ricapitolazioni TEMI& LA RELAZIONE SUL SISTEMA PORTALE DI ATENEO 2. Documenti e Materiali Introduzione E-learning

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1 LA RELAZIONE SUL SISTEMA PORTALE DI ATENEO Le relazioni di seguito riportate costituiscono la documentazione di riferimento, sottoposta all attenzione degli organi competenti, nella fase di discussione ed approvazione del Bilancio di previsione per l esercizio 2009 inerente il Sistema Portale di Ateneo La discussione negli organi di governo e nelle relative commissioni e le valutazioni successive hanno poi portato alla previsione di bilancio 2009 nella forma definitiva approvata dagli organi competenti. La previsione definitiva di bilancio del centro di responsabilità Sistema Portale di Ateneo per l anno 2009 differisce dunque dalle previsioni di spesa proposte ed indicate nelle relazioni nella misura in cui sono stati operati gli interventi di riduzione della spesa (in particolare sulle spese non obbligatorie ) Per ulteriori chiarimenti è possibile scrivere a Sistema Portale di Ateneo (spa@unito.it) Angelo Saccà Introduzione Lo scopo di questa sintetica relazione è una descrizione di dettaglio degli elementi che portano alla definizione della previsione di spesa relativa all anno 2009 classificata come non obbligatoria. I progetti previsti sull anno 2009 sono tratti dal piano di programmazione e dal piano triennale (; le previsione di spesa non obbligatoria sono in sintesi riconducibili a 3 macrointerventi: 1- sistema di e-learning (priorità 1 piano triennale ) 2- sistema documentale (priorità 3 piano triennale per il documentale, priorità 4 per le attività inerenti gli interventi sul workflow documenti) 3- sistema di identità digitale e federata per le applicazioni ed i servizi online (priorità 2 piano triennale ) 4- spese varie E-learning Dal 2008 tutte le Facoltà dell Ateneo, le Scuole ed alcuni Centri che hanno manifestato l esigenza di disporre di una piattaforma di E-learning, come del resto previsto e documentato nel piano operativo portale 2008, dispongono di un ambiente omogeneo ed integrato con l architettura federata di portale; più in dettaglio ciascuna struttura organizzative di cui sopra dispone di una istanza di E-learning (piattaforma Moodle) integrata con il sistema di credenziali unificato di ateneo (single sign on con il Portale), integrata con l anagrafica studenti e del personale per la gestione di alcune logiche di autorizzazione per l accesso ai contenuti, di uno spazio su una piattaforma di streaming audio-video. L infrastruttura tecnologica è ospitata in hosting presso il Cineca. L Ateneo si trova dunque nella condizione di affrontare il tema dell E-learning sul piano dei contenuti più che sul piano dell infrastruttura. Si prevede dunque un intervento teso a fare massa critica nella realizzazione e nella gestione dei contenuti e un intervento teso a rendere flessibile il sistema di autorizzazione per l accesso ai contenuti anche a utenti non necessariamente classificati come studenti regolarmente iscritti ad un corso di studi dell Ateneo ma a utenti interessati a fruire del servizio, magari acquistando specificatamente un singolo corso o per accordi e/o convenzioni fra ateneo ed altre pubbliche amministrazioni e/o imprese private, specifiche categorie di professionisti (anche in ottica life long learning).si ritiene necessario un intervento per l integrazione con il sistema 31

2 ESSE3 ed un significativo investimento iniziale in modo da portare sulla piattaforma di e- learning significativi volumi di contenuti, inclusi i video delle lezioni, integrati eventualmente con prodotti della tradizionale editoria universitaria. Una gara per l aggiudicazione di uno o più lotti di ore di video lezioni, secondo formati standard e definiti, trattati per l integrazione nelle piattaforme di e-learning dell ateneo potrebbe essere uno scenario di riferimento per fare massa critica in materia di contenuti e servizi in e-learning. Interventi e spesa in formazione e training risulterà necessaria e fondamentale anche per i docenti oltre per il personale tecnico e amministrativo (una quota delle spesa preventivata è relativa a questa specifica esigenza). Spesa complessiva prevista: euro Struttura della spesa formazione 10% pari a attività di supporto studio ed indagini: 20% spese per altri servizi 20% acquisizione e realizzazione software: 50% Sistema documentale Nell ambito del piano operativo portale 2008 (già presente nel POP2007 come esigenza prioritaria) ed in relazione a quanto previsto nel piano strategico risulta necessario, per una gestione e condivisione efficiente dei documenti, passare dalla semplice archiviazione nei file system (che non consentono versioning automatico dei documenti e rendono complesso e centralizzato l intervento per la definizione di regole di autorizzazione di accesso ai documenti) ad una piattaforma documentale. Una piattaforma che consenta lo sharing dei documenti (compresi quelli firmati digitalmente), il versioning automatico, l impostazione delle regole di autorizzazione di accesso ai documenti direttamente impostabile dagli utenti del sistema e la realizzazione di workflow dei processi di interesse per l organizzazione; piattaforma predisposta per l archiviazione ottica sostitutiva, integrabile con il content management system del portale di ateneo ed integrabile per particolari processi con sistemi documenti esterni all ateneo (enti locali, ministero, scuole, ecc.). Una piattaforma documentale sulla quale impostare la condivisione e l integrazione di documenti fra sistemi applicativi diversi. Nell anno 2008 al fine di misurare la complessità tecnica, organizzativa e funzionale è in corso una esperienza nell uso di alfresco ( e della piattaforma index (inerente il progetto doqui.it) come sistema di riferimento per condividere documenti (alfresco usato nell ambito dei gruppi di lavoro del portale) ed index come piattaforma di sharing via web dei documenti. In relazione ai risultati della sperimentazione si renderebbe possibile introdurre nel 2009 un ambiente documentale per tutte le strutture organizzative dell ateneo ed integrato con i siti delle diverse unita organizzative dell ateneo, comprensivo di servizi sistemistici necessari alla gestione della piattaforma. L introduzione di un sistema documentale contribuirebbe a far maturare la cultura della condivisione dei documenti, degli aspetti di lavoro cooperativo, del telelavoro (l accesso ai documenti si basa sul riconoscimento dell identità e delle autorizzazione e non sul luogo fisico dal quale acceso ai documenti) e consentirebbe di affrontare il tema dell integrazione con i documenti amministrativi della piattaforma UGOV (non si tratta di attività prevista cmq esplicitamente per il 2009 ma certamente necessaria in relazione al piano di introduzione in ateneo dei moduli applicativi di UGOV, il sistema delle applicazioni gestionali integrate di Cineca). Interventi e spesa in formazione e training risulterà necessaria e fondamentale anche per i docenti oltre per il personale tecnico e amministrativo (una quota delle spesa preventivata è relativa a questa specifica esigenza) 32

3 Spesa complessiva prevista: euro Struttura della spesa formazione 10% attività di supporto studio ed indagini: 20% spese per altri servizi 20% acquisizione e realizzazione software: 50% N.B. nelle voci di spesa di cui sopra è stato esclusa la quota preventivata relativa alle attività inerenti i sistemi di workflow perché classificate con priorità 4; per completezza ed uniformità con la prima proposta di bilancio preventivo si riporta comunque la sintetica struttura delle spese Spesa complessiva prevista: euro Struttura della spesa formazione 10% attività di supporto studio ed indagini: 20% spese per altri servizi 20% acquisizione e realizzazione software: 50% Sistemi di identità digitale e federati per le applicazioni ed i servizi online Nell anno 2009 si rende necessario rafforzare il sistema di credenziali unificato, avviando un sistema di supporto ( contact center ) per gli utenti con problemi di autenticazione e con problemi di autorizzazione di accesso ai servizi on line (diventa sempre più utile al crescere dei servizi che usano il sistema di credenziali unificato); occorre ampliare i profili di accesso al portale di ateneo al fine di offrire servizi a nuove categorie di soggetti (i laureati, le imprese, gli studenti ed i docenti delle scuole medie e superiori, gli enti, specifiche categorie professionali come per es. i medici, farmacisti, commercialisti ecc.) integrando autenticazione debole (login e password ) ed autenticazione forte (smart card e firma digitale); occorre irrobustire l architettura fisica dei server di autenticazione e verificare l integrazione fra ldap in modalità open source ed active directory per unificare l accesso dei servizi web con quello legato alle postazioni di lavoro (tipicamente postazioni microsoft windows con domini su active directory); occorrerà implementare il single sign on per le funzioni applicative di interesse per l Ateneo, integrabili nel Portale. Spesa complessiva prevista: euro Struttura della spesa formazione 10% attività di supporto studio ed indagini: 20% spese per altri servizi 20% acquisizione e realizzazione software: 50% Spese varie Spesa complessiva prevista e classificata come varia: Struttura della spesa (espressa in euro e non in misura percentuale date le caratteristiche stesse della macrovoce di spesa per collaborazioni coordinate e continuative per borse di studio (per coinvolgimento studenti nella realizzazione dei servizi online) interventi a favore degli studenti (per promozione dei servizi online) 33

4 apparecchiature informatiche (per allestire spazi destinati a veicolare flussi informativi presso le strutture dell ateneo) impianti ed attrezzature (per allestire spazi per elearning) Note ed ulteriori osservazioni Una riduzione in misura inferiore al 30% rispetto al preventivo di spesa sulla parte non obbligatoria o libera porterebbe ad un rallentamento rispetto alle iniziative previste, ad un avvio in parte possibile nel secondo semestre del 2009 (risparmiando per esempio su eventuali contratti di hosting). Per riduzioni superiori al 30% di quanto pianificato è fortemente consigliato individuare il progetto a minore priorità perché in sostanza non sarà possibile realizzare nel 2009 un risultato finito, cioè chiaramente percepibile agli utenti. Necessario sottolineare il carattere di propedeuticità degli interventi necessari per un ulteriore rafforzamento in materia di affidabilità e flessibilità del sistema di identità digitale oltre che l intervento a supporto degli utenti per l accesso ai servizi on line dell ateneo (la situazione in essere comporta costi organizzativi e penalizza la qualità di alcuni servizi, la realizzazione di un call center strutturato su questo tema consentirebbe un notevole miglioramento del servizio ed una razionalizzazione circa l impiego di risorse interne all ateneo) Si evidenzia che a fronte di spese relative all avvio delle macroattività di cui sopra è facile prevedere un risparmio rispetto alle spese nelle diverse strutture organizzative dell ateneo o comunque un miglioramento della qualità servizi, soprattutto in termini di integrazione ed interoperabilità. La stime del risparmio indotto non è al momento comunque valutabile anche per la notevole disomogeneità delle realtà presenti nelle diverse unita organizzative. A fine 2008 verrà inviato un questionario ai referenti portale per valutare ( o stimare) impatto e risparmi o miglioramento qualità a seguito dell architettura federata di portale. Riepilogo spese La somma complessiva delle voci di spesa non obbligatorie o libere corrisponde a per elearning, documentale e workflow, identità federata per collaborazioni coordinate e continuative per borse di studio interventi a favore degli studenti apparecchiature informatiche (per allestire spazi impianti ed attrezzature (per allestire spazi per elearning) organizzazione e manifestazione convegni La somma complessiva delle voci di spesa obbligatorie corrisponde a per gestione ed adeguamento tecnologico e funzionale della piattaforma federata di portale Sistema Portale di Ateneo Ingegner Angelo Saccà 34

5 Doc. N : Torino 09/02/2009 Al Direttore amministrativo OGGETTO: Relazione sintetica inerente le spese obbligatorie preventivate per l anno 2009 sul CDR Sistema Portale di Ateneo per un importo pari a euro. Premessa: Sul CDR Sistema Portale di Ateneo, per l anno 2009, sono state preventivate spese per un importo complessivo pari a euro. Questa relazione riporta il dettaglio relativo alla quota di spesa di euro, intesa e classificata come spesa obbligatoria. La spesa classificata come NON obbligatoria o libera è documentata nella relazione che per completezza è riportata in allegato e che costituiva documento di accompagnamento alla presentazione del bilancio di previsione; è da precisare che la relazione sulla parte non obbligatoria riportava una previsione di spesa per progetti ( identità digitale, elearning e documentale ) che alla fine del processo di approvazione del bilancio di previsione è stata fortemente ridimensionata lasciando in disponibilità, sui progetti ipotizzati, un importo di circa euro. Occorre evidenziare che una quota di spesa inerente il Portale ( spese per hosting dell infrastruttura di portale presso CINECA) grava sul CDR Divisione Sistemi Informativi (spese inerenti infrastruttura hardware e software di Ateneo): euro per hosting Portale ( e Architettura Federata di Portale (90 siti web di unità organizzative dell Ateneo dipartimenti, biblioteche, facoltà, centri, scuole) + hosting 17 istanze della piattaforma di E-learning di Ateneo (1 istanza per ogni struttura che in Ateneo si occupa di didattica Facoltà, Scuole di dottorato, Corsi di laurea interfacoltà, Formazione del Personale) e hosting server streaming per riproduzione di contenuti audio-video associati alle attività didattiche di E-learning. Dettaglio relativo alla quota di spesa di euro, intesa e classificata come spesa obbligatoria Migrazione contenuti a nuovo Content Management System (CMS): Euro Il nuovo content management si rende necessario al fine di garantire uno strumento efficiente ed evoluto per la gestione di un portale federale di flussi informativi e servizi integrati ed al fine di adeguare l ambiente tecnologico al contesto organizzativo dell ateneo; la migrazione dei contenuti risulterà necessaria per evitare ai redattori il re-inserimento delle informazioni nel nuovo sistema (la migrazione sarà effettuata con procedure semiautomatiche data la scelta di non modificare l attuale organizzazione logica dei contenuti per la fase strettamente circoscritta alla migrazione) Con le suddette cifre s intende coprire sia i costi relativi alla migrazione del Portale Unito e di tutti i siti federati (circa 90 siti) sul nuovo sistema di Content Management System (previsto entro giugno 2009) Personalizzazioni di funzioni del CMS per i processi di pubblicazione di contenuti in contesto federato (funzioni automatiche e process management per la pubblicazione dei contenuti): Euro. In questa spesa sono previste giornate di sviluppo software per la personalizzazione di funzioni del CMS o integrazioni di moduli opportuni per la gestione del processo di pubblicazione di contenuti in logica federata fra i siti ed i servizi dell architettura euro. Formazione ai redattori per l uso del nuovo Content mamagement system: In questa previsione sono previsti i corsi di formazione per l uso del nuovo content management ai redattori (circa 150 persone). 35

6 Reingegnerizzazione e riorganizzazione dei contenuti e di percorsi di navigazione, anche in relazione ai risultati emersi dall analisi di usabilità: Euro. Saranno implementati interventi di ottimizzazione e reingegnerizzazione circa l organizzazione logica di contenuti e servizi del Portale, in base a quanto emerso dall analisi di Usabilità condotta nel corso del Sarà effettuato una analisi di usabilità inerente l organizzazione logica di contenuti definita nell architettura federata per i siti di dipartimento facoltà e biblioteche anche al fine di rendere omogenea l organizzazione dei contenuti in tutta l architettura di portale (unito.it e siti federati). Integrazione con Area Documentale Unito: Euro. È previsto lo sviluppo di connettori al fine di predisporre l integrazione del portale con ambienti documentali. E prevista l integrazione con uno shared repository (un spazio disponibile alle diverse strutture organizzative dell ateneo per la condivisione di documenti in cui la gestione delle autorizzazioni di accesso ai documenti è gestibile direttamente dagli utenti o affidata ai RIF). Interventi su MyUniTo: Anche in seguito ai risultati emersi dall analisi di Usabilità di cui sopra, si è prevista una ristrutturazione della myunito (la home profilata degli utenti registrati al portale: studenti, docenti, tecnici amministrativi, laureati, imprese, scuole secondarie, etc) per l integrazione di un menu dei servizi e per un riorganizzazione dei contenuti. Scopo dell intervento è inoltre quello di rendere la myunito del Portale personalizzabile ed integrata con i servizi applicativi oltre che con un ambiante di communication (utile per esempio ad integrare flussi informativi e messaggistica proveniente da sistemi automatici, ambienti applicativi ed uffici dell ateneo con messaggi per profili e personalizzati sul singolo utente). La myunito sarà inoltre integrata con documenti anche di natura multimediale (ampia estensione dei documenti gestibili direttamente dal cms del portale). Sono previsti lavori per l erogazione multicanale dei contenuti. Integrazione in SSO ( Single sign-on ) di servizi: Euro. Il SSO permetterà ad ogni utente un unico accesso a tutti i servizi on line dal Portale di Ateneo con un unica autenticazione (unico punto di inserimento delle credenziali di accesso/login), senza dover reinserire utenza e password durante le diverse operazioni. Questa previsione fa riferimento alle spese necessarie per il porting in SSO di servizi on line già in esercizio e di ampio interesse e impatto per gli utenti. Attivazione di altri siti di Unità Organizzative (U.O.): Euro. Si preventiva il consolidamento e l evoluzione dell architettura federata di Portale comprendente siti web delle diverse unita organizzative dell ateneo (dipartimenti, facoltà, biblioteche, centri, scuole di dottorato, scuole universitarie, corsi di studi, master). Lavori per English UniTo: Euro. In ambito di internazionalizzazione, si prevede il rafforzamento della versione inglese di unito.it e il lancio siti federati in lingua inglese. L offerta formativa (italiano e inglese) sarà pubblicata in anteprima sulla intranet di Ateneo e poi sul Portale. Stili e grafica: Euro. Si intende lavorare per un ampliamento del catalogo degli stili disponibili per i siti in architettura federata e per un miglioramento della grafica degli stessi. Integrazione di Servizi di social-networking e strumenti di collaboration anche esterni al Portale: Euro. Previsti sviluppi di portlet, connettori o tecnologie affini per l integrazione di strumenti di collaboration (per es. google apps) e di social networking con il Portale di Ateneo e con i servizi già integrati nel Portale. 36

7 Riorganizzazione INTRANET, dismissione attuale piattaforma ed integrazione contenuti sulla piattaforma federale del portale; integrazione di servizi vari: euro L attuale intranet è gestita dalla redazione web tramite html ed editor inadeguati alle esigenze, la intranet è una bolla informativa gestita come un sito del tutto indipendente dal sistema federale di portale; si rende necessario integrare i contenuti con il portale di ateneo attraverso una gestione comunque adeguata dei privilegi di autorizzazione di accesso ai contenuti sulla base dello specifico profilo utente. Gare per servizi di cui approvvigionarsi per supporto alla redazione del portale: L attivazione di nuove sezioni con contenuti da organizzare ed alimentare rende necessario un supporto esterno alla redazione web del Portale (per professionalità, per volumi e per la dinamica con la quale si ritiene possa rendersi necessaria l erogazione del servizio). Gare per servizi di cui approvvigionarsi per supporto agli utenti dell architettura federata di portale: L attivazione di nuovi servizi nell architettura federata di portale, il cambio di CMS e l integrazione con servizi di communication, l audit di contenuti rende necessario un supporto esterno alla struttura di sistema portale denominata supporto ai processi di integrazione ( per professionalità, per volumi e per la dinamica con la quale si ritiene possa rendersi necessaria l erogazione del servizio). Per completezza si riporta una tabella sintetica con le voci di spesa descritte in questo documento Migrazione contenuti a nuovo Content Management System (CMS) Personalizzazioni di funzioni del CMS per i processi di pubblicazione di contenuti in contesto federato (funzioni automatiche e process management per la pubblicazione dei contenuti) Formazione ai redattori per l uso del nuovo Content mamagement system Reingegnerizzazione e riorganizzazione dei contenuti e di percorsi di navigazione, anche in relazione ai risultati emersi dall analisi di usabilità Integrazione con Area Documentale Unito Interventi su MyUniTo, integrazione menu di servizi, sistema di communication Integrazione in SSO ( Single sign-on ) di servizi Attivazione di altri siti di Unità Organizzative (U.O.) Lavori su English UniTo Stili e grafica per i siti federati Integrazione di Servizi di social-networking e strumenti di collaboration anche esterni al Portale Riorganizzazione INTRANET, dismissione attuale piattaforma ed integrazione contenuti sulla piattaforma federale del portale; integrazione di servizi vari oggi in intranet Gare per servizi di cui approvvigionarsi per supporto alla redazione del portale: Gare per servizi di cui approvvigionarsi per supporto agli utenti dell architettura federata di portale: totale In appendice al documento alcuni indicatori utili a chiarire il contesto nel quale queste spese vanno inserite: numero medio di visite della homepage del Portale: 40 mila (con un picco di 55 mila 37

8 durante le immatricolazioni in settembre 2008) numero medio di accessi autenticati al Portale: 16 mila (con un picco di 20 mila durante il periodo di inserimento del piano carriera) numero di unità organizzative nell architettura federata di Portale (content management portale o istanza su campus net): 9 Facoltà, 45 dipartimenti, 33 biblioteche, 11 centri, 3 Scuole Universitarie, 16 Scuole di dottorato, oltre 60 corsi di laurea; 17 istanze di E-learning operative (di cui 10 Facoltà già attive, istanza per la Formazione, istanza per una scuola universitaria) Oltre 360 RIF (referenti per le informazioni e i servizi nell architettura federata di Portale) nel 2008 hanno collaborato con il Sistema Portale per attività di interesse delle strutture organizzative di Ateneo adoperando soluzioni e servizi dell Ateneo rese disponibili attraverso il Sistema Portale (sito web di unità organizzativa, istanza di e-learning di ateneo, soluzioni di supporto alla didattica, gruppi di lavoro) Sistema Portale di Ateneo pubblica nella INTRANET di Ateneo, nella sezione infoportale, tutte le informazioni inerenti attività, risultati e documenti del Piano Operativo Portale che rappresenta il processo partecipato e condiviso che indirizza lo sviluppo di progetti e servizi inerenti il portale. Sistema Portale di Ateneo Il Direttore (Ing. Angelo Saccà) 38