applicazione SPUNI, dal punto di vista funzionale, si basa, nel rispetto della normativa vigente in materia di sportello unico alle imprese, su principi di delega e autonomia operativa. Più precisamente, sono applicati i seguenti principi: 1. Il Responsabile dello Sportello Unico, in base alla natura della domanda presentata allo sportello unico, definisce l iter procedurale della pratica e designa i Referenti responsabili degli Enti di pubblica amministrazione che dovranno essere coinvolti. 2/5

3 2. Ogni Referente responsabile di PPAA delegato, attiva in piena autonomia i procedimenti amministrativi di propria competenza, inserendo nella pratica gli atti autorizzatori finali, con allegati gli originali in formato elettronico, generalmente sviluppati con i normali strumenti di Office. 3. Possibilità da parte del Responsabile SUAP di monitorare l intero iter della pratica, ad ogni livello di responsabilizzazione delegata, con particolare riferimento al rispetto dei tempi. E inoltre prevista la possibilità per il Richiedente di visualizzare, tramite opportuna chiave assegnatagli all atto della protocollazione della domanda, lo stato di avanzamento della propria pratica, via Internet. 3/5

4 2. Modalità operative Ad ogni soggetto autorizzato ad accedere all Applicazione SPUNI, una volta superato il controllo di autenticazione e validazione, viene presentato il menù delle funzioni di competenza, personalizzato secondo il profilo di appartenenza. Il soggetto opererà secondo il seguente flusso operativo generalizzato, valido per tutti i profili: 1 Selezione di una funzione da menù, con conseguente generazione di una lista di pratiche, il cui stato è compatibile, nel flusso di workflow, con la funzione selezionata. 2 Selezione di una pratica nella lista attivata dalla funzione e conseguente display della lista di azioni che possono o devono essere svolte sulla pratica. 3 Attivazione delle azioni, previste dalla funzione, sulla pratica selezionata, compilazione del documento di base associato a ciascuna di esse ed eventuale attach su di esso, di documenti esterni compilati direttamente in formato elettronico (p.es. con Word di MS Office) o tradottivi via scanner. 4 Salvataggio provvisorio o definitivo del documento di base. 5 Conferma finale del completamento della funzione attivata, con conseguente transizione di stato della pratica e sua elaborabilità da parte delle funzioni successive nel flusso di workflow. Per tutti i documenti valgono le seguenti regole: Un documento può essere modificato solo dall autore. Una volta confermato il completamento dello svolgimento di una funzione, questa determina la transizione di stato della pratica nell ambito del workflow. 4/5

5 3. Architettura tecnica Il Sistema SPUNI, che opera in architettura WEB e utilizza quindi infrastrutture di rete rese accessibili via Internet, offre una straordinaria elasticità operativa, in quanto permette di allargare in modo molto semplice l insieme degli utenti abilitati: basta fornire loro l indirizzo del sito in cui è installato il server web e le useridpassword necessarie per l accesso controllato all Applicazione SPUNI. I nodi dell architettura sono costituiti da: 1. Un WEB Server, che opera anche come Server Domino per la gestione del sistema documentale delle pratiche, collegato alla rete Internet. Il server può essere gestito dall ente locale oppure gestito da provider, in grado di fornire servizi ASP in outsourcing, sgravando le Amministrazioni da tutti i problemi di carattere sistemistico. 2. Alcune Stazioni di lavoro, almeno una per ciascun Comune aderente all Associazione, fornite di browser MS Explorer 5 e sistema operativo MS Windows 2000 pro o XP pro e di strumenti di Office (p.es. MS Word) per la compilazione offline di documenti da inserire nelle pratiche e di uno scanner per la traduzione in formato elettronico di documenti cartacei. 3. Una Stazione di lavoro per il Responsabile SUAP e di strumenti di Office (p.es. MS Word) per la compilazione offline di documenti da inserire nelle pratiche ed eventualmente di uno scanner per la traduzione in formato elettronico di documenti cartacei. 4. Un numero imprecisato di Stazioni di lavoro presso gli Enti di PA coinvolti nell iter delle pratiche, dotate di browser. I collegamenti alla rete Internet delle stazioni di lavoro ai punti 2) e 3) possono essere effettuati, almeno in fase di avvio del Sistema, su linea commutata tramite modem 56K. Collegamenti in grado di garantire migliori prestazioni potranno effettuarsi utilizzando linee ADSL via router con lo sviluppo di LAN e la progressiva diffusione di stazioni di lavoro presso i vari uffici. Nella figura seguente è sintetizzata l architettura del Sistema SPUNI. Richiedente Comuni Provider Servizi outsourcing Internet Resp. SUAP VVFF Ente Pubblica Amm. 5/5

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